СЗВ-М: что это такое, кто сдает и когда. Образец заполнения формы сзв-м

СЗВ-М на бумажном носителе могут сдавать только те страхователи, которые представляют индивидуальные сведения менее, чем на 25 работников и лиц, с которыми заключены ГПД, в общей сложности. То есть посредством бумажной СЗВ-М можно сдать персонифицированные данные максимум на 24 человека. А можно воспользоваться электронной формой: страхователи с небольшим количеством работников вправе сами решать, как они будут сдавать СЗВ-М - на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи.

Если же плательщик взносов должен подать сведения в ПФР на 25 человек или более, то единственный возможный для него вариант - это электронная форма СЗВ-М (ч. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). На бумаге отчет сдавать нельзя.

Вместе с тем ответственность за сдачу СЗВ-М в бумажном варианте вместо электронного Законом 27-ФЗ не установлена. Следовательно, за такое несоблюдение порядка представления СЗВ-М оштрафовать не должны. Однако если вы принесете в отделение ПФР распечатанную на принтере СЗВ-М, допустим, на 30 человек, ее у вас могут просто не принять.

Как сдать СЗВ-М на бумажном носителе

СЗВ-М - 2017 на бумажном носителе может представить в отделение ПФР лично руководитель организации или ИП. Кроме того, никто не запрещает страхователям пользоваться услугами почты.

Для тех, кто планирует заполнять СЗВ-М вручную и сдавать ее в ПФР на бумаге, — несколько слов о содержании формы. Сведения, которые отражаются в СЗВ-М, - это ФИО, СНИЛС и ИНН в отношении каждого застрахованного лица (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Однако если работодателю неизвестен ИНН кого-то из физлиц, поскольку ИНН у человека может просто не быть (

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про нулевую форму отчетности по форме СЗВ-М.

Сегодня вы узнаете:

1. Как расшифровывается аббревиатура СЗВ-М и каково ее назначение;
2. Кто и когда должен подавать этот отчет в органы ПФР;
3. Когда и у кого может возникнуть необходимость предоставления нулевки.

Что такое СЗВ-М

СЗВ-М – новая отчетность в Пенсионный орган. Нормативным документом, регулирующим отчет, является Постановление ПФР от 1 февраля 2016 г.

Впервые отчет сдавался за апрель 2016 г. Отчет имеет следующую расшифровку – сведения о застрахованных лицах.

Отчетность подобного рода введена, с целью выявить наличие в организации работающих людей пенсионного возраста.

Рассматривая подробнее атрибутику отчета, отметим, что в отчете имеется немного информации, в сравнении с ежеквартальной отчетностью Индивидуальные сведения (ИС) или РСВ.

1. Название отчитывающейся организации. Реквизиты заполняются один раз в настройках программы.
2. Набирается список сотрудников, которые были заняты в производственном процессе, приходящийся на данный месяц. В учет берутся все работники, которые проработали на предприятии хотя бы один час и проведены по приказам.
3. Обязательным показателем отчета является заполнение реквизитов по каждому сотруднику, это индивидуальный налоговый номер () и свидетельство о постановке на учет в органах ПФР (СНИЛС).
4. Кроме этого, в шапке отчета заполняется месяц, за который подается отчет, форма сведений, то есть исходные, отменяющие, дополняющие данные.

Весь список работников представлен в виде таблицы, разделенной на 4 колонки, в которых указаны: номер по порядку, ФИО работника, ИНН и СНИЛС.

Отчет не сложный, но имеет много нюансов.

К сведению, из личной практики: «Я бухгалтер бюджетного образовательного учреждения. Каждый месяц подаю подобный отчет. Несколько раз сталкивалась с проблемами, в плане ошибок. То есть в лицее имеются лица, которые находятся на больничном более месяца, соответственно заработной платы в отчетном месяце не имели. В отчете постоянно забывала их показывать. Когда наступал момент сдачи ИС и РСВ, то ошибки начинали проявляться. Период, на который приходилась болезнь, указывается в квартальной отчетности, но нет страховых взносов. Но по факту человек числится в организации. Для исправления подобной ситуации приходилось подавать дополняющую СЗВ-М, а это в конечном итоге выливалось в штрафные санкции и недовольство со стороны руководства».

Еще один, не очень распространенный казус, 1 сентября. В ИС дата увольнения показана 01.09.2016 г.

В течение трех месяцев с даты сокращения работнику выплачивается выходное пособие, соответственно суммы фиксируются в ИС. А в отчете СЗВ-М, должны показать работника в месяц, в котором он уволен, то есть только за сентябрь. Конечно, такие расхождения были учтены специалистами ПФР, пришлось подать дополняющие сведения за три последующих месяца.

Подобных ситуаций может возникнуть множество, так как отчетность новая и всех моментов сразу не учтешь.

Кто сдает СЗВ-М

Кто должен отчитываться по данной форме? Все , а также , имеющие в своем штате работников, подают в ПФР месячный отчет.

Следует отметить, что если предприятие имеет наемную силу только в лице начальника, работающего по договору, то отчет подается тогда, когда он имеет и с нее уплачиваются налоги в Пенсионный фонд.

Отчет СЗВ-М будет подан в случае найма работника и заключения с ним контракта, носящего гражданско-правовой характер, то есть на выполнение конкретного вида работы и в случае если на сумму, указанную в договоре, начисляются и выплачиваются налоговые взносы.

Если компания не осуществляет никакой хозяйственной деятельности, и начальник не заключал договор о трудоустройстве, то начиная с апреля 2016 года подавалась нулевая СЗВ-М. Начиная с июля 2016 года, согласно письму Пенсионного фонда № ЛЧ-08-19/10581, «нулевку» можно не подавать.

Согласно порядку отчетности в ПФР, прописанного в этом письме, нулевой отчет могут не предоставлять:

1. , в штате которых нет ни одного наемного рабочего.
2. ИП, арбитражные управляющие, юристы и адвокаты, которые работают как частное лицо и уплачивают взносы в ПФР только за себя.
3. Наниматели иностранных граждан, а также лиц без гражданства, работающих дистанционно. На такую наемную силу обязательства ПФР не распространяются.
4. На военнослужащих, работников МВД нулевой отчет не подается.

Если работающая женщина находится в декретном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы, то нужно обязательно включить этого сотрудника в список застрахованных лиц.

Когда и кем подается отчет

Начиная с 2016 года отчет подавался в органыПФР не позднее 11 числа месяца, следующего за отчетным. Начиная с 2017 года эти сроки изменены и ныне его сдают с 1 по 15 число.

Если день подачи приходится на выходной или праздник, то СЗВ-М нужно подать на следующее число после него.

По какой форме нужно сдать отчет в указанные сроки? Форма у всех организаций единая, которую разработали специалисты ПФР. В 2016 году фирме, у которой штат более 25 человек нужно сдать отчет в электронной форме, через интернет. Если менее 25 человек, то от руки. В 2017 году этот порядок переиграли и все юрлица и ИП предоставляют отчет через интернет. В случае иного, налагается штраф.

Как правило, СЗВ-М входит в компетенцию сотрудника отдела кадров, но может выполнять данную функцию и другой работник, на которого директор возложит обязанности.

Для удобного заполнения отчета имеется широкий спектр программ. Их можно скачать на официальном сайте ПФР по ссылке «бесплатные программы для работодателей».

В каких случаях возникает нулевая СЗВ-М и может ли она быть нулевой

С момента возникновения месячного отчета о застрахованных лицах в отделениях Пенсионного фонда различных регионов идут разногласия. Одни считают, что, даже если, кроме начальника в фирме нет других наемных лиц, то нулевой отчет нужно подавать, чтобы зафиксировать факт трудоустройства. Другие считают, что этого делать не надо.

Согласно этим мнениям, СЗВ-М может быть представлена:

1. Нулевая, без списка застрахованных лиц.
2. Показывается только директор учреждения.
3. Не предоставляется, так как работодатель, работая без трудового контракта, посчитал это нужным.

Какая ситуация правильная? Попробуем разобраться. Законами не установлено понятие нулевого отчета СЗВ-М. Если нулевой, значит, нет данных для его заполнения.

Как будет выглядеть заполнение нулевой СЗВ-М

Первая часть предполагает наличие реквизитов о работодателе, они имеются и заполнение в специальном программном продукте происходит автоматически.

Далее, идет вторая часть, в которой указывается период отчетности. Он, как правило, формируется при выборе из предоставленного справочника в программе. Отметим, что данные заполнятся обязательно при формировании самого отчета.

В третьей части нужно выбрать тип формы. Даже если указать исходный тип, то для заполнения четвертого раздела, то есть таблицы с указанием работающих физических лиц, данных нет. Это в силу того, что в штате работодателя нет сотрудников, поэтому показывать некого.

Программой само по себе предполагается, что таблица работников должна быть заполнена. В противном случае отчет просто не будет сохранен. Значит, нужно показать хотя бы одного работника, а если их нет, то отчет не следует формировать.

Нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М

Подача нулевки предполагалась до июля 2016 года, уже после, согласно письму ПФР от 13 июля 2016 года, ПФР разъясняет, что если с сотрудником не заключен договор, то сдавать СЗВ-М при нулевой отчетностине нужно. Фактически была отменена нулевая отчетность на застрахованных лиц. Это должно быть соблюдено и до сегодняшнего момента.

Здесь показываются только сведения на генерального директора. Даже если он не получает заработной платы, а соответственно не является налогоплательщиком, но контракт с ним заключается свыше, то СЗВ-М предполагает только наличие договорных отношений.

Этот человек должен быть включен в список с указанием ИНН и СНИЛС. Но если договорные отношения заключены неформально, то и показывать его в отчете не нужно.

ИП и СЗВ-М

В том случае, когда предприниматель нанимает работников, выполняет свои обязанности по уплате налогов в ПФР, имеет подрядчиков, с которыми заключает договора, то отчетность он подает.

Если предприниматель осуществляет свою деятельность самостоятельно, то он не обязан отчитываться по данной форме. ИС также им не подаются. К данной категории лиц, не подающих нулевку, относят и иностранцев, которые осуществляют свою коммерческую деятельность на территории нашей страны.

Ответственность за несвоевременную подачу отчета

Ответственность может наступить в ряде случаев:

1. В случае наличия ошибочных данных, нужно направить отменяющую форму.
2. Несвоевременная сдача отчета в ПФР.

В этих случаях на организацию налагаются взыскания по 500 рублей за каждого сотрудника.

Конечно, для крупной организации, численность которой более 100 человек, размер штрафа будет очень большим. Поэтому к заполнению отчетности нужно отнестись с полной ответственностью.

Директор, работающий в одном лице по трудовому договору также не должен забывать о наступлении даты сдачи отчета и подать на себя данные.

Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что нулевой отчетности, если ее не на кого подавать, не может быть. Поэтому и подавать ее не нужно. Это же касается и ИП в единственном лице.

А если гендиректор все же имеет договорные отношения с вышестоящей компанией, то на него подается СЗВ-М в обычном режиме с соблюдением всех правил заполнения и сроков сдачи.

При подготовке СЗВ-М за февраль 2019 года учтите новые разъяснения чиновников. В статье - точный срок сдачи, бланк, образец заполнения, а также рекомендации, которые помогут составить отчет без ошибок с учетом новых требований.

Уточнить ошибки в СЗВ-М можно с помощью дополняющей или отменяющей формы. Какую выбрать >>>

Кто должен сдавать СЗВ-М за февраль 2019 года

Сведения по форме СЗВ-М за февраль 2019 года сдают в ПФР все работодатели, у которых сотрудники являются застрахованными лицами в системе пенсионного страхования. К ним относятся организации (в том числе иностранные, работающие в России) и их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели.

Предприниматели, у которых нет наемных сотрудников и подрядчиков, СЗВ-М не сдают. Ведь данные за себя им включать в отчет не нужно (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Сдавать форму СЗВ-М за февраль 2019 года организации и предприниматели-работодатели обязаны независимо от того, вели они фактическую деятельность и были ли выплаты физлицам в отчетном месяце.

Бланк формы СЗВ-М за февраль 2019 года

Бланк СЗВ-М чиновники утвердили постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Обновлять форму ПФР не планирует, поэтому за февраль заполняйте прежний бланк. Тот факт, сдаете вы электронный отчет или бумажный, роли не играет. Правда проверьтеформат, если отчитываетесь в электронке. Он должен соответствовать тому, что чиновники закрепили в постановлении Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п.

Инструкция по персучету действует в новой редакции. Самое важное изменение - отчеты СЗВ-М теперь недостаточно направить в фонд, ПФР также должен их принять. Если отправляете отчеты по ТКС, важно получить квитанцию фонда о том, что он принял отчет . Пока квитанции нет, отчет считают непринятым, и возможен штраф. Это нам подтвердили в фонде.

Благодаря изменениям теперь будет сложнее оспорить штраф, если вы подаете дополняющую форму на «забытых» застрахованных лиц после срока сдачи СЗВ-М.

Правила заполнения СЗВ-М за февраль 2019 года

Указания, как заполнить отчет, чиновники привели в самой форме. Сначала идут сведения о работодателе - регистрационный номер в ПФР, название, ИНН и КПП. Регномер берите из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП - скачать их можно бесплатно с сайта ФНС. У ИП есть особенность. Когда предприниматели регистрировались и нанимали работников до 2017 года, то ПФР присваивал такому ИП два регистрационных номера. Один как предпринимателю, второй как работодателю. Если это ваша ситуация, то в отчетности проставляйте номер, который стоит в ЕГРИП.

Наименование пропишите в соответствии с уставом. Предприниматели пользуются свидетельством о постановке на учет физического лица или паспорта. Компании могут указать полное наименование организации как в уставе или краткое.

Затем, отчетный период. Здесь главное не ошибиться в коде месяца, за который заполняете бланк. Для сведений за февраль код 02. Если ошиблись и поставили текущий месяц вместо прошлого, то ПФР не увидит нужный отчет. или внесете корректировки поздно, будет штраф.

В конце приводят сведения о работниках. Указывайте фамилию, имя, отчество и СНИЛС сотрудников. Чтобы фонд принял отчет, обязательно перепроверьте перед сдачей СНИЛС работников. Теперь это .

Каких работников показать в февральском отчете

В форму СЗВ-М включите всех работников, с которыми в феврале действовали трудовые договоры. Неважно, сколько дней отработал сотрудник, получил ли он уже свою первую зарплату или, наоборот, рассчитались ли вы с ним при увольнении.

Включать ли в форму СЗВ-М за февраль директора, с которым не заключен трудовой договор, вы узнаете в программе « » в курсе « ».

Проверьте, чтобы в отчет попали все сотрудники, включая декретниц и тех, кто в отпуске, болеет или не работает по другим причинам. В отчете покажите сведения и обо всех уволенных в феврале. Не забудьте про тех, кто в конце января брал отпуск с последующим увольнением. Ведь датой прекращения трудового договора считается последний день отпуска. Поэтому уволенного надо включить в отчет за месяц, в котором закончился его отпуск. В иных случаях бывших сотрудников в февральский СЗВ-М не включайте, даже если после увольнения перечисляли им деньги.

Помимо физиков, работающих по трудовому договору, включите в СЗВ-М за февраль 2019 года данные о физлицах, которые выполняют работу на основании гражданско-правовых договоров.

В СЗВ-М отражают сведения о физлице-подрядчике, если его гражданско-правовой договор действовал в отчетном периоде. Ограничений по сроку действия договора нет. Покажите подрядчика в отчете, даже если он работал минуту. Сдать сведения на подрядчика нужно независимо от того, выплачивала компания вознаграждение подрядчику в отчетном месяце или нет (письма ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581, Минтруда от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587). Включите подрядчика в СЗВ-М, даже если не выдавали вознаграждение и не начисляли взносы.

Кого включать в СЗВ-М, а кого не надо

Образец заполнения СЗВ-М за февраль 2019 года

Срок сдачи отчетности в ПФР

СЗВ-М сдают ежемесячно. Срок - не позднее 15 числа месяца, который следует за отчетным (п. 2.2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Срок общий как для электронного отчета, так и формы на бумаге.

Для такой персотчетности действует общее правило переноса сроков. Так, если крайняя дата выпадает на выходной день, то срок переносят на следующий ближайший рабочий день. Это правило в отчете за февраль не применяют. Крайний срок, в который компании и предприниматели должны сдать форму СЗВ-М за февраль 2019 года, - 15 марта.

Некоторые региональные отделения ПФР устанавливают для компаний . Например, отделение ПФР по Еврейской автономной области разместило на своем сайте инструкцию, кто и в какие дни должны отчитываться. Аналогичные графики есть в отделениях Владимирской и Новосибирской областей.

В первую очередь специалисты фонда просят ориентироваться на график тех, кто отчитываются на бумаге. По мнению ПФР, это поможет сократить очереди.

Сдавать форму следует в отделение ПФР по месту регистрации компании. Если есть обособленные подразделения, то по сотрудникам этого подразделения отчитываются в отделение по месту регистрации обособки.

В каком виде сдать отчет СЗВ-М за февраль 2019 года

Сведения можно сдать в электронке или на бумаге. Выбор зависит от количества застрахованных лиц. Если их 25 или больше, то отчет сдают в электронном виде. Если 24 и меньше, то вы вправе заполнить бумажный бланк.

Отменить штраф за СЗВ‑М: реальные истории ваших коллег

Пенсионный фонд штрафует за ошибки в СЗВ-М, даже если компания сама их исправила. Ваши коллеги рассказали, за какие недочеты в этой отчетности оштрафовали их компанию и

Штраф за несдачу февральского СЗВ-М и ошибки в нем

За нарушение срока сдачи СЗВ-М будет штраф 500 руб. за каждого работника, на которого не представили сведения (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Чем больше штат, тем существеннее штраф. Директора тоже могут оштрафовать за нарушение сроков. Размер штрафных санкций - от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Пример: Как считают штраф, если компания поздно отправила СЗВ-М в фонд

В ООО «Альфа» работают 20 сотрудников по трудовым договорам. Отчет по форме СЗВ-М за февраль бухгалтер сдал 25 марта 2019 года. Штраф — 10 000 руб. (20 чел. × 500 руб.).

Если бы в компании трудилось, предположим, 100 человек, то штраф был бы выше - 50 000 руб. (100 чел. х 500 руб.).

Нарушать графики территориальных отделений фонда безопасно. Чиновники подтвердили, что даже если вы пришли раньше или позже срока, чем стоит в графике, штрафа не будет. Главное успеть отчитаться в срок по законодательству.

Несмотря на то, что с 1 января 2017 г. ПФР передал право по администрированию страховых взносов ИФНС, за пенсионным фондом остались определенные полномочия по контролю страхователей. Какую отчетность работодатели обязаны подавать в ПФР? Кто обязан сдавать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ? На что обратить внимание при заполнении данных форм? Как судебная практика поможет снизить штраф? Все эти вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Кому необходимо сдать СЗВ-СТАЖ?

С 1 января 2017 г. введена новая форма отчетности в ПФР – СЗВ-СТАЖ («Сведения о страховом стаже застрахованных лиц»). Данная форма утверждена Постановлением от 11.01.2017 г. № 3п. Отчет является годовым. Впервые должен быть сдан за 2017 г. до 1 марта 2018 г. Но существуют определенные условия, при наступлении которых СЗВ-СТАЖ необходимо сдать в 2017 г.:

1. Ликвидация страхователя - юридического лица или прекращение физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя.

Согласно п.3 ст.11 Федерального закона от 01.04.1996 г. №27-ФЗ, срок предоставления - в течение месяца с даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса или принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, но не позднее дня представления в налоговую инспекцию документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица или прекращения физическим лицом деятельности в качестве ИП.

2. Выход на пенсию сотрудника. Срок предоставления - в течение 3 календарных дней со дня предоставления заявления сотрудника о выходе на пенсию.

При увольнении сотрудники должны на руки получить форму СЗВ-СТАЖ. Следует обратить особое внимание, что данная форма заполняется по все сотрудникам, но выдать на руки обязаны форму только с данными конкретного сотрудника, т.е. необходимо сделать выборку по уволенному сотруднику.

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ состоит из 5 разделов.

В первом разделе указываются данные о страхователе:

• регистрационный номер ПФР;
• ИНН, КПП;
• наименование (краткое);
• тип сведений.

Тип сведений следует отметить знаком «Х» и выбрать тип представляемой формы. Существует три типа сведений:

• «Исходная» - форма, указывается при первичной сдаче отчётности.
• «Дополняющая» - представляется на застрахованные лица, по которым в форме с типом «Исходная», допущены ошибки.
• «Назначение пенсии» - представляется на застрахованные лица, выходящие на пенсию, в течение календарного года, срок представления отчетности по которому ещё не наступил.

Во второй разделе указывается год, за который представляется данная форма.

В третьем разделе отражаются сведения о застрахованном лице:

• Фамилия, имя, отчество;
• СНИЛС;
• Период работы (период указывается в пределах отчётного периода). Если у застрахованного лица было несколько периодов работы, то каждый период отражается по отдельной строке. В случае выхода застрахованного лица на пенсию, указывается дата предполагаемого выхода на пенсию;
• Территориальные условия, особые условия труда, исчисление страхового стажа, условия досрочного назначения страховой пенсии заполняются при условии, что работник работал в условиях, дающих право на досрочную пенсию. Данные для заполнения данных граф берутся из Классификатора параметров, используемых при заполнении сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.

Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование» и Раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» заполняются только, если сведения подаются с типом «Назначение пенсии».

Форма СЗВ-СТАЖ сопровождается описью ОДВ-1.

Кто должен сдавать форму СЗВ-М?

Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 г. №83п Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах» с апреля 2016 г. введена новая форма отчетности - СЗВ-М. Отчётность должны сдавать все организации и индивидуальные предприниматели с работниками, при условии, что есть заключённые трудовые или гражданско-правовые договоры. Данная форма служит для контроля, работающих пенсионеров, так как их пенсия не подлежит индексации.

Сдаётся ежемесячно до 15 числа месяца следующего за отчётным. В случае, когда последний день сдачи отчёта приходится на выходной день, то крайний срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

Порядок заполнения формы СЗВ-М

Форма СЗВ-М состоит из четырёх разделов.

В первом разделе указываются реквизиты страхователя:

• регистрационный номер ПФР;
• наименование;
• ИНН, КПП.

Во втором разделе указывается отчётный месяц, за который сдаётся отчетность (номера в хронологической последовательности от 01 - январь до 12 - декабрь);

В третьем разделе содержится информация о типе формы. Тип формы указывается кодом. Существует три кода: «исхд», «доп», «отмен».

«исхд» - исходная форма, указывается при первичной сдаче отчётности;

«доп» - дополняющая форма, указывается в случае, когда отчётность сдана, но возникла необходимость дополнить первоначальную форму новой информацией;

«отмн» - отменяющая форма, подаётся в случае отмены ранее поданных неверных данных.

В четвёртом разделе указываются сведения о застрахованных лицах:

• Фамилия имя, отчество застрахованного лица;
• СНИЛС;
• ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица).

Куда сдавать СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ?

Данные формы отчётности следует сдать в территориальные подразделения ПФР.

В каком формате сдавать отчётность?

Отчет в бумажном виде будет принят, если численность сотрудников до 25 человек. Если же численность 25 человек и выше, то отчет необходимо сдать в электронном виде.

Надо ли сдавать нулевой отчёт СЗВ-М?

При отсутствии у индивидуального предпринимателя наемных работников и лиц, работающих в рамках гражданско-правового договора, форма СЗВ-М не сдаётся.

Если у страхователя в штате есть работники, но не выплачивается им заработная плата - СЗВ-М должна быть сдана, т.к. работники являются застрахованными лицами.

Что же касается генерального директора - единственного учредителя, то следует руководствоваться письмом ПФ РФ от 13.07.2016 г. №ЛЧ-08-26/9856 «О направлении разъяснений по представлению ежемесячной отчётности», в котором указано, что если трудовой договор не заключён - СЗВ-М сдавать не надо.

Какая ответственность за нарушение срока сдачи СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М?

За нарушение срока сдачи отчетности статьей 17 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 г. (редакция от 28.12.2016 г.) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» предусмотрен штраф - 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

В последнее время сложилась положительная арбитражная практика в плане уменьшения суммы штрафа:

• Арбитражный суд Волго-Вятского округа в постановлении от 17.07.2017 г.№А-28-11249/2016 счёл, что если опоздание со сдачей СЗВ-М произошла по причинам, не зависящим от страхователя (в данном постановлении - отключение электроэнергии), то оснований для штрафа нет.
• Постановление АС Центрального округа от 29.08.2017 г. №А84-634/2017 помогло организации уменьшить штраф в 10 раз (в данном постановлении рассматривался технический сбой программы).
• Арбитражный суд Поволжского округа в постановлении от 19.05.2017 г. №Ф06-20555/2017 изложил позицию, что «Наличие ошибок (описок) в своевременно представленных сведениях, сам по себе, не является основанием считать такие сведения не представленными в установленный срок».

Кто сдает СЗВ-М 2016 — вопрос, который стал часто возникать в крупных организациях, имеющих и полноценный отдел кадров, и бухгалтера, начисляющего взносы в ПФР и сдающего отчеты во все инстанции. Попробуем разобраться, кому же удобнее сформировать единый отчет по сотрудникам предприятия.

Отчет СЗВ-М кто должен сдавать — отдел кадров или бухгалтерия?

Если в штате предприятия есть только бухгалтер в единственном лице, занимающий позиции и финансового работника, и кадрового, то вопрос «Кто сдает СЗВ-М ?», конечно, не возникнет. Этот бухгалтер и будет формировать данную отчетность.

Причем если на фирме менее 25 человек, то отчетность могут принять и в бумажном варианте. Если же численность составляет 25 человек и более, СЗВ-М должна быть сформирована только в электронном виде. Это прописано в п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

В крупных компаниях на момент внедрения этого отчета у многих появился вопрос: а кто сдает СЗВ-М — отдел кадров или бухгалтерия? В каком подразделении собирается вся необходимая для отчета информация?

Как правило, большинство компаний используют программу 1С для учета данных своих сотрудников. Доступ к этой программе есть и у финансового отдела, и у кадрового персонала. У каждого сотрудника есть права на просмотр той информации, которая нужна ему для работы. То есть увидеть реквизиты работников может и бухгалтер-расчетчик, и сотрудник отдела кадров.

Законодательно этот момент не прописан, и стоит полагать, данный вопрос должен решить руководитель предприятия, назначив ответственное за сдачу лицо.

ВАЖНО! Штраф за несвоевременную подачу данных или за подачу недостоверной информации составляет 500 руб. за каждого сотрудника. Так что руководитель должен быть уверен в профессионализме назначенного человека, чтобы избежать получения штрафов на фирму.

Существует один нюанс, говорящий, на наш взгляд, в пользу отдела кадров как специалистов, более подходящих для формирования этого отчета.

Например, сотрудник был принят на работу 29 апреля 2016 года. СНИЛС у данного сотрудника еще не оформлен. Соответственно, для регистрации этого работника в системе персонифицированного учета из отдела кадров будет сформирован запрос в ПФР на предоставление номера СНИЛС. В среднем ответ на этот запрос приходит только через 3 недели. И срок представления информации будет пропущен, ведь отчет мы должны были сдать до 10-го числа.

На данный момент ПФР вроде обещает, что этот процесс будет ускорен, но пока никаких официальных поправок не принято. И по всей видимости, именно сотрудник отдела кадров будет первым на предприятии, обладающим информацией о наличии или отсутствии СНИЛС и, соответственно, о возможности включения нового работника в отчет СЗВ-М. И сможет при получении заветной зеленой карточки сразу подать форму СЗВ-М с признаком «доп», то есть дополняющую.

Чтобы понять, кто сдает СЗВ-М и какие еще признаки необходимо в ней указывать, давайте разберемся в этой форме.

Что такое форма СЗВ-М и кто сдает ее в ПФР?

Форма СЗВ-М — это сведения о застрахованных лицах компании-работодателя. Она утверждена постановлением ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Сдается эта форма в территориальное отделение ПФР до 10-го числа каждого месяца. С 2017 года срок подачи отчета сдвинется на 5 дней, и в следующем году сдавать мы будем этот отчет до 15-го числа каждого месяца.

Подробнее о сроках сдачи отчетности в нашей статье «Каковы сроки сдачи отчетности СЗВ-М (нюансы)?» .

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны сдавать все организации и ИП, которые имеют трудовой договор либо договор ГПХ хотя бы с одним сотрудником, вознаграждения по которому облагаются страховыми взносами.

Даже если в ООО числится только директор, с которым заключался трудовой договор, заработная плата которому не начисляется, или директор сам себя отправил в бессрочный отпуск — все равно сдать форму на самого себя необходимо. Такие пояснения приведены в письме от 06.05.2016 № 08-22/6356. Сотрудники, начислений зарплаты по которым не было, также должны быть отражены в данной отчетности.

ВАЖНО! Если у ИП нет работников, то сдавать данный отчет он не обязан!

Для чего это надо? Таким образом ПФР будет контролировать работающих пенсионеров для корректировки ежегодной индексации пенсии.

При формировании данной отчетности есть некоторые нюансы, на которые хотелось бы обратить внимание:

• Если в отчетном периоде уже уволенному в прошлом месяце сотруднику вдруг перечислили премию, то в отчет все равно этого человека добавлять не надо, так как договора с ним уже нет.
• Подача СЗВ-М не связана с наличием либо отсутствием выплат или начислений. Необходимо только наличие договора с работником. Так что не забудьте указать в форме и сотрудниц, пребывающих в отпуске по уходу за ребенком.

ВАЖНО! При отсутствии деятельности (все сотрудники отправлены в неоплачиваемый отпуск, например), но при наличии оформленных трудовых отношений СЗВ-М все равно необходимо подавать!

• Если в организации работников нет (не заключены договоры) и не ведется деятельность, то отчет можно сдать и без списка застрахованных лиц, это следует из информации на сайте ПФР — там приведены данные о новом модуле проверки, который пропустит четвертый раздел без указанных данных.
• Если в компании существуют договоры гражданско-правового характера, выплаты по которым начисляются не каждый месяц, то данные сотрудники все равно должны быть включены в отчет на постоянной основе, пока длится действие договора в соответствии со сроками.

Итак, из чего же состоит отчет и как правильно его сформировать?

Отдельного утвержденного порядка по заполнению и представлению формы не утвердили. Форма достаточно проста, и некоторые указания по заполнению приведены в ней самой.

Во-первых, указываются реквизиты страхователя — регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Все поля формы этого раздела являются обязательными к заполнению.

Во-вторых, это отчетный период. Период для представления отчета — месяц, данные можно подать и раньше, запрета на это не установлено. Но необходимо помнить, что если в последние дни месяца после сдачи отчета вы примете на работу нового сотрудника, отчет будет считаться неверным и его придется дополнить.

В-третьих, важно указать тип формы — исходная, отменяющая или дополняющая. Определить тип формы поможет бланк, там прописаны все возможные варианты.

Ну и непосредственно сам раздел сведений о застрахованных лицах. В данном разделе необходимо указать следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• СНИЛС (указывается обязательно);
• ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).

Сразу заметим, что закон от 01.05.2016 №136-ФЗ четко определил, что ИНН заполняется только в том случае, если он известен.

В соответствии с пояснениями к разделу 4 формы СЗВ-М, здесь указываются сведения о работниках, с которыми в указанном периоде существуют трудовые или ГП-договоры (на разовое выполнение работ или оказание услуг) либо другие виды контрактов, с выплат по которым перечисляются страховые взносы.

Итоги

Кто именно будет формировать данные для проверяющих органов, должен решить непосредственно руководитель предприятия. Форма достаточно ясна, и заполнить ее не составит труда сотруднику, имеющему доступ к необходимой информации.