Штатное расписание обязательный документ или нет. Рубрика: кадровый вопрос

Сторонники дотошного исполнения правовых трудовых норм считают отсутствие штатного расписания грубой ошибкой со стороны работодателя. Правда, в самом ТК РФ этот термин упоминается единожды – определяя функцию, которую должен выполнять нанятый работник. Фактически можно выделить всего четыре позиции:

• Должность (для служащих).
• Профессия (для рабочих).
• Специальность (с квалификацией).
• Конкретный участок работы, поручаемый нанятому сотруднику.

Таким образом, штатное расписание – это просто список (или план) кадрового состава организации. Перечень должностей необходим для расчета , хотя напрямую эти два понятия (ЗП и ШР) в бухгалтерском учете не связаны законодательно. И это не единственный ляп. Приведем следующий пример:

• Теоретически – по ст. 57 ТК РФ – наличие ШР необязательно, особенно для предпринимателей-физлиц.
• По факту – контролирующий орган обязательно запрашивает подобный перечень, чтобы узнать, нет ли нарушений при начислении зарплат.
• Следствие – при всех трудовых спорах, дошедших до судебных инстанций, расписание будет важным доказательным фактом.

Административное наказание, по ст. 5.27 КоАП РФ, настигает , в чьей организации отсутствует штатное расписание.

Различные варианты нарушений закона

Кроме отсутствия ШР, есть еще масса материальных и формальных вариантов, благодаря которым руководители экономят на своих сотрудниках.

1. Различные ШР в одной организации. Официальное расписание с зарплатами, приравненными к , для предоставления компетентным проверяющим органам. Второе – с указанием реальных сумм, причитающихся и выплачиваемых работникам. Стоит ли говорить, что тяжело оспорить в суде, и это негативно сказывается на самих сотрудниках.
2. «Мертвые души». Точнее, должности, которых не существует. Принимая сотрудника на работу, составляя с ним трудовой договор и прописывая в нем оклад, работодатель «забывает», что в ШР нет такой должности. При этом уволить работника он уже не имеет права, так как перечень должностей является внутренним документом организации. Вся ответственность за составление и ведение лежит на работодателе. В суде примется к сведению ТД (трудовой договор), который будет признан основным документом о сотрудничестве двух сторон.
3. Испытательный срок. Распространенное явление, когда на определенную должность (для создания конкурентности между работниками) принимают человека и указывают меньший оклад, чем зафиксирован в ШР. Как правило, оговаривают временной отрезок, после которого могут принять сотрудника на работу и «повысить» уже прописанный оклад. Таким же образом работодатели «играют» и с должностными наименованиями, что может определять размер доплат и премии. Например, берут сотрудника на должность «главного бухгалтера», в ТД указывают, что он «бухгалтер», но ЗП платят как «главному». Однако компенсации, премии, начисления за переработку будут как для нижестоящей должности.

Таким образом, ШР – важный и необходимый в любой организации документ. Отнестись к его составлению следует со вниманием, чтобы не попасть под действие административных взысканий.

Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением штатного расписания, поскольку оно не является первичным документом, а форма № T-3, которая применяется для его подготовки, носит рекомендательный характер.

Однако на практике штатное расписание необходимо, и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся во всех аспектах его подготовки и ведения.

Чем грозит отсутствие штатного расписания?

Штатное расписание обычно просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс. рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей ().

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание?

Вообще говоря составление штатного расписания – святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда ( , ). Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы. Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

• указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
• форму приказа об утверждении штатного расписания;
• ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
• состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
• работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание?

Штатное расписание – локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и ее персонал. Расписание составляется по форме № Т-3 (Постановление №1 Госкомстата РФ « » от 5 января 2004 года), которая является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании. Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму № Т-3, поскольку она содержит все нужные данные.

Как заполнять форму № Т-3?

Реквизиты формы оформляем следующим образом:

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках, следом за полным.

Код организации - восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Дата составления в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное расписание и с какой даты оно вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения. Также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ).

Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству – указывается в соответствующих долях (например, 0,5; 2,75 и т.д.).

Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.) Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение.

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 тарифная ставка и оклад имеет фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В графе Всего указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Подписи под проектом штатного расписания ставят руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основной деятельности. В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем - регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляется на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими приказами по основной деятельности.

Как вносить изменения?

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказом. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают. Если изменения незначительны, выпускаются поправки к расписанию, а если масштабны – составляется новое штатное расписание с новым приказом о его утверждении.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Внимание: ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и дата вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада – нужно указать причины (по и зарплата работника зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Внимание: уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по можно только при изменении организационных или технологических условий труда. Например, при принятии новой политики управления персоналом, при модернизации производства, уменьшении объема выпускаемой продукции, реорганизации производства.

Однако для такого маневра должность и квалификация работника не должны меняться, работодатель обязан доказать, что определенные трудовым договором условия не могли быть сохранены, а непринятие решения о снижении окладов привело бы к массовым сокращениям персонала. Аргументов в виде снижения спроса на услуги или продукцию или падение прибыли недостаточно.

Ирина Петренко
Директор по оказанию услуг по расчету заработной платы и кадровому администрированию.

ТОП-5 НАРУШЕНИЙ В ШТАТНОМ РАСПИСАНИИ

Штатное расписание - это утвержденный, принятый перечень численного состава работников предприятия (учреждения) с указанием их количества, должностей, должностных окладов, особенностей оплаты.

Ранее все предприятия при ведении документации обязаны были руководствоваться формой № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. С 01.01.2013 г. формы первичных учетных документов уже не являются обязательными к применению. С этого момента документы составляются по формам, утвержденным руководителем предприятия (учреждения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Несмотря на предоставленную свободу, штатное расписание остается важным кадровым документом. Однако на практике нередко встречаются нарушения, связанные с оформлением штатного расписания.

1. Отсутствие штатного расписания.

За отсутствие штатного расписания предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Штатное расписание упоминается в ст. 57 ТК РФ. Согласно нормам указанной статьи в трудовом договоре указывается должность, специальность, профессия в соответствии со штатным расписанием. При этом необходимо учитывать, что данный перечень является элементом трудовой функции и обязательным условием трудового договора. Исходя из этого, следует обязательность штатного расписания, без которого невозможно правильно указать наименование должности.

Отсутствие штатного расписания может иметь негативные последствия как для Работника, так и для Работодателя. Судебная практика содержит немало примеров, подтверждающих данную позицию. Наиболее характерны споры в рамках сокращений, переводов и изменений условий трудового договора.

2. Прием работников на должности, не предусмотренные штатным расписанием .

Такое нарушение может иметь довольно негативные последствия для Работодателя. Если такая ошибка имеет место, то это только вопрос времени, когда Работодателю придется устранять последствия такого нарушения. При оформлении трудовых отношений оформляется трудовой договор, который является первичным документом, в котором, как указывалось выше, также указывается наименование должности. При установлении расхождений между штатным расписанием и трудовым договором, Работник увольнению не подлежит, в связи с чем необходимо привести все в соответствие. Таким образом, негативные последствия такого нарушения полностью будет нести Работодатель.

3. «Учет мнения» представительного органа при принятии и утверждении штатного расписания .

Штатное расписание является локальным нормативным актом Работодателя, порядок его принятия и утверждения предусмотрен Трудовым кодексом. В рамках ТК РФ не предусмотрена процедура учета мнения представительного органа. Исходя из этого, штатное расписание утверждается Работодателем. Соответственно штатное расписание может неоднократно изменяться. Поскольку утверждение штатного расписания прерогатива Работодателя, то и обосновывать целесообразность таких изменений Работодатель не обязан. Понимание такого порядка принятия и утверждения штатного расписания непосредственно Работодателем позволяет избежать необоснованных трудовых споров, особенно при проведении процедуры сокращения.

4. Заполнение граф о размере заработной платы.

Немало ошибок допускают Работодатели и при заполнении граф, отражающих уровень оплаты труда. Одна из самых распространенных ошибок - это необоснованный прием Работника на полную ставку, когда в штатном расписании предусмотрено 0,5 ставки. Данная ошибка неизменно повлечет за собой споры, связанные с выплатой заработной платы. Кроме того следует внимательно относиться к определению штатным расписанием размеров надбавок, особенно если эти надбавки не являются гарантированными. Необходимо помнить, сведения, которые содержит штатное расписание, являются обязательными для исполнения Работодателем.

5. Наименование должности в штатном расписании.

Нередки ошибки, которые допускает Работодатель и в наименовании должности (специальности) по тем профессиям, где предусмотрено предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений. По таким специальностям наименование должности должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.

Таким образом, можно отметить, что штатное расписание является важным документом, и любые нарушения в части требований оформления штатного расписания могут привести к нарушению прав и гарантий Работников, и как следствие к весьма негативным последствиям для Работодателя.