Типовое положение об экспертной комиссии по делопроизводству. Положение об экспертной комиссии

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ об Экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение учреждения Российской академии наук

1. Общие положения
1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов учреждения Российской академии наук и отбору их на постоянное хранение или выделению к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, создается постоянно действующая Экспертная комиссия по отбору документов на постоянное хранение учреждения Российской академии наук* .

Примечание . Учреждение, имеющее сеть подведомственных учреждений и предприятий, филиалы, отделы, научные станции, базы, СКБ, производственные предприятия, учреждения вспомогательного и обслуживающего характера, может организовать Центральную экспертную комиссию по отбору документов на постоянное хранение (ЦЭК) в соответствии с Типовым положением о Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.
ЭК является единой для всех структурных подразделений учреждения и рассматривает все виды документов, как открытого, так и закрытого делопроизводства.

1.2. В своей деятельности ЭК руководствуется распорядительными документами РАН, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное

1.3. ЭК действует под методическим руководством Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение РАН (ЦЭПК) или Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение(ЦЭК) соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.
ЭК является совещательным органом. Без решения вступают в силу после утверждения ЦЭПК РАН или ЦЭК.

1.4. В состав ЭК входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений учреждения, а также заведующие канцелярией и научным архивом учреждения.
Состав ЭК утверждается руководством учреждения РАН.

2. Функции
Экспертная комиссия:
2.1. организует и проводит совместно о делопроизводственной службой и научным архивом учреждения ежегодно отбор документов для дальнейшего хранения или выделения их к уничтожению. При этом основное внимание уделяется отбору в структурных подразделениях документов и дел (по завершении делопроизводством), под лежащих сдаче в соответствующий архив РАН о постоянным составом документов, а также экспертизе ценности документов с отметкой "ЭПК"

2.2. рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче на хранение в соответствующий архив Российской академии наук с постоянным составом документов, описи дел долговременного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел, выносит решение о представлении этих документов на утверждение ЦЭПК РАН или ЦЭК. С описями представляется предисловие к описям и историческая справка о деятельности учреждения;

2.3. рассматривает предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и представляет эти предложения на утверждение ЦЭПК РАН;

2.4. рассматривает номенклатуры дел учреждения, проводит проверку полноты и правильности ее составления:

2.5. участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов и других методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовке для последующего хранения;

2.6. организует прием и передачу документов при смене заве дующего научным архивом учреждения или лица, ответственного за архив.

3. Права
При выполнении своих функций ЭК имеет право:
3.1. в соответствии о установленными требованиями давать структурным подразделениям учреждения рекомендации по вопросам отбора документов на хранение или выделения их к уничтожению, упорядочения и передачи их в научный архив учреждения;

3.2. требовать от руководителей структурных подразделений учреждения проведения розыска недостающих дел, подлежащих постоянному, долговременному хранению и по личному составу и представления письменного объяснения в случае их отсутствия;

3.3. заслушивать на своих заседаниях сообщения заведующих канцелярией и научным архивом учреждения о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и.сохранности дел постоянного и долговременного хранения и по личному составу;

3.4. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3.5. приглашать в качестве консультантов и экспертов научных сотрудников учреждения и Архива РАН или соответствующего архива с постоянным составом документов.

4. Организация работы
4.1. Заседания ЭК созываются по мере необходимости.

4.2. Решение ЭК принимаются большинством голосов членов ЭК, присутствующих на заседании.

4.3. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем ЭК.

4.4. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документации возлагается на секретаря ЭК.

Главный ученый секретарь Российской академии наук
академик И.М. Макаров

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о постоянно действующей архивного хранения (далее - Положение) разработано на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Государственной архивной службой России от 19.01.1995г. № 2.

1.2. С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области (далее - Учреждение), включая управленческую, методическую и другую специальную документацию, а также уточнения или определения их сроков хранения и уничтожения создается постоянно действующая комиссия (далее - ЭК).

1.3. ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их директором Учреждения.

1.4. ЭК назначается и утверждается приказом директора Учреждения и работает на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. ЭК состоит из квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя структурного подразделения данного Учреждения. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник, ответственный за непосредственное ведение делопроизводства в Учреждении.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в том числе работники архивного отдела Администрации городского округа Рошаль.

1.5. В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 28 ноября 2015 года), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526; инструкциями и указаниями Государственной архивной службы России (Росархивом), Управления по делам архивов Московской области; нормативными правовыми актами по документационному обеспечению управленческой деятельности; типовыми и отраслевыми перечнями документов; инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел учреждения, описями дел, Положением об ЭК.

1.6. Задачи, функции и порядок работы ЭК определяются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

1. Основные задачи экспертной комиссии

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1. Основные функции экспертной комиссии

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Проводит ежегодный отбор документов Учреждения для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией работы с документами в Учреждении.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Вносит предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке описи дел постоянного и описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли.

3.4. Принимает непосредственное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел Учреждения, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения.

3.5. Вносит на рассмотрении руководства Учреждения предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими типовыми и отраслевыми перечнями (Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения, утвержденный приказом Министерством просвещения СССР от 30.12.1980 N 176 и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР (в действующей его части); Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организацией, с указанием сроков хранения. М., Росархив РФ, 2000; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 N 558; отраслевые перечни), и определении сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и отраслевыми перечнями.

3.6. Рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел.

3.7. Рассматривает вопросы о приеме на архивное хранение документов личного происхождения.

3.8. Для определения сроков хранения документов, образующихся в деятельности Учреждения, принимает непосредственное участие в разработке и подготовке перечня документов, отражающих специфические функции Учреждения.

1. Права экспертной комиссии

ЭК учреждения предоставляется право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формировании дел в делопроизводстве, экспертизе ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Давать указания специалистам, ответственным за работу с документами, по вопросам делопроизводства, экспертизы ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

4.3. Требовать от руководства Учреждения розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в архив, и представления письменного объяснения в случае их утраты.

4.4. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

4.5. Приглашать в качестве консультантов и экспертов на заседания ЭК специалистов в области документационного обеспечения управления и архивоведения муниципальной архивной службы и сторонних учреждений.

4.6. Запрашивать от специалистов Учреждения сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

4.7. Информировать руководство Учреждения по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

1. Организация работы экспертной комиссии

5.1. ЭК работает по плану, утвержденному директором Учреждения, и отчитывается перед ним о своей работе.

5.2. Вопросы относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

5.3. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК и утверждаются директором Учреждения (приложение № 1). Документирование деятельности ЭК Учреждения и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

1. Порядок проведения экспертизы ценности документов в Учреждении

6.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве Учреждения ежегодно в три этапа:

6.1.1. Первым этапом экспертизы является проверка отложившихся за год дел в соответствии с номенклатурой дел того года, за который они сдаются на архивное хранение.

Проверяются:

качество и полнота действующей номенклатуры дел Учреждения;

правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел;

наличие возникших и заведенных дел, не предусмотренных номенклатурой дел;

соблюдение работниками структурных подразделений установленного в Учреждении порядка оформления документов и формирования дел.

6.1.2. Вторым этапом является проведение экспертизы ценности документов. Проводится он в структурных подразделениях Учреждения и состоит в:

отборе документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение;

отборе документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в отделах;

выделении к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Документы постоянного хранения отбирают на основании типового и отраслевого перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Учреждения. Члены комиссии должны полностью проверить дела.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переоформлению. Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовому и отраслевому перечням документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Учреждения.

Если в Учреждении имеются документы, не предусмотренные названными перечнями, то их срок их хранения следует определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

происхождение документа (место и время издания);

внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие пометок, физическое состояние).

Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

Если срок хранения дел и документов установлен не перечнем, а экспертной комиссией, то вместо статей перечня проставляется отметка «ЭК».

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на архивное хранение проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел Учреждения, как «до минования надобности», «после окончания договора» и т.п.

Результаты экспертизы ценности документов фиксируются в рабочей тетради эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие подлежат уничтожению, каким делам должен быть уточнен заголовок, срок хранения и номера статей по перечню).

При составлении описей необходимо иметь в виду следующее:

описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу и иные однотипные дела; на дела состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов;

делам и документам, остающимся на архивное хранение в данном Учреждении, присваивается номер фонда 1;

опись во всех случаях имеет номер 1, с добавлением прописных букв: П (постоянного), В (временного) сроков хранения;

при составлении первой описи, когда в нее включаются дела и документы с начала деятельности Учреждения, в нее могут вноситься дела и документы за несколько лет с разделением по годам, но с валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В последующем составляются годовые разделы описей или описи, включающие документы нескольких лет при небольшом объеме документов, продолжающие порядковую нумерацию дел и документов, внесенных в предыдущие описи, например, первая опись дел и документов за 1992-2000 годы имеет порядковые номера 1-118; опись за 2001г. - 119-128; за 2002г. - 129-141 и т.д.; порядковая нумерация дел является учетным архивным номером (единицей хранения) дела (документа);

в опись за соответствующий год вносятся сначала дела, потом документы выделенного хранения (постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения; дела располагаются в последовательности, предусмотренной номенклатурой дел, документы выделенного хранения - в последовательности их учетных номеров;

если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При этом заголовок первого тома пишется полностью, по остальным томам в этой графе пишется: «То же, т ___» с проставлением номера тома; если он начинается с записи второго или последующих томов, заголовок воспроизводится полностью;

переходящие дела включаются в раздел описи по году их заведения, в последующие разделы описей вносятся индексы и заголовки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в графе «Примечание» делается отметка: «см.ед.хр.№__» с проставлением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись;

в графе 4 описи указывается фактическое количество листов дела, оставшихся в нем после изъятия (если такие изъятия осуществлялись).

6.1.3. Третьим этапом экспертизы ценности документов является составление акта о выделении к уничтожению документов, отобранных на втором этапе экспертизы, за этот же период, за который составлены описи.

Выделение документов к уничтожению проводится строго после того, как были полностью отобраны документы постоянного и длительного сроков хранения и на них составлены описи, в том числе и годовые сводные описи дел по личному составу за соответствующий период.

Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Учреждения одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются директором.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января, в котором составлен акт (приложение № 2).

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всего Учреждения. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого отдела. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте до момента уничтожения.

6.2. По завершению экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы ЭК фиксируются в протоколе с отражением:

какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению и т.д.

Положение составил: методист Т.В. Тарасова

Приложение № 1

экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе

ценности документов и отбора их для

архивного хранения

Муниципальное бюджетное учреждение

дополнительного профессионального образования

«Учебно-методический центр»

городского округа Рошаль Московской области

ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩАЯ ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ (ЭК)
по экспертизе ценности документов и отбора их для архивного хранения

________________________________________________________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

Приложение № 2

к Положению о постоянно действующей

экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе

ценности документов и отбора их для

архивного хранения

На основании «Перечня типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой России 06.10.2000, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда Муниципального бюджетного учреждения дополнительного профессионального образования «Учебно-методический центр» городского округа Рошаль Московской области:

Итого _______ (_____________) дел за _____________ годы.

(цифрами) (прописью)

Председатель ЭК _____________________ _______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«_____»________________

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

1. Общие положения.

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) ________________________________ (указать конкретно в соответствии с полным официальным наименованием предприятия) (далее - предприятие) осуществляет организацию и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение управленческой документации Архивного фонда Российской Федерации, находящейся на хранении предприятия.

1.2. ЭК является совещательным органом при руководстве предприятия. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. В необходимых случаях решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое передаются на постоянное хранение документы предприятия.

1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя предприятия из числа наиболее квалифицированных работников, ответственных за организацию делопроизводства. Председателем ЭК обычно назначается один из руководителей структурных подразделений в составе службы ДОУ. В состав ЭК в обязательном порядке включается ответственный за архив предприятия (начальник отдела архивного хранения в составе службы ДОУ).

1.4. В своей деятельности ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами министерства (ведомства), нормативно-методическими документами Росархива и настоящим Положением.

2. Функции комиссии.

2.1. ЭК осуществляет следующие функции:

2.1.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также об установлении сроков хранения для документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.1.3. Осуществляет методическое руководство работой по организации хранения документов предприятия, их подготовке к передаче на постоянное хранение.

2.1.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.1.5. Определяет порядок проведения работы по отбору документов на архивное хранение и уничтожение.

2.1.6. Участвует в работе по подготовке нормативно-методических пособий по работе с документами предприятия.

2.2. ЭК рассматривает и выносит решение об одобрении:

2.2.1. Сводных описей дел постоянного срока хранения.

2.2.2. Актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

2.2.3. Актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу.

2.2.4. Описей на документы по личному составу.

2.2.5. Графиков подготовки и передачи документов на постоянное хранение.

2.2.6. Нормативно-методических пособий по работе с документами (перечней и классификаторов).

2.2.7. Инструкции по делопроизводству.

2.2.8. Номенклатур дел.

2.3. ЭК представляет на рассмотрение ЭПК архивного учреждения:

2.3.1. Предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов предприятия.

2.3.2. Перечни документов со сроками хранения.

2.3.3. Положение об ЭК и архиве предприятия.

2.3.4. Примерные и типовые номенклатуры дел.

2.3.5. Инструкции по делопроизводству.

2.4. ЭК представляет на утверждение ЭПК архивного учреждения:

2.4.1. Описи дел постоянного срока хранения.

2.4.2. Перечни документов постоянного срока хранения.

2.4.3. Перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.

2.5. ЭК представляет на согласование ЭПК архивного учреждения:

2.5.1. Номенклатуру дел предприятия (при изменениях).

2.5.2. Описи дел по личному составу.

2.6. ЭК совместно со службами ДОУ и кадров организует для работников, ответственных за делопроизводство, консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права комиссии.

3.1. При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

3.1.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям предприятия по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

3.1.2.1. Письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в т.ч. документов по личному составу.

3.1.2.2. Документы, необходимые для определения сроков хранения служебных документов.

3.1.3. Заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений предприятия о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.1.4. Информировать руководство предприятия по вопросам своей деятельности.

3.1.5. Представлять в установленном порядке предприятие в учреждениях Росархива.

4. Организация работы комиссии.

4.1. ЭК работает в контакте с ЦЭК и ЭПК по плану, утвержденному руководителем предприятия.

4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

4.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК.

4.4. Решения ЭК принимаются простым большинством голосов. При равенстве голосов решение принимает председатель ЭК.

4.5. ЭК имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

1. Общие положения

1.1. На основании примерного положения об экспертной комиссии органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного или муниципального архива (далее – организация) организация разрабатывает индивидуальное положение об экспертной комиссии.

1.2. Экспертная комиссия (далее – ЭК) осуществляет организацию и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности архивных документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив и временное хранение в архив организации документов, образующихся в деятельности организации.

1.3. ЭК является постоянно действующим совещательным органом при руководителе организации, создаётся распорядительным актом организации. ЭК действует на основании положения, утверждённого руководителем организации.

1.4. В своей работе ЭК руководствуется:

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»,

Типовыми, ведомственными и иными перечнями документов с указанием сроков хранения,

Нормативными правовыми документами Федерального Архивного агентства, организации,

Положением об ЭК.

2. Основные задачи ЭК

2.1. Основными задачами ЭК являются:

2.1.1. Организация и проведение ежегодной экспертизы ценности архивных документов, образующихся в делопроизводстве организации, независимо от видов носителей и способов записи – при составлении номенклатуры дел организации и при формировании дел для передачи в архив организации.

2.1.2. Организация и проведение экспертизы ценности архивных документов в архиве организации – в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

3. Основные функции ЭК

3.1. В соответствии с возложенными на неё задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1.1. Организация и проведение ежегодного отбора делорганизации для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.1.2. Рассмотрение, согласование и представление:

3.1.2.1. На утверждение ЭПМК, а затем на утверждение руководителю организации:

Проектов описей дел, документов постоянного срока хранения,

Проектов перечней проблем (тем), проектов (объектов), по которым научно-техническая документация подлежит передаче на постоянное хранение.

3.1.2.2. На согласование ЭПМК, а затем на утверждение руководителю организации:

Проектов инструкции по делопроизводству организации,

Проектов номенклатуры дел организации,

Проектов описей дел, документов по личному составу,

Проектов положений об ЭК, об архиве организации.

3.1.2.3. На рассмотрение ЭПМК предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

3.1.2.4. На утверждение руководителю организации:

Актов об утрате, о неисправимых повреждениях архивных документов,

Актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению,

Других актов.

3.1.3. Методическое руководство разработкой проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с архивными документами в организации и подготовка экспертных заключений на такие проекты.

3.1.4. Методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

3.1.5. Контроль за формированием и оформлением дел в организации.

3.1.6. Организация и контроль передачи дел сотрудниками организации в случае их увольнения.

3.1.7. Проведение консультаций по вопросам работы с документами для сотрудников организации.

4. Права ЭК

4.1. ЭК имеет право:

4.1.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности архивных документов, розыска недостающих дел, упорядочению дел и подготовке их к передаче на постоянное хранение.

4.1.2. Запрашивать от сотрудников, ответственных за делопроизводство и формирование дел в организации:

Письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения архивных документов,

Предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.1.3. Заслушивать на своих заседаниях ответственных сотрудников организации о ходе подготовки архивных документов к передаче на хранение, об условиях хранения архивных документов, о причинах утраты архивных документов и по другим вопросам работы с архивными документами.

4.1.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве экспертов работников соответствующего государственного или муниципального архива.

4.1.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.1.6. Информировать руководителя организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК возглавляется председателем ЭК – руководителем организации или заместителем организации, курирующим вопросы документационного обеспечения управления и архивного хранения документов. Секретарём ЭК назначается сотрудник организации, ответственный за ведение архива организации. Персональный состав ЭК назначается руководителем организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников.

5.2. ЭК работает по годовому плану (графику), утверждённому руководителем организации. Заседания проводятся не менее двух раз в год.

5.3. Заседание ЭК считается правомочным, если на нём присутствуют не менее половины её членов.

5.4. Заседания ЭК протоколируются. Решения принимаются путём голосования членов ЭК, простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При распределении голосов поровну решение принимает председатель.

5.5. Протоколы ЭК подписываются председателем и секретарём.

5.6. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование документов, а также контроль за исполнением принятых решений возлагается на секретаря.

СОГЛАСОВАНО

Экспертно-проверочная

методическая комиссия

управления по делам архивов

Правительства Ярославской области

Зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018.
Регистрационный № 51357.

Примерное положение
об экспертной комиссии организации

I. Общие положения

Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.


II. Функции ЭК

1. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

   6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

   6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

   а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

   б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

   в) описей дел по личному составу;

   г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

   д) номенклатуры дел организации;

   е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

   ж) актов об утрате документов;

   з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

   и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

   к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

   6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее - архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

   6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

   6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

   6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
   

   III. Права ЭК

2. ЭК имеет право:

   7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

   а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

   б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

   7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

   7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

   7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

   7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
   

   IV. Организация работы ЭК

3. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

   Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

   Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

   Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

   Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.