Учимся планировать на месяц, неделю и день. План на день снимает страсс и дедлайны

Знаете ли вы, что такое планирование и насколько важно составление плана? Считается, что когда ты тратишь немного времени на планирование и организацию своего рабочего дня, ты экономишь в разы больше времени за счет хорошей координации событий и верной последовательности решения задач. Вне всякого сомнения планирование приносит сплошную пользу и выгоды.

Известна статистика в масштабах целых организаций, согласно которой ученые выяснили. Те конторы, которые занимаются стратегическим планированием — в долгосрочной перспективе более успешны и финансов более состоятельны, чем их конкуренты, которые стратегическим планированием не занимаются. Планирование дня — это по сути то же самое планирование, но уже на тактическом уровне. Планирование — мощный инструмент для достижения целей любого современного успешного человека. Итак, вот основные плюсы планирования:

ЗАЧЕМ НУЖНО ПЛАНИРОВАНИЕ

1. План рабочего дня. Ничего не останется без внимания.

К сожалению, не смотря на то, что наш мозг — это мощнейший инструмент в работе, но вот наша память весьма ограничена. Есть люди с лучшей памятью, есть люди с худшей памятью. Память можно развивать. Но когда дел становится много, то какое-то дело может ускользнуть от нашего внимания. А дьявол, как известно — в деталях.

Ученые считают, что человеческий мозг в среднем способен держать в уме семь объектов (плюс/минус два). Причем, это очень оптимистичная оценка.

Кроме того, что мы ничего не забудем, мы также снимаем с себя стресс — перестаем беспокоиться и задаваться вопросом «все ли мною на сегодня сделано?». Лично я сейчас пишу эту статью с использованием плана в ежедневнике.

2. Потратив время на планирование ты успеешь больше

Выгоды планирования очевидны. Когда ты продумываешь всю работу заранее, то с одной стороны в процессе работы ты от нее не отвлекаешься. А с другой стороны — у тебя появляется больше времени, которое ты можешь потратить или на дополнительную работу или же ты можешь пораньше уйти с работы. И то и другое по сути означает повышение продуктивности. Считается, что составление плана на день занимает не больше 10 минут за чашечкой утреннего кофе. А экономия времени составляет не меньше двух сасов. За месяц это может сэкономить до 40 рабочих часов, что соответствует полной полной рабочей неделе.

3. Планирование рабочего дня помогает расставить приоритеты

Например сегодня с сначала написал две статьи, за которые мне заплатят по 1000 рублей за каждую. Потом я писал общетематическую статью на интересную тему и также я потратил время на публикацию, которую вы читаете. Вся эта работа — находится в перечне приоритетов. Так как у меня имеется четкий план работы на день, то я не трачу время на неприоритетные задачи. В итоге важные дела не будут забыты или отложены на потом. Давайте будем честны сами с собой. Мы часто откладываем важные дела на потом, на завтра. То есть многие из нас страдают прокрастинацией.

4. План на день снимает страсс и дедлайны

Польза планирования заключается также и в том, что мы перестаем беспокоиться о том, что нам нужно сегодня сделать непонятно большое количество дел, которые должны были бы быть еще сделаны вчера. Ты выбираешь себе посильный объем и работы день ото дня, что позволяет полностью избежать дедлайнов и бесконечных стрессов из-за вы что-то не успеваете. В итоге рабочий процесс становится прогнозируемым и управляемым.

Вы слышали о ? В сущности планирование рабочего дня позволяет использовать этот принцип себе на пользу, а значит успевать в разы больше. Мы делаем только самые важные дала в первую очередь, т.к. у нас есть обдуманный план. Потом можно будет сделать второстепенные задачи или вовсе на них забить. Планируйте свой день и сделайте это привычкой, но старайтесь другим людям. Особенно это касается новых и сложных проектов.

Вспомните свои самые большие провалы в жизни. Ссоры, недоразумения, которые изменили всю вашу жизнь в отрицательную сторону. Проваленные экзамены, собеседования на работу и т. д. Причины подобных неудач схожи, как правило, они являются следствием плохой подготовки и необдуманных поступков, ниже мы рассмотрим как все успеть и планировать день / неделю.

Что будет если спортсмен за месяц перед олимпиадой перестанет тренироваться - навыки и мышечная сила значительно ослабеют и он займет одно из последних мест. Как в спорте, в любом деле нужна хорошая подготовка, без которой шансы на успех сильно падают.

Ключевым фактором в подготовке является планирование, Существует «правило 6 П» : Правильно предпринятое планирование препятствует падению производительности.

Ниже я приведу 7 способов как все успевать с помощью правильного планирования дня, недели.

1 способ: Заведите список задач на день

Для чего нужен список задач?

Для начала разберем, как работает наш мозг. Было установлено, что мы можем держать в голове под контролем не более 7+-2 дел или важных мыслей. Чтобы в этом убедиться посчитайте сколько кружков изображено на картинках:

Рис. 1	Рис. 2	Рис. 3

Рис. 4	Рис. 5

Скорее всего, для того, чтобы определить количество объектов на рисунках 1, 3 и 4 достаточно одного взгляда.

А для 2 и 5 рисунка одного взгляда было недостаточно, необходимо было считать по отдельности. Чем меньше объектов, тем легче ими управлять. Предел у мозга наступает, когда количество Становится больше чем 7+-2.

Также обстоит дело и с мыслями, одновременно в нашей голове мы можем хранить не более 7+-2 задач, остальное забывается.

Представим ситуацию из жизни

Вам необходимо купить подарок к дню рождения близкого человека;
- Оплатить за интернет, пока не отключили.

Когда вы пришли на работу:

Узнаете, что вам необходимо сегодня подготовить отчет;
- Зашел, коллега попросил скинуть шаблон договора;
- После утренней планерки начальник попросил сделать 3 дела.

Голова уже заполнена, но время не останавливается, вам может позвонить клиент, близкий человек, коллега, может случиться непредвиденная ситуация и т. п. Что происходит в таком случае? Мы что-то забываем . Если мы забудем купить продукты в магазине, то ничего страшного, конечно же, не случится, но ведь можно забыть более важное: Не приехать на важную встречу, принять лекарства и т. д.

К тому же чем больше дел у нас находится в голове, тем хуже становятся наши аналитические способности, т. к. на запоминание информации тратится энергия.

Преимущества записной книжки

Записная книжка - снимает все описанные выше проблемы и имеет следующие преимущества по сравнению с работой по памяти:

1) Записать всегда быстрее, чем запомнить . Например, записать сотовый телефон в 10-100 раз быстрее, чем запомнить. Также и с делами.

2) Экономия энергии . Чтобы не забыть важное, мы часто вспоминаем, на это тратится энергия. Записная книжка снимает эту проблему.

3) Надёжность . Что написано пером - не вырубишь и топором. Любое дело можно забыть, на фоне усталости, эмоций или других дел. Но если задачи записать, то забыть куда сложнее.

Вы можете вести список задач на обычном листке, блокноте, но лучше если это будет записная книжка, т. к. в ней есть календарь. Список задач на день может быть на компьютере или бумажном носителе. Самое главное чтобы он у вас был т. к. это основа для планирования, как фундамент у дома. Если у дома нет фундамента, то максимум, что можно построить - это небольшую одноэтажную конструкцию без отопления из пластика или фанеры. Также и в планировании без списка задач на день или записной книжки, конечно же, можно обойтись, но вы будете сильно ограничены в возможностях.

Самое главное в списке задач или в записной книжке - перечень дел, которые нужно сделать в течение дня. 2-я по важности часть - это календарь, в нем можно посмотреть задачи, которые нужно выполнить в тот или иной день. Поэтому записная книжка предпочтительнее обычного списка, потому что там есть календарь.

2 способ: Работайте со списком задач каждый день

Самое важное при работе с органайзером времени или записной книжкой это работать в соответствии с ранее составленным планом. Для этого регулярно просматривайте записную книжку, чтобы выяснить все ли вы сделали, что запланировали на сегодня. Можно просматривать список после того, как завершите текущее дело. Очень важно заносить в свой органайзер важные дела, которые нужно обязательно сделать сегодня.

3 способ: Сначала записать, потом делать

Если поступает новая задача и она несрочная, то сначала запишите ее в записную книжку и приступайте, только когда до нее дойдет дело. Любые новые задачи кажутся очень важными и мы начинаем браться за все подряд: проверять почту, совершать телефонные звонки и т. д. Но как только вы начнете сначала записывать все входящие дела в записную книжку, то обнаружите, что по соседству с данной записью есть более важные задачи.

Все движения правой части тела контролируются левым полушарием мозга, отвечающим за логику. Когда мы записываем новую задачу правой рукой, то активизируем левое полушарие нашего мозга, отвечающего за логику. Активизация логики при записи правой рукой поможет нам принять более верные решения.

Записывая все дела в записную книжку, перед тем как приступить к работе, вы сможете выполнить в течение дня самые важные дела и сможете противостоять второстепенным задачам, которые постоянно вас отвлекают.

4 способ. Сначала важные, потом срочные задачи

Все запланированные дела следует выполнять в порядке их значимости, а потом уже по времени исполнения. Начиная с самых важных и постепенно переходить к менее значимым. Записывайте в свой план на сегодня дела в порядке их значимости, потом отсортируйте по срочности и начинайте работать с самыми приоритетными.

Например, вам позвонил знакомый поболтать. Звонок по телефону, срочное дело, т. к. телефон звонит прямо сейчас, но может быть неважным. Если у вас есть более значимые задачи, допустим, подготовить отчет по работе, то лучше сначала сделать все более важные задачи, в частности отчет, а потом, если будет время, перезвонить и поговорить со знакомым. Но не наоборот, иначе из-за незначимого звонка, можно не успеть сделать более важное дело.

Важность приоритетнее срочности. За срочные дела следует браться, только если вы контролируете ситуацию и уверенны, что успеете все более важные.

5 способ: Электронный органайзер

Существует огромное количество электронных записных книжек. Электронный ежедневник обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажными:

А. Экономия времени . На электронном ежедневнике не нужно заново переписывать задачи с прошлого дня на текущий, а также с ним можно работать как на компьютере, так и на телефоне или планшете, синхронизуя данные на всех устройствах.

Б. Объемы и скорость : В электронный ежедневник можно очень быстро скопировать большой объем информации для дальнейшей работы. Например: Вы хотите вечером испечь банановый пирог и вам необходим заранее записать, необходимые ингредиенты, перед тем, как вы пойдете в магазин. Если у вас электронный органайзер, то вы можете быстро скопировать весь рецепт из интернета в ежедневник, буквально за считаные секунды. В то же время, чтобы записать от руки на листочке только ингредиенты, вам потребуется больше времени, чем на весь рецепт в электронном виде. А в магазине будет достаточно включить ежедневник в телефоне, чтобы быстро понять, что покупать.

В. Удобство . Обычной записной книжкой неудобно пользоваться в транспорте, магазине, на отдыхе, в этих местах сложно записать и смотреть заметки т. к. бумажный ежедневник большой и нужно 2 руки, чтобы его открыть. А вот электронная записная книжка на телефоне всегда будет с вами, где бы вы ни находились: Транспорт, магазин, улица. Вы можете быстро сделать записи на компьютере, а затем сделать синхронизацию, чтобы эти заметки появились в вашем телефоне за считаные секунды.

6 способ: Планируйте следующий день с вечера

Составляйте план действий на следующий день заранее, лучшее время - это конец рабочего дня, перед тем как вы пойдете домой. Это простое действие поможет вам лучше высыпаться, т. к. часто причиной бессоницы бывает то, что мы вечером перебираем в памяти все важные дела, которые нужно завтра успеть сделать, чтобы не забыть их утром. И именно эти мысли мешают нам расслабиться и спокойно заснуть, но если вы запишите все свои планы, то обеспечите не только спокойный сон, но и вечер.

Помимо этого, когда вы заранее составите план, ваше подсознание будет постоянно всю ночь работать над тем как лучше сделать запланированное. Решение сложных задач может само приходить к вам за завтраком, по дороге на работу или даже среди ночи. Именно утром чаще всего приходят новые идеи и вы будете использовать это время с максимальной пользой, достаточно только написать список дел на следующий день заранее.

Кстати, если у вас есть вопросы, на которые вы хотите получить ответ, то перед тем, как заснуть и закрыть глаза задайте их самому себе, желательно вслух и сразу засыпайте. А утром приготовьтесь сразу записать все мысли, которые могут появиться в момент, когда вы проснетесь или позднее.

7 способ: Планируйте сложные задачи на пик вашей активности

Составляйте план на день так, чтобы работа требующую больших энергозатрат приходилась на пик вашей активности, когда у вас много сил и вы максимально продуктивны. Как правило, пик активности начинается утром, т. к. после сна у вас много сил и свежая голова, но бывает, что пик активности может приходиться и на дневные и даже вечерние часы.

Самыми энергозатратными занятиями являются дела, к которым нет таланта . Как правило, - это те занятия, которые больше всего не хочется делать . Эти дела в тайм-менеджменте называются лягушками, потому что эти задачи неприятно начинать выполнять. В тайм-менеджменте есть правило - начинать день с лягушки , т. е. с неприятного дела. Это правило позволит вам работать эффективнее, т. к. обычно именно утром больше всего сил, а эти силы крайне важны, чтобы сделать самую неприятную работу.

Приведу пример из жизни, у меня технический склад ума, поэтому точные науки такие как: Физика и математика у меня идут без труда, а вот с гуманитарными предметами тяжелее, поэтому, когда я учился в школе, нередко готовился к контрольной по английскому языку утром. Я вставал за 1-2 часа перед школой и учил английский. Именно утром у меня было больше всего энергии, поэтому в это время мне было проще сделать сложную задачу, к которой, у меня было меньше всего таланта. Результаты подготовки превосходили все мои ожидания, я получал отлично или хорошо по предмету, который не нравился.

Самые неприятные задачи планируйте на пик активности, например, наутро и вы увидите, как станете больше успевать и повысится ваша личная эффективность.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь

План дел на неделю и месяц для компьютера - чтобы скачать планировщик работы план дел на неделю и месяц, кликните по картинке

Планирование работы на неделю и месяц план дел - чтобы скачать планировщик задач недели и месяца, кликните по картинке выше

План дел на неделю и месяц - шаблон файл планировщик задач недели и месяца

План дел на неделю и месяц в этом файле эксель вести просто и удобно.

В файле шаблона план работы и дел на неделю и месяц есть напоминали по наиболее важным моментам в планировании, отредактируйте их под ваши потребности.

Диаграмма Ганта, которая сама собой рисуется из отмеченных вами задач - закрашенных ячеек екселевской таблицы в вашем плане дел на неделю и месяц, наглядно показывает какие из проектов и задач у вас запараллелены и их надо делать одновременно именно сегодня или на следующей неделе, а какие из дел нужно сделать до начала других задач.

План работы и дел на неделю и месяц в excel файле планировщике задач разделено на разные проекты со списком дел для каждого проекта. Эти проекты могут относится как к планированию рабочего дня и рабочих проектов, а так же задач по учебе, бытовым делам, отдыху и развлечениям.

Разные проекты со своими списками дел на неделю и месяц можно выделять разными цветами для наглядности (если вам яркие цвета не нравятся, просто закрасьте в любой другой более спокойный цвет).

Чтобы вам было удобнее выписывать задачи на завтра в блокнот план дел на день , наведите мышку на завтрашнюю дату (первая строка с датами - самый верх таблицы файла планирования работы на неделю план дел на неделю и месяц ) и наступите левой кнопкой мыши, дела завтрашнего дня выделятся активной областью столбца.

Если нужно посмотреть, когда нужно будет сделать ту или иную задачу, наведите мышку на ячейку с номером задачи (слева самый край области ексель планирования работы на неделю и месяц ). Наступите левой кнопкой мышки, выделится нужная задача и вся область по датам этой задачи.

Важным моментом в поддержании высокой работоспособности в течении дня являются перерывы. В каждом часе тратьте 25 минут на задачу, потом 20 секунд смотрите в окно на далекий объект (глаза отдыхают) и потом 5 минут на перерыв, в этом режиме ваша работоспособность будет выше, чем если бы вы сидели за компьютером несколько часов подряд. Во время перерыва только физическая двигательная активность поможет вам восстановить ваши силы. Зазвенел таймер (ссылка на таймер в файле) - встали из-за стола, посмотрели в окно, потянулись, прошлись по офису или по лестнице вниз-вверх, восстановили мышечный тонус, можно продолжить работу за компьютером (ссылка на таймер есть в файле планировщика недели кликните по картинке планировщика недели вверху страницы, а тут подробнее зачем нужен таймер для компьютера в тайм менеджменте и что он дает лично вам).

Разные цвета ячеек показывают вам - вы запланировали задачу, или уже сделали ее, или у вас завтра важная встреча, или вы перенесли или отменили задачу.

В скачиваемом файле есть ссылка на один из бесплатных таймеров, которые устанавливаются на компьютер. Воспользуйтесь этим или любым другим, их в интернете огромное количество. Таймер на компьютер может быть таким, ссылка на софт и описание в файле планирования недели и месяца.

Планирование работы на неделю и месяц - важные моменты в составлении плана дел на неделю:

План дел на основе недели - это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерб плану и ожидаемым результатам в горизонте планирования неделя и месяц. Неделя является ключевым элементом в планировании вашего времени.

Составь план следующего дня накануне вечером
Составлять план следующего дня накануне вечером - ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром - обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано.

Выпишите план на завтра на лист бумаги
Выписывать задачи вечером на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом - вычеркивать сделанные дела из блокнота-планировщика дня очень приятно.

Используйте таймер
Таймер на компьютере помогает оттащить себя от монитора, прерваться и восстановить высокую работоспособность. Без таймера в реальной жизни оторваться от монитора не позволит постоянный огромный входящий поток информации: звонки, почта, дела, которые вы делаете прямо сейчас.

В ваш план работы на неделю обязательно добавьте лягушек. Начинайте день с "лягушки"
Лягушка это дело, которое по каким-то причинам вам делать не хочется. Каждый день находите эту жертву-лягушку и пришпиливайте ее с самого утра. Через какое-то количество дней вы поймете, что у вас катастрофически заканчиваются лягушки, поэтому не надо в один день их всех сразу пришпиливать, экономьте, завтра тоже нужна будет жертва.

При составлении плана работы на неделю помните так же и о слонах. Большого слона ешьте по кусочкам
Здоровенного слона за раз съесть нельзя, потому что он очень большой. Ешьте его кусочками. Т.е. большое дело разделите на маленькие кусочки и начинайте это дело с любого кусочка. Размер самого кусочка (т.е. элементарной маленькой задачки) здоровенного слона (т.е. большой задачи-проекта) определяете Вы сами, в зависимости от ваших возможностей на данный момент времени. Размер этого кусочка должен приближать вас к рузультату.

План на день должен быть реальным
Планируйте на день и делайте ровно столько, сколько можете сделать за день и не больше. Абсолютно не важно, какая гора дел у вас лежит на столе. Жизнь одна, работа это марафон на длинную дистанцию, завтра вам тоже понадобятся и здоровье и силы.

Зарезервируйте время под задачи
Составляя планы на неделю и планы на день зарезервируйте время для ёмких по времени задач, продолжительностью от 1 часа. Например: встреча с клиентом - 3 часа, подготовка коммерческого предложения - 1,5 часа, читать книгу - 1 час, тренировка - 1 час, и т.д. Тогда ваши планы на день и на неделю будут реально выполнимыми, ведь в сутках ограниченное кол-во часов.

Используй кайросы
Мелкие задачи, которые можно сделать в любой день недели, раскидывайте по дням недели с учетом Кайроса (Кайрос - это благоприятный момент для выполнения дела) и объединяйте их друг с другом.
Пример: надо оплатить телефон, ЖКХ, съездить купить продуктов, зайти в концтовары купить фломастеры.
Все эти дела при планировании недели (в файле Планировщик рабочей недели) ставьте в один день и сделайте всё "по дороге в магазин" это как раз благоприятный момент т.е. как говорится "между делом". Таким образом у вас экономится время, вы это все сделаете "за раз").
Выписывая дела на завтра в блокнот-планировщик дня просто соедините все эти дела линией или нарисуйте звездочки напротив каждого из них, чтобы вам было понятно, что они все "заодно".

Делайте только, что нужно, а остальное - нет
Делайте только то, что ведет вас к результату, остальное нет. Правило Парето гласит: 80% результата дает выполнение всего лишь 20% дел, то есть чтобы достичь цели 100%-го результата надо сделать процентов 30-35 (ключевые частности для победы) из того, что "предписано" некими общими правилами, при этом не снижая качества результата, своих интересов и безопасности.
Поэтому делайте только то, что и правда ведет вас к намеченному результату, а остальные дела и задачи А) делегируйте другим или Б) применяйте "правило трех гвоздей" или сразу В) выкидывайте без сожаления в корзину.
Доделывать, то что вы начали делать, но в процессе выполнения поняли что делать не надо - это лишняя в вашем плане задача, доделывать ее не надо (Начали читать книгу, на середине книги поняли, что полезных идей нет, книга не интересная - выкидывайте такую книгу, зачем ее дочитывать и тратить время, найдите и начните читать другую полезную)

Составляя план работы на неделю и месяц необходимо следить за поглотителями времени. Уберите отвлекающие факторы
Снизьте или уберите совсем отвлекающие факторы: почта, соц. сети, перекуры и т.д. что именно Вам виднее.
Почту, если позволяет ваш режим работы, можно проверять только два раза в день в определенные часы, например с 12.00 до 12.30 и с 16.00 до 16.00 (предупредите об этом ваших клиентов и коллег заранее, чтобы они знали что Вы отвечаете на почту в 12 и в 16 часов)
Соц. сети исключите из своего рабочего графика совсем, а СМИ сильно уменьшите (чтобы помочь себе с этим нелегким для многих решением, в браузер вашего ПК можно установить специальный плагин (у браузера Firefox это один из Add-ons-ов и он называется "Block Site"), который блокирует выбранные Вами сайты, и Вы просто не сможете зайти на ФБ или ВКонтакте.

Планирование дня – это не такая простая задача! В сутках всего 24 часа, а дел бывает и на все 48. А эффективное планирование на каждый день позволит успевать сделать многое за короткий срок.

А как вы планируете свой день?

Иногда день тянется бесконечно, а порой часы летят как секунды. Скоротечность времени особенно чувствуется в тот период, когда дел невпроворот. Как же все успеть? Стоит подумать о рациональной трате времени и составить план действий на день . Это позволит скоординировать события, оценить реальность их исполнения и избежать «метания» между двумя делами.

Конечно, в теории планирование дня звучит заманчиво. Набросал список дел, постепенно выполнил все пункты и успел сделать все намеченное. На практике все выглядит совершенно по-другому. Сразу вспоминается знаменитый закон Парето: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата». Это правило идеально подходит под описание жизни многих людей. Полдня уходит на раскачку, несколько часов интенсивной работы, потом перекур или чашечка кофе. Так проходит день, неделя, год, а иногда и целая жизнь.

Статистика говорит о том, что 80 % успешных бизнесменов заранее планирует свой день . И эта привычка у них появилась не из-за увеличения доходов и дел. Тут как раз умелое планирование на каждый день и расстановка приоритетов позволила добиться успеха в работе.

Стоит отметить, что планирование важно не только в карьере. Существует еще и время досуга. На тех же выходных хочется и с друзьями отдохнуть, и в кино выбраться, и навестить родителей. А тут еще и генеральная уборка с еженедельными закупками продуктов. Даже люди, необремененные работой, страдают от отсутствия времени. Сразу вспоминаю знакомую и ее слова: «проснусь в 10, пока чай попью, в Интернете посижу, ужин мужу приготовлю, уже и вечер. Времени на себя почти нет». Время у нее как раз есть, а вот организованности никакой.

Планирование дня: примеры успеха и неудачи

Рассмотрим примеры планирования на каждый день.
Иван – счастливый отец 2 очаровательных мальчишек-погодок. Жена сидит в декрете. Зарплата у Вани не сильно большая, поэтому ему приходится периодически подрабатывать. Его основная работа связана с обслуживанием компьютеров и оргтехники, а подработка – с их починкой. Отдельный кабинет позволяет заниматься «халтурой» прямо в разгар рабочего дня, что Иван и делает.

Его рабочий день проходит так: первые полчаса – на кофе, следующие пару часов – на подработку, потом уже основная деятельность. Стоит ли говорить, что Иван не успевает справляться со всей работой? Каждый день на большой фирме случаются поломки техники, которые требуют незамедлительной починки. Но как бросить подработку, ведь деньги за нее уже отдали, и на них приобретены новые ботинки сыну? За медленную работу Иван часто получает выговоры, и даже пару раз лишался премии. Приходится и периодически задерживаться, пытаясь все успеть. Может, стоило бы перенести подработку домой?

Хороший вариант, но там Иван не может сосредоточиться из-за детей, а также из-за знаменитой игры «World of tanks». Как-то парень даже несколько дней работал по строгому графику, лично им составленному, но форс-мажор на работе выбил его из колеи. Выводов сделано не было, поэтому дни Ивана по-прежнему проходят в авралах и постоянной нехватке времени.

Другое пример планирования на каждый день.
Марина работает парикмахером несколько лет. График – 2 дня через 2. В неделю у нее обычно 3-4 выходных. И каждый раз ее выходные проходили примерно одинаково. В 2-й рабочий день она вечером засиживалась допоздна в Интернете, а на следующий день отсыпалась почти весь день. Во 2-й выходной приходилось бегать по магазинам, заниматься домашними делами, готовить еду на несколько дней. А еще и маленький сынишка 4 лет тянул в парк или игровую комнату.

Конечно, на работу Марина выходила с ужасной усталостью, но «день сурка» (скорее, 4 дня сурка) тянулся месяц из месяца. И тут девушка решилась использовать планирование на каждый день. Марина вечером садилась и расписывала план на следующий день . Сначала было очень непросто его соблюдать, пару раз она прекращала такой опыт. Но затем Марина втянулась. Ее выходные теперь были распланированы. За 2 дня она успевала сделать все намеченное, и даже записалась на курсы «Моделирования цвета волос». Это помогло ей не только повысить квалификацию, но и перейти на более интересную высокооплачиваемую работу. Теперь с Мариной всегда удобный органайзер, который помогает ей уверенно идти по жизни.

Ошибки при планировании на каждый день

Казалось бы, что сложного распланировать собственный рабочий или выходной день ? Расписать план, выполнить указанные пункты и со спокойной совестью отдыхать. Но многие отмечают, что соблюдать его не так просто. Несколько дней усилий, и план заброшен навсегда. Какие наиболее типичные ошибки при планировании на каждый день?

1. неправильно расставленные приоритеты. «Первым делом самолеты!» Человек, планируя собственный день, должен уметь определять какие дела необходимо сделать в первую очередь, какие из них наиболее важные, какие можно отложить. Допустим, важный отчет не стоит выполнять вечером, ведь в течение дня могут появиться другие безотлагательные дела. Если на выходной запланирована генеральная уборка и поход в кино, то разумнее сначала выполнить необходимую работу по дому, т.к. посетить кинотеатр можно в любой день, в том числе и в будни.

2. включение в план необъятного количества дел. Не стоит пытаться за один день переделать все, что накопилось по работе или по дому за неделю. План должен быть реально выполнимым, иначе его составление бессмысленно. В один день невозможно посетить врача, 4-часовое совещание и съездить в гости в другой город.

3. отсутствие сосредоточенности на выполнении плана. Каждый может сказать, что ему тяжело жить по определенному плану. Однако правда заключается в том, что взрослый человек просто обязан уметь организовывать свое время. Все оправдания «я с детства такой», «не могу по плану», «это скучно» — это банальная лень и нежелание менять жизнь к лучшему.

4. план не изложен в письменном (электронном) виде. План, который держится в голове, не так просто проверить, перечитать, проанализировать его выполнение и увидеть результат.
5. отсутствие времени на отдых в плане. Человек – не робот, поэтому в плане обязательно должно присутствовать такие пункты как завтрак, обед и ужин, проверка личной почты, звонки родным, ланч с коллегой. Такие небольшие временные зазоры позволят немного разнообразить день, а также оставить время на непредвиденные дела.
Важно отметить, что человек должен хотеть оптимизировать свой день. Вспомним наш пример с Иваном. Он думал, что составленный план поможет ему успевать делать все дела, но при этом ничего не хотел менять в своей жизни. В рабочее время Иван подрабатывал, в нерабочее – работал, а дома тратил время на компьютерные игры. Изначально план был провальным.

Правила эффективного планирования дня. Как планировать свой день?

Древнегреческий мыслитель Гесиод говорил: « Истинно велик тот человек, который овладел своим временем». А почему бы не попробовать стать «великим» и поменять свою жизнь к лучшему?

Существуют правила, которые позволят сделать планирование дня эффективным:

1. четко поставленные задачи по важности и времени. В перечне дел следует расставить дела, которые фиксированы по времени (встреча в 3 с поставщиком, визит к врачу к 9). Затем в плане указываются другие важные задачи (написать отчет за неделю, оплатить кредит), а также временные окна (отдых, время на еду).
2. визуализация плана. Он должен быть перед глазами, чтобы оценить объем выполненных и предстоящих задач. В каком он будет виде – дело вкуса и удобства. Маленький блокнот, внушительный ежедневник или электронный органайзер. Важно не только написать план, но и четко указать задачу. Например, записать не просто «позвонить поставщику», а «позвонить Иванову И.И. по поводу доставки мебели».
3. оценка реальной траты времени. Для того чтобы составить план, нужно определить свои «бесполезные» действия. Допустим, невинный звонок подружке, проверка аккаунта в одноклассниках, свежий сериал по телевизору – занятия приятные, но порой уж очень временнозатратные. Анализ нескольких дней позволит выявить и устранить или минимизировать бесполезную потерю времени.
4. оценивание собственных сил. Некоторые дела требуют определенных временных затрат, поэтому не стоит за полчаса пытаться сделать 3-часовую работу. Также человек должен учитывать и свои физические возможности. Пробежка в 6 утра – хорошее полезное желание, но для совы это будет просто нереально.
5. подведение итогов. План должен не только составляться, выполняться, но и анализироваться. Рядом с каждым пунктом стоит выставлять оценку своим действиям. Первые несколько недель планирование дня и его оценка будет даваться нелегко, однако впоследствии его анализирование позволит более четко ставить задачи, вносить необходимые коррективы и быстрее достигать результата.

Итоги

Планирование на каждый день – основа плодотворной жизни. Поначалу будет не просто, но результат не заставит себя ждать. И тогда планирование дня станет хорошей привычкой успешного человека.

Вы ежедневно несёте ответственность за совещания, встречи и рабочие проекты, а в награду получаете зарплату и свободу от страха последствий. Чтобы сохранить ответственность и не остаться без наград, научитесь планированию. Такой совет даёт Стив Макклетчи в книге «От срочного к важному».

Мозговой штурм

Единственная практика, которую он предлагает, - мозговой штурм. Прежде выделите пять минут и запишите цели. Подумайте о работе, семье, здоровье, финансах. Чем длиннее выйдет список, тем лучше. Затем выберите первую цель и разбейте на шаги. Рассчитать все шаги сразу не получится - они прояснятся уже в ходе выполнения цели. Поэтому начните с базовых.

Спросите себя:

• Что сделать сначала?
• Где и у кого узнать, как это делается?
• Какие ресурсы понадобятся?

Проштурмуйте остальные цели и приступайте к плану.

Три уровня планирования

Макклетчи советует составлять план на месяц, неделю и день.

• План на месяц.
• План на неделю.
• План на день.

Откройте следующий месяц в календаре и добавьте в него шаги, которые вывели из мозгового штурма. Впоследствии план на месяц покажет, как вы продвинулись.

Учтите, что командировка, отпуск или поход к врачу планируются заранее. Также заранее вносите в план загруженные сезоны на работе, когда требуются все свободные руки.

Каждую неделю определяйте, какие задачи на неё намечаются и когда их надо закончить. Так вы поймёте, выполнить задачу сразу или в течение недели, и понадобится ли вам помощь людей, к которым, опять же, стоит обратиться заранее.

Планируйте ежедневные дела вечером, утром или с приходом на работу. Главное - до проверки электронной почты. Иначе вы потратите своё время на то, что важно другим.

Что, если вы составите план на день, но после проверки почты обнаружите срочные дела? Или не срочные, но важнее, чем запланированные? В таких случаях план укажет лучшее решение - без него вы сравниваете сообщения ни с чем.

Польза плана

Планирование требует усилий и самодисциплины. Легче взяться за первое же дело, чем составить план. Но с ним день пройдёт с пользой.

• Вы ничего не забудете.
• Вы успеете больше за короткий срок.
• Вы станете действовать проактивно.
• Вы примете лучшее решение.
• Вы быстрее восстановитесь после прерывания.

Мозгу свойственно напоминать о забытых задачах. Но когда он напомнит - зачастую бывает уже поздно. К тому же за раз мозг удерживает одну-две мысли - как только добавляется новая задача, стирается старая.

С планом проще - достаточно помнить, что ему надо следовать. Так вы сосредоточитесь на одной задаче и не упустите детали.

Покупатель со списком продуктов выйдет из супермаркета быстрее, чем покупатель без списка. Потому что такой список или план задаёт направление. Благодаря плану вы не потеряете время на размышление, что делать дальше. Списки продуктов составляют потому, что идти в магазин каждый раз, когда чего-то не хватает, - растрата времени. Действовать так - значит действовать реактивно, быть заложником обстоятельств.

Заранее составлять план - активный способ действия

С его помощью вы сгруппируете схожие задачи и сэкономите время. И таким образом подчините обстоятельства.

Сидя на совещании, вы говорите «нет» другим делам, которыми могли заняться в это время: ответить на письмо, закончить проект или устроить выходной.

План даст понять, чего стоит время и как его использовать. Вы не научитесь говорить «нет», вы научитесь говорить «да» правильным делам. Если вы работаете по плану и вас отвлекли, достаточно свериться с планом и возобновить работу. Иначе на восстановление уйдёт больше времени, чем на само прерывание.

Выработайте привычку

Последний совет Макклетчи: превратите планирование в привычку. Так вы оградитесь от прокрастинации и станете записывать задачи в календарь без усилий.