Уничтожение документов, не подлежащих хранению: порядок, особенности. Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению Опись уничтожаемых документов

Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на основании проведенной в организации.

Как правило, в организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций - наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.

Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Правила заполнения акта

Порядковый номер

Указывается порядковый номер дела (документа).

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком.

Крайние даты

В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.

Номер описи

В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно . При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой.

Количество единиц хранения

Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.

Итоговая запись

Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению.

После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех действуют единые правила.

Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

• Порча документации в результате возгорания или затопления;
• Хищение бумаг;
• Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.

Что нужно проверить при составлении акта?

• Приведение полного перечня уничтоженной документации;
• Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
• Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

• В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
• Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
• Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Порядок составления акта

Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

• Наименование дела (общее название документа);
• Крайние даты;
• Номер документа по описи или номенклатуре;
• Количество хранящихся экземпляров;
• Период хранения;
• Статьи согласно Перечню.

Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации. Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека). В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.

Сроки хранения

Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Выводы

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

Уничтожение документов в организации - необходимая процедура, которую нужно проводить регулярно. Как подготовить акт о выделении документов к уничтожению, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Правила уничтожения документов

Правила уничтожения деловых бумаг с истекшими сроками хранения для всех организаций одинаковы. Обычно это логическое завершение экспертизы ценности (ЭЦ) бумаг . Самая массовая группа документов, которые уничтожают, - дела временного хранения со сроками хранения до десяти лет.

Выделяет деловые бумаги для утилизации экспертная комиссия (ЭК) организации. Это коллегиальный совещательный орган при руководителе организации, который принимает решение об архивном хранении деловых бумаг или их утилизации. ЭК создается приказом руководителя организации. ЭК состоит из должностных лиц, которые могут дать профессиональную оценку бумагам разных систем документации. Грамотно оценить деловые бумаги по личному составу может только начальник отдела кадров, деловые бумаги бухгалтерского и налогового учета - главный бухгалтер и т. д.

Экспертиза ценности деловых бумаг, проводящаяся в делопроизводстве по завершении календарного года, заключается в разделении дел, находящихся на хранении в структурных подразделениях организации, на три группы:

Оценивают деловую бумагу, чтобы определить: имеет ли она после окончания срока хранения практическую, научную, историческую или любую другую ценность. Если бумага ценная, то ЭК решает продлить срок ее хранения. Если нет - она уничтожается. До того как срок хранения истечет, вопрос об оценке деловой бумаги не поднимается и она хранится, даже если ЭК в полном составе считает его ненужным.

Составление акта о выделении документов к уничтожению

Уничтожить деловые бумаги нужно способом, который исключает возможность восстановить информацию. Поэтому нельзя пускать деловые бумаги на черновики или разрывать. Уничтожить бумаги организация может сама, если у нее, например, есть промышленный шредер – обыкновенные «кабинетные» шредеры для масштабной утилизации деловых бумаг не подходят. Также можно воспользоваться услугами специализированной компании.

Графы 1, 2, 3, 6 и 7 являются обязательными, а графы 4 и 5 заполняются в том случае, если выделение деловых бумаг для утилизации проводится в архиве организации (имеются в виду документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения и деловые бумаги по личному составу , выделение для утилизации которых проводится по истечении сроков их хранения уже в архиве).

Cрок хранения истек

Дела отбираются к уничтожению и включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составляется.

На деловые бумаги с отметкой «ЭПК» может составляться отдельный акт о выделении деловых бумаг для утилизации.

В нем указываются:

дата и место его составления, наименование перечня, в соответствии с которым проводилась экспертиза ценности документов, годы, за которые выделяются к уничтожению документы, заголовки дел, количество дел (единиц хранения), сроки хранения и номера статей по перечню.

Если к уничтожению выделяются деловые бумаги, имеющие одинаковые заголовки (дела, состоящие из нескольких томов, или дела за несколько лет), в акт вносится групповой заголовок документов дела, а количество дел (единиц хранения) указывается в графе 6, например:

Хранение деловых бумаг, отобранные для утилизации

Деловые бумаги, отобранные для утилизации, должны храниться отдельно от документов, подлежащих передаче в архив организации и быть систематизированы по группам в соответствии с тем, как они включены в акт о выделении к уничтожению.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, отобранные для утилизации дела физически не уничтожаются до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного органа и утверждения описей дел руководителем организации.

Акты согласовываются с экспертной комиссией организации и утверждаются руководителем организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в нем указывается, что описи дел постоянного хранения за те же годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК архивного учреждения, при этом делается ссылка на дату и номер протокола ЭПК.

Организации - источники комплектования государственного или муниципального архива, как правило, представляют акты о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК» на рассмотрение ЭПК архивного органа в двух экземплярах вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

Уничтожение дел с истекшими сроками хранения, включенных в акт, производится только после утверждения руководителем организации описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период. Накладная (или иной документ), выданная пунктом приема вторсырья и подтверждающая прием деловых бумаг для утилизации, хранится в организации вместе с актом.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
• перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?» .

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Должно регулярно проводиться каждым предприятием. Именно поэтому в каждой организации будет полезно завести образец акта об уничтожении документов, чтобы он всегда находился перед глазами в качестве примера при оформлении результата проделанной работы. В предыдущей публикации мы привели пошаговые действия, которые необходимо будет для этого выполнить. Далее вы сможете найти образец акта, доступный для скачивания в формате doc.

Что еще необходимо знать для правильного составления акта.

Сроки хранения дел из нашего примера основываются на рекомендациях типового перечня документов 2000 года, и в настоящее время данный перечень прекратил свое действие в связи с появлением . Однако для определения сроков хранения документов, которые были сформированы до выхода нового перечня, используется информация из старого перечня. То есть, мы имеем в виду документы, которые были заведены с 2000 по 2010 годы включительно.

Новый типовой перечень представляет собой основание для работы с документацией, которая была заведена начиная с 2011 года, также он используется для того чтобы провести , актов на уничтожение документов и т.п.).

Предлагаем вашему вниманию пример акта на уничтожение документа:

24.11.2010 № 3

г. Петропавловск-Камчатский

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению.

На основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденного 06.10.2000 руководителем Федеральной архивной службы России, отобраны к уничтожению как не имеющие фактической ценности и утратившие практическое значение документы ООО "Водяной".

Описи дел постоянного хранения за 2002-2008 годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК* соответствующего архивного учреждения.

Итого 216 (двести шестнадцать) ед. хр. за 2002—2008 годы.

Заведующая канцелярией М.И. Селиверстова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 26.11.2010 № 2

Если предприятие не осуществляет передачу документов на государственное хранение, то необходимость в согласовании с ЭПК отпадает. В таком случае фразу из нашего примера «Документы по личному составу упорядочены за 2002-2008 годы» мы заменяем.

Здесь вы можете в формате doc.