МИНИСТЕРСТВО СТРОИТЕЛЬСТВА,

ПРИКАЗ

ОБ ОБРАЩЕНИИ С ИНФОРМАЦИЕЙ ДОРОЖНОГО ХОЗЯЙСТВА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В целях совершенствования работы с информацией ограниченного доступа, установления единого порядка обращения с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности, руководствуясь Положением о министерстве строительства, дорожного хозяйства Иркутской области , утверждённым постановлением Правительства Иркутской области от 9 февраля 2011 года N 29-пп

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по обращению с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности.

2. Настоящий приказ подлежит размещению на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Министр
М.В. Литвин

Инструкция по обращению с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности

УТВЕРЖДЕНА

приказом министерства строительства,

дорожного хозяйства Иркутской области

Глава 1. Общие положения

1. Инструкция по обращению с информацией ограниченного доступа в организациях, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, регистрации, приёму, отправке, хранению, уничтожению и использованию образующихся в деятельности организаций, подведомственных министерству строительства, дорожного хозяйства Иркутской области или связанных с ним при осуществлении своей деятельности (далее - организации) документов и других материальных носителей информации, содержащих информацию ограниченного доступа (далее - служебная информация ограниченного распространения).

2. К служебной информации ограниченного распространения относится информация, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, образующаяся в деятельности организаций, ограничения на распространение которой установлены федеральными законами.

3. По вопросам подготовки, регистрации, приема, отправки, хранения, уничтожения и обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, не отраженным в настоящей Инструкции, организации руководствуются , утвержденной .

Глава 2. Подготовка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первой страницы проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - документы ДСП) и номер экземпляра. Указанная пометка проставляется без кавычек.

При оформлении документа ДСП, имеющего приложение (приложения), содержащее (содержащие) служебную информацию ограниченного распространения, пометка "Для служебного пользования" проставляется не только на первом листе документа, но и на первой странице приложения (приложений). В этом случае весь документ является документом ДСП, например:

Для служебного пользования
Экз. N 1

5. На обороте последнего листа каждого отпечатанного экземпляра документа ДСП указывается количество отпечатанных экземпляров, инициалы, фамилия исполнителя документа, его телефон, номер объекта информатизации, предназначенного для обработки информации ограниченного распространения, на котором был подготовлен документ ДСП, инициалы, фамилия сотрудника, отпечатавшего документ ДСП, номер объекта информатизации, предназначенного для обработки информации ограниченного распространения, на котором был отпечатан документ ДСП и дата его печатания, например:

Отп. 2 экз.

Экз. N 1 - в адрес

Экз. N 2 - в дело

Исполнил (инициалы, фамилия исполнителя, номер телефона), на ПЭВМ N __

Отпечатал (инициалы, фамилия), на ПЭВМ N __

Дата печатания

6. Если на документе, подготовленном и отпечатанном в общем порядке, проставляется пометка "Для служебного пользования", то для регистрации такого документа представляются все отпечатанные и подписанные экземпляры документа. Количество экземпляров отпечатанного документа подтверждается подписями исполнителя документа и сотрудника, ответственного за учет документов ДСП в организации, на обороте экземпляра документа ДСП, остающегося в делопроизводстве.

Уничтожение черновых материалов и бракованных листов осуществляется исполнителем, о чем на обороте документа ДСП делается отметка, например:

В случае отсутствия черновиков или бракованных листов при подготовке документа ДСП об этом делается отметка исполнителем документа на обороте экземпляра документа ДСП, например:

7. При необходимости направления документов ДСП в несколько адресов на оборотной стороне последнего листа экземпляра, направляемого в дело, или на отдельном листе составляется список рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов ДСП и адресаты. Список рассылки подписывается исполнителем, готовившим документ ДСП.

8. После подготовки документа ДСП с использованием средств вычислительной техники вся информация, не предназначенная для дальнейшего использования, должна быть удалена исполнителем или лицом, отпечатавшим документ ДСП, со всех машинных носителей информации.

Глава 3. Учет исходящих и внутренних документов ДСП. Прием и учет входящих документов ДСП

9. Учету подлежат все стадии обращения с документами ДСП - подготовка, регистрация, прием, отправка, хранение, уничтожение.

Учет документов ДСП осуществляется подразделением (сотрудником) организации, обеспечивающим документационное обеспечение организации.

10. Учет документов ДСП осуществляется по журналам учета несекретных исходящих и внутренних документов или в электронной форме.

Разрешается регистрация документов ДСП отдельно от несекретных документов.

К регистрационному номеру документа ДСП добавляется пометка "ДСП", например:

N 59-37-5478дсп.

11. Документы ДСП готовятся, печатаются и размножаются в количестве, которое определяется руководителем подразделения организации, которому поручено исполнение документа ДСП.

Подготовка документов ДСП с использованием средств вычислительной техники осуществляется с учетом требований по защите информации, установленных федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации.

12. Все поступившие на регистрацию документы учитываются в журнале учета несекретной исходящей корреспонденции или в электронной форме.

13. При отправке документа ДСП с сопроводительным письмом в письме указывается наименование приложения, регистрационный номер приложения, номер экземпляра, количество листов в каждом экземпляре, пометка "Для служебного пользования", например:

Приложение: наименование документа, рег. N 59-37-54321дсп, экз. N 1, на 2 листах, для служебного пользования.

Если у отправителя не остаются экземпляры пересылаемых приложений, в сопроводительном письме указывается: "Только в адрес", например:

Приложение: наименование документа, рег. N 59-37-54321дсп, экз. N 1, на 2 листах, для служебного пользования, только в адрес.

14. Сотрудник, принимающий пакеты (конверты) с документами ДСП, проверяет правильность адреса, целостность упаковки пакета, сверяет номера вложений, указанных на пакете, с номерами, указанными в сопроводительных документах (реестре, разносной книге, расписке).

15. При вскрытии пакета проверяется соответствие номера, указанного на пакете, с номером документа ДСП, вложенного в пакет, приложений к нему с регистрационными данными о них, указанными в сопроводительном письме, номера экземпляров и количество листов всех документов ДСП.

16. Если в пакете (конверте) отсутствуют документы ДСП или приложения к ним, то составляется акт об отсутствии документов ДСП (Приложение 1).

Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, а второй остается в делопроизводстве.

Ошибочно направленные документы ДСП возвращаются отправителю или, по согласованию с ним, пересылаются по назначению в новом пакете.

17. Все поступившие документы ДСП незамедлительно регистрируются в журнале учета входящих несекретных документов или в электронной форме.

При регистрации поступившего документа ДСП на его первом листе проставляется штамп с указанием регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа ДСП и приложений к нему; листы иных приложений указываются отдельно, например:

На первом листе приложения ставится отметка, например:

18. После регистрации входящие документы ДСП передаются для рассмотрения адресату, а по его резолюции - исполнителям документа. Передача документов ДСП осуществляется под расписку.

Передавать документы ДСП для исполнения без регистрации запрещается.

Передача документов ДСП от одного сотрудника другому осуществляется по письменному разрешению (резолюции) руководителя организации.

Глава 4. Размножение документов ДСП

19. Копирование или производство выписок из документа ДСП осуществляются по письменному указанию руководителя организации.

20. Копии документов ДСП и выписки из них учитываются в журналах учета, где учтены оригиналы документов ДСП, за отдельными номерами и поэкземплярно. При этом на оригинале документа ДСП делается отметка с указанием даты копирования, количества экземпляров копий (выписок), регистрационных номеров копий (выписок), например:

Подготовлено 2 (две) копии (выписки из) документа, зарегистрированы за рег. N 2дсп.

Дата. Подпись (проводившего копирование).

На копиях документов ДСП в правом верхнем углу страницы проставляется отметка "Копия".

На выписках из документа ДСП после наименования документа проставляется отметка "Выписка".

21. Размножение входящих, исходящих или внутренних документов ДСП осуществляется по письменному указанию руководителя организации, которым подготовлен документ ДСП.

22. Дополнительно размноженные экземпляры документа ДСП учитываются за тем же номером, что и основной документ. Номера экземпляров нумеруются от последнего номера экземпляра документа ДСП. На обороте основного документа и в указателе рассылки делается отметка о дополнительно размноженных экземплярах, например:

Дополнительно размножено 2 экземпляра.

Экз. N 3 - отдел военного комиссариата

Экз. N 4 - МВД РФ

Дата. Подпись (производившего выписки).

Глава 5. Формирование исполненных документов ДСП

23. Документы ДСП после исполнения группируются в дела организации вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При этом на обложке дела, в которое помещены документы ДСП, проставляется пометка "Для служебного пользования", а в графе номенклатуры дел к номеру дела добавляется пометка "ДСП".

25. Допускается формировать отдельные дела с документами ДСП, сформированные по вопросному или видовому признакам, если таких документов большое количество.

При небольшом количестве документов ДСП допускается их группировка в одном деле, имеющем заголовок "Документы ДСП".

Глава 6. Рассылка документов ДСП

26. Исходящие документы ДСП пересылаются специальной связью, фельдъегерской связью, почтовой связью (заказными почтовыми отправлениями, почтовыми отправлениями с объявленной ценностью).

Запрещается передавать документы ДСП посредством факсимильной связи и электронной почты.

27. При пересылке документов ДСП специальной или фельдъегерской связью оформляется реестр на корреспонденцию, направляемую через специальную или фельдъегерскую связь (Приложение 2).

28. При доставке документов ДСП непосредственно адресату, минуя подразделения специальной или фельдъегерской связи, передача осуществляется по распискам, разносным книгам или реестрам.

29. В реестрах на корреспонденцию, направляемую через специальную или фельдъегерскую связь, разносных книгах и расписках проставляются дата и время приема-передачи, которые заверяются подписью принимающего их сотрудника и мастичной печатью организации.

Глава 7. Отбор документов ДСП для хранения. Уничтожение документов ДСП

30. Дела с документами ДСП передаются на постоянное или временное хранение в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области , утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года N 199-уг .

31. Уничтожение дел и документов ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится комиссией, назначаемой руководителем организации, в котором осуществляется учет и хранение документов ДСП.

Отобранные к уничтожению документы ДСП, дела с такими документами оформляются отдельным актом или включаются в сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В журналах учета, в которых учтены документы ДСП, проставляется отметка об уничтожении документов ДСП со ссылкой на соответствующий акт, например:

Уничтожено. Акт N ____ от ________ 20___ года.

32. В случае если из отобранного для уничтожения дела изымаются отдельные документы ДСП, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера и наименования, номер дела, из которого они изъяты, и номера листов, а также номер дела, в которое они подшиты, номера листов и регистрационные номера по журналам учета текущего года. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов ДСП, например:

Из дела N 1 изъят документ вх. N 4дсп, листы 25, 26. Документ зарегистрирован за вх. N 2дсп, подшит в дело N 1, листы 1,2.

33. Без составления акта с проставлением в соответствующих журналах учета отметок об уничтожении и даты уничтожаются:

1) черновики или неподписанные проекты документов ДСП;

2) бракованные экземпляры размноженных документов ДСП;

3) отдельные перепечатанные и бракованные листы документов ДСП.

Отметки об уничтожении заверяются подписями двух сотрудников: ответственного за учет документов ДСП и исполнителя документа ДСП.

Уничтожение документов ДСП производится путем их сжигания в специальных печах или измельчения в бумагорезательной машине.

Глава 8. Проверка наличия документов ДСП

34. По окончании года проводится проверка наличия всех документов ДСП и других носителей информации независимо от времени их поступления.

Проверка проводится комиссией, назначаемой руководителем организации, в котором учтены и хранятся документы ДСП.

В состав комиссии включаются сотрудники, ответственные за учет и хранение документов ДСП.

35. В ходе проверки комиссией проводится сверка регистрационных данных и фактического наличия документов ДСП, а также проверяется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) документов ДСП.

36. По результатам проверки составляется акт, в котором указываются:

1) вид проводившейся проверки (годовая, приемо-сдаточная и т.п.);

2) наименование подразделения, в котором проводилась проверка;

3) состав комиссии;

4) общее количество взятых на учет документов ДСП за проверяемый период по всем видам учета;

5) количество и регистрационные номера документов ДСП, не предъявленных в ходе проверки, причины их отсутствия, сотрудники, за которыми они числятся;

6) выявленные нарушения при организации и ведении учета документов ДСП;

7) выводы и предложения комиссии.

Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации.

37. Руководителем организации, в котором выявлен факт недостачи или утраты документа ДСП, назначается комиссия для проверки обстоятельств утраты в соответствии с законодательством.

38. По окончании проверки комиссия, указанная в пункте 35 настоящей Инструкции, предоставляет руководителю организации на рассмотрение заключение о результатах проведенной проверки, иные документы, имеющие отношение к проверке.

39. На утраченные документы ДСП составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации, назначившим комиссию.

На основании акта делаются соответствующие отметки в журналах учета, в которых учтены утраченные документы ДСП.

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив.

Глава 9. Обеспечение сохранности документов ДСП, их прием и передача

40. Документы ДСП хранятся в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (хранилищах).

Документы ДСП с разрешения руководителя организации могут находиться у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

41. При смене должностных лиц, ответственных за учет документов ДСП, а также на период их временного отсутствия (отпуск, командировка), руководителем организации назначается комиссия для приема-передачи документов ДСП, в составе не менее 3 человек.

В состав комиссии включаются сотрудники: сдающий дела и вновь назначенный сотрудник, ответственный за учет документов ДСП.

42. Акт приема-передачи составляется в порядке, указанном в пункте 36 настоящей Инструкции.

Акт приема-сдачи подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации.

43. В случае реорганизации или ликвидации организации, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает комиссия, назначенная руководителем реорганизуемой или ликвидируемой организации.

44. Комиссия, указанная в пункте 43 настоящей Инструкции, проводит полную проверку наличия документов ДСП. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем организации, назначившим комиссию.

Все документы ДСП систематизируются и по решению комиссии передаются в министерство строительства, дорожного хозяйства Иркутской области (по согласованию), либо в государственный архив, либо уничтожаются по акту.

Министр строительства, дорожного
хозяйства Иркутской области
М.В. Литвин

Приложение 1. А К Т об отсутствии документов ДСП

Приложение 1

ограниченного доступа в организациях,

подведомственных министерству строительства,

дорожного хозяйства Иркутской области

или связанных с ним при осуществлении

своей деятельности

А К Т об отсутствии документов ДСП

Нами (мной), _______________________ при вскрытии пакета,

(должность, Ф.И.О.)

полученного из ________________________________, и проверке вложимого

(наименование организации отправителя документов)

обнаружено отсутствие документов ДСП:

(номера документов ДСП)

Перед вскрытием пакет осмотрен, повреждений не обнаружено.

__________________________________________________________________

(указание на возможный возврат документов или запрос подтверждения вложимых документов ДСП)

Наименование должности

делопроизводителя _____________ (Ф.И.О.)

(подпись)

Наименование должности

_____________ (Ф.И.О.)

(подпись)

Приложение 2

к Инструкции по обращению с информацией
ограниченного доступа в организациях,
подведомственных министерству строительства,
дорожного хозяйства Иркутской области
или связанных с ним при осуществлении
своей деятельности

РЕЕСТР N ______

на корреспонденцию, направляемую через _________________________

(наименование организации)

"___" ____________ 20__ года

Отправитель: ________________________________________________

(наименование организации)

Государственный контракт N _______

Итого ___________________ пакета (ов)

Подпись отправителя ________________

Принято __________________ пакет (ов)

"___"_____________ 20__ года

Час.__________ мин.

Экспедитор-приемщик ОФС

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех действуют единые правила.

Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

• Порча документации в результате возгорания или затопления;
• Хищение бумаг;
• Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.

Что нужно проверить при составлении акта?

• Приведение полного перечня уничтоженной документации;
• Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
• Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

• В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
• Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
• Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Порядок составления акта

Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

• Наименование дела (общее название документа);
• Крайние даты;
• Номер документа по описи или номенклатуре;
• Количество хранящихся экземпляров;
• Период хранения;
• Статьи согласно Перечню.

Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации. Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека). В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.

Сроки хранения

Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Выводы

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в . А что делать с документами после того, как сроки их хранения истекли? Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Изъятие бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются (абз. 2 п. 2.3 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.

Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно. Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (абз. 5 п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов

Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.

Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.

Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их . Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)

Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

Образец акта о выделении документов к уничтожению

Порядок заполнения

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

• Иванов И.И. - председатель комиссии;
• Петров И.Н. - секретарь;
• а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

• укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
• укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
• заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
• номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
• далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
• запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
• укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

• сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
• квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы, приказываю:

Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.

3. Внести в Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах, утвержденное приказом ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/728@, (далее - Положение) следующие изменения и дополнения:

в пункте 2.3 Положения исключить текст "регистрации,";

пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:

"2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.

При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, "Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования" и дела с документами "Для служебного пользования" по Акту приема-передачи.";

в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении N 3 к Положению исключить текст "и состояния делопроизводства";

наименование раздела III в приложении N 3 к Положению изложить в следующей редакции: "III. Выводы и предложения комиссии".

4. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, ";

приказ ФНС России от 27.06.2008 N ММ-3-4/293@ "О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В. Янкова

Порядок
обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию
(утв. Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. N ММВ-7-10/459@)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию, (далее - Порядок) регламентирует требования, обеспечивающие в налоговых органах прием входящих и отправку исходящих документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее - ДСП-документы), а также прохождение ДСП-документов внутри налоговых органов.

Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).

1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.

Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.

1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями

2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:

В бумажном виде и на небумажных носителях в качестве приложения к сопроводительному письму на бумажном носителе (далее обмен ДСП-документами в бумажном виде);

В электронном виде.

2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.

2.3. Обмен ДСП-документами в электронном виде осуществляется по электронной почте (далее - ЭП), созданной и функционирующей в рамках действующей системы телекоммуникаций ФНС России, с использованием средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ).

ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по ЭП с использованием СКЗИ, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП) лица, подписавшего соответствующий бумажный ДСП-документ.

Официальные электронные почтовые ящики (далее - ЭПЯ) устанавливаются в структурных подразделениях, в функции которых входит документационное обеспечение управления (далее - подразделение ДОУ). В подразделении ДОУ назначаются работники, ответственные за прием и отправку ДСП-документов в электронном виде (далее -операторы ЭПЯ).

3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов

3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.

3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:

В СЭД в БД "Канцелярия Экспедиция" создает регистрационную карточку (далее - РК), в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего", а также поле "Кому", в которое вносится наименование структурного подразделения или должностного лица, которому будет направлен документ. Для ДСП-документов, поступивших из других налоговых органов, в СЭД в БД "Канцелярия экспедиция" в представление "Поступившие/ДСП-документы" от отправителя автоматически пересылается РК с заполненными полями "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего";

Регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле "Кому";

В правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП";

Передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.

3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.

3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы Winrar и проверяет:

Наличие файла документа, файла УКЭП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;

Соответствие оформления файлов установленным требованиям;

Правильность адресата;

Подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.

3.2.2. Оператор ЭПЯ:

Распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);

Вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра (выбирается из списка рассылки). В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при распечатывании приложения ему присваивается номер экземпляра, равный: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>;

На бумажной копии документа ставит штамп "Дубликат. УКЭП подтверждена" и подпись.

Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: "Приложения в эл. виде можно получить в комн. N…".

3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с .

Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.

4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения

4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.

Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" (), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).

4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.3. Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

При необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначальному ДСП-документу и его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>/<дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.)>;

В СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям.

Передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в учета входящих документов "Для служебного пользования".

4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:

Передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре ();

Передачу ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений после доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять под роспись в реестре ().

Проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр N 1) штамп "Электронный документ соответствует подлиннику" .

Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.

7.2.4. Все файлы, перечисленные в , архивируются с помощью программы Winrar.

7.2.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.

При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:

Адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;

В поле "Тема" заносится дата регистрации ДСП-документа и его исходящий регистрационный номер (например, "от 24.06.2005 N 18-0-09/000123дсп@");

К почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.

7.2.6. Оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле "Краткое содержание" после заголовка к документу добавляет фразу "Отправлено по ЭП с СКЗИ".

7.2.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр N 1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел налогового органа.

8. Подготовка, регистрация и рассылка приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов)

8.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация ДСП-приказов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации приказов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:

На ДСП-приказах (в необходимых случаях - и на проектах) в правом верхнем углу первой страницы проставляется (печатается) пометка ограничения доступа "Для служебного пользования";

Каждому ДСП-приказу присваивается номер экземпляра, который вписывается ниже пометки "Для служебного пользования";

В конце регистрационного номера ДСП-приказа добавляется пометка "ДСП" (для ДСП-приказа, рассылаемого в бумажном виде) или "ДСП@" (для ДСП-приказа, рассылаемого в электронном виде);

Пометка "Для служебного пользования" проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-приказ.

8.2. На каждый ДСП-приказ в СЭД в базе данных ОРД должна быть создана РК, в которой:

Должны быть заполнены все необходимые поля;

Переключатель "ДСП документ" должен быть включен;

В поле "Документ" электронный образ документа не вкладывается.

Регистрация ДСП-приказов осуществляется с использованием СЭД.

Передача ДСП-приказов внутренним пользователям (секретарям (делопроизводителям) приемных и структурных подразделений налогового органа) производится в бумажном виде под роспись получателя документов в реестрах (), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделениях ДОУ.

8.3. Отправка ДСП-приказов в электронном и бумажном виде внешним пользователям осуществляется аналогично отправке исходящих ДСП-документов в бумажном и электронном виде ( , настоящего Порядка).

8.4. Работа с ДСП-приказами в структурных подразделениях осуществляется аналогично работе с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа ( настоящего Порядка).

_____________________________

* Допускается вместо штампа делать запись вручную.

** Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Приложение N 1
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Реестр приёма/передачи документов ДСП

Приложение N 2
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования"

Приложение N 3
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Список рассылки Приказа (распоряжения, письма)

_____________________________

* Заполняются только те адресаты, которым будет направляться ДСП-документ.

Приказ Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. № ММВ-7-10/459@ “Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию”

Обзор документа

Утвержден новый порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию. Он определяет правила работы со всеми ДСП-документами. Исключение - порядок работы с которыми урегулирован специальными нормативными актами.

Как и раньше, регламентирована работа с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах Службы.

Уточнено, что ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации, должны быть подписаны определенным видом ЭЦП - усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего соответствующий бумажный документ.

Регистрация входящих и исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.

Отдельно уделено внимание подготовке, регистрации и рассылке приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов).

Приказ ФНС России, утвердивший ранее действовавший порядок, признан утратившим силу.