Уведомление работника об отпуске за две недели. Правила оформления уведомления об отпуске

Заметим, что закреплённое за каждым трудящимся человеком право на отдых, является не только преференцией, но и прямой обязанностью. Работник не имеет права отказаться от установленного ему законного отдыха. Поэтому работодателю важно знать ключевые аспекты ведения кадровой документации при оформлении ежегодных отпусков, чтобы нивелировать риски возникновения конфликтов внутри коллектива, а также претензий со стороны регуляторов. А работнику не помешает знать свои права и обязанности при выходе в отпуск. Тем более что нюансов здесь довольно много, есть и лазейки для обеих сторон.

Зачем нужно уведомление об отпуске - законодательные нормы и сроки

Норма трудового права, устанавливающая очерёдность по выходу в отпуск сотрудников предприятия, а также срок по их уведомлению об этом - . Здесь отражён ключевой момент, который касается порядка информирования человека об уходе в отпуск: работодатель обязан предупредить сотрудника о том, что он направляется в очередной отпуск. И делать это нужно минимум за 2 недели до его начала.

При проведении информирования наниматель должен опираться на составленный в предшествующем году график отпусков. Этот документ ратифицируется в срок до середины декабря (+/- 2 дня) и устанавливает для каждого работника точные даты и периоды, на которые в текущем году работник обязан отправиться отдыхать. Внести коррективы в этот график можно только по обоюдному согласию. Человек по собственной инициативе не может перенести даты или уменьшить/увеличить количество дней в определённой части своего отпуска. Здесь можно только договориться с работодателем. Другого выхода нет.

Аналогичная ситуация и у нанимателя: если работник не соглашается выйти в отпуск в другое (неустановленное в графике отпусков) время, никто не имеет права принудить его сделать это, даже если этого требует производственный процесс.

Заметим, что утверждённый график отпусков должен быть у каждой компании, в противном случае на предприятие может быть наложен штраф. Это регулируется административным законодательством, если быть точными, статьёй 5.27 КоАП. Единственное исключение здесь - микробизнес, в штате которого трудоустроено менее пятнадцати работников, действующий в статусе индивидуального предпринимателя. Эта категория работодателя освобождена от обязанности применять график отпусков на год.

Таким образом, если работник трудоустроен на предприятие до декабря предыдущего года и, соответственно, внесён в график отпусков, его необходимо должным образом уведомить об его обязанности отдохнуть за счёт предприятия. В случае если этого не происходит, и человек не получает официального уведомления об отпуске за 14 дней, он имеет право сдвигать сроки до удобного ему момента. То есть при задержке на 2 дня, срок выхода в отпуск может быть совершенно законно перенесён по инициативе работника на 2 дня, если кадровая служба опоздала с уведомлением на 5 дней - соответственно, на 5 дней и т. д.

Для этого человеку достаточно написать заявление, что он не был предупреждён о дате начала отпускного периода. Это право закреплено в части 2 статьи 124 ТК РФ.

Проверяет наличие уведомлений об отпуске и трудовая инспекция. Если при очередной проверке будет обнаружено, что информирования об отпуске не было, это может спровоцировать санкции со стороны контролёра.

Когда уведомление не требуется

Есть всего 2 вида отпуска, когда наниматель обязан уведомить сотрудника в письменном виде:

1. Ежегодный оплачиваемый.
2. Дополнительный отпуск.

Это соотносится с тем, что именно эти виды регулируются графиком отпусков.

Если же человек пишет заявление на отпуск без содержания, предупреждать его об этом нет необходимости.

Ещё один вариант, когда не нужно составлять уведомление, - если человек по согласованию с руководством просит передвинуть срок отпуск на более ранний или поздний период. И при этом распоряжение о предстоящем отпуске издано минимум за 14 дней. В этом случае извещать работника об этом факте необязательно. Достаточно того, что в приказе указаны все необходимые данные об отпуске. Сотрудник, подписывая приказ, зафиксирует факт ознакомления с распоряжением и одновременно с уведомлением о дате начала отпуска.

Если приказ об отпуске издан min за 14 дней, уведомлпение в другой форме составлять не нужно

По такому же алгоритму можно оформлять и отпуска сотрудникам, которые трудоустроены в компанию менее года, а значит, не внесены в график отпусков. От служащего в этом варианте требуется в обязательном порядке написание заявления на отпуск, а работодатель должен на его основании издать приказ.

Такая простая схема поможет в решении о необходимости уведомления или об его отсутствии

Детали при отпуске совместителей

Специфика оформления отпуска сотрудника, трудоустроенного либо по внутреннему, либо по внешнему совместительству, диктует определённые правила:

1. Отпускной период совместителю положен в то время, когда он берёт плановый отпуск по основному месту работы. Чтобы наниматель имел возможность правильно спланировать график отпусков (а совместители также туда вносятся), сотрудник должен сообщить нанимателю информацию о запланированном на основном месте отпуске.
2. Когда положенные 6 месяцев для предоставления ему времени законного отдыха ещё не прошли, на невыработанные дни ему должен быть оформлен отпуск без сохранения заработной платы.

По факту извещение о начале отпускного периода для работников-совместителей носит формальный характер, так как человек в первую очередь сам замотивирован, чтобы отпуск по совместительству был предоставлен ему своевременно.

Нужно помнить обеим сторонам в этом случае, что если совместитель не подаёт данные о периодах отдыха, установленных по основному месту трудоустройства, он включается в график отпусков на общих основаниях и не имеет права диктовать впоследствии свои условия. В такой ситуации наниматель совместителя просто предупреждает его за 14 дней до наступления отдыха.

Как грамотно оформить извещение о начале отпуска - 5 видов, требования и детали

По этому вопросу нужно знать, что унифицированной формы уведомления о начале отпуска не существует. В связи с чем кадровая служба предприятия имеет право самостоятельно разработать и применять свою форму. Причём рекомендуется до начала использования документа ратифицировать образец извещения в учётной политике предприятия либо в других внутренних актах предприятия, регулирующих кадровый документооборот.

Фактически есть 5 видов уведомлений, так, известить человека о плановом отдыхе можно с помощью:

1. Приказа на предоставление определённого вида отпуска (основного, дополнительного или того и другого, а также других комбинаций отпускных дней). Оформляется документ по стандартным формам №Т-6 (персональная) или №Т-6а (распоряжение, которое устанавливает отпускные периоды сразу для группы сотрудников). При этой стандартной процедуре нужно только строго соблюдать, чтобы сроки извещения (14 дней) соблюдались для всех отпускников. Если, к примеру, кадровик не успевает предупредить одного из работников, который фигурирует в форме №Т-6а, за 14 дней (общий приказ ещё не издан), для него составляется индивидуальное письменное уведомление.

   Приказ по шаблону №Т-6а также признаётся формой уведомления, в нём фиксируются реквизиты, есть виза и дата ознакомления

2. Отдельного журнала или ведомости к графику отпусков, когда уведомление оформляется в табличном виде и отражает необходимые сведения:
   • Реквизиты по работнику - Ф. И. О., должность, подразделение, табельный номер.
   • Информацию о дате начала отпуска.
   • Периоде, на который он предоставляется.
   • Графу с визой отпускника, где он расписывается о том, что он проинформирован о необходимости уйти в отпуск.
   • Дату, когда человек был проинформирован об этом.
3. Заметим, что предыдущий вариант фактически дублирует всю информацию, уже отражённую в графике отпусков. Поэтому применение этого варианта предпочтительнее. В этом случае нет дополнительных бумаг, кадровику не нужно оформлять несколько бумаг вместо одного уже готового документа. Но здесь нужно учитывать один момент (как, впрочем, во всех других вариантах): согласовать такой способ уведомления нужно в локальном акте. К примеру, это может быть распоряжение о внесении дополнительных столбцов в унифицированную форму №Т-7, по которой в компании оформляется ежегодный график отпусков.

   Если на предприятии ратифицирован график отпусков, где есть столбцы согласования с визами отпускников и датами, когда это было сделано, этот документ признаётся уведомлением

4. Уведомление может быть составлено также в виде персонального ознакомительного листа, который рекомендуется подготовить и распечатать в двух экземплярах. Оба листа нужно завизировать ответственным лицом работодателя. Это может быть как гендиректор, так и руководитель службы персонала, а также непосредственный начальник сотрудника. После ознакомления и подписания документа один экземпляр складывается в определённую папку с уведомлениями и хранится в архиве, а второй выдаётся на руки сотруднику. Это может быть лист формата А4 или А5, напечатанный на компьютере или написанный от руки. Выбор за работодателем. Как грамотно подготовить форму такого извещения расскажем ниже.

   Персональное уведомление, как правило, распечатывается в 2-х экземплярах

5. Если это принято в локальном акте, допускается визирование ознакомления в рабочем журнале начальника структурного подразделения.

Для информации: любой из вышеперечисленных способов информирования допускается регуляторами трудовой деятельности. Об этом свидетельствуют официальные письма Минтруда и Роструда РФ под номерами №1693–6-1 и №428–6-1, соответственно. Главное здесь - чтобы в документе была отражена вся необходимая информация и стояла оригинальная подпись работника.

В том или ином варианте уведомление нужно в обязательном порядке занести в отдельный регистр учёта исходящего документооборота - такой журнал должен быть в каждой компании (подробности - в отдельной главе).

Образец листа извещения о начале отпуска

Как любой документ кадрового делопроизводства лист уведомления о начале отпуска должен быть составлен по определённым канонам:

1. В «шапке» извещения указывается:
   • От кого направляется документ - основные реквизиты предприятия-нанимателя.
   • Кому адресовано уведомление - Ф. И. О. работника, должность, его табельный номер.
   • Название самого документа, его исходящий номер и дата издания.
2. В основной части кратко даётся информация:
   • Дата, с которой работник числится в оплачиваемом отпуске.
   • Срок, на который оформлен отпуск в календарных днях.
   • Дата выхода на работу.
   • Желательно указать законодательное основание, по которому работнику требуется исполнить своё право и обязанность.
3. В финальной части ставится:
   • Виза должностного лица от нанимателя.
   • Подпись отпускника об ознакомлении с документом.

Можно использовать и сокращённый вариант уведомления, но лучше указать всю информацию

Порядок ознакомления работника с уведомлением

Как указывалось выше, в зависимости от вида информирования будущий отпускник должен поставить свою визу либо на распоряжении, либо на отдельном листе уведомления, либо расписаться и поставить дату в соответствующих блоках графика отпусков, либо зафиксировать этот факт в отдельном журнале. Всё зависит от способа, который установлен во внутренних нормативных актах.

Но бывают ситуации, когда сотрудник отказывается признавать спущенный сверху график отпусков и не хочет подписывать уведомление. Заметим, что такое сопротивление со стороны трудящегося не приведёт к нужному результату. Здесь можно только договориться. Отменить в одностороннем порядке сроки выхода в отпуск невозможно.

Но если человек всё-таки упирается или его просто нет на рабочем месте, что делает невозможным подписание уведомления, работодатель имеет право:

Как только все формальности выполнены, работник обязан отправиться в отпуск, нахождение его на рабочем месте ни к чему не приведёт.

Работодатель же, в свою очередь, за 3 дня до наступления отпуска должен выплатить сотруднику отпускные.

Другие виды уведомлений, касающиеся отпуска, их специфика

Разберём ещё несколько вопросов от пользователей, касающихся других отпускных моментов.

Образец уведомления о переносе отпуска

Чаще всего инициатива о переносе даты начала отпуска исходит от сотрудника. Это случается, когда, к примеру, подворачивается хорошее предложение от туроператора с датами чуть позже начала запланированного отпускного срока или пошла несостыковка с отпуском второй половины, другие жизненные ситуации. Случаются и производственные авралы, когда работник очень нужен на рабочем месте. Это может быть выездная налоговая проверка, не запланированный всплеск торговой активности, когда менеджер-продавец нужен в компании, внеплановый аудит или инвентаризация склада и т. п.

Здесь нужно понимать, что перенос сроков отпуска возможен только по двусторонней договорённости. Чтобы решить вопрос, инициатор этой процедуры должен известить вторую сторону о своей просьбе.

Для нанимателя важно в этом вопросе: указать в извещении обстоятельства, приведшие к этому решению. Особенно существенен этот факт в варианте, когда предприятие просит работника сдвинуть свой отдых с возникшей производственной необходимостью. Человек должен понимать, в связи с чем он должен идти навстречу нанимателю. Следует также предусмотреть возможность для сотрудника прямо на документе дать своё согласие или отказ на перенос срока своего отдыха.

Отметим, что заставить человека перенести отпуск работодатель не имеет права. При нарушении этого постулата к компании могут быть применены штрафные санкции по действующему законодательству (смотри статью 5.27 КоАП).

Итак, если инициатором переноса начала отпуска является предприятие, то нужно указать на существенные обстоятельства для подвижек в сроках планового отпуска, к примеру, так:

Отметим: законодательство и официальные письма регуляторов, напрямую указывают, что отказ работника сдвигать сроки установленного в графике отпускного периода не может быть признан нарушением трудовой дисциплины, равно как и применение каких-либо санкций к человеку в этом случае не допускается. При игнорировании этого правила пострадавший сотрудник имеет право направить претензию в трудовую инспекцию или в суд.

Если же инициатором подвижек в сроках является работник, он может:

Вернёмся ещё раз к тому моменту, что обе стороны имеют право как согласовать предложенный перенос, так и отказать в нём. Принудительный порядок здесь не работает.

Уведомление об отзыве из отпуска

Возможны ситуации, когда работник, который уже находится в отпуске, срочно необходим на производстве. Отзыв сотрудника с отдыха возможен, это регламентировано в статье 125 ТК РФ. В этом же документе есть алгоритм действий при такой ситуации. Для того чтобы вернуть человека на рабочее место, во-первых, необходимо соблюсти 3 ключевых условия:

Известить работника о производственной необходимости можно любым доступным способом: по телефону, электронной почте, лично подъехать к работнику и пр. После того как работник выразил своё согласие с отзывом, готовится приказ, в котором кадровик должен рассчитать количество не отгулянных сотрудником дней отпуска и внести коррективы в его личную карточку. Не стоит забывать, что нужно своевременно скорректировать и общий график отпусков по компании.

В приказе в обязательном порядке указывается основание отзыва - письменное согласие отпускника

Видеоинструкция: как правильно отозвать работника из отпуска

Извещение об изменении количества дней отпуска

В сегодняшней довольно сложной экономической ситуации в стране часто встречается ситуация, когда руководство решает сократить часть дополнительных отпусков, которые ранее были установлены сверх норм трудового права. В связи с чем возникают логичные вопросы: как кадровику решить эту проблему, ведь фактически это ухудшение условий труда, как составить уведомление об изменении количества отпускных дней и т. п.

Здесь важно понимать, что по трудовому законодательству ухудшение условий труда не допускается. Но это касается только тех пунктов, которые установлены в ТК РФ. Так, минимально возможный дополнительный отпуск, к примеру, за ненормированный рабочий день определён в объёме 3 дня (смотри статью 116 ТК РФ). Если же в трудовом соглашении с работником по воле работодателя этот период установлен в увеличенном размере, это добрая воля предприятия. Фактически возврат количества дополнительных отпускных дней к норме не может быть расценено, как ухудшение условий. Это просто приведение отпуска к нормативам.

Отметим, чтобы не нарушать трудовое право, в такой ситуации нужно:

1. Согласно второй части статьи 74 ТК РФ, нужно за 2 месяца предупредить человека об изменении условий труда и отдыха. Делается это при помощи соответствующего уведомления.
2. Но до этого момента необходимо издать приказ, который зафиксирует волю работодателя по вносимым изменениям.
3. Статья 72 Кодекса, а также официальное Письмо Роструда за номером 1904–6-1, где рассматривается данный вопрос, требуют от нанимателя заключить с человеком дополнительно соглашение, где должны быть зафиксированы коррективы в трудовой распорядок. Порядок оформления такого документа не регламентирован, допускается составить его в свободной форме. Так как доп. соглашение - неотъемлемая часть трудового контракта, составить документ нужно в двух экземплярах. Один выдаётся на руки служащему, второй подшивается в личное дело, хранящееся в компании. Факт, что человек ознакомился, подтвердил своё согласие и принял свой экземпляр соглашения, засвидетельствует его виза. Это установлено частью 1 статьи 67 ТК РФ.

Здесь необходимо учесть один немаловажный момент: если в компании такого рода условия зафиксированы в коллективном договоре, и этот внутренний акт подлежит корректировке, в обязательном порядке (статьёй 50 ТК РФ) предусмотрена уведомительная регистрация уточнённого варианта в инспекции по труду.

Где регистрируются уведомления о начале отпуска

Регистр уведомлений, которые выдаются сотрудникам предприятия, должен вестись в каждой компании, сюда относятся извещения:

• о реорганизации общества;
• о даче объяснений;
• о переводе на другую должность;
• о корректировках в распорядке трудового процесса, условиях труда и отдыха;
• о плановом отпуске.

Всю информацию, касающуюся грядущего отпуска, нужно своевременно, заполняя все необходимые столбцы, вносить в этот внутренний журнал. Основная задача этого регистра - оперативный поиск данных по конкретному вопросу. Особенно это актуально при возникновении разногласий и претензий со стороны недовольных работников и регуляторов.

Как практически в большинстве всех вышеперечисленных документов здесь нет стандартизированной формы, поэтому кадровая служба компании имеет право принять внутреннее решение о том, какие сведения будут отражаться в регистре. Но есть правила документооборота и учёта, поэтому рекомендуемый стандарт заполнения журнала следующий:

1. Титульный лист регистра должен содержать наименование предприятия, название журнала, а также период, когда учётный документ был начат и закончен.

   Титульный листдолжен содержать реквизиты и срок ведения (время окончания указывается по факту)

2. На следующей странице рекомендуется подготовить реестр, кто и в какое время ведёт этот журнал. Здесь нужно указать следующие моменты:
   
3. Далее, следует основная содержательная часть самого регистрационного документа, оформленная в табличной форме. Основные данные здесь:
   

По этике документооборота все регистры ведутся в печатном виде (возможно дублирование основного документа в электронном виде).

Все листы регистра должны быть пронумерованы и прошиты суровой нитью. На обороте журнал фиксируется на приклеенный лист А6, на котором указывается дата прошивки документа, количество страниц, гендиректор предприятия визирует журнал, ставится печать компании.

Печать, фиксирующая регистр, может быть и не гербовой, но виза генлдиректора должноа быть оригинальной (не стоит ставить факсимиле)

Сроки хранения уведомлений

Период, сколько в организации должны храниться извещения об отпуске, регулируется законодательно. Так, все распоряжения, а, соответственно, и уведомления об отпускном периоде должны находиться в закрытых архивных кабинетах (либо в специально оборудованных шкафах или сейфах). Срок их хранения - 5 лет с момента издания.

Если предприятие прекращает свою деятельность до окончания срока давности документа, ответственные лица обязаны сдать всю документацию по отпускам в региональное отделения архива в установленном порядке.

Подводя итоги всего сказанного, нужно отметить, что грамотное владение нормативами кадрового делопроизводства, а также применение на практике внедрённых норм при оформлении, предоставлении, а также фиксации факта, что извещение об отпуске получено и что работник надлежащим образом уведомлен о периоде своего отпускного периода, а также о сроке выхода на работу, гарантирует предприятию отсутствие претензий как со стороны работников, так и со стороны регулирующих органов. Для сотрудников же знание трудовых норм даёт возможность отстаивать свои права и не идти слепо на поводу опытных (и не очень) кадровиков.

Законодательством предусматривается право трудящегося по контракту после определенного периода работы получить оплачиваемый период отпуска. Так как в компании работает некоторое количество работников, то необходимо регулировать, когда сотрудники будут уходить в отпуск. С этой целью разрабатывается график отпусков. Помимо этого, от руководства требуется проведение обязательного уведомление об отпуске работника за 2 недели.

Работникам компании могут предоставляться самые различные отпуска, к ним относятся:

• - предоставляется в случаях предусмотренных законодательством и когда в оформленном с работником соглашение, существует условие о предоставлении ему дополнительно периода отдыха.
• Иные виды отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством или положениями нормативных актов компании. Например, ученический, отпуск по беременности и родам, по уходу за детьми и т.д.

Нормы права устанавливают обязанность информировать работника о начале его отпуска только в отношение основного и дополнительного отпуска. Причем сделать это руководство компании должно не менее чем за две недели до начала данного периода.

Когда работающий человек отсутствует по каким-либо причинам в этот период, то уведомление можно отправить ему на его почтовый адрес, где этот человек фактически проживает.

Однако, следует отправление оформлять в виде письма с уведомлением о вручении. А датой уведомления будет считаться дата, проставленная почтой в момент вручения письма на уведомлении.

Внимание: если администрация проигнорирует необходимость уведомления работника о дне начала их отпусков, то сотрудники компании получают право осуществить перенос периода отдыха на любое удобное для них время.

Когда работником принимается такое решение, то он должен составить заявление, в котором укажет желаемую дату начала отпуска. После этого инспектор кадровой службы подготавливает приказ о внесении изменения в график отпусков и о переносе отпуска на указанное время.

На предприятие, допустившее такое правонарушение, может быть наложен штраф в соответствии с КоАП. Кроме этого при проведении проверки контролирующие органы к ответственности могут привлечь всех лиц, чью вину они установят.

Внимание: если работник не захочет идти в отпуск в предусмотренный графиком отпусков период, то уклонение от получения уведомление позволить ему оформить этот период отдыха в желаемое время.

Как ознакомить сотрудника с документом

Законодательством предусматривается обязанность руководства компании проводить ознакомление работников с датами начала их отпусков, но не регулируется способ, каким образом это осуществлять.

Практика определяет, что организации могут использовать следующие варианты уведомлений:

• Ведение журнала уведомления работников о датах их отпусков - в нем при каждом уходе каждого работника инспектором вписываются следующие сведения: должность и личные данные работника, тип предоставляемого отпуска, его продолжительность, а также дни начала и окончания. После этого работник ставит свою визу и проставляет дату ознакомления.
• Включением в содержание отметки об ознакомлении с датами отпуска - в соответствии с законодательством, работнику необходимо вручить приказ на предоставление отпуска, для ознакомления с его содержанием под роспись. Этот же документ можно использовать и в качестве уведомления о днях начала данного периода. Однако при этом следует учитывать, что сделать это следует за две недели до начала отпуска. Поэтому приказ об отпуске придется оформлять заранее. Датой уведомления при этом будет считаться не дата издания распоряжения, а дата, которую работник проставит в нем при ознакомлении.
• Включение в график отпусков отдельной графы для проставления работником даты ознакомления со днями начала и окончания отпуска. Законодательно закреплено право предприятия на это. В связи с этим в график отпусков достаточно добавить столбец для ознакомления.
• Уведомление выдается работнику в виде отдельного документа. Такой способ чаще всего используется в компаниях. Письменное уведомление должно включать в себя все необходимые сведения, и оформляться в двух копиях - одна остается у самого работника, а вторая с проставлением подтверждающей подписи возвращается в организацию.

Может возникнуть ситуация, что работник не хочет идти в отпуск по графику, а потому отказывается подписать уведомление. Тогда необходимо пригласить двух независимых людей и в их присутствии оформить акт об отказе. После этого акт подкалывается к уведомлению, и храниться все время вместе с ним.

Внимание: если уведомления используются в виде отдельных бланков, то желательно завести специальный журнал, в котором производить их регистрацию. В частности, там нужно фиксировать факт выдачи бланка, а также дату ознакомления с ним.

Типовой формы журнала нет, а потому можно использовать свою, оформленную исходя из потребностей. Оформленные уведомления об отпусках хранятся в архиве компании не менее 5 лет.

Образец уведомление об отпуске

Файлы для скачивания:

Образец составления уведомления об отпуске

В законе прописано обязательно работодателя предупредить своего сотрудника о том, что скоро у него наступит отпуск. Однако нигде не указывается, какую именно форму должен иметь такой документ, если предупреждение выдается в письменной форме.

Как правило, компании используют для этих целей фирменный бланк, а текст составляется исходя из особенностей работы организации.

Текст уведомления допускается полностью набрать и распечатать на компьютере. Либо заранее создать шаблон с пустыми полями, в который от руки кадровый сотрудник будет вносить сведения об отпускнике, периоде отпуска, днях начала и завершения и т. д.

В верхней части бланка указывается наименование организации, а также ее реквизиты. Далее, на следующей строке проставляется дата и место составления документа.
В правой части бланка необходимо записать кому направляется это уведомление - Ф.И.О. работника и его должность.

На следующей строке посередине указывается наименование – «Уведомление» и проставляется порядковый номер. Под ним производится регистрация бланка в журнале учета уведомлений.

Текст документа оформляется в деловой форме в виде письма. В нем необходимо сообщить следующие данные:

• Статью из ТК, согласно которой работодатель обязан выдать уведомление работнику;
• Информацию, когда по графику должен начаться и закончится отпуск;
• Общая длительность отпуска в днях;
• Реквизиты графика отпусков, в котором было закреплено предоставление отпуска в указанный период;
• Информацию о том, что работник должен ознакомиться с документом, проставить подтверждающую подпись и вернуть назад в кадровую службу.

Уведомление работника об отпуске по подписывает ответственное за составление лицо либо начальник кадровой службы. Снизу документа необходимо обязательно предусмотреть графу, в которой сотрудник проставит подтверждающую подпись и дату.

В каком случае нужно писать заявление на отпуск

Написание заявления работником выступает в роли просьбы предоставить период отдыха. Если такой период предоставляется на основании ранее оформленного и утвержденного графика отпусков, то в составлении нет необходимости.

Тем не менее, может возникнуть ситуация, при которой информация в графике хоть и есть, но составлять заявление все же необходимо:

• Работник идет в отпуск в иной день, чем это указано в графике отпусков;
• В графике проставлен только месяц предоставления отдыха, а точная дата не указана;
• В отпуск идет новый работник, которого на момент оформления графика отпусков еще не было на предприятии.

В таким случаях заявление, на котором проставлена виза с согласованием руководителя является подтверждением представления отпуска и служит основанием для составления приказа и отпускных выплат.

Однако кадровики в которых организациях все равно требуют предоставить заявление, даже если работник все равно идет на отдых по графику. Данная просьба обосновывается тем, что составление приказа производится только на основании письменного запроса.

Внимание: нормативные акты не запрещают оформлять заявление в таком случае, хотя это влечет дополнительный документооборот.

Как и многие другие подобные документы в трудовых правоотношениях, уведомление об отпуске является обязательным для составления. Это прямое требование ст. 123 Трудового кодекса РФ: работник должен быть ознакомлен о времени начала отпуска не менее чем за 2 недели до его начала.

Но сам факт ознакомления может быть организован на предприятии разными способами. Обычно работник сам обращается к работодателю с или об . В соответствии с графиком отпусков. Работодатель издает приказ и на нем проставляется подпись работника.

Но для того, чтобы организация кадрового дела на предприятии велась безупречно, составление такого документа необходимо. Тем более что это простая процедура.

Пример уведомления об отпуске

Общество с ограниченной ответственностью «АстаСвет»

ОГРН 496876464684 ИНН 6569988989

юр. адрес: 238563, Россия, Кировская область, г. Нолинск,

пр-кт Коммунаров, 307а

Синициной Ирине Федоровне

ведущему специалисту

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас о том, что в соответствии с графиком отпусков на 2017 год (приказ генерального директора № 108 от 10.12.2016 г.) время начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска – 10 декабря 2017 г. Время окончания отпуска – 15 января 2018 г. (с зачетом праздничных дней).

Генеральный директор Долгоруков А.Р.

С уведомлением об отпуске ознакомлена.

20.11.2017 г. Синицина И.Ф.

Как составить уведомление об отпуске

Сотрудник кадрового отдела должен ознакомить сотрудника с датой начала отпуска. Не менее, чем за 2 недели. На практике желательно включить в текст документа также дату окончания законного времени отдыха. Ведь в коммерческих организациях часто встречается разделение отпуска на части.

Аналогично составляется документ и при направлении сотрудника в дополнительный отпуск в рамках гарантий и компенсаций отдельным категориям работников.

Иногда работодатель в силу экономических условий уведомляет работников об отпуске без сохранения заработной платы. Конечно, это не законно. Есть понятие простоя. Можно попробовать подать , . Взвесив желание работать в организации или добиться справедливости.

Когда вручать уведомление об отпуске

Предположим ситуацию, когда работодатель не успел уведомить работника о начале отпуска. В таких случаях все зависит от договоренности сторон. Работник вправе подать , которое начальник обязан рассмотреть положительно.

Помимо уведомления допускаются также:

• выдача копии приказа
• ведомость ознакомления с приказом
• ведомость ознакомления с графиком (с указанием на конкретную дата начала очередного отпуска)
• другие способы, позволяющие зафиксировать факт ознакомления сотрудника.

Уведомление об отпуске вручается лично (при или составляйте соответствующий акт), либо направляется заказным письмом с (если сотрудник работает удаленно, в командировке, находится на больничном и т.п.).

График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом, обязательно должны уведомить письменно — о точном сроке и предполагаемой дате. Только после получения описываемого уведомления, условный работник может прекратить исполнение своих текущих обязательств.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?

В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.

Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.

Образец уведомление о начале отпуска

Составляется в отношении каждого работника на локальном организационном бланке. Форма и должный формат данного бланка устанавливается непосредственно внутренними актами. Экземпляры в пустом виде хранятся в отделе кадров, откуда в самом начале их необходимо запросить. В данном случае в отношении работника направляются данные, указывающие на начало, и на общую периодичность положенного отдыха. Уведомление также содержит ссылку на копию приказа, в соответствии с которым он может временно сложить свои должностные полномочия. Сразу после получения данного документа, условный сотрудник в указанный в нем день может не выходить на работу.

Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?

В силу положения статьи 123 ТК РФ, выписанные образцы хранятся не менее 5 лет. Их первичная регистрация производится в локальном производственном журнале, в котором проставляется номер самого уведомления и локального приказа о начале реализации трудовой преференции работника. Длительный срок предусматривается для того, чтобы в случае возникновения спорных правоотношений между сторонами соглашения, условный работодатель смог подтвердить, что он соблюдал все императивные преференции в отношении работника. Веским доказательством в данном случае будет считаться именно описываемое уведомление. В такой ситуации сотрудник не сможет указать на не предоставление положенных трудовых преференций.

Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?

Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе. Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами. В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.

На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

• - в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
• Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в . ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

• Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
• В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
• Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

• Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске - в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
• Проставление отметки в - закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
• Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
• Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях - одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Скачать образец уведомления

Образец составления уведомления об отпуске

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике - его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

• Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
• Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
• Длительность периода в днях;
• Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
• Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.