Виды документов. Копия документа Копия документа воспроизводящая его часть

См. 6 вопрос.

9. Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность.

Оригинал -1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Подлинник -первый и единичный экземпляр официального документа. Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией.

10. Понятие «оригинал», его признаки, характеристика оригиналов документов на различных носителях информации. Умноженные оригиналы.

Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведения подлинников в целях их размножения являются копиями. В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость создания«умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составляемых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

11. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Фальсификация документов.

Подлинник -первый и единичный экземпляр официального документа. Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично измененными реквизитами. Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания); подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержания); подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсификация состава бланка)

12. Понятие «копия». Виды копий. Юридическая сила копий.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

По способам изготовления копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, худ.особенности оформления реквизитов, их расположение.Т акую копию можно изготавливать с помощью средств орг.техники, типографическим способом. Свободная копия может быть изготовлена рукописным и машинописным способом, она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не точно воспроизводить его внешние признаки. Также копии бывают след.видов: полная, выписка, отпуск.

Копии обретают юридическую силу после процесса их заверения.

13. Структура документа. Понятие «реквизит», виды реквизитов.

Структура документа -информация о его логическом разделении. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами. Реквизит -обязательный элемент оформления официального документа(наименование документа(вид), автор, адресат, текст, дата и т.п.)

Реквизиты бывают постоянными(те, которые всегда присутствуют на документе:01,02,03,04,05,06,07,08,09), обязательными(те,которые обеспечивают юр.силу док-та и присутствуют на любом виде ОРД:08,11,12,18,20,22), дополнительными и переменными.

14. Понятие «формуляр документа», особенности состава формуляра документов на различных носителях информации. Индивидуальный, типовой формуляр, формуляр-образец, их характеристика и назначение.

Формуляр документа -набор реквизитов официального письменного док-та, расположенных в определенном порядке.

Индивидуальный формуляр -формуляр конкретного документа.

Типовой формуляр -формуляр, характерный для конкретного вида документов, характеризующийся определенным количеством реквизитов, расположенных в строгом порядке.

Формуляр-образец -модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании. формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.

Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.

Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

Формуляр-образец строят на основании конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора (количество печатных знаков), а по горизонтали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).

При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора пишущей машинки (п./машинки). Они приведены ниже в таблице.

0 - граница левого поля (13 печатных знаков);

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля (18 знаков);

2 - после 16 печатных знаков (29-е деление на линейке п./машины);

3 - после 24 печатных знаков (37-е деление на линейке);

4 - после 32 печатных знаков (45-е деление на линейке);

5 - после 40 печатных знаков (53-е деление на линейке);

6 - после 48 печатных знаков (61-е деление на линейке);

7 - после 56 печатных знаков (69-е деление на линейке).

15. Понятие «унифицированная система документации». Краткая характеристика действующих унифицированных систем документации: организационно-распорядительной, отчетно-статистической, первичной учетной финансовой и др.

УСД -система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

· унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)(является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии; применение УСОРД регламентируется ГОСТом Р.6.30-97);

· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· унифицированная система отчетно-статистической документации(Документация по статистике национальных счетов и

экономических балансов.

Документация по статистике научно-технического потенциала

и инновационного прогресса.

Документация по статистике труда.

Документация по статистике материальных ресурсов.

Документация по статистике финансов.

Документация по социальной статистике.

Документация по статистике промышленности.

Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок

сельскохозяйственной продукции.

Документация по статистике капитального строительства.

Документация по статистике внешнеэкономических связей.

Документация по статистике потребительского рынка и его

инфраструктуры.

Документация по статистике транспорта и связи.

Документация по статистике наблюдения и регистрации

изменения цен и тарифов);

· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

· унифицированная система документации по труду;

· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

· унифицированная система внешнеторговой документации.

1.1.3. Понятия «экземпляр», «подлинник», «копия», «юридическая сила» электронного документа

Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) . ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:

подлинник - первый или единичный экземпляр документа;

дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;

выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке.

В статье 9 проекта Федерального закона «Об электронном документе» устанавливается: «Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона » .

Статья 11 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» гласит: «Все экземпляры ЭлД, подписанные при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), … являются подлинниками. Электронный документ не может иметь копий в электронном виде. …Копии ЭлД могут быть изготовлены (распечатаны) на бумажном носителе… ».

В статье 9 закона «Об электронном документе» Республики Беларусь , в статье 7 закона «Об электронном документе» Туркменистана утверждается: - «Оригинал ЭлД существует только на машинном носителе. Все экземпляры ЭлД, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу ». В законах ничего не говорится об электронных копиях ЭлД, но явно допускается существование бумажных копий.

Комментарий. Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникают вопросы: что же такое подлинник? Все «экземпляры», или «первый или единичный экземпляр»? Отличаются ли между собой «подлинник» и «оригинал»? Являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или.arj) идентичными? Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?

Разработчики законов не дают определений понятий «экземпляр ЭлД», «подлинник ЭлД», «идентичные ЭлД», так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях зафиксировано в явном виде существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.

Например, действующие законы Республики Беларусь и Туркменистана предоставляют неограниченные возможности для обогащения. В соответствии с ними платежное поручение, записанное (для надежности) на нескольких дискетах или переданное несколько раз, дает формальное право на соответствующее число выплат. Действительно, если экземпляры идентичны, то имеют одинаковую юридическую силу. Раз первый по времени экземпляр поручения дает право на перечисление денег, то отказ для вновь поступившего, точно такого же, и имеющего такую же юридическую силу, противозаконен. Если бы закон выполнялся, то последствия очевидны.

Существование нескольких оригиналов электронной ведомости на выдачу зарплаты предполагает, что по каждой можно получить деньги, а признание оригиналом только одной означает, что в случае неудачной записи файла по другой (копии!? но ведь они неразличимы!) нельзя ничего получить. Использование традиционной терминологии аналоговой среды применительно к электронному документу эквивалентно «очеловечиванию» машины и ведет к неустранимым парадоксам.

Операция копирования органически присуща электронной среде, более того, в определенном смысле это абсолютно точная операция, так что конкретизация копии - крайне сложная техническая задача. В огромном числе ситуаций, особенно в финансовой и коммерческой сфере, применяются документы однократного действия, например, то же самое платежное поручение. Здесь обязано выполняться требование единственности оригинала (подлинника) документа. В этих случаях невозможно соблюдать закон - считать каждый экземпляр подлинником. Необходимо нарушать закон, принятый на государственном уровне и подписанный Президентом страны.

В ст. 12 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» предписывается, что при сохранении (очевидно, в базах данных) «…ЭлД должны сохранять формат, в котором они были сформированы, переданы или получены ». Чтобы не противоречить предыдущей статье 11 этого же законопроекта, запрещающей электронные копии ЭлД, остается предположить, что хранятся только подлинники документов. Законодатель не определяет понятия «формат ЭлД», так что приходится ступить на зыбкую тропу догадок.

Если «формат» подразумевает техническую реализацию ЭлД, то проект закона запрещает даже стандартные операции переформатирования файла, например, архивирование файла, и, наоборот, требует хранения массы избыточной «технологической информации». Достаточно напомнить, сколько раз меняется формат ЭлД при его «формировании, передаче, получении». Даже если допустить, что под «форматом» понимается визуальное отображение ЭлД, т. е. некоторый аналоговый документ, то и здесь хотя бы масштаб картинки выбирается произвольно.

Если же «формат» означает отсутствие дополнительных надписей на подлиннике, то закон запрещает любую модификацию ЭлД-оригинала, характеризующую его исполнение. Это в аналоговом документе любая надпись может рассматриваться как виза на оригинале и неразрывно связана с ним. В электронной среде любое изменение или дополнение ЭлД кардинально его меняет. Для ЭлД однократного действия, где оригинал необходимо должен «погашаться», чтобы исключить его повторное использование, и в таком виде храниться для отчетности, выполнение требований закона «Об электронной торговле» означает невозможность электронной торговли.

Цитированные законы и проекты явно или неявно не допускают наличие электронных копий ЭлД, но зато прямо говорят о возможности бумажных копий. Если понимать под «копией» приведенное выше определение ОКУД , то возникает естественный вопрос: какие «внешние признаки ЭлД или часть их, воспроизводит » бумажная копия ЭлД? Тем более странным выглядит предписание, что «электронный документ не может иметь копий в электронном виде ». Тем самым предписывается хранить в составе ЭлД цифровую подпись автора на момент архивирования: документ с иной удостоверяющей подписью - это копия. А ведь согласно закону ЭлД «не может иметь » электронных копий! Придется забыть об архивировании ЭлД, даже если не обращать внимания на «внешние признаки » ЭлД и считать, что электронная копия полностью воспроизводит информацию подлинного документа.

В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую.

При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т. д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, которую и проверить через несколько лет невозможно.

А что делать с электронными документами массового назначения (например, законами) при запросе из официального архива? Передать документ пользователю с ЭЦП Президента страны? По закону электронная копия не имеет права на существование, так что каждый желающий будет иметь в распоряжении документ с ЭЦП Президента. Любую ЭЦП можно дискредитировать, только это требует огромных ресурсов. Но ЭЦП Президента стоит очень дорого, затраты на ее дискредитацию могут и окупиться. А это уже прямая угроза информационной безопасности. Не проще ли предоставить электронную копию президентского ЭлД, заверенную действующей в данный момент подписью хранителя документа?

Вот к каким абсурдным с позиций здравого смысла следствиям ведет использование предписываемой законами терминологии. Законодатели «чувствуют», что ЭлД принципиально отличен от АнД, поэтому и предлагают рассматривать ЭлД как множество неразличимых объектов («экземпляров»), а не как отдельный объект, что характерно для АнД, но не «осознают» этого или боятся пойти против доминирующего толкования. Поэтому допускается множество оригиналов (подлинников, экземпляров), запрещаются электронные копии, переформатирование ЭлД, придается равная юридическая сила каждому «подлиннику, экземпляру» ЭлД.

Понятие «экземпляр» электронного документа необходимо конкретизировать. Является ли экземпляром ЭлД файл в оперативной памяти? или запись файла в ином формате? или заархивированный файл? или преобразование файла для его представления на экране монитора? или множество пакетов, на которые «разрезается» файл для его передачи, и т. д. и т. п.? А ведь все это - один и тот же электронный документ. Налицо неправомерное распространение понятий, эффективных в одной среде, на объекты другой, принципиально отличной среды.

Секретарское дело N10 2003 год

Т.В. Кузнецова

Понятие "подлинник"

"Умноженные" оригиналы

Беловики и черновики

Копии и их виды

Способы получения копий

Удостоверение копий

Подлинник и копия электронного документа

Секретарю в его работе постоянно приходится делать выписки из документов, снимать и удостоверять копии, размножать документы. Разберемся в видах копий и понятиях подлинник и копия документа.
Сначала обратимся к понятию "подлинник". Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник. Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело" определяет подлинник (официального документа) как "первый или единичный экземпляр официального документа". В словаре синонимов русского языка у слова "подлинник" есть синоним - "оригинал": от лат. originalis - первоначальный. Определяется в словарях слово "оригинал" через слово "подлинник", подлинное произведение, авторская рукопись. Оригинальный - это уникальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).
Однако, несмотря на уникальный характер подлинников, нередко встречаются "умноженные" оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах, например договоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, считающими себя равными, и каждая сторона должна иметь экземпляр совершенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу.
С современной техникой передачи документов на расстояние связано появление "двукратных оригиналов". При телеграфной и радиопередачах, если телеграмма и радиограмма не диктуется, появляются два документа: предъявленный для передачи и собственно телеграмма или радиограмма. И тот и другой экземпляры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внешнему виду и составу оформительских реквизитов, то есть по своим характеристикам, это не один и тот же документ.
Телефонограммы - переданная и принятая - также имеют одинаковый текст, но они различаются по внешнему виду и имеют разные подписи: секретаря, передавшего телефонограмму на одном экземпляре и принявшего телефонограмму на другом.
Из подлинников документов принято выделять аутентичные (греч. authentikos - подлинный, исходящий из первоисточника), то есть имеющей подтверждение подлинности. Достоверность аутентичных документов гарантируется принятыми формальностями, обычно подписанием и проставлением печатей. Например, аутентичный текст международного договора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.
Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков.
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная "набело" редакция документа. ГОСТ на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела определяет: "беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений". Правоведы считают оригиналом только подписанный беловик. Для служебных документов оригиналом будет являться беловик, чаще всего выполненный на бланке и подписанный должностным лицом, в ряде случаев с приложением печати. Подлинниками являются и черновики. В ГОСТ он определен так: "черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом". В составе черновиков можно выделить многочисленные варианты и редакции. Каждый из них будет являться оригиналом (подлинником).
При электромагнитном способе записи установить первоначальную редакцию помогают только даты.
Наконец, среди подлинников, кроме того, различают автографы (автограф - собственноручный), документы, написанные или исправленные (например, после перепечатки) рукою автора. Так как текст сейчас многие сразу печатают машинописным способом, бывает трудно установить автора. Но если на документе есть правки от руки, это сделать значительно проще.
Признак уникальности сохраняется за подлинниками изобразительных и звуковых документов. Так, для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок или чертеж. И здесь большое значение имеет аутентичность оригинала, то есть снабжение документа теми или иными формальностями: подписью, печатью.
Оригиналом фотодокумента являются негативы, звуковой документации - первоначальная звукозапись, матрица грамзаписи, лента электрической или магнитной записи.
Несколькими видами представлены копии документов.
Копия - это повторное воспроизведение подлинников.
Само понятие "копия" (copia - лат. множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа установлена как: "Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы".
Копии документов первоначально списывались и так и назывались - список. Например, список "Слова о полку Игореве" или список какой-либо летописи.
Развитие процесса документирования и техники привело к широкой дифференциации понятия "копия".
Прежде всего, разделим их на копии, возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие.
Печатая на машинке, получали сразу и оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизводству применялся термин "отпуск". Он означал копию документа, остающуюся в организации при отправке оригинала. Обычно этот вид копии получался автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был второй, третий и т.д. машинописный экземпляры. Первый экземпляр печатали, как правило, на бланке, его подписывали, регистрировали, при необходимости ставили печать, и он становился подлинником. А остальные экземпляры, полученные под копирку, были копиями. Их и называли термином "отпуск". Сегодня этот термин употребляется крайне редко.
При составлении документа на компьютере и выводе его на бумажный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый вид, если бланк организации введен в память ЭВМ. В этом случае подлинник документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и проставлением печати.
Если в организации применяются бланки, выполненные типографским способом, то первый экземпляр выводится на бланке и подписывается, а остальные экземпляры выводятся на чистые листы бумаги и являются копиями.
Копия может быть сделана с части документа в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации.
Например:

Название учреждения
Выписка из протокола
05.02.2003 N 2
г. Иваново

Совещания преподавателей иностранных языков
2 СЛУШАЛИ:
Харьковскую А.Н. - о внедрении новой методики преподавания иностранных языков в школе.

ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков.

Председатель: А.Л. Акимов
Секретарь: Б.Б. Борисов

Верно:
Зав. Канцелярией: личная подпись Л.В. Иванова

Выписка из документа заверяется подписью должностного лица (начальника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью. По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные.
Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке.
Факсимильные копии (от слова факсимиле - точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо подписи)4 получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Напомним, что факсимиле - это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита - подписи, обычно руководителя.
К средствам копирования документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу (факсимильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции документов.
К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.
В некоторых случаях при размножении документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических.
Необходимо также выделить микрофотокопии - копии документов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.
Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, могут быть кратные копии, то есть копии с копии.
Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены: авторизированные, заверенные, нотариальные, незаверенные. Авторизированной называется копия, удостоверенная автором.
Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Впервые детально порядок выдачи копий организациями был установлен Постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 г. "Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан". В нем учреждениям, предприятиям, общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати. Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответствии с этим постановлением производилось только государственной нотариальной конторой или нотариальным столом.
Дополнения в этот порядок выдачи копий внесены указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важным моментом: "предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков".
Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 гг. свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть требование указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
В ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" изложены требования к реквизиту - отметка о заверении копии: "При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации".
Например:

Верно:
Секретарь: личная подпись Л.Р. Попова
Удостоверение копии с определенных видов документов, предъявляемых другим учреждениям и касающихся личных прав и интересов граждан (например: о стаже работы, рождении, браке, связанных с получением наследства и т.п.), производится в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public offices) - система органов, на которые возложено совершение действий, направленных на юридическое закрепление гражданских прав и предупреждение их возможного нарушения в дальнейшем. В соответствии с российским законодательством о нотариате нотариальные действия совершает должностное лицо - нотариус6, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование. Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтверждается официальным должностным лицом - нотариусом.
Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.
Незаверенные копии - это копии документов, не имеющих подтверждения о своем соответствии оригиналу.
Особый вид копии представляет дубликат.
Дубликат (от лат. duplieantus - удвоенный) - второй или следующий экземпляр какого-либо документа, имеющего в отличие от другого вида копии одинаковую с подлинником юридическую силу.
В управленческой практике дубликат делается в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например, дубликат накладной или грузовой квитанции, сертификата. Дубликат получают также при утере подлинного документа (паспорта, диплома, аттестата и т.д.).
Сверху на документе делается надпись "Дубликат". Обычно дубликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник.
Отметим также, что существует понятие "архивная копия". Ее достаточно часто приходится получать гражданам в архивах, в том числе архивах организаций, для подтверждения места и стажа работы за прошлые годы. Архивная копия - это официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных - названия архива, номера фонда, описи, дела, листа. В тех случаях, когда нужен не весь документ, а его часть, выдается архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.
И отдельно рассмотрим подлинники и копии электронных документов. Однако, пока само понятие "электронный документ" не однозначно. В ГОСТ Р 5141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" есть лишь понятие "документ на машинном носителе" - "Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной". Более развернутое понятие документа на машинном носителе дано в Методических указаниях по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" РД 50-613-86. Здесь указано, что "к документам на машинном носителе относятся документы на магнитных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты)".
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" дает уже определение электронного документа - как документа, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Понятиям "подлинники", "дубликаты", "копии документов на машинном носителе" посвящен специальный раздел (3) ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники". В нем устанавливается, что подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указания, что этот документ является подлинником.
Белорусский закон "Об электронном документе" указывает, что "В подлинном виде электронный документ существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами". Аналогичные трактовки есть и в законах других стран. Например, в Законе Малайзии "О цифровой подписи" (Digital Signature Bill 1997), оригиналом считается электронный документ, подписанный цифровой подписью и его копия, если только автор электронного документа не пожелает, чтобы оригинал электронного документа был уникальным, то есть существовал в одном экземпляре.
Копию документа на машинном носителе ГОСТ 6.10.4-84 определяет как документ, переписанный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по содержанию и содержащий указание, что этот документ является копией. А дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
Закон Белоруссии в качестве копии рассматривает только бумажную копию электронного документа, которая является надлежащим образом удостоверенной внешней формой представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны обязательно содержать указания на то, что они являются копиями электронного документа.
Таким образом, мы видим, что понятия подлинника и копии электронного документа пока еще не являются окончательно устоявшимися. С понятием "подлинник" тесно соприкасается понятие подложных документов.
Подлинные документы являются средством запечатления объективной действительности, того, как это было на самом деле. Степень подлинности документа - это идентификация того, что было и того, что отражено в документе. В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную действительность, можно встретить и документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов. Фальсифицированные документы появились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказательства. Например, фальшивые расписки. Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто - подложные завещания. Существует несколько видов подделки документов.

Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Подлинность документа. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка. Понятие «копия документа». Виды копий. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий. Реквизиты, придающие копии, выписке, дубликату юридическую силу, правила и право их проставления.

Источники: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Учебное пособие ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Н.С.Ларьков

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком. Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником. Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения. Автографы- документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора, т.е. авторские, собственноручные рукописи. Редакции (от лат. redactus – приведённый в порядок) – это варианты, разновидности текста, которые охватывают сравнительно большой его отрезок и содержат важные смысловые отличия. Редакция документа является результатом его переработки автором или каким-либо другим лицом с целью изменения содержания, полноты, стиля и т.д. В противоположность подлинным существуют подложные, фальсифицированные документы. выделяют несколько видов такого рода документов: полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.). Частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать: фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. “interpolatio”: изменение, искажение) – слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки. Копия документа – это “документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Виды копий: Отпуск – это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выписка – копия части документа; Копия с копии – создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник. По способу воспроизведения копии могут быть: ручные - получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке; автоматические – представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии. По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть: Графически тождественные (факсимильные) – фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения; Частично тождественные – обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа; Графически не тождественные копии – копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом; Рисованные копии – максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение, удостоверительные надписи) оригинала.

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. на копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговорённые исправления. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, содержащую следующие элементы: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. При выдаче и рассылке документов в другие организации копии заверяются печатью организации Установлено ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Таким образом, надлежащим образом заверенной является копия, содержащая: удостоверительную надпись; подпись уполномоченного лица; печать организации

1. Делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДОУ) – это:

1. Отрасль деятельности предприятия по оформлению документации;
2. Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранение и использование документов;
3. 3. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
4. Процесс создания и оформления официальных документов;
5. Документооборот, осуществляемый в процессе деятельности юридическим лицом.

2. Документ (документированная информация) – это:

1. Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

2. Материальный объект с закрепленной на нем информацией;

3. Средство закрепления и передачи управленческих решений, норм, правил;

4. Результат отображения, каких либо событий, осуществляемых в процессе

деятельности человека;

1. Зафиксированное на бумажном носителе управленческое решение, событие,

3. Основными функциями документа являются?

1. Социальная;
2. Управленческая и правовая;
3. 3. Информационная и коммуникативная;
4. Научно – историческая и культурная;
5. Все перечисленные варианты.

4. Изобразительным документом является?

1. 1. Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения, какого либо объекта;

5. Графический документ – это:

какого либо объекта;

2. Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

4. Изобразительный документ, преимущественно в двухцветном варианте;

6. Иконографическим документом называется?

1. 1. Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;
2. Изобразительный документ, созданный художественным способом;
3. Изобразительный документ, созданный графическим способом;
4. Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения, какого либо объекта;

Все перечисленные варианты.

7. Аудиовизуальным документом называется?

1. Документ, созданный кинематографическим способом;
2. Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
3. 3. Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;
4. Изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
5. Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства.

8. Кинодокумент – это:

1. Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения,

какого либо объекта;

2. Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

3. Изобразительный документ, созданный кинематографическим способом;

4. Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой

системой звукозаписи;

5. Документ, содержащий изобразительную информацию.

9. Фонодокументом является?

1. 1. Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
2. Изобразительный документ, созданный аудио способом;
3. Изобразительный документ, созданный кинематографическим способом;
4. Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого либо объекта;
5. Все перечисленные варианты.

10. Фотодокумент – это?

1. Документ, созданный графическим способом;
2. Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
3. Документ, содержащий изобразительную информацию;
4. 4. Изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
5. Документ, содержащий преимущественно изображение какого либо объекта.

11. Текстовый документ – это:

1. Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

5. Документ, содержащий текстовую информацию.

12. Письменным документом является?

1. Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма;
2. Изобразительный документ, созданный письменным способом;
3. Изобразительный документ, созданный графическим способом;
4. Документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
5. 5. Текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

13. Рукописный документ – это?

1. Изобразительный документ, созданный письменным способом;
2. 2.
3. Документ, содержащий преимущественно текст;
4. Документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

14. Машинописный документ – это:

1. Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом

письма или любой системой звукозаписи;

2. Изобразительный документ, созданный механическим способом;

3. Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

4. Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

5. Документ, содержащий преимущественно текстовую информацию.

15. Документом на машинном носителе является?

1. 1. Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;

2. Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят

техническими средствами;

1. Изобразительный документ, созданный механическим способом;

5. Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом

письма или любой системой звукозаписи.

16. Беловой документ – это?

1. 1. Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;
2. Письменный документ, при создании которого знаки письма от руки;
3. Изобразительный документ, созданный рукописным способом;
4. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

17. Черновой документ – это:

зафиксированную любым типом письма;

2. Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

3. Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят

техническими средствами;

5. Документ, содержащий преимущественно текстовую информацию,

2. Физическое лицо создавшее документ;

3. Лицо создавшее документ вне сферы его служебной деятельности или

выполнения общественных обязанностей;

1. 4. Физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
2. Физическое или юридическое лицо, использующее документ в текущей

деятельности организации.

19. Документ личного происхождения – это?

1. Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;
2. Письменный документ, при создании которого знаки письма от руки;
3. Изобразительный документ, созданный рукописным способом;
4. Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

5. Лицо создавшее документ вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

20. Официальный документ – это:

1. Документ, содержащий преимущественно речевую информацию,

зафиксированную на машинном носителе;

2. Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или

редактора над его текстом;

3. Документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и

удостоверенный в установленном порядке;

4. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

5. Первый или единичный экземпляр документа.

21. Служебным документом является?

1. Юридическое лицо создавшее документ;

2. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

3. Физическое лицо создавшее документ;

4. Физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

5. Физическое или юридическое лицо, использующее документ в текущей деятельности организации.

22. Подлинный документ – это?

1. 1. Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
2. Письменный документ, при создании которого знаки письма от руки;
3. Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

5. Первый или единичный экземпляр официального документа.

23. Дубликатом документа является ?

1. Копия документа, полностью воспроизводящая информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющая юридической силы;

3. Документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

4. Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

24. Дуплетным документом является?

1. Документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

2. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

3. Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

4. Повторный экземпляр документа;

5. Один из экземпляров копии документа.

25. Копией документа является?

1. Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
2. 2. Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
3. Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки;
4. Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;
5. Документ, на котором в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ему юридическую силу.

26. Заверенная копия документа - это?

1. Документ созданный юридическим лицом, оформленный или удостоверенный в установленном порядке;

2. Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

3. Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

4. Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

5. Повторный экземпляр документа.

27. Документирование – это?

1. Запись информации на различных носителях по установленным правилам;

2. Процесс создания документов, используемых в текущей деятельности организации;

3. Оформление документации в соответствии с правилами установленными организацией;

4. Подготовка и оформление документации;

5. Оформление и архивирование официальной документации.

28. Что входит в понятие «Правила документирования»?

1. Система документирования, созданная по единым правилам и требованиям;
2. 2. Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;
3. Совокупность документов оформленных по единым правилам, установленным организацией;
4. Правовые нормы по оформлению и ведению документации;
5. Совокупность норм и правил, в соответствии с которыми осуществляется ведение документации в учреждении организации.

29. Система документации - это?

1. Система документации созданная юридическим лицом, оформленная в установленном порядке;

2. Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

3. Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;

5. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

30. Унифицированная система документации (УСД) – это?

2. Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;

3. Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

4. Система документации созданная юридическим лицом, оформленная в установленном порядке;

5. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

31. Что входит в понятие «Вид письменного документа»?

1. Система документации, определенного вида, созданная по единым правилам и требованиям;

2. Вид документации, созданной по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

1. Вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления;
2. 4. Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;

32. Что входит в наименование документа?

1. Обозначение вида письменного документа;

2. Система документации, объединенная едиными правилами и требованиями оформления документации;

3. Требования и нормы, устанавливающие порядок обозначения документации;

4. Система документирования, созданная по единым правилам и требованиям;

5. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

33. Организационно – распорядительный документ – это?

1. Система документации созданная юридическим лицом, оформленная и заверенная в установленном порядке;

2. Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

3. Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

4. Система документации, оформляемая юридическим лицом;

5. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам управления.

34. Что входит в понятие «Реквизит документа»?

1. Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации;

3. Обязательный элемент оформления официального документа;

5. Обозначение вида письменного документа.

35. Переменная часть реквизита документа – это?

1. Переменное обозначение вида письменного документа;

4. Изменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;

36. Постоянная часть реквизита документа – это?

1. Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;

2. Вид реквизита документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

4. Система реквизитов документов, проставляемая юридическим лицом;

37. Формуляр документа – это?

1. Набор реквизитов официального документа, свидетельствующий об особом характере информации;

2. Часть реквизита документа, вносимая в бланк при его заполнении;

3. Модель построения документа, устанавливающая область применения,

форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и

основные реквизиты;

4. Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа;

5. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

38. Что называется формуляром – образцом документа?

2. Система реквизитов, изменяемая в соответствии с едиными правилами и требованиями оформления документации;

3. Набор реквизитов официального письменного документа, располагаемых в определенной последовательности;

4. Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;

5. Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

39. Бланк документа – это?

2. Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

3. Система реквизитов документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

5. Совокупность реквизитов документов, взаимосвязанных по признакам управления.

40. Унифицированная форма документа (УФД) – это?

1. 1. Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке;

2. Совокупность реквизитов документа, вносимая в бланк при его заполнении;

3. Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;

4. Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа;

5. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

41. Что понимается под служебным полем унифицированной формы документа?

1. Набор реквизитов официального документа, свидетельствующий об особом характере информации;

2. Система реквизитов, изменяемая в соответствии с едиными правилами и требованиями оформления документации;

3. Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений;

4. Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;

42. Что понимается под зоной унифицированной формы документа?

1. Неизменяемая часть реквизитов документа, наносимая при его изготовлении;

3. Система реквизитов документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

4. Совокупность реквизитов документов, используемая юридическим лицом, при оформлении документов;

5. Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенного для заполнения определенными реквизитами.

43. Табель унифицированных форм документов – это?

1. Совокупность документов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке;

2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов;

3. Форма построения документа, устанавливающая область его применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;

4. Неизменяемый перечень документов, используемых в организации;

5. Совокупность официальных письменных документов, расположенных в определенной последовательности.

44. Процесс оформления документов – это?

1. Нанесение реквизитов официального документа, свидетельствующих об особом характере информации;

2. Проставление реквизитов, изменяемых в соответствии с едиными правилами и требованиями оформления документации;

3. Процесс создания и прохождения документации в организации, учреждении;

1. 4. Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
2. Неизменяемая часть реквизита документа, наносимая на бланк документа при его изготовлении.

45. Подпись - это?

1. Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;

4. Совокупность реквизитов документов, используемая юридическим лицом, при оформлении документов;

5. Часть площади унифицированной формы документа установленного размера.

46. Гриф ограничения доступа к документу – это?

1. Совокупность ограничивающих реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке;

2. Перечень реквизитов, ограничивающий доступ круга лиц к определенным документам;

3. Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;

4. Неизменяемый перечень закрытых документов, используемых в организации;

5. Совокупность официальных реквизитов документов, расположенных в определенной последовательности.

47. Гриф согласования – это?

1. Проставление реквизитов, изменяемых в соответствии с едиными правилами и требованиями оформления документации;

2. Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;

3. Процесс проставления реквизитов означающих согласие с содержанием документа;

1. Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами

документирования отражающими ознакомление с документом;

1. Неизменяемая часть реквизита документа, наносимая на бланк документа при его изготовлении и обозначающая согласие.

48. Гриф утверждения - это?

1. Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;

3. Изменяемая часть реквизита документа, наносимая при его изготовлении;

4. Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;

49. Что понимается под датой официального документа?

2. Перечень реквизитов, характеризующих время подписания документа;

3. Реквизит официального документа, свидетельствующий о времени создания документа;

4. Неизменяемый перечень реквизитов, используемых в организации;

5. Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия согласования, опубликования.

50. Заголовок официального документа – это?

1. Реквизит документа, кратко излагающий его содержание;

2. Реквизит официального документа, выражающий его содержание в соответствии с поставленной задачей документа;

3. Наименование официального документа;

51. Что входит в понятие визы официального документа?

1. Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись

полномочного должностного лица;

3. Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

4. Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;

5. Часть реквизитов унифицированной формы документа установленного образца.

52. Резолюция документа – это?

1. Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и фиксирующих время утверждения документа;

2. Перечень реквизитов, характеризующих принятое решение;

3. Реквизит официального документа, свидетельствующий о принятом решении;

4. Изменяемый перечень реквизитов, используемых в организации при принятии решений;

5. Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащий принятое им решение.

53. Текст официального документа – это?

1. Реквизит документа, кратко излагающий его содержание;

2. Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа;

3. Информация отражающая содержание официального документа;

1. Необходимый реквизит, установленный правилами документирования;
2. Изменяемая часть реквизита документа, наносимая на бланк документа при его изготовлении и обозначающая его содержание.

54. Что входит в понятие организации работы с документами?

1. Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;

2. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

4. Организация документооборота в ходе деятельности учреждения, организации;

55. Документооборот – это?

1. Процесс хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, организации;

2. Организованный оборот документов в ходе деятельности учреждения, организации;

3. Процесс движения документов внутри учреждения, организации;

4. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

5. Движение документов в структурах организации, учреждения.

56. Объем документооборота – это?

1. Документооборот организации, учреждения за определенный период времени;

2. Учтенный объем документов в организации, учреждении;

3. Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

1. Количество документов, обработанных службой ДОУ за расчетный период времени;

5. Объем документов, подлежащих учету в организации, учреждении за фиксированный период времени.

57. Входящий документ – это?

1. Официальный документ, поступивший в учреждение в установленном порядке;

2. Официальный документ, принимаемый учреждением;

3. Внешний документ, принятый организацией к рассмотрению или исполнению;

4. Зарегистрированный в установленном порядке внешний документ;

5. Поступивший документ: документ, поступивший в учреждение.

58. Исходящий документ – это?

1. Отправляемый документ: официальный документ, отправляемый из учреждения;

2. Зарегистрированный в установленном порядке документ, отправляемый из учреждения;

3. Письменный ответ на запрос сторонних организаций, граждан;

4. Официальный ответ на запрос вышестоящих организаций;

5. Официальный ответ, обозначенный специальным набором реквизитов.

59. Внутренний документ – это?

1. Официальный документ, используемый организацией в ходе собственной деятельности;

2. Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

3. Совокупность документов, подготовленных службами организации;

1. Внутренняя организационно – распорядительная документация организации, учреждения;

5. Внутренняя организационно – методическая документация организации, учреждения.

60. Что входит в понятие регистрации документов?

1. Учет (запись) документов, поступивших в учреждение, в установленном порядке;

2. Проставление регистрационных номеров на оформляемых документах;

3. Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

4. Регистрация в установленном порядке внешних и внутренних документов организации, учреждения;

5. Проставление определенных реквизитов на документе.

61. Регистрационный индекс документа – это?

1. Набор символов присваиваемых документу при его регистрации;