Виды документов. в) завершения исполнения или отправки

Cтраница 1

Стандартизация документов - установление стандартных размеров определенных бухгалтерских документов, применяемых в различных предприятиях и организациях.  

Стандартизация документов - это установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее отходы. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.  

Комплексность стандартизации документов является конкретным применением известного принципа теории познания - принципа всеобщей связи и взаимообусловленности. Важнейшим направлением комплексной стандартизации документов является их увязка с разрабатываемыми ОК ТЭИ. Увязку форм документов и ОК ТЭИ целесообразно проводить в следующих направлениях: 1) приведение в соответствие терминологии реквизитов документов с наименованиями понятий в ОК ТЭИ; 2) учет значности кодов понятий ОК ТЭИ при расчете площадей, потребных для размещения отдельных реквизитов или их групп.  

Под стандартизацией документов понимается установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.  

Унификация и стандартизация документов обеспечивают рост производительности труда и снижение себестоимости работ, как правило, в больших размерах, чем за счет совершенствования технических средств. К тому же цикл разработки и организации серийного выпуска технических средств требует большего времени, чем унификация и стандартизация документов, поэтому их проведение не должно отставать от совершенствования технических средств.  

Значительный опыт стандартизации документов имеется и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводили и проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, а также различные международные организации.  

Необходимость унификации и стандартизации документов возникла в последние 10 - 15 лет в связи с резким возрастанием количества документальных материалов, используемых в управлении народным хозяйством.  

Широко применяется также стандартизация документов. Стандартизацией документов является установление одинаковых стандартных размеров бланков для однотипных документов. Стандартизация документов также возложена на ЦСУ СССР. У нас существуют определенные стандарты (форматы) для печатания документов.  

Значительный эффект дает стандартизация документов в социалистических странах. Так, ЧССР явилась первой страной, где унифицированные внешнеторговые документы были введены во всех объединениях внешней торговли. В ПНР унифицированные внешнеторговые документы применяются не только при экспорте, но и при импорте товаров.  

Результаты унификации и стандартизации документов позволяют повысить производительность труда на различных этапах технологического процесса работы с документами. Унификация и стандартизация полезны и при традиционных, ручных способах работы с документацией, но их эффективность возрастает по мере механизации и автоматизации технологического процесса.  

Эффективность унификации и стандартизации документов проявляется в следующих основных направлениях.  

История унификации и стандартизации документов в СССР (1917 - 1970 гг): Автореф.  

Впервые разработан метод стандартизации документов на основе оптимизации параметров их форм. В отличие от проводившейся прежде стандартизации практически сложившихся форм документов поставлена задача их оптимизации по критерию минимальных приведенных затрат на стандартизацию форм, изготовление и обработку документов. Показано, что эта оптимизация одновременно приводит и к оптимизации по критерию минимальных затрат времени на работу с документами. Установлен перечень параметров и характеристик документов и правил их оформления, которые целесообразно оптимизировать. Предложенный метод предусматривает изолированное определение отдельных параметров с Дальнейшим их использованием в качестве ограничений при совместном определении группы других параметров документов и технических средств.  

Проводя унификацию и стандартизацию документов в рассмотренных выше направлениях, необходимо, в зависимости от конкретных условий, применять рассмотренные принципы в разной степени, что определяется методами унификации и стандартизации документов. Однако прежде чем перейти к рассмотрению этих методов, необходимо более подробно остановиться на одном из важнейших элементов комплексной стандартизации - взаимосвязи средств организационной и вычислительной техники с формами управленческих документов и рассмотреть модели построения управленческих документов как основу методов их унификации и стандартизации.  

Проводя унификацию и стандартизацию документов, необходимо в зависимости от конкретных условий применять рассмотренные принципы этой деятельности в разной степени, что определяется методами унификации и стандартизации документов.  

Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.

Унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации - это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов - это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.

Примерный Табель форм документов - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

Стандартизация - возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

Стандарт - это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Стандарт - нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).

Существуют следующие виды стандартов :

1. ГОСТы - государственные стандарты.

2. ОСТы - отраслевые стандарты.

3. СТП - стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.

Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Любой нормативный документ по стандартизации в РФ может быть обязательным или рекомендованным для исполнения. За несоблюдение некоторых положений предусматривается ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Нормативный документ по стандартизации

Что это такое ? Это акт, в котором прописаны правила, требования, характеристики относительно какого-либо объекта. Специалисты проводят большую подготовительную работу, прежде чем составить нормативный документ по стандартизации. Определение объектов, относительно которых будут выработаны требования, основывается на анализе деятельности производителей услуг и продукции, а также потребительского спроса.

Особенности

Существуют различные нормативные документы по стандартизации и виды стандартов . Рекомендательный акт ориентирован на достижение оптимального уровня упорядоченности в конкретной сфере. Нормативный документ по стандартизации, разработанный на основе согласия участников отношений, устанавливает общие принципы, характеристики, правила, относящиеся к той или иной деятельности либо ее результатам. Они используются неопределенным кругом субъектов многократно. Нормативный документ по стандартизации, разработанный как правило или принцип, базируется на обобщенных результатах исследований, практического опыта, научных достижений. Именно это обуславливает оптимальную выгоду для общества при его применении.

Классификация

На практике используются такие, как административно-территориальные, национальные, региональные, Они применяются соответствующими субъектами и предназначены для большого круга потребителей. Эти считаются общедоступными. Другая категория актов - отраслевые или фирменные - направлена на более узкий круг субъектов. Перед утверждением тех или иных правил на официальном уровне создается предварительный

В РФ такая практика существует достаточно давно. Временные акты принимаются уполномоченным органом и доводятся до потенциальных потребителей и субъектов, которые могут их использовать. Сведения, полученные в ходе их применения, отзывы выступают в качестве базы для принятия решения по вопросу о целесообразности создания официального стандарта.

Он представляет собой нормативный документ по стандартизации, содержащий совет или указание относительно процесса, образца, эталона, описания услуги, продукта. Свод правил может выступать в качестве самостоятельного акта. В ряде случаев его включают в другой нормативный документ по стандартизации. Это документ , который составляется для процессов монтажа, проектирования конструкций и оборудования, обслуживания либо эксплуатации объектов, изделий. Отдельную категорию составляют акты, в которых присутствуют описания методов или процедур, которые надлежит использовать при проверке соблюдения требований. Они представляют собой нормативно-технические документы стандартизации.

Регламент

Этот , в отличие от предыдущих, носит обязательный характер. Он утверждается органом власти. В качестве одной из его разновидностей выступает В нем присутствуют требования к конкретному объекту. может включать в себя прямые предписания либо ссылки на них в других актах. Техрегламенты часто дополняются методическими рекомендациями. В них включают описания методов проверок или контроля соответствия объекта требованиям.

Нормативные документы по стандартизации и виды стандартов

В настоящее время в отечественной и международной практике используются следующие типы актов:

1. Основополагающие. Эти нормативные документы в области стандартизации включают в себя руководящие либо общие положения для конкретной сферы. Обычно их используют как методическую базу для формулирования других правил и требований.
2. Терминологические. Эти нормативные документы системы стандартизации включают в себя понятия и их толкования.

Кроме этого, существуют:

1. Стандарты по методам испытаний. Они устанавливают правила, методики, процедуры для различных проверок и действий, сопровождающих их (отбор образца или пробы, например).
2. Стандарты на продукцию. В них включают требования к изделиям, посредством которых обеспечивается соответствие объекта его назначению. Этот стандарт может быть неполным либо полным. В последнем случае устанавливаются не только указанные выше требования, но и правила, в соответствии с которыми осуществляется отбор проб, выполняются испытания, упаковка, этикетирование, хранение и так далее. Неполный стандарт включает в себя только часть предписаний. Например, требования могут предъявляться конкретно к правилам поставки, параметрам качества и так далее.
3. Стандарты на процесс/услугу. В них в качестве объекта выступают конкретные операции или работы.
4. Стандарты на совместимость. Они устанавливают требования для всего продукта или его элементов.

Положения

Они могут иметь методический либо описательный характер. Первые включают в себя методику, способ выполнения операции, осуществления процесса и проч. С их помощью достигается соответствие требованиям, которые предъявляют нормативные документы стандартизации, сертификации . Положения второго типа обычно включают в себя описания конструкций, их элементов, состава исходного сырья/материала, величины деталей и частей изделий. В основные нормативные документы стандартизации могут добавляться эксплуатационные характеристики, отражающие "поведение" объекта при его использовании.

Акты, действующие на территории России

Ключевые документы устанавливаются ФЗ "О стандартизации". В их числе ГОСТы, региональные, международные требования, общероссийские классификаторы. К основным документам также относят стандарты отраслей, предприятий, инженерных, научно-технических обществ и прочих объединений. В настоящее время сохраняется действие некоторых актов, утвержденных еще в период СССР. Кроме указанных стандартов, к нормативным документам также относят правила по стандартизации (ПР), рекомендации (Р) и техусловия (ТУ). Особые требования предъявляются к актам на продукцию. В них должны присутствовать те предписания, которые подтверждаются сертификацией. В актах формулируются методы испытаний, которые надлежит применять для определения соответствия, правила по маркировке изделий и типы сопроводительных бумаг.

ГОСТ

Этот включает в себя требования к продукции, услугам, работам, потребность в которых обладает межотраслевым характером. Акт может включать в себя как обязательные предписания, так и рекомендации. Нормативные документы принимаются Госстандартом, если объектом стандартизации выступают услуги, работы, изделия. Если акты относятся к сфере архитектуры, промышленности, строительства, их утверждает Госстрой.

Структура

К обязательным относят требования к:

1. Безопасности процесса, услуги, продукции для окружающей среды, здоровья человека, имущества, санитарные нормы.
2. Информационной и технической совместимости, взаимозаменяемости изделий.
3. Единству маркировки, методов контроля.

Особо актуальны в настоящее время требования к безопасности, поскольку именно она является ключевым условием сертификации. Обязательные предписания должны выполняться госорганами и всеми субъектами хозяйственной деятельности вне зависимости от формы собственности. Нормативный документ по стандартизации отдельного типа продукции может включать в себя такие характеристики, как:

• допустимый уровень вредных/опасных факторов производства, появляющихся в процессе функционирования оборудования;
• класс опасности;
• действие соединений на человека и так далее.

В стандартах указываются все виды и пределы допустимой опасности определенного продукта или группы изделий. Они формулируются с расчетом на надежность объектов на протяжении всего срока их эксплуатации. К требованиям по безопасности относят: пожаро-, взрыво-, электробезопасность, максимально допустимые концентрации загрязняющих и химических веществ и проч. Заказчик и исполнитель должны включать в договор условия, касающиеся соответствия его предмета установленным основополагающим требованиям ГОСТа. Прочие предписания стандартов могут признаваться обязательными в договорных отношениях или если присутствует соответствующее указание в бумагах от поставщика (изготовителя) либо исполнителя. К таким требованиям, например, относят ключевые эксплуатационные (потребительские) характеристики изделия и методы их контроля, правила, касающиеся оформления бумаг, метрологии и так далее.

Соответствие

В законодательстве предусматриваются процедуры, направленные на проверку выполнения установленных требований. Соответствие предписаниям подтверждается испытаниями, согласно правилам В ряде случаев, если это будет признано целесообразным и необходимым для обеспечения высокого уровня конкурентоспособности отечественной продукции, могут устанавливаться перспективные требования. Они в определенной степени опережают имеющиеся возможности применяемых технологий. С одной стороны, это не противоречит положению о предварительных стандартах. Вместе с тем это выступает в качестве стимула для внедрения новых процессов на отечественных предприятиях.

Отраслевые акты

Такие стандарты разрабатываются относительно продукции, получаемой в конкретном хозяйственном секторе. Требования этих актов должны согласовываться с обязательными предписаниями, установленными в ГОСТах, отраслевыми правилами и нормами безопасности. Такие нормативные документы принимаются органами госуправления (министерствами). Они отвечают за соответствие отраслевых требований предписаниям ГОСТов. В качестве объектов выступают процессы, продукция, услуги, реализуемые в секторе, правила, установленные для организации работ, типовые конструкции (крепежные элементы, инструменты и проч.), порядок метрологического обеспечения. Диапазон использования отраслевых стандартов ограничен предприятиями, находящимися под ведомственным контролем органов управления, принявших их. Субъекты экономической деятельности другого подчинения вправе использовать их на добровольной основе.

Правила предприятий

Они разрабатываются и утверждаются непосредственно в самой организации. В качестве объектов стандартизации в данном случае обычно выступают элементы, касающиеся управления предприятием. Акты могут также затрагивать продукцию, которую выпускает организация. В этом случае нормативный документ будет устанавливать требования к частям изделий, инструментам, оснастке, В законодательстве рекомендуется применять такие акты для освоения предприятием региональных, международных, государственных предписаний, а также при регламентировании параметров сырья, полуфабрикатов и проч.

Акты общественных объединений

Такие нормативные документы разрабатываются обычно на принципиально новый тип продукции, процессов, услуг, передовые методы проверок, нетрадиционные подходы к управлению производством. которые занимаются решением этих проблем, стремятся к распространению через свои акты результатов мировых научных достижений, заслуживающих внимания, прикладных и фундаментальных исследований. Для экономических субъектов нормативные документы такого типа выступают в качестве важнейшего источника информации о передовых разработках. Рекомендации и правила, изложенные в них, используются на предприятии добровольно по решению руководства. Как и стандарты для предприятий, эти нормативные документы должны соответствовать действующему законодательству.

По своей сути они соответствуют методическим нормативным документам. Правила и рекомендации могут касаться порядка, по которому осуществляется согласование актов, предоставляется информация о принятых отраслевых требованиях, создания контрольной службы на предприятии и так далее. Эти акты составляются организациями и подразделениями, находящимися в ведомственном подчинении Госстандарта или Госстроя. Их проекты обсуждаются с заинтересованными субъектами.

ТУ

Техусловия разрабатываются предприятиями и иными экономическими субъектами в случаях, когда создание стандарта нецелесообразно. В качестве объекта ТУ могут выступать изделия разовой поставки, производимой небольшими партиями, продукция художественных промыслов и проч. Процедура принятия техусловий имеет ряд особенностей. Согласно законодательству, ТУ относятся к техническим документам. Однако в отношении этой категории актов действует один нюанс. Если на ТУ присутствует ссылка в договорах/контрактах на поставку, то они рассматриваются как нормативные документы. В этом случае их утверждение осуществляется в соответствии с ПР 50.1.001-93. Специфика согласования заключается в следующем. В ходе приемки нового изделия, выпущенного в соответствии с требованиями, происходит окончательное утверждение техусловий уполномоченной комиссией. Однако для предоставления ТУ необходимо предварительно разослать их проект и сопровождающие бумаги организациям, представители от которых будут участвовать в процедуре.

Важный момент

ТУ считаются согласованными при подписании опытного образца (или партии). Таким же образом решается вопрос о возможности массового производства продукции. Если предприятие намерено выпускать изделия без приемочной комиссии, ТУ согласуются с заказчиком. Данная процедура считается обязательной. Не подлежат согласованию нормы и требования ТУ, которые отнесены к основополагающим. В этом случае в них приводится ссылка на соответствующий ГОСТ. Правила, в соответствии с которыми осуществляется согласование техусловий, предоставляют разработчикам самостоятельно решать вопрос о необходимости их утверждения заказчиком, если они были сформулированы в инициативном порядке.

Комплексы актов

Некоторые стандарты объединяются в один нормативный документ. При этом в объединенный акт включают те предписания, которые имеют связь друг с другом и единую целевую направленность. Такими документами устанавливаются согласованные требования к объектам стандартизации. Комплекс актов, таким образом, включает в себя положения, направленные на исключение противоречия между правилами, применяемыми на различных уровнях, обеспечение согласованности с законодательством, достижения общей цели и выполнения обязательных предписаний.

Дополнительно

В стандарте обычно предусмотрено несколько методик контроля относительно одного показателя качества продукта. Это необходимо для выбора одной из них в качестве арбитражной при возникновении соответствующей необходимости. Вместе с тем следует учитывать, что не во всех случаях методики могут являться взаимозаменяемыми. Для таких ситуаций стандарт содержит или четкую рекомендацию относительно условий выбора, или сведения по отличительным признакам.

Для обеспечения достоверности и сопоставимости результатов необходимо использовать положения актов, описывающие место и способ отбора проб от партий товаров с их количественными характеристиками, правилами, устанавливающими последовательность выполняемых операций и обработку результатов, схемами испытательного оборудования.

Основополагающие стандарты разрабатываются с целью содействия взаимосвязи, взаимопониманию при осуществлении деятельности в той или иной научной или производственной сфере. В этих актах формулируются такие организационные положения и принципы, правила и требования, которые рассматриваются в качестве общих для соответствующих секторов. Они должны способствовать достижению целей, единых и для науки, и для производства. По своей сути, они обеспечивают взаимодействие этих сфер при разработке, создании и использовании продукта или услуги так, чтобы требования по охране природы, имущества и здоровья населения были выполнены в полном объеме.

Заключение

В 1996 г. был изменен основополагающий стандарт ГОСТ Ρ 1.0-92. В соответствии с корректировкой, к перечню актов, используемых на территории России, был добавлен техрегламент. Между тем в настоящее время существует немало пробелов в законодательстве, регулирующем стандартизацию. Соответственно, далеко не все акты, устанавливающие те или иные требования, рекомендации, правила, полностью согласуются с международными предписаниями. Отличие отечественного подхода к характеру технических регламентов выявляется непосредственно в самой формулировке изменения, внесенного в ГОСТ. Она представлена следующим образом. К техрегламентам необходимо относить постановления правительства и законодательные акты, содержащие правила, требования и нормы технического характера, госстандарты в части устанавливаемых в них обязательных предписаний, правила федеральных исполнительных органов, наделенных соответствующими полномочиями.

а) монастыри ; б) архивы; в) княжеские палаты; г) царский дворец.

2. Как назывались первые государственные учреждения?

а) департаменты; б) княжества; в) приказы ; г) монастыри.

3. Какие реквизиты относятся к юридически значимым?

а) дата, регистрационный номер документа ;

б) заголовок к тексту, отметка об исполнителе;

в) резолюция, отметка о наличии приложений.

4. Делопроизводство - это:

а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения;

б) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами ;

в) запись информации на различных носителях по установленным правилам.

5. По способу документирования различают документы:

а) трафаретные;

б) рукописные письменные ;

в) формализованные.

6. Для чего проводится унификация документов?

а) для документирования управленческой деятельности ;

б) для организации работы с документами;

в) для снижения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.

7. Расположение реквизитов на бланке документа определяется:

а) составителем документа;

б) правилами унификации документов;

в) государственным стандартом.

8. Реквизит документа - это:

а) стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной;

б) совокупность расположенных в определенной последовательности записей, присущих определенным видам документов;

в) обязательный элемент официального документа .

9. Реквизит «Наименование вида документа»:

а) позволяет судить о назначение документа, определяет состав реквизитов и структуру текста ;

б) позволяет судить о названии организации - автора документа;

в) придает содержанию документа нормативный или правовой характер.

10. Регистрационный номер документа - это:

а) дата его подписания или утверждения;

б) условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации ;

в) отметка для автоматического поиска документа (может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ).

11. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?

а) Директору школы № 269

Ивановой Тамаре Петровне

б) Директору школы № 269

Ивановой Т. П.

в) 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7

Директору школы № 269 г-же Ивановой Т. П.

г) Директору Московской школы № 269

Т. П. Ивановой

12. План работы колледжа на 2001/02 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформ­лен реквизит «Гриф утверждения документа»?

а) УТВЕРЖДАЮ

Решение педагогического совета

от 12.08.2006 г. № 14

б) УТВЕРЖДЕН

Решением педагогического совета

от 12.08.2006 № 14

в) УТВЕРЖДЕН

Решением педагогического совета

от 12.08.2006 г. № 14

13. Реквизит «Заголовок к тексту»:

а) отражает краткое содержание документа;

б) позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;

в) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ.

14. В каком месте документа проставляется реквизит «Отметка о контроле»?

а) на левом поле документа, напротив реквизита «Справочные данные об организации»;

б) в верхнем правом углу первого листа документа;

в) в нижнем правом углу первого листа документа.

15. Реквизит «Гриф согласования» оформляют следующим образом:

а) СОГЛАСОВАНО

Протоколом заседания

правления страховой компании «Планета»

от 21.06.2006 № 10

б) ________________Н. И. Орлов

(подпись)

в) Начальник юридического отдела

Г. И. Сидоров

16. Реквизит «Визы согласования»:

а) служит для оформления внешнего согласования с конкретным должностным лицом или коллегиальным органом;

б) придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер;

в) используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления .

17. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ;

б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа ;

г) на оборотной стороне первого листа документа.

18. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?

а) Приложение:

1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.;

2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

б) Приложение: на 6 л. в 1 экз.

19. Реквизит «Отметка об исполнителе»:

а) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ;

б) является одним из основных способов удостоверения документа;

в) фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа.

20. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?

а) Ректор академии В. А. Петрова

б) Ректор академии Петрова В. А.

в) Ректор Сибирской академии

государственной службы В. А. Петрова

21. В отсутствие руководителя А. И. Петрова документ подписал его заместитель Сидоров, исполняющий обязанности руководителя. Укажите правильный вариант:

а) За Директор ____________________________ А. И. Петров

(подпись Сидорова)

б) Директор ______________________________ А. И. Петров

(подпись Сидорова)

в) И. о. директора ________________________ Г. В. Сидоров

(подпись Сидорова)

22. Датой протокола является:

а) дата подписания протокола;

б) дата проведения заседания;

в) дата регистрации протокола.

23. Приказ создается для:

а) подтверждения установленных фактов, событий, действий;

б) решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом;

в) отражения условий трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?

Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова

в) Верно

Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова

16.03.2006

25. Виза юриста на приказе:

а) означает внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;

б) это обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

26. Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться:

а) с указания фамилии и инициалов исполнителя;

б) с указания поручения;

в) с указания должности и фамилии с инициалами исполнителя.

27. Протокол - это:

а) письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений;

в) документ, содержащий описание производственной деятельности организации;

г) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, заседании.

28. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:

а) в пределах всего времени существования организации;

б) в пределах календарного года;

в) в пределах пяти лет.

29. Вопросы повестки дня располагаются:

а) по времени, которое предполагается затратить на обсуждение каждого вопроса;

б) в любом порядке;

в) по степени важности обсуждаемых вопросов.

30. Документы, составляемые комиссией, подписываются:

а) руководителем организации;

б) председателем комиссии;

в) председателем и членами комиссии;

г) председателем комиссии и секретарем.

31. Акт - это:

а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации;

б) документ, адресованный руководителю организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте;

в) документ, подтверждающий факты, события, действия.

32. Текст акта делится на две части:

а) вводную и основную

б) вводную и констатирующую, содержащую выводы;

в) начальную и заключительную, содержащую выводы.

33. Информационная справка - это:

а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий ;

б) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя;

в) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

34. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца справки?

а) наименование организации;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) гриф утверждения документа;

е) адресат.

35. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера подписываются:

а) руководителем (и заверяются печатью);

б) руководителем;

в) начальником отдела кадров.

36. Докладная (служебная) записка - это:

а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;

б) документ, подтверждающий факты, события, действия;

в) предложение фирме или конкретному лицу заключить деловое соглашение.

37. Датой докладной записки считается:

а) дата излагаемого события;

б) дата подписания докладной записки;

в) дата принятия резолюции.

38. Гарантийное письмо:

а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей;

б) подтверждает определенные обязательства, обещания организации;

в) содержит ответ на письмо-просьбу.

39. Сколько реквизитов включает деловое письмо международного образца?

а) 30; б) 15; в) 12.

40. Кадровая документация ведется в соответствии:

а) с Трудовым кодексом Российской Федерации;

б) с Кодексом законов о труде РФ.

41. Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают:

а) назначением ответственного за исполнение приказа;

б) указанием сроков действия приказа;

42. Приказы о приеме на работу и увольнении хранятся:

а) 5 лет; б) 10 лет; в) 50 лет; г) 75 лет; д) 100 лет.

43. В течение какого срока заводится трудовая книжка на лиц, впервые поступивших на работу?

а) в первый день работы;

б) не позднее недельного срока после начала работы;

в) не позднее месяца с начала работы.

44. Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?

а) да; б) нет.

45. Закончите начатое предложение: Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания до:

а) передачи на исполнение;

б) подшивки в дело;

в) завершения исполнения или отправки.

46. В какой срок должна производится обработка документов и передача их исполнителям?

а) в день поступления документов в организацию;

б) в трехдневный срок после поступления документов в организацию;

в) в недельный срок после поступления документов в организацию.

47. Какие этапы проходят исходящие документы?

а) составление проекта документа;

б) регистрация;

в) прием и первичная обработка;

г) контроль за исполнением.

48. Регистрационно-контрольные карточки используются:

а) для контроля движения внутренних документов;

б) для записи информации;

в)  для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов.

49. В каких случаях удобнее использовать журнальную форму регистрации документов?

а) при большом документообороте;

б) при малом документообороте.

50. В каких документах рядом с регистрационным номером указываются буквы «Л» или «К»?

а) в актах;

б) в докладных записках;

в) в приказах по основной деятельности;

г) в приказах по личному составу;

Унификация – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления и оформления.

Работа по унификации заключается в стандартизации документов, в сокращении числа видов и разновидностей документов, при помощи которых осуществляются функции управления, в установлении круга документов, необходимых для документирования конкретной управленческой функции, в упорядочении элементов оформления документов.

Например, в настоящее время в РФ насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения окон для указания адреса и другим признака, не позволяющим автоматизировать их обработку на почте.

Стандартизация – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Стандартизация заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р), стандартов предприятий, организаций, учреждений (СТП).

Стандарт – это нормативный документ, устанавливающий обязанности, правила в масштабах всей страны, всей отрасли, всего предприятия и т.п.

Направления унификации:

1. Унификация форматов бумаги . Для подготовки управленческих документов используют стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.» Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации. Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841*1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего путем деления большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. Форматы делятся на 3 основных ряда – А, В, С.

Для изготовления документов используются форматы А4 (210*297 мм), А5 (210*148 мм) в качестве основных, дополнительные А3 (420*297), А6 (105*148).

2. Унификация формы документов . Унификация формы достигается разработкой государственных стандартов. Унификация формы предполагает установление необходимого состава реквизитов документа и их места на стандартном листе бумаги.

Реквизит – это элемент оформления документа.

Формуляр документа – это совокупность реквизитов.

Стандарты составляются на систему документации.

Система документации – это совокупность взаимоувязанных документов, принимаемых в определенной сфере деятельности.

В результате унификации и стандартизации создаются унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

При создании унифицированных систем документации разрабатываются унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированными в определенном порядке на носителе информации. Главным принципом разработки унифицированных форм является построение их на основе единой системы, так называемого формуляра-образца.

Формуляр-образец документа – это модель совокупности унифицированных форм документов. Основой построения формуляра-образца является конструкционная сетка.

Конструкционная сетка – это сетка, образуемая на носителе информации пересечением горизонтальных и вертикальных прямых линий, расстояние между которыми кратно соответственно шагу строки и шагу письма печатных устройств, применяемых для изготовления документов.

Шаг строки – это расстояние между основанием смежных строк документа. Шаг строки составляет 4,25 мм.

Шаг письма – это расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных печатных знаков. Шаг письма составляет 2,6 мм.

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижение затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку

3. Унификация текстов документов. Унификация текстов заключается в определении необходимого набора информации. Главная цель унификации текстов заключается в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит, в повышении в целом эффективности всего процесса управления.

Направления унификации текстов:

Анкетные тексты. Анкета характеризует один объект по определенному набору признаков. Анкеты используются в кадровой документации, при проведении социологических опросов и т.д. Наименование признаков в анкетах формулируется именем существительным в именительном падеже, словосочетанием с именем существительным в именительном падеже или глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.

Табличные тексты. Таблицы используются для учетных и статистических документов. Характеризуется несколько объектов по ряду признаков. Таблицы имеют два уровня членения текста – горизонтальный (строки) и вертикальный (графы, столбцы). Графы нумеруются. Наименование строк и граф формулируется по тем же правилам, что и наименование признаков в анкетах. Табличный текст обладает большой информационной емкостью, позволяет классифицировать и кодировать информацию, суммировать определенные данные и т.д.

Трафаретные тексты (шаблоны). Трафаретные тексты содержат постоянную информацию и свободное место для внесения переменной информации.

Тексты образцы (примерные тексты) составляются для сложных документов, носят ориентировочный характер, используются для составления документов по аналогии.

Наборы стандартных фраз и выражений.

Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

4. Понятийная унификация. Понятийная унификация достигается внедрением национальных стандартов, т.е. нормативных документов, содержащих систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки и присвоенные им коды.

Потребительские форматы бумаги, мм