Выдача займов работникам. Образец положения о выдаче займов

Выдача займов работникам должна быть правильно оформлена. Предлагаем вашему вниманию образец положения о выдаче займов работникам организации.Также мы опубликовали заявление сотрудника о выдаче займа

Директору «Альфы»

А.В. Львову

от менеджера

А.С. Кондратьева

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне заем для приобретения квартиры в размере 3 000 000 руб. сроком до 1 июля 2018 года с выплатой ежемесячных платежей.

В случае увольнения обязуюсь погасить сумму задолженности в полном размере на дату расторжения трудового договора.

ПОЛОЖЕНИЕ

о выдаче займов работникам организации

г. Москва 26.06.2014

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение регулирует порядок предоставления ЗАО «Альфа» (далее - Общество) займов физическим лицам (далее - работник), состоящим на день предоставления займа в трудовых отношениях с Обществом.

2. УСЛОВИЯ ВЫДАЧИ ЗАЙМА РАБОТНИКУ

2.1. Заем может быть предоставлен работнику Общества при наличии свободных собственных денежных средств у Общества.

2.2. При предоставлении работнику займа учитываются стаж работы и его вклад в деятельность Общества.

2.3. Заем может выдаваться работнику, проработавшему в организации не менее одного года.

2.4. Заем не предоставляется:

Работникам, принятым на время отсутствия основного работника, в том числе на время отпуска основного работника по уходу за ребенком;

Работникам, у которых удержания из зарплаты составляют в совокупности более 50 процентов (с учетом суммы займа);

Работникам, имеющим непогашенное дисциплинарное взыскание.

2.5. В зависимости от трудового стажа работника в Обществе устанавливается предельный срок погашения займа и процентов по нему:

Для работников со стажем работы менее пяти лет предоставляется заем на срок не более двух лет с процентной ставкой 6 процентов годовых;

Для работников со стажем работы более пяти лет предоставляется заем на срок не более пяти лет с процентной ставкой 0 процентов годовых.

2.6. Предельный срок погашения займа может быть изменен решением руководителя Общества.

2.7. Сумма займа, предоставляемая работнику, зависит от его годового заработка. Для работника со стажем работы в Обществе до пяти лет сумма займа не должна превышать суммы полуторакратного заработка за последний год работы с условием погашения займа в течение двух лет.

Для работника со стажем работы более пяти лет сумма займа не должна превышать суммы двукратного заработка за последний год работы с условием погашения займа в течение пяти лет.

2.8. Решением руководителя Общества сумма займа, выдаваемого работнику, может быть больше установленного в пункте 2.7 размера.

2.9. В отдельных случаях заем может быть выдан работнику Общества только при предоставлении обеспечения исполнения обязательств по возврату суммы займа, предусмотренного действующим законодательством России (в т. ч. под залог недвижимости, поручительство от третьих лиц и др.).

3. УСЛОВИЯ ВЫДАЧИ ЗАЙМА РУКОВОДИТЕЛЮ ОБЩЕСТВА И АФФИЛИРОВАННЫМ ЛИЦАМ

3.1. Заем руководителю Общества выдается на основании решения общего собрания акционеров Общества. Условия выдачи займа, его сумма и срок возврата определяются общим собранием акционеров Общества. Договор займа с руководителем Общества от имени Общества подписывает уполномоченное общим собранием акционеров Общества лицо.

3.2. Вопрос о предоставлении займа работнику, являющемуся аффилированным лицом Общества, решается общим собранием акционеров Общества в порядке, определенном уставом Общества.

4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЗАЙМА

4.2. Заявление о выдаче займа должно содержать отметки кадровой службы и бухгалтерии об отсутствии причин для отказа, предусмотренных пунктом 2.4 настоящего положения.

4.3. К заявлению в необходимых случаях прилагаются документы, обосновывающие необходимость выделения займа и размер займа.

4.4. В случае принятия руководителем Общества решения о выдаче займа:

4.4.1. Заемщик:

Знакомится с настоящим положением;

Заключает договор займа с Обществом.

4.4.2. Общество выдает Заемщику сумму займа в срок, предусмотренный договором займа.

4.5. В случае выдачи займа под залог стороны оформляют договор залога между Заемщиком и Обществом. Договор залога подлежит государственной регистрации в случаях, предусмотренных законодательством.

4.6. Если заем выдается под поручительство, то оформляется договор поручительства между поручителями и Обществом в соответствии с действующим законодательством России одновременно с подписанием договора займа.

4.7. Если заем выдается под любое другое обеспечение, стороны должны будут руководствоваться действующим законодательством России. Сумма обеспечения должна быть не менее 100 процентов от суммы займа.

5. ПОРЯДОК ПОГАШЕНИЯ ЗАЙМА РАБОТНИКОМ

5.1. Заемщик обязан возвратить Обществу сумму займа и проценты по нему в срок и в порядке, которые предусмотрены настоящим положением, договором займа.

5.2. Сумма займа, предоставляемая Заемщику, погашается путем выплат равных долей не позднее 20-го числа каждого месяца, если договором займа, приложениями или дополнениями к договору займа не предусмотрено иное. Договором займа может быть определено, что сумма займа погашается путем удержания необходимой согласованной суммы из зарплаты работника.

5.3. Сумма займа или соответствующая часть считается возвращенной Заемщиком в момент внесения ее в кассу Общества или в момент перечисления соответствующей суммы на банковский счет Общества. Списание денежных средств с банковского счета Заемщика не освобождает его от ответственности за возврат суммы займа, если эти средства не поступили на счет Общества.

5.4. Заемщик может погасить сумму займа досрочно.

5.5. В исключительных случаях (тяжелое материальное положение работника, состояние его здоровья или иные исключительные обстоятельства) на основании решения общего собрания участников Общества заем может быть погашен за счет прибыли, остающейся в распоряжении Общества.

5.6. Контроль над возвратом займов осуществляет бухгалтерия Общества.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

6.1. В случае невозврата суммы займа или его части в срок, указанный в договоре займа, Заемщик уплачивает штраф в размере 10 процентов от невозвращенной суммы займа. При этом если заем был выдан с обеспечением, то Общество вправе удовлетворить свои требования в полном объеме за счет имущества, служащего обеспечением обязательств Заемщика, в соответствии с законодательством России.

6.2. Заемщик обязан досрочно вернуть сумму займа при условии расторжения трудового договора с Обществом по следующим основаниям:

По инициативе работника (ст. 80 ТК РФ);

При неоднократном неисполнении работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ст. 81 ТК РФ);

Прогул, в том числе отсутствие на работе более четырех часов в течение рабочего дня без уважительных причин (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ);

Появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распитие спиртных напитков, употребление наркотических средств или токсических веществ в рабочее время или по месту работы (подп. «б» п. 6 ст. 81 ТК РФ);

Совершение по месту работы хищения имущества нанимателя, установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания (подп. «г» п. 6 ст. 81 ТК РФ);

Установленное комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушение работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий (подп. «д» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

6.3. Заем должен быть погашен в течение 10 рабочих дней с момента расторжения трудового договора работника с Обществом по основаниям, перечисленным в пункте 6.2 настоящего положения.

При выплате работодателем займа своему работнику оформляется договор займа, согласно положениям параграфа 1 «Заем» главы 71 ГКУ. В этой случае работодатель выступает в качестве заимодавца, а работник- в качестве заемщика.

Если ссуду предоставляет юридическое лицо работнику, договор следует заключить в письменной форме, независимо от суммы, если в роли заимодавца выступает физическое лицо - субъект предпринимательской деятельности, договор займа может быть заключен между сторонами в устной форме, в случае если сумма займа не превышает размер десяти не облагаемых налогом минимумов доходов граждан.

В подтверждение заключения договора займа и его условий заемщик может представить расписку или другой документ, удостоверяющий получение им денежных средств. Нотариальное удостоверение договора займа не является обязательным, однако по желанию сторон оно возможно.

Сумма займа, предоставляемая работодателем-заимодавцем своему сотруднику, может быть любой. Никаких ограничений в этом плане законодательно не установлено.
Договор займа может быть процентным и беспроцентным в соответствии со ст. 7048 ГКУ. Как правило, предприятия или физические лица - субъекты предпринимательской деятельности предоставляют своим работникам беспроцентные займы, которые мы и опишем в этой статье.

Срок предоставления займа, определяется сторонами исключительно в договоре. Если срок возврата займа не определен или установлен моментом предъявления требования, то работнику следует возвратить полученные взаймы средства в течение 30 дней со дня предъявления такого требования заимодавцем. При желании работник может возвратить заем досрочно, если условиями договора не установлено иное. Такая возможность предусмотрена ст. 1049 ГКУ.

Условиями договора займа может быть установлена ответственность работника в случае несвоевременного возврата им займа или его части. Данная норма зафиксирована в ст. 1050 ГКУ. Кроме того, одновременно с договором займа обычно заключается отдельный договор, которым оформляются способы обеспечения обязательств заемщика.
Для получения займа работнику следует обратиться работодателю с заявлением, в котором указаны сумма займа, цель и срок его возврата.

Пример такого заявления:

На основании такого заявления администрация предприятия принимает решение о предоставлении ссуды работнику, после чего заключает с ним договор. На основании такого заявления администрация предприятия принимает решение о предоставлении ссуды работнику, после чего заключает с ним договор.

Образец договора займа.

Неотъемлемой частью договора займа между работодателем и работником является срочное обязательство.

Пример его заполнения:

При заключении договора займа нужно учитывать, что размеры удержаний из заработной платы для погашения такого займа определяются по договоренности сторон.

Размер отчислений из заработной платы для погашения займа - без ограничений

В отношении некоторых случаев КЗоТ предусмотрено ограничение отчислений из заработной платы. Так, в частности, ст. 127 КЗоТ определено, что отчисления из заработной платы в принудительном порядке могут производиться только в случаях, установленных законодательством Украины, и по приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа. Именно на эти случаи распространяется действие ст. 128 КЗоТ относительно ограничения размера отчислении из заработной платы, т. е. при каждой выплате заработной платы сотруднику общий размер всех отчислений не может превышать двадцати процентов, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством Украины, - пятьдесят процентов выплачиваемой заработной платы.

При отчислении из заработной платы по не¬скольким исполнительным документам за работником в любом случае должно быть сохранено пятьдесят процентов заработка, а отчисления из заработной платы при отбывании на исправительных работах и при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей размер отчислений не может превышать семидесяти процентов.

Согласно положения статей 127’и 728: КЗоТ вывод таков, что 20-процентное или 50-процентное ограничение отчислений из заработной платы касается только случаев принудительного, а не добровольного, как это предусмотрено договором займа, удержания из заработной платы.

Таким образом, размер удержаний из заработной платы работника для по¬гашения займа, полученного от предприятия устанавливается только договором займа, т.к. взаимоотношения между заимодавцем и заемщиком регулируются положениями ГКУ.

Выплата суммы займа из кассы предприятия - тоже без ограничений

Договор займа предусматривает выплату заемщику денежных средств из кассы предприятия путем оформления расходного кассового ордера.
Без проблем может предоставить заем своему работнику, используя для этой цели наличную вы¬ручку, и предприятие или предприниматель, имеющие налоговый долг. Дело в том, что предприятия (предприниматели), имеющие налоговый долг, не могут использовать наличную выручку для осуществления выплат, связанных с оплатой труда (кроме выплат по экстренным (неотложным) обстоятельствам). Выплата займа не связана с оплатой труда, поэтому может осуществляться предприятиями или предпринимателями, имеющими налоговый долг, без ограничений.

Договор займа: налоговый учет

Заем работнику предоставляется на возвратной основе, т. е. подлежит обязательному возврату. В связи с этим в налоговом учете предприятия операция по предоставлению беспроцентного займа не отражается, т. е. при выплате суммы займа работнику не увеличиваются валовые расходы, а при возврате - валовой доход заимодателя. Данная операция также не является объектом обложения налогом на добавленную стоимость.

Что касается обложения полученной работником суммы займа налогом с доходов физических лиц, то, анализируя положения Налоговый кодекс, можно утверждать, что такая сумма не является доходом работника и не включается в состав общего месячного или годового дохода основная сумма кредита, получаемого плательщиком налога. С точки зрения гражданского законодательства {ст. 1054 ГКУ), к отношениям по кредит¬ному договору применяются те же положения, что и по договору займа. Следовательно, сумма займа также не рассматривается как объект налогообложения.

Также на основании п. 3.28 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 г. № 5*, выплата в виде займа не входит в состав фонда оплаты труда и не облагается единым социальным взносом.

Договор займа: бухгалтерский учет

При отражении операции займа в бухгалтерском учете предприятия-заимодавца следует руководствоваться П(С)БУ 10 «Дебиторская задолженность», утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 08.10.99 г. № 237, с изменениями и дополнениями. В соответствии сданным П(С)БУ сумма задолженности юридических или физических лиц, задолжавших предприятию в результате прошедших событий определенные суммы денежных средств, их эквивалентов или других активов, представляет собой дебиторскую задолженность. Дебиторская задолженность делится на долгосрочную и текущую.

Долгосрочная дебиторская задолженность - это сумма дебиторской задолженности, которая не возникает в ходе нормального операционного цикла или будет погашена по истечении двенадцати месяцев с даты баланса.

Текущая дебиторская задолженность - это сумма дебиторской задолженности, которая возникает в ходе нормального операционного цикла или будет погашена в течение двенадцати месяцев с даты баланса.

Поэтому, если по договору займа возврат денежных средств предполагается в течение 12
месяцев, то задолженность работника перед пред¬приятием отражается в составе текущей дебиторской задолженности с использованием для этой цели субсчета 377 «Расчеты с прочими дебиторами».

Пример 1. Работнику предприятия предоставлена ссуда в сумме 2100 грн. Погашение займа будет производиться путем удержания из заработной платы в течение шести месяцев по 350 грн. (2100 грн.: 6 месяцев).

В бухгалтерском учете предприятия такие операции отражаются следующим образом:

Если возврат денежных средств по договору зай­ма предполагается в течение периода, превышаю­щего двенадцать месяцев, то задолженность работ­ника перед предприятием отражается в составе долгосрочной дебиторской задолженности. Для этой цели используется субсчет 163 «Прочая деби­торская задолженность».

При наступлении срока погашения займа в тече­ние двенадцати месяцев с даты баланса задолжен­ность работника перед предприятием следует пере­вести из долгосрочной дебиторской задолженности в состав текущей (Дт 377 — Кт 163). Например, ус­тановленный договором срок погашения займа составляет 15 месяцев - это долгосрочная дебиторс­кая задолженность. По истечении трех месяцев, т. е. когда до истечения срока погашения займа ос­тается двенадцать месяцев, такая долгосрочная де­биторская задолженность должна быть переведена в состав текущей дебиторской задолженности.

Пример 2. Работнику предприятия предостав­лен беспроцентный заем в сумме 9000 грн. Пога­шение займа будет производиться путем удержа­ния из заработной платы в течение пятнадцати ме­сяцев по 600 грн. (9000 грн. : 15 месяцев).

В бухгалтерском учете предприятия такие опе­рации отражаются следующим образом:

Договор займа с работником предприятия - образец данного документа читатель сможет скачать на нашем сайте. Сделка имеет несколько нюансов, которые желательно оговорить в тексте соглашения. Об этом и о других вопросах, касающихся договора займа между сотрудником фирмы и организацией, мы расскажем далее в публикации.

Законодательство о заемных отношениях между работником и ООО, АО, ГУП, МУП

Образец договора займа работнику организации почти не отличается от образца обычной займовой сделки. Регулируются данные отношения § 1 гл. 42 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ). Однако рассматриваемый вид договора имеет особый субъектный состав: работодатель и работник, что вносит свои коррективы.

Например, специальные нормы о потребительском займе, предусмотренные законом «О потребительском кредите (займе)» от 21.12.2013 № 353-ФЗ, не применяются к взаимодействиям между работником и работодателем. Указанный источник в подп. 5 п. 1 ст. 3 сам исключает данных лиц из сферы своего действия.

Сделка находится на стыке гражданского и трудового права. В связи с этим формирование заемных отношений происходит под влиянием трудовых норм, например, в вопросе вычетов из зарплаты.

Как получить сотруднику заем у организации?

Для получения ссуды работник обращается к администрации с заявлением в произвольном виде или по форме, установленной на предприятии. Гражданин может указать, для какой цели ему нужны деньги. Тогда заем становится целевым с условием об обеспечении работодателю возможности контролировать использование ссуды.

На основании упомянутого обращения руководство принимает решение о предоставлении займа или об отказе. При этом организация свободна в выборе условий будущей сделки, что не всегда совпадает с запросом сотрудника. Однако и гражданина никто не принуждает заключать невыгодный для него договор.

Согласно ч. 1 ст. 808 ГК РФ договор займа с сотрудником всегда заключается в письменной форме. В подтверждение передачи денег может быть оформлен расходный кассовый ордер (при выдаче наличными) или расписка и платежное поручение (при безналичном перечислении).

Не знаете свои права?

Особенности займа с процентами между директором и ООО, АО. Заем для директора от унитарного предприятия

В соответствии с действующим законодательством (ст. 22 закона «О государственных и муниципальных…» от 14.11.2002 № 161-ФЗ, ст. 45 закона «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 81 закона «Об акционерных…» от 26.12.1995 № 208-ФЗ) единоличный исполнительный орган является заинтересованным лицом. Поэтому перед заключением с ним сделки общество должно уведомить об этом своих участников.

В уведомлении обязательно указываются:

• наименование сделки;
• кто является заинтересованным лицом;
• сумма договора;
• основные условия соглашения и возврата займа.

Если никто из участников не потребует согласования условий сделки, то согласования не требуется. А вот государственные и муниципальные предприятия обязаны получить у их собственника разрешение на выдачу займа руководителю (представителю нанимателя). Между директором и ООО беспроцентный заем также существует. В этом случае необходимо указать в соглашении о том, что проценты по договору не начисляются.

Договор займа сотруднику процентный — образец

По общему правилу сделка всегда предполагается возмездной. Если размер процентов не оговорен, то он будет равен ставке рефинансирования. Если договор содержит сведения о процентах, то они могут быть оговорены следующим образом:

1. Заимодавец передает Заемщику денежные средства в размере 200 000 рублей, а Заемщик обязуется вернуть Заимодавцу равную сумму.
2. По настоящему договору на сумму займа начисляются проценты в размере 0,5% от оставшейся на день оплаты суммы основного долга за каждый месяц пользования.
3. Проценты и часть суммы основного долга в размере 20 000 рублей выплачиваются ежемесячно, 10-го числа каждого расчетного месяца.

Полный образец процентного договора займа с сотрудником можно скачать на нашем сайте.

Договор беспроцентного займа с сотрудником — образец

Организация также может заключить договор беспроцентного займа с сотрудником. Тогда в документе следует прямо это указать. Например так, как в предложенной ниже выдержке из образца договора беспроцентного займа с сотрудником:

1. Предмет договора:

   1.1. Заимодавец передает Заемщику денежные средства в размере 200 000 (двести тысяч) рублей, а Заемщик обязуется вернуть Заимодавцу равную сумму.

   1.2. Стороны договорились, что настоящий договор займа является беспроцентным.

Полный образец беспроцентного договора займа можно скачать на нашем сайте.

Беспроцентный договор займа с работником не влечет возникновения налогового бремени у организации. Однако заемщик обязан будет уплатить НДФЛ за экономию на процентах в силу подп. 1 п. 1 ст. 212 Налогового кодекса РФ. Насчитывать, удерживать и оплачивать данный налог будет работодатель.

Итак, выдача ссуды персоналу организации — распространенная практика среди социально ориентированных работодателей. При этом текст договора лишь незначительно отличается от обычного займа. Однако при составлении документа можно учесть некоторые особенности, обусловленные характером трудовых отношений субъектов сделки.

Заем денег у работодателя: правовое регулирование

Организация-работодатель вправе по просьбе сотрудника предоставить ему определенную сумму в заем на условиях, устраивающих обе стороны.

Наличие трудового договора между данными субъектами практически не влияет на правоотношения, связанные с выдачей займа. Последние регулируются по общим правилам параграфа 1 гл. 42 ГК РФ. Специальные нормы отсутствуют, то есть такой договор является простым договором займа с особенностями, обусловленными субъектным составом. Действие норм о потребительских займах на заемные отношения между предприятием и работником не распространяется (подп. 5 п. 1 ст. 3 закона «О потребительском кредите» от 21.12.2013 № 253-ФЗ). Некоторые компании принимают локальные нормативные акты о порядке выдачи займов работникам.

При этом возможны 2 варианта оформления заемных отношений:

1. Внесение дополнительных условий о займе непосредственно в трудовой договор (смешанный трудовой договор).
2. Заключение самостоятельного договора займа.

Последний вариант представляется наиболее целесообразным.

В подтверждение передачи денег заимодавцем оформляется:

• кассовый документ (расходный кассовый ордер, см. п. 6 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…» от 11.03.2014 № 3210-У);
• либо расписка (если деньги передаются через представителя — подотчетное лицо).

Как правильно составить заявление на получение процентного или беспроцентного займа сотруднику

Для того чтобы заключить договор займа, работнику необходимо в первую очередь устно обратиться с такой просьбой к руководителю организации, а затем, после его одобрения, составить письменное заявление о предоставлении займа. Оно и будет основанием для заключения самого договора в случае, если работодатель примет положительное решение.

В организации может быть утвержден образец заявления на заем у работодателя. В противном случае оно составляется в свободной форме. Желательно, чтобы в нем была указана следующая информация:

• кому адресовано заявление (наименование организации, Ф. И. О. руководителя);
• данные заявителя (Ф. И. О., адрес места жительства, контактный телефон);
• непосредственно сама просьба, например: «Прошу предоставить мне заем в размере…»;
• желаемый срок займа и другие условия (например, цель займа, способ внесения платежей, размер процентов и т. д.);
• можно также добавить фразу «В случае увольнения из организации обязуюсь досрочно выплатить сумму займа»;
• подпись, дата.

Образец заявления на беспроцентный заем сотруднику можно скачать по ссылке .

Условия предоставления займа сотруднику

Итак, в своем заявлении работник выражает просьбу предоставить ему заем на определенных условиях, а работодатель вправе принять / не принять их и выдвинуть ряд встречных условий со своей стороны.

Рассмотрим подробнее возможные условия займа работнику от организации:

1. Проценты за пользование суммой займа (ст. 809 ГК РФ). Как правило, заем от работодателя характеризуется безвозмездностью, то есть он предоставляется без условия об оплате процентов, что выгодно отличает его от кредита в банке. Возвращается ровно та сумма, которая изначально была передана работнику. Тем не менее возможен и возмездный вариант, но процент, как правило, ниже банковских.

   ВАЖНО! Если договором прямо не предусмотрено, что он является беспроцентным, то по умолчанию он будет считаться возмездным, а проценты будут начисляться исходя из ключевой ставки Банка России (п. 4 ст. 809 ГК РФ).
   

2. Цель займа. Работнику можно рекомендовать указать в заявлении цель займа, что повысит степень доверия к нему со стороны работодателя. Работодатель вправе осуществлять контроль целевого использования заемных средств (ст. 814 ГК РФ).
3. Обеспечение займа. Стороны могут договориться, что на период до полного погашения долга организации передается в залог определенное имущество либо заем обеспечивается поручительством третьих лиц.

Срок займа и способы возврата

Для рассматриваемого вида займа характерно установление такого способа оплаты, как удержание очередного платежа из ежемесячного заработка сотрудника. Данный способ прямо не предусмотрен ГК РФ, однако признается судебной практикой не противоречащим законодательству (например, апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 13.11.2013 по делу № 33-7329/2013). Возвращать заем можно и стандартным способом — путем внесения платежа в кассу предприятия.

В отношении рассматриваемого вида займа особенное значение приобретает и такое условие, как срок возврата. Трудовые отношения могут быть расторгнуты фактически в любой момент, что повлечет для работодателя сложности с возвратом долга. В связи с этим работодатель заинтересован в установлении обязанности работника досрочно выплатить сумму займа в случае увольнения в период срока действия договора займа. Кроме того, стороны могут по взаимному согласию установить обязанность работника в качестве обеспечения возврата долга отработать в организации определенный период (см., например, определение Московского городского суда от 24.11.2011 по делу № 33-38134).

Договор займа и иные сопутствующие документы

После согласования условий договора займа работник и руководитель должны заключить письменный договор. Кроме полного наименования и реквизитов сторон необходимо указать существенные условия — сумму займа и обязанность его возврата (ст. 810 ГК РФ), а также все дополнительные условия предоставления займа, по которым стороны достигли соглашения (см. предыдущие разделы). Дополнительно может быть оформлена расписка работника в получении денег либо акт передачи денег. Бухгалтерия должна выдать расходно-кассовый ордер.

В ряде случаев для заключения договора займа с работником может потребоваться общее решение собрания учредителей или акционеров (если речь идет об ООО или АО). Например, когда деньги даются в долг лицу, относящемуся к заинтересованным лицам (директору, учредителю), либо сделка по предоставлению займа является крупной — более 25% активов общества (ст. 46, 46 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Таким образом, заявление на предоставление займа является основанием для заключения договора займа между организацией и работником. Оно составляется в свободной форме, если образец заявления на заем денег у работодателя не утвержден. В заявлении целесообразно указать основные желаемые условия займа.

Выдача займов, по российским законам – право не одних лишь кредитных организаций (в отличие от выдачи кредитов), а потому работодатель также может оказывать помощь, выдавая займ сотруднику организации. Условия его предоставления могут быть различными, и чаще всего такой заём характеризуется мягкостью по сравнению с кредитом банка: куда меньшая, а то и нулевая ставка, длительные сроки возврата или даже отсутствие конкретных сроков. А потому понятно, какую выгоду извлекают из таких займов работники.

Работодатель же, в свою очередь, с их помощью может повысить мотивацию сотрудника, или использовать заём, как способ удержать квалифицированного специалиста. Потому, если работодатель располагает средствами для этого, то чаще всего не отказывает в помощи, и выдача займа сотруднику – достаточно распространённая практика. Обычно практикуются займы на крупные покупки, или дорогое лечение. Иногда они могут выдаваться под проценты, но чаще это беспроцентный займ сотруднику организации, иногда долг по нему в итоге и вовсе прощается. Как и любые операции с деньгами, предоставление займа требует тщательного документального оформления, и здесь есть важные налоговые последствия, о которых необходимо знать при ведении отчётности компании. Обо всём этом мы и расскажем.

Договор

Выдача юридическим лицом материальных средств своему сотруднику оформляется договором, по которому определённая сумма передаётся заёмщику с обязательством вернуть её.

Это договор займа с сотрудником.

И вот его важнейшие параметры:

• Форма – договор займа сотруднику всегда оформляется в письменном виде.
• Дата вступления в силу – это день, когда деньги передаются заёмщику.
• Сумма – указывается в договоре. Ограничений на этот счёт в законах не имеется, но, если это крупная сделка по меркам выдающей заём компании (размер займа составляет четверть или больше от её активов), она нуждается в одобрении не только директора, но и коллегиальном – собрания акционеров для АО, или участников общества для ООО.
• Валюта, в которой выдаётся заём – рубль. Право на выдачу займов в иной валюте есть только у организаций с соответствующей лицензией.
• Проценты – упоминание о них может быть в договоре, а может и отсутствовать. В случае отсутствия упоминаний о ставке в документе, она будет равняться ставке рефинансирования, актуальной на тот момент, когда произойдёт возврат денег. Чтобы никаких процентов не начислялось, в условиях должно быть прямо прописано их отсутствие.
• Срок возврата, а также его порядок – определяются договором исходя из соглашения сторон. При отсутствии указаний на этот счёт, проценты должны выплачиваться заёмщиком каждый месяц, а деньги должны быть возвращены по прошествии месяца после того, как заимодавец потребовал их возращения.
• Досрочное погашение – его условия также могут быть отражены в договоре. Если упоминаний об этом нет, беспроцентный заём работнику может быть возвращён когда угодно без ограничений, а вот заём с процентами – минимум месяц спустя после уведомления заимодавца о том, что заём будет погашен досрочно.
• Обязанности заёмщика – он принимает на себя обязательства вернуть средства в указанный срок, либо же выплатить дополнительные проценты в случае задержки, которые также необходимо отразить в тексте документа.

Сам договор беспроцентного займа сотруднику может быть составлен в произвольной форме, основанием для его составления служит заявление, написанное самим работником. Кроме уже упомянутых условий, в нём также должны содержаться: срок пользования средствами, способ передачи средств, а также их возвращения, цель, с которой работник просит заём. В особенности важно чётко установить цель в случае, если заём выдаётся для покупки жилья или участка для его строительства, поскольку от того, на какую цель выдаётся заём, зависит схема его налогообложения – об этом ещё будет рассказано подробнее. Цель важна ещё и потому, что если заём целевой, то заимодавец имеет право контролировать его использование, а заёмщик должен предоставлять отчёты по требованию, в ином случае будет обязан вернуть средства досрочно.

Выплата налогов

Сумму займа не заносят в расход, уменьшающий облагаемую налогом базу, равно как и его возврат не будет считаться доходом. Если заём процентный, проценты будут облагаться налогом как внереализационный доход. Также ни сама сумма, ни проценты не будут входить в облагаемую страховыми взносами базу.

Схема обложения НДФЛ

Работнику необходимо будет выплатить НДФЛ (налог на доходы физических лиц). И здесь есть множество нюансов для бухгалтера компании. Сначала определяется, получает ли сотрудник выгоду благодаря экономии на процентах – если ставка займа меньше 2/3 от текущей ставки рефинансирования, то считается, что получает. Конкретное значение этой выгоды считают по такой формуле:

МВ = СЗ х (2/3 ст. р. – ст. з.) / 365 (366) х t

• МВ здесь – это материальная выгода, получаемая сотрудником, выраженная в рублях;
• СЗ – сумма предоставленного ему займа;
• ст. р. – ставка рефинансирования, актуальная в момент, когда заём погашается (либо частично погашается). Важно учесть фактор времени, многие путают с датой, когда заём был взят;
• t – время, исчисляемое в днях, за которое начислены проценты, либо просто время пользования средствами в случае, если заём беспроцентный.

Выгода, высчитанная по данной формуле, должна быть обложена НДФЛ в размере 35% (либо 30%, если сотрудник не является налоговым резидентом России).

Налог удерживается непосредственно в день, когда заёмщик получил доход, то есть в день, когда были погашены проценты по займу, если он процентный, либо когда были возвращены средства, если он беспроцентный. При погашении частями расчёт производится для каждой части отдельно.

Для более глубокого понимания приведём пример расчёта. Компания «Гамма» заключает договор беспроцентного займа со своим сотрудником Петровым А.И. Заём в 120 000 рублей выдаётся на 6 месяцев без выплаты процентов. Погашаться он должен ежемесячно равными долями, то есть по 20 000 в месяц, начиная с января, в последний день каждого месяца. Ставка рефинансирования по истечении января составляла 9%, то есть 2/3 от неё – это 6%.

Производим расчёт, подставив все эти значения в формулу:

120 000 x (6% – 0%) / 365 x 30 = 591,78 рублей.

591,78 x 0,35 = 207,12 рублей.

Так как сотрудник отдал 20 000 рублей в январе, то НДФЛ за февраль будет начисляться уже не на сумму в 120 000, а на 100 000 рублей, и так далее.

Хотя НДФЛ выплачивает сотрудник, обязанность изыскать его накладывается на работодателя. Обычно этот налог просто удерживают со следующих выплат, делаемых работнику, к примеру, из заработной платы. Размер удерживаемой суммы не должен превышать 50% от зарплаты. В случае если НДФЛ больше 50%, фирма должна в течение месяца уведомить об этом ИФНС, после чего обязанность по уплате перейдёт от неё к самому заёмщику.

Есть важный нюанс: при направлении выгоды от займа на строительство или приобретение недвижимости, полное либо частичное, земельных участков под строительство, земельных участков, на которых располагаются жилые дома, НДФЛ заёмщик выплачивать не должен. Чтобы получить это право, ему следует предоставить письмо из налоговой службы с указанием, что он получил право на налоговый вычет. Также в нём должна быть указана организация, выдавшая заём, вычет по которому делается. Важно: если заём получен, чтобы погасить ипотечный кредит, под данный вычет он не подпадает.

Налог на прибыль и единый налог

При использовании УСН (упрощённой системы налогообложения) выдаваемый сотруднику заём не учитывается как расход при расчёте единого налога и налога на прибыль. Также и погашение займа не будет считаться доходом, облагаемым налогом. Однако, если заём процентный, то проценты будут облагаться налогом как внереализационные доходы.

Списание долга

Иногда работодатель может списать долг ввиду того, что у работника сложное материальное положение. Данное решение можно оформить несколькими способами. Два основных – соглашение о прощении долга и договор дарения.

При оформлении по первому варианту возникнут следующие нюансы:

• Доход сотрудника (то есть списанная сумма долга), облагается налогом в размере 13%. Материальная выгода от экономии на процентах не удерживается.
• Компания, простившая долг, не может включить его сумму в расходы.
• С той суммы, которая так и не была возвращена, должны быть сделаны страховые взносы.

В случае же оформления через договор дарения:

• Должно быть отдано в виде налога 13% от невыплаченной суммы, но есть право получить налоговый вычет в 4 000 рублей, делающийся с подарков.
• В расходы компании эту сумму также нельзя включать.
• Страховыми взносами данная сумма не облагается.

Как видно из этих пунктов, более выгодный вариант – договор дарения, дающий право на налоговый вычет.

Отметим, что если компания несёт зафиксированные в документах обязательства выдавать сотрудникам займы и прощать долги при определённых ситуациях, то государственные органы могут квалифицировать прощёный долг как премию, и в этом случае необходимо будет сделать оплату взносов.

Оформление займа

Представим его по шагам:

1. Сотрудник обращается с заявлением о выдаче займа, составленным в свободной форме.
2. Руководитель компании решает, можно ли выдать средства, в какой форме они будут выданы, и требуются ли от сотрудника гарантии в виде поручительства или залога. Также определяется, есть ли у руководителя право решать этот вопрос единолично, или сумма столь велика, что требуется согласие акционеров либо учредителей.
3. Если требуется согласие, то проводится соответствующее собрание, решение которого должно быть оформлено специальным протоколом.
4. Заключается договор займа работнику организации – смотрите образец.
5. Издаётся приказ, после чего выдаются средства.