Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения. Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?

Подотчетное лицо – это звучит … ответственно

Подотчетное лицо – это штатный сотрудник компании или совместитель, получивший такой статус от предприятия. Статус подотчетного лица подразумевает такие обязанности:

• Получить от руководства предприятия производственно-хозяйственное задание (например, приобрести / оплатить товары, работы или услуги);
• Получить денежный аванс для осуществления трат, связанных с полученным заданием;
• Направиться на другое(-ие) предприятие(-я) по месту работы или за его пределами (командировка);
• Иметь при себе надлежащим образом оформленные документы на получение и оплату товароматериальных ценностей (доверенность, чековая книжка, корпоративная карта);
• Составить отчет об использовании денег и сдать его в установленный срок в бухгалтерию;
• Передать ценности на хранение, а документы – в бухгалтерию;
• Урегулировать денежные отношения (вернуть остаток неиспользованных денег или получить дополнительные средства на компенсацию перерасхода).

Внимание! Если с работником заключен гражданско-правовой, а не трудовой договор, то он не может поехать в служебную командировку и быть подотчетным лицом.

Авансовый отчет один, а документов к нему – много

Обязательное приложение к авансовому отчету – оправдательные документы. Для подотчетного лица важно подтвердить факт и целевое назначение трат денежных средств. Для предприятия важно обоснованно списать потраченные средства на расходы. Цели разные – и документы нужны разные.

Кассовый чек

Используется при покупке товаров в магазине или услуг в специализированных организациях (медицинские центры, гостиницы и т.п.). Его можно считать первичным документом, если он содержит обязательные для первичных документов реквизиты:

• Название документа;
• Дата (число, месяц, год) составления;
• Полное наименование продавца;
• Содержание операции (полный перечень приобретенных товаров (работ, услуг) по их номенклатуре);
• Количество и цена каждого наименования, а также сумма покупки;
• Должность, фамилия, инициалы и подпись продавца.

Такой кассовый чек оправдывает трату денег подотчетным лицом и дает основание включить эту сумму в затраты предприятия.

Если в кассовом чеке нет конкретного перечня покупок, а указано что-то обобщенное «канцтовары», «медикаменты», «услуги», то этого документа для отчета недостаточно. Во-первых, объектом учета является конкретный товар или услуга. Во-вторых, бухгалтер должен доказать, что приобретение необходимо для осуществления уставной деятельности. Поэтому кассовый чек нужно дополнить товарным чеком, который детализирует покупки.

Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.

Товарный чек

Документ не имеет унифицированной формы, но должен содержать реквизиты, обязательные для первичных документов. Номер и печать на товарном чеке необязательны. Но если товарный чек идет в дополнение с кассовым, то их даты и суммы должны совпадать.

Субъекты на ЕНВД имеют право работать без ККТ и не выдавать кассовые чеки. От них оправдательным документом будет именно товарный чек.

Квитанция ПКО

Документ, подтверждающий оплату, но не подтверждающий факт получения товара или услуги. Для подотчетного лица он важен, но обязательно должен сопровождаться накладной или актом выполненных работ, чтобы бухгалтер мог подтвердить расходы. Многие бухгалтера хранят квитанции ПКО прикрепленными к авансовому отчету, а накладные и акты в отдельных папках. Это непринципиально. Главное – вовремя найти нужный документ.

Бланки строгой отчетности

Документ печатается типографией и может иметь определенную степень защиты. К ним относятся талоны, путевки, билеты, абонементы, проездные документы, почтовые накладные или квитанции. Обязательные реквизиты:

• Название, серия и № (из 6 цифр) документа;
• Название предприятия или Ф.И.О. предпринимателя;
• Адрес;
• Индивидуальный налоговый номер;
• Вид и стоимость услуги;
• Сума;
• Дата оплаты;
• Должность, фамилия и инициалы ответственного лица.

При авиаперелете важно также иметь посадочный документ. Он позволяет идентифицировать командированного сотрудника (Ф.И.О пассажира, маршрут, стоимость, дата перелета).

Новые трудности у бухгалтеров возникают с использованием электронных билетов. Сам электронный билет необходимо распечатать на бумажном носителе. К нему приложить посадочный документ. А как факт его наличной оплаты сопроводить чеком ККТ, чтобы стоимость билета можно было отнести на расходы.

Иногда документы, подтверждающие оплату, имеют дату выходного или праздничного дня. Это вызывает вопросы у налоговиков и ревизоров. Почему человек совершал покупки в нерабочее время? На самом ли деле он совершал эти покупки для предприятия, а не в личных целях? Если невозможно обосновать необходимость трат в такие дни, их лучше избегать.

«Верь, да оглядывайся!» Или как могут обманывать поставщики

Часто виновником нарушений в расчетах с подотчетными лицами являются не сотрудники, составившие авансовый отчет, а недобросовестные поставщики и подрядчики. Они намеренно или по халатности делают оправдательные документы недействительными.

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Основные риски для подотчетного лица и его предприятия со стороны продавца:

• Невыдача кассового или товарного чека;
• Использование ККТ старого образца (это особенно актуально с 2017 года);
• Выдача не фискальных кассовых чеков по причине использования ККТ, незарегистрированной в налоговом органе;
• Выдача чеков произвольной формы с частично отсутствующими обязательными реквизитами продавца;
• Отсутствие сданной отчетности на сайте Росстата РФ (это ставит под сомнение правомерность факта покупки и принятия сумм НДС к вычету);
• Отсутствие в документах подписей, печатей или ссылок на доверенность подотчетного лица;
• Выдача бланков строгой отчетности с не полностью заполненными реквизитами и другими нарушениями.

Обязанность применять ККТ предусмотрена действующим законодательством. ИП и организации должны использовать кассу при операциях с денежными средствами в наличной форме или расчетах платежными картами. Покупатель или клиент получает в момент внесения стоимости товара или услуги кассовый чек, созданный при помощи ККТ.

Кассовый чек (КЧ)

Кассовый чек – бухгалтерский документ, имеющий следующие признаки:

1. сформирован на бумажном носителе;
2. свидетельствует о проведении расчетов;
3. содержит информацию по операциям, что делает возможным учет денежных поступлений.

В соответствии с Письмом Минфина №03-03-07/22 фискальные формы ККМ подтверждают реальные затраты на оплату товаров, работ, услуг за наличный расчет.

Обязательные реквизиты КЧ утверждены Постановлением Правительства №745:

1. название ИП или компании, ИНН;
2. номер ККМ;
3. номер акта;
4. дата и время совершения сделки;
5. итоговая сумма;
6. условие налогообложения.

Отсутствие хотя бы одного из них является основанием для отказа признания действительности формы. Такой кассовый документ не должен быть принят учетным актом для расчета налога. Законодатель допускает указание дополнительных сведений (ФИО кассира, сумму НДС и пр.)

Товарный чек (ТЧ)

Понятие товарного чека имеется в ГК РФ. Данный документ — базовый для удостоверения факта внесения денежных средств за товар по розничной сделке купли-продажи. Законодательная база по этой бухгалтерской форме представлена ГК РФ, ФЗ №54, Законом о защите прав потребителей, Постановлением Правительства №55 и пр.

Товарный чек требуется подотчетным лицам, при авансовом расчете, для уточнения информации о товаре или услуге, которой нет в фискальном документе.

Его форма не утверждена законодателем. Продавец самостоятельно разрабатывает бланк.

При этом в форме обязательно должны быть следующие реквизиты:

1. название бухгалтерской бумаги (ТЧ);
2. дата и время формирования;
3. наименование стороны, принимающей оплату;
4. информация по товару или услуге;
5. количество товара/услуги в физическом и финансовом эквиваленте;
6. указание ответственных за составление документа лиц;
7. подпись и ее расшифровка.

Печать не выступает как обязательный реквизит формы. Ее отсутствие не является основанием для признания ТЧ недействительным.

Проведение расчетов без кассы

Ведение кассовых операций не всегда удобно для продавца из-за следующих обстоятельств:

• приобретение кассы – дополнительные расходы;
• необходимость отчитываться перед налоговой инспекцией, ставить ККМ на регистрационный учет;
• соблюдение всех формальностей при создании учетных документов;
• обучение продавцов и пр.

Именно поэтому ИП может интересовать возможность проведения расчетов без кассы. Данные действия правомерны только в случаях, предусмотренных законом. Например, при работе на ЕНВД предприниматель выдает клиентам не кассовый чек, а БСО.

Расчеты без ККМ связаны с порядком налогообложения, работы в специфических секторах рынка, определенном месте пребывания ИП.

Товарный вместо кассового

Товарный и кассовый чек – не одно и тоже. Но первый может заменить второй для ИП на ЕНВД. Однако это возможно только, если товарный чек соответствует требованиям к БСО. Они утверждены в Постановлении Правительства №359. В отличие от обычных товарных чеков, БСО подлежат учету ИП. Список реквизитов, требуемых для таких бланков больше, а способы их изготовления уточняются законодателем.

В идеале в наличии на торговых местах должны быть два документа (КЧ и ТЧ). Если законодатель обязует ИП предоставлять КЧ и по требованию клиента товарный, то он должен строго соблюдать действующее законодательство.

Кстати, может быть выдан товарный чек без кассового. Законодатель не запрещает производство этих действий. Учитывая, что на основании товарного чека клиент получает возможность учесть расходы на покупку товаров или оплату услуг. По действующему законодательству предприниматель при наличии товарного чека с требуемыми реквизитами вправе использовать его для фиксации расходов. При этом отсутствует обязанность подтверждать, что продавец является плательщиком ЕНВД.

Когда организация или ИП обязаны использовать кассу при проведении расчетов, но данные действия не были выполнены, покупатель не несет ответственности. Государственные органы обязаны принять в качестве подтверждающего акта товарный чек. Данный вывод следует из судебной практики (определения КС РФ N 329-О). Налогоплательщик не отвечает за последствия правонарушений контрагентов.

Правомерность выдачи ТЧ без кассового

Выдача товарных чеков вместо кассовых допускается для ИП на ЕНВД, если они соответствуют требованиям, предъявляемым к БСО. Данные действия будут правомерны, если ИП освобожден от обязанности по использованию фискального аппарата при проведении расчетов. В этом случае КЧ приравнивается к ТЧ и важность указанных сведений увеличивается. ТЧ – единственная возможность доказать факт совершения покупки.

Правила оформления товарного чека при отсутствии кассы:

1. Наличие обязательных реквизитов, так как, в противном случае законная сила документа утрачивается.
2. Реклама на оборотной стороне не должна перекрывать официальную информацию на ТЧ.
3. Каждая единица товара указывается отдельной строкой, без обобщений, с расшифровкой. При несоблюдении этого условия документ может быть не принят бухгалтерией.
4. Сумма по акту указывается по каждому пункту отдельно и суммарная в отдельной графе (цифрами и прописью).
5. Бумага оформляется в двух экземплярах – для покупателя и продавца.
6. Пустые строки необходимо перечеркнуть, что позволит обезопаситься от мошеннических операций.

Образец правильного оформления товарного чека:

Отличие чеков

Несмотря на схожие названия и применение при реализации товаров в розницу, данные документы имеют серьезные отличия друг от друга :

1. Оформление. Фискальная бумага (КЧ) может быть создана только при использовании ККМ, а ТЧ заполняется вручную.
2. Реквизиты. Для КЧ – точное время, номер ККМ и адрес.
3. ТЧ – не фискальный документ в отличие от КЧ, который позволяет государственным органам отслеживать правильность учета и расчета налогов.
4. Товарный чек требуется для расшифровки продукции или услуг, реализованных за денежные средства в наличном виде.

Ответственность бизнесмена

Предприниматели, не предоставившие покупателю товарный чек, считаются правонарушителями в рамках административного права (ст.14.5 КоАП РФ). К ним может быть применено наказание. Санкции – штраф или предупреждение.

Данная норма предусматривает в объективной части – неиспользование ККМ, применение незарегистрированного фискального аппарата, нарушение порядка проведения расчетных операций и т.д. Ответственность – штраф до 40 тыс. рублей (для организаций). Для ИП размер санкций значительно ниже – до 2 тыс. рублей.

Товарный и кассовый чек – неодинаковые бухгалтерские акты. Общая черта – передача документа покупателю или клиенту при розничной торговле для подтверждения факта сделки и ее оплаты. У каждой бумаги свое значение.

Товарный чек может быть выдан без кассового, когда продавец вправе не использовать ККМ. В противном случае – это незаконно.

Остались вопросы?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит индивидуальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму чуть ниже ↓ или воспользуйтесь онлайн-консультантом внизу-справа! →

ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ

Облагать или не облагать – вопросов больше нет!

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

Налоговики против изменения порядка уплаты НДФЛ работодателями

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Один и тот же счет-фактура может быть одновременно и бумажным, и электронным

Налоговая служба разрешила продавцам, выставившим покупателю счет-фактуру на бумаге, не распечатывать второй экземпляр документа, оставляемый у себя, а хранить его в электронном виде. Но при этом он обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП руководителя/главного бухгалтера/уполномоченных лиц.

Счет-фактура: строку «идентификатор госконтракта» можно не заполнять

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой.

На основании какого документа выдавать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм может производиться либо на основании письменного заявления подотчетного лица, либо по распорядительному документу самого юрлица.

Товарный чек без кассового чека действителен?

В отечественной торговле с населением, равно как и в сфере оказания бытовых услуг населению, обширное применение получила выдача товарных чеков. На практике товарный чек зачастую подменяет собой кассовый и выдается вместо кассового чека. С учетом изложенного вызывает интерес вопрос, действителен ли в 2016 году товарный чек без кассового чека.

Товарно-кассовый чек?

Что такое товарно-кассовый чек? При приобретении товаров продавцы выдают покупателям кассовый чек, подтверждающий факт оплаты товара, и в установленных правилами торговли случаях товарный чек, подтверждающий факт передачи товара. Кроме этих двух видов чеков (товарного и кассового) других в торговой практике не существует. Поэтому, говорить о товарно-кассовом чеке не совсем правильно.

Вместе с тем, в предпринимательской деятельности часто возникают вопросы в связи с отсутствием . Когда из подтверждающих приобретение товара документов есть только кассовый чек. Как быть в этом случае? Можно ли учесть такой товар, а произведенную оплату отнести на расходы? Ведь все хозяйственные операции должны подтверждаться первичными документами, а кассовый чек может не содержать всех обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Правила торговли: товарный чек выдается не всегда.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 19.01.1998 № 55 «Об утверждении правил продажи отдельных видов товаров...» товарный чек должен передаваться покупателю далеко не всегда. Так, согласно п. 46 Постановления товарный чек выдается только в случае если кассовый чек не содержит информации о приобретенном товаре.

В отношении отдельных видов товаров (автомобилей, мототехники, мебели и в других случаях, предусмотренных правилами) товарный чек выдается в любом случае.

Как видно из этих правил, товарный чек может не выдаваться продавцом при условии что в нем содержится расшифровка сведений о купленном товаре (наименование, артикул и т. д.). Современная контрольно-кассовая техника позволяет включить эту информацию в кассовый чек.

Кассовый чек с расшифровкой товара образец

Приобретение товара подотчетным лицом.

Организации и предприниматели нередко приобретают товары, работы, услуги через подотчетных лиц. В этом случае для того чтобы учесть произведенную работником (подотчетным лицом) оплату в расходах организации или предпринимателя необходимо правильное оформление первичных документов. Для этого работник должен представить подтверждающие документы - кассовый и товарный чек. Но как быть если работник представил только кассовый чек. Может ли кассовый чек с расшифровкой приобретенных товаров заменить товарный чек?

Ответ на этот вопрос является спорным. Есть позиция ФНС России, доведенная в письме от 25 июня 2013 г. N ЕД-4-3/11515@, в которой налоговики разъяснили, что кассовый чек не содержит всех обязательных реквизитов первичного документа и подтверждает только оплату товара. В частности, отсутствуют наименование должности и подпись лица (продавца), совершившего хозяйственную операцию. При этом кассовый чек выдается подотчетному лицу, а не организации или ИП, поэтому, должны быть другие первичные документы.

Вместе с тем, есть судебная практика (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004), в которой признается, что наличие кассовых чеков является достаточным, если они подтверждаются внутренними первичными документами.

Например, при поступлении товаров (без товарного чека) можно составить акт о приемке материалов формы № М7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Первичный документ в этом случае может быть и другой. Главное чтобы он содержал все обязательные реквизиты, предусмотренные законом о бухгалтерском учете.

Данные реквизиты может содержать и кассовый чек. Подпись и должность продавца товара при этом могут быть дописаны на кассовом чеке.

Можно ли вместо кассового чека выдавать иной документ? Ответ на этот вопрос смотрите в следующем видео.

Выдавая денежные средства работнику в подотчет, вы конечно рассчитываете, что он сможет не только потратить их на те цели, которые были указаны в его заявлении, но и представить оправдательные документы. Однако не стоит рассчитывать на то, что работник точно знает, что вы хотите от него получить. Хотите уменьшить вероятность проблем с признанием расходов? Проведите с подотчетными лицами краткий «документальный» ликбез.

Какие же документы к авансовому отчету могут стать подтверждением произведенных расходов? В первую очередь сам факт оплаты подтверждается кассовым чеком. Но если в чеке покупки не расшифровываются, то не обойтись без другого сопутствующего документа, который будет подтверждать наименование, количество и стоимость приобретенных ценностей, например, товарный чек, накладная, акт.

Кассовые чеки

Кассовый чек первичным документом не является, однако налоговые инспекторы при проверке просят их предъявлять, т.к. они подтверждают факт оплаты. Подотчетному лицу обычно не составляет проблемы приложить к авансовому отчету кассовый чек. Однако неприятности могут возникнуть не из-за недобросовестности подотчетника, а из-за качеств самого чека.

Так чек может иметь плохое качество печати, из-за чего становятся не читаемы отдельные реквизиты. Однако вины подотчетного лица тут нет, и расходы могут быть приняты, если имеются другие документы, их подтверждающие.

Одна из часто встречающихся проблем с кассовыми чеками – их выцветание. Представьте, пришла к вам проверка и требует предъявить подтверждающие документы, чеки и т.п. Вы с полной уверенностью в себе достаете заветную папочку, а там… Чистые листочки бумаги, в которых от текста осталось только воспоминание.

Бороться с выцветанием чеков сложно. В первую очередь лучше хранить их подальше от нагревательных приборов и неплотно сжатыми другими документами. Пока чеки еще читаемы, можно сделать их ксерокопии и заверить печатью и подписью продавца или у нотариуса, если суммы существенные. Или хотя бы заверить ксерокопии у руководителя вашего предприятия.

Отметим также, что предприятия розничной торговли на ЕНВД могут не использовать ККТ и не выдавать кассовые чеки. Вместо них вам по требованию могут выдать товарный чек, его будет достаточно для признания расходов.

Бланки строгой отчетности

Одним из подтверждающих документов является бланк строгой отчетности. Он сам по себе подтверждает затраты, других документов не требуется. Главное, чтобы были соблюдены требования по его форме и составлению. На бланке должны быть следующие обязательные реквизиты:

– название, серия и номер (шестизначный) документа;

– наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;

– адрес, местонахождение юридического лица;

– вид услуги;

– стоимость услуги;

– размер оплаты;

– дата оплаты;

– должность и Ф.И.О. ответственного лица;

– иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги.

Если какой-то реквизит отсутствует, бланк может быть признан недействительным. Кроме того, бланк должен быть напечатан в типографии, а не создан с помощью принтера.

Если БСО нет, его могут заменить кассовый чек вместе с накладной, актом или товарным чеком.

Товарный чек

Товарные чеки особенно любят проверять налоговые инспекторы, поскольку унифицированной формы у них нет. Товарный чек должен обязательно содержать все реквизиты первичных документов, среди которых:

– наименование документа;

– дата составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

Если на чеке какого-то реквизита не будет, то расходы по нему признавать нельзя. Номер и печать на товарном чеке не обязательны (постановление ФАС Московского округа от 19.06.2006 г. №КА-А40/5456-06), хотя налоговые инспекторы часто их ищут.

Обратите внимание: суммы и даты у товарного и кассового чеков должны совпадать, иначе расходы могут быть сняты.

В некоторых кассовых чеках указываются наименования приобретенных товаров и их стоимость. Однако и в этом случае чек еще не становится первичным документом. А вот в некоторых чеках предусмотрено специальное поле для подписи того, кто его выдает. Если есть подпись – можно обойтись без товарного чека.

Если товарного чека по каким-то причинам нет, то можно самостоятельно оформить документ, подтверждающий поступление ценностей, например, акт по форме № М-7.

Если материалы приобретены за наличный расчет у организации-изготовителя, заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой организации, то подтверждающими документами могут быть накладная (по форме ТОРГ-12), счет-фактура, чек ККТ, квитанция к приходному кассовому ордеру. Данные, указанные в накладной, должны совпадать с данными остальных документов, а все обязательные реквизиты должны быть заполнены.

О том, как составить авансовый отчет, . О том, чем может помочь вам Положение о выдаче денежных средств подотчет, .

А какие документы к авансовому отчету прилагают ваши подотчетные лица? Часто ли происходят ошибки и теряются документы? Как выходите из положения? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!