Написать письмо на отменяющую форму сзв м. Отменяющая сзв-м

СЗВ-М — забыли сотрудника при формировании отчета — такое может случиться при некоторых сбоях в учетной системе или при сборе информации. В нашей статье разберемся, что же делать в этом случае.

Форма СЗВ-М

В феврале 2016 года правление ПФР ввело новый вид отчетности — СЗВ-М. Первым отчетным периодом стал апрель текущего года, за который мы отчитались в мае. Расшифровывается эта аббревиатура как «сведения о застрахованных лицах». «М» означает, что сдавать ее необходимо ежемесячно. В этом году, в соответствии с требованиями законодательства, мы сдаем отчет до 10-го числа каждого месяца. В 2017 году сроки сдвинутся — отчет нужно будет сдавать до 15-го числа каждого месяца, следующего за отчетным.

В указанном документе работодатель (организация или ИП) представляет данные по каждому застрахованному сотруднику, с которым заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Перечень граждан, которые признаются застрахованными лицами, указан в п. 1 ст. 7 закона «Об обязательном пенсионном страховании в РФ» от 15.12.2001 № 167-ФЗ В частности, это российские граждане, работающие по трудовым договорам, исполнители по договорам ГПХ, договорам авторского заказа либо авторы произведений, получающие вознаграждения.

То есть сдавать форму СЗВ-М необходимо как на штатных сотрудников, работающих полный рабочий день, так и на людей, привлекаемых к работе периодически. Причем факт ежемесячного начисления или неначисления заработной платы не будет влиять на появление фамилии сотрудника в отчете. Для отчета требуются только оформленные договорные отношения.

ВАЖНО! Отчет не сдают ИП, адвокаты, нотариусы на самих себя.

Подробнее об отчете СЗВ-М читайте в нашей рубрике .

Порядок действий, если сотрудника не отразили в отчете

Иногда возможны ситуации, когда действующего сотрудника по каким-либо причинам не включили в отчет. Например:

• сотрудник был уволен 1-го числа отчетного месяца;
• трудовой договор был заключен в последний день месяца, когда отчет СЗВ-М уже был сдан;
• сотрудник находится в длительном неоплачиваемом отпуске либо отпуске по уходу за ребенком;

• сотрудник работает по договору ГПХ и получает вознаграждение за объем выполненных услуг, то есть, возможно, не каждый месяц.

Во всех этих случаях трудовой или гражданско-правовой договор действовал в отчетном периоде, следовательно, фамилия работника должна была попасть в список.

ВАЖНО! А вот если в текущем месяце были выплачены какие-либо суммы людям без заключенных договоров (например, вознаграждение бывшим сотрудникам по случаю какой-либо юбилейной даты), то этих людей в отчет включать не надо.

Что же делать бухгалтеру при обнаружении такой ошибки?

В СЗВ-М предусмотрен признак «доп» — форма с этим признаком подается для информирования ПФР о неточностях в уже поданном отчете.

То есть при обнаружении забытого сотрудника необходимо:

• сформировать новый отчет;
• в разделе 3 указать признак «доп»;
• в разделе 4 указать сведения ТОЛЬКО на забытого сотрудника (Ф. И. О., СНИЛС, ИНН — при наличии).

В противном случае предприятию может грозить штраф в размере 500 руб. за каждого неуказанного работника.

Итоги

Если после сдачи отчета вы обнаружите сотрудника, не включенного в список работающих на предприятии, пугаться не стоит. Как мы выяснили, исправить эту ошибку достаточно просто, главное — не затягивать со сдачей дополнительного отчета.

В СЗВ-М могут быть три ошибки, которые фонд не обнаружит на этапе проверки. Чтобы избежать штрафа, их безопаснее исправлять СЗВ-М не позднее срока сдачи отчетности.

В СЗВ-М нет сведений о застрахованном лице

ПФР может оштрафовать на 500 рублей за каждого сотрудника, которого не включили в СЗВ-М. В отчет надо включить всех физических лиц, с которыми хотя бы один день в отчетном месяце действовал трудовой или гражданско-правовой договор. Сведения по форме СЗВ-М надо подать, даже сотрудникам не было выплат и не начислялись страховые взносы.

Чтобы исправить сведения, надо сдать дополняющую СЗВ-М. В ней надо указать только работников, которых не включили в исходный отчет.

В СЗВ-М включен лишний работник

Лишний работник в СЗВ-М - это недостоверные сведения . Компания может сдать сведения на сотрудников, которые получили в отчетном месяце какие-то выплаты, но уволились в предыдущем месяце или раньше.

По итогам второго квартала фонд сверит СЗВ-М с количеством сведений на застрахованных в РСВ-1. Поэтому об ошибке станет известно. Чтобы исправить отчет, надо сдать отменяющую форму. В нее надо включить только лишних сотрудников.

Чужой ИНН в СЗВ-М

ИНН в СЗВ-М необязателен. Графу с номером можно оставить пустой. Если компания поставила чужой номер, то, как заверили некоторые специалисты фондов, штрафовать не будут. Другие считают чужой ИНН недостоверными сведениями. А значит, есть риск, что компанию оштрафуют.

Фонд вычислит ошибку в ИНН при сверке с инспекцией. Поэтому, если компания обнаружила неточность до крайнего срока сдачи отчетности, безопаснее ее исправить. В фондах считают, что отменять сведения с ошибками не надо. Достаточно сдать в фонд дополняющую СЗВ-М . Программа заменит предыдущие сведения новыми.

Как исправить СЗВ-М

Кроме исходной формы СЗВ-М, возможно, придется сдать и отменяющую СЗВ-М. Раcскажем, в каких случаях подается такой тип формы, чем она отличается от дополняющей и приведем образец.

Отменяющая форма СЗВ-М - это тип формы, которая подается для отмены ранее поданных сведений о застрахованных лицах. Для этого используется та же форма, что и для исходного отчета, только в разделе 3 ("Тип формы") указывается тип "отмн" (отменяющая).

В каких случаях подается отменяющая СЗВ-М

Если после сдачи СЗВ-М обнаружилось, что отчет сдан с ошибками, надо подать отменяющую СЗВ-М. Но не всегда. Например, если компания сдала отчет, а в конце отчетного месяца приняла нового сотрудника, но не включила его в отчет, отменять исходную СЗВ-М и сдавать ее заново не надо. Вместо этого следует сдать дополняющую СЗВ-М.

Если компания записала в СЗВ-М неверный ИНН, то нужно сдать две формы - отменяющую СЗВ-М и дополняющую. В первой указываются данные на работника с неверным ИНН. А в дополняющей - данные на того же работника, только верные. Оба бланка сдаются одновременно. Дополняющая СЗВ-М также подается, если в исходном отчете был указан неверный СНИЛС работника.

Не ясно, примет ли фонд расчет, если компания перепутала СНИЛС работников перед сдачей СЗВ-М . Если не примет, то можно сдать отчет на всех физлиц как исходный. Если же примет все сведения, кроме неверных, то сдать дополняющую СЗВ-М на работника, в сведениях на которого были ошибки.

Как показывает практика, часто компании, которые сдают отменяющие СЗВ-М, сталкиваются со штрафами за недостоверные сведения. Иногда фонд выписывает штрафы компаниям, которые уточняли расчет после крайнего срока сдачи. Если страхователь сдает дополняющую СЗВ-М или отменяющую, значит, в первичном отчете была ошибка. Поэтому фонд штрафует за недостоверные сведения на 500 рублей с человека (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

У сотрудников фонда нет единого мнения о штрафах. Поэтому, если компания нашла ошибку в одном из прошлых отчетов СЗВ-М, безопаснее узнать позицию своего управления ПФР. Если там примут уточненку без штрафа, сдайте ее. Если пообещают штраф, выгоднее дождаться, когда фонд сам сравнит РСВ-1 и СЗВ-М и выявит ошибку. Тогда он пришлет компании уведомление о расхождениях. Будет две недели на то, чтобы исправить СЗВ-М без штрафа (п. 41 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).

Срок сдачи отменяющей СЗВ-М

Если компания ошибется в отчете, то исправить СЗВ-М необходимо до окончания отчетной кампании. Если это сделать позже, то фонд оштрафует компанию на 500 рублей за каждого работника, по которому сданы сведения с ошибками (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

В интересах компании исправить СЗВ-М быстрее. По данным этого отчета фонд индексирует пенсии. Если он переплатит пенсионеру из-за ошибок в отчете, то может взыскать ущерб с работодателя (ст. 28 Федерального закона от 28.12.13 № 400-ФЗ). Чем больше месяцев прошло с момента ошибки, тем ущерб выше.