Каждый человек, который официально трудится у своего работодателя, по истечении определенного периода времени имеет право на отпуск.

Отдых может быть как очередным, так и незапланированным в связи с определенными личными или семейными обстоятельствами.

Также отпуск предоставляется и по причине ухода сотрудницы, ожидающей ребенка, в декрет.

Однако в любом случае составляется приказ о предоставлении отпуска работнику. Для его оформления существуют определенные требования, о которых мы расскажем в данном материале.

Их может быть несколько. Если речь идет о ежегодном плановом отдыхе, то приказ распоряжение о предоставлении отпуска работнику оформляется на основании графика отпусков.

Как правило, это происходит за несколько недель до окончания предыдущего года.

На крупных предприятиях он составляется по каждому из подразделений в порядке и сроки, предусмотренными локальными документами компании. Итоговый график утверждается руководством организации.

Далее необходимо будет заявление работника о предоставлении ему отпуска. Это в равной степени касается ежегодного основного отдыха, ухода в дополнительный отпуск, а также временного освобождения от трудовых обязанностей за свой счет. В последнем случае нужно указать и основания, по которым сотрудник просит предоставить ему время для отдыха.

Если берется плановый отпуск, то в заявлении можно будет сделать ссылку и на график отпусков.

В трудовом законодательстве не оговорено, в течение какого времени заявление должно быть подано на рассмотрение администрации. Однако если принять во внимание то, что расчеты по отпускным должны быть проведены не позднее, чем за 3 дня до даты предполагаемого отдыха, то заявление желательно оформить заранее.

При оформлении итогового приказа понадобится и такой документ, как записка — расчет о предоставлении отпуска работнику. На языке статистики и работников кадровых служб он именуется формой Т-60. Утверждена она постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 и применяется до сих пор. На основании такой записки делается расчет причитающихся работнику отпускных.

Когда сотрудник уходит на отпуск по заслуживающим внимания причинам, то администрация может потребовать подтверждающие документы. Если просьба об отпуске связана с беременностью, то следует предоставить больничный и другие медицинские документы.

В качестве других доказательств могут подойти:

• свидетельство о рождении ребенка – при появлении на свет первенца;
• вызов из института – когда приходит время сдачи очередных экзаменов;
• медицинское заключение о смерти – если отпуск вызван похоронами родственника.

Следует быть готовым к тому, что в зависимости от причин ухода в отпуск администрация компании может потребовать и другие документы.

Форма приказа о предоставлении отпуска работнику

Его стандартный бланк также утвержден законодательством.

При предоставлении отпуска используются как форма Т-6, так и Т-6а (если одновременно на отдых уходят сразу несколько сотрудников).

Типовые бланки утверждены упомянутым выше приказом Госкомстата.

В настоящее время ранее утвержденные формы носят рекомендательный характер. А это значит, что предприятие может применять и собственные образцы приказов по отпускам.

В любом случае в приказе должны быть указаны следующие сведения:

1. Наименование предприятия, номер приказа и дата его подписания.
2. Инициалы сотрудника, его должность, табельный номер (если таковой был присвоен), а также период работы в компании.
3. Тип отпуска и его продолжительность в календарных днях. Если речь идет о ежегодном отпуске, то указывается промежуток в конкретных датах.
4. Общая продолжительность отдыха (ведь работник может взять сразу как основной, так и дополнительный оплачиваемый отпуск).
5. Подпись руководителя предприятия.

С приказом об отпуске работник знакомится под личную подпись. Для этого в документе предусмотрена специальная графа.

Порядок составления приказа

Когда подходит время для очередного отпуска, работник письменно уведомляется администрацией об этом.

Работникам хозяйствующего субъекта гарантировано законодательством их право на отдых. На предприятии ежегодно на следующий период утверждается график, по которому сотрудники идут в отпуска. Предоставление данного периода отдыха осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя компании, оформленного на основании заявления работника.

Отпуска подразделяются на основные ежегодные и дополнительные, без сохранения зарплаты, по уходу за детьми, учебные и другие. Основным документом, оформляющим этот период на предприятии, является приказ на отпуск. Нормами закона для него предусмотрена стандартная форма Т-6, которую компания может использовать или на ее основе разработать собственный бланк.

Приказ форма т-6 составляется отделом кадров, и визируется директором организации. Оплачиваемый отпуск равен 28 дням календаря. При этом согласно ТК РФ работнику за каждый месяц работы положен 2,33 дня отдыха. Если месяц отработан больше чем на половину, он принимается за единицу, в противном случае его следует отбросить.

Впервые право на отпуск у работника появляется по истечению 6 месяцев с момента устройства его на работу в соответствии с установленным в организации . При этом сотруднику также необходимо написать за 2 недели до его наступления. Всю данную информацию кадровик должен собрать и обработать, и после этого только составить форма приказа на отпуск т 6.

Перед началом периода отдыха у работника, администрация компании обязательно извещает его о точных датах отпуска и продолжительности. Если распоряжение об отпуске издается не менее чем за 2 недели до его начала, то вместо составления уведомления можно использовать и сам приказ, в котором содержится вся данная информация.

Дополнительные отпуска положены за особые условия работы. Они также включаются в график и оформляются письменным распоряжением директора.

Также оплачиваемым отпуском является время ухода за детьми, которые начинаются после декретного и могут идти друг за другом соответственно до 1,5 и до 3 лет.

По заявлению работнику предоставляется период отпуска без содержания, но с сохранением места работы.

Вместе с приказом отдел кадров для бухгалтерии может выписывать для определения сумм оплаты.

Приказ о предоставлении отпуска работнику образец заполнения

Заполнение документа начинается с верхней части бланка. Там нужно написать полное название фирмы, и проставить код согласно классификатору ОКПО.

Затем заносится номер по порядку и дата создания. Под этим номером приказ регистрируется в специальных книгах учета приказов по предприятию.

После этого вносятся личные данные о сотруднике. В соответствующих графах нужно записать его полные Ф.И.О., присвоенный на предприятии табельный номер, название должности и обозначение структурного подразделения (если оно используется).

Следующим этапом указываются данные о том, за какое время сотруднику оформляется время отдыха. Если используется все доступное время, то обычно здесь указывается рабочий год (важно не перепутать его с календарным). Данный параметр кадровый сотрудник может узнать из личной карточки Т-2 данного работника, или рассчитать просмотрев предыдущие приказы на отпуск.

Затем заполняется информация о видах предоставляемого отпуска. Раздел «А» всегда отводится ежегодному оплачиваемому отдыху. В этой графе нужно проставить продолжительность периода отдыха, а также даты с какого и по какой день он предоставляется.

В раздел «Б» заносятся прочие виды отпусков. Сначала указывается название - это может быть дополнительный, учебный, без сохранения оплаты и прочие. После этого также записывается продолжительность и дни начала и окончания.

В разделе «В» подводится общий итог по всем отпускам. Т.е. здесь нужно проставить общее количество времени отдыха, а также начальную и конечную даты всего периода.

Приказ должен завизировать директор фирмы, с расшифровкой названия должности и подписи.

В заключение с созданным приказом нужно ознакомить работника. Последний ставит на нем свою подпись, а также текущую дату.

Нюансы

Если в отпуск одновременно отправляются несколько работников, то рациональнее вместо приказа Т-6 использовать форму Т-6а. Он представляет собой таблицу, в которую заносится вся необходимая информация.

Некоторым сотрудникам, согласно проведенным мероприятиям по оценке условий труда, положен дополнительный отпуск. К таким, например, относится оператор ПЭВМ, которому необходимо ко времени основного отдыха добавлять 6 дней. При создании приказа на отпуск все это время делят между разделами документа «А» и «Б». В первый заносится информация об основном отдыхе (длительностью 28 дней), а в раздел «Б» записываются 6 дней дополнительного периода. Таким образом в итоговую строку «В» нужно занести сумму обоих отпусков - 34 дня.

Правильно и в срок оформить приказ об отпуске работнику - задача кадровой службы предприятия. Помимо решения массы сопутствующих вопросов, специалист по кадрам обязан владеть актуальной правовой информацией. Насколько грамотными будут его действия, настолько будет защищена организация во время проверок. Рассмотрим правила предоставления отпуска и оформление соответствующего приказа в деталях.

Предоставление отпуска сотруднику в 2018 году - основы ТК РФ

Отпуск - радостное событие для каждого сотрудника. Чтобы не испортить коллеге настроение, следует составить соответствующее распоряжение в соответствии с требованиями нормативных документов.

Основание для издания приказа

По нормам ТК РФ основание для предоставления отпуска - необходимая информация для составления приказа. Нелишним будет ознакомиться со всеми изменениями и дополнениями, касающимися отпусков, которые действуют в 2018 году.

Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018)

Работник должен написать заявление на каждый вид отпуска

Виды отпусков

На сегодняшний день работнику предоставляют несколько видов отпусков. Перечислим основные из них.

• Обязательный ежегодный отпуск.
• Дополнительный отпуск (за особые или опасные условия труда, ненормированные рабочий день).
• Неоплачиваемый отпуск («за свой счёт»).
• Отпуск по беременности и родам («декретный»).
• Отпуск по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет.
• Творческий отпуск.
• Педагогический отпуск (положен учителям и преподавателям).
• Льготные (преимущественные) отпуска.

Каждый вид отпуска законодательно ограничен по сроку. Но в законе РФ есть определённые оговорки, что по решению нанимателя сроки отпуска могут пересматриваться в сторону увеличения в основном за счёт нанимателя.

Готовим приказ на трудовой отпуск вовремя

Перед оформлением приказа стоит заглянуть в личную карточку сотрудника и провести полную сверку отработанного времени. Внимательно подсчитывайте положенное количество дней для отпуска. В противном случае вам не избежать выяснения отношений с работником.

График очередных отпусков должен быть в каждой кадровой службе. Этого требует закон.

Согласно статье 123 ТК РФ, все работодатели, за исключением физических лиц, обязаны утверждать график отпусков.

Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске следует за 2 недели до его наступления.

Работник обязан расписаться в специально отведённой графе. Это докажет, что он ознакомлен с датой наступления отпуска.

Срок оформления документа

Законодательством не оговорено, в какие именно сроки следует оформлять приказ об отпуске. Но сделать это лучше заранее. Некоторые кадровики выпускают приказ за 2 недели до отпуска одновременно с уведомлением о нём.

Передайте приказ об отпуске в бухгалтерию. Согласно ст. 136 ТК РФ выплата отпускных производится не позднее трёх дней до начала отпуска.

Форма приказа об отпуске разработана и утверждена Госкомстатом России. Номера форм приказа об отпуске: Т-6, Т-6а.

Образец

Приказ об отпуске (форма Т-6) издаётся при уходе в отпуск любого работника

Если в отпуск одновременно отправляется несколько работников, то целесообразнее заполнить форму Т-6а.

Приказ на нескольких работников

Приказ об отпуске (форма Т-6а) оформляется, когда отдыхать уходит сразу несколько сотрудников

Все разделы приказа заполняются на основании точных сведений о каждом работнике. Формы приказов просты в заполнении: они не поставят в тупик даже начинающих кадровиков.

Бланки заполнять вручную необязательно. Лучше всего это делать в специальной программе со своего автоматизированного рабочего места. Если такой возможности нет, оформите документ с помощью любой офисной программы.

Образец заполнения распоряжения о ежегодном отпуске

Образец заполнения приказа об отпуске (форма Т-6)

Подпись в документе

Подготовит приказ об отпуске, скорее всего, специалист по кадрам. А утверждать его будет директор организации либо лицо, исполняющее обязанности руководителя.

Обязательный пункт - подпись работника об ознакомлении с приказом.

Если эти подписи в наличии, кадровик передаёт приказ в бухгалтерию. На его основании работнику перечислят отпускные. Не забудьте внести сведения об отпуске в личную карточку работника.

Примите к сведению, что ознакомление с приказом и уведомление об отпуске - разные вещи. Главным здесь считается обязательное уведомление об отпуске (за 2 недели до отпуска). Подпись работника в приказе считается своеобразным дубликатом уведомления.

Как исправить ошибки в приказе

Документ оформляется в соответствии с правилами делопроизводства, поэтому любые пометки, помарки и исправления вручную неприемлемы. Кроме того, приказ является финансовым документом. На основании изложенных в нём данных бухгалтерия будет оплачивать отпускные работнику и начислять страховые взносы в бюджет.

Для избежания придирок со стороны проверяющих органов неверный приказ лучше переделать и согласовать повторно.

Исправленный вариант приказа об отпуске подписывает то же лицо, которое утверждало предыдущий вариант.

Можно ли отменить приказ об отпуске

Планируемый отпуск могут перенести на другие сроки, отменить и т. д. Однако сам приказ об отпуске отмене не подлежит.

Если инициатором изменения времени отдыха работника является его руководитель, то подписанный директором приказ о переносе обязательно должен быть согласован с работником.

В случае когда работник сам переносит сроки своего отпуска, обязательно пишется заявление на имя директора с указанием причин и сроков. Нелишним будет приложить подтверждающие документы, если причина переноса веская.

Трудовое законодательство Российской федерации предоставляет каждому работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Стандартная продолжительность его составляет 28 календарных дней. Также для отдельных категорий работников и граждан предусмотрены различные дополнительные отпуска, оплачиваемые и не оплачиваемые.

Применение и законодательная база

В любой организации каждый год составляется , которым регулируется уход сотрудников на отдых. Этот документ является обязательным. Составить его нужно не позже, чем за 14 дней до начала календарного года, на который он утверждается.

То есть график отпусков на 2016 год, должен был быть подписан не позже 17 декабря 2015 года. Графика отпусков обязаны придерживаться, как работники, так и работодатели. Но по согласованию с руководителем работник может перенести свой отпуск на другое время, а также разбить его на части.

Если сотрудник заранее знает, что ему нужно разбить отпуск на несколько частей, то это можно указать в графике при заполнении. И не забывайте, что ежегодный оплачиваемый отпуск можно разбить на любое количество частей, при условии, что одна из них составляет не менее 14 дней. То есть отпуск можно разбить на 15 частей.

Порядок составления графика

График отпусков оформляется сотрудником отдела кадров. Как правило, для этого используется унифицированная форма т-7, но она, как и все прочие не обязательна для применения.

При желании на предприятии можно разработать свою форму или отредактировать т-7, убавив или добавив место для необходимой информации (колонки, столбцы). Вопреки расхожему мнению желание работника о предоставлении ему отпуска в определенное время не обязательно к исполнению. Его нужно учитывать при возможности. Как и мнение профсоюза, если он имеется. Но из всякого правила бывают исключения.

Есть категории работников, чьи интересы должны учитываться в первую очередь:

• участники и ветераны боевых действий;
• инвалиды;
• одинокие родители, имеющие детей до 12 лет и т.д.

Льготы этих работников предусматриваются в различных законах и постановлениях.

• беременная женщина перед отпуском по беременности и родами имеет право взять полный отпуск, независимо от периода работы;
• мужчины в период нахождения супруги в отпуске по беременности и родам;
• внешние ;
• несовершеннолетние работники;
• работники, отпуск которых был прерван с его согласия по производственной необходимости.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок оформления и содержание

В трудовом кодексе сказано, что работодатель должен уведомить работника не позднее 14 дней до начала его отпуска.

Сделать это можно составив уведомление, а можно издав приказ и ознакомив с ним работника. Для приказа на отпуск предусмотрены унифицированные формы Т-6 и Т-6а . Различаются они только количеством людей, на которых составляются. Т-6 предусмотрена для оформления одного человека, а Т-6а, для нескольких.

Приказ содержит следующие сведения :

1. ФИО работника;
2. наименование должности и подразделения;
3. период, за который ему предоставляется отпуск;
4. наименование отпуска (ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный и т.д.);
5. количество дней и даты отпуска.

Есть виды отпусков, для которых необходимо учитывать период, за который они предоставляются, и есть виды, для которых это не нужно.

Период учитывают :

• дополнительный с оплатой;

Не учитывается период:

• отпуск по уходу за ребенком;
• учебный отпуск.

После составления приказа на отпуск, обязательно занесите сведения о нем в соответствующую графу .

Какие документы являются сопровождающими

Если работник уходит в отпуск по графику, то писать заявление нет необходимости. Приказ заполняется на основании данных из графика.

Если же имел место перенос отпуска или работник в настоящий момент хочет изменить его дату, то нужно подать заявление на имя директора, с указанием даты отпуска и количеством дней. Когда отпуск предоставлен не по графику, то после подписания приказа нужно внести сведения о новой дате отпуска в график.

Нюансы в различных ситуациях

Отпуск за свой счет

Отпуск без сохранения заработной платы может предоставляться по согласованию работника, а может и на основе законодательства.

Так, например, в случае болезни работодатель обязан дать работнику до 3 дней отпуска без сохранения заработной платы, без предоставления .

Обязательные отпуска без сохранения заработной платы предусмотрены для некоторых категорий работников:

При предоставлении отпуска за свой счет нужно обязательно учитывать период, поскольку при превышении этого вида отпуска 15 дней в рабочем году, период за который работнику будут предоставляться отпуска, в том числе и ежегодные, сдвигается на количество дней свыше установленных 15. Изменение периода отпуска должно отражаться в карточке Т-2.

Перед родами

Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании листка нетрудоспособности выданного медицинским учреждением.

Составляет он, как правило, 140 дней. Если работнице выдается дополнительный больничный при осложнениях или многоплодной беременности, то составляется дополнительный приказ.

Дополнительный

Дополнительные отпуска могут предоставляться работнику за различные условия труда или время работы.

Они бывают:

• за ненормированный рабочий день;
• за вредные условия труда;
• за выслугу лет и т.д.

Если они были назначены работнику позже даты его прихода, например, на основании , то их период не будет совпадать с периодом основного отпуска. Для них будет рассчитываться свой рабочий год.

В отношении директора

При уходе в отпуск руководителя организации приказ может составляться в виде унифицированной формы, а может и в свободной.

Но наличие таких реквизитов как дата, количество дней и период отпуска необходимо в любом случае. Приказ на отпуск руководитель подписывает сам, при условии, что его работодателем является данная организация, а не вышестоящая.

Перенос сроков

Если работник желает перенести дату своего отпуска он должен согласовать это с работодателем, написав соответствующее изменение. Если работодатель разрешает, то издается приказ о внесении изменения в график отпусков.

Он пишется в свободной форме. В некоторых организациях такой приказ не составляется, а основанием для изменения графика отпусков служит заявление с резолюцией руководителя. Как показывает практика, это также не является нарушением.

Продление

Если в период отпуска работник заболевает и получает временную нетрудоспособность, то согласно законодательству на количество дней больничного.

Приказ о продлении составляется в свободной форме. В нем указывается количество дней, на которое продлевается отпуск, и дата его окончания.

Перед увольнением

Если работник желает уйти в то приказ составляется в своем обычном виде.

А вместе с ним составляется и приказ об увольнении, датой в котором проставляется последний день отпуска.

Отмена отпуска

Если работник отказывается идти в отпуск, на законных основаниях, а приказ уже зарегистрирован и ушел в бухгалтерию и аннулировать его нельзя составляется приказ об отмене приказа на отпуск.

Отзыв сотрудника с отпуска

Иногда возникает необходимость отозвать работника ушедшего в отпуск обратно на рабочее место. Это возможно не всегда и только на определенных условиях

Правила составления приказа на отзыв сотрудника с отпуска

Приказ на отзыв работника из отпуска составляется в свободной форме .

Текст может быть примерно таким: «В связи с производственной необходимостью и с его согласия отозвать слесаря А.А. Петрова из ежегодного отпуска с 00.00.0000 года. Бухгалтерии ООО «Ромашка » произвести перерасчет отпускных. Сотруднику предоставить оставшиеся дни отпуска в любое удобное для него время».

На приказе обязательно должна стоять подпись работника, в том, что он согласен с отзывом.

В каких случаях это возможно

Отзыв работника из отпуска можно произвести только с его согласия, за исключением необходимости ликвидации чрезвычайных обстоятельств. К ним относятся техногенные катастрофы, стихийные бедствия и т.д.

Если даже работник согласен на отзыв, существует ограничение – нельзя оставить работника без отпуска два года подряд.

Права работника

Работник сам может отказаться идти в отпуск при несоблюдении следующий условий:

• он не был уведомлен за две недели о дате начала отпуска;
• он получил оплату за отпуск позднее трех дней до его начала.

Некоторые особенности, связанные с праздничными днями, при составлении приказа рассмотрены в следующем видеосюжете: