Применяют счет-фактуру (СЧФ). Универсальный передаточный документ (УПД) применяется значительно реже, несмотря на способность заменять собой несколько документов: СЧФ и первичную документацию БУ. Что мешает повсеместно применять УПД? Можно ли применять одновременно оба документа и в каких случаях? В каких случаях предпочтительно использовать счет-фактуру? Разберемся.

УПД и СЧФ

Счет-фактура – документ НУ. Он подтверждает отпуск товара покупателю, оказание ему услуг, производство работ по операциям, облагаемым НДС, больше нигде не применяется. Реквизиты СЧФ содержат сведения:

• о предмете сделки;
• о стране его происхождения;
• о сумме;
• о количественных характеристиках хозяйственной операции;
• о ставке налога;
• об акцизе;
• о соответствующей группе товаров;
• позволяющие идентифицировать налогоплательщиков.

Информация, содержащаяся в СЧФ, применяется для расчетов по НДС и контроля этих операций. К СЧФ при оформлении отпуска товара прилагается документ БУ: товарная накладная, акт приема-передачи и пр.

Универсальный передаточный документ (УПД) — бланк, созданный на базе СЧФ. Все сведения из СЧФ отражаются в УПД. Для удобства «зона счета-фактуры» выделена темным контуром. Помимо этого, в УПД присутствуют сведения на отпуск ТМЦ (акта, товарной накладной, частично — ТТН, документа на отпуск материалов ф. и пр.), т.е. информация, когда произведена отгрузка, кто из должностных лиц взял за нее ответственность и скрепил своей подписью, на основании какого договора произведена отгрузка.

УПД может использоваться как в БУ, так и в НУ. Характер использования помечается цифрой (1 или 2) – в левой части бланка, вверху:

1. При статусе 1 УПД исполняет роль одновременно счета-фактуры и документа, подтверждающего передачу.
2. При статусе 2 УПД заполняется только как документ БУ.

Очевидно, что СЧФ может быть заменен УПД с одновременным сокращением документооборота. Однако полного замещения в практике учета не происходит. Этому есть объективные причины.

УПД или СЧФ?

Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.

Есть и более веские поводы, указывающие, что счет-фактуру заменять УПД нецелесообразно:

1. Ограничения по формату УПД. Согласно законодательству УПД в бумажном виде может использоваться комплексно в НУ и БУ либо только как документ БУ. Исключительно как счет-фактуру его использовать можно только электронно (согласно Пр. №ММВ-7-15/155 от 24-03-16 г.).
2. Авансовые платежи. В письме №ММВ-20-3/96 зафиксированы случаи, при которых используется УПД (отгрузка товаров, передача имущественных прав, оказание услуг). Авансовые платежи в списке не упомянуты. На аванс выставляется только счет-фактура (ст. 168-3 НК РФ).
3. Корректировки. Изменения стоимости, количества ТМЦ, имущественных прав ведут к необходимости использования корректировочного счета-фактуры. В БУ обычно составляется и подписывается акт или подобный ему документ, отражающий разницу первоначальных и измененных показателей, согласие сторон на изменение условий отгрузки (т.н. кредит-нота и аналогичные ей). При использовании корректировочного УПД все эти сведения (корректировки по НДС, корректировки на разницу показателей) придется отражать в одном документе. Учитывая, что на практике ситуации хозяйственной жизни имеют множество нюансов, это может вызывать затруднения и замедлять оформление документов. Оформить два разных документа, внести в них корректировки и зарегистрировать намного проще.
4. Исправления. При необходимости исправить данные счета-фактуры выписывают новый экземпляр (Правила заполнения СЧФ, п. 7, Пост. Прав. №1137), при этом номер и дату документа менять нельзя. Исправления в бухгалтерских документах вносить проще, например, цифровую информацию просто зачеркивают, помечают дату исправления, и рядом с записью ставит подпись ответственное лицо. Как и в предыдущем случае, здесь проще использовать СЧФ и первичные документы БУ по сделке порознь.

Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.

Универсальный передаточный документ, с этой точки зрения, рекомендуется применять в малом и среднем бизнесе, при наличии ограниченного числа хозяйственных операций и небольшого штата учетных работников.

Важно! Применение УПД, как и применение счетов-фактур, необходимо отразить в учетной политике организации. Целесообразно утвердить локальным нормативным актом используемую форму УПД (корректировочного УПД). При переходе на УПД в середине года следует вводить дополнения к учетной политике до начала налогового периода.

Можно ли использовать два документа одновременно?

Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.

Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).

В НУ эти суммы признаются и в целях расчета , одновременно с учетом по НДС.

Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.

Главное

1. УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
2. СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
3. В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
4. Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
5. В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.

Универсальный передаточный документ (акт) представляет собой особый бухгалтерский документ, который можно использовать для различных целей. В этом и заключается его универсальность.

Универсальный передаточный документ начал активно использоваться участниками экономических правоотношений с 2014 года, когда его использование было утверждено Федеральной налоговой службой в качестве одного из универсальных отчетных документов для правильного расчета суммы , подлежащего уплате в госбюджет.

Так как использование универсального передаточного документа возможно взамен других финансовых и платежных документов, начать использовать такой документ участники налоговых отношений могут в любой момент времени, как только у них появилась техническая возможность правильно заполнять его в зависимости от того, кем является их контрагент.

Правила заполнения

Ключевое правило заполнения УПД заключается в необходимости отобразить информацию о том, в качестве какого документа будет использоваться форма универсального передаточного документа.

Если УПД планируется использовать в качестве счета-фактуры, в статусе документа указывается цифра «1», если в качестве иного первичного платежного документа, статус УПД обозначается цифрой «2».

Исходя из того, в качестве какого документа будет использован , будут варьироваться и требования к его заполнению, однако некоторые из них являются универсальными:

• наименование участников сделки (указываются данные как на продавца, так и на покупателя);
• описание переданного товара (наименование или указание артикулов);
• количество единиц товара, переданного от продавца к покупателю (указание в штуках, упаковках или, если речь идет о выполненных работах, квадратные метры таких работ или задействованные человекочасы);
• сведения о стоимости товара (указываются в отдельных графах общая стоимость, размер НДС, подлежащий уплате, стоимость без учета НДС);
• данные о лицах, отпустивших и принявших передаваемый товар.

Считаете, что вы достойны более высокой оплаты? Тогда быстрее пишите служебную записку своему начальнику. Образец вы найдете в .

Преимущества УПД

Ключевым преимуществом в использовании универсального передаточного документа является возможность использовать его в качестве различных документов, применяемых при осуществлении товарооборота.

Кроме того, универсальный передаточный документ может использоваться в качестве подтверждающего документа при подаче отчетности о доходах и уплаченных налогах в налоговые органы.

Универсальный передаточный документ также может быть использован с различными участниками экономических правоотношений ввиду того, что он включает в себя сведения, используемые в различных подтверждающих совершение сделок документах, а его форма включена практически во все электронные бухгалтерские системы.

Универсальный передаточный документ был разработан Федеральной налоговой службой в качестве документа, который может быть использован участниками налоговых правоотношений и товарооборота для замены большого количества используемых передаточных и платежных документов.

Для того, чтобы УПД отвечал целям своего создания, он должен быть оформлен в соответствии с рекомендациями Федеральной налоговой службы.

Актуально на 3 квартал 2016 года

Универсальный передаточный документ

1.12.37 Что такое универсальный передаточный документ. При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). Начиная с 1 января 2013 года без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

Рекомендуемая форма универсального передаточного документа отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в . Это письмо размещено на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами». Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию ().

1.12.38 Что заменяет собой универсальный передаточный документ. УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

Товарной накладной;

Товарного раздела товарно-транспортной накладной;

Накладной на отпуск материалов на сторону;

Акта о приеме-передаче объекта основных средств.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы , и , и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.

По своему статусу УПД приравнивается к первичному учетному документу. Это относится и к упрощенщикам. Такие выводы чиновники сделали в . Данное письмо размещено на сайте nalog.ru и является обязательным для инспекторов.

1.12.39 Назначение УПД. Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, - 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.

Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.

Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.

1.12.40 Кто может использовать УПД. Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по Налогового кодекса РФ. Они могут применять УПД в качестве первичного учетного документа. При этом им не нужно заполнять:

Графу 7 «Налоговая ставка»;

Графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

1.12.41 Для каких операций можно применять УПД. С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняют:

На отгрузку одной партии продукции можно оформить товарную накладную, а на другую в рамках того же договора - УПД. И это не помешает заявлять вычет НДС и учитывать стоимость товаров в расходах. К такому позитивному выводу пришли сотрудники ФНС России в .

Форма УПД - рекомендательная. Поэтому можно выдавать и его, и накладные, в том числе в рамках одного договора. Более того, этот УПД приравнивается одновременно и к первичке, и к счету-фактуре. А значит, дает право учитывать расходы при определении базы по налогу на прибыль и заявлять вычет по НДС. Конечно, при условии, что все обязательные реквизиты верно заполнены и в статусе УПД стоит 1.

Но чтобы исключить хаос в документообороте, закрепите такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договоре с контрагентом. Это также заранее исключит вопрос налоговиков: почему по одному договору у вас разные формы первички? Но даже если у вас не будет оговорки о смешанном способе оформления отгрузок, инспекторы не вправе снять вычеты и расходы.

1.12.42 Заполнение УПД. Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов () и для счета-фактуры ().

Если же компания использует форму УПД только как первичный документ, то есть ставит в нем статус 2, заполнять все реквизиты необязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в том числе комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) - «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

С 7 апреля 2015 года ООО и АО получили право работать без круглой печати (). Нужно проверить, предусмотрена ли в уставе формулировка об использовании печати. Ведь в законе сказано, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе компании ( , ).

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, нужно заполнять по правилам, установленным для оформления этих документов.

1.12.43 Дата составления УПД. В форме УПД могут быть зафиксированы три даты:

1.12.45 Регистрация УПД у покупателя. УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, покупатель (заказчик) должен в хронологическом порядке регистрировать в книге покупок.

УПД, в которых не заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры, в книге покупок регистрировать нельзя.

В книге покупок УПД регистрируют в том квартале, в котором у организации появилось право на вычет НДС. В графе 2 «Дата и номер счета-фактуры продавца» книги покупок указывают дату, приведенную в «Счет-фактура». А в графе 4 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав» отражают дату, приведенную в «Дата получения (приемки)». Об этом сказано в к .

1.12.46 Подтверждение доходов продавца. Статус УПД (1 или 2) не влияет на налоговый учет доходов и расходов, то есть его нужно вести в общем порядке. Если право собственности на груз переходит в момент его передачи покупателю или перевозчику, то выручку признают на дату оформления отпуска груза. То есть либо на дату, указанную в «Счет-фактура», либо на более позднюю дату, указанную в «Дата отгрузки, передачи (сдачи)».

Если право собственности на груз переходит в момент его вручения покупателю, то выручку признают на дату оформления получения груза. То есть на дату, указанную в строке 16 «Дата получения (приемки)».

При реализации результатов работ, услуг или имущественных прав датой признания выручки считается дата оформления обеими сторонами факта приемки-передачи. То есть наиболее поздняя из дат, указанных в строках «Счет-фактура», «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» или «Дата получения (приемки)».

Если помимо УПД при реализации товаров (работ, услуг) стороны составляли другие документы (например, акты, товарные чеки, отчеты и т. п.), то признать выручку нужно на дату того документа, который оформили раньше. Такие разъяснения содержатся в к .

1.12.47 Подтверждение расходов покупателя. Ресурсы, полученные по УПД, нужно отразить в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ. В зависимости от того, каким критериям они соответствуют.

Расходы, связанные с приобретением этих ресурсов, учитывают по общим правилам. Дата признания расходов, подтвержденных УПД, не может быть раньше той, что значится в «Дата получения (приемки)». Об этом сказано в к .

1.12.48 Как компании на упрощенке регистрировать УПД в книге учета доходов и расходов. Поставщик вместо накладной и счета-фактуры вправе выставить компании на упрощенке универсальный передаточный документ (УПД). ФНС России подтвердила, что затраты, оформленные УПД, можно учесть при формировании налоговой базы (). Естественно, если компания платит налог с разницы между доходами и расходами. При этом предусмотрен отдельный учет материальных затрат (), стоимости покупных товаров, предназначенных для реализации (), и сумм НДС (). В связи с этим в графе 5

УПД – сводный первичный документ, который совмещает в себе признаки счета-фактуры и приходной накладной. Цель введения в бухгалтерский учет УПД - сокращение количества дублирующих друг друга документов, сопровождающих хозяйственные операции. Фактически - это фискальная уступка бизнесу.

Но пользоваться этим послаблением нужно осторожно, поскольку ошибки, неточности и просрочки заполнения УПД могут лишить продавца права на полную оплату отпущенного товара, а покупателя – возможности оприходовать приобретенные активы в своем учете (со всеми вытекающими налоговыми последствиями).

Что такое УПД в бухгалтерии?

По универсальному передаточному документу предприятия могут продавать товары/услуги, формировать НДС-обязательства и вычеты, оплачивать поставленную продукцию и оприходовать ее на складе. Если продавец вовремя составил УПД и направил его вместе с товаром, то для него этого достаточно, чтобы:

• зафиксировать факт выбытия товаров в своём учете;
• сформировать на сумму продажи НДС-обязательство;
• требовать от покупателя оплаты поставленного товара.

Компания-покупатель, получившая от продавца вместе с товаром УПД, имеет право:

• принять товар;
• оплатить его стоимость;
• отразить расходы на оплату в учете по налогу на прибыль и получить вычет по НДС.

При этом УПД может существовать как самостоятельно, заменяя собой приходные документы и счет-фактуру, так и просто являться усовершенствованной формой товарной накладной. То есть может идти в комплекте со счетом-фактурой.

Если вы получили от своего поставщика только УПД – это законно. Если вы получили УПД + счет-фактуру – это тоже в рамках налоговых правил.

Правомерность универсального передаточного документа обусловлена следующими нормами:

• ст. 9 ФЗ О бухгалтерском учете - дает предприятию право самостоятельно выбирать формы документов для регистрации хозяйственных операций;
• письмо ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г. - предлагает УПД как альтернативу счету-фактуре;
• гл. 21 НК РФ - не устанавливает ограничительных требований на содержание счета-фактуры, и налогоплательщик имеет право корректировать предложенную форму под особенности своего учетного процесса.

Важно: основание для применения УПД на предприятии – локальный приказ об учетной политике. Если вы хотите оформлять первичные документы на свои операции универсальным передаточным документом, то обязательно утвердите его форму приказом администрации.

Когда можно применять УПД?

Применение УПД оправдано на предприятиях с большим товарооборотом: на складах, торговых базах и т.д. Введение единого первичного документа и для налоговой отчетности, и для отпуска товара позволяет экономить трудовой ресурс.

Плательщики НДС имеют право оформлять УПД в следующих случаях:

• при продаже товаров, кроме объектов недвижимости;
• при передаче имущественных прав (по договору коммерческой концессии, при передаче кредитором права требования и т.д.);
• при реализации услуг/работ;
• при выполнении договоров комиссии.

Если объектом налогообложения НДС выступают другие хозяйственные операции (импорт, выполнение СМР для собственных нужд и т.д.), их оформление по УПД не производится. Не могут быть заменены на УПД товарно-транспортные накладные. Предприятие, которое ведет либо на основании чеков, обязано подтверждать свои транспортные затраты правильно оформленными ТТН.

И расходные, и другие кассовые документы, подтверждающие правильность обращения с наличными денежными средствами, пока не заменены на универсальную документацию и оформляются в прежнем режиме.

Предприятия, которые не ведут учет НДС и находятся на упрощенной системе налогообложения, фактически не получают никаких организационных преимуществ, используя УПД. Для них такая новация не принесет практической пользы. Для правильного учета хозяйственной деятельности упрощенцам достаточно обычных товарных документов.

Как заполняется универсальный передаточный документ?

УПД можно оформлять как в бумажном виде, так и в электронном. Если нужно откорректировать информацию в уже зарегистрированном документе, составляется исправление. Рекомендованная форма УПД и исправления к нему утверждены письмом ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г. Электронная форма УПД введена в действие с 01.07.2017 года Приказом ФНС №ММВ-7-15/155@ от 24.03.2016 г.

В УПД должны быть включены все обязательные реквизиты счета-фактуры. Также в него может вноситься другая информация, необходимая в бухгалтерском учете. В соответствии с рекомендованной формой в УПД включаются данные:

• о продавце и покупателе (их адреса, регистрационные коды и платежные реквизиты);
• наименование каждой позиции продукции и ее код (кодировка товаров указывается в соответствии с расшифровкой Классификатора ТН ВЭД);
• страна происхождения (цифровой код и наименование);
• количество и единица измерения;
• информация о платежном документе, по которому оплачивался товар (полностью или частично);
• цена за единицу и общая стоимость;
• данные о договоре и доверенности;
• данные товарно-транспортной накладной на перевозку;
• сведения о лице, сдавшем товар, и о лице, принявшем его.

Как следует из обязательных реквизитов, на момент составления УПД поставщик и покупатель должны:

• заключить между собой договор (поставки, выполнения работ и т.д.);
• определить порядок оплаты и транспортировки товара;
• назначить ответственных должностных лиц за ведение хозяйственной операции.

Важно : все условия поставки товаров/услуг, внесенные в УПД, должны соответствовать условиям заключенного между сторонами договора. Если будут установлены разночтения, то сделка может быть признана недействительной.

Порядок действий следующий:

• ответственное должностное лицо поставщика формирует УПД, вносит все необходимые данные и подписывает документ;
• осуществляется фактическое выполнение поставки;
• ответственное лицо получателя товаров/услуг проверяет всю внесенную информацию, сверяет с фактической операцией, подписывает документ со своей стороны;
• если во время приемки возникли расхождения с фактической операцией, стороны составляют и подписывают исправление.

Важно: УПД отправляется только вместе с товаром или же передается поставщиком принимающей стороне сразу же после фактического выполнения обязательства по поставке.

Чтобы при оформлении операции не возникало разногласий с партнерами, рекомендуется на этапе заключения контракта дополнительно договориться про возможность применения УПД для документирования поставок. Также можно согласовать , доверенностей и другой исполнительной документации по сделке.

Подводим итоги

Несмотря на то что цель введения в учет универсального передаточного документа – упрощение бухгалтерского документооборота, на первом этапе работы с новой формой у предприятия может возникнуть много вопросов по ее оформлению и легитимности.

Правомерность УПД невозможно оспорить, если эта учетная форма утверждена приказом по предприятию и контрагент согласился на ее применение. Порядок оформления УПД практически ничем не отличается от заполнения счета-фактуры и акта выполненных работ.

Начиная с 1 января 2013 года в силу статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) каждая организация имеет право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, которые перечислены в статье 9 данного закона.

Назовем эти обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата его составления;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, ответственных за оформление документа, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно нормам пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ, не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки товаров (передачи работ, услуг, имущественных прав) поставщик обязан выставить покупателю счет-фактуру.

Поэтому при фактической отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав поставщику приходится оформлять два документа: счет-фактуру и отдельно передаточный документ - накладную (акт выполненных работ).

Пользуясь правом, которое дает статья 9 Закона о бухучете, компании часто объединяют информацию из ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (формы ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами из счета-фактуры, выписываемого в целях НДС. И это совершенно законно. Во всяком случае, такие разъяснения приведены в письме от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Такое объединение не может лишить компанию ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС, ни возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления и других налогов. Разумеется, при соблюдении требований Закона о бухгалтерском учете и главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса РФ.

Но, чтобы облегчить работу бухгалтера и уменьшить документооборот, ФНС России разработала и рекомендовала к применению универсальный передаточный документ (УПД) - письмо от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. В этом же письме приведена и форма данного универсального документа.

При этом в ФНС России подчеркивают, что предложенная форма документа носит рекомендательный характер (абз. 10 письма № ММВ-20-3/96). Если по каким-то причинам она неудобна для компании или контрагентов, ее можно не применять.

По сути, УПД представляет собой гибрид первичного документа (накладной) и счета-фактуры. Поэтому он может использоваться и для отражения операций в бухгалтерском учете, и для принятия входного НДС к вычету из бюджета, и для подтверждения расходов для целей исчисления налога на прибыль и других налогов.

Покупатель при этом вправе заявить НДС к вычету на основании универсального передаточного документа, который поставщик составил по форме, рекомендованной ФНС России. Это официально подтвердили в том числе и специалисты из (письмо от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).

Дело в том, что многие покупатели все еще опасаются принимать от поставщиков универсальные передаточные документы (УПД). Сомнения связаны с тем, что, согласно Налоговому кодексу РФ, основанием для вычета НДС является именно счет-фактура (п. 1 ст. 169 НК РФ). Поправки в отношении УПД чиновники в главу 21 Налогового кодекса РФ так и не внесли.

Однако УПД представляет собой счет-фактуру, дополненную данными первички. А дополнительные сведения в счет-фактуру вносить не запрещено. С 1 января 2015 года в счет-фактуру можно спокойно добавлять дополнительные строки и графы, в том числе реквизиты первички. При условии что сохраняется утвержденная форма. Это прямо прописано в Правилах заполнения счетов-фактур. Поэтому у налоговиков не будет претензий к вычетам НДС, которые подтверждены универсальными передаточными документами.

При этом поставщик вправе использовать УПД наряду с другими формами первички. Например, одним клиентам компания может выставлять УПД, а другим - товарные накладные или акты (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402).

Иными словами, предложенный налоговиками документ вовсе не ограничивает права организаций на применение иных бланков документов - ранее действовавших унифицированных форм первичной учетной документации или самостоятельно разработанных.

Хотя, согласитесь, использование единой формы более удобно и менее трудоемко для бухгалтерии.

Давайте выясним, насколько вообще правомерна разработка не только нового, да еще и универсального документа, применяющегося в рамках сразу и бухгалтерского, и налогового законодательства?

Налоговики детально отвечают на этот И начинают они с рассмотрения формы счета-фактуры, которая собственно и легла в основу разработки УПД.

Порядок оформления счета-фактуры постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137(далее - постановление Правительства РФ № 1137). Согласно данному документу, если в счете-фактуре указана дополнительная информация, то это не является основанием для отказа в вычете сумм НДС, предъявленных покупателю (заказчику) продавцом (исполнителем). И именно поэтому форму счета-фактуры и решила взять за основу ФНС России для разработки УПД, включив в него реквизиты первичного учетного документа.

Кроме того, специалисты ФНС России готовят методические рекомендации по применению электронного формата универсального передаточного документа для оформления всех типовых сделок, которые прописаны в письме № ММВ-20-3/96.

Хотя стоит отметить, что форма универсального передаточного документа предназначена для упрощения работы с бумажными документами (сокращение количества документов и затрат на печать, заполнение одного документа вместо двух с одинаковыми полями и др.). При электронном документообороте подобные преимущества неактуальны.

Проблема решается с помощью автоматического заполнения счета-фактуры на основании первичного учетного документа. А отправка, и обработка данных документов могут производиться пакетом, что по удобству практически равносильно использованию электронного универсального передаточного документа.

Какие компании могут применять универсальные передаточные документы

Универсальный передаточный документ могут применять любые организации и в том числе и те, которые не платят налог на добавленную стоимость. Например, организации, перешедшие на специальные налоговые режимы (упрощенку, уплату единого сельскохозяйственного налога) или использующие освобождение от исполнения обязанностей по НДС по статье 145 Налогового кодекса РФ. Все они могут применять универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). Правда, при этом таким организациям не нужно заполнять графу 7 «Налоговая ставка» и графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

При этом в графе 5 книги учета доходов и расходов можно указать стоимость покупки с учетом НДС. Сумму налога в таком случае укажите справочно в графе 3. То есть разбивать расходы на отдельные строки необязательно.

По каким операциям можно оформлять универсальный передаточный документ

Из самого названия - универсальный передаточный документ - уже следует, что этот документ подтверждает передачу чего-то, а именно товаров (работ, услуг), а также имущественных прав. То есть это не бланк, предназначенный только для внутренних целей организации, а именно документ, которым оформляются хозяйственные операции, совершаемые между участниками сделки (договора).

Для одной стороны УПД подтверждает передачу товаров (работ, услуг, имущественных прав), для другой - их получение.

Приведем перечень операций, при оформлении которых может применяться универсальный передаточный документ.

В их число входит:

1) отгрузка товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей их покупателю, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные);

2) отгрузка товаров с транспортировкой и передачей их покупателю либо транспортной компании, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные);

3) передача имущественных прав;

4) передача результатов выполненных работ подрядчиком (субподрядчиком), а также исполнителем научно-исследовательских работ и принятие их заказчиком (генподрядчиком) или заказчиком научно-исследовательских работ;

5) подтверждение факта оказания услуг исполнителем, экспедитором (при составлении документа на вознаграждение экспедитора), агентом, хранителем, доверенным управляющим, комиссионером, поверенным или агентом (при составлении документа на вознаграждение комиссионеру, поверенному или агенту) и принятия услуг заказчиком, клиентом, поклажедателем, доверителем управления, комитентом или принципалом;

6) подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала).

Как перейти на УПД

Предположим, вы приняли решение перейти на работу с УПД. Вот пошаговый алгоритм действий на случай, если вы решили работать с универсальным документом.

Решите, по каким договорам ваша компания будет использовать УПД. Для начала советуем определиться, по каким конкретно видам договоров компания будет выставлять клиентам УПД. Или же хочет получать универсальный документ от контрагентов.

Налоговики считают, что универсальные документы можно использовать по договорам поставки (купли-продажи), мены, дарения, оказания услуг, подряда, комиссии, поручения, агентирования. А также уступки права требования, факторинга, хранения, доверительного управления, выполнения НИОКР, транспортной экспедиции, лицензионным договорам, сделкам по отчуждению исключительных прав, коммерческой концессии. Это следует из приложения 2к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Можно опробовать универсальный документ только на поставке товаров. А по договорам оказания услуг и подряда применять прежние бланки-то есть разработанные компанией самостоятельно или же утвержденные Госкомстатом России. Возможен и еще один вариант - оформлять УПД по любым сделкам.

Утвердите форму УПД. Теперь надо утвердить форму универсального первичного документа для тех хозяйственных операций, по которым вы решили его использовать. Например, для учета отгрузки товаров. Сделать это можно в отдельном приказе или же в учетной Заметим, что изменять учетную политику в течение года можно в ограниченном числе ситуаций. Формально выпуск налоговиками формы УПД к ним не относится (п. 6, 7 ст. 8 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако в данном случае компания корректирует всего лишь формы первичных документов, приведенные в приложении к учетной политике. Такие изменения не влияют на достоверность отчетности и не требует пересчитывать ее показатели. Поэтому вряд ли у налоговиков будут какие-либо претензии, тем более что они сами настоятельно рекомендуют использовать новую форму.

Рекомендуем также сделать оговорку, что компания может использовать и другие формы первички, которые установлены в договоре с клиентом. Например, товарную накладную № ТОРГ-12. Или тот же универсальный документ, в который стороны договорились добавить какие-либо дополнительные показатели (чиновники против этого не возражают). Тогда у налоговиков не возникнет вопросов, почему компания по одной и той же хозяйственной операции выставляет покупателям различные форматы первички.

Еще три вопроса, которые полезно зафиксировать в учетной политике или приказе руководителя.

1. Как нумеровать универсальные документы. О том, как присваивать номера универсальным документам, вы можете прочитать в гл. 2.4.

2. Как исправлять универсальный передаточный документ.

3. Как хранить. Удобно не смешивать универсальные документы со счетами-фактурами и первичкой, а хранить их отдельно. Чтобы не запутаться, если налоговики запросят бумаги компании.

Назначьте сотрудников, которые будут подписывать УПД. Подписывают УПД те же сотрудники, что заверяют счета-фактуры и первичные документы. А право подписи счетов-фактур и первички уже должно быть зафиксировано в документах компании: в доверенности или приказе руководителя.

Согласуйте использование УПД с контрагентами. Переход на УПД надо предварительно согласовать с постоянными клиентами, чтобы потом не приходилось переделывать документы на отгрузку. Ведь не исключено, что кто-то из покупателей предпочтет, как и раньше, получать две бумаги - счет-фактуру и товарную накладную или акт на услуги (работы).

Если покупатели согласны применять универсальный документ, то надо заключить с ними дополнительные соглашения к договорам. И приложить форму УПД.

Но в дополнительном соглашении должно быть не только согласие на применение УПД между сторонами и его форма. Необходимо обговорить ряд условий, связанных с выставлением этого документа.

Во-первых, возможно, что в договоре с контрагентом изначально была установлена определенная форма первички. Тогда в этой части условия договора необходимо скорректировать.

Во-вторых, если вы хотите, чтобы контрагент заверял универсальный документ печатью, это условие тоже надо установить в допсоглашении.

В-третьих, надо предусмотреть порядок исправления УПД. Конечно, здесь поставщик будет продвигать свои условия, которые закреплены в его учетной политике. Ведь иначе может получиться, что различные клиенты станут требовать, чтобы поставщик исправлял документы по-разному. Дело в том, что налоговики еще не разработали правила, по которым можно уточнять универсальный документ. Ошибки в показателях, которые относятся к счету-фактуре, надо исправлять по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. А вот с недочетами в других реквизитах возможны варианты. Поэтому, чтобы избежать путаницы, проще сразу договориться с контрагентом о порядке исправления. Подробнее об этом вы можете прочитать в гл. 3.1.

Подготовьте памятку для работников. На первых порах в отношении УПД у работников, скорее всего, будет возникать много вопросов. А в самих документах наверняка будет встречаться недочеты. Поэтому для сотрудников, которые имеют дело со счетами-фактурами и первичкой, лучше разработать памятку. В ней можно предусмотреть:

• как заполнять УПД;
• какие реквизиты нужно проверить, когда универсальный документ поступил от поставщика;
• кто должен подписывать универсальный документ, ставить ли печать на УПД;
• как исправлять ошибки в универсальном документе.

Если, согласно договорам, контрагентам нужно выдавать разные формы первички, это также можно написать в памятке. То есть привести перечни покупателей, которым необходимо оформлять универсальные документы и которым нужны счета-фактуры и ТОРГ-12.