Защита персональных данных: пошаговая инструкция.

Всем доброго времени суток! В этой статье я хотел бы еще раз поднять тему защиты персональных данных (далее будем обзывать их - ПДн), а также тему защиты от регуляторов. Пик дебатов на тему защиты ПДн давно прошел. Приходились эти пики как правило на приближение очередного «самого последнего срока» ввода 152-ФЗ в полную силу. В итоге «самый последний срок» наступил, активные дебаты стихли, но закон «О персональных данных» живет, регуляторы устраивают проверки и наказывают нарушителей. Поэтому тема будет еще долго актуальна.

Сразу оговорюсь, что в этой статье в основном будет информация организационного характера, нежели техническая. «А зачем такая информация нужна нам?» - спросит читатель хабра. Объясняю: так уж получилось, что начальники как крупных, так и не очень организаций не любят выстраивать длинные логические цепочки и вникать в суть вопроса, который лежит далеко от их компетенции. Поэтому при возникновении необходимости обеспечения защиты персональных данных строится вполне логичная по их мнению взаимосвязь: «Защита персональных данных» -> «Защита информации» -> «Информационные технологии» -> «Взвалить вопрос защиты ПДн на IT-шников». И пофигу, что в этом вопросе львиную долю можно поручить юристам и кадровикам, но как говорится в бородатом анекдоте: «кому не нравится грузить люминь, пойдет грузить чугуний».

Типичный пример разглашения ПДн специальной категории (сведения об интимной жизни)

Итак, почему здесь я все-таки не буду рассматривать техническую защиту персональных данных.

Причин несколько:

• Этой информации итак много в интернетах и она более-менее однозначная.
• Эта тема довольно емкая и заслуживает отдельной статьи, в этом опусе я все же хочу коснуться именно организационных моментов.
• Организационные моменты проверяет Роскомнадзор, а технические – ФСТЭК. ФСТЭК проверяет гораздо меньше по защите персональных данных, хотя бы потому, что управление Роскомнадзора есть в каждом регионе, а управление ФСТЭК – одно на Федеральный округ.
• В связи с отменой Постановления правительства № 781, регламентирующего техническую защиту персональных данных, и его заменой на ПП № 1119, нормативные документы ФСТЭК России и ФСБ России оказались в «подвешенном» состоянии. Ими по идее нельзя пользоваться, так как они были изданы во исполнение отмененного постановления № 781, но с другой стороны документы ФСТЭК России должен отменять сам ФСТЭК России. Поэтому техническую защиту ПДн лучше рассматривать предметно после выхода новой документации от регуляторов.
• IT-шникам все же гораздо ближе техническая защита ПДн и им проще в этом разобраться, а вот когда начальство взваливает «бумажную» работу, многим может понадобиться помощь и разъяснения.

Немного о себе

Я посчитал нужным сначала немного рассказать о себе для того, чтобы читателю стало понятно, что все, написанное ниже, основано на личном опыте организации защиты персональных данных в различных организациях, а не является квинтэссенцией различных форумных дебатов в интернетах (там «специалисты» иногда такого напишут, что волосы дыбом встают, и не только на голове).

Я являюсь начальником отдела одной из компаний на Дальнем Востоке, занимающихся аутсорсингом предприятий в сфере информационной безопасности. Безусловно, защита персональных данных – одна из наиболее востребованных наших услуг. Работаю я в этом направлении с 2008 года. Среди клиентов есть как небольшие организации, так и достаточно крупные государственные (департаменты, аппараты правительства, законодательные собрания и тд), так и коммерческие (операторы сотовой связи, интернет-провайдеры, частные медицинские клиники).

У некоторых клиентов проходили проверки Роскомнадзора на предмет выполнения требований законодательства в сфере защиты ПДн и пока что результат – 100% успешных проверок. Также у меня есть личный опыт представления интересов организации в ходе подобной проверки.

Итак, вас назначили ответственным за организацию обработки ПДн, да к тому же вы узнали, что внесены в план проверок Роскомназдора на грядущий год. С чего начать?

И вот, это случилось: начальник, не особо заморачиваясь подписал приказ в котором сказано «Системному администратору ООО «Рога и копыта» Иванову И. И. сделать так, чтобы защита персональных данных в нашей опупенной организации была по фен-шую». Что делать в первую очередь?

В первую очередь нужно выяснить, есть ли в реестре операторов персональных данных ваша организация. Для этого в поиске достаточно вбить ИНН компании. Если такого уведомления нет, то нужно его подать (но нужно учесть, что если уведомление не было подано ранее – это уже повод для регулятора оштрафовать вашу организацию).

Если уведомление все-таки присутствует, нужно уточнить его содержание. Часто бывает так, что уведомление заполнялось каким-нибудь Васей Пупкиным из отдела кадров от балды в далеком 2007 году, которого к тому же давным давно уволили. В этом случае вполне естественно, что содержание многих полей не соответствует действительности. В то же время практика карательных мер как раз говорит о том, что большинство предписаний выносится Роскомнадзором именно в связи с несоответствием уведомления тому, что происходит в организации на самом деле. Например, в графе «Категории обрабатываемых персональных данных» указано «ФИО, паспортные данные, адрес места жительства, номер телефона», а вы обрабатываете еще и сведения о здоровье.

Для внесения изменений в уведомление на портале персональных данных также существует специальная форма . Тут надо помнить, что изменения не будут учтены, если вы вслед не отправите бумажное письмо в свое территориальное управление Роскомнадзора. Это же касается и первоначального уведомления.

Хорошо, с уведомлением разобрались, что потом?

Потом вам нужно издать и утвердить в своей организации кучу документов (инструкции, положения, приказы, журналы и тд). Здесь нужно помнить, что документы должны регламентировать не только автоматизированную обработку но и «аналоговую» тоже.

Перечня документов как такового не существует, есть лишь перечень аспектов, которые вы должны описать в них.
Первым делом нужно назначить ответственного за организацию обработки персональных данных (это лицо теперь требуется указывать в уведомлении оператора). Этот человек у нас будет отвечать в основном за «бумажные» вопросы. Также требуется назначить администратора безопасности персональных данных. Он будет отвечать уже за техническую сторону вопроса. И того и другого можно назначить одним приказом. Тут сразу хочу заметить, что все формулировки настоятельно рекомендуется согласовывать с текстом законодательства, так как проверяющие очень часто к ним придираются. Например, если вы ответственного за организацию обработки ПДн назовете просто ответственным за обработку ПДн, то с вероятностью 99.9% регулятор в процессе проверки попросит внести изменения в документ.

Далее, многие об этом забывают, но Роскомнадзор требует: во всех кабинетах, в которых обрабатываются ПДн на бумаге должны быть определены места хранения (сейф, шкаф, стеллаж) и ответственные за сохранность конфиденциальности ПДн в этом кабинете. Проще говоря, издаем приказ, в котором пишем «В кабинете № 1 утвердить местом хранения сейф, ответственным назначить такого-то такого-то».
Далее, вы должны назначить комиссию по классификации и комиссию по уничтожению ПДн. В эти комиссии должны входить: председатель комиссии и, как минимум, два члена комиссии. Обе комиссии по своему составу могут быть на 100% идентичными.

Далее, необходимо определиться с лицами, допущенными к обработке персональных данных. Это сотрудники, которые работают с ПДн как работников организации, так и клиентов, абонентов и других категорий субъектов. Причем в документе должно быть указано какой работник к каким данным имеет доступ, обрабатывает он эти данные с помощью средств автоматизации или нет, а в случае с автоматизированной обработкой еще и его роль в системе (пользователь, администратор и тд). Тут следует заметить, что каждый сотрудник, допущенный к обработке персональных данных должен подписать соглашение о неразглашении ПДн.

Следующим шагом нужно определить категории персональных данных, которые у нас подлежат защите. Это делается также отдельным приказом. Здесь есть тоже такой момент, о котором многие забывают, но Роскомнадзор при проверках спрашивает – персональные данные являются частным случаем сведений конфиденциального характера, поэтому отдельным приказом должен быть утвержден также и такой перечень. Что может относиться к сведениям конфиденциального характера, определено указом президента РФ № 188 от 6 марта 1997 г. Просто переписываем пункты, относящиеся к вашей организации в свой приказ и готово.

Наконец, вы должны утвердить в организации основной документ, регламентирующий защиту ПДн. Обычно такой документ называют «Положение об обработке и защите персональных данных». Здесь вы описываете основные понятия из законодательства, цели и законные основания обработки ПДн, права и обязанности оператора, права и обязанности субъекта ПДн.

Также придется разработать ряд журналов, вы должны показать Роскомнадзору, что вы проводите регулярную (а не только одноразовую) деятельность по защите ПДн. В этом вам помогут, например «Журнал проведения инструктажа по информационной безопасности» и «Журнал учета мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных». Обязательно (Роскомнадзор обязательно спросит) должен быть журнал учета обращений граждан-субъектов персональных данных о выполнении их законных прав. Также не забудьте перед проверкой обзавестись журналом учета проверок юридических лиц контролирующими органами.

Подводя итог по внедрению организационной документации по защите ПДн в вашей организации, еще раз повторюсь, строгого перечня документов нет. Вы можете создать один большой документ под названием «Политика в отношении защиты персональных данных», в котором опишите все, что я выше перечислил, а можете разбить на множество мелких документов. Можете издать несколько разных приказов, а можете назначить всех ответственных, определить лиц, допущенных к обработке ПДн и тд одним единственным распоряжением.

Но, все-таки, для примера приведу стандартный перечень документов, который обычно мы внедряем у своих клиентов:

• перечень сведений конфиденциального характера;
• инструкция администратора информационной безопасности;
• приказ о назначении лиц, ответственных за организацию обработки персональных данных и перечне мер по защите персональных данных;
• перечень персональных данных, подлежащих защите;
• приказ об утверждении мест хранения персональных данных;
• инструкция пользователей информационной системы персональных данных;
• приказ о назначении комиссии по уничтожению персональных данных;
• порядок резервирования и восстановления работоспособности технических средств и программного обеспечения, баз данных и средств защиты информации;
• план внутренних проверок режима защиты персональных данных;
• приказ о вводе в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
• журнал учета носителей информации информационной системы персональных данных;
• журнал учета мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных;
• журнал учета обращений граждан-субъектов персональных данных о выполнении их законных прав;
• правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации;
• положение о разграничении прав доступа к обрабатываемым персональным данным;
• акт классификации информационной системы персональных данных;
• инструкция по проведения антивирусного контроля в информационной системе персональных данных;
• инструкция по организации парольной защиты;
• журнал периодического тестирования средств защиты информации;
• форма акта уничтожения документов, содержащих персональные данные;
• соглашение о неразглашении персональных данных;
• журнал учета средств защиты информации;
• журнал проведения инструктажа по информационной безопасности;
• инструкция пользователю по обеспечению безопасности при возникновении внештатных ситуаций;
• приказ о перечне лиц, допущенных к обработке персональных данных;
• положение об обработке и защите персональных данных;
• план мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных;
• модель угроз безопасности в информационной системе персональных данных.

Вот, примерно так, опять же, список может быть гораздо шире или гораздо уже, все зависит от того, что будет написано в каждом из документов, здесь важно именно содержание. Образцы всех документов достаточно легко нагуглить.

Многие наверное заметили, что в списке документов много таких, которые регламентируют автоматизированную обработку и защиту ПДн в информационных системах. Несмотря на то, что при проверке Роскомнадзор обращает больше внимания на документальное обеспечение защиты ПДн, нежели на техническое, все равно - чем больше документов вы предоставите по защите ПДн, тем больше плюсиков в карму со стороны регулятора вам упадет.

Завершая раздел про документы, отмечу еще несколько моментов, на которые нужно обратить внимание. Во-первых, ко всем вышеперечисленным документам должен идти лист ознакомления и все лица, которых касается этот документ (будь то инструкция или приказ) должны расписаться в том, что они с бумажкой ознакомлены. Во-вторых, в должностные инструкции всех лиц, допущенных к обработке персональных данных нужно вписать строку «При работе с персональными данными руководствоваться Положением об обработке и защите персональных данных». И, в-третьих, помимо внутренних документов, необходимо разработать один публичный. Обычно его обзывают как «Политика в отношении обработки персональных данных». Такой документ должен вывешиваться на веб-сайте оператора ПДн, либо, если веб-сайта нет, на информационной доске в офисе или находиться в другом общедоступном месте. Примеров политики также можно нагуглить великое множество.

Аттестация

Несмотря на то, что этот момент больше относится к технической защите (ведь аттестация производится, когда наша информационная система полностью заряжена средствами защиты информации), все же хотел здесь пару слов сказать и о ней. Мне просто очень часто приходится слышать от очередных клиентов, что им промыли мозги о том, что аттестация информационных систем персональных данных является обязательной. Запомните раз и навсегда – это все ЧУШЬ! В положении об аттестации объектов информатизации черным по белому написано, что обязательной аттестации подлежат только объекты, содержащие государственную тайну и экологически опасные объекты. Поэтому весь этот бред об обязательной аттестации ИСПДн – просто происки недобросовестных интеграторов, желающих лишний раз скосить бабла с доверчивого клиента.

Аттестация ИСПДн может быть обязательной только в том случае, если ваша организация находится в подчинении вышестоящего органа, и эта самая верхушка спустила вам указание аттестовывать все свои ИСПДн.

Хотя, аттестацию может возжелать и сам начальник организации, ведь аттестат соответствия однозначно подтверждает, что ваши информационные системы полностью соответствуют законодательству как в плане документального обеспечения, так и в плане технической защиты. В этом случае нужно помнить, что одним из условий действительности аттестата является неизменность условий эксплуатации ИСПДн. То есть грубо говоря вы не можете поменять монитор на рабочем месте или установить дополнительное ПО без согласования с органом по аттестации, а это влечет за собой дополнительные затраты. Также стоит помнить, что аттестат соответствия может выдаваться максимум на три года, а потом – все по новой.
Возвращаясь к нашей основной теме – подготовке к проверке Роскомназдора, хочу сказать, что за все пять лет работы в данной сфере, проверяющие никогда не требовали Аттестат соответствия.

Вместо заключения

Букв получилось довольно много и, я думаю, пора закругляться, тем более, что выполнив описанные выше меры, можно сказать, что вы практически готовы к проверке Роскомнадзора. Но все же еще раз постараюсь коротко сформулировать основные этапы, выполнение которых поможет вам с большой долей вероятности получить положительное заключение по итогам проверки и некоторые другие, не вошедшие в статью, моменты:

• Уведомление оператора. Необходимо проверить наличие уведомления, а также правдивость сведений изложенных в нем.
• Роскомнадзор не будет проверять ваши информационные системы персональных данных, эти функции возложены на ФСТЭК России и ФСБ России (в случае использования средств шифрования), поэтому сосредоточьтесь на документальном обеспечении, информировании своих сотрудников.
• Думаю не стоит лишний раз говорить о том, что если к вам пришла проверка Роскомнадзора, а в отделе кадров у кого-нибудь на столе будет лежать без присмотра пачка ксерокопий чьих-то паспортов, то это будет эпик фейл.
• Если после всего прочитанного и после всех проведенных мероприятий у вас еще остаются вопросы, не поленитесь (а уж тем более не бойтесь и не стесняйтесь) позвонить в региональное управление Роскомнадзора. Задайте интересующие вас вопросы. Как правило, дозвониться туда легко (в сравнении со многими другими госорганами) и работники РКН идут на встречу, и разъясняют свое видение некоторых спорных вопросов. В некоторых случаях такой звонок даже жизненно необходим, так как наше законодательство часто можно трактовать двояко и даже бывает такое, что у одного и того же сотрудника РКН сегодня одна точка зрения на какую-либо проблему, а завтра – другая.
• Со всех субъектов лучше собирать согласие на обработку ПДн. Да, в законе есть перечень случаев, когда согласие не требуется, например, когда оператор и субъект являются сторонами договорных отношений. НО, здесь же нужно помнить, что обработка биометрических и специальных категорий ПДн, а также передача ПДн третьим лицам осуществляются ТОЛЬКО с согласия субъекта. В любом случае, предоставление согласия на обработку ПДн снимает с вас множество различных неприятных вопросов. И если есть возможность эти согласия собрать, лучше это сделать. Здесь, кстати, как и с уведомлением нужно помнить о том, что сведения, указанные в согласии должны совпадать с тем, что и как вы обрабатываете на самом деле.
• В начале проверки покажите регуляторам, что вы всячески готовы сотрудничать и исправлять выявленные недостатки в ходе самой проверки. Идеально подготовиться невозможно, в любом случае будут какие-либо замечания. Это не страшно, их можно устранить в процессе проверки, которая длится как правило 20 дней. Если замечания будут устранены, на содержании итогового протокола это негативно никак не скажется.

На этом, наверное, и закончу. Как видно не так страшны проверки РКН, как могут показаться на первый взгляд. Если у читателей есть какие-либо вопросы или предложения по следующим статьям на тему ПДн, постараюсь на все ответить и все учесть.

Всем организациям в Российской Федерации приходится работать с тем или иным количеством персональных данных, и зачастую руководители даже не имеют понятия о том, сколь много информации о сотрудниках предприятия или компании обрабатывается с нарушением норм действующего законодательства.

Следует отметить, что в большинстве случаев нарушения здесь допускаются вовсе не из-за наличия желания как-то обойти закон. Причина более банальна – это элементарное незнание. Можно привести достаточно распространенный в России пример нарушения – новый сотрудник подает пакет документов согласно определенному списку. Работодатели, принимая такие документы, не берут согласия владельца на обработку его персональных данных, а это уже нарушение требований законодательства, пускай даже непреднамеренное. Впрочем, такого рода рисков можно избежать, обладая определенными знаниями. В частности, нужно знать, что к персональным данным в России относятся:

• Ф. И. О., дата рождения;
• имущественное и семейное положение;
• сведения о полученном образовании;
• информация о месте работы и профессии;
• сведения о членах семьи человека.

В документах, которые являются обязательными к предъявлению при трудоустройстве, есть значительное количество персональных данных. Перечень данных документов можно найти в статье 65 Трудового кодекса, на основании которой работодатель имеет право обрабатывать имеющиеся там персональные данные без получения согласия от их владельца. Однако в данный перечень не входят такие документы, как справка о состоянии здоровья или о составе семьи.

При этом предоставление сотрудником ИНН, запрашиваемого многими компаниями при приеме на работу, требует получения согласия на обработку содержащихся здесь данных. Ряд работодателей, скорее всего, в силу оставшейся с прежних времен привычки, требуют вклеивать в личную карточку Т2 фотографию сотрудника, причем согласия самого работника на такое действие не спрашивается. Согласно достаточно распространенному мнению, фото к персональным данным не относится. Это довольно спорное мнение, поскольку закон гласит, что персональные данные – это сведения, по которым можно идентифицировать человека, без использования его Ф. И. О. и даты рождения. Понятно, что идентифицировать человека по фотографии, конечно же, можно. Между тем работодатели, запрашивая у работника его фото, не берут у него письменного согласия на обработку персональных данных – это неправильный подход.

Работодатель, в соответствии с пунктом 7 статьи 86 ТК, должен обеспечить защиту от утраты или от неправомерного использования персональные данные своих рабочих, причем закон обязует его это делать за собственный счет. Помимо этого, законодательство предусматривает еще и соблюдение определенного порядка хранения таких данных, и их использования.

Для того чтобы соответствовать требованиям закона, руководство предприятия издает локальный нормативный акт. Данным документом осуществляется регулирование всех вопросов, связанных с хранением персональных данных, а также с их использованием. Помимо этого, он еще и обеспечивает защиту данных от утраты или от их неправомерного использования.

Такой локальный нормативный акт должен содержать в себе:

• описание доступа к данным – как внешнего, так и внутреннего;
• список сотрудников, имеющих такой доступ;
• порядок работы с данными;
• ответственность за разглашение информации;
• регламент защиты.

Как правило, таким локальным нормативным актом становиться положение о защите персональных данных. Структура такого документа состоит из нескольких разделов, в которых указываются:

• цели создания данного документа, общие моменты, сфера действия;
• используемые определения;
• перечень данных и цели их обработки – то есть, какие из сведений могут использовать операторы;
• условия, обязательные к соблюдению при обработке;
• порядок передачи персональных данных, как внутри предприятия или компании, так и государственным органам и третьим лицам;
• порядок доступа, как внутренний, так и внешний;
• ответственность в случае нарушения действующих норм;
• угрозы безопасности – модель угрозы и ее степени. Помимо этого, указываются меры, предпринимаемые для защиты информации;
• положения, касающиеся самого акта – о вступлении его в силу, периоде действий, порядке внесения изменений.

Защищаем личную информацию сотрудников

Как уже говорилось выше, обязанностью работодателя, прописанной на законодательном уровне, является создание всех условий, необходимых для защиты персональной информации сотрудников. Иными словами, должна быть создана система, способная обеспечить недоступность такой информации, ее конфиденциальность, а также ее безопасность и целостность в процессе работы предприятия или организации.

Нормами российского законодательства предусмотрена внешняя и внутренняя защита. В частности, для того чтобы обеспечить внутреннюю защиту, компания может определить состав сотрудников, функциональные обязанности которых требуют доступа к личным данным их коллег. Одновременно с этим нужно обоснованно и избирательно распределить документы с такой информацией между сотрудниками, уполномоченными на ведение работы с личными данными. Серьезного подхода здесь требуют непосредственно рабочие места – они должны быть оборудованы таким образом, чтобы полностью исключить возможность беспрепятственного несанкционированного проникновения и просмотра.

Для того чтобы обеспечить внешнюю защиту, руководство компании может, например, ввести для всех посетителей пропускной режим. Еще одним вариантом здесь является использование для защиты информации, хранящейся на электронных носителях, специального защитного программно-технического комплекса.

Принимая комплекс мер, направленных на защиту личной информации, следует в первую очередь исходить из уровня реальной угрозы безопасности. Естественно, чем более высоким будет этот уровень, тем большее количество мер для защиты персональных данных нужно предпринять.

Можно выделить 3 типа угроз, создающих реальную опасность незаконного доступа к личной информации. При этом работодатель самостоятельно определяет, какой из этих типов является характерным для возглавляемого им предприятия или организации. Для того чтобы обеспечить безопасность на действительно высоком уровне, есть целый ряд требований, которых следует придерживаться неукоснительно. В частности, для того чтобы обеспечить минимальный, 4-й уровень защиты, нужно предпринять следующие меры:

• обезопасить помещения с находящейся внутри них информационной системой от возможного несанкционированного проникновения;
• обеспечить безопасное хранение носителей, на которых хранится информация;
• защитить информацию, используя прошедшие через процедуру оценки соответствия средств;
• определиться с сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным в силу своих трудовых обязанностей.

Следует также определиться и с техническими средствами защиты информации, которые препятствуют несанкционированному доступу. Такими средствами являются, например, криптографические средства, межсетевые экраны и антивирусное программное обеспечение. Следует отметить один очень важный момент: все используемые здесь средства в обязательном порядке сперва должны пройти процедуру сертификации. Ознакомиться с перечнем сертифицированных средств защиты персональных данных можно, зайдя на официальный интернет-сайт ФСТЭК. Но это еще не все. Выбрав средство защиты и установив его, необходимо еще и сделать правильные настройки, в ином случае работа может быть попросту заблокирована из-за неточностей, допущенных на данном этапе.

Как поступать с персональной информацией, содержащейся в резюме

Хотелось бы остановить внимание на еще одном, достаточно любопытном моменте – речь идет о персональных данных претендентов на получение работы и о действиях, которые можно предпринимать работодателю с такой информацией. Здесь следует напомнить, согласно законодательству, резюме соискателя работы – это общедоступная информация, поэтому письменного согласия на ее обработку от владельца можно не получать. Но если же претенденту на ту или иную должность заполнить анкету, предусматривающую указание персональных данных, или же потенциальным работодателям снимаются копии с документов претендента, таких как диплом, паспорт и так далее, то здесь письменное согласие владельца будет уже обязательным.

Для посетителей нашего сайта действует специальное предложение - вы можете совершенно бесплатно получить консультацию профессионального юриста, просто оставив свой вопрос в форме ниже.

Работа с персональными данными – это очень высокий уровень ответственности, поэтому недооценивать важность создания надежной защиты, получения согласия и пренебрегать установленными правилами явно не стоит. Также следует помнить, что трудовая инспекция в настоящее время очень строго следит за выполнением норм Трудового кодекса, стараясь не упустить ни одну из нынешних нормативных сфер. Поэтому всего лишь один документ – письменное согласие на обработку персональных данных – может в будущем защитить работодателя от многих проблем.

C чего начать?!

Итак, Вы наконец то решили "разобраться" с защитой персональных данных в Вашей организации. С чего же начать?!

В первую очередь необходимо назначить ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в организации. Их может быть несколько. Например по 1 сотруднику в каждом отделе, обрабатывающем персональные данные в организации.

В небольших организациях ответственным, как правило, назначают начальника отдела кадров или начальника информационного отдела. Основные задачи ответственного - подготовка документов по защите персональных данных , контроль за соблюдением требований по защите.

На следующем этапе необходимо определиться где и в каком виде присутствуют персональные данные в Вашей организации.

Напомним, что персональные данные – это любая информация о людях. Это могут быть персональные данные сотрудников, данные пациентов (если речь идет о медучреждении), данные граждан (если речь идет о госучреждении) и т.д.

Субъект персональных данных - это человек, персональные данные которого Вы обрабатываете.

Особое внимание следует уделить так называемым специальным категориям персональных данных . К ним относятся персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

В большинстве организаций обрабатываются только персональные данные сотрудников. Как правило, они присутствуют в бумажных документах (трудовых договорах, платежных ведомостях, личных делах, приказах и т.д.) и в электронном виде (программы для расчеты заработной платы, подготовки и передачи отчетности, выписки доверенностей и т.д.).

После этого необходимо определиться с целями обработки каждого вида персональных данных.
Целями могут быть:
- обеспечение трудовых взаимоотношений (для персональных сотрудников);
- обеспечение медицинской деятельности (для персональных данных пациентов в медучреждениях);
- исполнение федеральных законов (например, ФЗ «Об актах гражданского состояния»).

Нельзя обрабатывать персональные данные без конкретной цели! Обрабатываемые персональные данные группируются по целям обработки. Например: «Сотрудники», «Пациенты», «Граждане».

Для обработки персональных данных в организации за исключением ряда случаев, приведенных ниже, требуется согласие субъекта персональных данных. Согласие может быть дано в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения за исключениям ряда случаев, приведенных ниже. Это может быть дополнительный пункт в договоре или заявке, которую субъект подписывает собственноручно, либо специальный документ (в терминах закона "согласие в письменной форме ").

Согласие в письменной форме требуется в следующих случаях:
- обрабатываются специальные категории персональных данных
- обрабатываются биометрические персональные данные
- будет осуществляться трансграничная передача персональных данных

Согласие субъекта не требуется в случаях:
- обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона (например трудового кодекса);
- персональные данные обрабатываются для исполнения договора, заключенного с субъектом персональных данных (например договор подряда).

На следующем этапе для каждой группы персональных данных (ПДн) необходимо определить способы обработки : автоматизированный, неавтоматизированный, смешанный.

Неавтоматизированная обработка – это обработка персональных данных на бумажных носителях.

Автоматизированная обработка (или обработка в информационных системах персональных данных - ИСПДн) предполагает использование компьютера.

Смешанная обработка предполагает как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку группы персональных данных. Она встречается наиболее часто. По результатам данного этапа необходимо оформить документ «Перечень персональных данных». В нем обязательно нужно указать: группы персональных данных, перечень персональных данных (ФИО, адрес, паспортные данные и т.д.), цели обработки, срок хранения персональных данных, способ обработки и другие сведения на Ваше усмотрение.

Организации, обрабатывающей персональные данные, необходимо зарегистрироваться в Роскомнадозоре. Для этого необходимо подать «Уведомление об обработке персональных данных ».Уведомление не требуется в случаях:
- Обрабатываются только персональные данные сотрудников.
- Обрабатываются только персональные данные лиц, заключивших договор с Вашей организацией. И эти персональные данные используются только для исполнения данного договора и никуда не передаются без согласия субъекта персональных данных (лица, заключившего договор).
- Обрабатываются только персональные данные членов общественного объединения или религиозной организации.
- Обрабатываются общедоступные персональные данные.
- Персональные данные используются только для однократного пропуска на территорию организации.
- Обрабатываются персональные данные включающие в себя только фамилии, имена и отчества.
- Персональные данные обрабатываются без использования средств автоматизации.
- Персональные данные обрабатываются в системах, имеющих статус федеральных автоматизированных информационных систем или государственных информационных систем персональных данных.
- Персональные данные обрабатываются в соответствии с законодательством о транспортной безопасности

Уведомление отправляется в электронном виде (заполнение формы на сайте http://www.pd.rsoc.ru/operators-registry/notification/form/) и дублируется в бумажном виде с подписью руководителя и печатью.

Субъект (человек персональные данные которого обрабатываются в организации) имеет право запросить сведения о наличии в организации его персональных данных и сами персональные данные. Для работы с такими обращениями необходимы документы: инструкция по работе с обращениями субъектов персональных данных, журнал для регистрации таких обращений и набор бланков для ответов субъекту.

Для персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных (ИСПДн) и обрабатываемых без использования средств автоматизации выдвигаются различные

Р ешения для защиты персональных данных в российских компаниях и учреждениях формируются на базе мер организационно-технического характера. Они должны соответствовать нормам правовых актов: Конституции Российской Федерации (статья 24), Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» и специальным требованиям регуляторов. Функции регуляторов выполняют:

• Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций - Роскомнадзор;
• Федеральная служба по техническому и экспортному контролю - ФСТЭК;
• Федеральная служба безопасности - ФСБ.

Роскомнадзор следит за исполнением законодательства, касающегося персональных данных в целом, ФСТЭК и ФСБ формируют требования к методологическим, техническим и организационным условиям защищенности информационных систем обработки персональных данных.

Что входит в понятие «персональные данные»?

Определение персональных данных (ПДн) содержится в законе 152-ФЗ .

Ключевой особенностью трактовки является словосочетание «любая информация», то есть закон позволяет буквально все организации записать в «операторы персональных данных». Логика понятна. Устраиваясь, например, на работу человек передает работодателю всю информацию о себе, а заключая, скажем, договор с физическим лицом - получает и обрабатывает ПДн. Госструктуры, банки, интернет-магазины, социальные сети - это всего лишь несколько примеров из обширного списка операторов ПДн.

Санкции за нарушение норм закона в области обработки и защиты персональных данных варьируются от штрафов (с 1 июля 2017 года ) до административной ответственности, не исключено и уголовное преследование.

Нарушение процедуры обращения с персональными данными угрожает также потерей деловой репутации. Выявление подобных фактов в компания нередко становится поводом для оттока клиентов. Значит, исполнять требования 152-ФЗ и соблюдать предписания регулирующих и контролирующих сферу ПДн структур - жизненная необходимость для каждой компании, которая прямо или опосредованно оперирует персональными данными.

Универсального подхода к исполнению требований всеми организациями, которые подпадают под контроль регуляторов, нет. Согласно законодательству, персональные данные разбиты на четыре категории. Компании формируют систему защиты ПДн в зависимости от категории, соответственно, различаются и требования к оператору.

Наиболее сложный и затратный процесс - внедрение полноценного комплекса обеспечения защищенности информационной системы персональных данных (ИСПДн) , в которой обрабатываются сведения о расе и нации субъекта, вере, здоровье, интимной жизни, политических и философских взглядах. Все перечисленные данные входят в группу специальных ПДн . Защищу сведений из этой категории закон требует обеспечивать особенно тщательно.

Высоки требования закона к обеспечению защищенности и биометрических ПДн : биологических и физиологических характеристик, которые позволяют идентифицировать субъекта данных.

Компания, которая получила письменное согласие клиента на обработку ФИО, даты и места рождения, домашнего адреса, данных о профессии, контактных сведений, становится оператором общедоступных ПДн . Подобные сведения используют, например, для составления телефонных справочников. К защите общедоступных персональных данных законодательство предъявляет минимальные в сравнении с другими категориями требования.

К четвертой категории - иных ПДн - причисляют все сведения, которые нельзя отнести к специальным, биометрическими или специальным, но по которым возможно идентифицировать субъекта данных. Защищать иные ПДн проще, чем биометрические или специальные. Однако требования к безопасности выше, чем в случае систем обработки данных из общедоступной категории.

Согласно постановлению правительства от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», операторы при создании механизмов защиты должны учитывать численность субъектов ПДн. Законодательство делит ИСПДн на такие, в которых обрабатывают данные менее 100 тыс. и более 100 тыс. субъектов.

Обеспечение сохранности персональных данных, обрабатываемых в системе, начинается с определения наиболее вероятных угроз. Независимо от категории, целей обработки и численности субъектов ПДн, система должна гарантировать защиту от неправомерных операций , включая:

В инфраструктуре комплексной защиты ИСПДн необходимо учитывать возможность присутствия внутреннего нарушителя. Ущерб персональным данным способен причинить любой сотрудник, намеренно или по неосторожности.

Меры, которые помогают предотвратить несанкционированный доступ, усилить надежность и отказоустойчивость ИСПДн, сохранить целостность и доступность информации внутри системы, перечислены в 152-ФЗ. Закон предписывает:

1. Определить масштаб информационной системы и категорию ПДн, смоделировать угрозы безопасности.

2. Внедрить организационно-технические механизмы безопасности в соответствии с четырьмя уровнями защищенности. Определение уровней содержится в постановлении правительства №1119 .

3. Использовать средства информационной защиты, возможности которых подтверждены сертификатами соответствия ФСТЭК и/или ФСБ.

4. Провести до начала обработки ПДн комплексный аудит безопасности, включая аудит информационной системы, компонентов защиты, исполнения требований внутренних организационных и методических распоряжений.

5. Внедрить систему учета всех видов носителей информации ограниченного использования, в том числе ПДн.

6. Заложить в информационной системе функции резервирования и восстановления ПДн в случае несанкционированных изменений или уничтожения.

7. Установить регламент доступа сотрудников оператора к персональным данным в ИС. Уровни доступа должны сегментироваться в зависимости от должностных обязанностей.

8. Внедрить инструменты аудита и журналирования действий сотрудников с персональными данными.

9. Контролировать исполнение правил безопасности эксплуатации персональных данных и непрерывность работы защитных аппаратно-программных сервисов ИСПДн.

Федеральный закон обозначает общее «защитное поле» персональных данных. Конкретные нормы содержатся в приказе ФСТЭК от 18.02.2013 № 21 . Например:

1. В системе обработки ПДн должна применяться идентификация и аутентификация пользователей, компонентов системы и персональной информации - объектов доступа, защиту которых нужно обеспечивать. Реализация требования предполагает сопоставление уникальных идентификаторов, которые присваиваются объектам и субъектам в ИСПДн. Это значит, необходимо задействовать механизмы авторизации и разграничения прав.

2. Программная среда должна быть ограниченной, что подразумевает наличие фиксированного перечня системного и прикладного ПО. У пользователя должны быть заблокированы полномочия изменять набор системных компонентов и разрешенного ПО. Пользователь вправе запускать и использовать ПО в рамках своей роли. Это обеспечит защиту от случайных действий сотрудников, способных нанести ущерб ИСПДн.

3. Хранение и обработка ПДн на съемных носителях возможна только при отлаженном учете устройстве.

4. Оператор должен обеспечить непрерывный мониторинг безопасности: вести журнал аудита событий, чтобы отследить, что произошло и какие меры были предприняты. Одновременно следует надежно защитить сам журнал аудита от модификации и удаления.

5. Система защиты ПДн должна включать антивирусные программные комплексы. Вредоносное ПО нередко становится причиной утечек конфиденциальной информации и частичного (реже - полного) выхода из строя информационной инфраструктуры.

6. Наряду с антивирусом рекомендуется применять системы обнаружения и предотвращения вторжений. Это позволяет анализировать и выявлять факты неавторизованного доступа на уровне сети или компьютерной системы, попытки превышения полномочий или внедрения вредоносного ПО и предпринимать меры по устранению угроз: информирование офицера безопасности, сброс соединения, блокирование трафика и т.д.

7. Несанкционированное изменение, повреждение информационной системы и ПДн фиксируют также системы обеспечения целостности, которые при использовании в ИСПДн должны иметь функции восстановления поврежденных компонентов и информации.

8. Уровень защищенности ИСПДн подлежит регулярному контролю. Развернутые программные компоненты, аппаратный инструментарий и установленные настройки должны обеспечивать непрерывную и полную защиту процедур обработки и хранения информации, исходя из экспертного класса информационной системы.

Перечень мер, устанавливаемых ФСТЭК для реализации системы безопасности ИСПДн, не исчерпывается несколькими пунктами. В приказе № 21 приводятся требования к инструментам виртуализации, каналам связи, конфигурации ИСПДн, классы средств вычислительной техники, антивирусных систем и другие параметры защиты. Кроме приказа ФСТЭК, при внедрении комплекса защиты ПДн организация - обработчик данных должна руководствоваться приказом ФСБ России от 10.07.2014 № 378.

Разработать и внедрить полный комплекс мероприятий по защите ПДн невозможно без освоения нормативной базы, навыков настройки технических средств и знаний принципов ПО, обеспечивающего информационную безопасность. Это значит, защищать персональные данным силами одного сотрудника, по меньшей мере недальновидно. Единственная ошибка на любом уровне рискует обернуться штрафами от регуляторов и потерей лояльности клиентов.

Сотруднику без ИБ-компетенций под силу разобраться в законодательстве и определить категорию ПДн. Пошаговые инструкции, доступные в Сети, помогут разработать регламент информирования субъектов ПДн о сборе информации и составить уведомление в Роскомнадзор о деятельности компании в качестве оператора ПДн - это стандартные документы. Определить роли, разграничить доступ и зафиксировать, какие сотрудники имеют доступ и какие операции вправе совершать с ПДн - несложная задача для специализированного ПО.

Без привлечения специалиста с профильными знаниями не обойтись на этапе при составлении политики безопасности и определении актуальных угроз. Цикл внедрения программно-технических комплексов от подбора до «боевого» использования ПО и оборудования требует понимания документации ФСТЭК и ФСБ. Специалист должен не только ориентироваться в классах СВТ, антивирусах и межсетевых экранах, но и знать, как гарантировать конфиденциальность и обеспечить безотказность связи для сегментов ИСПДн.

Проблема заключается в том, что даже обладающий нужной квалификацией ИТ- или ИБ-специалист не сможет внедрить и поддерживать в ИСПДн подсистему информационной безопасности без соблюдения ряда условий. Работа со средствами технической защиты - деятельность, лицензируемая ФСТЭК. Значит, перед оператором ПДн встанет задача получить лицензию регулятора.

Крупным организациям целесообразно нанять штат специалистов по информационной безопасности, выполнить условия, чтобы получить лицензию ФСТЭК, а затем самостоятельно создать и поддерживать систему обеспечения защиты персональных данных.

Небольшим организациям - обработчикам ПДн содержать ИБ-штат экономически невыгодно. Менее затратным, более разумным и быстрым будет вариант привлечь лицензиатов ФСТЭК. Это организации, которые профессионально занимаются защитой информации. Специалисты лицензиатов уже обладают всеми знаниями нормативной и технической базы, имеют опыт создания комплексных систем безопасности, в том числе информационной.