Заявление на копию трудовой. Заявление на выдачу копии трудовой книжки — образец

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает периоды профессиональной деятельности работника, его стаж, сведения об его наградах и заслугах.

В законодательстве РФ предусмотрены нормы, которые определяют форму документа, правила заполнения всех его граф, ведение и хранение.

Основная информация

Трудовая является официальным документом строгой отчетности. Как важный элемент она должна храниться у работающего на протяжении всей жизни.

В настоящее время в нашей стране действуют трудовые документы двух образцов: советского и нового. Оба образца имеют одинаковое юридическое значение. Новый бланк книжки и вкладыша к ней предусмотрен, заполняется и хранится на основании Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 г.

Основными реквизитами документа являются:

• данные о работнике, которые включают: ФИО, дату рождения, сведения об образовании и профессии;
• данные обо всех периодах работы сотрудника, включая переводы;
• сведения о награждениях, поощрениях;
• данные об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях.

Данные о взысканиях, кроме увольнения, в книжку не заносятся.

В период, когда гражданин РФ работает в компании, этот документ хранится в отделе кадров или бухгалтерии данной организации. При увольнении он выдается лицу на руки. Согласно кадровому законодательству, на предприятии ведется учет трудовых и вкладышей к ним.

Порядок ведения данного документа подробно разобран на следующем видео:

В каких случаях может потребоваться выдача?

Трудовые книжки являются серьезным официальным документом, за который в период трудоустройства гражданина полную ответственность несет уполномоченное лицо кадрового отдела или бухгалтерии. На основании Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года №225, документ отдается на руки рабочему только в случае его увольнения.

Изменения в трудовом законодательстве в редакции ФЗ от 21.04.2014 года №216-ФЗ предоставили право сотруднику требовать выдачу трудовой для оформления пенсии или для подтверждения своего стажа работы в других инстанциях. С 01.01.2015 года при наличии уважительных причин работник может обратиться с письменным заявлением о выдаче оригинала книжки до увольнения.

Выдается документ как после увольнения, так и по требованию под подпись в журнале движения трудовых.

Как уже говорилось, самой распространенной причиной, по которой возможна временная выдача книжки, является оформление пенсии лицом, которое продолжает работать. Как единственный документ, который подтверждает профессиональный стаж, трудовая является основанием для оформления любого вида пенсии или страхования.

Как правильно составить заявление?

Главным основанием выдачи оригинала документа является заявление работника. Только на основании этого обращения руководством или уполномоченным лицом может приниматься решение о выдаче. Нормами не предусмотрена определенная форма заявки. Ее можно написать в произвольной форме, но как официальный документ заявление должно содержать обязательные реквизиты.

Ими являются:

• адресат документа (руководитель предприятия, должностное лицо, уполномоченное принимать кадровые решения);
• должность и основные данные заявителя (ФИО);
• название документа;
• дата написания;
• подпись заявителя.

В идеальном варианте в нем необходимо указать причину, по которой работнику понадобилась трудовая.

Законодательством не предусмотрено обязательное указание цели , но для объективности рассмотрения заявки руководителю или уполномоченному лицу нужно знать причину требования книжки. Поэтому кадровикам или работникам бухгалтерии лучше попросить заявителя указать цель, для которой ему необходим документ.

Специалисты советуют после получения оригинала трудовой под подписью заявителя прописать дату ее получения.

Все заявления на выдачу работающему лицу книжки должны быть подшиты в отдельную папку.

Предоставление дубликата

В кадровой практике встречаются случаи, когда работник обращается с просьбой о выдаче дубликата трудовой. Причин, которые способствуют данному требованию, может быть две:

• Утеря документа.
• Серьезное повреждение, когда документ приходит в негодность.

В первом случае дубликат выдается руководством последнего места работы заявителя. Процедура выдачи такая:

1. Работник, потерявший или повредивший документ, должен обратиться сразу же после фарс-мажорной ситуации к администрации соответствующего предприятия или организации.
2. Заявление на выдачу новой трудовой рассматривается до 15 календарных дней.
3. Книжка выдается под подпись заявителя с пометкой «дубликат» вместе с вкладышем.

Выдача дубликата усложняется тем, что документ можно восстановить только на основании существующих приказов, зарплатных ведомостей и других официальных бумаг. Часто для восстановления необходимо обращаться в госархив за нужными справками и выписками.

Среди списка доказательств самими распространёнными являются:

• Приказы и постановления о работе заявителя, включая переводы и перемещения.
• Справки из госархивов в тех случаях, когда предприятие или учреждение уже не существует.
• Договоры.
• Справки о продолжительности профессиональной деятельности.
• Ведомости о выдаче зарплаты или лицевые счета сотрудника, на которые начислялась оплата труда.
• Решения суда по спорным вопросам, которые касаются стажа.

В том случае, если потеря или повреждение трудовой произошло по вине работника, то все документы он должен восстанавливать самостоятельно, а если по вине сотрудников компании – все заботы о восстановлении и сборе информации возлагаются на руководство.

Нередко (например, при подаче заявки на ипотечный кредит) сотрудникам требуется копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец правильного оформления которой будет рассмотрен в нашей статье. Заверенная копия также необходима при оформлении субсидий, загранпаспорта и в иных случаях. Неправильно заверенный документ может стать причиной потраченного впустую времени и нервов, потому существуют правила заверения трудовой и только ограниченный круг сотрудников организации могут заверять документ.

О датах трудоустройства с указанием должности, об особых награждениях и поощрениях, о переводе на другую должность, а также о дате и причине увольнения. Согласно законодательству, оригинал этого документа должен храниться у работодателя на протяжении всего периода работы сотрудника. Именно поэтому при необходимости предоставления сведений о трудовой занятости либо о стаже работы, сотрудник может получить только копию. Однако просто скопировать документ будет недостаточно, его обязательно нужно заверить. Иначе он не имеет никакой законной силы.

Правила заверки копии трудовой книжки предусматривают осуществление этой процедуры на текущем месте работы в отделе кадровой службы предприятия. Сделать это также может как начальник отдела, так и другой специалист отдела кадров. В некоторых организациях, где не предусмотрено наличие отдела кадров, эта обязанность возложена на бухгалтера. Также заверить трудовую может руководитель организации.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Рассмотрим, как правильно заверить копию трудовой книжки и образец заполнения. Первым делом необходимо скопировать все страницы, начиная с . Копии не снимают с тех листов, где отсутствуют записи. Также необходимо, чтобы продублированные листы были надлежащего качества с читаемым текстом. Масштаб должен соответствовать размеру документа-оригинала.

Следующим этапом будет непосредственно заверка. Согласно правилам, заверка трудовой книжки состоит в проставлении на заключительном листе следующих записей:

• копия верна;
• продолжает работать по настоящее время;
• должность уполномоченного сотрудника;
• подпись уполномоченного сотрудника;
• расшифровка подписи;
• дата заверки.

Помимо этого, необходимо проставить оттиск печати организации на всех листах. Правильно проставленная печать должна одновременно захватывать часть скопированного текста и подпись заверяющего лица. В противном случае, если печать будет стоять на «пустом» месте листа, не захватывая записи, документ может быть признан недействительным.

Также необходимо на всех листах указать:

• копия верна;
• подпись заверяющего сотрудника;
• расшифровку подписи;
• должность заверяющего сотрудника;
• дату заверки.

Рассмотрим, как заверяется копия трудовой книжки, чтобы не проставлять записи на всех листах. Для этого нужно скопировать все листы, после чего сшить их все вместе и пронумеровать. Нитка выводится на последний лист и проклеивается с помощью небольшого бумажного бланка. На этом бланке проставляется количество прошитых листов, подпись и расшифровка подписи заверяющего сотрудника. Также необходимо проставить печать, она должна захватывать одновременно часть бланка с подписью (саму подпись) и последний лист документа, к которому приклеен бланк.

При этом оригинал можно как скопировать, так и набрать на компьютере и распечатать. Такой вариант также приемлем, особенно когда в оригинале содержатся записи, сделанные неразборчивым почерком. Неразборчивый дубликат, даже если она оформлена правильно, могут не принять по месту требования. Поэтому набранный на компьютере и грамотно заверенный документ, несмотря на трудоемкость, может стать выходом из подобной ситуации.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Во многих организациях (особенно это касается небольших предприятий) для получения копии достаточно обратиться в кадровую службу или к руководителю в устной форме. Для крупных предприятий с большой численностью работников требуется составить на имя директора компании или начальника кадровой службы заявление на выдачу копии трудовой книжки. Образец заполнения заявления может предоставить специалист отдела кадров.

В тексте заявления нужно обозначить просьбу о выдаче. Помимо этого, дополнительно указывается причина, в связи с которой работнику необходим данный документ. После сдачи заявления работником, составляется приказ. Темой приказа является заверка и выдача работнику его заверенной трудовой книжки.

Ответственность за выдачу требуемого документа возлагается на сотрудника отдела кадров либо на бухгалтера. Согласно статье 62 ТК РФ, при наличии письменного заявления, в обязанности работодателя входит выдача на безвозмездной основе требуемых копий документов, связанных с трудовой деятельностью, не позднее трех дней с даты подачи запроса.

Как заверить копию выписки

В некоторых случаях требуется предоставление выписки из трудовой книжки. Когда нужно предоставить данные, касающиеся только отдельных записей или периодов. В таком случае необходимо скопировать первый титульный лист с личными данными и те листы, где находятся нужные записи.

Заверяется выписка так же, как и полная копия: проставляется печать, подпись ответственного лица, расшифровка подписи, должность и дата заверки.

Для получения выписки нужно обратиться в отдел кадров или к другому уполномоченному лицу (бухгалтеру, руководителю организации) с устным обращением или письменным заявлением на имя главы предприятия или начальника отдела кадров.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Копия, заверенная на предприятии, считается действительной на протяжении календарного месяца. В том случае, если за этот месяц в оригинал были внесены какие-либо записи, она считается недействительной.

При этом, если бланк заверен нотариально, он остается действителен до того времени, пока в оригинал документа не будут внесены новые записи.

Немаловажным является тот факт, что на всех страницах должны стоять оригинальные печати и подписи. Т.е. скопированная печать или подпись автоматически делает документ недействительным.

Иногда случается, что дубликат требуется человеку, который нигде не работает в данный период, в частности, это относится к пенсионерам. Чтобы заверить книжку, в данном случае можно сделать копию со всех листов оригинала и обратиться в кадровую службу по последнему месту работы. Специалисты кадровой службы (либо бухгалтер или руководитель) смогут осуществить процедуру заверки согласно законодательству.

Также можно заверить копию нотариально. При наличии оригинала на руках, можно скопировать его и обратиться для заверки к нотариусу. Для этого потребуется документ, удостоверяющий личность, например, паспорт. Проделать данную процедуру может и третье лицо по доверенности.

Как правильно сделать копию трудовой книжки следует знать не только ответственным лицам, но и работнику, которому она требуется. Это позволит избежать потраченного зря времени, тогда не нужно будет повторно делать копию и заверять ее.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец доступен для скачивания по ссылке, которая содержится в статье. Документ необходимо составить в случаях, когда сотрудник организации или ИП утратил или испортил трудовую книжку, либо в иных случаях, о которых подробнее расскажем ниже.

Основания для получения дубликата трудовой книжки

Основания для выдачи дубликата перечислены в Постановлении Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (п. 31, 33). Там же изложен и порядок, которому необходимо следовать.

Основания для получения дубликата следующие:

1. Порча книжки, например, вследствие воздействия влаги, огня, либо в связи с тем, что книжка стала ветхой от старости.
2. Утеря книжки, либо ее кража.
3. Утрата книжек работодателем, например, ввиду чрезвычайных обстоятельств – взрыва, потопа, и т.д.
4. Наличие в книжке записи об увольнении, либо о переводе, которая признана недействительной по решению суда.

Для выдачи дубликата требуется написать заявление об этом. Оно подается работодателю любым способом – лично; по почте.

Если сотрудник работал в нескольких организациях, заявление должно быть подано по последнему месту службы, даже если он уже уволился и не работает там.

Если документ передается лично работодателю, либо в отдел кадров или иное подразделение, необходимо, чтобы принявшее документ лицо поставило подпись о принятии. Для этого заявление составляется в 2 экземплярах, один из которых остается у сотрудника. На нем и ставится подпись принявшего документ лица.

Если заявление направляется по почте, достаточно осуществить отправку заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

После получения заявления, работодатель обязан его рассмотреть и принять решение о выдаче дубликата или об отказе в его выдаче в течении 15 дневного срока. Дни календарные.

Как написать заявление на дубликат трудовой книжки?

Форма документа на законодательном уровне не утверждена. В связи с этим, заявление пишется в произвольном виде. В документе отражаются следующие данные:

1. Ф.И.О. сотрудника, его адрес, телефон.
2. Сведения о работодателе – наименование организации, адрес ее места нахождения, Ф.И.О. руководителя, его должность (например, директор или ген. директор).
3. Название документа (заявление), указывается в центре листа.
4. Информация о том, по какой причине сотруднику или бывшему работнику требуется получить дубликат книжки. Например, текст документа может быть составлен следующим образом: «15.01.2013 между мной и ООО «АктПром» был расторгнут трудовой договор № 12 от 12.01.2001 (на основании приказа № 12-П от 15.01.2013). 18.05.2018 года в моем доме по адресу: г. Москва, ул. Новослободская, 12-14 произошел пожар. Вместе с личными вещами сгорела трудовая книжка, выданная мне в ООО «АктПром» 12.01.2001. Прошу оформить и выдать дубликат трудовой книжки». Обстоятельства описываются в произвольном виде. Главное, чтобы была понятна причина, по которой требуется получить дубликат документа.
5. Подпись сотрудника, который подает заявление.
6. Дату подписания заявления.

К заявлению прилагаются документы, которые обосновывают необходимость получения сотрудником дубликата книжки. Например, если решением суда аннулирована запись об увольнении, и у сотрудника в связи с этим обстоятельством возникло желание заменить книжку, необходимо приложить к заявлению копию решения суда.

Отсчет 15 дневного срока для оформления дубликата книжки начинается с момента получения заявления адресатом. Дата вручения – это либо дата получения письма, либо дата передачи заявления на руки.

Таким образом, заявление составляется в определенных Постановлением Правительства № 225 случаях, и требуется для того, чтобы инициировать процедуру выдачи дубликата трудовой книжки.

Ранее оригинальный вариант рабочего удостоверения выдавался работнику только после оформления процедуры увольнения (наряду с распиской о выдаче трудовой книжки сотруднику на руки). При других обстоятельствах осуществлялась выдача выписки из трудовой книжки, которая заверена работодателем.

После изменений в ТК РФ любой трудящийся располагает возможностью получить оригинал рабочего удостоверения в определенных случаях, которые отмечены в законе. Для этого следует написать заявление, порядок и условия подачи которого закреплены законодательством.

Согласно статье 62 , работник может обратиться к руководителю с просьбой предоставления оригинального документа. Работник имеет правовую возможность получить оригинал в определенных ситуациях, которые регулируются правовыми актами РФ. В данной статье также указано обязательство сотрудника по возвращению оригинального документа не позднее 3 дней.
Отказ нанимателя в предоставлении нарушает положения ТК РФ, каждый работодатель обязан предоставить все документы безвозмездно, перед этим заверив их.

Как написать заявление о выдаче трудовой книжки на руки?

Оформление обращения на получение документации производится в свободном формате. В законодательстве РФ нет установленного образца, поэтому каждый работодатель имеет правовую возможность самостоятельно разработать форму документа.
В нем необходимо указать:

• Обстоятельства, связанные с выдачей книги;
• Подписи и фактические даты.

Очень важно указать цель для предоставления трудовой книжки.
После оформления бланка, он предоставляется на рассмотрение. При положительном решении, трудовая книжка передается работнику, который обязан расписаться за нее в журнале учета. В случае отсутствия журнала необходимо написать расписку.

Общий порядок и условия получения документации на определенный период могут быть установлены во внутренних нормативных актах организации.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки — образец

В ТК РФ отсутствует стандартный образец заявления о предоставлении копии рабочего удостоверения, поэтому сотрудник может составить его в произвольной форме. В данном документе о получении копии требуется указать такие сведения, как:

• Реквизиты и наименование организации;
• Персональные данные работника;
• Просьба о предоставлении копии;
• Дата и подпись.

Также можно указать обстоятельства, которые стали причиной получения копии. Бланк на копию нужно составлять в двух экземплярах.

Заявление на выдачу трудовой книжки на руки для оформления пенсии

Основное условие для выдачи оригинального документа о рабочей деятельности — предоставление соответствующего акта в Пенсионный Фонд РФ. Причиной предоставления является достижение возраста и стажа для выхода на пенсию. Выдача удостоверения возможна только в том случае, если работник решил остаться на работе после оформления статуса пенсионера.

Пенсионный Фонд РФ принимает только оригинальные документы. Составить обращение на получение оригинала свидетельства можно в произвольном формате или по унифицированной форме, которая разработана в организации. В нем в обязательном порядке требуется отразить ключевые моменты, которые представлены выше.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки умершего работника

В случае смерти сотрудника компании, рабочее удостоверение можно предоставить близкому родственнику умершего. Для этого необходимо составить заявление от лица родственника и предоставить доказательства родства с умершим.
Чтобы подтвердить родство, нужно прикрепить к обращению такие документы, как:

• Документ о рождении умершего;
• Справка о браке с умершим;
• Удостоверение личности или справку об усыновлении.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки при увольнении

Процедура увольнения работника включает в себя предоставление книги труда в день окончания профессиональной деятельности на конкретном предприятии. Работник обязан письменно подтвердить уход, причиной которого может быть собственное желание или другие обстоятельства, которые закреплены в ТК РФ.

После этого, работодатель подписывает заявление и издает приказ. Далее делается соответствующая запись в книгу труда и оригинал выдается сотруднику. Если по какой — либо причине руководитель не выдает надлежащую документацию в обозначенный срок, тогда подчиненный должен оформить письменное обращение. В его содержании следует отметить личные данные участников процесса, просьбу сотрудника, поставить дату и подпись.

Образец заявление на выдачу трудовой книжки по почте

Очень часто работодатели сталкиваются с тем, что работник не может забрать книгу труда по некоторым обстоятельствам. Основные причины отправки документа по почте:

• Несогласие трудящегося с увольнением, отказ от того, чтобы ее забрать;
• Отсутствие уволенного гражданина на службе.

На основании ТК РФ, работодатель имеет правовую возможность отправить данный документ по почте. Книгу труда необходимо отправить по почте в день увольнения, так как нельзя хранить и задерживать передачу документации по закону.
Чтобы получить трудовую книжку по почте, нужно заранее оформить обращение на имя нанимателя в свободном формате.

Заявление на выдачу трудовой книжки в связи с утерей образец

Случаются ситуации, когда гражданин может потерять документы, также в пропаже рабочего удостоверения подчиненного может быть виноват работодатель. От этого зависит процедура восстановления информации.

В том случае, когда свидетельство о профессиональной деятельности утеряно сотрудником, он должен обратиться во все организации, в которых работал, чтобы восстановить все данные. Если книга труда утеряна работодателем, то информация восстанавливается представителями организации.

Заявление о выдаче новой трудовой книжки предоставляется на рассмотрение нанимателю. Оформление соответствующего обращения не отличается значительным образом от стандартного акта.

Исковое заявление о выдаче трудовой книжки

Во время рабочей деятельности хранение книги труда производится в организации, после того, как сотрудник решает покинуть должность, данный документ должен быть предоставлен в заключительный день профессиональной деятельности. Книга труда выдается только после оформления всей необходимой документации.

Если работодатель отказывает в предоставлении рабочего свидетельства, то любой работник имеет правовую возможность оформить иск и предоставить его в судебные органы.
Чтобы правильно оформить иск требуется отразить в нем следующую информацию:

• Наименование компании, а также персональные данные руководителя;
• Личные данные гражданина;
• Суть проблемы в аргументированном виде;
• Ссылка на конкретную статью закона;
• Требования заявителя;
• Дата и подпись.

Если у вас появилась необходимость оформить получение рабочей документации, тогда следует знать, что осуществить данный процесс можно посредством составления обращения на имя работодателя. На основании данного письма начальник обязан предоставить все необходимые акты.

Первым шагом для получения документа является написание сотрудником заявления.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно. Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно.

Запрос можно написать от руки, а можно набрать на компьютере. Для этого используется лист бумаги формата А4.

Примечание

У заявления должна быть четкая структура и обязательные реквизиты. При правильном его составлении работодатель не имеет оснований отказать сотруднику в просьбе.

Обязательные реквизиты

Форма запроса на предоставление копии трудовой обязана отвечать стандартам, применяемым в делопроизводстве. Как любой элемент, участвующий в документообороте предприятия, обращение должно содержать определенные сведения.

Для заявления они таковы:

• полное название должности руководителя;
• его инициалы и фамилия;
• данные сотрудника, от которого исходит просьба;
• название запроса;
• причина написания;
• дата;
• личная подпись и ее расшифровка (Ф. И. О.).

Цель, для которой понадобился документ, разрешается не указывать. Работник вправе ее упомянуть только лишь по собственному желанию. Требовать это в обязательном порядке незаконно.

К кому обращаться с заявлением

Просьба сотрудника о выдаче копии оформляется письменно. Составленный запрос может передаваться руководителю предприятия по-разному:

• лично;
• через секретаря, отдел кадров, канцелярию;
• по почте;
• при помощи факса.

Порядок направления запроса не столь важен. Главное при его подаче – зафиксировать сам факт существования заявления. Для этого работнику рекомендуется писать обращение в двух экземплярах.