Журнал учета документации образец. Образец журнала регистрации входящих документов

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.

Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.

В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel). Ссылка на скачивание находится внизу статьи.

Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии. Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель. Это может быть также секретарь или офис-менеджер.

В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.

Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен.

Образец заполнения

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.

Все листы журнала нумеруют и прошивают.

Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:

• дата поступления документа в организацию;
• номер, присваиваемый этому документу (входящий номер);
• лицо, от которого поступил документ;
• дата и номер, указанные непосредственно на поступившем документе;
• его содержание;
• ФИО и должность исполнителя;
• задание и срок исполнения этого задания;
• расписка в получении документа и отметка о направлении в дело.

Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы.

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего». И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» - как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией : какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д. Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
2. сканер;
3. принтер;
4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа - не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
4. исходящие официальные письма;
5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

• Реестр приказов

• Реестр распоряжений

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии - буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

• Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам :

«П/н» - порядковый номер.

«Дата» - дата документа.

«№ записки» - номер документа.

«Кому адресована/отослана» - перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«ГИД» - должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» - примечания и служебные отметки.

• Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре - делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8-10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д., но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» - номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» - официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» - это понятие несколько размытое. Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно. Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания - и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь. В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» - номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации. Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф - факс, ЭП - электронная почта). Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.). Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП - заказное письмо, ЦП - ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

• первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
• документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
• международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» - наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» - списывается с конверта.

Если документ поступил в нескольких экземплярах, в скобках укажите их количество. Не пренебрегайте подробностями, они очень важны! Часто документы, присланные из-за рубежа, не имеют привычных нам реквизитов. В этом случае найдите на документе какую-либо идентификационную информацию и запишите ее, например, «CMR от 13.04.2015 к invoice № 1235478 от 13.04.2015 (4 экз.)». Главное, чтобы впоследствии, при возникновении любого вопроса о поступлении тех или иных документов вы могли четко дать ответ, какие именно документы приходили и когда.

«Вид корреспонденции» - каким из многочисленных возможных видов поступила документация, например: факс, электронная почта, заказное письмо, заказное письмо с уведомлением, письмо с объявленной ценностью, письмо с объявленной ценностью и уведомлением, отправление 1 класса, экспресс-доставка DHL, Pony Express, EMS, телеграмма, «Иванов П.П. привез из командировки», фельдъегерская служба и т.д.

«Номер идентификатора» - номер почтового идентификатора (есть у заказных и ценных писем всех видов, присутствует на конверте и почтовом извещении) или номер накладной экспресс-оператора (присутствует на вашем экземпляре накладной).

«Кому передано» - должности и фамилии ответственных лиц, кому были переданы ксерокопии или перенаправлены скан-копии полученных документов для дальнейшей работы с ними.

«Роспись в получении» - в этой графе вы будете собирать подписи за переданные документы.

«Регистрацию произвел» - должность и Ф.И.О. лица, который произвел регистрацию входящего письма.

«Примечание» - графа для служебных отметок.

Наш совет. Как известно, во всех пособиях и учебниках по делопроизводству декларируется принцип однократной регистрации входящих документов. На практике я убедилась, что это не всегда полезно, удобно и оправданно. Поэтому советую вам не гнаться за «однократностью». Если сначала вы получили какой-то документ по факсу и зарегистрировали его, а потом получили его через курьерскую службу экспресс-доставки, то регистрируйте его повторно, соблюдая все правила регистрации и заполняя все поля реестра. Впоследствии вы сможете предоставить историю получения данного документа, применив фильтр к столбцу «Организация-отправитель» или «Содержание», - сколько раз, какими видами отправлений были получены документы, кому в каждом конкретном случае направлялись и т.д.

После регистрации и проставления визы (резолюции) руководителем на входящем документе делается его ксерокопия (или скан-копия) в количестве, соответствующем количеству ответственных лиц. Секретарь отсылает скан-копии по корпоративной электронной почте, желательно с уведомлением о прочтении и доставке. В этом случае росписи о получении копии документа с ответственных лиц брать не надо, поэтому такой способ является более предпочтительным.

Если же секретарь выдает бумажные ксерокопии, то необходимо делать это строго под роспись. Отметки о получении документов нужно собирать в реестре, предварительно распечатав нужный его лист.

Оригиналы документов (за исключением исполнительных листов, бухгалтерских, таможенных и еще некоторых видов документов) должны храниться у секретаря (в канцелярии). Исполнители работают с копиями , которые секретарь рассылает им по электронной почте или передает под роспись в виде ксерокопий. Если какому-либо работнику нужен оригинал того или иного документа, то в дело подшивается его копия, снятая с документа, содержащего визу руководителя и регистрационный номер. Кроме того, на этой копии секретарь должен сделать отметку о том, кому и когда отдан оригинал, например: «Оригинал передан главному бухгалтеру (Ф.И.О.) (дата)».

Так, например, если вы получили заказным письмом оригинал договора на семи листах, с тремя приложениями, сопроводительным письмом, письмом-рекламацией и фотографиями (скажем, неисправного агрегата), в реестре регистрация данного письма будет выглядеть, как в Примере 12. На документах в правом нижнем углу нужно сделать запись следующего содержания: «Вх. № 1 от 15.05.2015, секретарь Ф.И.О. (роспись)» (Пример 13).

Исходящие официальные письма

Для регистрации таких писем достаточно создать таблицу (Пример 14).

Пояснения по столбцам:

«П/н» - порядковый номер.

«Дата» - дата письма (обратите внимание: это не дата регистрации, а дата, которая будет стоять на самом письме).

«№ исх. письма» - исходящий номер, который будет стоять на письме.

«Организация-адресат» - наименование организации или Ф.И.О. физического лица, которому будет адресовано данное письмо. Как правило, пишется исполнителем на самом письме.

«Населенный пункт» - населенный пункт, где находится адресат.

«ГИД» - главный исполнитель документа (автор).

«Примечание» - графа для различных вспомогательных отметок.

Данный реестр предназначен для регистрации официальных исходящих писем, т.е. созданных на бланке предприятия со всеми реквизитами в соответствии с правилами оформления, принятыми в данной организации, и содержащих подпись руководителя организации или иного руководителя, имеющего право подписи таких писем; иногда могут нести на себе печать предприятия), создаваемых работниками организации и отправляемых впоследствии адресатам различными способами.

Важно! Регистрационный номер, записанный в этом реестре, является исходящим номером письма.

Номер исходящего письма может быть как простым, состоящим только из цифр, являющихся порядковым номером в реестре, так и сложным, состоящим из нескольких цифр, разделенных косой чертой или дефисом (через дробь можно указывать порядковый номер месяца или года создания письма и т.д.) и содержащим буквы (например, инициалы руководящего лица, подписавшего данный документ) и т.д.

Наш совет. Какой бы способ нумерации исходящих писем вы ни выбрали, его нужно закрепить в инструкции по делопроизводству организации (если ее пока еще у вас нет). Если инструкция имеется, номера письмам следует присваивать в строгом соответствии с утвержденным алгоритмом.

Образцы регистрации писем с простой и сложной нумерацией приведены в Примерах 15, 16.

Документы, отправляемые организацией

К таким документам можно отнести исходящую корреспонденцию (не путать с исходящими официальными письмами, регистрацию которых мы рассмотрели выше). Это огромный и очень важный массив документов. Регистрировать их нужно обязательно и довольно подробно.

Общий вид и вариант заполнения реестра регистрации исходящей корреспонденции приведены в Примере 17.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п (номер пакета)» - порядковый номер регистрационной записи, номер пакета, который я рекомендую писать на конверте в единожды установленном вами месте (например, рядом с индексом места назначения). Не забывайте, что под индексом не должно быть никаких посторонних записей, иначе письмо может не дойти до адресата. Если отправление с уведомлением о вручении и/или с описью вложений, то данный номер нужно проставить:

а) на конверте;

б) на уведомлении в поле «Для дополнительных отметок отправителя»;

в) на обоих экземплярах описи вложений внизу на свободном поле.

«Дата регистрации» - фактическая дата отправки, т.е. если вы вносите отправление в реестр сегодня, а идете отправлять на почту только завтра, то писать надо завтрашнюю дату. Не старайтесь соблюсти соответствие номеров пакетов и календарной даты: ничего страшного не произойдет, если пакет № 100 будет иметь дату отправки 01.02.2015, а № 90 - дату 20.02.2015. В любой момент, если нужно, вы можете активировать фильтр MS Excel по требуемой календарной дате и увидеть все отправления.Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

Если этот момент имеет для вашей организации принципиальное значение, тогда нужно добавить в таблицу отдельный столбец «Номер пакета».

«Куда: организация; адрес; контактное лицо, телефон» - реквизиты адресата. Контактное лицо и телефон нужны для экспресс-отправлений, остальные виды почтовых пересылок в таких подробностях не нуждаются.

«Отправитель» - Ф.И.О. и должность работника, передавшего вам письмо на отправку.

«Тип отправления» - указываем вид отправления письма: простое, заказное, с уведомлением, с объявленной ценностью, DHL, EMS и т.д.

«Номер идентификатора/накладной» - номер почтового идентификатора (будет проставлен на кассовом чеке с почты) или номер накладной экспресс-оператора.

«Возврат уведомления о вручении (дата и Ф.И.О. получившего лица)» - актуально для пакетов, отправляемых с уведомлением. В эту графу переписываете с вернувшегося уведомления о вручении дату получения и фамилию принявшего лица.

«Стоимость (с НДС), руб.» - стоимость отправления.

«Примечание» - графа для различных служебных и вспомогательных отметок.

Подытожим

1. Вышеперечисленные реестры являются основными и должны присутствовать в любой организации, стремящейся к порядку в делопроизводстве.
2. В зависимости от особенностей документооборота в вашей организации, возможно, перечень реестров не окажется исчерпывающим. В этом случае вы сможете создать нужные вам виды журналов регистрации по аналогии с приведенными в этой статье, например: реестр учета железнодорожных и авиабилетов, реестр регистрации командировок работников сторонних организаций, реестр учета выдачи работникам в пользование оргтехники и т.д.

Теперь-то вы не испугаетесь, если потребуется создать «реестр-регистрации-чего-нибудь-такого-чего-еще-никто-никогда-не-регистрировал»? Уверена, что нет! Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря.

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь .

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

• журнал регистрации входящих документов;
• журнал регистрации исходящих документов;
• журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре , поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета :

• минимум опечаток,
• удобный поиск и чтение,
• проверка программой на корректность вводимых данных,
• возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

1. Дата регистрации только текущая (фактическая).
2. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
   Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
3. Вид документа : приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, и т.д..
4. Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
5. Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
6. Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
7. Содержание . Краткое изложение целевого назначения документа.
8. Количество листов , в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
9. Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
10. Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
    При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
11. Срок выполнения . Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
12. Номер дела , в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

Регистрация документов. Журналы регистрации и учета. Что и как, всё по полочкам, с примерами и образцами 25.08.2016

Создаваемые и входящие документы подлежат регистрации.

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму, а регистрационно-учетная форма – это документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

В кадровом делопроизводстве традиционной является журнальная форма учета. Регистрационно-учетные формы журнала ведутся для регистрации, учета самых разных кадровых документов: трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и распоряжений, заявлений работников, уведомлений и предложений работникам, актов, локальных нормативных актов, служебных записок и др.

Документы регистрируют после их подписания (утверждения), а ни в коем случае не до. Например, приказ, который еще не подписан руководителем, нельзя регистрировать в журнале регистрации приказов. Вот когда приказ будет подписан, тогда его регистрируют и присваивают ему регистрационный номер, который и пишут затем в соответствующей графе приказа.

Создаваемые документы регистрируют в день утверждения или подписания, поступающие (входящие) документы регистрируют в день поступления, отправляемые (исходящие, выдаваемые работникам) – в день отправления (выдачи).

Согласно п. 3.12 ГОСТа 6.30-2003 «регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.».

Также в кадровом делопроизводстве ведутся журналы для учета кадров, их движения: приема, переводов, увольнений, дисциплинарных взысканий и др.

Иногда какие-то журналы (книги) учета поручается вести бухгалтерии или секретарю организации, в небольших организациях некоторые журналы может вести даже сам руководитель организации, но большинство перечисленных регистрационно-учетных форм все же традиционно поручают вести кадровым работникам. Им же нередко доверяют и ведение «некадровых» журналов. Указание на то, кто конкретно обязан вести регистрацию тех или иных документов (либо событий), может быть предусмотрено нормативными актами, в том числе локальными нормативными актами работодателя. Поручение конкретному работнику обязанности регистрировать документы (события) устанавливается в его должностной инструкции, трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) или ином документе.

В отношении некоторых журналов (книг) учета нормативно установлено обязательное их ведение. Так, к примеру, п. 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, предписано ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Формы журналов, которые не утверждены официальными органами, разрабатываются работодателями самостоятельно. Разумеется, с оглядкой на требования нормативных актов и общепринятые правила кадрового делопроизводства.

Обычно работодатели приобретают готовые . Далее речь пойдет о том, как делать и оформлять журнал своими руками, если работодатель не выделил Вам денег на готовые журналы. Для этой работы запаситесь временем и энтузиазмом.

Чтобы журнал прослужил свой срок, его обложку изготавливают из плотного долговечного картона, а страницы – из хорошей бумаги.

Когда журнал разрабатывают и изготавливают самостоятельно, то титульную страницу оформляют следующим образом.

Ориентация страниц в таком журнале может быть книжная или альбомная. Это зависит от количества и ширины граф, в которых будут располагаться сведения.

На первой странице после обложки журнала принято указывать лиц, которые ведут его.

Такая страница может размещаться и в конце журнала. Некоторые кадровые работники не делают такую страницу вовсе, а указывают, кто внес запись, в отдельной графе при внесении каждой записи.

Графы внутри журнала, в которые будут заноситься сведения о регистрируемых документах либо о движении кадров, разрабатываются с таким расчетом, чтобы такие сведения в них поместились.

Какие графы должны быть в журнале регистрации кадровых документов, разрабатываемом работодателем? Конкретный перечень граф определяет сам работодатель. Основными являются графы:

°номер записи;
°наименование документа (если в журнале ведется регистрация двух и более видов документов);
°дата документа;
°регистрационный номер документа;
°заголовок или краткое содержание документа.

°резолюция руководителя;

°отметка об исполнении документа;

°отметка о помещении документа в дело;

°примечание;

Позиция «Номер записи» некоторым кажется лишней. Однако многие приняли для себя порядок исправления ошибочных записей в журнале, аналогичный порядку, установленному для исправления записей в трудовых книжках, путем признания неверной записи недействительной («Запись за номером таким-то недействительна»). Для реализации данного порядка нумерация записей является удобной.

Конкретный состав граф зависит от видов регистрируемых документов, принятого порядка регистрации, ее целей, специфики делопроизводства у конкретного работодателя.

Как мы отметили выше, в некоторых журнала учета и книгах учета форма и содержание граф установлено нормативно. Отступать от установленного нельзя.

Чтобы страницы журнала были защищены от изъятия и вложения, страницы нумеруются, журнал прошнуровывается (прошивается), скрепляется печатью и заверяется уполномоченным лицом (руководителем организации, руководителем кадровой службы или др.). Иногда предусматривается опломбирование журнала.

На узелок шнуровки на последней странице журнала делается наклейка (бумажный квадратик), на которой производится заверительная запись и ставится печать.

Заверительную запись многие размещают на последней странице журнала, а на наклейке – лишь личную подпись уполномоченного лица и печать.

Заверительная запись оформляется следующим образом:

Рассмотрим примерные формы некоторых журналов (внутренних граф) и книг регистрации документов, а также журналы учета (регистрации) событий.

Обычно у работодателя ведется несколько журналов регистрации приказов. Отдельно регистрируются приказы по личному составу, отдельно по основной деятельности, отдельно по административно-хозяйственным вопросам.

При этом внутри группы приказы также могут регистрироваться в отдельных журналах. Это связано в первую очередь с тем, что разные приказы могут иметь разные сроки хранения. Соответственно, хранятся они в разных делах и регистрируются в разных журналах.

Когда у работодателя издается в течение года очень много приказов, то разделяют и приказы одной группы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, возможны отдельное хранение в делах и отдельная регистрация приказов о приеме на работу, отдельно приказов о переводах и т. д.

При регистрации приказа его номер зачастую дополняется «расшифровывающим» буквенным индексом, например, «л/с» – личный состав (такой индекс свойствен приказам по личному составу), «о» – отпуска (приказы по отпускам), «км» – командировки (приказы по командировкам) и т. п.

Журнал регистрации приказов о приеме работников на работу. Примерная форма

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа.

Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента).

В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации.

В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.

Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.

В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).

В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа).

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.

Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа или информации о нем.