Журналы по делопроизводству и документообороту читать онлайн. Что такое делопроизводство и документооборот? Делопроизводство и документооборот - что это такое

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим - касающимся основной деятельности компании,
• кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Журнал «Делопроизводство»

Зафиксировать информацию, без искажений сохранить ее или передать – главная задача любого документа. Чем бы современный человек ни занимался, каждое действие находит отражение в документе. Еще важнее документ в коммерческой или государственной деятельности – это основа всего, единственная опора порядка: убрать ее – и неразбериха поглотит даже самый совершенный и отлаженный механизм. Но мало создать документ, с документом нужно работать, и работать правильно. Получить или передать по назначению, проследить за исполнением, зарегистрировать, уничтожить или сохранить, организовать решение проблемы – для всего этого требуются специальные знания.

Появление первых стандартов в оформлении документации прослеживается уже с XV – XVII веков, тогда же родилось и слово «делопроизводитель». Вместе с изменением количества, изменились и сами документы, и правила работы с ними. Это непрерывный процесс, и наблюдать его можно до сих пор. Постоянно быть в курсе всех перемен и нововведений помогает журнал «Делопроизводство».

Журнал предлагает читателям все самую актуальную и полезную информацию. Его авторы – это ведущие специалисты делопроизводства в стране.

Журнал «Делопроизводство»: содержание

Журнал «Делопроизводство» представляет интерес для людей всех профессий, чья деятельность связана с документами. Кроме общих вопросов, освещает журнал кадровое делопроизводство, бухгалтерское и другие узкоспециализированные направления. В журнале «Делопроизводство» можно читать информацию по следующим вопросам:

· нормативное и законодательное регулирование в сфере делопроизводства;
· создание и оформление документов;
· этапы работы с документами;
· архивное хранение;
· история документирования;
· экспертиза ценности документов;
· организация документооборота;
· текущее хранение документов;
· должностные обязанности и нормирование труда работников службы делопроизводства;
· автоматизация делопроизводства.

Компьютеры играют все большую роль во всех областях человеческой деятельности: в электронном виде оказываются госуслуги, бумажные письма давно ушли в прошлое, и документооборот не стал исключением. Рубрика, раскрывающая вопросы перевода делопроизводства в безбумажную форму, с каждым выпуском растет. В журнале «Делопроизводство» есть отдельная рубрика, посвященная обучению профессии документоведа. Журнал расскажет о новых теоретических исследованиях системы распорядительных и организационно-правовых документов и бесценном практическом опыте.

Немало внимания в журнале уделяется зарубежному и международному опыту делопроизводства. Людям, предпочитающим купить журналы по кадровому делопроизводству, без сомнения будут интересны статьи правоведов, раскрывающие практическую сторону взаимоотношений с персоналом.

Рассматривает журнал архивы и делопроизводство архивных учреждений разных уровней, вопросы защиты и безопасности информации, особенности документирования организаций различного профиля. Систематически журнал знакомит читателей со списками новых книг по теме «Делопроизводство».

Журнал «Делопроизводство»: скачать в сети

Журнал «Делопроизводство» читать online или скачать один из предыдущих выпусков себе на компьютер можно на многих сайтах в сети Интернет. Кроме того, электронная версия всех выпусков журнала является приложением официальной базы данных Росархива и входит в специализированный сборник «Информационной системы архивистов России».

Поможет разобраться во всех тонкостях и хитросплетениях, что готовит документооборот, журнал «Делопроизводство».