2 документационное обеспечение управления на предприятии. Организация документационного обеспечения управления на предприятии

Задачи и функции документационного обеспечения управления. Номенклатура дел и ее роль в организации работы с документами. Анализ службы обеспечения, систематизации и хранения документов предприятия. Выбор автоматизированной системы документооборота.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Задачи по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в учреждении. Совершенствование форм работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. Нормативные и методические документы по делопроизводству.

контрольная работа , добавлен 10.11.2010


Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.

контрольная работа , добавлен 06.03.2012


Организация документационного обеспечения управления ЗАО "Технолига". Порядок работы в компании с исходящими документами. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. Подготовка документов к передаче в архив.

дипломная работа , добавлен 11.03.2009


Служба документационного обеспечения управления. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правила оформления и выдачи копий. Организация оперативного хранения бумаг. Номенклатура дел и их подготовка к архивному хранению.

отчет по практике , добавлен 27.09.2014


Перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия. Служба современного предприятия, ее назначение, задачи. Квалификационный состав. Организационно–распорядительная документация службы ДОУ.

курсовая работа , добавлен 05.12.2008


Характеристика документационного обеспечения управления на современном этапе. Функции, задачи и служебный распорядок работы Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области, проблемы документационного обеспечения и пути их решения.

дипломная работа , добавлен 26.12.2010


Требования к организации документационного обеспечения управления ООО "КРАВТ". Порядок работы с входящими и исходящими документами. Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов. Составление номенклатуры дел; передача их в архив.

курсовая работа , добавлен 09.09.2014

"Организация и технология документационного обеспечения управления"

Оглавление

• Введение
• Заключение

Введение

Цель работы: рассмотрение организации и структуры службы документационного обеспечения управления на примере конкретного предприятия ООО "Молочная Торговая Компания "Милком" ("МТК "Милком") и изучение основных функций службы делопроизводства.

Задачи работы: описать организацию и структуру службы делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком" и рассмотреть основные функции службы делопроизводства.

Основными нормативными материалами являются: положение об Отделе документационного и информационного обеспечения; должностные инструкции сотрудников организации; так же Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая упорядочивает организационную структуру ДОУ в организациях путем решения вопросов построения соответствующих типовых служб.; ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" расшифровывает основные термины в области делопроизводства и архивного дела.

В статьях А.Н. Сокова "Перспективы развития правил оформления управленческих документов" предложена дополнительная информация об основных положениях и составлении инструкции по делопроизводству и должностных инструкций сотрудников.

Янковая В.Ф. выделяет три формы организации делопроизводства и предлагает соответствующую им структуру службы ДОУ.

Кирсанова М.В. определяет структуру и функции службы ДОУ в зависимости от штатной численности работников предприятия и объема документооборота.

1. Понятие службы документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдельным сотрудником (секретарь-референт).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования.

документационное обеспечение управление делопроизводство

2. Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации

Деятельность учреждения фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организация издает уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Санкина Л.В. "Должностная инструкция, рекомендации по составлению"

Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия. Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Штатное расписание - основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения;

2. Правила подготовки и оформления документов;

3. Требования к реквизитам документов;

4. Организация документооборота;

4.1 Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;

4.2 Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;

4.3 Организация контроля исполнения документов;

4.4 Поисковая система по документам;

4.5 Составление номенклатуры дел;

4.6 Формирование и оформление дел;

4.7 Экспертиза ценности документов;

4.8 Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

3. Цели, задачи и функции службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;

контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота, количества форм документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

Функции службы ДОУ:

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

·организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Российской Федерации;

повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;

организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры;

2) требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил;

4) проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

7) совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников;

10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за:

1) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

2) выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

1) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;

2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

4) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5) с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

6. Нормы условий труда в отделе документационного и информационного обеспечения

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение; устранение шумов; вентиляция воздуха; температура воздуха; установление правильного режима труда и отдыха.

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Помещения, где эксплуатируются компьютерами, должны иметь естественное и искусственное освещение.

Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности.

В санитарных нормах определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма.

Уровень шума является еще одним фактором, определяющим условия работы. Излишний шум снижает работоспособность и сказывается на психологическом состоянии человека

Для рациональной организации рабочих мест работников отдела документационного и информационного обеспечения необходимо: правильную освещённость; по возможности исключения теплового излучения от приборов отопления и светового излучения от экранов мониторов; выбрать форму и габариты мебели для обеспечения удобного положения корпуса работника при работе, создания хорошего зрительного восприятия и свободного положения; организовать места сотрудников в соответствии с технологическим процессом выполняемых ими работ; совершенствовать условия труда, создавая благоприятные санитарно-гигиенические условия труда.

Воздействие вредных и опасных производительных факторов можно исключить или довести их до безопасных величин путем надлежащей организации рабочих мест, поддержания микроклимата, соблюдения режима труда и отдыха, применения комплекса мероприятий по предупреждению переутомления работающих и др.

7. Порядок организации делопроизводства в ООО "МТК "Милком"

В ООО "МТК "Милком" службой делопроизводства является отдел документационного и информационного обеспечения. Отдел документационного и информационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Положение Об отделе документационного и информационного обеспечения

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников отдела документационного и информационного обеспечения, относятся Положение Об отделе документационного и информационного обеспечения и должностные инструкции.

Подразделения ООО "МТК "Милком" осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.

Организация работы с документами в компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Анализируя документооборот компании за последний год, была выявлена тенденция к его росту. Стабильное увеличение объема документооборота связано с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников. Организация в зависимости от объема документооборота входит в 3-ю категорию - учреждение с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год.

В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов: поступающие (входящие); отправляемые (исходящие); внутренние.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО "МТК "Милком" осуществляется секретарем отдела документационного и информационного обеспечения.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу доставки, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом "лично" секретарем не вскрываются и передаются адресату. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО "МТК "Милком" передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником отдела документационного и информационного обеспечения. Начальник этого отдела вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ООО "МТК "Милком" проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом компании. После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации. После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков: бланк компании для письма, бланк для письма, общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

§ Организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

§ Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

§ Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки).

Внутренние документы в компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера.

Передача внутренних документов между сотрудниками организации осуществляется по локальной сети в электронном виде или через делопроизводителя в печатном виде.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 07. Сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники компании используют два вида документов - докладные и служебные записки.

Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит.

Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения". ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - 1998, п.65

Для организации характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального директора, другая же в структурных подразделениях и филиалах.

Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем. В организации регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в компьютерную базу. При этом регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль.

В компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно - хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения по поручению руководства компании. В организации для ведения контроля исполнения сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в организации составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах секретарем на общем бланке организации, согласовывается с архивом, подписывается генеральным директором ООО "МТК "Милком"

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Формирование дел руководства компании проводит секретарь Генерального директора.

Формированием дел в структурных подразделениях ООО "МТК"Милком" занимаются сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником отдела документационного и информационного обеспечения.

В ООО "МТК "Милком" документы группируются в дела по следующим признакам: номинальный (личные дела сотрудников, трудовые книжки работников); авторский (приказы начальника организации по основной деятельности); корреспондентский (переписка с вышестоящими и подведомственными организациями по вопросам основной деятельности); хронологический (ежемесячные отчеты);

Порядок формирования документов в дела закреплены в Инструкции по делопроизводству.

Анализируя работу секретаря Генерального директора по формированию дел, были выявлены недостатки: в дела помещаются экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального директора (копии бухгалтерских счетов, прайс-листы и т.д.).

В зависимости от сроков хранения сотрудниками отдела документационного и информационного обеспечения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. При изменении названия структурного подразделения компании в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. В состав комиссии по проведению экспертизы ценностей документов входят: начальник отдела по проведению экспертизы ценностей документов; юрист; секретарь Генерального директора.

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в компании за последний год, разделяют на 3 группы: документы, предназначенные для архивного хранения; документы, подлежащие уничтожению документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве компании.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов составляют акты "Об уничтожении документов" в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь согласовывает его с руководителем структурного подразделения и относит его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря и работника архива.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Все лица, ответственные за делопроизводство в компании, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота в отделе организации, можно выделить: сокращение объема документооборота. Сокращение объема документооборота связывается уменьшением количества документов, созданием унифицированных систем документации. В соответствии с этим должна формироваться методика совершенствования документооборота. Она должна быть основана на изучении организационной структуры, органов и звеньев управления, принимающих решения.

Заключение

Значение документов для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

От правильной организации службы делопроизводства во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Проблема совершенствования организации службы делопроизводства является актуальной в современном документоведении.

Список используемой литературы

1. Степанов Е.Е., Хмелева Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: М ФОРУМ: ИНФА-М, 2004. - 154 с. (Серия "профессиональное образование")

2. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса6 Учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Министерство, 2012. - 176 с.

3. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря / Сост. И.В. Самыкина. - М.: БИНОМ, 2012. - 400 с.

4. Офис-менеджемент / Серия "Учебники, учебные пособия", - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 224 с.

5. Секретарское дело: азбука мастерства / Под ред.Г.Ю. Касьяновой. - М.: Абак, 2006. - 252 с.

6. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. - М.: Альфа-Пресс, 2009. - 267 с

Подобные документы

Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.

дипломная работа , добавлен 31.10.2014


Служба документационного обеспечения управления: ее назначение, задачи, структура и состав. Форма организации делопроизводства. Выбор наименования службы, определение ее должностного состава и штатной численности, квалификационного состава организации.

курсовая работа , добавлен 17.05.2015


Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013


Практическое пособие, в доступной форме освещающее все ключевые вопросы организации делопроизводства документационного обеспечения управления. Материал пособия излагается, на основе законодательства регламентирующих организацию делопроизводства.

анализ книги , добавлен 04.08.2010


Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".

дипломная работа , добавлен 12.12.2011


Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.

отчет по практике , добавлен 18.09.2013


Общая характеристика видов деятельности ООО "Безопасный город", знакомство с проблемами и методами организации делопроизводства. Знакомство со структурой нормативно-правовой базы делопроизводства. Анализ функций документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 25.05.2015


Понятие человеческих ресурсов. Основные направления совершенствования кадрового и документационного обеспечения управления. Содержание системы управления человеческими ресурсами организации. Анализ кадрового и документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 08.02.2015


Организационная структура, система управления и история развития ОАО "Газпром нефть". Анализ организации делопроизводства на предприятии. Рассмотрение деятельности службы документационного обеспечения управления. Основные пути его совершенствования.

курсовая работа , добавлен 18.04.2011


Описание структуры служб документационного обеспечения управления - документирование и организация работы с официальными документами. Задачи и функции службы. Источники для разработки должностных инструкций. Четыре организационных структуры службы.

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает .

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления) . В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй - «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Информация - важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления. Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов .

документационный обеспечение документооборот

От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах .

На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

• - отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
• - обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка .

Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Говоря о службе ДОУ, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам ДОУ можно отнести следующие:

• - обеспечение единого порядка документирования и работы с документами;
• - совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.

Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

• а) функции, связанные с документированием управленческой деятельности:
  • - разработка бланков документов и обеспечение их изготовления;
  • - обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов;
  • - контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
• б) функции, связанные с организацией работы с документами:
  • - установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации);
  • - обработка поступающих и отправляемых документов;
  • - регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
  • - разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам;
  • - предварительное рассмотрение документов;
  • - контроль за исполнением документов;
  • - систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов;
  • - подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива;
  • - обеспечение зашиты документной информации;
  • - организация работы с обращениями граждан;
• в) функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
  • - разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству;

Проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;

• - методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;
• - повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами;
• - разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами.

Службу ДОУ со сложной внутренней структурой, в которую входят подчиненные ей подразделения (например, секретариат, протокольная группа, отдел совершенствования делопроизводства, приемная, архив, копировально-множительное бюро, редакционная группа и т.д.), можно назвать не управлением делами, а управлением или департаментом по работе с документами (или документацией).

В небольших организациях служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Материалы являются собственностью Ярославского филиала МИИТ.

Для использования, размножения, переработки необходимо подавать заявки

в Ярославский филиал МИИТ

150048, г. Ярославль, Московский проспект, 151, телефон 44-99-36

Введение
Вопросы к ИГА для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» по дисциплине СД.02 «Документационное обеспечение управления»
1. Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия.
2. Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления.
3. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Характеристика действующих государственных нормативно-методических документов.
4. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.
5. Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации.
6. Классификация документов.
7. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Формуляр документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
8. Юридическая сила документов. Юридически значимые реквизиты документов.
9. Отметки на документе, их значение и оформление.
10. Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению.
11. Виды положений, требования к их составлению и оформлению.
12. Должностные инструкции, требования к их составлению и оформлению.
13. Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению.
14. Виды приказов, требования к их составлению и оформлению.
15. Разновидности писем. Требования к составлению и оформлению служебного письма.
16. Виды служебных записок, требования к их составлению и оформлению.
17. Требования к составлению и оформлению телеграмм.
18. Требования к составлению и оформлению телефонограммы.
19. Виды справок, требования к их составлению и оформлению.
20. Требования к составлению и оформлению акта.
21. Требования к составлению и оформлению протокола.
22. Виды копий документов. Правила их оформления.
23. Документы по личному составу, их назначение. Порядок оформления трудовых отношений.
24. Виды контрактов (договоров), требования к их составлению и оформлению.
25. Правила оформления трудовых книжек.
26. Доверенности, их виды, требования к составлению и оформлению.
27. Правила составления и оформления заявлений, резюме, характеристик и автобиографий.
28. Документооборот. Характеристика основных документопотоков. Правила организации документооборота учреждения.
29. Правила и приемы обработки поступающей корреспонденции.
30. Правила и приемы обработки отправляемой корреспонденции.
31. Правила и приемы обработки внутренних документов.
32. Регистрация документов.
33. Контроль за исполнением документов.
34. Порядок работы с обращениями граждан.
35. Работа с конфиденциальными документами.
Литература

Введение

Дисциплина СД.02 «Документационное обеспечение управления» является базовой дисциплиной специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Основной целью изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления» является знакомство с теорией организации современного документационного обеспечения процессов управления, приобретение практических навыков обработки документов в процессе документооборота.

Задачи учебной дисциплины:

Изучение нормативно-методической базы делопроизводства;

Знакомство с современными требованиями по организации работы с документами;

Формирование у студентов рациональных подходов к организации работы с документами в организации (учреждении).

Данное методическое пособие предназначено для использования как студентами, так и преподавателями.

В методическом пособии приведен перечень вопросов к ИГА по данной дисциплине, а затем даны рекомендации по формулировке ответов на них.

Вопросы к ИГА

для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

По дисциплине

СД.02 «Документационное обеспечение управления»

36. Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия.

37. Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления.

38. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Характеристика действующих государственных нормативно-методических документов.

39. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.

40. Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации.

41. Классификация документов.

42. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Формуляр документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

43. Юридическая сила документов. Юридически значимые реквизиты документов.

44. Отметки на документе, их значение и оформление.

45. Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению.

46. Виды положений, требования к их составлению и оформлению.

47. Должностные инструкции, требования к их составлению и оформлению.

48. Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению.

49. Виды приказов, требования к их составлению и оформлению.

50. Разновидности писем. Требования к составлению и оформлению служебного письма.

51. Виды служебных записок, требования к их составлению и оформлению.

52. Требования к составлению и оформлению телеграмм.

53. Требования к составлению и оформлению телефонограммы.

54. Виды справок, требования к их составлению и оформлению.

55. Требования к составлению и оформлению акта.

56. Требования к составлению и оформлению протокола.

57. Виды копий документов. Правила их оформления.

58. Документы по личному составу, их назначение. Порядок оформления трудовых отношений.

59. Виды контрактов (договоров), требования к их составлению и оформлению.

60. Правила оформления трудовых книжек.

61. Доверенности, их виды, требования к составлению и оформлению.

62. Правила составления и оформления заявлений, резюме, характеристик и автобиографий.

63. Документооборот. Характеристика основных документопотоков. Правила организации документооборота учреждения.

64. Правила и приемы обработки поступающей корреспонденции.

65. Правила и приемы обработки отправляемой корреспонденции.

66. Правила и приемы обработки внутренних документов.

67. Регистрация документов.

68. Контроль за исполнением документов.

69. Порядок работы с обращениями граждан.

70. Работа с конфиденциальными документами.

Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия

В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам.

При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде).

Делопроизводство; документационное обеспечение управления (в соответствии с ГОСТ Р 51141-98) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60% рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление.

От организации делопроизводства зависят:

Эффективность управления;

Экономичность;

Оперативность;

Культура труда работников управления.

Документационное обеспечение управления состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

1Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

2Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. При этом:

2.1Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

2.2Хранение документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

2.3Использование документов – применение информации документов в культурных, научных, политических, управленческих, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними .

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления .

Система ДОУ представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система документационного обеспечения управления предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

1. используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

2. сложившихся национальных традиций работы с документами;

3. установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

4. квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде России и архивах. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства . Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству .

Значение ДОУ для современного предприятия определяется рядом факторов :

1. Без документов невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитование, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д .

2. Документы служат доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

3. Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность , относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

4. Документы по личному составу отражают трудовую деятельность работника и подтверждают его трудовой стаж , необходимый для начисления пенсии. Важная роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями Трудового кодекса Российской Федерации, либо не ведется вообще.

Таким образом, знание вопросов современного документирования поможет работать без внешних (с государственными органами, партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив все внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления

Организацией документационного обеспечения управления на предприятии занимается службы ДОУ.

Основная цель службы ДОУ - осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.

При создании службы делопроизводства должны быть решены следующие вопросы:

Структура, функции и задачи делопроизводственной службы;

Организационная форма делопроизводства;

Должностной и численный состав;

Квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

Каждая организация может создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства.

В небольших организациях ответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы :

В федеральных органах исполнительной власти – управление делами (департамент делопроизводства) , в состав которого, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

На различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия , в состав которых, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

В органах местного самоуправления - общий отдел, в состав которого включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами . Практикой выработано три формы:

1. Централизованная форма - это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в одном месте. Эти операции включают прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно-информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, их формирование, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.

Полную централизованную обработку возможно осуществить лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает 10 тыс. документов в год.

2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание собственной делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении организации. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен или деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архив организации.

3. Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству .

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников (в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ):

- руководители - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и ее структурных подразделений, контроль за выполнением работ (управляющий делами; заведующий канцелярией; заведующий общим отделом; заведующий протокольным отделом; начальник секретариата; заведующий экспедицией и т.д.);

- специалисты - выполнение технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщение информации, разработка нормативно-методической базы делопроизводства, подготовка проектов документов (документовед; помощник руководителя; инспектор по контролю за исполнением поручений; редактор; археограф; инспектор; секретарь коллегии; корректор);

- технические исполнители - передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов (экспедитор; делопроизводитель; стенографистка; технический секретарь; курьер; оператор организационной техники; архивариус; секретарь-машинистка; секретарь-стенографистка; секретарь руководителя).

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Квалификационный справочник. Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например приказа.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации .

Определение оптимального количественного состава работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени .

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется:

Законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела,

Приказами и распоряжениями руководства,

Инструкцией по делопроизводству организации,

Положением о службе,

Должностными инструкциями ее работников.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ:

Формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения в деятельности организации;

Разработка, внедрение и совершенствование единой нормативно-методической базы, регулирующей деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления;

Упорядочение документальной базы, унификация форм документов, установка правила подготовки и оформления документов, определение эстетических и эргономических требований к оформлению документов и средствам работы с ними;

Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота;

Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации);

Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов;

Организация работы архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России;

Осуществление организационно-методического руководства по документационному обеспечению, организация повышения квалификации и обучения сотрудников службы и структурных подразделений организации по работе с документами, разработка учебных и методических пособий по ДОУ;

Контроль порядка обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правил формирования информационных массивов, доступа и защиты информации;

Изучение отечественного и зарубежного опыта работы с документами.

Похожая информация.

За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов их сохранение использование и правильный отбор на государственное хранение. Вместе с тем правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Нормативно - методическая база делопроизводства Нормативно-правовую базу современного делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ...

Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм>
15866.			85.7 KB
	Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления организацию и культуру труда управленческих работников. Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.4 Работа любого управленческого аппарата как и вообще любая работа сегодня держится на основах научной организации труда. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы...
734.		Управление предприятием городского хозяйства	89.24 KB
	Социально–экономические и организационные формы предприятия. Анализ деятельности предприятия ООО Белгранкорм. Переход нашей страны к рыночным отношениям имеет ряд особенностей: – рыночная экономика формируется неэволюционным путем: делается попытка проводить ее в процессе радикальных изменений общественного строя; – внедрение рыночной экономики проходит без достаточно апробированных по отношению к нашим условиям хозяйствования законодательно-правовых актов и нормативов; – государство не поддерживает развитие новых видов предприятий и не...
20797.		Стратегическое управление малым предприятием	172.2 KB
	Поставленная цель обусловила выполнение следующих задач: - изучить сущность стратегического управления; -определить особенности стратегического управления малым предприятием; - дать краткую характеристику деятельности предприятия; - осуществить анализ динамики показателей финансово-хозяйственной деятельности; - исследовать структуру персонала мини-гостиницы; - разработать рекомендации по стратегическому...
759.		Контроллинг в системе управления предприятием	1.07 MB
	Контроллинг включает в себя установление цели предприятия, текущий сбор и обработку информации для принятия управленческих решений, осуществление функций контроля отклонений фактических показателей деятельности предприятия от плановых, а также, что наиболее важно, подготовку рекомендаций для принятия управленческих решений.
10986.		Планирование – как элемент управления предприятием	58.19 KB
	Разработка стратегии и тактики производственно-хозяйственной деятельности фирмы является важнейшей задачей для любого бизнеса. Бизнес-план в рыночной экономике является рабочим инструментом для вновь создаваемых или действующих фирм используемых во всех сферах предпринимательства. Первая связана с возможностью его использования для разработки стратегии бизнеса. 2 Изменяющаяся хозяйственная среда ставит и опытных руководителей перед необходимостью по-иному просчитывать свои действия на рынке готовиться к такому ранее для них занятию...
1018.		Руководитель в системе управления гостиничным предприятием	44.01 KB
	Большинство проблем не только в экономике, политике, но и в других сферах общественной деятельности связано с управлением. Исторически сложилось, что людям необходим кто-то, кто бы смог повести их за собой и организовать их жизнь. Подходы к формированию личности менеджера основывается на том, что это должен быть очень умный и высококультурный человек, профессионал своего дела. Цель моей курсовой работы сводится к пониманию и раскрытию роли руководителя в сфере гостиничного бизнеса.
11053.		Проблемы повышения эффективности управления предприятием	160.63 KB
	В рыночной практике хозяйствования встречаются самые различные формы проявления экономической эффективности. Технические и экономические аспекты эффективности характеризуют развитие основных факторов производства и результативность их использования. Социальная эффективность отражает решение конкретных социальных задач (например, улучшение условий труда, охрану окружающей среды и т.д.).
19991.		Методика антикризисного управления предприятием в Казахстане	402.41 KB
	Основными задачами процесса диагностики кризисных ситуаций и состояния банкротства являются анализ финансового состояния предприятия и его прогноз на предстоящий период своевременное обнаружение причин и основных факторов способствующих развитию кризисных ситуаций мониторинг внешней и внутренней среды предприятия и прогноз ее развития. В целях своевременной диагностики банковского кризиса прежде всего осуществляется мониторинг внешних и внутренних условий деятельности предприятия выявление анализ и прогнозирование. Антикризисное...
12990.		Внедрение решения «1С: Управление предприятием ЖКХ» в ООО «ИРКЦ» В Г. СИБАЙ	1.42 MB
	Поэтому весьма актуальной остается проблема исследования возможностей программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского учета и принятия на их основании эффективных управленческих решений. Перед специалистами в этой области стоит задача разработки и совершенствования бухгалтерского учета на предприятиях, отраслях народного хозяйства как основного источника информационного обеспечения пользователей всех уровней в условиях использования информационных технологий.
11804.		Эффективность применения аутсорсинговых контрактов в управлении предприятием	897.38 KB
	Данная тема очень актуальна. В экономике России железные дороги имеют исключительную важность. Эффективность функционирования железнодорожной отрасли отражает уровень развития страны в целом. Аутсорсинг применительно к ОАО РЖД - это способ оптимизации деятельности филиалов компании за счет концентрации усилий на основной деятельности и передачи непрофильных, вспомогательных функций