Акт передачи товара на реализацию. Понятие и назначение акта приема-передачи товаров на предприятии

В России, согласно законодательству, все сделки между субъектами экономики должны быть оформлены договорами и сопутствующей документацией, одним из видов которой является акт приема-передачи. Давайте выясним, в чем суть этого документа и когда его составляют.

В процессе хозяйственной деятельности возникают операции, связанные с передачей услуг, товаров, имущества или документов. Такое событие оформляется составлением первичного бухгалтерского документа - акта приема-передачи (бланк ниже). Это двустороннее свидетельство о сделке раскрывает информацию о характере передаваемых или принимаемых объектов, их описание, стоимость за единицу.

Акты составляют при совершении операций:

• купля-продажа;
• поставка товара, работ, ;
• или оборудования в аренду;
• дарение товарно-материальных ценностей (ТМЦ);
• передача на ответственное хранение чего-либо.

Документ составляется в момент совершения сделки в нескольких экземплярах, соответствующих количеству сторон.

Для товаров

Правила заполнения документа регламентируются статьей 9 Федерального Закона № 402 от 06.12.2011 года, содержащей требования. Акт приема-передачи товара, образец:

• дата оформления и фактической приемки ТМЦ или услуг должны совпадать;
• стоимость объектов указывается в рублях;
• когда товар исчисляется в штуках, вес брутто и нетто не указывают;
• подписи сторон сопровождаются расшифровкой;
• если документ визирует доверенное лицо, вписывают номер, период действия доверенности.

Законодательно не закреплена форма, но составление должно выполняться с учетом определенных правил. Для признания документа действительным отображают такие данные:

• Название. Важный пункт, поскольку первичка без наименования не может подтвердить статью расходов, что приведет к доначислению налога на прибыль.
• Дата и место составления. Строго в день оказания услуги или передачи товара.
• Идентифицирующие данные участников сделки. Если операция совершается ИП, то указывают ФИО и паспортные данные, для организаций - наименование и реквизиты.
• Ссылка на договор. В тексте обязательно прописывают, на основании какого соглашения состоялась сделка.
• Полная характеристика передаваемого объекта : его качество, количество.
• Информация об изъянах, обнаруженных при приемке.
• Пункт, содержащий претензию, возникшую в момент оформления акта. Включение этого раздела обязательно, он предназначен для защиты прав принимающей стороны. Если поставка осуществлена не в полном объеме, можно потребовать компенсацию.
• Подписи и сторон соглашения.

Акт можно составить на единицу товара или партию, на одну услугу и комплекс.

Пример акта приема-передачи ТМЦ, документов

Хотя официальных распоряжений, касающихся оформления акта приема-передачи нет, его заполнению стоит уделить тщательное внимание. Это основной документ, подтверждающий факт передачи или получения ценностей, объектов, услуг, а также легитимность учета изменения показателей, возникших в результате хозяйственных отношений.

Является обоснованием формирования налоговой базы или других бухгалтерских показателей, необходим к предъявлению при проведении налоговой проверки.

Для документов

Визирование подтверждает наступление или окончание прав и обязанностей участников контракта. Если подписан не уполномоченным лицом, то признается недействительным. Право на подпись подтверждается приказом директора учреждения или доверенностью.

Все выписанные акты регистрируются в специальном журнале и имеют сквозную нумерацию.

Виды актов приема-передачи

В зависимости от типа сделки, различают несколько актов приема-передачи:

• Товаров. Любая поставка сопровождается выдачей товарной накладной, но если при приемке возникли несоответствия, тогда только акт раскрывает и подтверждает эту информацию. В нем содержатся данные о фактическом количестве и качестве продукции.
• Имущества. Оформляется в случае передачи движимого или недвижимого объекта по договору купли-продажи, аренды, лизинга или дарения.
• Выполненных работ. Составляется по факту окончания, содержит информацию о заказчике и исполнителе, объеме услуг и периоде.
• Документов. Подписывается при обмене пакетами документов между контрагентами. В случае утраты можно требовать компенсацию с виновного лица.

Также есть акты приема-передачи основных средств, оборудования, денег, автомобиля и прочих объектов. Их цель - идентификация контрагентов и подробное описание передаваемого предмета.

Заключение

В заключение ответим на вопрос, который часто возникает у начинающих предпринимателей: является договор актом приема-передачи или нет? Любой вид контракта определяет намерения провести сделку и ее условия.

Заключение соглашения о купле-продаже или выполнении работ не означает факта поставки или оказания услуги. А как мы знаем, актом фиксируют фактическое совершение хозяйственной операции, поэтому договор ни в коей мере нельзя отождествлять с актом приема-передачи. Последний является подтверждением договора и относится к сопроводительной документации.

Акт приема-передачи товара актуален при передаче материальных ценностей от владельца любому другому лицу и служит подтверждением самого факта передачи и приема. В связи с тем, что этот документ участвует в правовых отношениях между субъектами сделки, следует рассмотреть основные правила и требования, которые касаются его составления.

Что это за документ?

Акт приема-передачи товара – это бумага, которая составляется участниками сделки и подтверждает факт осуществления приема товара и его получения соответствующими сторонами. Зачем нужен такой акт? Как правило, он составляется при передаче товара на реализацию продавцу или при его сдаче в ремонтную мастерскую.

Документ относится к группе двухсторонних, соответственно – обе стороны, которые его подписывают, облагаются определенными обязательствами.

В основном тексте акта приема-передачи товара детально описываются все его характеристики, состояние, оценочная стоимость, объем партии и т. д. Существует ошибочное, но весьма распространенное мнение, что такой документ может служить заменой основному договору. На самом деле, он не имеет юридической ценности, если не привязан к договорной документации.

Также важность и значимость этого документа дополнительно подкрепляется тем фактом, что акт приема-передачи является единственной бумагой, где прописывается полная расширенная характеристика товара, упаковки и проч.

Составление акта приемки-передачи товара и его образец

В связи с тем, что акт приема-передачи товара является двухсторонним документом, он обязательно должен составляться в двух экземплярах – один остается у лица, которым осуществлялась передача, а второй – у лица, который принимал товар.

Какой-либо единой формы заполнения документа в законодательстве не предусмотрено, но существуют общие рекомендательные правила, которые определяют следующую структуру документа:

• Название . Как правило, прописывается название в следующей форме «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ТОВАРА». Если же в компании предусмотрено несколько форм документа, могут вводиться дополнения, например «АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ВЕСОВОГО ТОВАРА» и др.
• Детали подписания . Указывается дата, место, время подписания акта обеими сторонами.
• Реквизиты сторон . Прописываются все данные о сторонах, которые являются участниками сделки. Если это юридические лица, то обязательно указываются платежные реквизиты, юридический адрес и др. Физические лица должны вписывать паспортные данные.
• Ссылка на основной документ . Указывается договора, на основании которого осуществляется составление самого акта (его номер и дата составления).
• Список товаров . В виде нумерованного списка прописываются наименования всех товаров, которые принимаются и отдаются в соответствии с актом приема-передачи. Напротив каждого наименования указывается количество или масса нетто.
• Информация о товаре . В данном пункте сторона, осуществляющая передачу, дает полную и развернутую характеристику товара – качество, дефекты, особенности и т. д. Кроме того, указывается стоимость материальной ценности.
• Претензии . В случае наличия каких-либо претензий с одной или другой стороны, они прописываются в акте уже по факту встречи участников документа.
• Подписи и печати . Акт приема-передачи товара обязательно закрепляется подписями и печатями представителей обеих сторон (при сделке между юрлицами).

Акт приема-передачи товара должен подписываться руководителем предприятия. Допускается также подпись уполномоченных на это лиц, но исключительно при наличии соответствующих справок.

Безусловно, вышеописанная форма является общей и на практике могут использоваться и другие форматы документа. Часто составители прописывают прямо в акте условия возврата товара, санкции, которые могут быть предприняты в случае несоответствия товара описанию, штрафы и т. д. Также о том, как оформить возврат товара от покупателя.

Чтобы составить свой акт, следует более подробно ознакомиться со структурой документа, скачав следующие образцы:

Представленные документы могут использоваться в качестве шаблонов для составления собственного акта.

Правила заполнения акта приема-передачи товара

Для того чтобы документ имел юридическую силу, а также с целью исключить разночтения, рассмотрим основные требования и правила, которые касаются составления акта приема-передачи товара:

• Все цены, которые фигурируют в документе, обязательно должны прописываться в национальной валюте того государства, на территории которого совершается передача. Нарушение этого правила может считаться поводом для придирки со стороны проверяющих органов.
• В стандартной форме акта-приема-передачи товара имеется графа «Масса нетто». Она должна заполняться только в том случае, если объектом документа является весовой товар. В случае передачи штучных объектов строка заполняется прочерком.
• Специалисты рекомендуют составлять акт приема-передачи на фирменном бланке компании. Это не является обязательным требованием, но позволяет избежать вопросов с проверяющими органами.
• В основной части документ необходимо максимально детально описать все характеристики, касающиеся товара. Кроме того, в нем можно делать дополнительные пометки о тех нюансах, которые должна знать принимающая сторона.
• В крупных компаниях можно использовать различные формы документов, адаптированных под конкретный вид товара. Например, отдельный документ на весовой товар и штучный. Это позволяет упростить учет и заполнение акта.
• До подписания акта нужно проверить его на наличие всех реквизитов. В случае отсутствия подписи и печати, а также оформления задним числом документ считается недействительным и не имеет юридической силы.
• На практике часто используют расширенную форму акта приема-передачи товара. Особенностью ее является то, что в самом документе прописываются все нюансы самой процедуры передачи – место, последовательность, время и т. д.

Правильно заполненный акт приема-передачи служит гарантией того, что вам всегда удастся подать заявление в суд, если вторая сторона нарушает условия договора или товар был передан в ненадлежащем виде.

Акт приема-передачи товара на гарантийный ремонт

Акт приема-передачи товара на гарантийный ремонт составляется по такому же принципу, как и стандартный документ. Единственное отличие заключается в том, что в шапке договора указывается ремонтная компания, которой будут осуществляться ремонтные работы. Кроме того, в основной части обязательно прописываются поломки, которые присутствуют в технике, а также товарный вид и требования по ремонту.

В акте на гарантийный ремонт обязательно должна быть указана дата приема товара, а также ориентировочная дата завершения работ.

Акт приема-передачи товара на ответственное хранение

Как правило, данный вид актов приема-передачи товаров составляется на основании накладной. В нем обязательно прописывается срок хранения, а также ответственности, которые ложатся на принимающую сторону. Стоит отметить, что документ должен составляться в случае передачи товара в специализированную организацию, а также на бытовое хранение.

Акт приема-передачи составляется с участием самого владельца товара, а также представителя компании, куда товар принимается. Количество копий документа, а также перечень вспомогательных бумаг, определяется конкретными условиями сделки.

Само понятие «ответственное хранение» не имеет какой-либо правовой трактовки, поэтому форма акта приема-передачи товара на ответственное хранение определяется только при рассмотрении конкретной сделки.

Кто подписывает акт приема-передачи товара?

Если говорить о составлении акта приема-передачи товаров, участниками которого являются юридические лица, то подписывать документ обязан сам руководитель. Но при определенных условиях может использоваться подпись третьих лиц:

• представителя логистической компании;
• менеджера;
• грузчика;
• водителя и т. д.

Для этого у них должен иметься документ, который подтверждает, что они действуют от лица руководителя. На практике это реализовывается благодаря соответствующим доверенностям.

В случаях, когда акт подписывается физическим лицом, не допускается участие третьих лиц. В такой ситуации придать акту юридическую силу сможет только подпись самого лица.

Акт приема-передачи товара по договору поставки

Данная форма документа используется, как дополнение к основному документу – договору поставки. В таком случае это должно обязательно указываться в самом акте в следующем виде: «Акт приема-передачи товара по договору поставки №__ »

В основной части документа, как и в стандартной форме, указываются данные о самом товаре – его характеристики, количество, состояние и т. д. Кроме того, специалисты рекомендуют обязательно дублировать условия поставки, которые изначально прописываются в основном договоре.

Правильность составления акта приема-передачи товара во многом определяет то, насколько выгодной будет для вас сделка. Этот документ в суде может служить в качестве доказательства того, что вами был передан или получен товар, который полностью соответствует описанию. Соответственно, акт приема-передачи играет далеко не последнюю роль в разрешении конфликтных ситуаций. Всегда помните это и не пренебрегайте его составлением.

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно. Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов. Рассмотрим, в каких случаях необходим акт приемки передачи товаров и какие особенности следует учитывать при его оформлении.

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно. Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов.

Акт приёма-передачи товара - свободная форма, в котором подробно описываются все характеристики активов, с указанием характеристик, дефектов, количества и стоимости.

В настоящее время действующее законодательство не содержит унифицированной формы акта приёма-передачи материальных ценностей. Но одновременно с этим, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом, что определено ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Указанные обстоятельства дают организациям право самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов, которые обязательно утверждаются в учётной политике.

Применение акта приёма-передачи

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ:

• расхождение по количеству и по качеству материальных ценностей;
• поступление товара без документов;
• передача материальных ценностей на ответственное хранение;
• передача активов по договору комиссии;
• передача ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
• передача ценностей во временное пользование (на несколько часов или дней).

Приведённый ниже образец можно применять одновременно с актом приёма-передачи товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1) .

Форма акта-передачи МХ-1

Передача дел при смене ответственных лиц оформляется актом приёма-передачи дел, но в определённых ситуациях приведённый ниже образец акта приёмки-передачи ТМЦ может быть также применён. Например, для передачи ключей от сейфа, ценного оборудования и т.п.

Образец акта приёмки-передачи имущества между материально ответственными лицами

Обязательные реквизиты

Бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• место составления;
• дата составления;
• информация о продавце и покупателе (наименование организации, ФИО директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
• ссылка на предмет, номер и дату договора;
• полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
• подписи ответственных лиц;
• печати организаций.

Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у Покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможность возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.

Так же в документе необходимо указать суммы денежных средств полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но может облегчить дальнейшие проведение зачёта взаимных встречных обязательств, подписание акта сверки взаиморасчётов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным, для подтверждения правильности расчётов.

Юридические тонкости

Акт приёма-передачи должен составляться минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Подписывать его могут только уполномоченные лица. В случае, если покупатель юридическое лицо, то полномочия представителя-физического лица должным быть подтверждены доверенностью.

Следует обратить внимание, что обязательство по передаче материальных ценностей с оформлением акта должно быть отражено в договоре. Саму форму документа желательно сделать как приложение к договору. В этом случае он имеет такую же юридическую силу, как и сам договор. При наличии простого образца акта приёма-передачи товара, можно заблаговременно ознакомиться с основными графами, которые в обязательном порядке подлежат заполнению.

Наличие акта передачи материальных ценностей может оказаться очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде. В нем указываются факт приёмки-передачи активов надлежащего качества и соблюдение всей процедуры передачи и приёма товаров. Доказательством отсутствия нарушений в процессе приёма товаров являются следующие факты, отражённые в документе, а именно:

• материальные ценности были осмотрены и приняты в присутствии уполномоченного представителя поставщика;
• отсутствует расхождение по качеству и количеству;
• доставка была осуществлена в установленные сроки и без нарушений условий поставки;
• претензий к контрагенту (поставщику, покупателю, экспедитору, посреднику) не имеется.

Хранение первичных документов

Для целей налогового учета первичные документы необходимо хранить в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4 ст. 283 НК РФ ).

Для целей бухгалтерского учёта первичные документы нужно хранить в течение 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте »).

Акт для поставки товара это документ, а точнее приложение к договору поставки товара. Всем известно, что товар можно получить сразу в момент подписания договора, тогда ключевая фраза будет звучать так, товар передан и получен в исправном рабочем состоянии (целостность упаковки не нарушена), что подтверждается подписью сторон. Если стороны не согласовали, что приемка товара производится в соответствии с требованиями определенных нормативных правовых актов, это не освобождает покупателя от обязанности принять товар в соответствии с установленными этими нормативными актами общеобязательными правилами.

Так, например, покупатель не сможет доказывать нарушение условий договора по количеству, если приемка была произведена с нарушением общеобязательных требований.

Порядок приемки, в том числе порядок проверки качества товара, может быть установлен в нормативно-правовых актах (п. 1 ст. 474 ГК РФ), предусматривающих обязательные требования к данному порядку либо применяемых сторонами добровольно.

Обязательные требования к порядку приемки товара

В настоящее время обязательные требования к процессу производства и реализации, в том числе приемки товаров, определяются техническими регламентами (абз. 25 ст. 2, п. 3 ст. 7 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Требования к порядку приемки товаров содержатся также в государственных стандартах (например: ГОСТ 31339-2006 «Рыба, нерыбные объекты и продукция из них.

Правила приемки и методы отбора проб», ГОСТ 10632-2007 «Плиты древесно-стружечные. Технические условия»).

Государственные стандарты признаны в настоящее время национальными стандартами (Постановление Госстандарта РФ 30.01.2004 N 4 «О национальных стандартах Российской федерации»). Следует учитывать, что в соответствии с абз. 22 ст. 2, 15 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании» национальные стандарты применяются в добровольном порядке. Однако до принятия технических регламентов национальные стандарты подлежат обязательному исполнению в части, соответствующей целям, определенным в п. 1 ст. 46 указанного Закона.

Ранее обязательность требований ГОСТ к порядку приемки товаров была предусмотрена также п. 1 ст. 474 ГК РФ. Однако Федеральным законом от 19.07.2011 N 248-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с реализацией положений Федерального закона «О техническом регулировании» в ст. 474 ГК РФ были внесены изменения, которыми было исключено указание на ГОСТ, как устанавливающие обязательные требования к приемке товара по качеству. В настоящее время в соответствии с п. 1 ст. 474 ГК РФ обязательные требования к порядку проверки качества устанавливаются в соответствии с законодательством о техническом регулировании (ст. 18 Федерального закона от 19.07.2011 N 248-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с реализацией положений Федерального закона «О техническом регулировании»).

Кроме того, обязательные правила приемки товара и проверки его качества могут быть установлены иными нормативными актами и документами, утвержденными федеральными органами государственной власти, как например:

• Инструкция по контролю и обеспечению сохранения качества нефтепродуктов в организациях нефтепродуктообеспечения, утвержденная Приказом Министерства энергетики РФ от 19.06.2003 N 231
• Правила обращения с ломом и отходами черных металлов и их отчуждения, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 11.05.2001 N 369;
• Правила обращения с ломом и отходами цветных металлов и их отчуждения, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 11.05.2001 N 370. Обязательность этих правил для участников гражданских правоотношений обусловлена следующим. В соответствии с п. 3 ст. 454 ГК РФ особенности купли и продажи товаров отдельных видов определяются законами и иными правовыми актами. Применительно к лому и отходам черных и цветных металлов таким законом является Федеральный закон от 24.06.1998 N 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления». В силу п. п. 3 и 4 ст. 13.1 указанного Закона правила обращения с ломом и отходами цветных и черных металлов и их отчуждения устанавливаются Правительством РФ. Согласно п. 4 ст. 3 ГК РФ нормы гражданского права могут содержаться в Постановлениях Правительства РФ. Таким образом, данные правила обязательны в том числе для сторон договора поставки.

Если приемка товара по качеству регулируется актами, обязательными к применению, иной порядок приемки в договоре установить нельзя (абз. 2 п. 1 ст. 474, абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ). В этом случае в договоре рекомендуется сделать ссылку на такие акты, чтобы стороны знали о своих правах и обязанностях, связанных с приемом-передачей товара, поскольку в силу ст. 422 ГК РФ они не вправе применять порядок приемки товара, согласованный в договоре, если он противоречит закону или иным правовым актам.

Если в договоре не указан нормативно-правовой акт, обязательный к применению при приемке товара
В этом случае покупатель несет риск нарушения установленного нормативными документами порядка приемки. Документы, составленные в процессе такой приемки, не будут признаны доказательством поставки товара, не соответствующего договору.

Акт поставки товара по договору

Образец акт поставки товара по договору образец

Акт поставки товара

г. Москва «11» сентября 2014 г.
ОАО «Юридический блог правовых отношений», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице генерального директора Русинова Артема Александровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Златые Горы», именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице генерального директора Григорьева Григория Григорьевича, действующего на основании Устава, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», составили настоящий акт поставки товара (далее – «Акт») о нижеследующем:
1. Товар Поставщиком по договору №333 от 11 сентября 2014 года поставлен Покупателю в полном объёме надлежащего качества.
2. Следует к перечислению Поставщику 15 000 (пятнадцать тысяч рублей) 15 коп. НДС не облагается (основание уведомление ИФНС РФ № 113 по г. Москве от № 13 от 11 сентября 2014 года о применении упрощенной системы налогооблажения).
3. Стороны по договору № 333 от 11 сентября 2014 года, заявляют, что претензий по исполнению данного Договора поставки товара друг к другу не имеют.
4. Настоящий акт поставки товара составлен в 2 (двух) экземплярах, один из которых находится у Поставщика, второй — у Покупателя.

ПОДПИСИ СТОРОН:

Поставщик: _______________
Покупатель: ______________

Для передачи товарно-материальных ценностей используется специальная сопроводительная документация – товарная накладная. Однако в некоторых организациях практикуется составление дополнительных приложений, которые относятся к основному договору. Одним из таких приложений является акт приема-передачи товара. В данной статье мы рассмотрим шаблон заполнения этого типа документов и разберемся в юридических тонкостях.

Акт приема-передачи товара – документ, в котором подробно характеризуется передаваемый или получаемый товар или какие-либо материальные ценности, а так же отображается их общая денежная стоимость

Предназначение

Бумаги о приеме и передаче товарно-материальных ценностей являются документальным свидетельством перемещения товара . В этом бланке фиксируются различные параметры товара, включая объем, стоимость и качество. В том случае, когда у заказчика имеется претензия к исполнителю, связанная с количеством, составом или физическими дефектами полученных товарно-материальных ценностей, акт приема-передачи является одним из ключевых документов доказательной базы. Именно эта юридическая особенность документа, объясняет необходимость его наличия во время судебных разбирательств.

Важно обратить внимание, что существует отдельная категория товарно-материальных ценностей, которая поставляется заказчику только в сопровождении с данным документом . К этой категории товаров относятся различные виды техники или высокотехнологическое оборудование. Объяснить необходимость наличия сопроводительных бумаг можно тем, что во время передачи такого товара в неукоснительном порядке проводится проверка качества и физического состояния.

Также необходимость в создании документа возникает в случае с отправкой товаров на длительное хранение у третьего лица. В этой ситуации, в акте фиксируются такие параметры, как технические характеристики, качество, информация о состоянии и внешнем виде товара. Помимо этого, в подобных бумагах указывается длительность хранения и необходимые условия. Также, в организации принимающей товар на хранение, назначается сотрудник, в задачу которого входит дальнейшая сохранность ТМЦ.

Как составить бланк о приеме и передаче ТМЦ

Перед составлением первичной документации, необходимо удостовериться, что должностные лица, представляющие различные стороны, имеют должностные полномочия для составления подобных документов. В качестве подтверждения наличия необходимых полномочий могут выступить служебные приказы, а также доверенности, заверенные нотариусом. Только наличие подобных документов подтверждает, что лицо, участвующее в составление акта, имеет право «говорить» от имени предприятия.

Четкий регламент, ограничивающий форму написания данного бланка, не предусмотрен. Однако, при заполнении бумаг, следует учитывать делопроизводственные стандарты, регулирующие правила оформления первичной документации. Заполненный бланк должен содержать в себе информацию о каждой из сторон, участвующей в процессе передачи ТМЦ. Здесь необходимо указать реквизиты обеих организаций, фамилию и инициалы ответственных лиц, а также занимаемые ими должности. После этого указывается перечень товаров, которые передаются заказчику. В этой графе следует указать такие параметры, как вид ТМЦ, стоимость и количество.

При наличии физических дефектов, информация о повреждении фиксируется в специальной графе.

Документ является двусторонним, в связи с этим акт предполагает составление в двух экземплярах

При наличии нужды дополнить документ, допускается внесение в акт дополнительной информации. К ней относятся такие данные, как условия отправки товара, срок передачи средств, а также дополнительные приложения к основному договору. Важно обратить внимание, что дополнительная информация указывается только после соглашения между обеими сторонами.

Рассматриваемый документ составляется на фирменном бланке организации, выступающей в качестве поставщика или стандартном листе, формата «А4». Важно обратить внимание на то, что акт должен быть подготовлен в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика, а второй передается заказчику . В каждой из копий должны стоять оригиналы подписей ответственных лиц и печати организаций. Наличие печати является не обязательным требованием, на основании закона Российской Федерации от двух тысячи шестнадцатого года. Однако в случае с конфликтными ситуациями, требующими вмешательства органов власти, наличие печати не будет лишним.

Инструкция по заполнению акта

Написание подобных бумаг можно разделить на три условных стадии, соответствующих разделам документа.

Данные сторон

В данной части документа фиксируется информация о принадлежности акта к конкретному договору . Для этого, указывается номер приложения, самого договора и дата его заключения. Далее указываются реквизиты компании, выступающей в качестве исполнителя. Здесь требуется указать должностное лицо, ответственное за передачу ТМЦ. В большинстве случаев, в этой графе указываются данные руководителя фирмы, генерального директора или другого сотрудника, имеющего необходимые должностные полномочия. Далее указываются сведения о стороне, что выступает в качестве заказчика.

Акт в обязательном порядке должен содержать необходимые к заполнению реквизиты

Ниже представлен образец акта приемки-передачи товара, содержащий в себе всю вышеперечисленную информацию.

приема-передачи товарно-материальных ценностей

ЗАО «Морской Лев» в лице Исполнительного директора Морозова П.В., действующего на основании Положения №2, именуемое далее, как Продавец, с одной стороны и ОАО «Чистая Вода» в лице Руководителя Леонтьева А.К., действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Покупатель, с другой стороны (в дальнейшем вместе именуемые «Стороны» и по отдельности «Сторона»), составили настоящий АКТ о нижеследующем.»

Перечень товарно-материальных ценностей и условия передачи-приема

В этой части документа фиксируются различные данные, связанные с передачей ТМЦ. В первую очередь следует зафиксировать саму передачу товаров и указать документ, который является основанием для данных действий. Здесь следует указать номер договора вместе с датой его заключения.

Далее в акте приводится таблица, содержащая в себе подробный список передаваемых товарно-материальных ценностей. В данной таблице должны содержаться такие параметры, как название товара, количество, цена за одну единицу и общая стоимость. Далее повторно указывается общая цена ТМЦ. Важно обратить внимание, что стоимость товара указывается не только цифрами, но и прописью.

После этого, в бланк вносится пункт, где рассматривается состояние передаваемых товаров. Важно обратить внимание, что в обязательном порядке фиксируются имеющиеся неисправности и дефекты. В случае их наличия, создается приложение, информация о котором указывается в акте. Также следует сделать отметку, что заказчик не имеет претензий, связанных с качеством полученного товара или его объемом. Данная отметка устанавливается только после того, как будет проведена тщательная проверка соответствия качества товара, требованиям, указанным на странице договора.

Акт приема-передачи товара может составляться как для отдельного товара, так и для определенной партии товара

Акт приема-передачи товара образец простой должен содержать в себе информацию о количестве копий документа, а также иметь отметку об их равнозначности перед законом. Давайте рассмотрим вышеперечисленные требования на конкретном примере:

«1. В соответствии с пунктом № 4.1 Договора между Сторонами №24 от «25» февраля 2018 года Продавец передает, а Покупатель принимает Товарно-материальные ценности следующего ассортимента в нижеуказанном количестве:

Стоимость Товарно-материальных ценностей, поставленных на основании условий Договора, составляет 6480,00 руб. (шесть тысяч четыреста восемьдесят рублей 00 копеек), с учетом НДС.

2. Принятые Покупателем товарно-материальные ценности обладают качеством и ассортиментом, соответствующим требованиям, указанным в Договоре. Товар поставлен в установленный срок. Покупатель не имеет никаких претензий к принятому товару.

3. Настоящий Акт составлен в количестве двух экземпляров, обладающих равной юридической силой, по одному экземпляру для каждой Стороны и является неотъемлемой составляющей Договора, заключенного Сторонами».

Завершение составления акта

В самом низу акта приемки-передачи товара, должны находиться подписи руководства предприятий, участвующих в сделке или должностных лиц, имеющих необходимые полномочия. В случае возникновения необходимости, подпись заверяется фирменной печатью.

«Покупатель: ОАО «Чистая вода» в лице Директора Леонтьева А.К.

Продавец: ЗАО «Морской Лев» в лице Генерального Директора Морозова П.В.»

После того как стороны оставят свои подписи, ответственность за сохранность ТМЦ переходит на сторону заказчика. При наличии претензий к организации, выступившей в качестве поставщика, потребуется обратиться в суд.

Указание валюты

Важно обратить внимание на то, что в данном документе в обязательном порядке должна быть указана величина денежного измерения. На сегодняшний день, в текущем законодательстве отсутствует регламент касаемо указания формы валюты. Несмотря на это, следует взять в расчет, что ведение бухгалтерского учета подразумевает отражение доходов, расходов и активов только в рублях. Основываясь на этом факте, можно сделать вывод, что в первичной документации должна указываться цена исключительно в рублях.

В том случае, когда одной из сторон является иностранная организация, и указание иностранной валюты является обязательным условием соглашения, можно сделать несколько пунктов, где будут указаны разные единицы измерения. Также можно составить приложение к договору, который будет содержать информацию об акте, составленном с учетом оплаты в иностранной валюте.

Акт приёма-передачи товара – свободная форма

Юридические аспекты

Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ в обязательном порядке составляется в нескольких экземплярах, один из которых остается у поставщика, а второй передается заказчику. Подписанием актов должны заниматься только лица, имеющие необходимые должностные полномочия. В той ситуации, когда в роли покупателя выступает юридическое лицо, то полномочия представителя-физического лица должны подтверждаться доверенностью, заверенной в нотариальной конторе.

При передаче товарно-материальных ценностей с составлением акта, следует отразить факт его оформления на страницах договора. Данный документ должен являться неотъемлемой частью договора. Соблюдение этих правил наделяет приложение той же юридической силой, как и сам договор.

Следует обратить внимание на то, что для юристов имеет важное значение грамотность заполнения первичной документации.

Акт приемки-передачи ТМЦ является одним из важных документов для урегулирования конфликтных ситуаций при помощи органов власти. Этот документ отражает прием и передачу товаров в том количестве и качестве, что указываются на страницах договора. В качестве доказательства отсутствия дефектов и других нарушений могут выступить такие факты, как:

1. Отсутствие расхождений в таких параметрах, как качество и количество.
2. Своевременно осуществленная доставка, не нарушающая условия поставки.
3. Детальный осмотр полученных товарно-материальных ценностей в присутствии лица, представляющего поставщика.
4. Подпись об отсутствии претензий к поставщику.

Заключение

Данный документ может использоваться не только между двумя организациями, но и:

1. Несколькими физическими лицами.
2. Физическим и юридическим лицом.

В том случае, когда одной из сторон выступает физическое лицо, указываются только паспортные данные, фамилия и инициалы. В данном случае, необходимость в заверении документа фирменной печатью отсутствует.

Как правило, у физических лиц, в отличие от крупных организаций, отсутствуют шаблонные бланки первичной документации. В этом случае, можно и заполнить все необходимые строки. Следует обратить внимание на то, что подписание документа должно осуществляться в день приема товара, для того чтобы исключить необходимость заполнения дополнительных приложений.