Автоматизация процесса документооборота на предприятии. Автоматизация документооборота на предприятии: простой пошаговый план


В экономической литературе встречается утверждение, что в бизнесе, якобы, существуют некие «более важные» и некие «менее важные» составные части. Сторонники такого подхода аргументируют это тем, что основные процессы (которые, допустим, генерируют кэш флоу или производят продукт), это то, на чем реально стоит предприятие, а поддерживающие процессы, такие как, допустим, документооборот в компании – это те составные части, от которых можно с наименьшими потерями отказаться. С одной стороны можно было бы представить, что такие специалисты правы, и их точка зрения действительно обоснована, но только в том случае, если мы говорим о компании с горизонтом перспектив развития на один год. Потому что, как только мы начнем говорить о компании, которая реально нацелена на развитие на рынке – на увеличение своего оборота, рост активов, распространение своей филиальной сети, становится понятно, что поддерживающие процессы, в числе которых, безусловно, на первый план выступает именно процесс документооборота компании, играют не меньшую роль в успехе бизнеса.

О том, почему автоматизация документооборота сегодня – это ключ к порядку завтра, и какие задачи решают системы электронного документооборота на предприятиях, которые ориентированы на эффективность, разберемся в сегодняшней статье.

Что такое СЭД

Чтобы разобраться, что собой представляют системы электронного документооборота, нужно сначала ответить на вопрос: «Зачем, собственно, они нужны бизнесу?». Многие по-прежнему считают, что бумажный документооборот и менеджеры, бегающие со счетами по коридорам, бухгалтеры, у которых на рабочих столах небоскребы из договоров и счетов – это нормально и такова сущность любого бизнеса. Эта статья ориентирована на тех, кто понимает, что современные условия экономического взаимодействия и уровень технического прогресса создают такую ситуацию, при которой эффективность бизнеса во многом зависит от скорости управления имеющейся у бизнеса информации и порядка организации рационального перемещения этой информации.

Системы электронного документооборота решают одну из ключевых проблем бизнеса в административной части – они упрощают взаимодействие между сотрудниками.

Когда вся корпоративная информация надежно сохранена, распределены уровни доступа разных сотрудников к разным разделам корпоративной информационной системы, обеспечено простое и понятное управление документацией, а также все заинтересованные лица получают в свое распоряжение инструменты электронного документооборота и стандарты его использования – существенно повышается продуктивность любой совместной деятельности сотрудников.

Так называемые EDMS (Electronic Document Management System) – это индивидуально настроенные взаимосвязанные программные комплексы, которые позволяют управлять различными видами документов и информацией.


В любой компании, которая активно ведет бизнес, количество официальной документации растет постоянно и сдерживать ее рост невозможно, в частности и по законодательным причинам. В этом случае требуется создание определенных схем автоматизации документооборота, которые позволят стандартизировать управленческие процессы, регламентируют деятельность сотрудников в этой части работы, освободят персонал от ручного труда и фактически позволят повысить эффективность всей системы в целом. Объектами, на которые ориентированы такие системы, являются не только привычные документы в бумажном или даже электронном виде, но в целом все бизнес-процессы компании, которые каким-либо образом отражаются в системе информационного обмена. Именно поэтому автоматизацией документооборота в целом, и автоматизацией непосредственно систем электронного документооборота в частности, в последнее время заинтересовались ведущие компании, увидев огромные перспективы за счет повышения общей эффективности благодаря внедрению таких изменений. Фактически автоматизированные СЭД-ы становятся универсальной системой управления бизнес информацией в широком смысле, которая дает возможность бизнесу в рамках одной системы получить все необходимые инструменты для работы c момента возникновения информации, до еt окончательной ликвидации.

Бесплатная
консультация
эксперта

Наталия Сиворина

Консультант-аналитик 1С

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Эффективность СЭД

Если говорить о фактической эффективности, которой можно достигнуть благодаря автоматизации электронного документооборота на предприятии, то следует перечислить следующие моменты:

  • Полное исключение или максимальное сокращение рутинных операций и ручной работы с информацией. Автоматизированные системы существенно упрощают такие процессы, как первичный ввод или обработка данных, сканирование и контроль данных или документов, процессы импорта или экспорта информации из одних источников в другие.
  • Создание в компании единого пространства электронной документации, в котором существует внутренняя иерархия допуска сотрудников к различной информации. Это исключает необходимость создания распределенных хранилищ информации в целях обеспечения ее сохранности или разделения уровней допуска, поскольку одна взаимосвязанная система позволяет решить эту задачу. Например, в распределенных структурах это становится крайне удобным инструментом для высшего менеджмента, которому может понадобиться доступ к какой-то информации низших уровней.
  • АСЭД позволяет реализовать удобную поисковую систему, которая полностью взаимосвязана со всеми управленческими процессами, протекающими в компании. Таким образом, интегрированная в бизнес система автоматизации документов становится внутренней системой поиска информации, которая может понадобиться для решения бизнес задач или просто осуществления своих прямых функций.
  • Уменьшение количества бумажных носителей информации до минимума или их полное исключение из работы сотрудников. Плюсов в этом решении множество – начиная со снижения фактических расходов по статье «административные», до уменьшения риска того, что конфиденциальная информация покинет компанию на бумажном носителе.
  • Автоматизированная система документооборота позволяет увеличить скорость взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, а также повысить степень их обоюдной ответственности за действия, совершенные или наоборот не совершенные в рамках кооперации. Это очень важный аспект эффективности СЭД, поскольку, как показывает практика, продуктивность работы подразделений возрастает в разы именно на фоне того, что стороны сотрудничества ограничены рамками системы и ведут совместную работу исключительно по делу. При этом стоит иметь в виду, что в электронной системе «все оставляют следы», поэтому невозможно будет сделать потом вид, что кто-то чего-то не расслышал, или этого не было вовсе.
  • Автоматизированные системы документооборота благоприятно влияют на взаимосвязи между менеджментом и подчиненными благодаря тому, что распоряжения становятся четко ориентированными, более понятными и гарантированно донесенными до лиц, которым предназначалась информация. Также можно отметить, что в рамках автоматизированных электронных систем возрастает скорость формирования промежуточных указаний, корректировок, решений и правок, а также контроля исполнения распоряжений всех уровней.
  • СЭД-ы позволяют внедрить в компании систему не только внутреннего обмена информацией, но и разработать маршруты и способы импорта и экспорта информации с внешними системами. Таким образом, образуется естественный фильтр, который регулирует то, в каком виде информация покидает компанию (а иногда это крайне важно с точки зрения стандарта), а также в каком виде входящая информация дойдет до сотрудников компании внутри системы. Все это позволяет добиться в компании информационной идентичности, которая крайне важна для продуктивной работы предприятия в целом.

Автоматизация СЭД в глобальном смысле является наилучшей основой для формирования стандартов и алгоритмов, по которым в компании протекают на различных уровнях все бизнес процессы. Таким образом, система электронного документооборота прекращает быть просто частью делопроизводства или обмена документами, но становится важной составляющей бизнес системы, которая отвечает, насколько эффективно информация используется сотрудниками компании.


Инструментальные возможности автоматизированных систем документооборота

Благодаря активному развитию программирования в последние десять-пятнадцать лет, сегодня системы ориентированные на автоматизацию информационного взаимодействия позволяют включить именно такой набор инструментов, который необходим конкретной компании. Разные сферы бизнеса и просто индивидуальные особенности его ведения накладывают и на такие системы определенный перечень требований, применимых конкретно здесь и сейчас.

Одним компаниям достаточно более-менее «классического» набора функций – создание документов, обработка информации, поиск и обзор данных, а также внутреннее взаимодействие (передача, уведомления сторон, постановка и контроль выполнения заданий). Другим необходимы существенно более сложные системы и другой набор инструментов, который позволит выстроить сложные иерархии, сформировать удаленные команды, удаленные доступы, интеграцию с данными баз SQL, Oracle, дать доступы к серверам без специальных приложений и, например, к подключению облачных систем. Самым продвинутым пользователям автоматизированных систем электронного документооборота могут быть доступны такие сложные и специфические инструменты, как автоматическое оптическое распознавание информации, штрих-кодирование и сканирование, система цифровых подписей, полнотекстовый и атрибутивный поиск и т.д.

Преимущества автоматизированных систем документооборота

Сегодня использование автоматизированных систем документооборота, в частности, систем , становится не просто конкурентным преимуществом компаний, ориентированных на эффективность, но и объективной необходимостью для всех участников экономического взаимодействия, которые в принципе заинтересованы в продуктивном функционировании своего бизнеса. Мир сильно преобразился в последнем десятилетии, и это отразилось на всех сферах бизнеса и компаниях, заставив их меняться вместе с наступлением эры цифровой экономики. По сравнению с традиционными системами, которые раньше позволяли выстроить процесс управления информацией на предприятии, системы автоматизированного документооборота открыли бизнесу новые горизонты в области повышения собственной эффективности, которые выразились в следующих преимуществах автоматизированных систем документооборота:

  1. Такие системы сильно увеличивают продуктивность работы компании за счет увеличения производительности, которая обеспечивается не только удобством процессного взаимодействия подразделений, но и наличием в системах АСЭД возможностей для неограниченной работы с необходимой информацией, от доступа и до кардинальных преобразований информации в кратчайшие сроки.
  2. Информация в электронном виде поддерживается в более актуальном состоянии, поскольку процесс внесения и согласования правок может идти без отрыва от основной деятельности в «фоновом» режиме.
  3. Электронные системы являются более отказоустойчивыми и безопасными по сравнению с другими. Они позволяют сильно снизить влияние человеческой невнимательности (так называемого «человеческого фактора») и гарантированно обеспечить сохранность информации. Понятно, что при желании и наличии технических возможностей можно сломать любую систему, но, даже учитывая возможность взлома, электронная система предполагает больше инструментов по защите, шифрованию или резервному копированию данных.
  4. АСЭД создает предпосылки к существенному сокращению операционных издержек как по прямым статьям расходов, так и в области расходов на персонал, благодаря уменьшению у компании необходимости в исполнителях.
  5. Такая система открывает новые возможности по кооперации между подразделениями, как по прямым вопросам (в области обмена информации), так и в виде возможностей для совместной или поэтапной (друг за другом, частями) работы над различными проектами бизнеса. Прекрасный инструмент для удаленных брейнстормов, рабочих групп, коллективных правок и согласования.

В целом автоматизированные системы документооборота дают компании не только перечисленные выше преимущества, но и ряд других, которые сложно измерить или посчитать в условных единицах, но которые не менее важны. Речь идет о росте технической грамотности персонала и однозначном повышении у персонала дисциплинированности и ответственности за свои действия и свою работу. Работая в единой электронной системе, персонал постоянно взаимодействует друг с другом, решая возникающие на низших уровнях проблемы, и тем самым укрепляя корпоративный дух.

Автоматизация системы документооборота сегодня является не просто внутренним средством по оптимизации бизнес процессов, а естественной потребностью компаний повышать продуктивность своей работы в условиях глобальных экономических кризисов. Существенное сокращение возможностей для привлечения фондирования и роста бизнеса за счет инвестиционных вливаний приводит компании из традиционных отраслей к пониманию того, что внутри самих компаний скрыты возможности улучшения показателей бизнеса. Если двадцать лет назад было важно только «много продавать», то сегодня важно «эффективно продавать», а это совершенно невозможно без современной автоматизированной системы работы с информацией.

В заключении хочется отметить, что любая автоматизация в компании сопряжена с внушительными инвестициями, при этом (если мы имеем в виду саму программу) не является значительной их частью. Их основа - это разработка методологии построения системы, но в перспективе они с лихвой окупаются за счет возрастающей эффективности и скорости бизнеса компании. Как уже было сказано, сегодня выигрывает не только самый умный, но и самый быстрый участник рынка, поэтому система автоматизации документооборота – это одна из возможностей для благоприятного развития компании в будущем.

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации22.

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач8.

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

Автоматизация делопроизводства;

Автоматизация документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не реквизиты документов в виде т.н. "регистрационно-контрольной карточки", но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Системы электронного документооборота, прежде всего, ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания "электронный документооборот".

В таких системах большое внимание уделено всемжизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив. При этом акцент делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, ведении версий документа, утверждении финальной версии и её публикации23.

Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга26.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:

Разработка оригинальной системы автоматизации;

Инсталляция типовой системы автоматизации;

Настройка инструментальных средств автоматизации.

Разработка оригинальной системыавтоматизации работы с документамиподразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации.

Инсталляция типовой системы автоматизации работы с документами является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации делопроизводства - разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях.

Настройка инструментальных средств автоматизации работы с документамиявляется промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой стороны - такая система строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае)8.

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация бизнес-процессов)26.

Важный фактор, который обязательно надо учитывать, - это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, - возможность работы с документами за несколько лет. В некоторых программах ежегодно документы за прошедший год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой - может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2-3-месячной давности, которые уже перемещены в архив.

Поэтому важно, чтобы программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы13.

Продукт должен быть доступным, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование электронной подписи и шифрования, интеграция с антивирусными пакетами.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средства разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, тем меньше стоимость таких услуг. Очень важной является способность программы к интеграции с другими продуктами26.

Еще один вопрос, который должен учитываться при подготовке технического задания, - это разграничение прав и учет доступа к документам. Стандартно многие программы поддерживают так называемое протоколирование, то есть учет всех действий каждого пользователя, сотрудника, работающего с программой. Чаще всего запрашивается: список сотрудников, работавших с данным документом (кто и когда просматривал и/или редактировал данный документ), а также список документов, которые открывал (редактировал, просматривал) тот или иной сотрудник.

Отдельная работа - это определение порядка доступа к документам организации. Мало в какой организации все документы доступны каждому сотруднику. В общем случае все имеющиеся документы доступны только руководству организации. Помимо этого на документы в зависимости от их категории, создавшего их подразделения накладываются ограничения. Для каждого документа уполномоченные на то лица могут вручную изменить права доступа. Уровень доступа может различаться:

Сотрудник видит карточку и сам документ и может его редактировать (если это проект документа);

Сотрудник видит документ в режиме «только чтение» (входящие документы, документы, завершенные делопроизводством, документы других исполнителей);

Сотрудник видит карточку документа, но текст документа недоступен (доступен только по разрешению руководства);

Сотрудник не видит ни карточки, ни документа; в режиме поиска документ не отображается в результатах поиска, при вводе регистрационного номера документа отображается сообщение об отсутствии документа либо об отсутствии прав доступа к данному документу (в зависимости от настроек программы).

Естественно, что режим редактирования может быть доступен только для проектов документов. Как только документ подписан, завершен делопроизводством - он доступен только для просмотра. Обычно документ хранится в виде графического образа (многостраничный *tiff) и в виде текста документа в текстовом файле (*txt, MSWord, *xml) для целей полнотекстового поиска. Но сегодня для хранения документов все чаще используется формат *pdf14.

При выборе программы важно обращать внимание не только на собственно программу, но и на ее разработчика и поставщиков. Не редкость ситуации, когда, купив неплохую и недорогую программу, организации сталкивались с тем, что фирма, разработавшая программу, не в состоянии обеспечить необходимый уровень технической поддержки. Кроме того, далеко не все разработки, выходящие на рынок, пользуются стабильным спросом. Компания может выпустить программу автоматизации делопроизводства, а затем, например, не добившись коммерческого успеха, переключиться на разработку программ для совсем других сфер деятельности. Поэтому при выборе программы следует учитывать также и распространенность программы, сложившуюся репутацию компании-разработчика, широкий круг пользователей, время существования на рынке.

Любая более или менее сложная корпоративная система требует постоянной поддержки, сервисного обслуживания. При составлении требований к системе и принятии решения о закупке этот вопрос обязательно надо учитывать. При закупке любой программы как минимум необходимо предусмотреть обучение системного администратора. Кроме того, обязательно надо предусмотреть обучение для пользователей программы.

Следует обратить внимание и на возможность и стоимость обновления программы в дальнейшем. Чаще всего обновление бесплатно в течение года с момента покупки программы. Некоторые производители позволяют даже спустя несколько лет перейти на новую, улучшенную версию со значительной скидкой. В некоторых компаниях, если вы решите модернизировать имеющееся ПО, вам придется покупать программу заново за полную стоимость13.

В настоящий момент потребителей программных продуктов трудно удивить. Уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач.

Однако в погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество26.

Рассмотрим известные автоматизированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота и основные их функции в таблице 1.

Таблица 1. Примеры систем автоматизации делопроизводства

Наименование системы иорганизации-разработчика

Основные функции системы

«ДЕЛО» (электронный

документооборот)

ООО «Электронные офисные

системы»

Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов

Сканирование и распознавание бумажных документов

Прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа

Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов

Обеспечение доступа должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции

Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов

Отправка по электронной почте электронных исходящих документов

Архивное хранение электронных документов организации

«БОСС-Референт» Компания АйТи

Автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов

Автоматизация сканирования, распознавания,регистрации входящих документов

Передача визированных документовна ознакомление и исполнение

Создание и хранение шаблонов стандартныхдокументов

Создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном или исполненном поручении

Согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении

«Делопроизводство» Компания «ИнтерТраст»

Регистрация и поиск входящих, исходящихи внутренних документов

Контроль исполнения документов и поручений

Ведение архива официальных документов

Ведение различных библиотек рабочих документов

Управление доступом

Формирование повестки дня заседаний, подготовкадокументов к заседаниям

Оформление протоколов

Выдача поручений по протоколам и контрольих исполнения

Подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование

Контроль исполнения ОРД

Сканирование и распознавание ОРД

Ведение картотеки

Временная выдача электронных копий ОРД по заявкам

«Документооборот» -- программный модуль корпоративной системы «Флагман»

Компания «ИНФОСОФТ»

Разработка экранных форм ввода реквизитов документов

Настройка алгоритмов заполнения учетных карточек документов

Автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам

Разработка макетов печати документов

Определение этапов обработки и операций по документам

Ведение истории исполнения документов

Создание полнотекстных документов и приложений к ним в различных форматах

Автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых документов по специально настраиваемой схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе документа

Настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов

Поиск документов по их реквизитам

Электронная канцелярия

(«Золушка»)

Регистрация корреспонденции в регистрационно-контрольной карточке

Поиск документов по набору атрибутов или по содержанию

Выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов

Контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров

Организация доступа к электронным копиям документов

Автоматическое формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение»

Возможность разделения прав доступа по подразделениям и исполнителям

Автоматическая отправка поручения и напоминаний по электронной почте

Выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения

Сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том числе ведущих самостоятельную переписку

Формирование истории движения документов

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовать работу с документами и с помощью компьютерных сетей поновому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации. Проиллюстрируем это на примере комплексной системы автоматизации делопроизводства «ДЕЛО». В одном из рекламных проспектов этого основного продукта специализированной компании «Электронные офисные системы», являющейся одним из признанных лидеров в области разработки и внедрения автоматизированных информационных технологий, отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии, принятой в системе «ДЕЛО», представлено в таблице 2 1.

Таблица 2. Отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии.

Традиционная технология

Технология системы «ДЕЛО»

Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)

Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам

Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров

Автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов

Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям

Ручная, часто необязательная, регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу

Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети

Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений

Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений

Ручной поиск документов и сбор сведений о их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений

Автоматический поиск по всем картотекам и выдача сведений как в разрезе документов, так и в разрезе исполнителей

Почтовая отправка документов и резолюций в другие учреждения

Автоматизация функций оформления почтовой рассылки, отправка документов и резолюций в другие учреждения посредством электронной почты

В моей работе рассматриваются автоматизированные процессы делопроизводства на примере системы ESCOM.BPM.

Система ESCOM.BPM - это автоматизированная универсальная программная платформа, соответствующая мировым стандартам управления (BPMI, MoReq, WfMC, OMG) и предназначенная для комплексной автоматизации бизнес-процессов, локального и корпоративного электронного документооборота, а так же контроля исполнения документов и поручений в компаниях любого масштаба27.

Непрерывный рост объемов информации, развитие науки и технологий является не только непосредственной причиной для внедрения автоматизированных систем по работе с информацией и документами, а и служит основой для их создания и развития. Необходимость автоматизации работы с документами и внедрения систем электронного документооборота обусловлена потребностью в эффективном управлении предприятием. Результатом автоматизации документационных систем является своевременное выполнение четко структурированных информационных задач, стоящих перед управляющим, что позволит упростить и правильно организовать работу отдельных подразделений, ускорить производственный процесс, а также оптимизировать работу организации в целом.

Даже небольшие предприятия ежедневно имеют дело с различными договорами, счетами, письмами, инструкциями [ 1 ] . Так как процесс управления любой компанией базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения, организация документооборота является одной из главных и важнейших задач документационного обеспечения управления.

Объект данного исследования – организация документооборота на предприятии.

Предмет – автоматизация документационных систем как путь достижения эффективности управления.

Целью исследования является анализ особенностей и проблем внедрения автоматизированных систем управления информацией на современном предприятии.

Данная тема затронута в работах и ученых-документоведов Лариной М. В., Рысковой О. И., Янковой В. Ф., Бобылевой М. П. В настоящее время большая часть исследований и публикаций по вопросам автоматизации и внедрения систем электронного документооборота носит в основном прикладной характер и отражает лишь узкие аспекты данной темы, чего недостаточно для комплексного изучения и применения на практике.

Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив .

Электронный документооборот (ЭДО) – механизм работы с электронными документами, включающий в себя полный цикл жизни электронного документа: создание, модификация, хранение и отправка. Электронный документооборот на предприятии внедряют с целью полного отказа от бумажного документооборота для экономии ресурсов и времени .

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Для начала выявим основные проблемы, с которыми сталкиваются компании, в которых работа с документами ведется традиционным способом:

  • потеря документов, что может привести к различным последствиям, одно из таких последствий – утечка информации;
  • скопление значительного объема документов, что усложняет работу как отдельных подразделений, так и организации в целом;
  • Большие временные затраты при работе с бумажными документами;
  • человеческий фактор: допущение сотрудниками ошибок при работе с данными, что может привести к необратимым и серьезным последствиям.

Автоматизация систем работы с документами позволит решить эти проблемы, а также:

Обеспечит четкую структуризацию задач и делегирование полномочий между подразделениями, что приведет к слаженной работе организации как единого механизма;

Упростит работу с документами, повысит ее эффективность за счет использования современных информационных технологий;

Значительно ускорит процесс работы с документами, что приведет к повышению производительности труда сотрудников;

Обеспечит надежную сохранность документов и защиту от несанкционированного доступа;

Полный контроль над процессом управления и централизация архивов с документами;

Сокращение финансовых затрат, минимизация налоговых рисков и штрафов .

В общем, суть автоматизации документооборота состоит во внедрении современных информационных технологий с целью обеспечения удобства, надежности и эффективности работы с документами.

Но, несмотря на то, что внедрение систем электронного документооборота имеет ряд преимуществ, предприниматели и поставщики часто сталкиваются с проблемами, связанными с внедрением СЭД .

Условно эти проблемы можно разделить на 3 группы:

¾ организационные;

¾ технологические;

¾ административные.

Организационные проблемы идут в основном от руководства и заказчика.

¾ Руководители часто не имеют четкого представления о возможностях и функциях СЭД, следовательно, могут возникнуть трудности при создании проекта по внедрению .

¾ Недооценка подготовительной части. На этом этапе выявляются проблемные зоны, подготавливается персонал, который будет работать с формированной системой, сбор необходимого информационного материала и т.д.

¾ Несогласованность действий. Это может проявляться не только во время планирования проекта между заказчиком и поставщиком, когда встречаются разные интересы, но и внутри организации заказчика.

Внедрение СЭД влечет за собой увеличение пользователей ПК. Переход к электронному документообороту приводит к значительному увеличению нагрузки на серверы. Итак, переходим к технологическим проблемам, которые чаще всего возникают уже во время эксплуатации системы:

¾ Информационная инфраструктура организации может быть неготовой к предстоящим нагрузкам.

¾ Функциональность системы не соответствует ожиданиям – отсутствие необходимого набора операций, которые необходимы заказчику.

¾ Отсутствие единых правил, регламентирующих документооборот внутри организации.

Перейдем к последней группе проблем – административные :

¾ Низкая вовлеченность в проект некоторых сотрудников.

¾ Сопротивление внедрению новой системы документооборота.

¾ Недостаточная квалификация сотрудников предприятия.

Рассмотрев проблемы внедрения системы СЭД, важно понимать, что внедрение требует огромных усилий со стороны заказчика (руководителя предприятия), поставщика электронной системы и сотрудников предприятия.

Руководитель должен четко знать возможности своего предприятия и сотрудников, уметь поставить задачи и цели, которых он хочет добиться автоматизацией документооборота, а так же доходчиво объяснить это все поставщику, чтобы избежать недопонимания.

Поставщик СЭД, в свою, очередь должен тщательно проанализировать особенности бизнес-процессов данного предприятия, состояния оборудования и технологий и, на основе полученных выводов предложить возможные варианты для достижения наибольшей эффективности.

Организация работы и обучения сотрудников при работе с системами электронного документооборота, пожалуй, ключевой и немаловажный этап внедрения автоматизированных систем управления. Так как предприятие – это сложный механизм, основанный на взаимодействии сотрудников подразделений под руководством и контролем начальника, конечный результат зависит абсолютно от каждого элемента этого механизма. Поэтому не стоит жалеть времени, сил и материальных ресурсов на обучение и переквалификацию.

К решению проблем перехода на электронный документооборот можно подойти с разных сторон. Однако, прежде всего, переход должен быть запланированным и поэтапным, с учетом особенностей каждого элемента структуры предприятия.

Налаженная организация документооборота, как результат тщательной подготовки к внедрению СЭД, неизбежно принесет предприятию новые возможности функционирования, а также его поднимет деятельность на качественно новый уровень.

Одним из самых распространенных средств организации бизнес-процессов на производстве являются документы. С их помощью происходит фиксация и передача информации между исполнителями . Следовательно, от того, насколько эффективны будут организованы эти бизнес-процессы, и будет зависеть качество и скорость прохождения документов от одного сотрудника к другому. Поэтому одной из главных задач в работе ИТ-специалистов сегодня является внедрение систем автоматизации документооборота в производстве .

Функции, выполняемые данной системой, довольно обширны. А именно:

  • Возможность получения точной информации о движении электронных документов, что позволит осуществлять контроль над ходом всего процесса делопроизводства и исполнителями. С помощью системы фиксируются все изменения, которые вносились в документы.
  • Облегчение поиска документа, уменьшение количества времени, которое затрачивается на этот поиск. Полностью исключена вероятность потери документа.
  • Упорядочение работы с документами. Существенно сокращается время передачи документов посредствам электронной почты либо локальной сети организации. Все перечисленное в итоге способствует увеличению производительности труда каждого сотрудника.
  • Использование систем автоматизации документооборота способствует оперативному и правильному принятию решений руководством.

С помощью электронной системы документооборота решаются следующие задачи:

  • Формирование в организации единого информационного пространства
  • Сохранение знаний и опыта каждого сотрудника
  • Ведение учета рабочего времени сотрудников
  • Распределение рабочего времени сотрудников по клиентам и в зависимости от вида работ
  • Осуществление управления отношений с каждым клиентом
  • Обеспечение оперативного решения спорных вопросов, возникающих при работе с клиентом
  • Взаимодействие всех подразделений организации между собой
  • Сокращение затрат рабочего времени, связанных с поиском информации
  • Обеспечение сохранности документов и их защита
  • Разработка и внедрение внутренних стандартов, действующих в организации
  • Повышение конкурентоспособности организации на рынке
  • Поддержание качества услуг, предоставляемых организацией, на высоком уровне

Для того чтобы указанные задачи были решены в полном объеме, автоматизация документооборота в производстве осуществляется такие процессы, как:

  • Ведение картотеки документов
  • Ведение архива, где документы хранятся в течение всего их цикла, начиная с регистрации и заканчивая уничтожением
  • Формирование процесса разработки документов и их согласования
  • Доступ к документам в зависимости от статуса сотрудника, его функциональных обязанностей
  • Контроль над исполнением документов и поручений
  • Ведение учета рабочего времени, его распределение на проекты
  • Наличие ряда общекорпоративных справочников

Таким образом, использование в работе предприятия системы автоматизации документооборота позволит перейти на новый для него, более высокий уровень управления производственными бизнес-процессами .

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

  • СЭД «Корпоративный документооборот»
  • 1С:Корпоративный документооборот
  • 1С:Документооборот Корп
  • Аналитика: Документооборот

Возможности программ подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На этом сайте вы можете посмотреть видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие» на реальных примерах его использования.

Видео-ролики будут полезны различным пользователям, специалистам, консультанатам, рукводителям предприятий и всем, кто интересуется новыми технологиями.

Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Данная статья поможет определить необходимость автоматизации документооборота в вашей организации, а также некоторые факторы, которые необходимо учитывать при принятии решения об автоматизации документооборота на предприятии.

В предыдущей статье мы затронули вопросы классификации программных продуктов для автоматизации работы с документами и рассмотрели основные моменты, на которые следует обращать внимание при выборе систем автоматизации делопроизводства.

Однако, система автоматизации делопроизводства позволяет автоматизировать лишь небольшой участок работ в организации. В этой статье мы подойдем к системам организации электронного документооборота более широко, не выделяя конкретные продукты и постараемся ответить на наиболее важные вопросы, которые возникают при внедрении систем электронного документооборота (СЭД).

Вопрос 1. Когда и почему нужно производить организацию электронного документооборота на предприятии?

На сегодняшний день автоматизация документооборота на предприятии также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

  • · документы теряются;
  • · накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
  • · документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
  • · тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
  • · создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
  • · на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

  • · обеспечит слаженную работу всех подразделений;
  • · упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
  • · повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
  • · повысит оперативность доступа к информации;
  • · позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Вывод: автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности. Организацию СЭД нужно начинать прямо сейчас.

Вопрос 2. Выбор системы электронного документооборота - сладкие песни производителей и поставщиков.

Теперь необходимо определиться с выбором системы. В предыдущей статье мы классифицировали существующие продукты для автоматизации работы с документами. Позволим себе напомнить классы систем:

  • · системы автоматизации делопроизводства и документооборота
  • · системы управления потоками работ
  • · системы организации и управления архивами документов
  • · системы электронного управления документами

Каждая система решает определенный класс задач. Так, от системы автоматизации делопроизводства не следует ждать полноценной маршрутизации потоков работ.

Особого упоминания заслуживают системы класса ERP - часто от потенциального заказчика приходится слышать следующие слова: «мы внедряем ERP-систему и не будем внедрять систему автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ)». Бытует ошибочное мнение, что ERP-системы решают все проблемы документооборота на предприятии. Это не так - ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение - интеграция ERP-системы и системы автоматизации ДОУ.

Каждый производитель систем, говорит, что его продукты самые функциональные, самые удобные и самые эффективные. Часто бывает и так - заказчик приходит со вполне определенной проблемой, выслушав которую производитель говорит о своей суперсистеме, которая враз решит и эту и все другие проблемы. В результате, заказчик тратит деньги (зачастую немалые) на организацию системы автоматизации документооборота на предприятии и не получает того, чего хотел. При всем при этом, программный продукт мог быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Совет №1 - определитесь, решение задач какого рода вы хотите поручить системе автоматизации. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс нужной системы, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на некоторых сайтах в интернете.

Совет №2 - определив, систему какого класса нужно искать, изучите, по возможности, все предложения, выбирайте системы с необходимым вам функционалом, но те которые в дальнейшем можно будет расширить за счет добавления новых возможностей.

Совет №3 - обратитесь к техническому специалисту. Возможности системы во многом определяются программно-аппаратной платформой, на которой система будет эксплуатироваться. Не стоит думать, что СЭД, в которой СУБД не поддерживает репликацию, а в качестве транспортной среды используется почтовый сервер небезызвестной компании из Редмонда, будет эффективно решать задачи организации документооборота на территориально-распределенных предприятиях.

Совет №4 - выбирайте системы, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.

Совет №5 - проверьте систему в действии. Наверняка у производителя есть демо-версия или вариант поставки с оценочными лицензиями - установите систему у себя и проверьте ее в действии до того, как будете покупать. Кстати, некоторые производители в период оценки осуществляют бесплатную техническую поддержку.

Совет №6 - не обязательно сразу приобретать мощную дорогую систему. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно - сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Вывод: приобретайте систему документооборота, что подойдет вашей организации. Определите класс необходимой системы, требуемый функционал, в случае невозможности самостоятельного выбора обратитесь к консультанту.

Вопрос 3. Внедрение - этапы, сроки, деньги.

Этот вопрос является логичным продолжением предыдущего - некоторые внедренцы часто говорят, что проведут организацию электронного документооборота в кратчайшие сроки, в 2 этапа и при этом постараются вытрясти у заказчика максимально возможные деньги.

Срок внедрения системы зависит от множества факторов. Перечислим основные:

  • · Класс системы. Систему автоматизации делопроизводства, состоящую из одного АРМ секретаря, займет неделю в течение которой будет происходить обучение секретаря работе с системой. Внедрение системы класса ERP может занят целый год, причем не обязательно, что число АРМ будет большим.
  • · Масштаб внедряемой системы. Срок организации системы электронного документооборота безусловно зависит от числа АРМ и серверов, на которых будет эксплуатироваться система - пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах необходимо установить и настроить программное обеспечение.
  • · Настраиваемость системы. Адаптация системы с соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможно двумя способами - настройкой и изменением программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

  • · Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
  • · Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
  • · Адаптация системы электронного документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
  • · Установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
  • · Окончательная настройка системы документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
  • · Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система документооборота, идеально подходящая для вашего предприятия, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше факторов организация электронного документооборота может занять отодной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость системы электронного документооборота. Основным правилом является следующее: системы одного класса стоят примерно одинаково.

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба организации электронного документооборота. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения - работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Выводы. Системы одного класса стоят примерно одинаково, общая стоимость системы определяется не только стоимостью лицензий программного обеспечения. Не следует экономить на процессе внедрения - эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильности выбора системы и правильно проведенного процесса организации электронного документооборота.

Выбор редакции
Три дня длилось противостояние главы управы района "Беговой" и владельцев легендарной шашлычной "Антисоветская" . Его итог – демонтаж...

Святой великомученик Никита родился в IV веке в Готии (на восточной стороне реки Дунай в пределах нынешней Румынии и Бессарабии) во...

РЕШЕНИЕ ИМЕНЕМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 07 мая 2014 года г. Ефремов Тульская областьЕфремовский районный суд Тульской области в...

Откуда это блюдо получило такое название? Лично я не знаю. Есть еще одно – «мясо по-капитански» и мне оно нравится больше. Сразу...
Мясо по-французски считается исконно русским блюдом, очень сытное блюдо, с удачным сочетанием картофеля, помидоров и мяса. Небольшие...
Мне хочется предложить хозяюшкам на заметку рецепт изумительно нежной и питательной икры из патиссонов. Патиссоны имеют схожий с...
Бананово-шоколадную пасту еще называют бананово-шоколадным крем-джемом, поскольку бананы сначала отвариваются и масса по консистенции и...
Всем привет! Сегодня в расскажу и покажу, как испечь открытый пирог с адыгейским сыром и грибами . Чем мне нравится этот рецепт — в нём...
Предлагаю вам приготовить замечательный пирог с адыгейским сыром. Учитывая, что пирог готовится на дрожжевом тесте, его приготовление не...