Бланк и образец заявления на выдачу денег в подотчет. Выдаем денег в подотчет из кассы Заявление на выдачу денег бланк

Заявка на получение наличных используется для доведения от ПБС до ТОФК информации о необходимости перечисления денежных средств на банковский счет органа ФК, для выдачи наличных денежных средств.

Для получения наличных средств бюджетное учреждение создает документ «Заявка на получение наличных денег». Ввод данных производится на уровне ПБС, ФО (заполняется закладка «Данные о чеке»). Далее документ передается в ОрФК.

Заявка на получение наличных формируется ПБС и направляется в ОрФК, где открыт лицевой счет ПБС.

Для работы с документами «Заявка на получение наличных денег» следует перейти в пункт меню «Документы / Регистрация и учет обязательств / Заявки на платеж / Заявка на получение наличных денег». Откроется ЭФ списка документов, представленная на рисунке 77.

1. 
   77. ЭФ списка документов «Заявка на получение наличных денег»

4.6.3.1.Доступные операции

На АРМ ПБС доступны следующие операции над документом «Заявка на получение наличных денег»:

• 
  ввод вручную;
• 
  ввод из родительского документа;
• 
  импорт из внешней системы;
• 
  документарный контроль;
• 
  просмотр и редактирование;
• 
  удаление;
• 
  подписание ЭЦП;
• 
  печать;
• 
  отправка в ОФК (УФК, ЦАФК).

4.6.3.2.Экранная форма документа

ЭФ «Заявка на получение наличных денег» представлена на рисунке 78. Форма содержит заголовочную часть и следующие закладки:

• 
  «Раздел 1,2»;
• 
  «Подписи»;
• 
  «Системные атрибуты»;
• 
  «Протоколы».

При импорте документа из внешней системы поля формы заполняются автоматически в соответствии с данными загружаемого файла. При вводе документа поля заполняются вручную в соответствии с данными бумажного документа. При создании документа из родительского документа большая часть полей заполняется автоматически.

1. 
   78. ЭФ « ». Закладка «Раздел 1,2»

Документ может создаваться на основе следующих ЭД:

• 
  «Сведения об обязательстве»;
• 
  «Заявка на внесение изменений в обязательство»;
• 
  «Заявка на перерегистрацию обязательства в очередном финансовом году».

Для ручного ввода документа «Заявка на получение наличных денег » следует на ЭФ «Заявка на получение наличных денег » заполнить поля, доступные для редактирования. Перечень полей приведен в таблице 20.

1. 
   20. Описание полей документа « Заявка на получение наличных денег »

№	Наименование поля	Описание поля	Дост. на редакт.	Значение по умолчанию	Автозап.
	Номер заявки	Номер документа	+	-	-
	Дата заявки	Дата заявки. Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря.	+	Текущая дата	-
	Статус	Код статуса документа. Заполняется автоматически в результате обработки документа или присылается из учетной системы (в случае обработки документа в учетной системе).	-	000	-
	Отклонение по строкам	Сумма расхождения между итоговым значением строчных сумм из блока «Раздела 1. Реквизиты чека» и итоговым значением строчных сумм из блока «Раздела 2. Расшифровка на получение наличных денег». Значение выводится по модулю. Поле заполняется автоматически.	-	-	-
Закладка «Раздел 1, 2» (рисунок 78)
	Наименование клиента	Полное наименование ПБС. При изменении значения в поле «По Сводному реестру» или «Номер лицевого счета», которые не соответствуют федеральному бюджету, данное поле становится пустым.	+	-	-
	По Сводному реестру	Код клиента по СРРПБС. Значение может быть выбрано из справочника СРРПБС. Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Номер лицевого счета». При вводе документа от имени УП поле должно содержать значение, которое отсутствует в справочнике СРРПБС, либо не является актуальным.	+	-	+
	Номер лицевого счета	Номер ЛС клиента согласно СРРПБС. Значение может быть выбрано из справочника «Лицевые счета». При вводе документа от имени УП поле не заполняется.	+	-	-
	ГРБС	Полное наименование ГРБС согласно справочнику ведомств. Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Глава по БК».	+	-	+
	Глава по БК	Код главы (вышестоящего ведомства). Значение может быть выбрано из справочника «Ведомства».	+	100	-
	Бюджет	Наименование бюджета. Значение может быть выбрано из справочника «Бюджеты».	+	-	-
	Финансовый орган	Полное наименование ФО, соответствующего указанному выше бюджету. Значение может быть выбрано из справочника «Финансовые органы».	+	-	-
	Орган ФК	Полное наименование ТОФК, в котором открыт ЛС клиента. Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «По КОФК».	+	-	+
	По КОФК	Код по КОФК ТОФК, обслуживающего клиента. Значение может быть выбрано из справочника «Справочник органов Федерального Казначейства».	+	-	-
	Пред. дата	Предельная дата исполнения. Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря.	+	-	-
	Учетный номер обязательства	Учетный номер БО. Поле заполняется, если расход осуществляется по бюджетному обязательству.	+	-	-
Закладка «Заголовок, Раздел 1, 2», табличный блок полей «Раздел 1. Реквизиты чека»
	№	Номер по порядку	-	-	-
	Сумма в рублях	Сумма по чеку в рублях	+	-	-
	Номер чека	Номер чека	+	-	-
	Серия чека	Серия чека	+	-	-
	Дата чека	Дата чека	+	-	-
	Срок дейст. чека	Срок действия чека	+	-	-
	Символ касс. пл.	Символ кассового плана	+	-	-
	ИТОГО	Итоговая сумма в рублях по всем чекам	+	-	-
Закладка «Раздел 1, 2», таблица «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег»
	№	Номер по порядку	+	-	-
	Наименование вида средств	Наименование вида средств	+	-	-
	Код по БК	Код бюджетной классификации плательщика	+	-	-
	Сумма	Сумма в рублях	+	-	-
	Код цели	Код цели субсидий/субвенций	+	-	-
	Назначение платежа	Назначение платежа	+	-	-
	Примечание	Примечание	+	-	-
Закладка «Раздел 3, 4, 5» , группа полей «Раздел 3. Реквизиты контрагента» (рисунок 70)
	Наименование	Наименование контрагента-получателя платежа (ФИО – для физического лица)	+	-	-
	ИНН	ИНН получателя платежа	+	-	-
	КПП	КПП получателя платежа	+	-	-
	Лиц. сч.	Номер лицевого счета получателя платежа	+	-	-
	Банк. счет	Номер банковского счета получателя платежа (при вводе банковского счета вручную, осуществляется проверка на ключевание)	+	-	-
	БИК/SWIFT	Код БИК/SWIFT банка получателя платежа	+	-	-
	Кор.счет	Номер корреспондентского счета банка получателя платежа	+	-	-
	Наим. банка	Наименование банка получателя платежа	+	-	-
Закладка «Подписи», группа полей «Доверенное лицо» (рисунок 81)
	Доверенное лицо: Должность	Должность доверенного лица на получение наличных	+	-	-
	Фамилия, Имя, Отчество	ФИО доверенного лица на получение наличных	+	-	-
	Документ, удост. личность	Наименование документа, удостоверяющего личность	+	-	-
	Номер	Номер документа, удостоверяющего личность	+	-	-
	Выдан	Наименование организации, выдавшей удостоверяющий документ	+	-	-
	Дата выдачи	Дата выдачи удостоверяющего документа	+	-	-
Закладка «Подписи», группа полей «Подписи»
	Руководитель (уполномоченное им лицо). Должность	Наименование должности руководителя. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Руководитель (уполномоченное им лицо). Расшифровка подписи».	+	-	+
	Руководитель (уполномоченное им лицо). Расшифровка подписи	ФИО руководителя. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Руководитель (уполномоченное им лицо). Должность».	+	-	+
	Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Должность	Наименование должности главного бухгалтера. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Расшифровка подписи».	+	-	+
	Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Расшифровка подписи	ФИО главного бухгалтера. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Должность».	+	-	+
	Дата подписания	Дата подписания документа главным бухгалтером. Заполняется вручную или выбором из календаря.	+	-	-
Закладка «Подписи», группа полей «Отметка органа Федерального казначейства о регистрации Заявки на получение наличных денег»
	Номер заявки	Регистрационный номер заявки в УФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК.	-	-	-
	Дата регистрации	Дата регистрации документа в УФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК.	-	-	-
	Ответственный исполнитель. Должность	Наименование должности ответственного исполнителя в ТОФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК.	-	-	-
	Ответственный исполнитель. Расшифровка подписи	ФИО ответственного исполнителя в ТОФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК.	-	-	-
	Телефон	Номер телефона ответственного исполнителя в ТОФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК.	-	-	-

В табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» закладки «Раздел 1,2» содержится список чеков в разрезе символов кассового плана. Поля табличного блока приведены в таблице 20. Для добавления записи в список следует нажать на кнопку «Добавить новую строку». Откроется форма «Добавление записи» (рисунок 79).

1. 
   79. ЭФ «Добавление записи»

• 
  «Номер данных о чеке». Поле заполняется автоматически.
• 
  «Сумма в рублях» – сумма по чеку в рублях.
• 
  «Номер чека».
• 
  «Серия чека».
• 
  «Дата чека». Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря.
• 
  «Срок действия чека». Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря.
• 
  «Символ кассового плана». Значение может быть выбрано из справочника «Символы касплана».

Нажать на кнопку «ОК» для сохранения заполненной строки и выхода из формы. В табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» появится добавленная строка.

Табличный блок «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» (рисунок 78) закладки «Раздел 1,2» содержит строки расшифровки суммы заявки по КБК. Поля табличного блока приведены в таблице 20.

Для добавления записи в таблицу следует нажать на кнопку «Добавить новую строку». Откроется форма «Добавление записи» (рисунок 80).

1. 
   80. ЭФ «Добавление строки»

На форме «Добавление записи» заполняются следующие поля:

• 
  «Номер позиции». Поле заполняется автоматически.
• 
  «Вид средств» – код и наименование вида источника финансирования. Допустимые значения для кода: «10», «11», «20», «21», «30», «40», «80», «90». Значение по умолчанию – «10». Значение может быть выбрано из справочника «Источники финансирования».
• 
  Группа полей «Код по КБК плательщика»:

• 
  «Код по БК» – код по БК плательщика. Вводится вручную, либо формируется автоматически по заполненным значениям нижестоящих полей: «Код главы» + «ФКР»+«КЦСР»+«КВР»+«КОСГУ». Значение может быть выбрано из справочника «Коды бюджетной классификации».
• 
  «Код цели» – код и наименование цели субсидий/субвенций. Значение может быть выбрано из справочника «Цели субсидий/субвенций».
• 
  «Код главы» – код ведомства. Значение может быть выбрано из справочника «Ведомства».
• 
  Блок полей «Расходы» содержит следующие поля (Поля необязательны для заполнения, если введен код по БК):

• 
  «ФКР» – код функциональной классификации расходов. Значение может быть выбрано из справочника «Разделы/подразделы ФКР».
• 
  «КЦСР» – код целевой статьи расходов. Значение может быть выбрано из справочника «Целевые статьи ФКР».
• 
  «КВР» – код вида расходов. Значение может быть выбрано из справочника «Виды расходов ФКР».
• 
  «КОСГУ» – код экономической классификации. Значение может быть выбрано из справочника «Экономические статьи».

• 
  «Сумма в рублях» – сумма в рублях по КБК.
• 
  «Назначение платежа».
• 
  «Примечание».

Нажать на кнопку «ОК» для сохранения заполненной строки и выхода из формы. В табличном блоке «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» появится добавленная строка.

В поле «Примечание», размещенном в нижней части блока, отображается значение соответствующего поля текущей строки блока.

1. 
   81. ЭФ « Заявка на получение наличных денег ». Закладка «Подписи»

Перечень контрольных проверок, без которых невозможно сохранение документа «Заявка на получение наличных денег»:

• 
  Проверка обязательности заполнения полей «Номер заявки» и «Дата заявки» в заголовке документа (рисунок 78);
• 
  Проверка обязательности заполнения полей «Наименование клиента», «По сводному реестру», «Номер лицевого счета», «ГРБС», «Глава по БК», «Бюджет», «Финансовый орган», «Орган ФК», «по КОФК» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78). Для документа, заполняемого от лица УП, не осуществляется поверка обязательности заполнения поля «Номер лицевого счета».
• 
  Проверка обязательности заполнения полей «Доверенное лицо: Должность», «Фамилия, Имя, Отчество», «Номер», «Выдан», «Дата выдачи», «Документ, удост. личность» в группе полей «Доверенное лицо» на закладке «Подписи» (рисунок 81);
• 
  Проверка обязательности заполнения полей «Руководитель (уполномоченное им лицо). Расшифровка подписи», «Гл. бухгалтер (уполномоченное лицо). Дата подписания» в группе полей «Подписи» на закладке «Подписи» (рисунок 81);
• 
  Контроль заполнения хотя бы одной строки табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78);
• 
  Контроль заполнения хотя бы одной строки табличном блоке «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78);
• 
  Значение даты в поле «Дата чека» в табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата заявки».
• 
  Проверка на использование цифр/букв в полях сумм в разделах документа «Заявка на получение наличных денег»;
• 
  Значение даты в поле «Дата заявки» в заголовке документа должно быть меньше, либо равно значению даты текущего календарного дня.
• 
  Значение даты в поле «Срок дейст. чека» в табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата чека».
• 
  Значение даты в поле «Пред. дата» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата заявки». Контроль выполняется только, если поле «Пред. дата» заполнено.
• 
  Проверка на неотрицательность сумм в полях сумм в разделах документа «Заявка на получение наличных денег»;
• 
  Проверка обязательности незаполнения поля «Код по БК» в табличном блоке «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78), если значение в поле «Наименование вида средств» равно «Средства, поступающие во временное распоряжение».
• 
  Проверка обязательности незаполнения поля «Учетный номер обязательства», если значение в поле «Наименование вида средств» в табличном блоке «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) равно «Средства на обеспечение оперативно-розыскных мероприятий».
• 
  Проверка на соответствие значений полей «Номер чека», «Серия чека», «Дата чека», «Срок дейст. чека» для всех записей в таблице «Реквизиты чека» в рамках одной заявки на получение наличных денег;
• 
  Значение в поле «Номер лицевого счета» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) не должно соответствовать типу лицевого счета ФО (02 л/с).
• 
  Значение даты в поле «Гл. бухгалтер (уполномоченное лицо). Дата подписания» в группе полей «Подписи» на закладке «Подписи» (рисунок 81) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата заявки».
• 
  Проверка на дублирование документов в системе по значениям в полях заголовка документа «Номер заявки», «Дата заявки» и в полях «Наименование клиента», «Бюджет», «Глава по БК» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78). Проверка должна осуществляться без учета документов, которые находятся в статусе 000», «880», «888», а также для документов, которые не были загружены в учетную систему. Для документа, заполняемого от лица УП, проверка не осуществляется.

Для того, чтобы получить деньги в подотчет, работнику необходимо иметь на это разрешение руководителя. Получить его можно путем составления на имя директора специального заявления с просьбой выдать средства. Для создания такого документа могут быть разработаны специальные шаблоны, или работнику нужно оформить его в произвольной форме.

Нужно ли писать заявление о выдаче денег подотчет?

Установленный законом порядок выполнения кассовых операций обязывает, чтобы такое заявление обязательно составлялось при выдаче денег на производственные нужны.

Причем его нужно оформлять каждому сотруднику на каждый факт .

Необходимость составить заявление распространяется также и на директора. Необходимо помнить, что во многих небольших компаниях именно руководитель наиболее часто будет брать подотчет.

Также теперь разрешено выдавать деньги в подотчет лицам, которые выполняют работы или услуги по договору подряда. Но им также нужно оформить заявление с просьбой о выдаче.

Основной причиной составления такого документа является подробное указание целей, на которые запрашиваются средства, а также срока, в течение которого нужно будет отчитаться. Директор должен подписать его, утверждая выделение такой суммы и на указанное время.

Данное заявление необходимо предъявить кассиру, который на его основании оформить расходный ордер.

Важно! Поскольку на заявлении уже находится виза руководителя с разрешением выдать денежные средства, то на расходном кассовом ордере аналогичная подпись может не проставляться.

После того, как работник сдаст авансовый отчет по произведенных расходам на проверку, бухгалтер должен удостоверится в расходовании средств на запрошенные цели. В результате этого могут быть найдены расходы, которые сотрудник не имел право делать с полученных сумм.

Предпринимателям тоже нужно оформлять заявление, если они берут из кассы средства на производственные нужды. При расходовании на личные цели этот документ писать не нужно.

Образец составления заявления на выдачу подотчетных денег

Стандартной утвержденной формы для написания заявления на выдачу денежных средств в подотчет не существует. Любая компания имеет полное право разработать его самостоятельно с учетом своей специфики.

Но важно, чтобы на нем содержались 4 реквизиты:

• Запрошенная сумма;
• Период, в течение которого нужно отчитаться;
• Состояние задолженности по предыдущим подотчетам;
• Виза руководителя.

Пример заявления для сотрудника

Когда заявление составляет любой сотрудник компании, кроме директора, ему необходимо вверху справа написать кому он адресует этот документ - должность руководителя, его Ф.И.О., наименование фирмы, а затем чуть ниже - от кого, также должность и Ф.И.О.

Посередине листа нужно проставить наименование бланка – .

Текст начинается со слов просьбы – «Прошу выдать подотчет наличные денежные средства», после чего проставляется их размер - как суммой, так и в буквенном выражении, на какой срок и на какие цели. Срок в днях может быть также написан цифрой и буквами.

Ниже разработчику бланка надо предусмотреть строку, в которой бухгалтер поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности по подотчету у сотрудника.

Важно! Выдача новых подотчетных сумм при наличии уже выданных и не закрытых оправдательными документами денежных средств запрещено. За это проверяющие органы могут наложить штраф на фирму и должностное лицо.

Проставленную информацию бухгалтер утверждает своей подписью.

Пример заявления для директора

Внимание! Директор компании, несмотря на свой руководящий статус, также является работником фирмы. А потому ему на общих основаниях нужно составить заявление на выдачу денег в подотчет. Но его текст немного отличается.

Так, вверху записывается наименование компании и должность и Ф.И.О. директора.

Текст документа начинается с фразы «Необходимо выдать подотчет». Ей выражается не просьба, а определяется необходимость в получении запрошенной суммы. Дальше он также ставит цель получения, сумму и срок отчета.

Затем руководителю нужно поставить свою подпись и дату составления. Эта же виза разрешает выдать деньги, а потому нет необходимости повторно подписывать бланк.

Работникам 2019 года можно разбить на этапы:

1. Работник составляет заявление, в котором указывает целевое назначение средств, сумму и обоснование потребности в подотчетных деньгах. Как правильно составить заявление на подотчет 2019 расскажем далее.
2. Руководитель изучает письменное обращение сотрудника и принимает решение: визирует заявление или издает (приказ).
3. Приказ или заявление с резолюцией передается в кассу учреждения, где кассир формирует расходный кассовый ордер и выдает деньги в подотчет.

Сотрудник должен расписаться в , а также пересчитать и проверить выданные наличные.

Важные изменения с 2019 года

Образец заявления на получение денег на командировочные расходы

Бухучет подотчета в бюджетном учреждении

Расчеты ведутся на 208 счете бухгалтерского учета. Взаиморасчеты учитываются в разрезе сотрудников-подотчетников, по каждому авансовому отчету отдельно. Рассмотрим примеры выдачи денег в подотчет из кассы 2019, проводки для бюджетников.

Пример №1. Кассир получил наличные денежные средства, списанные с расчетного счета для выдачи средств под отчет. В течение рабочего дня, средства были выданы сотрудникам. Остаток наличности был сдан на расчетный счет учреждения.

Операция			Сумма, рублей
Списано с расчетного счета, наличность в кассу организации
Оприходованы денежные средства, списанные с расчетного счета
Выданы денежные средства подотчет
Остаток кассы на конец дня сдан в банк, на расчетный счет
Остаток поступил на расчетный счет

Пример №2. Кассир выдал подотчетные средства сотруднику на хозяйственные нужды организации в сумме 7 000 рублей. Работник представил чеки на покупку хозяйственных товаров на сумму 6 850 рублей. Неиспользованный остаток сотрудник .

Нужно ли писать заявление о выдаче денег под отчет и чем грозят предприятию различные нарушения процедуры?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Выдача подотчетных средств – уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Многие бухгалтеры допускают различные ошибки, которые потом дорого обходятся предприятию.

Споры о необходимости такого документа, как заявление, наконец-то прекращены, так как с 2019 года это является обязательным условием.

Но как правильно его составлять и следует ли делать это каждый раз? И как быть, если деньги под отчет собирается взять руководитель?

Основные сведения

Ни одна организация не может обойтись без таких расходов, как отправление сотрудников в или траты на хозяйственные нужды.

Особенно, если это большая компания и сотрудников несколько сотен, а то и тысяч. Законодательство РФ часто вносит различные изменения в процедуру выдачи подотчетных средств.

В последний раз они были внесены в 2019 году:

1. Теперь можно выдавать деньги не только штатным работникам, но и тем, с кем заключен .
2. Подотчетные средства можно получить безналично.
3. Заявление является обязательным условием для получения денег.

После того, как все формальности с заявлением закончены, бухгалтеру остается только выдать и отдать сотруднику деньги.

Со своей стороны сотрудник обязан потратить деньги по назначению и отчитаться за все траты. Сделать это необходимо не позднее, чем через три дня, осле окончания установленного срока.

Чаще всего для этого используется так называемый . Все необходимые бланки находятся в широком доступе.

К нему следует приложить все квитанции и чеки. Еще один спорный вопрос, волнующий многих бухгалтеров, это лимит на выдачу и трату денег.

С одной стороны, закон устанавливает ограничение в размере 100 тыс. рублей. Но есть нюансы:

• лимит применяется только в случае расчета подотчетного лица с компанией или частным предпринимателем;
• он не распространяется на безналичные расчеты ().

Другими словами, если работник не должен превышать этот лимит при одноразовой оплате каких-либо услуг от лица компании. Это очень важно знать, так как такие мелочи будут рассчитаны как нарушение.

Если налоговая инспекция обнаружит, что выдача подотчетных средств была произведена с какими-то нарушениями, то к предприятию применяются штрафные санкции.

На организацию накладывается специальный штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, а на должностное лицо – от 4 тыс. рублей до 5 тыс. рублей.

В случае, когда сотрудник не возвращает остаток выданной ему суммы или не может в должной мере отчитаться за свои траты, организация вправе удержать эти деньги из его заработной платы.

Или решить вопрос в судебном порядке, если работник уже уволился. Закон дает 3 года, в течение которых компания может подать .

Определения

Подотчетными лицами являются работники организации, которые берут деньги из кассы для осуществления своей профессиональной деятельности.

Следует уточнить, что подотчетные средства могут быть выданы также и для других целей. Для получения этих средств следует придерживаться определенных формальностей.

Назначение денег

Чаще всего средства из кассы предприятия выдается для , представительских расходов и хозяйственных нужд.

В расходы из-за служебных поездок входит оплата билетов, и суточные. Деньги могут выделяться на почтовые расходы, передвижение сотрудника, услуги переводчика и т. д.

Кроме того, сотруднику могут понадобиться дополнительные расходы, связанные со встречами деловых партнеров, презентациями и т. д. Эти траты считаются представительскими расходами.

На практике очень сложно убедить налоговые органы в необходимости подобных трат. Их и проверяют особенно тщательно, так как зачастую суммы на это тратятся немаленькие.

Многие недобросовестные руководители стараются «списать» на такие расходы огромные деньги, которые на самом деле тратятся на другие цели.

Что касается хозяйственных нужд, то ими обычно занимается уполномоченный на это работник. Сюда входит покупка производственных и не только материалов, оргтехники и канцтоваров.

Сотрудникам важно понимать, что отчитываться за подобные расходы следует вовремя. В первую очередь, следует вернуть оставшиеся деньги.

Это касается и отчета. Дело в том, что когда сотрудник не подтверждает свои расходы вовремя, деньги и товары считаются его доходом.

Который, естественно, облагается дополнительными налогами (). И доказать обратное можно только в судебном порядке, да и то не всегда.

Законные основания

Следует знать, что все подотчетные средства не выдаются без соответствующего заявления работника. Оно и является основанием для выдачи денежных средств. Законодательство также контролирует процесс выдачи таких средств.

Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм

Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.

Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для с целью осуществления расхода при выполнении деятельности. Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате. Это правило распространяется также и на руководителя компании. Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.

Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.

Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.

Именно на основании данного заявления осуществляется оформления . К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.

Во время сдачи бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.

Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.

Важно! Предприниматели тоже должны оформлять данный бланк, если деньги будут использованы при осуществлении ими хозяйственной деятельности. Для расходования на личные нужды ИП заявление не оформляют.

Образец составления заявления на выдачу подотчетных денег

Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:

• Сумму;
• Срок на который она берется;
• Наличие или отсутствие задолженности;
• Подпись руководителя.

Образец заявления для сотрудников

При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ - должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого - должность и Ф.И.О. сотрудника.

Затем посередине страницы идет название – .

Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество - как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок - тоже цифрами и прописью.

После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.

Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам. Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена.

Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.

Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок.

Образец заявления для директора

Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.

Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя.

Важно! Повествовательная часть начинается со слов «Необходимо выдать подотчет..» Таким образом, директор не просит, а устанавливает факт необходимости. Далее он также, как и в простом заявлении указывает цели, сумму и срок цифрами и прописью.

После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату. Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.

Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.