Должны ли оригиналы документов в обязательном порядке находится в обособленном подразделении? Документы по учету труда и заработной платы. Страховые взносы в ПФР и ФСС РФ

Развитие бизнеса в ряде случаев делает необходимым создание подразделений вне места нахождения (регистрации) юридического лица. Причины здесь самые многообразные: приближение производственных мощностей к источникам сырья, вывод «грязных» производств из крупных городов, приближение точек сбыта к потребителю, снижение издержек на ресурсные и имущественные платежи, экономия фонда оплаты труда и другие подобные причины. Из таких подразделений формируются горизонтально и вертикально интегрированные компании. Наибольшая степень интеграции достигается в тех случаях, когда такие производственные единицы оформляются в виде обособленных подразделений, в том числе филиалов.

Крупные компании (преимущественно сырьевые и ТЭК) раньше других пошли по этому пути и уже решили вопросы организации бухгалтерского и налогового учета, а также формирования отчетности при наличии обособленных подразделений, однако эти проблемы становятся актуальными и для «среднего» эшелона. Настоящий материал предназначен прежде всего для таких компаний, хотя может оказаться полезным и интересным для бухгалтерских служб вполне сформировавшихся многофилиальных структур.

В статье мы остановимся на тех обстоятельствах, определениях, указаниях и нормативах, касающихся учета обособленных подразделений, которые либо запутаны, либо допускают неоднозначное толкование.

История вопроса

Практикующие бухгалтеры, которые только приступают к обслуживанию обособленных подразделений, да и те, кто уже ведет там учет, наверняка обратили внимание на путаницу в определениях. Если следовать Гражданскому кодексу, то обособленные подразделения — это представительства и филиалы. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, представляющее интересы юридического лица и осуществляющее их защиту. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Далее Гражданский кодекс констатирует: представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Кроме того, они наделяются имуществом юридического лица, создавшего их, а также действуют на основании утвержденных головным офисом положений. Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица (ст. 55 ГК РФ). Других определений обособленных подразделений в Гражданском кодексе нет.

Налоговый кодекс по этому вопросу дает более широкое толкование. В соответствии со статьей 11 обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение.

При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца и удовлетворяет требованиям статьи 1 закона от 17.07.1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» и статьи 209 Трудового кодекса. Указанные положения определяют рабочее место как место, на котором работник должен находиться или в которое ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

В определении обособленного подразделения, приведенном в статье 11 Кодекса, одним из его критериев значится всего лишь оборудование стационарных рабочих мест. Более того, как следует из разъяснений налоговиков (письмо МНС РФ от 29.04.2004 г. № 09-3-02/1912), даже одно оборудованное стационарное рабочее место вне расположения юридического лица создает обособленное подразделение и обязывает это лицо стать на учет в налоговом органе по месту нахождения такого, с позволения сказать, обособленного подразделения.

Кроме этих различий, приводящих к путанице, Налоговый и Гражданский кодексы оперируют таким понятием, как «отдельный баланс». В зависимости от того, выделено или нет обособленное подразделение на «отдельный баланс», на него могут или не могут быть возложены обязанности по уплате налога и/или сдаче налоговой отчетности. Так вот, несмотря на то, что законодательство содержит отсылки к этому термину, его определения нет не только в законодательных актах, но и в подзаконных. Правильнее сказать, теперь нет.

В ранее действовавшем ПБУ 4/96 понятие было раскрыто. Приведем его. Под отдельным балансом понимается система показателей, формируемая подразделением организации и отражающая его имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организацией, в том числе составления бухгалтерской отчетности. При этом подразделения организации, выделенные на отдельные балансы, составляют отчетную информацию применительно к порядку, установленному Положением ПБУ 4/96. Однако в 1999 году Минфин своим приказом утвердил ПБУ 4/99, которое этого определения уже не содержит.

Получается, понятие «отдельный баланс» — это рудимент, относящийся к периоду, предшествующему принятию Налогового кодекса. Суть этого термина заключалась в том, что обособленное подразделение, созданное в соответствии с нормами Гражданского кодекса, наделенное имуществом, имеющее расчетный счет, признавалось налогоплательщиком по основным налогам (НДС, налог на прибыль, налог на имущество, местные налоги).

В настоящее время смысл этого понятия применительно к положениям Гражданского кодекса практически невозможно определить или конкретизировать. Что же касается обособленных подразделений, имеющих «отдельный баланс и расчетный счет (подразделения)», то Налоговый кодекс вменяет в обязанность организаций отдельное декларирование в местах расположения таких подразделений ЕСН (ст. 243 НК РФ), налога на имущество (ст. 386 НК РФ) и по некоторым видам местных налогов (там, где они еще сохранились). Фактически в нынешней редакции Налоговый кодекс под обособленным подразделением, имеющем «отдельный баланс» и расчетный счет «по умолчанию», подразумевает филиал или представительство (см., например, письмо Минфина от 29.03.2004 г. № 04-05-06/27).

Филиал, представительство, дочернее предприятие: какую форму выбрать?

Письма и разъяснения чиновников да и учебно-методические материалы, раскрывая различные особенности учета и налогообложения обособленных подразделений, не дают сколько-нибудь внятного ответа на вопрос, в чем преимущества и в чем недостатки тех или иных форм «обособленцев». Ведь, в конце концов, подразделение создается не с целью удовлетворить требования налоговых инспекторов и иных контролирующих органов, а для развития бизнеса.

В принципе, все производственные вопросы можно с одинаковым успехом решить как в дочернем предприятии, так и в филиале. Представительство, как организационная форма, ранее рассматривалось исключительно как подразделение, не ведущее активных операций, однако в современных условиях его статус практически не отличается от статуса филиала. Обособленное подразделение, возникшее по признаку наличия стационарных рабочих мест, имеет, с точки зрения производственных отношений, практически те же возможности, что и филиал.

Чем же руководствуются предприятия при выборе формы? Причины и обстоятельства кроются в организации управления предприятием, структуре внутренних взаимоотношений и правилах налогообложения внутрикорпоративных перемещений, основных средств, сырья, промежуточного продукта, готовой продукции, товаров, инвестиций. В Таблице 1 предпринята попытка систематизации отличий в налогообложении некоторых видов операций.

Как можно понять из Таблицы 1, с позиций организации учета и отчетности, подразделение в виде дочернего предприятия имеет смысл создавать при относительно малой производственной зависимости этого подразделения от головного предприятия, т.к. передача любых видов активов может создавать налоговую базу либо на стороне передающего, либо на стороне принимающего предприятия.

В свою очередь обособленные подразделения свободны от этого недостатка. Отметим также, что в обособленных подразделениях легче обеспечить централизацию управления, что бывает важно на предприятиях с большой численностью работников, подразделения которых расположены на значительном удалении друг от друга.

Особенности организации бухучета в компании, имеющей обособленные подразделения

Рассмотрим общие положения организации подобного учета.

1. В обособленных подразделениях, не выделенных на отдельный баланс.

Такие подразделения не имеют отдельного банковского счета. Все виды активов (денежных, ТМЦ, средств труда, ОС) эти подразделения получают из головного подразделения или филиалов. Обычно в подразделениях не создается бухгалтерская служба. Тем не менее первичные учетные документы, касающиеся учета труда и начисления зарплаты, выполнения работ (услуг), выпуска продукции, оприходования ТМЦ, могут оформляться в обособленном подразделении. Хотя их перенос в общую структуру бухучета предприятия производится головным подразделением, куда передаются документы в соответствии с локальными актами, регулирующими документооборот предприятия.

Для обеспечения полноты синтетического и аналитического учета в структуре плана счетов организации открываются дополнительные субсчета (или вводятся аналитические признаки), позволяющие идентифицировать активы и обязательства, связанные с деятельностью обособленного подразделения. В некоторых случаях в штате обособленного подразделения может быть предусмотрено наличие бухгалтера, в обязанность которого входит обработка первичных документов. В этом случае в головное подразделение может быть передана часть тела учета, а также некоторые виды реестров, документов или справок в зависимости от того, что предусмотрено в учетной политике предприятия в целом.

Во многих методических материалах авторы рекомендуют производить отражение операций обособленного подразделения на счетах бухгалтерского учета головного подразделения. Мы полагаем, что при компьютерном формировании и обработке документов (в большинстве компьютерных бухгалтерских программ работа «от документа» является обычной и привычной) учет целесообразнее вести с применением счета 79, т.е. так же, как и по филиалам.

2. Учет в обособленных подразделениях, выделенных на отдельный баланс.

В подразделении, выделенном на отдельный баланс, организации, как правило, предусматривают собственные бухгалтерские службы, которые включают должность главного бухгалтера обособленного подразделения. В этом случае бухгалтерией ведется учет всех операций, имущества и обязательств обособленного подразделения, осуществляется обработка, систематизация и хранение первичной документации, формирование отчетности обособленного подразделения в том объеме, который предусмотрен дейст­вующим законодательством и локальными нормативными актами.

Выше упоминалось о том, что понятие «отдельный баланс» является своеобразным реликтом, который запутывает и делает неоднозначными некоторые требования действующих нормативных документов. В частности, пункт 33 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 г. № 34н) требует, чтобы бухгалтерская отчетность организации включала показатели деятельности филиалов, представительств и иных структурных подразделений.

Раньше действительно обособленные подразделения, выделенные на отдельные балансы (филиалы, представительства), были обязаны формировать бухгалтерскую отчетность и сдавать ее вместе с налоговой, т.к. признавались налогоплательщиками по основным налогам. Однако с принятием Налогового кодекса ситуация коренным образом изменилась: плательщиком налогов является организация в целом, а обособленное подразделение может лишь исполнять обязанности налогоплательщика по некоторым видам налогов. Поэтому формировать и сдавать в контролирующие органы бухгалтерскую отчетность они не обязаны.

Таким образом, современная трактовка процитированной выше нормы означает, что отчетность обособленного подразделения — это внутренняя отчетность, передаваемая в головное подразделение и предназначенная для составления бухгалтерской отчетности по предприятию в целом.

3. Учет внутрихозяйственных расчетов при наличии обособленных подразделений.

Для обобщения информации о видах расчетов с филиалами, представительствами и другими обособленными подразделениями, как выделенными, так не выделенными на отдельный баланс, в соответствии с приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н, используется счет 79 «Внутрихозяйст­венные расчеты». Его применяют для расчетов по выделенному имуществу, взаимному отпуску материальных ценностей, продаже продукции, работ, услуг, передаче расходов по управленческой деятельности, оплате труда работникам подразделений и т.д.

К счету 79 обычно открывают субсчета, обеспечивающие перемещение активов и пассивов между головным и обособленным подразделениями, например:

• 79-1 «Расчет по выделенному имуществу»,
• 79-2 «Расчеты по текущим операциям» и др.

Учетной политикой предприятия может допускаться перемещение активов и пассивов между филиалами. Единственное исключение — основные средства, которые, даже если перемещаются, должны быть отражены на счете 79-1. Другими словами, документальное оформление таких перемещений может происходить только через головное подразделение.

Аналитика счета 79 обычно строится так, чтобы по каждому обособленному подразделению можно было получить адекватное представление о структуре его активов и пассивов.

Рассмотрим порядок отражения стоимости имущества, выделенного головной организацией своим обособленным подразделениям.

Особенностью внутрихозяйственных операций является то, что передача имущества, ТМЦ и иных активов не является реализацией. Кроме того, следует понимать, что любые виды перемещения этих активов не изменяют валюту баланса предприятия в целом. Эти требования могут быть обеспечены при соблюдении требования одномоментности отражения операций и у головной организации, и у подразделения (например, см. Таблицу 2).

Как видно из представленной таблицы, сальдо счетов после совершения операций по передаче ОС из головного подразделения в обособленное не привело к изменению валюты баланса, не изменило общего сальдо счетов 01 и 02, а итоговое сальдо счета 79.1 равно нулю.

Главной особенностью учета на предприятии, имеющем обособленные подразделения, является непрерывный контроль над тем, чтобы итоговое сальдо по счету 79 всегда оставалось нулевым. Ведь если какое-либо из подразделений допустило ошибку в отражении приема-передачи активов и/или пассивов, то неизбежно возникнет ненулевой остаток по счету 79.

Для документального подтверждения передачи активов и/или пассивов расчеты между обособленным подразделением и головной организацией сопровождаются выпиской авизо (извещения), которое составляется в двух экземплярах. Соответственно, к каждому авизо прилагаются копии первичных учетных документов: актов, накладных, счетов-фактур и пр., которые послужили основанием для отражения этой хозяйственной операции. В том случае, если документооборот между головным офисом и подразделением достаточно велик, то в одном авизо может быть указано несколько операций, например, за один день.

Выше мы отмечали, что структура с обособленными подразделениями лучше других позволяет обеспечить вертикальную интеграцию компании в целом. Это может быть достигнуто, например, при помощи того, что получение выручки от заказчиков, в соответствии с нормами приказа об учетной политике и иными локальными актами, регулирующими полномочия обособленных подразделений, будет осуществляться только на счет головного подразделения. Кроме того, если подразделение имеет большой собственный документооборот, то целесообразно передать бухгалтерской службе обязанности по полному или частичному формированию проводок по реализации.

Для вертикально интегрированной компании на уровне проводок это может иметь следующий вид (см. Таблицу 3).

Очевидно, что если головное подразделение контролирует входящие денежные потоки, то именно оно осуществляет расчеты по закупкам ТМЦ, оборудования, а также с иными поставщиками и подрядчиками, а это, в свою очередь, снижает вероятность несанкционированных расходов. Передача сведений о такого рода операциях производится следующей системой проводок (см. Таблицу 4).

Наконец, для целей централизации и распределения прибыли, оставляемой в распоряжении предприятия, а также учета налогов, уплачиваемых из прибыли, может быть применена схема проводок, указанная в Таблице 5 (при условии, что все подразделения безубыточны).

Рассмотренный пример показывает возможности и особенности формирования и централизации (в рамках вертикально интегрированной компании) выручки, уплаты налогов, применения вычетов, распределения прибыли, оставляемой в распоряжении предприятия. Приведенные примеры не содержат каких-либо усложняющих дело обстоятельств и, самое главное, не раскрывают особенностей налогового учета в компаниях, имеющих обособленные подразделения. Приведем только один из таких примеров, причем, не самый сложный — относительно кассовых операций.

Как известно, порядок ведения кассовых операций требует, чтобы все поступления и выдача наличных денежных средств отражались в этом документе. При этом организация должна вести только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана (п. 23 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40). Если следовать этим требованиям, организация и ее подразделения должны делать записи в кассовую книгу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Очевидно, что сделать это, если головной офис и подразделения значительно удалены друг от друга, практически невозможно. Многие компании поступают следующим образом: в подразделениях, имеющих баланс и расчетный счет, открывают самостоятельные кассы. Соответственно, на каждое подразделение заводится своя кассовая книга. Большинство контролирующих инстанций считают, что этот вариант является приемлемым, однако он не соответствует требованиям Порядка ведения кассовых операций, а организация, при неблагоприятном развитии событий, может быть привлечена к ответственности по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях.

В № 10 и 11, 2006 журнала «Налоговый учет для бухгалтера» читайте продолжение статьи. Автор ответит на вопросы, как организовать ведение книг покупок и продаж в многофилиальной компании? Какие имеются особенности в заполнении счетов-фактур выдаваемых и принимаемых в филиалах и иных обособленных подразделениях? Как организовать налоговый учет и применение ПБУ18 в многофилиальной компании? Как произвести распределение налога на прибыль в многофилиальной компании? Как организовать учет внутреннего хозрасчета? Можно ли построить учет в обособленном подразделении, не имеющем расчетного счета также как и в филиале? Как объединить отчетность и распределение налогов по нескольким филиалам, расположенным в одном субъекте федерации?

1 79.х — субсчет или аналитический признак (субконто) к счету 79, предназначенный для приведенной операции.

2 НПР/фед — налог на прибыль в федеральный бюджет.

3 НПР/суб — налог на прибыль в бюджет субъекта Федерации.

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы?

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, вчасти 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше - лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Ответственность за нарушение правил хранения

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Поэтому если нарушить порядок и срок хранения документов, то организации и ее ответственным сотрудникам грозит наказание .

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Такой порядок следует из пунктов 6.2-6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Не всегда понятно, где организация должна хранить бухгалтерские документы обособленного подразделения (например, филиала). Хранить документы нужно непосредственно в подразделении или в головном отделении организации?

Ответ на этот вопрос зависит от организационно-правовой формы организации.

Так, закон об ООО позволяет держать документы в любом месте, которое известно участникам организации (п. 2 ст. 50, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Филиал как раз можно считать таким местом. Поэтому документы ООО могут находиться как в головном отделении, так и в обособленном.

А вот в акционерных обществах бухгалтерские документы, до того как они попадут в архив, нужно хранить в том подразделении, к которому они относятся (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Но уже сам архив может быть как в головном, так и в обособленном подразделении. В правилах нет требования создавать его строго по местонахождению головной организации (Положение, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Каких-либо исключений для реорганизованных организаций законодательство не содержит. А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70.

По общим правилам при реорганизации организации-правопреемнику переходят все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ). При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н.

Передача документов в архив

Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Так предусмотрено пунктом 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:

• составить внутреннюю опись;

• составить лист-заверитель;

• подшить (переплести) дело;

• пронумеровать листы дела;

• оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: может ли организация передать в архив бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет ?

Да, может.

Порядок передачи документов в архив организации определен в пункте 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Ситуация: можно ли сдать в архив электронные документы ?

Да, можно.

Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30-2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

• значимость, полнота (завершенность) документов;

• аутентичность (полнота и достоверность) документов;

• отсутствие дублирования информации в документах.

Это следует из раздела IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6-4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты - 20.01.2009-01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;

• самостоятельно уничтожить документы - сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Учет расходов на хранение

В бухучете расходы организации на формирование дел отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (Инструкция к плану счетов).

Если такие работы выполняли сотрудники по гражданско-правовому договору, то начисленное им за это вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 76

- начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.

Если работы по формированию дел выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то начисленное вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 70

- начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.

НДФЛ с таких выплат рассчитайте так же, как и по всем остальным трудовым договорам.

Отчетность, готовящаяся для сдачи в инспекцию (в том числе и годовая отчетность по итогам очередного финансового года), формируется в целом по организации, то есть с включением показателей всех ее подразделений (п. 8 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. N 43н). Иначе говоря, для составления бухгалтерской отчетности всего предприятия показатели бухгалтерских балансов, а также отчетов о прибылях и убытках суммируются. Очевидно, что при этом учетная политика, выбранная компанией, должна быть едина для всех ее филиалов, представительств и иных подразделений. Филиалы и иные обособленные подразделения не вправе применять принципы учета, отличающиеся от принципов, утвержденных головным офисом.

Нужно наладить обмен учетной информацией с филиалами. Не всегда это просто. Как показывает практика, иногда возникают ситуации, когда бухгалтерия получает из обособленного подразделения требуемую информацию с опозданием. В крупных компаниях, имеющих разветвленную сеть, филиалы могут быть расположены на большом расстоянии от центрального офиса. Поэтому неудивительно, что бухгалтеры сталкиваются иногда с задержками при передаче оригиналов бумажных документов. Очевидно, что подобная неслаженность не самым лучшим образом отражается на эффективности работы бухгалтерского подразделения компании и в худшем случае может привести к необходимости подачи уточненных налоговых расчетов (деклараций), в которых уже будут учтены не присланные вовремя данные и пересчитаны показатели. Это приведет к необходимости уплаты пеней. Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуется разработать специальное положение о филиале, которое будет определять все вопросы документооборота между бухгалтериями головного подразделения и филиала. Либо посвятить этим вопросам отдельный пункт в учетной политике предприятия. В особенности стоит обратить внимание на четкое определение сроков представления информации (документов, отчетности) из филиала, а также ее состав.

Бухгалтерский учет в компании, имеющей филиалы, можно вести двумя способами. Первый - централизованный, то есть учетные функции филиала исчерпываются только оформлением первичных документов, а вся остальная работа проделывается в центральном офисе. Этот вариант требует очень хорошо отлаженной системы доставки документов в головное подразделение, без нарушения сроков. Его разумно применять, если филиал не занимается активной деятельностью и количество его финансово-хозяйственных операций невелико. Второй способ - когда филиал ведет бухгалтерский и налоговый учет практически без вмешательства головного подразделения и, в частности, формирует обособленный баланс, который затем направляет в основную бухгалтерию для консолидации в целом по организации. Этот подход применяют для филиалов, которые имеют крупные обороты и большое число операций.

Что касается хранения первичных документов, то, где их держать, организация решает самостоятельно. Специальных законодательных требований здесь нет, компания исходит исключительно из соображений собственного удобства. Оформлять внутренним документом решение по хранению документов в основной бухгалтерии или в бухгалтерии филиала не требуется, но этот момент можно прописать в учетной политике предприятия либо в положении о филиале.

Во многих случаях удобнее иметь документы в головном подразделении. В особенности это логично, когда центральный офис сам ведет бухгалтерский и налоговый учет. Но и в случае наличия обособленного баланса у филиала первичные документы можно хранить в управляющей бухгалтерии. Это позволит, во-первых, отслеживать правильность оформления первичной документации, а, во-вторых, при проверке оперативно представить требуемые сведения инспекторам. Напомним, что если организация не сдаст затребованные сведения, то она будет оштрафована в размере 50 руб. за каждый отсутствующий у инспекторов документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Срок представления документов - 10 рабочих дней, причем он может быть продлен, если компания по каким-либо причинам не имеет возможности его соблюсти. Для продления необходимо письменно уведомить налоговую инспекцию о невозможности сдать документы, с обоснованием причин и указанием сроков, когда это станет возможным (п. 3 ст. 93 НК РФ). Такое уведомление нужно успеть сделать в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов.

Что касается темы проверок, то самостоятельная выездная проверка может проводиться только в отношении того филиала (представительства), создание которого закреплено в учредительных документах фирм (ст. 55 ГК РФ). Время проведения проверки в данном случае ограничено сроком в один месяц, и продлеваться он не может. Самостоятельная выездная налоговая проверка филиала или представительства проводится на основании решения налогового органа по месту нахождения обособленного подразделения.

В отношении других подразделений, не отраженных в учредительных документах, налоговый контроль может проводиться только в рамках проверки юридического лица в целом. Продолжительность проверки в данном случае вне зависимости от количества подразделений составляет 2 месяца. Данный срок может быть продлен до 4 или, в исключительных случаях, до 6 месяцев (п. 6 ст. 89 НК РФ).

Итак, для корректного ведения учета, а также во избежание проблем с налоговыми органами при проверках организация должна наладить документооборот между подразделениями. Рассмотрим особенности обмена информацией в двух указанных выше случаях - если филиал является "зависимым" от центрального офиса в плане ведения учета (то есть только сам филиал лишь заполняет "первичку") и - второй случай - если филиал выделен на отдельный баланс.

Прежде всего в учетной политике должны быть установлены неукоснительно соблюдаемые сроки передачи текущих документов. Например, каждую неделю по вторникам и пятницам. За передачу документов приказом руководителя необходимо назначать ответственных лиц. Сотрудника филиала должен курировать бухгалтер из центрального подразделения, который будет принимать документы по описи (конечно, это необязательно, но желательно, если работа еще не налажена). Конечно, если головное подразделение территориально удалено от филиала, то и времени передачи "первички" затребует немало, что плохо сказывается на оперативности учета. Чтобы ускорить процесс, можно применять информационные технологии. Самый простой вариант - дублировать по электронной почте документ, который еще не дошел до центрального офиса. Таким образом, основная бухгалтерия сможет получать всю информацию, содержащуюся в недошедших документах, в более оперативном режиме.

В отличие от только что рассмотренного случая обособленные подразделения, о которых пойдет речь сейчас, ведут бухгалтерский и налоговый учет самостоятельно практически в полном объеме. В связи с этим в центральный офис они сдают уже итоговую информацию о заключительных оборотах по счетам бухгалтерского учета. В настоящее время в основном для передачи таких данных используется специальное программное обеспечение, то есть информация передается дистанционно в электронном виде. В тех же случаях, когда у компании нет такой возможности, используется авизо. Официальной формы этого документа нет, фирма разрабатывает его самостоятельно с учетом требований к оформлению, установленных п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Авизо - это извещение в письменном виде об изменении состояния взаимных расчетов. Во внутрихозяйственных расчетах чаще всего используется для сообщения о приеме-передаче затрат, финансовых результатов и обязательств. В то же время на такие операции, как передача имущества или денег, авизо не оформляется. Авизо составляется в двух экземплярах. Первый направляется в основную бухгалтерию, и на основании него там делаются соответствующие записи в бухгалтерском и налоговом учете. При этом используется счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Второй экземпляр с отметкой о том, что информация доведена до сведения центрального офиса, остается в филиале. Для однотипных операций может оформляться одно общее авизо. Сроки передачи авизо в головное подразделение закрепляются в учетной политике предприятия. Также авизо используются для внутренних расчетов между обособленными подразделениями одной организации.

Применение ПБУ 18/02 филиалами и головной организацией.

Нужно ли бухгалтеру подразделения отражать проводки по ПБУ 18/02, в том числе и по итогам года? Если у филиала возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом, можно поступить следующим образом. В целом по организации необходимо утвердить в учетной политике одинаковые для всех филиалов регистры бухгалтерского учета, в которых подразделения будут формировать ежемесячно информацию о возникающих постоянных и временных разницах. Эту информацию по регистрам филиалы направляют в центральный офис, где она консолидируется. Вместе с информацией по разницам филиал передает центральному офису сумму бухгалтерской прибыли по авизо. Основная бухгалтерия рассчитывает общие по всей компании величины постоянных и временных разниц. Далее исходя из этих разниц она исчисляет постоянные и отложенные налоговые активы и обязательства и отражает их у себя в бухгалтерском учете. Данные проводки делаются только в центральном офисе, поскольку плательщиком налога на прибыль является именно юридическое лицо, а не его обособленное подразделение. Что же касается филиала, то он отражает в своем учете только ту сумму налога, которая ему передается по авизо из центрального офиса. Доля налога, приходящаяся на филиал, определяется исходя из среднесписочной численности работников (расходов на оплату труда) и остаточной стоимости амортизируемого имущества по алгоритму, прописанному в п. 2 ст. 288 НК РФ.

Иногда компании сталкиваются с неверным заполнением первичных документов в филиалах. Особенно эта проблема актуальна для счетов-фактур, так как именно они являются основанием для принятия НДС к зачету. Следовательно, ошибки могут дорого обойтись организации. Решить эту трудность можно при помощи подробного консультирования сотрудников, отвечающих за оформление. Также можно подготовить для данных сотрудников специальные подробные инструкции по заполнению документов. Так, счета-фактуры оформляются всегда от имени организации, указываются ее наименование (в строке "Продавец") и адрес центрального офиса. В то же время в строке "Грузоотправитель и его адрес" пишут наименование и адрес филиала. ИНН указывается всей организации, а КПП - структурного подразделения. Эти правила заполнения счетов-фактур одинаковы как для филиалов, имеющих отдельный баланс, так и для филиалов, не ведущих самостоятельно учет в полном объеме.

Книги продаж и покупок ведутся в соответствии с требованиями Налогового кодекса, а также Постановления Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость". Выбранный порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и книг продаж следует прописать в учетной политике организации. Например, можно закрепить следующие правила.

Филиал может вести самостоятельно журналы регистрации полученных и выданных счетов-фактур, а также книги покупок и продаж. Но эти реестры будут считаться разделами общих по всей организации журналов регистрации счетов-фактур и книг покупок и продаж. Для облегчения работы в бухгалтерии центрального офиса может оперативно вестись единая книга продаж и единая книга покупок в электронном виде. Для этого нужно, чтобы у центральной бухгалтерии был доступ к книгам покупок и продаж филиала, представленным также в электронном виде. Эту задачу позволяет решить современное программное обеспечение, предназначенное для целей учета. В книге продаж филиала счета-фактуры нумеруются в порядке возрастания, сами номера имеют специальный индекс, который является уникальным для каждого филиала. То есть этот индекс является составной частью номера счета-фактуры. По истечении каждого налогового периода по НДС ответственные сотрудники филиала оформляют книгу продаж и книгу покупок должным образом - то есть прошнуровывают их, нумеруют страницы. Книги заверяет печатью подразделения и своей подписью старший бухгалтер филиала. Затем они передаются в центральное подразделение. Причем переданы могут быть оригиналы, а копии оставлены в филиале, или, наоборот, оригиналы остаются в филиале, а копии направляются в головной офис. Также направляется информация, содержащаяся в книгах покупок и продаж в электронном виде. Затем основная бухгалтерия формирует единые по всей компании книгу покупок и книгу продаж, а также заполняет налоговую декларацию по НДС.

График документооборота.

График документооборота составляется, чтобы упорядочить движение документов в организации. Это позволит обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.

График документооборота может представлять схему или таблицу, одна из форм которой приведена в Положении. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение "первички" как в целом по организации, так и по ее отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение.

График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются "подведомственные" сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

За несоблюдение графика документооборота работников можно лишить поощрения - премии. Но это крайняя мера - можно договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без "штрафного" распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение.

Чтобы филиал или обособленное подразделение создавали вам меньше проблем, необходимо уделить особое внимание налаживанию документооборота с ним. А также не стоит обходить вниманием и сотрудников филиала. С ними нужно провести специальную разъяснительную работу о том, какие документы, в какой срок и каким образом должны оформляться. Воспользуйтесь для этого советами лектора.

Итак, уважаемые слушатели, прежде чем начать наш разговор, напомню, что все первичные документы работники филиала должны составлять от имени или на имя организации. Поскольку именно ей принадлежат вес права и обязанности по сделкам. Обратите внимание: не филиал ведет деятельность, а организация через него. Таковы нормы законодательства. Ведь согласно статье 55 Гражданского кодекса РФ, обособленные подразделения, в частности филиалы, не являются юридическими лицами. Они лишь наделяются правом представлять интересы фирмы и выполнять ее функции. Это юридические тонкости.

Теперь перейдем непосредственно к бумагам. Порядок документооборота филиала напрямую зависит от того, выделен он на баланс или нет. Предлагаю начать с наиболее распространенной ситуации, когда филиал не имеет отдельного баланса. В этом случае, как вы понимаете, бухгалтерский и налоговый учет в полном объеме ведет головной офис. А филиал занимается только оформлением первичных документов, например договоров, накладных, счетов-фактур. И соответственно, эти документы из филиала в головное предприятие должны поступать вовремя, без задержек.

Для этого необходимо установить четкие сроки их передачи. Например, доставлять документы в головной офис один раз в не делю, по понедельникам. Конкретный срок фиксируется во внутренних нормативных актах. Это могут быть учетная политика, график документооборота организации или отдельный приказ о сроках сдачи документов филиалами. И не забудьте назначить ответственных за прием-сдачу документов. Именно от них вы будете требовать неукоснительно соблюдать принятый порядок.

Теперь что касается самого процесса передачи документов. Чтобы они "не терялись", советую при передаче оформлять сопроводительный реестр. Вы можете сами составить форму реестра и объяснить работникам филиала, как ее заполнить. В реестре указывается номер филиала, период, за который передаются документы. Более того, обязательно надо указать перечень документов с их реквизитами: наименованием, номером, датой, суммой. Реестр оформляется в двух экземплярах и подписывается ответственными сотрудниками филиала и головного офиса.

Когда филиалы располагаются в разных городах, документы могут приходить с опозданием. Хороший выход из этой ситуации - обмен информацией по электронной почте. То есть работники филиала наравне с почтовым отправлением отсылают тот или иной документ по электронной почте. В этом случае головная организация сможет своевременно отразить все необходимые данные в бухгалтерском и налоговом учете и не будет зависеть от момента поступления "первички".

Как правильно обмениваться данными

Теперь поговорим о том, как лучше организовать документооборот филиала, если он выделен на баланс. Такие обособленные подразделения ведут бухгалтерский учет самостоятельно. Соответственно, в головную организацию должна поступать информация о заключительных оборотах по счетам бухучета, видам доходов и расходов для расчета налога наприбыль. Кроме того, обмен данными необходим для контроля внутрихозяйственных расчетов между филиалом и головным офисом.

Прежде всего, передавать данные можно при помощи специально разработанного программного обеспечения. Например, вести учет в единой бухгалтерской программе. Нo, к сожалению, далеко не у каждой фирмы есть такая финансовая возможность. Поэтому многие идут более простым путем и используют документ, который называется авизо, или извещение. Авизо показывает корреспонденцию счета 79 "Внутрихозяйственные расчеты" по дебету и по кредиту с другими счетами для каждой хозяйственной операции. Унифицированной формы авизо нет, вы разрабатываете ее сами и утверждаете с учетной политике.

Но не забудьте, что созданный вами документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. - 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Как может выглядеть форма авизо, я вам сейчас расскажу. Она очень простая и легко заполняется. Вы сейчас и сами в этом убедитесь. Рассмотрим пример передачи сумм НДС в головной офис. Предположим, филиал занимается торговлей. При покупке товара он делает такие проводки

ДЕБЕТ41 КРЕДИТ 60

10 000 руб. - приобретем товар;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

1800 руб. - выделен входной НДС;

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19

1800 руб. - принят к вычету входной НДС.

Затем купленный товар реализуется:

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90 субсчет "Выручка"

- 14160 руб. - отражена выручка от реализации товара;

ДЕБЕТ 90 субсчет "Себестоимость продаж" КРЕДИТ 41

10 000 руб. - списана себестоимость реализованного товара;

ДЕБЕТ 90 субсчет "Налог на добавленную стоимость" КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по НДС"

2160 руб. - начислен НДС в бюджет.

Таким образом, по балансу филиала проходит сумма НДС, полученная при приобретении товара, а также сумма налога, начисленная при реализации. Однако обязанность перечисления налога в бюджет лежит на головном офисе, поскольку налогоплательщиком НДС является сама организация. Соответственно, филиал должен передать ему данные для определения налоговой базы.

По окончании месяца филиал передает головному офису сумму начисленного и полученного НДС:

ДЕБЕТ 79 субсчет "Расчеты по текущим операциям" КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по НДС"

1800 руб. - передана сумма входного НДС, подлежащего вычету;

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 79 субсчет "Расчеты по текущим операциям"

2160 руб. - передана сумма начисленного НДС.

Суммы НДС заносятся в авизо Они должны совпадать с данными книги покупок и книги продаж филиала. Выписки из книг прикладываются к авизо, получив авизо, головной офис делает проводки:

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ "РАСЧЕТЫ ПО НДС"

КРЕДИТ 79 субсчет "Расчеты по текущим операциям"

1800 руб. - получена от филиала сумма входного НДС, подлежащего вычету;

ДЕБЕТ 79 субсчет "Расчеты по текущим операциям" КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по НДС"

2160 руб. - получена от филиала сумма НДС к уплате.

Итак, на основании авизо филиала головная организация формирует записи у себя в бухгалтерском и налоговом учете. Кроме того, проверяет, правильно ли ведет учет филиал. Выпи-сывается авизо в двух экземплярах: один остается в филиале, а другой предается в организацию. Сроки представления документа вы прописываете в учетной политике.

-Елена Витальевна, авизо требуется составлять отдельно для каждой операции?

Нет, не обязательно. Если у вас немного хозяйственных операций, то вы можете собрать информацию о них в одном документе. Главное, чтобы авизо был передан в срок

Нюансы оформления счетов-фактур, кассовых документов

Хотелось бы обратить ваше внимание на то, как филиал должен заполнять счета-фактуры. К сожалению, здесь бывает больше всего ошибок. В результате у покупателя могут возникнуть проблемы с вычетом по НДС. Кроме того, много сложностей вызывает ведение книги покупок и книги продаж в филиале. И не все знают, как оформлять собственную кассовую книгу филиала. Об этом мы сейчас с вами и поговорим.

Итак, с чета-фактуры, которые выписывает филиал, оформляются по определенным правилам. Запомните, счет-фактура выставляется всегда от имени организации. В строках 2 "Продавец" и 2а "Адрес" указывается наименование самой организации и ее адрес, то есть адрес головного офиса. А вит в строке 3 "Грузоотправитель и его адрес" должны быть данные структурного подразделении: его наименование и почтовый адрес. В строке 26 "ИНН/КПП продавца" нужно указывать И1IIIорга-низации и КПП структурного подразделения*.

Счет-фактура должен быть составлен в течение пяти календарных дней с даты отгрузки. Такова норма пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ. Скажите, а если филиал - это только склад, и на баланс он не выделен. Как нужно оформлять счета-фактуры?

Рекомендую правила оформления счетов-фактур донести до сведения сотрудников филиала, которые непосредственно их выписывают. Оптимальный вариант - составить памятку, образец. И прикрепить его возле рабочего места каждого сотрудника, занимающегося счетами -фактурами.

Кстати, нелишним будет сделать такую же памятку и для входящих счетов-фактур, если филиал сам напрямую работает с поставщиками. Сделайте образец, как должны быть оформлены полученные счета-фактуры. Тогда работник филиала сможет сразу проверить, правильно ли они заполнены, и тем самым оградить фирму от возможных неприятностей с налоговиками.

Итак, в строке 4 "Грузополучатель и его адрес" должны быть записаны наименование и адрес филиала. В строках 6 "Покупатель" и 6а "Адрес" - реквизиты головной организации в соответствии с учредительными документами. А в строке 66 "ИНН/КПП покупателя" - ИНН организации и КПП филиала.

Что касается журнала регистрации полученных и выданных счетов-фактур, то обособленным подразделениям разрешено вести его как разделы единых журналов организации*. С книгами покупок и книгами продаж та же картина.

В конце каждого налогового периода по НДС соответствующие разделы книг передаются в головной офис и включаются в единую книгу покупок и книгу продаж по организации в целом. При этом в головную организацию могут быть переданы подлинники разделов, а в филиале оставлены заверенные ко-пии, и наоборот.

Такой порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и книг продаж вы должны отразить в учетной политике У филиалов, работающих с наличностью, возникают проблемы с оформлением кассовой книги. Дело в том, что специальный порядок по ведению кассовой книги для организаций, имеющих обособленные подразделения, законодательством не установлен. А по общим правилам организация должна вести одну кассовую книгу. Таковы требования пункта 23 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директо-ров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. - 40.

Понятно, что головной офис и филиалы не могут одновременно вести записи в одной кассовой книге, особенно если значительно удалены друг от друга. Ведь согласно пункту 24 Порядка записи в кассовую книгу нужно вносить сразу же после получения или выдачи денег по кассовым ордерам. При этом прием или выдача денег производится в день составления кассового ор-дера*.

Поэтому, на мой взгляд, ведение филиалом своей кассовой книги при расчетах наличными вполне оправданно. Тем более что официального запрета на это нет.

Кроме того, Минфин России позволяет компаниям вести операционную кассу. Для этого в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен специальный субсчет счета 50, который так и называется - "Операционная касса"*.

То есть вы можете кассовые операции по филиалам отра-жать на этом субсчете.

Соответственно, в учетной политике нужно указать, что основная касса находится в головном офисе, а в филиалах открыты операционные кассы. При этом в филиалах оформляются операционные кассовые книги по форме " КО-4"".

Также напоминаю, что по кассовым документам, как и по всем остальным, вы должны выбрать порядок нумерации. И закрепить его в учетной политике. А также ею или отдельным приказом установите сроки передачи информации по кассе филиала и кассовой документации в головной офис.

-Елена Витальевна, а как быть с лимитом кассы филиала?

Если филиал открывает собственный расчетный счет в банке, то этот банк устанавливает филиалу свой лимит. В противном случае лимит кассы устанавливается единый длявсей организации в целом. Исходя из него руководитель решает, какой будет лимит у каждого филиала. Чтобы проконтролировать соблюдение лимита, кассы филиала должны передавать в головной офис сведения об остатках на конец дня.

-То есть лимиты касс подразделений будут складываться?

Да, конечно. Например, общий лимит для всей организации - 100 000 рублей. Головному офису устанавливается лимит 50 000 рублей, филиалу? 1 - 30 000 рублей, филиалу?2-20 000 рублей. Все это делается внутренним распоряжением по организации Елена Витальевна, такой вопрос. В филиале используется кассовый аппарат, который зарегистрирован по местонахождению головной организации. Если мы его не перерегистрируем по местонахождению филиала, какие будут санкции?

Дело в том, что штраф предусмотрен только за отсутствие кассового аппарата. Это статья 14.5 КоАП РФ. Поэтому вам штрафные санкции не грозят. Однако налоговики считают, что ККМ нужно регистрировать по местонахождению филиала. Такую точку зрения они высказали в письме ФНС России от 6 июня 2005 г. ?22-3-12/1013.

Поэтому, на мой взгляд, лучше кассовый аппарат перерегистрировать, чтобы избежать споров с налоговой инспекцией.

-Хотелось бы уточнить. У меня много филиалов и каждый имеет свой расчетный счет. Скажите, в какую налоговую инспекцию нужно сообщать об открытии расчетного счета?

В инспекцию по местонахождению организации. И сделать это вы должны в течение семи рабочих дней. Такова норма пункта 2 статьи 23 Налогового кодекса РФ.

-А мне в нашей налоговой инспекции говорят, что нужно сообщать по местонахождению филиала. Я так и делаю.

Они не правы. Норма четко прописана в кодексе. Если у вас не приняли сообщение об открытии счета, то пусть подтвердят это письменно. Иначе сами же и оштрафуют по статье 118 Налогового кодекса РФ. Размер штрафа - 5000 рублей Мы занимаемся автострахованием, и у нас рабочие места созданы во многих автосалонах Москвы, а также в области. Головной офис находится в Москве. Должны ли мы регистрировать эти рабочие места в Москве или только те, которые в области?

Подразделения, которые открыты в том же городе, что и организация, но на территории, подведомственной другой налоговой инспекции, также ставятся на учет. Так разъяснили чиновники в письме Минфина России от 16 февраля 2005 г, - 03-06-05-04/35. При этом вы должны сообщить в свою налоговую инспекцию о том, что вы создали обособленное подразделение.

-Елена Витальевна, а обязательно хранить первичные документы филиала в центральном офисе?

Этовы решаете сами. Но я считаю, что вся документация по филиалу должна храниться в головной организации. Это позволит, с одной стороны, проконтролировать правильность отражения операций в бухучете филиала. А с другой стороны, у вас будет меньше проблем при налоговой проверке организации.

Как выглядит филиал с отдельным балансом

Что значит"филиал, выделенный на отдельный баланс", в налоговом законодательстве и нормативных актах по бухучету не сказано. Однако Минфин России в письме от 29 марта 2004 г. - 04-05-06/27 все же разъяснил, что под "отдельным балансом" следует понимать набор определенных показателей. Их устанавливает сама организация. Перечень показателей и формы отчетности, которые представляет филиал, должны быть зафиксированы во внутренних документах, например в положении о филиале. Как правило, отчетность филиала состоит из тех же показателей, что и отчетность головного офиса. Это делается для того, чтобы было проще сводить итоговые суммы. Получив авизо, головной офис делает проводки.

Все организации обязаны хранить первичные документы. Это предусмотрено и Федеральным законом «О бухгалтерском учете», и Налоговым кодексом. Если предприятие этого не делает, его оштрафуют. Как правильно хранить документы и что с ними делать, когда истечет положенный срок, вы узнаете из нашей статьи.

Как долго хранить документы

В статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете » сказано, что организация должна хранить первичные документы не менее пяти лет. Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, то речь в нем идет о бухгалтерских документах.

В Налоговом кодексе установлены несколько иные сроки. Так, в статье 23 НК РФ говорится, что «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», должны храниться четыре года. А те документы, которые подтверждают убыток, переносимый на будущее, следует хранить в течение всего срока, пока организация уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка. На это указано в статье 283 НК РФ. Разделить документы организации на бухгалтерские и те, которые необходимы только для расчета налогов, довольно сложно. Как это сделать, не знают ни налоговики, ни чиновники из Минфина. Поэтому лучше всего хранить все свои документы в течение пяти лет.

Кроме того, не следует забывать, что сроки хранения документов также регламентируются архивным законодательством. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом 06.10.2000, установлено, что и как долго следует хранить. Так, первичные бухгалтерские документы следует хранить пять лет. А документы по учету кадров, в том числе лицевые счета работников – 75 лет. Обратим внимание, что срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда был оформлен документ.

Где хранить документы

Где хранить обработанные документы, организация может решить самостоятельно. При этом вариантов у вас немного. Вы можете:

• хранить документы в организации
• сдать документы на хранение в архив

Как хранить документы в организации

Порядок хранения документов в организации устанавливает главный бухгалтер. Обычно обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру, бухгалтеры подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки.

Каждый бухгалтер сам решает, как ему удобнее сортировать документы. Кто-то подшивает все выставленные в адрес организации счета к договорам, кто-то – к платежным документам, а кто-то – в отдельную папку. Все зависит от количества первички и вида деятельности. Самое главное, чтобы бухгалтер мог быстро найти нужную бумагу. Правда, для счетов-фактур предусмотрен особый порядок хранения. Так, счета-фактуры, которые вы получили от поставщиков, а также вторые экземпляры счетов-фактур, выданных вами покупателям, следует хранить в специальных журналах.

Если бухгалтерский учет в организации ведется на компьютере, то по требованию налоговиков следует делать бумажные копии первичных документов. На это указано в пункте 7 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете ».

Как передать документы в архив

Если у вас накопилось слишком много документов, которые негде хранить, то их можно сдать в архив. Причем архив может быть как государственным, так и частным.

Для того чтобы сдать документы в Росархив, следует заключить договор с его территориальным подразделением. Причем в таком договоре будет сказано, что работники архива вправе приходить в организацию с проверкой. Однако на практике вероятность этого очень мала.

Сотрудники архива придут к вам только в двух случаях. Во-первых, по решению суда. Это может произойти, если в суд обратился ваш бывший работник, которому вы не выдали справку о его стаже. Во-вторых, они могут прийти по просьбе трудовых инспекторов, если те в ходе своей проверки нашли какие-либо нарушения в кадровых документах. Кроме того, организации, которая сдает документы в архив, следует знать, что уничтожить теперь эти бумаги без разрешения сотрудников архива будет нельзя. На акте об уничтожении теперь обязательно должна быть подпись архивного работника.

Организация может сдать документы и в частный архив, который имеет лицензию на эту деятельность. Обычно такие архивы не только хранят документы, но и уничтожают их. Правда, существует ситуация, когда вам все же придется столкнуться с сотрудниками Росархива. Это случится, если ваша организация будет ликвидироваться без правопреемника. В таком случае все документы, которые касаются ваших работников (учетные карточки, лицевые счета и т. д.), а также остальные документы, по которым еще не истек срок хранения, следует сдать в территориальное отделение Росархива. Туда же следует сдать и учредительные документы организации.

Штрафы

Любая организация несет ответственность за сохранность первичных документов. И если они пропадут по какой-то причине, ей придется заплатить штраф в размере:

• 5000 рублей, если нет бухгалтерских документов, которые относятся к одному налоговому периоду
• 15 000 рублей, если нет бухгалтерских документов за несколько налоговых периодов
• 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы

Такие штрафы установлены в статье 120 НК РФ. Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов руководителя фирмы могут оштрафовать в размере от 2000 до 3000 рублей. На это указано в пункте 15.11 Кодекса об административных правонарушениях.

Но всех этих штрафов можно избежать, если вы покажете налоговикам, что документы утеряны не по вашей вине. Например, их украли, они сгорели или затоплены. Поэтому в случае любой форс-мажорной ситуации позаботьтесь о том, чтобы у вас было ее документальное подтверждение (к примеру, справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов с их описью или справка от пожарных).

Но имейте в виду, что если ваши документы сгорели, а в помещении, в котором вы их хранили, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором такую ситуацию не признают. Аналогично и с кражей. Если ваше помещение, в котором вы хранили документы, не запиралось, то штраф придется заплатить. Напомним, что потребовать у организации документы налоговики могут только за три последних года. Поэтому оштрафовать организацию по статье 120 НК РФ за отсутствие документов за четвертый год они не вправе.

Оштрафовать руководителя могут не только налоговики, но и сотрудники архивной службы. Но их штраф значительно меньше – от 300 до 500 рублей. Он установлен в статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. Правда, будем точнее: ни налоговики, ни сотрудники архивной службы не могут сами принять решение о штрафе. Они лишь вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье. Он и будет решать, брать с руководителя штраф или нет.

Как уничтожить документы

Документы, срок хранения которых уже истек, организация может уничтожить. Для этого руководитель предприятия должен издать приказ, которым утверждается специальная экспертная комиссия. Эта комиссия и будет решать, какие бумаги уничтожать. В комиссию должны входить компетентные работники организации, способные оценить важность документов и возможность их уничтожения.

Затем комиссия должна составить акт о выделении документов на уничтожение, который утверждает руководитель организации. Затем все собранные папки пересчитывают и упаковывают в мешки. После этого их можно уничтожить любым способом, в том числе и самым распространенным – сжечь. Если бумаг очень много, то документы на сжигание можно отдать в котельную.

Кроме того, бумаги можно сдать в специализированную организацию, которая занимается переработкой вторсырья. В любом случае после уничтожения комиссия должна составить еще один акт – о физическом уничтожении документов. Если организация за сданные во вторсырье документы получила деньги, то их сумму следует отразить в составе операционных доходов.

Пример

ООО «Меркурий» получило от ЗАО «Вишенка» за сданную макулатуру 1200 рублей, в том числе НДС – 200 рублей. Бухгалтер «Меркурия» сделает в учете такие проводки:

• ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91-1 – 1200 рублей – получены деньги за сданную макулатуру
• ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» – 200 рублей – начислен НДС к уплате в бюджет