Консультации и советы бухгалтера
Вы здесь: Единая упрощенная декларация

Доведение приказов до исполнителей. Делаю личные дела сотрудникам, формирую все документы посмотрите, скажите что не так, может будет удобнее по другому


Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку.

Приказы по основной деятельности также готовятся в одном экземпляре. При необходимости с них делается копия и заверяется.

На это указывает и Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», в котором говорится, что приказ (в единственном числе) подписывается руководителем.

Т.е. обычно готовится три экземпляра - один (оригинал), подписанный руководителем (руководитель подписывает только ОДИН экземпляр), два других Вы заверяете, в отдел кадров в Приказы по личному составу, другой (заверенная копия) - в бухгалтерию, третий (заверенная копия) - в личное дело.

Целесообразно в инструкции по делопроизводству упорядочить хранение оригиналов - определить, где хранится оригинал, и кому передаются копии. Приказы по личному составу относятся к деятельности отдела кадров, что также подтверждает и перечень хранения документов, поэтому оригинал с подписью работника должен быть в отделе кадров. При этом, ни в одном нормативном документе не написано что в бухгалтерии должны храниться оригиналы документов по личному составу. Поэтому делайте 1 оригинал, а остальным при необходимости копии.

Но если у вас есть документ, определяющий порядок хранения оригиналов приказа, то наличие в бухгалтерии или кадрах копии без росписи работника не может влечь ответственности работодателя, если на оригинале есть подпись работника.

Примечание:

При этом следует обратить внимание, что работник знакомится с документами, относящимся к его деятельности, но при этом также нет указания на то, что при изготовлении нескольких оригиналов приказов работник должен быть ознакомлен с каждым экземпляром оригинала приказа. Т.е. и в этом случае достаточно ознакомить работника с одним экземпляром оригинала приказа и иметь подтверждение факта ознакомления (роспись работника на оригинале).

1.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе.

Порядок работы с документами

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в ГСДОУ, .

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:

    коллективный договор;

    положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, );

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие - к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в перечня, утвержденного .

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в перечня, утвержденного .

Как визировать кадровые документы

Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству.

Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Порядок проставления визы на документах прописан в , утвержденном .

При наличии замечаний к документу их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу.

Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа (например, договоры, протоколы). Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном .

В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции добавьте фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». В случае спорной ситуации в суде не нужно будет доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.

В приказах по унифицированной форме отсутствует такая графа, как «Виза», однако в соответствии с в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа.

Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок визирования самостоятельно, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.

На практике документы, как правило, визируют следующие должностные лица:

    руководитель подразделения, подготовившего документ;

    исполнитель, подготовивший документ;

    руководители заинтересованных подразделений;

    руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);

    заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;

    руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;

    руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Руководитель своим приказом (в произвольной форме) назначает лиц, ответственных за визирование тех или иных документов.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Зайцева Екатерина,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»

Самые важные изменения этой весны!Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.


  • Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

  • Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
    • 3.1. Реквизит «Подпись» в унифицированных формах предусматривает только подпись руководителя организации. Однако, как уже говорилось (см. п. 1.3 главы 2), право подписи под кадровыми приказами может быть делегировано руководителем организации одному из своих заместителей, менеджеру по персоналу или руководителю обособленного структурного подразделения. Здесь имеется явное противоречие, недоработка унифицированных форм приказов: в названии вида документа присутствуют варианты «приказ» и «распоряжение», т.е. заложена возможность их подписания уполномоченными должностными лицами, а подпись предусмотрена только для руководителя организации:

    Между тем ст. 16 и 67 ТК РФ в контексте заключения трудового договора упоминают «работодателя или его представителя», а Пленум Верховного Суда РФ своим постановлением «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» от 17 марта 2004 г. № 2 разъяснил, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с законом; иными нормативными правовыми актами; учредительными документами юридического лица (организации); локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников.
    Следовательно, подписи этих лиц под кадровыми приказами являются абсолютно легитимными (законными), несмотря на то, что напрямую это в унифицированных формах не предусмотрено. И поскольку согласно Порядку применения унифицированных форм* убирать из них ничего нельзя, мы оставляем в распоряжениях слова «руководитель организации» и указываем должность лица, уполномоченного подписывать кадровые приказы.
    Таким образом, в реквизите «Подпись» в строке «должность» в приказах указывается должность руководителя организации («директор», «генеральный директор», «президент», «управляющий» и т.п.) либо должность руководителя обособленного структурного подразделения (например: «директор Южного филиала» и др.), а в распоряжениях — должность уполномоченного представителя работодателя («заместитель директора», «заместитель генерального директора по персоналу», «директор по персоналу», «менеджер по персоналу», «директор филиала», «руководитель представительства» и т.п.).
    Этот реквизит может быть оформлен следующим образом:

    3.2. Во всех унифицированных формах приказов предусмотрена виза ознакомления работника. Это общее правило: в любом приказе обязательно должны быть визы ознакомления всех фигурантов (т.е. тех работников, чьи фамилии фигурируют в этом приказе). Совершенно ясно, что от работников, не ознакомленных с приказами по основной деятельности, нельзя требовать исполнения этих приказов. Что же касается приказов по личному составу, то работники, не ознакомленные с приказами, могут неверно представлять себе условия, на которых они приняты на работу или переведены на другую работу, направлены в командировку, с какой формулировкой уволены, на какой срок получили отпуск и т.п. И в случае возникновения конфликтных ситуаций (трудовых споров) довод работника «А я не знал!», приведенный им в судебном заседании, окажется решающим для суда.
    Помимо того, что подпись работника об ознакомлении с приказом обязательна, необходимо помнить еще и о возможности спора о том, не подделана ли эта подпись, не был ли приказ издан или переделан «задним числом» с подложной визой ознакомления.
    Решить этот вопрос можно только с помощью экспертизы подписи работника. Однако на почерковедческую экспертизу не принимаются подписи, состоящие меньше, чем из трех букв. А ведь автографы (личные подписи) работников зачастую представляют собой просто небольшую «закорючку с хвостиком», которую невозможно идентифицировать. К тому же, даже при наличии необходимого минимума материала для исследования далеко не всегда удается дать определенное экспертное заключение. Поэтому стоит вспомнить, как подписывают документы клиенты нотариуса, который всегда просит их написать помимо автографа полностью фамилию, имя и отчество: в случае судебного спора о подлинности подписи эксперт получает достаточный объем статистического материала и может сделать четкие выводы.
    Большой опыт разрешения конфликтных ситуаций между работником и работодателем привел автора к выводу о том, что кадровикам имеет смысл частично перенять методику нотариусов. Разумеется, не нужно требовать, чтобы работник полностью писал имя, отчество и фамилию, но весьма желательно, чтобы его автограф был в виде фамилии, написанной полностью, — этого вполне может быть достаточно, чтобы решить вопрос о подлинности подписи:

    Конечно, знакомить работников с приказами необходимо вовремя. Для приказов о приеме на работу этот срок установлен ч. 2 ст. 68 ТК РФ: «Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы».
    Для других приказов сроки ознакомления ТК РФ не предусмотрены. Однако можно делать логические выводы из существующих правил:
    1) по общему правилу приказ вступает в законную силу с момента его подписания руководителем организации, если иное не установлено в тексте самого приказа.
    Другими словами, в тексте приказа, изданного, например, 28 мая, может быть сказано, что работник принимается на работу (переводится на другую работу, увольняется, направляется в командировку, в отпуск и т.д.) именно в этот день, т.е. 28 мая. Однако в тексте приказа может быть указана и любая последующая дата, например 1 июня. Это означает, что приказ, изданный 28 мая, вступает в законную силу 1 июня;
    2) для того чтобы приказ был легитимным, работник должен быть с ним ознакомлен не позднее чем в день вступления приказа в законную силу (если более ранние или более поздние сроки не установлены законом).
    Следовательно, приказ, вступающий в законную силу вдень издания, желательно представить работнику на ознакомление в тот же день, т.е. дата издания приказа и дата ознакомления с ним работника будут совпадать. В качестве примера рассмотрим приказ о приеме работника на работу:

    Приказ, вступающий в законную силу в более поздние, чем дата его издания, сроки, должен быть представлен на ознакомление до его вступления в законную силу или в крайнем случае в тот день, когда приказ начинает действовать, т.е. дата издания приказа будет наиболее ранней, следующей будет дата ознакомления работника с приказом, и затем — дата в тексте приказа (день, с которого приказ начинает работать) либо дата ознакомления и дата в тексте могут совпадать:


    Безусловно, в целях доказывания необходимо, чтобы дата ознакомления была написана от руки самим работником.
    Таким образом, предлагая работнику ознакомиться с приказом, кадровику рекомендуется произносить стандартные фразы: «Прочитайте, пожалуйста, внимательно приказ. Вам все в нем понятно? Тогда напишите (вот здесь) полностью свою фамилию и поставьте сегодняшнюю дату».
    3.3. Визы согласования*. Многих практикующих кадровиков удивляет, что в унифицированных формах приказов отсутствуют визы согласования. Однако это отнюдь не упущение Госкомстата. Дело в том, что согласование, т.е. предварительное рассмотрение и оценка соответствующим должностным лицом организации проекта приказа, не является, с точки зрения соблюдения законодательства, обязательным. Вопрос о необходимости согласования проекта приказа со специалистами своей фирмы решает директор. Автору приходилось видеть приказы с восемью-девятью визами согласования. Вряд ли имеет смысл до такой степени усложнять процесс издания приказа. Конечно, если в организации есть штатный юрист, который хорошо знает не только хозяйственно-договорное, но и трудовое законодательство, вполне разумным будет согласование с таким специалистом всех кадровых приказов. Остальные варианты согласования определяются индивидуально, внутри каждой организации, и визы ознакомления вводятся в унифицированную форму.
    Однако есть особый случай, когда виза согласования является обязательной. Согласно п. 18 Положения о главных бухгалтерах утвержденному постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59 (в редакции от 17 апреля 2002 г.), назначение, перемещение и увольнение материально ответственных лиц (кассиров, кладовщиков, продавцов и др.) производятся по согласованию с главным бухгалтером. Следовательно, на приказах о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении материально ответственных лиц обязательно должна быть виза согласования с главным бухгалтером.
    Разумеется, на приказе может быть и несколько виз согласования.
    Поскольку визирование, как уже говорилось, — это рассмотрение и оценка проекта документа, а документ становится таковым с момента подписания его автором, на визирование необходимо представлять еще не подписанный проект приказа. Проект приказа может быть завизирован за некоторое время до подписания, и дата издания приказа будет более поздней, чем дата в визе согласования:

    Либо проект приказа визируется перед подписанием приказа директором в этот же день:

    В случае если специалист, визирующий приказ, не согласен с его содержанием, он не вправе отказаться от проставления своей подписи в реквизите «Виза согласования». Он обязан расписаться, дополнительно изложить свои замечания на отдельном листе бумаги, подписать их и передать на рассмотрение руководства, сделав пометку об этом над визой. После этого руководитель организации принимает решение: направить приказ на доработку либо подписать его, проигнорировав замечания:

    Виза согласования может быть оформлена в нижней части лицевой или оборотной стороны приказа либо, если приказ должно завизировать большое количество специалистов, визы оформляются на отдельном листе согласования, прилагаемом к приказу.

    ПРИЛОЖЕНИЯ
    Приложение 1

    Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа).
    Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

    Виды приказов в организации

    Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно - срок их хранения.

    Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее - Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов - по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

    При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

    Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

    Фрагмент документа

    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

    Перечень к ним относит:

    • соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
    • эксплуатацию зданий, помещений;
    • транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
    • обеспечение безопасности организации.

    При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

    Задача приказов по личному составу - отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

    Обратите внимание на один важный момент:

    • До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
    • Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

    А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

    Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

    Таблица 1

    Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

    Регламентация создания приказов

    Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

    • имеющих добровольный порядок применения:
      • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
      • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее - Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
    • либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:

    Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).

    В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.

    Пример 1

    Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов

    Свернуть

    5. Подготовка и оформление приказов

    5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее - Компания).

    5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.

    5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие - лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

    5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.

    5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.

    5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

    5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

    5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

    В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

    Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.

    Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

    Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

    Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».

    5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

    5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

    5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

    5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

    5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

    5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, - 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта - 16, начертание - полужирное.

    5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.

    5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.

    5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.

    5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.

    5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

    5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

    5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.

    5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.

    5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:

    ОД - приказы по основной деятельности,

    ЛС - приказы по личному составу,

    АХ - приказы по административно-хозяйственным вопросам.

    Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.

    Датой приказа является дата его подписания.

    5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.

    5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.

    Бланк и реквизиты приказа

    По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

    Варианты грамотного оформления различных видов бланков и правила работы с ними описаны в статье «Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства »

    В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

    В Примере 2 мы видим бланк приказа:

    • в него входят следующие реквизиты:
      • наименование организации,
      • наименование вида документа,
      • место составления или издания документа;
    • здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).

    Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:

    • заголовок к тексту;
    • текст документа;
    • подпись.

    Реже в приказ вносятся:

    • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
    • отметка о наличии приложения;
    • визы согласования документа;
    • отметка об исполнителе.

    Наименование организации

    В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках - сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 - ЗАО «СПК-Самара»).

    Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).

    При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).

    Наименование вида документа

    Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2-4 межстрочных интервала после наименования организации.

    Место составления документа

    Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).

    Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

    Свернуть

    Заголовок к тексту

    Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.

    Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

    Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, - по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, - центрированными.

    Текст приказа

    Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:

    Пример 6

    Образцы констатирующей части приказа

    Свернуть

    «В целях оптимизации системы делопроизводства» или

    «Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,

    «В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

    За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.

    Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

    Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.

    В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант - генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).

    Оформление приложений

    В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:

    1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).

    Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:

    • (приложение 1),
    • (Приложение 1),
    • (Приложение № 1),
    • если у приказа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)».

    Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).

    Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере 8) и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).

    Отметка об исполнителе

    Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).

    Согласование приказа

    Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.

    В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования, а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации - визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования - еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

    Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа.

    Допускается оформлять визы на отдельном листе - так называемом листе согласования (его образец см. в Примерах 13 и 14).

    Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз - это только информация/сигнал для того, кто подписывает документ. Его судьбу решает подписант (лист согласования прилагается к проекту распорядительного документа, передаваемого на подпись уполномоченному лицу).

    Пример 12

    Подпись

    Оформление реквизита «Подпись» на распорядительных документах происходит стандартным образом. В его состав входит наименование должности подписанта, личная подпись и расшифровка, в которой первыми указываются инициалы, затем фамилия (Пример 15).

    В совместных приказах подписи располагают на одном уровне. Логично выстроить подписи в том же порядке (слева направо), в каком в «шапке» приказа фигурируют стороны, его составившие (см. Пример 16). Допускается также выстраивать последовательность подписантов по алфавиту.

    Регистрация приказа

    После подписания приказ подлежит регистрации: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата его подписания.

    Дата традиционно оформляется двумя способами:

    • цифровым (например, 15.11.2013) или
    • словесно-цифровым (15 ноября 2013 г.).

    Регистрационный номер может быть простым порядковым номером документа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными и (или) цифровыми индексами (например, номером дела по номенклатуре, индексом подразделения-автора и т.п.). Если организация предпочитает отдельно регистрировать приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (не говоря уже о приказах по личному составу, отдельная регистрация которых вменяется в обязанность), к номерам могут присоединяться соответствующие буквенные сокращения: ОД, АХ, ЛС. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.

    Совместным приказам каждый автор присваивает свой номер, а дата регистрации у них, как правило, совпадает (см. Пример 16). При этом на приказе номер первого автора (он расположен выше или левее второго) указывается до косой черты, а номер второго - после.

    В будущем, ссылаясь на приказ (как, впрочем, и на любой другой документ), необходимо писать: «приказ ООО «Трансформатор» от 17.01.2014 № 11», т.е. сначала воспроизводить дату регистрации и потом номер, а не наоборот. На совместный приказ ссылка будет такой: «приказ ООО «Дом мебели» и ООО «Персонал» от 20.01.2014 № 43 / 12», при этом у ООО «Дом мебели» данный документ зарегистрирован под № 43, а у ООО «Персонал» - под № 12.

    Пример 15

    Внутренний приказ (с визами согласования и результатами ознакомления на обороте)

    Оборотная сторона внутреннего приказа

    Ознакомление с приказом

    Со многими распорядительными документами должны быть ознакомлены те работники, которых непосредственно касается изданный приказ. Например, если создается рабочая группа, с изданным приказом нужно ознакомить всех ее членов, а с некоторыми приказами требуется ознакомить абсолютно всех работников организации. Этого требует, в частности, Трудовой кодекс РФ: согласно ст. 22 работодатель обязан знакомить работников под личную подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

    Если ознакомить с приказом нужно всего нескольких человек, это можно сделать прямо на оригинальном экземпляре документа. Тогда при подготовке проекта на его оборотной стороне можно заранее подготовить место для ознакомления (см. Примеры 15 и 16). Если число лиц значительно, то можно составить отдельный лист ознакомления.

    Его действие распространяется только на сотрудников этой организации. Все локально-нормативные акты, принимаемые работодателем, не должны противоречить российскому федеральному законодательству или законодательству субъектов Российской Федерации.
    Приказами оформляются решения нормативного характера, решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы предприятия (организации).
    Приказ по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по основным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание приказов по кадрам, как правило, наделяется руководитель предприятия (организации, учреждения). К его полномочиям также относится отмена ранее изданных приказов, а в необходимых случаях - и ранее изданных распоряжений по кадрам. Распоряжение по кадрам - документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) по второстепенным вопросам кадровой работы. Полномочиями на издание распоряжений по кадрам обычно наделяются заместители руководителя предприятия (организации, учреждения), а также руководители обособленных структурных подразделений.
    В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, предоставлении отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.
    Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под роспись. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
    При соблюдении правил работы с документами приказы должны печататься на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

    Классификация локально нормативных актов

    Все приказы (распоряжения) по кадрам можно условно разделить на две функциональные группы:

    1. издаваемые для документирования управленческих решений, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работников предприятия;
    2. издаваемые для документирования управленческих решений по другим вопросам кадровой работы, непосредственно не связанных с трудовой деятельностью работников предприятия.

    Формы первичных документов, применяемых при ведении кадрового делопроизводства, утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г. При этом, позже, после вступления с 01 января 2013 года Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, признаны не обязательными к применению. Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
    В отношении документов, применяемых в кадровом делопроизводстве , применение утверждённых Госкомстатом форм более привычно для многих хозяйствующих субъектов. Запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.
    Кроме того, отказываться от применения всех унифицированных форм довольно рискованно.
    В Информации N ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).
    По учету кадров (в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1) приняты следующие формы:

    • N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
    • N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";
    • N Т-2 "Личная карточка работника";
    • N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";
    • N Т-3 "Штатное расписание";
    • N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";
    • N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
    • N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";
    • N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
    • N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";
    • N Т-7 "График отпусков";
    • N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
    • N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";
    • N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
    • N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
    • N Т-10 "Командировочное удостоверение";
    • N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
    • N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";
    • N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

    Классифицировать приказы, при ведении кадрового делопроизводства, по срокам хранения можно руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее - Перечень). В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. Ниже приведен пример разделения приказов на основании Перечня:

    19 Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: Хранить За исключением

    а) по основной (профильной) деятельности
    Например: приказы об утверждении нового штатного расписания, о возложении обязанностей и др.

    Постоянно

    Присланные для сведения – до минования надобности
    Исключение составляют приказы, посвященные текущим проблемам (например, приказ о перенесении праздничных дней, которые пришлись на выходные дни). Такие документы хранятся три года.

    б) по личному составу
    прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение;
    аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

    О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках,
    отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутри российских и зарубежных командировках - срок хранения 5 лет

    в) по административно - хозяйственным вопросам

    С соответствии с указанными сроками хранения при разделении приказов, необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.
    Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы. Классификация приказов будет индивидуальной для каждой организации. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.
    Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс (К, ОД, ЛС), каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения. Индексация может быть: на основании цифр, на основе букв, или смешанной.


    Свернуть Показать

    В опрос оформления подписи на документе очень важен. Ведь в случае нарушений документ будет считаться неподписанным уполномоченным лицом, т.е. не имеющим юридической силы.

    Свернуть Показать

    Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности (Краткий словарь видов и разновидностей документов, Главное архивное управление при Совете министров СССР, ВНИИДАД, Центральный государственный архив древних актов. - М., 1974).

    Приказ - акт руководителя органа государственного управления, государственного учреждения, коммерческой организации, содержащий обязательные для работников установки (Современный экономический словарь).

    Приказ - это организационно-распорядительный документ, относящийся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД)) (класс 0200000).

    Как оформить право подписи?

    Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. На предприятии приказ, как правило, подписывает руководитель. Поясним, на чем основываются его полномочия.

    Исполнительный орган юридического лица воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью организации. При этом он может быть как единоличным - генеральный директор (или директор) организации, так и коллегиальным - правление (или дирекция). Именно в уставе организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор и правление (если оно предусмотрено). В уставе указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому, чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с уставом предприятия.

    См. образец оформления выписки из устава в Примере 1. Для рассматриваемой ситуации ключевой является фраза «7.4. Генеральный директор Общества: ...издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества». Такая формулировка означает, что подписывать приказ в организации может только ее генеральный директор.

    Пример 1

    В уставе отражено право подписи приказов только гендиректором

    Свернуть Показать

    Пример 2

    Делегирование права подписи приказов на постоянной основе

    Свернуть Показать

    Но приказ может подписать и другое должностное лицо, при этом тоже возможно несколько вариантов. Систематизируем их, указав, кто может подписать приказ за генерального директора предприятия и какими документами фиксируются эти полномочия:

    Важно! Если делегируется подписание документа, который имеет «хождение» не только внутри организации, а должен представляться еще и третьим лицам, то дополнительно право подписи нужно будет подтвердить доверенностью . К подписанию приказов это обычно не относится. Чаще имеет отношение к письмам, договорам, налоговой отчетности и т.д. Более детально тему доверенностей мы рассмотрим в ближайших номерах журнала.

    Рассмотрим подробнее вариант № 2.1 - делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя уставом .

    Пример 3

    Отражение в уставе делегирования полномочий временно отсутствующего гендиректора

    Свернуть Показать

    На время отсутствия генерального директора по причине его отпуска, временной нетрудоспособности, командировки его обязанности исполняет заместитель генерального директора, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.

    В этом случае сотрудник становится исполняющим обязанности генерального директора, действуя на основании устава, и, соответственно, обладает всеми полномочиями последнего, в том числе правом подписи документов в пределах его компетенции. Доказать полномочия исполняющего обязанности генерального директора перед третьими лицами (контрагентами, контролирующими органами) можно следующими документами:

    • нотариально заверенной копией устава или выпиской из него, где сказано, кто руководит юридическим лицом в отсутствие генерального директора;
    • приказом о назначении соответствующего лица на должность заместителя генерального директора;
    • документом, фиксирующим отсутствие гендиректора (больничный либо приказ о направлении в командировку, в отпуск).

    Если уставом будет закреплен такой порядок исполнения обязанностей генерального директора, то назначить исполняющим обязанности отсутствующего руководителя можно будет только то должностное лицо, которое указано в уставе. В нашем случае - это заместитель генерального директора.

    Теперь рассмотрим вариант № 2.2, когда делегирование полномочий временно отсутствующего руководителя оформляется приказом (в Примерах 4 и 5 показаны образцы таких приказов).

    В подобном случае для подтверждения полномочий исполняющего обязанности нужно будет предъявить:

    • приказ об исполнении обязанностей генерального директора в связи с его командировкой, отпуском или временной нетрудо­способностью;
    • если в этом приказе указано Ф.И.О. исполняющего обязанности, а не только его постоянная должность, то приказ о назначении на эту должность конкретного человека предъявлять не потребуется;
    • документ, фиксирующий отсутствие гендиректора.

    Пример 4

    Разовое делегирование полномочий отсутствующего руководителя

    Свернуть Показать

    Пример 5

    Делегирование полномочий отсутствующего руководителя на постоянной основе

    Свернуть Показать

    Но есть еще один экзотический вариант, назовем его № 3. На практике возможна ситуация, когда прежний гендиректор уволился, а нового учредители еще не нашли . Если эта ситуация в уставе не предусмотрена, то собрание участников (акционеров) назначает временно исполняющего обязанности. Для этого необходимо оформить протокол заседания, в котором данная должность временно передается определенному лицу. Именно этот документ и будет подтверждать перед третьими лицами полномочия и право подписи временного руководителя.

    Как оформить реквизит «подпись»?

    Теперь разберемся, как оформить реквизит «подпись» для выявленных ситуаций подписания документов. Начнем с банальностей - процитируем общие правила оформления этого реквизита в организационно-распорядительных документах, к которым и относится приказ.

    Фрагмент документа

    Свернуть Показать

    ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

    3.21. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…

    Фрагмент документа

    Свернуть Показать

    Подпись должностного лица

    В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия)…

    Как видим из приведенных выше извлечений из документов, при оформлении реквизита «подпись» указывается должность того лица, который подписывает документ (а не «за которого» он это делает). Причем следует учитывать, что приказы оформляются на бланках не должностного лица, но только на бланке организации. Поэтому должность указывается кратко (т.е. без повторения в ней наименования организации).

    Итак, если приказ подписывает генеральный директор, то реквизит «подпись» будет выглядеть так, как показано ниже, в Примере 6, а также в Примерах 2, 4 и 5 (напоминаем, что на приказы оттиск печати не ставится).

    Пример 6

    Свернуть Показать

    Если же приказ подписан другим должностным лицом, которому это право изначально дал устав (по нашей классификации это ситуация № 1.2) или руководитель делегировал его приказом вне зависимости от своего отсутствия/присутствия (ситуация № 1.1), то в реквизите «подпись» следует писать должность этого лица:

    Пример 6

    Подпись генерального директора на приказе

    Свернуть Показать

    Если же право подписи документа есть только у руководителя и оно в числе других прав и обязанностей передается тому, кто будет исполнять его обязанности на период отсутствия, тогда уместно появление слов «и.о.» или «исполняющий обязанности». Даже если исполнять обязанности гендиректора Мухина будет его заместитель Артеменко, в ситуациях № 2.1, № 2.2 и № 3 его подпись нужно будет оформить так (личный росчерк и его расшифровка принадлежат Артеменко, а должность указывается с пометкой «и.о. гендиректора»):

    Пример 6

    Свернуть Показать

    Пример 7

    Подпись исполняющего обязанности гендиректора

    Свернуть Показать

    Мы разложили по полочкам возможные варианты грамотного поведения в различных ситуациях, основываясь на существующих правилах оформления. А теперь сделаем важную оговорку. Все вышеперечисленные цитаты с правилами оформления реквизита «подпись» носят рекомендательный характер, поэтому советуем читателям в Инструкции по делопроизводству вашей организации отразить порядок оформления реквизита «подпись» , который может совпадать с рекомендациями, приведенными выше. В этом случае оформление реквизита «подпись» будет «узаконено» для вашей организации.

    Совсем по-другому обстоит дело в том случае, когда руководитель (допустим, Иванов) внезапно уехал в командировку, заболел или ушел в очередной отпуск, при этом делегирование права подписи документов в организации осталось неоформленным. Ну что, знакомая ситуация?

    И тут каждый ухищряется как может. Самыми распространенными вариантами подписания документов являются:

    • указать должность и ее расшифровку, как у гендиректора, и постараться подделать его личный росчерк или поставить оставшуюся в офисе факсимиле (ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30 2003 и Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти содержат требование о том, чтобы реквизит «подпись» включал в себя личную подпись. А она может быть собственноручной, электронной или факсимильной. Ставить ли факсимиле на приказ, решать Вам. Отметим только, что использование факсимиле в организации должно быть предусмотрено органзационно-распорядительными документами, и уж если вы решите поставить факсимиле на приказ, то оцените все риски, которым подвергается ваша организация в случае необходимости доказывать правомерность такого документа в суде. Кстати, если подписывается документ, направляемый в стороннюю организацию, то для его юридической силы должно быть оформлено еще и соглашение сторон о допустимости подписания таких документов при помощи факсимиле);
    • изменяют подписанта, при этом ставят косую черту, предлог «за» или знакомое нам сокращение «и.о.» перед наименованием должности гендиректора Иванова, далее другое лицо (например, Комаров) ставит свой личный росчерк и указывает свои инициалы с фамилией (см. Примеры 8 и 9). Любой из этих вариантов будет неправильным в случае отсутствия полномочий у других лиц подписывать документы вместо генерального директора.

    Пример 8

    Свернуть Показать

    Пример 9

    Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»

    Свернуть Показать

    Пример 10

    Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»

    Свернуть Показать

    Пример 11

    Ошибочный вариант оформления реквизита «подпись»

    Свернуть Показать

    Бывает и так, что проект документа уже подписан другой стороной (например, договор) или проект приказа прошел длительное сложное согласование, собрав множество виз, и на этом документе в реквизите «подпись» уже впечатана должность отсутствующего гендиректора . Можно ли как-то подписать именно эту бумагу, не создавая другой документ, если право его подписи есть у другого присутствующего должностного лица ? Рассмотрим имеющиеся рекомендации:

    Фрагмент документа

    Свернуть Показать

    ГСДОУ (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88, приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33)

    Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

    ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит пояснений относительно того, как оформляется реквизит «подпись» на проекте документа в случае отсутствия генерального директора, когда его подпись уже заготовлена. Указано лишь, что документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

    Нам остается руководствоваться рекомендациями ГСДОУ (полностью - «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения») и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

    Фрагмент документа

    Свернуть Показать

    Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

    При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:


    или

    Но для того, чтобы сделать вышеуказанные требования нормативными именно для вашей организации, их тоже необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству вашей организации. Желательно добавить в Инструкцию наглядный пример оформления подписи в рассматриваемом случае:

    В данном примере приписка «И.о.» перед словосочетанием «Генеральный директор» и Ф.И.О. лица, фактически подписывающего приказ («А.К. Мурашкин»), могут быть выполнены от руки либо машинописным способом, если это удастся осуществить технически.

    Второй вариант - указание должности с припиской «Зам.» перед словосочетанием «Генеральный директор» - возможен, если заместитель имеет право подписывать такие документы.

    В любом случае перед отражением этих тонкостей оформления в Инструкции по делопроизводству их следует согласовать в том числе с руководителем организации. В качестве доводов вы сможете привести цитаты из документов, собранные в этой статье. При этом хочется предостеречь сотрудников служб делопроизводства от злоупотреблений при оформлении реквизита «подпись», т.е. минимизировать «приписки». И уж точно нужно отказаться от косой черты и предлога «за» перед должностью, ведь такие варианты оформления ошибочны и заставят сомневаться в юридической силе «подписанного с таким трудом» документа.

    Сноски

    Свернуть Показать


    Выбор редакции
    Как проходит ограничение родительских прав
    Как проходит ограничение родительских прав
    В соответствии с п. 2 ст. 73СК РФ ограничение родительских прав возможно по двум основаниям:Если оставление ребенка с родителями (одним...

    Социальные стипендии студентам Стипендия детям инвалидам в вузе
    Социальные стипендии студентам Стипендия детям инвалидам в вузе
    Учащиеся вузов и техникумов на дневной форме обучения не имеют возможности зарабатывать себе на жизнь из-за нехватки времени. Именно...

    Особенности вычета на лечение родителей
    Особенности вычета на лечение родителей
    Здравствуйте, уважаемые читатели! В налоговом законодательстве нашего государства говорится, что налоговый вычет – это часть доходов...

    Льготы пенсионерам по земельному налогу
    Льготы пенсионерам по земельному налогу
    Земельный налог оплачивается гражданами ежегодно, однако существует небольшая категория лиц, имеющих льготы. Входят ли в их число...
    Рецепт: Песочное печенье с джемом - домашнее со сладкой начинкой
    Рецепт: Песочное печенье с джемом - домашнее со сладкой начинкой
    Теперь приступим к приготовлению теста, готовится оно очень просто.Соединяем в подходящей посуде размягченное сливочное масло, 1 куриное...
    Заправка для борща на зиму, очень вкусные рецепты из свеклы Заготовка для зеленого борща на зиму рецепт
    Заправка для борща на зиму, очень вкусные рецепты из свеклы Заготовка для зеленого борща на зиму рецепт
    Для любимой классики нам нужны:*Все овощи взвешиваем после очистки.Свекла - 2 кгМорковь - 2 кгЛук репчатый - 2 кгПомидоры - 2 кгМасло...
    Ром с соком – беспроигрышный вариант Ром с апельсиновым соком название
    Ром с соком – беспроигрышный вариант Ром с апельсиновым соком название
    В настоящее время трудно представить себе воспитанного и культурного человека, поглощающего ром, как говорится, «с горла». Со временем...
    Как приготовить рыбу кижуч
    Как приготовить рыбу кижуч
    Кижуч – рыба семейства лососевых. Привлекает данная рыба своей серебристой чешуей. В России данную рыбу ловят от Чукотки до Камчатки, в...
    Слоеный салат «Печенкин Салат печенкин с куриной
    Слоеный салат «Печенкин Салат печенкин с куриной
    Я очень люблю делать слоеный салаты на праздник, т. к. это довольно удобно для меня, ведь такой салат можно сделать накануне, а не...
    Новое
    Популярное