Сколько стоит восстановить печать в трудовой книжки. Как восстановить трудовую книжку работника

Потеря или порча документов, к сожалению, не редкое явление. Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, какие документы понадобятся для полного ее восстановления, что делать, если организация, в которой трудился работник, прекратила свою деятельность – все эти вопросы рассмотрим в статье.

Можно ли восстановить трудовую книжку?

Причины для выдачи дубликата трудовой книжки могут быть разными:

• документ может быть потерян работником;
• трудовая книжка может быть испорчена до состояния, которое препятствует дальнейшей работе с ней;
• восстановление трудовой книжки может понадобится по вине самого работодателя (например, трудовая книжки пострадала по причине пожара или украдена).

Бывают ситуации, когда с книжкой все в порядке – она не утеряна и не пострадала в пожаре, но работник все равно имеет право попросить выдать ему дубликат книжки:

• Если в трудовую книжку были внесены сведения о том, что работник отстранен от выполнения работы по причине привлечения к уголовной ответственности, но в процессе разбирательств оказалось, что обвинение является ложным – работник вправе обратиться к работодателю и попросить его выдать ему дубликат книжки, но без указанной записи.
• Если в трудовую книжку были внесены сведения о том, что работник уволился или переведен на другую работу, но данная запись в последствии была признана незаконной – работник вправе попросить выдать дубликат книжки без данной записи.

Восстановление трудовой книжки, в зависимости от причин, по которым книжка была утеряна или испорчена, и действия работодателя по его восстановлению могут отличаться.

Как восстановить трудовую книжку при утере?

Потеря документа является, пожалуй, одной из самых частых причин, при которой работнику приходится восстанавливать книжку.

Где восстановить трудовую книжку при утере? По последнему места работы. Книжка может быть утеряна как работником, так и самим работодателем, например, в случае кражи. Восстановление трудовой книжки при утере работодателем имеет свои особенности: до начала оформления дубликата трудовой книжки работодателю нужно зафиксировать факт утраты трудовой книжки работника. Составить при свидетелях акт о краже (что будет являться подтверждением факта кражи). Восстановление трудовой книжки после утери в таком случае ляжет на плечи работодателя. При помощи уведомления работодатель попросит сотрудников сообщить все предыдущие места работы, а затем с помощью запросов в организации восстановит всю потерянную информацию.

Как восстановить утерянную трудовую книжку. В РФ, если работник потерял книжку, собирать документы, которые смогут подтвердить периоды его труда в предыдущих компаниях, придется самостоятельно.

Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? Подтвердить работу у предыдущих работодателей можно с помощью документов. Это могут быть приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, справки с прежних мест работы и др.

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?

Самым сложным кажется получить информацию из организации, которая была ликвидирована. Однако данная ситуация не является безвыходной: получить документы, которые подтвердят работу в данной компании, можно в архиве.

Как восстановить трудовую книжку самостоятельно? Для этого необходимо направить запрос в архив, в котором хранятся документы прекратившей существование компании. Если документы находятся в архиве, то справка для восстановления трудовой книжки (образец ее должен содержать необходимую информацию о должности, названии организации, сроках работы на ликвидированном предприятии и номера приказов о приеме на работу и увольнении) будет получена работником. Если организация была реорганизована и имеет правопреемника, за сведениями необходимо обратиться туда.

А если архив утверждает, что данная информация отсутствует, и справка не может быть выдана? Как можно восстановить трудовую книжку в таком случае? Если восстановить информацию через архив или правопреемника не получается, то для установления факта работы у работодателя работник вправе обратиться в суд. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки в суде: работнику понадобятся доказательства, по которым суд решит дело в его пользу: свидетели (например, бывшие коллеги, не менее 2 человек) и документы.

Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии?

Если работник потерял трудовую книжку, основанием для восстановления книжки являются следующие документы:

• заявление работника;
• документы, которые могут быть подтверждением работы у предыдущих работодателей (приказы, справки и т.д.).

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, по ксерокопии? Несмотря на то, что ксерокопия, казалось бы, является документом, который может значительно облегчить восстановление книжки, необходимо знать, что ксерокопии не признаются законодательством документами, подтверждающими трудовые отношения. Как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия? В данной ситуации ксерокопия может использоваться только как источник информации: она содержит полный список компаний в хронологической последовательности, его должности.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Есть еще один популярный путь восстановления содержания трудовой книжки. Можно обратиться в Пенсионный фонд, где хранятся сведения об уплате страховых взносов и о периодах работы граждан в организациях.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд? Сам Пенсионный фонд трудовую книжку восстановить вам не сможет, однако может выдать документ со сведениями об уплате страховых взносов и времени работы в той или иной компании. Справка для восстановления трудовой книжки (образец ПФР) не содержит все сведения, необходимые для заполнения дубликата книжки, но может послужить для восстановления стажа, восстановления последовательности опыта работы. Запрос в фонд может сделать сам работник или его работодатель.

Как восстановить трудовую книжку?

После того, как будут собраны все документы для восстановления записей в трудовой книжке, работодателю стоит оформить дубликат в следующем порядке.

Работник должен составить заявление о выдаче дубликата трудовой книжки, передать его работодателю вместе со всеми документами для восстановления списка мест работы. Если работодатель осуществляет восстановление трудовой книжки при утере работником (образец заявления представлен в конце статьи), то для выдачи дубликата предусмотрен строгий срок – 15 дней со дня обращения работника. Для других ситуаций, при которых требуется выдача дубликата книжки, срок оформления строго не прописан.

В случаях, когда работник просит выдать ему дубликат книжки по причине нахождения там недействительной записи, то необходимо сделать пометку на действующей трудовой книжке. Восстановление трудовой книжки (образец записи) будет выглядеть следующим образом: «Взамен выдан дубликат (серия и номер дубликата)». В правом верхнем углу первой страницы дубликата делается пометка «Дубликат».

Затем работодатель заполняет титульный лист дубликата в общем порядке, основываясь на документах, предоставленных работником.

В графу 3 следует внести запись об общем трудовом стаже. Общий стаж работы следует записать суммарно: общее количество лет, месяцев, дней. При этом не нужно детально расписывать названия компаний, периоды работы у них, должности сотрудника.

Затем в хронологическом порядке необходимо расписать детально всю информацию. В графе 2 – поставить день приема на работу, в графе 3 – записать наименование прежней компании - работодателя, подразделение и должность с указанием квалификации. Например, за основу можно принять следующий образец восстановления трудовой книжки: «Принят в общество с ограниченной ответственностью "Людмила" (ООО "Людмила") на должность старшего кладовщика склада № 5». Записи о переводах делаются таким же образом.

Основным документом, который способен подтвердить реальный стаж работника, указать детали трудовой деятельности, причины увольнения, достижения и награды выступает трудовая книжка. Она является существенным подспорьем при каждом последующем трудоустройстве, а также основанием для начисления пенсии.

Что же делать, если книжка со столь важными записями утеряна? Законодательство предусматривает возможность формирования ее дубликата.

Восстановление трудовой книжки – с чего начать?

Как только был установлен факт утери трудовой книжки, следует определить – по чьей вине это произошло. Такой подход позволяет выяснить, на ком лежит ответственность по восстановлению документа. Вариантов здесь немного, поскольку:

• При наличии у работника места занятости, документ хранится у работодателя;
• В период безработицы он находится на руках у владельца.

Исходя из этого, утеря книжки может произойти по вине работодателя или работника. В первом случае потребуется написать заявление на имя руководителя организации-работодателя о восстановлении трудовой книжки. Если компания откажется заниматься оформлением дубликата и обходить все положенные инстанции, то гражданин имеет право обратиться с иском в суд. В итоге:

• Работодатель восстановит трудовую книжку в принудительном порядке;
• Заплатит работнику компенсацию за каждый день просрочки.

Если же документ потерял сам работник, то порядок восстановления документа зависит от того, какой в нем отмечен стаж работы. Когда весь период трудовой деятельности лицо проработало в одной организации, в случае утраты документа оно обращается к работодателю и тот в течение 15 дней оформляет ему дубликат. При подаче заявления необходимо взять в кадровом отделе расписку с указанием даты, чтобы впоследствии можно было отследить период подготовки доеумента.

При наличии в документе записей о различных местах работы, потребуется потратить на оформление дубликата куда более продолжительный период времени в связи с необходимостью обращения к прежним работодателям, в ПФР и Государственный архив.

Способы восстановления трудовой книжки

Книжку с записями о трудовой деятельности при условии, что она утеряна самим работником, можно восстановить одним из следующих ниже способов.

Через обращение к прежним работодателям

Владельцу потребуется обратиться ко всем своим прежним работодателям с тем, чтобы восстановить информацию о трудовом стаже. Для этого в каждую организацию направляется заявление. На его основании кадровый отдел работодателя формирует справку о периоде работы и должности сотрудника

Через ПФР

Обращение в Пенсионный фонд практикуется в том случае, если один или несколько прежних организаций-работодателей прекратили свое существование. Для этого потребуется:

• Лично обратиться в территориальное отделение ПФР или отправить заказным письмом заявление о восстановлении информации;
• Через 10 дней ПФР бесплатно предоставляет заявителю выписку с указанием мест его работы и занимаемых должностях.

Недостатком такого варианта действий выступает вероятность получения неполных сведений. Дело в том, что персонифицированный учет в России введен совсем недавно. Это значит, что за последние годы информация будет точной, а за более отдаленные промежутки времени может оказаться отрывочной.

Через Государственный архив

Этот способ, как и предыдущий, применяется в случае, если фирмы-работодатели были ликвидированы. Он представляется не только более точным, но и весьма трудоемким, поскольку предполагает:

• Подачу заявок в территориальные отделения Государственного архива по месту регистрации фирм-работодателей (если они располагались в разных регионах, то процесс может затянуться);
• Ожидание представления соответствующей выписки (поскольку законодательство точных сроков не устанавливает, то процесс может растянуться на несколько месяцев).
• Через суд

Этот способ представляется наиболее действенным и удобным. Работник оформляет исковое заявление, а судебные органы в свою очередь рассылают запросы прежним работодателям, в ПФР и собирает свидетельские показания, на основании которых и восстанавливается работника.

Собранные указанными выше способами справки представляются в кадровый отдел по текущему месту работы, где содержащиеся в них сведения и вносятся в новую трудовую книжку. В зависимости от выбранного способа восстановление документа может занять от нескольких недель до нескольких месяцев.

Трудовая книжка, как и любой бумажный документ, может быть утеряна или безвозвратно испорчена. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата трудовой книжки, поэтому восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто. Мы изучили все возможные способы и расскажем, как восстановить трудовую книжку при утере.

Процедура восстановления трудовой книжки (ТК) регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденными . Сам документ восстановлению не подлежит, но его владелец может получить дубликат, который будет содержать все или почти все сведения, которые были в оригинале.

Законодательные нормы, которые подскажут, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Возможность восстановления этого важного документа определена правилами его ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной . Оба этих нормативно-правовых акта являются альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который хочет восстановить свой стаж. Трудовой кодекс, как таковой, в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Неприятности, которые могут произойти с книжкой

Документ с записями о стаже гражданина должен храниться в организации, где он трудоустроен. На руках ТК может быть только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно, в случае порчи или утраты. Также, хранить дома ТК может человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе, или даже регионе.

Что может случиться с этим документом? Трудовую книжку может:

• потерять сам работник;
• потерять отдел кадров организации;
• потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
• привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документ может быть утерян или испорчен в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством и восстановить ТК в такой ситуации, чаще всего, намного проще, чем в индивидуальном случае.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая, как восстановить которую он не знает. Работодателю может быть не сильно важно иметь достоверные сведения о его предыдущих местах работы, поэтому он может не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Однако восстановления в этом случае не произойдет. Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат, а также обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. Также такого человека можно просто направить по прошлому месту работы, для восстановления ТК там.

Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и не может вестись дальше, работодатель может самостоятельно завести дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе, которые можно достоверно узнать из старой книжки.

Кстати, именно такие ситуации наиболее часты, ведь у гражданина может произойти утеря документа о прошлых местах работы после уво-льнения, когда он имеет его на руках. В остальное время до-ку-мент о тру-до-вой био-гра-фии хранится в отделе кадров и доступа к нему его владелец фактически не имеет. Однако, бывают и исключения.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации и за нее отвечает кадровик. Однако, в силу норм он имеет право попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают трудовую на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях гражданин и может совершить утерю. Кроме того, ТК может сгореть, намокнуть или быть украдена.
Если такая неприятность произошла, человек должен незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство. Далее он должен написать за-яв-ле-ни-е о восстановлении данных и вы-да-че дуб-ли-ка-та. На рассмотрение этого заявления и выдачу дубликата работодателю дается всего 15 дней. Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить это самое заявление. В принципе, никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Его текст может выглядеть примерно так:

Генеральному директору

ООО "Пример"

И.И.Иванову

от машиниста 2-го разряда

Антропова Владислва Константиновича

Заявление

Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей на основании п. 31 Правил

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,

утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, в установленные сроки

Подпись /В.К.Антропов/

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае, ему можно произвести восстановление и выдать дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки после утери будет происходить по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2 . Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово "дубликат" в пра-вом верх-нем углу пер-вой стра-ни-цы. При этом данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, в новый документ вносится действующая фамилия и никаких отметок о ее изменении не ставится. Правильно оформленный первый лист выглядит примерно так:

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему све-де-ния о ра-бо-те, вклю-чая по-сто-ян-ные пе-ре-во-ды, а также об уволь-не-нии гражданина. Эти записи делают на ос-но-ва-нии тру-до-во-го до-го-во-ра и до-п-олнительных со-гла-ше-ний к нему, а также информации, вписанной в лич-ную кар-точ-ку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кардровик заполняет раздел о на-граж-де-ни-ях и по-ощ-ре-ни-ях. Запись также делают только на основании документов, хра-ня-щим-ся в организации (при-ка-зам, рас-по-ря-же-ни-ям и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в трудовой книжке, которая была утеряна или испорчена были данные о стаже работы в других организациях, восстановление трудовой книжки становится сложнее. Ведь сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов. Правда, если старый бланк не был утерян, а только получил повреждения, но кадровик все же может прочесть сделанные в нем записи, он может принять его за подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делает общая запись такого вида:"Общий стаж ра-бо-ты со-став-ля-ет 10 лет 7 ме-ся-цев 14 дней". После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин и далее делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик должен помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже, поэтому он должен формировать запросы в организации, которые являлись преды-ду-щими ме-стами ра-бо-ты такого граж-да-ни-на с просьбой выслать необходимую информацию. Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации, работник не должен писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, встает закономерный вопрос, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Задача непростая, поскольку ис-кать пра-во-пре-ем-ни-ка лик-ви-ди-ро-ван-но-го юри-ди-че-ско-го лица и хо-дить по раз-лич-ным ар-хи-вам в по-ис-ке до-ку-мен-тов придется самостоятельно. Ведь Пенсионный фонд России непосредственно в вос-ста-нов-ле-нии утра-чен-ных сведений уча-стия не при-ни-ма-ет, он может только под-твер-дить упла-ту пен-си-он-ных взно-сов и стра-хо-вой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.