Работница изменила фамилию: как правильно внести изменения в кадровую документацию?

РАБОТНИК МЕНЯЕТ ФАМИЛИЮ:

«Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака? Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии? Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?»

Ответим на все вопросы по порядку.

Согласно ст.3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ

«персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.

Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления - не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.

Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.

По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч.3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

Изменение сведений о работнике в личной карточке.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.

Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.

Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ №115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.

Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.

СОТРУДНИК СМЕНИЛ ФАМИЛИЮ или ДРУГИЕ ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ

1. 
   Заявление о смене фамилии
2. 
   (или исправл в ТД - из др. источника)

НЕ ЗАБЫТЬ ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ в ЖУРНАЛ УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

2. Заявление о смене фамилии

Для чего нужен документ

Если у сотрудника меняется фамилия или другие паспортные данные (имя, отчество, дата рождения и т. п.), сведения об этом нужно внести в документы по учету кадров во избежание путаницы и ошибок. Попросите работника написать заявление о смене фамилии в учетных документах. Заявление – документ необязательный, но оно служит дополнительным основанием для изменения персональных данных работника в целях правильности кадрового учета в компании.

В каком виде составляется

Заявление составляется в свободной форме

К заявлению должен быть приложен документ загса, на основании которого у работника изменяются персональные данные. В случае со сменой фамилии это свидетельство о заключении брака
Генеральному директору

ООО «Компания» Иванову И. И.

От переводчика

отдела переводов с английского языка

Маркеловой М. И.
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу изменить в учетных документах фамилию Маркелова на Дьякову в связи с вступлением в брак. Копию свидетельства о браке от 05.06.2010 № 345611099 прилагаю

Маркелова

14.07.2010

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору или исправления в ТД
Для чего нужен документ

Среди юристов и кадровиков нет единого мнения о том, нужно ли в случае смены фамилии работника или других его паспортных данных, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Одни специалисты говорят, что не нужно, ссылаясь при этом на статью 57 Трудового кодекса. В части третьей указанной статьи говорится о том, что недостающие сведения вносятся прямо в текст трудового договора, а недостающие условия включаются в договор в виде приложения к нему или дополнительного соглашения. Поскольку фамилия относится не к условиям, а к сведениям, изменить фамилию нужно прямо в тексте договора.

Другая позиция основана на том, что в статье 57 Трудового кодекса говорится о сведениях недостающих, но не о измененных. Поэтому при смене фамилии нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Вы можете придерживаться как первой, так и второй позиции, но вторая представляется нам более логичной и обоснованной.

В каком виде составляется

Дополнительное соглашение составляется в свободной форме. Обычно для его составления используют форму договора (преамбула, текст, подписи сторон).

Что обязательно должно быть в документе

В документе выражается волеизъявление сторон на изменение сведений о работнике в трудовом договоре.

ПОЗИЦИЯ № 1

образец

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1

к трудовому договору от 25.01.2010 № 11-ТД.

15 августа 2010 г. Москва
Общество с ограниченной ответственностью «Компания» (ООО «Компания») в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель» с одной стороны и Маркелова Мария Ивановна, именуемая в дальнейшем «Работник» с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Маркелова на фамилию Дьякова на основании свидетельства о браке № 345611099, выданное 05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя и вступает в силу с момента подписания его обеими Сторонами. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

ПОЗИЦИЯ № 2

3. Изменение фамилии в личной карточке формы № Т-2

Д ля чего нужен документ Личная карточка формы № Т-2 – основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные работника. Личные карточки на сотрудников должны вести все организации.

В каком виде составляется Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Что обязательно должно быть в документе Чтобы изменить фамилию и паспортные данные работника в личной карточке формы № Т-2, нужно просто зачеркнуть устаревшие сведения тонкой чертой (чтобы прежние данные читались), а рядом написать новые данные. Не забудьте о заверяющей подписи того, кто вносил изменения и дате внесения изменений

(наименование организации)

Д Юдина 16.07.2010

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

10. Состав семьи:

Юдина 16.07.2010

…..............................................

Для чего нужен документ

Если у работника изменились сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, то работодатель по последнему месту работы должен внести соответствующие исправления в трудовую книжку. Такое правило предусмотрено пунктом 26 «Правил ведения и хранения трудовых книжек…», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В каком виде составляется

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Что обязательно должно быть в документе

Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Такой порядок предусмотрен в пункте 2.3 «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:
- паспорт,
- свидетельство о рождении,
- свидетельство о браке,
- свидетельство о расторжении брака,
- свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества
- другие документы.

Текст пояснения заверяется подписью сотрудника, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

Внимание !

При изменении фамилии в связи с вступлением в брак на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на свидетельство о браке. Дополнительно можно сделать и ссылку на паспорт работницы с новыми реквизитами.

Фамилия Маркелова изменена на фамилию Дьякова на основании свидетельства о браке № 345611099 от 05.06.2010 Инспектор отдела кадров Юдина я еще указывала кем выдан

Трудовая книжка ТК № 1240091 Фамилия __ Маркелова ____Дьякова Имя ______Мария ______________________ Отчество _Ивановна ___________________ Дата рождения 12.08.1975 ______________ (число, месяц, год) Образование ______________высшее __________________ _______________________________________ Профессия, Специальность _переводчик Дата заполнения __ « 12» октября 20 09 г. _ (число, месяц, год) Подпись владельца книжки ___________________________Маркелова _ Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек Колесова_____ (разборчиво)

После того, как будет получено заявление от работника, руководитель организации издает приказ, в котором дает указание кадровой службе внести необходимые коррективы в учетные документы и трудовую книжку работника.

В каком виде составляется

Приказ составляется в свободной форме

Что обязательно должно быть в документе

Приказ должен содержать стандартные реквизиты: наименование организации, дату, номер, место составления, подписи руководителя организации и заинтересованных лиц. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

Об изменении фамилии в учетных документах

(О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные Маркеловой М.И.)
В связи со сменой фамилии переводчика отдела переводов с английского языка Маркеловой М. И.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Изменить в учетных документах ООО «Компания», трудовой книжке, личной карточке Маркеловой Марии Ивановны фамилию Маркелова на фамилию Дьякова в связи с вступлением в брак.

Основания: Заявление Маркеловой М. И. от 14.07.2010, свидетельство о браке № 345611099, выданное 05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы, паспорт серия 1234 номер 980776, выданный 05.07.2010 УВД Ленинского района г. Пензы.
Генеральный директор Иванов И. И. Иванов

С приказом ознакомлена:
Маркелова М. И. Маркелова

Частенько в работе кадровика возникает вопрос: «А нужен ли приказ о смене фамилии сотрудника?» Ответ однозначный: нужен! Причем одним лишь приказом в данном случае не отделаешься.

Из-за смены фамилии (имени) придется внести определенные коррективы во многие документы. Но на то должны быть законные основания. И одного лишь устного сообщения от работника мало.

Приказ о смене фамилии сотрудника

Итак, необходимо взять заявление у сотрудника на имя директора с пожеланием внести изменения в документы. К нему обязательно должны быть приложены ксерокопии документов, которые подтверждают факт смены фамилии (паспорт, свидетельство о браке и т. д.). Подлинники предъявляются в оригинале.

Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.

Особенности написания и оформления. Образец

Так вот, приказ о смене фамилии сотрудника нужно оформлять в тот день, когда ему выдали новый паспорт, ведь изменения в большинство деловых бумаг всегда вносятся на основании именно этого документа.

Данный документ относится к группе приказов по личному составу. Строгих требований к его написанию нет. Документ можно составить в произвольной форме, естественно, учитывая общие требования нормативно-правовых актов по подготовке и изданию приказов.

Как оформлять приказ о смене фамилии сотрудника? Образец, представленный ниже, поможет разобраться в этом вопросе.

ОАО "Росток"

г. Иваново "___" ________ 2015 г.

Приказ № ___

Об изменении учетных данных

В связи со сменой фамилии сотрудницы Петровой Н. Н., приказываю:

1. Внести изменения в учетные документы работника с 01.01.2015 г., изменить фамилию с Петровой на Васечкину в связи со вступлением в брак.

Директор предприятия _______________

(должность) (подпись)

Какие еще документы нуждаются в изменениях?

Следует заметить, что при смене сотрудником фамилии нужно внести коррективы еще в ряд документов:

• трудовую книжку;
• журнал движения трудовых книжек;
• личную карточку сотрудника (форма Т-2);
• личное дело;
• трудовой договор.

Заменить необходимо свидетельство пенсионного страхования и зарплатную карточку работника.

Исправление фамилии в трудовой книжке необходимо сделать обязательно. Порядок изменений установлен инструкцией № 30. Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат.

Исправления вносятся на первой странице трудовой. Одной чертой зачеркивается старая фамилия, и над ней вписывают новую. Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки. Все это заверяется подписью и печатью.

Такая процедура может повторяться неоднократно при новых случаях смены фамилии.

Приказ о смене фамилии сотрудника является основанием для исправлений в личной карточке работника.

Ну и, наконец, изменить следует данные и в трудовом договоре. Однозначных указаний и норм относительно того, как это правильно сделать, нет. Хотя чаще всего используются два варианта. В первом можно к трудовому договору оформить дополнительное соглашение. Там перечислить по пунктам, какие вносятся изменения.

Второй вариант более сложный. Нужно внести коррективы прямо в сам трудовой договор. Причем в оба экземпляра.

Вместо послесловия

Вот такие изменения в документах влечет за собой, казалось бы, простая смена фамилии сотрудника. Но о них нужно всегда помнить кадровику, чтобы не возникла ситуация, при которой один и тот же человек в разных документах будет проходить под разными фамилиями.