Как хранить приходные и расходные кассовые ордера. Сроки хранения отдельных документов
Вопрос касается срока хранения бухгалтерских документов, в части расчетов сотрудников. Мы не ведем лицевые счета сотрудников. У нас есть расчетные ведомости по начислению зарплаты, выдача зарплаты осуществляется через кассу или на пластиковые карты сотрудников (безналичное перечисление). Понятно, что надо хранить 75 лет расчетные ведомости по начислению зарплаты, а сколько лет хранить документы по выдаче зарплаты (кассовые, банковские), если лицевые счета не ведутся? Сколько лет надо хранить Авансовые отчеты сотрудников?
сообщаем следующее: В п. 1.9 Положения ЦБ РФ сказано, что кассовые и другие документы, оформляемые при ведении кассовых операций, хранятся в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Таким образом, согласно ст. 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения, кассовые, банковский документы, в том числе авансовые отчеты хранятся в течение 5 лет.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух» и в нормативно-правовом документе, который Вы можете найти в закладке «Правовая база».
Документы для выдачи зарплаты
Зарплату через кассу можно выдавать:*
Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:
· наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;
· соответствие сумм цифрами суммам прописью;
· при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру – соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.
Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 4.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.*
Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.
Нина Ковязина , заместитель директора
департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Ситуация: В течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские документы
Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.
Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , храните документы не менее пяти лет. А те, по которым установлен больший срок хранения, – в течение установленного в законодательстве срока.*
Сергей Разгулин , заместитель директора
департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
3.ПРИКАЗ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"»
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность |
|||
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): |
(1) При отсутствии годовых - пост. |
||
а) сводная годовая (консолидированная) |
|||
б) годовая |
|||
в) квартальная |
|||
г) месячная |
|||
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): |
(1) При отсутствии годовых -пост. |
||
а) годовая |
(2) При отсутствии годовых, квартальных - |
||
б) квартальная |
|||
в) месячная |
|||
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним |
|||
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности |
|||
355 б) полугодовые, квартальные |
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) |
||
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы - ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) |
|||
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) |
(1) При условии проведения проверки (ревизии) |
Учет кассовых операций неизменно привлекает общее повышенное внимание, начиная от сотрудников предприятия, завершая проверяющими органами. И не удивительно, ведь там, где финансы чаще всего встречаются злоупотребления полномочиями. Кассовая документация предприятия или индивидуального предпринимателя должна оформляться в соответствии с установками законодательства. Формирование документов происходит вследствие передвижения финансовых средств. Корректное заполнение форм, а также правильное обеспечение их хранения – действительно серьезная цель бухгалтерского учета организации. В статье будет рассмотрено, как хранить кассовую книгу и другие кассовые документы.
Формы учета
Документы для учета кассовых операций обладают своими периодами хранения, которые отличны от периода сохранности иных форм документации.
Проведение кассовых операций сопровождается оформлением таких документов:
- Приходно-кассовый ордер (ПКО). Этот документ следует создавать в момент поступления финансовых средств в кассу организации. Разрешается формировать ПКО один раз в течение трудового дня, но в такой ситуации необходимо соблюдение условия. В таком случае приход финансовых средств должен сопровождаться кассовым чеком либо бланком строгой отчетности (БСО);
- Расходно-кассовый ордер (РКО). Его требуется создавать при финансовых выбытиях из кассы. Необходимо после проверки лица, получающего средства (по документу, удостоверяющему личность) выдать наличность и оформить РКО. Утверждает этот документ главный бухгалтер. Руководитель предприятия может подписать РКО, если должность главного бухгалтера не предусмотрена штатным расписанием;
- Кассовая книга. В этом регистре происходит отражение всех перемещений денежных средств. Каждый день, по окончании смены кассир отчитывается в кассовой книге, производит вывод финансовых средств и осуществляет перерасчет. Заполнение книги не требуется, когда в течение дня не было никаких движений в кассе;
- Книга учета. Ее наличие требуется, когда в штате организации предусмотрено более одного кассира. В этом регистре происходит фиксация перемещений финансовых средств между старшим и младшим работником кассы. Сведения требуется вносить в процессе смены и подтверждать подписями обоих кассиров;
- Платежные и расчетно-платежные ведомости формируются при перечислении финансов (оплата труда, стипендия и прочее) подчиненным лицам.
Кассовый учет может производиться двумя методами:
- В бумажном формате;
- В электронном виде.
Где хранить
Хранение документации должно производиться в соответствии с регламентами. В полномочиях руководителя предприятия создание места для хранения и условий сохранности на протяжении полного срока хранения кассовых документов, определенного законодательством.
Данные о сроках хранения кассовых документов в организации, а также регистров кассовой документации прописана в ФЗ РФ «О бухгалтерском учете». В случае окончания определенных периодов сохранности и при отсутствии споров и судебных тяжб, разрешено уничтожение бумаг.
В качестве места хранения документации может выступать архив предприятия либо специализированные фирмы, которые при сотрудничестве, призваны обеспечивать услуги по хранению. Сохранение кассовой документации требуется производить в соответствии с установленными нормами:
- Ежедневно, не позже начала следующей смены, требуется производить сшивание по разрезу;
- Внутреннее сшивание кассовой документации производится согласно возрастанию нумерации счетов бухучета. Сначала вносят счета по Дт, после по Кт;
- Листы, подлежащие сшиванию, обязательно нумеровать;
- Прибытие кассовых документов на сохранение в подраздел архивации производится по описи, в которой прописывается количество и названия сшивов. В этот момент может прописываться соответствующая статья, которая определена предприятием.
Период сохранности
По ст.23 НК РФ бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить 4 года. Аналогичный период устанавливается к расходной и приходной документации. Закон№402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждает, что срок хранения кассовой книги составляет пять лет, начиная со следующего отчетного года. Кроме того, законодательство обязывает руководителя предприятия обеспечивать сохранность бумаг.
Законом №125-ФЗ разрешается сохранение отчетности в архивах, которые самостоятельно организованы вне пределов предприятия.
Согласно приказа №588 от МК РФ, сохранность отчетности кассира должна производиться в течение 5 лет. Итак, учитывая, что максимальный период сохранности составляет 5 лет, то в течение этого срока документация подлежит хранению. Бумаги, отражающие перевод оплату труда различного типа, согласно приказу №588, должны сохраняться 75 лет, с начала следующего отчетного года.
Период действует, если не предусмотрено лицевых счетов.
Когда подобные документы задействованы в судебных разбирательствах, то период сохранности необходимо продлиться до завершения судебного дела.
Эта задача — одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.
Туда входят:
- Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
- Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации. После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.
- Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
- Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.
Сроки хранения
Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет. Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством).
Какой срок хранения кассовых документов?
В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, — проконсультируйтесь у наших сотрудников.
Важные нюансы хранения кассовых документов
- Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
- Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
- После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
- Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
- Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.
Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.
Срок хранения документов в 2018 году (таблица)
Срок хранения кассовых документов
Порядок действий при оформлении кассовых документов в бухгалтерии
Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:
· проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;
· оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;
· получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;
· регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
· передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.
Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.
Унифицированная форма № КО-3
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 18.08.98 №88
ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ
ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Кассир Бобчинский Пето Иванович
должность фамилия, имя, отчество
Приходный документ | Сумма, руб.
Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году |
Примечание | Расходный документ | Сумма, руб. коп. | Примечание | ||
дата | номер | дата | номер | ||||
5 | |||||||
14.02. 2002 | 17 | 752-80 | Возврат неиспользованных подотчетных сумм | 01.02. 2002 | 33 | 2000= | Аванс на командировочные расходы |
Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (раечетио-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи,
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.
Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.
Виды в зависимости от характера операций :
- приходные;
- расходные;
- регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.
На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД :
- приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
- расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
- кассовая книга — № КО4 (КК);
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).
Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше , а именно:
- название;
- дата его составления;
- наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
- содержание операции;
- количественные и денежные измерения операции;
- должность лиц, совершивших и оформивших;
- подписи лиц, упомянутых выше.
Основные требования к оформлению
В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.
Особенности оформления ПКО:
- суть операции вносится в строчке «Основание»;
- общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
- данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».
При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы :
- наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
- строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
- наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.
Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г. Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО. Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.
Что же касается штампа «Погашено»:
- он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
- может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.
Существует 3 основных правила как оформить КК:
- Прошить.
- Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
- Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.
Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.
Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.
Предполагает заполнение такой информации :
- № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
- столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.
Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.
Особенности оформления КВД :
- отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
- в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».
Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:
- Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
- Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
- Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
- Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
- Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
- Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
- В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.
Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.
Исправления в КД
Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.
КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.
Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы :
- Ошибку допустили в ПКО или РКО.
Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.
- Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.
Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.
Допускаются исправления, внесенные следующим образом:
- неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
- над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
- возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
- подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
- исправления вносятся во все экземпляры.
Хранение КД
Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.
Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.
Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.
Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.
Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.
Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:
- Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
- Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
- Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
- При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.
Кассовые документы в организации или индивидуальном предприятии оформляются вследствие перемещения финансового капитала . Грамотное заполнение и обеспечение их сохранности — достаточно непростая задача в бухгалтерском учете компании.
Данные документы ведутся согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации, Налогового кодекса, Федеральных законов и Положений Центробанка России. Регулярные изменения, вносимые в нормативные и правовые акты, повышают сложность в проведении операций с помощью кассовых документов для предпринимателя или компании.
Как происходит
Осуществление кассовых операций происходит в соответствии с:
Способы заполнения перечисленных выше документов могут быть как на бумажных, так и электронных носителях. Хранить их следуют по утвержденному порядку о формировании и хранении кассовой документации. Места хранения определяется руководителем организации, который должен создать подходящие условия для сохранения документов в течении полного периода, определяемого законодательными органами.
Сведения об общих требованиях по срокам сохранности первичных документов и регистров кассовых документов прописаны в Федеральном Законе Российской Федерации «О бухгалтерском учете». Когда завершается установленный срок хранения, отсутствуют споры и действующие судебные разбирательства, то кассовые документы можно уничтожить.
Местом их хранения может служить архив организации или специализированные компании, с которыми сотрудничает данное предприятие по договорному соглашению, оплачивая их услуги.
Хранить кассовые документы необходимы согласно определенным правилам :
- Каждый день, не позднее начала новой рабочей смены, их сшивают по разрезу.
- Внутренний сшив кассового документа должен быть подобран в соответствии с возрастанием номеров счетов бухгалтерского учета по порядку. Сначала записывают счета по дебету, потом — по кредиту.
- У сшиваемых листов необходимо проставить нумерацию.
- Поступление кассовой документации на хранение в отдел архива проводится по описи, где указывается количество и наименования ее сшива, при этом может указываться соответствующий номер статьи, установленной на предприятии.
Как определить
В соответствии с законодательством Российской Федерации, период, в течение которого кассовые документы хранятся в отделе архива любой компании, равен не менее пяти годам , кроме расчётно-платёжных ведомостей, при условии отсутствия лицевых счетов сотрудников, которые хранятся до 75 лет . Когда задействованы судебные разбирательства, то бумаги не уничтожают до тех пор, пока судья не вынесет решение.
Иногда предприятие самостоятельно решает, сколько могут храниться бумаги в его архиве, но нельзя не соблюдать нововведения налогового и бухгалтерского законодательства.
Период хранения бумаг начинает свой отсчет с самого первого дня года, то есть первого января, спустя год после их оформления. Руководитель организации является ответственным лицом по обеспечению сохранности кассовой документации . При обнаружении нарушения правил к нему предъявляют претензии в виде административного наказания, выраженного в финансовом взыскании.
Суммы штрафных санкций устанавливают, согласно нормам законодательства.
- величина административного штрафа должностным лицам составляет от 2000 до 3000 рублей, согласно статье 15.11 КоАП РФ ;
- размер штрафных санкций у гражданского лица равен 200 или 300 рублей, у должностного лица — от 300 до 500 рублей по статье 13.20 КоАП РФ .
Главный бухгалтер должен быть достаточно компетентен в вопросе по хранению бумаг по кассовым операциям. По правилам, касающимся деятельности архива, в данный отдел передаются лишь документы с постоянным либо продолжительным, то есть более десяти лет , сроком хранения, а также бумаги личного содержания.
Более пяти лет следует сохранять бумаги расчетного характера. Перечень их состоит из расчетно-платежных ведомостей по выдаче заработной платы либо прочих выплат без ведения лицевого счета. Поэтому перечисленные выше бумаги необходимо направить в архивный отдел, в виду продолжительных сроков хранения.
Перед передачей их следует перепроверить, обращая внимание на то, как они оформлены, сформированы, соответствуют ли их нумерация действующей номенклатуре документации на предприятии. При выявлении ошибок и неисправностей сотрудники, отвечающие за их оформление устраняют обнаруженные деффекты.
Каждое дело, принимаемое в архив, сопровождается обязательным присутствием сотрудника данного отдела , передающего кассовые бумаги. К ним всегда должна быть приложена опись в двух экземплярах, где отмечают дату приема тех или иных документов и ставят подпись ответственного работника.
Когда организация не имеет архивного подразделения и не может создать условия по сохранности важной документации, тогда бумаги хранятся в соответствующем государственном архиве, куда их направляют вместе с реестрами, согласованными экспертами проверочной комиссии.
Главные особенности
Кассир обязан по окончанию каждого рабочего дня сшивать отчетные бумаги, в соответствии с возрастанием порядковых номеров зарегистрированного реестра. Старшему сотруднику расчетного кассового узла либо генеральному директору предприятия необходимо контролировать грамотное сшивание бумаг.
По истечению сроков хранения кассовой документации, составляется их реестр для направления в архивный отдел либо перед утилизацией.
Учетные бумаги должны быть правильно заполнены и иметь соответствующий внешний вид. Ни в коем случае нельзя мять, мочить и делать исправления в ведомостях, книгах и ордерах.
Таким образом, заполнение кассовых документов — процесс достаточно ответственный , ведь они позволяют обобщить различные информационные данные, составить отчетность и грамотный учет расчетных операций. Если кассир допустит погрешности на начальной стадии заполнения финансовых операций, это может серьезно отразится на бумаги итоговой отчетности.
У ответственного сотрудника по оформлению кассовой документации должны быть соответствующие знания и опыт, его работа должна проверяться старшим должностным лицом и утверждаться генеральным директором.
Журналы и книги необходимо заполнять в соответствии с установленными сроками и нормами . Все исправления должны соответствовать порядку оформления кассовых документов. Хранить их необходимо строго по установленным правилам законодательства, дабы избежать административных взысканий и использовать их для управления организацией в будущем.
Обязательные реквизиты и сроки хранения представлены в данной инструкции.
- Отстранение работника, не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр Отказаться от медкомиссии на работе
- Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений Как в табеле обозначается учебный оплачиваемый отпуск
- Какая норма продолжительности рабочего времени в неделю устанавливается данным работникам?
- Сергей михеев — железная логика (видео) последний выпуск Политолог михеев
- Евгений сатановский — последние видео Сатановский последние публикации
- Священник Игорь Затолокин
- Человек — существо духовное
- Основные ошибки заполнения
- Отчет рсв в году сроки сдачи
- Салат из огурцов на зиму «Пикантный Салат из огурцов пикантный на зиму
- Телячья вырезка в духовке
- Серия - Русская фантастика
- Игорь прокопенко - тайны апокалипсиса
- Книга сентября: мемуары Карины Добротворской
- Любовь до смерти и после: «100 писем к Сереже» Карины Добротворской
- Магические способности по дате рождения — особенности расчета
- PR в мифологии Древнего Китая
- Как приготовить мидии Сколько времени занимает варка
- Рулетики из бекона с черносливом и грецким орехом
- Рецепт вареная колбаса с языком Колбасный язык