В российском языке существует немало слов, которые пишутся не совсем так, как должны были бы с точки зрения формальной логики. Давайте рассмотрим одно из таких «нелогичных» отглагольных существительных. Итак, как же правильно писать: «номерация» или «нумерация»? Почему именно так и что вообще означает это слово?

Что такое нумерация чисел

Прежде чем разобраться с орфографией рассматриваемого термина, стоит узнать о его лексическом значении.

Данным словом называют совокупность способов именования чисел с помощью графических символов и запись их.

Например, в поезде каждому вагону присваивается определенный номер. Это делается для того, чтобы работникам железной дороги и пассажирам было проще отыскать его среди десятка других.

Стоит учитывать тот факт, что нумерация далеко не всегда производится только лишь с помощью цифр. Часто вместо них (или вместе с ними) используются латинские и или кириллица. К примеру, всем хорошо известно словосочетание "план Б", которое означает второй вариант чего-то. Однако в данном случае вместо цифры "два" используют букву "Б".

Другие значения слова «нумерация»

Также данное используется в математике как название способа формирования счетного множества (оно является бесконечным, поскольку элементы его можно пронумеровать при помощи натуральных чисел).

Кроме этого, нумерацией именуется упорядочивание любых объектов при помощи чисел. Это помогает быстро находить нужные предметы или особ, которым был присвоен тот или иной номер.

К примеру, для того чтобы человек мог с легкостью отыскать нужное ему строение на незнакомой улице, во всем мире дома нумеруются по порядку. При этом используются не только цифры, но и буквы, а также дробная черта (если речь идет о нескольких корпусах).

В качестве другого примера можно привести ситуацию с программным обеспечением. Как живая природа, так и компьютерные программы не стоят на месте и постоянно развиваются. Как правило, на основе удачного варианта определенного программного обеспечения создаются его более новые и совершенные версии. Чтобы не запутать пользователей, они строго нумеруются. Причем для этого используются целые числа, дроби, а также латинские и греческие буквы.

Этимология слова «нумерация»

Разобравшись со значения изучаемого термина, стоит узнать о его происхождении.

Как и большинство названий, связанных с точными науками, слово «нумерация» пришло в современные языки из латыни. Так изначально у древних римлян существовал глагол numero, который означал «считать». Впоследствии от него было образовано существительное numeratio, которым называли сам процесс счета.

Именно на основе этого латинизма появилось слово «нумерация» в большинстве европейских и славянских языков. Например, в английском это термин numbering или numeration, в немецком - die Nummerierung, во французском - le numérotage, в польском - numeracja, в украинском - «нумерація», в белорусском - «нумарацыя». Интересно, что в это слово пишется через «о» - «номерация».

Вероятнее всего, в русский данный термин пришел через посредничество польского, поскольку в других европейских языках он выглядит несколько иначе.

«Номерация» или «нумерация»: как правильно и почему

Итак, как же правильно писать рассматриваемое слово? На этот вопрос на сегодняшний день существует один однозначный ответ: «нумерация» и никак иначе.

Лингвисты объясняют такое написание тем, что термин образован не от слова «номер», а позаимствован из латыни, и его написание является историческим.

Справедливости ради стоит отметить, что до тридцатых годов двадцатого века в российском языке существовало параллельно оба способа написания. Так что каждый мог свободно выбирать: номерация или нумерация, и в любом случаев был прав. Но позже вариант "номерация" был упразднен, чтобы не создавать путаницы.

Одно из последних академических изданий, где были зафиксированы оба способа написания, - это «Толковый словарь русского языка» Дмитрия Николаевича Ушакова. В толковом словаре Ожегова уже упоминается только «нумерация», как и у Евремова и в Большой Советской Энциклопедии.

Нумерация, нумерование и нумеровка

Рассмотрев вопрос «Как правильно писать и говорить: номерация или нумерация?», стоит обратить внимание на близкие к этому слову существительные «нумерование» и «нумеровка».

Являясь однокоренными и близкими по значению, они также могут вызывать проблемы, ведь некоторые (по аналогии с "номерацией") способны написать их как "номерование" и "номеровка". Однако это тоже недопустимо и является ошибкой.

Что такое «пагинация»

Найдя ответ на вопрос «Как правильно писать и говорить: номерация или нумерация?», пора рассмотреть близкое к этому слову понятие «пагинация».

Это специфический издательский термин. Им называют нумерацию листов в печатной продукции или в веб-дизайне.

Номера страниц в таком случае тоже носят особое название - «колонцифры». Обычно их располагают снизу, сверху или сбоку полей.

В большинстве современных текстовых редакторов пользователю не нужно волноваться о том, как сделать нумерацию страниц и с какой именно начать счет. В таких программах уже встроена возможность оформить номера по своему усмотрению. К примеру, в большинстве версий Microsoft Word эта функция обычно находится во вкладке «Вставка».

Хотя, согласно правилам российского языка, слово "нумерация" всегда пишется через "у", некоторые по ошибке (или по привычке) продолжают использовать вариант "номерация". Более того, такое написание иногда встречается даже в официальных документах. Поэтому, чтобы самому не попасть впросак, всегда стоит помнить, что второй буквой в существительных "нумерация", "нумерование" и "нумеровка" абсолютно всегда будет "у".

Общие правила формирования и оформления дел в учреждении

2.2 Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором, причем цифры не должны задевать текст документа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

сложенный лист (формата А3, А 2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. При этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фотографий и номера листов, на которых они расположены. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

чистые листы, служащие прокладками-разделителями в деле, не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько личных дел уволенных сотрудников, то они нумеруются сквозной нумерацией, а чистые листы, отделяющие личные дела друг от друга, не нумеруются.

в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

при наличии отдельных ошибок в нумерации листов, в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. При нумерации таких дел на незанумерованных листах ставится номер предыдущего занумерованного листа с прибавлением букв: а, б, в, г и т.д. (литерные листы 5а, 10а, 10б).

При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах к каждому номеру листа, начиная со второго, также прибавляются буквы а, б, в, и т.д. Например, если при нумерации листов в деле два из них имеют порядковый номер "10", то второй из них будет иметь порядковый номер "10а".

Иногда при нумерации листов дела отдельные листы оказываются пропущенными, то есть за номером 25 может быть помещен лист с порядковым номером 27. В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе дела. Например: "пропущенные номера-26". Как было сказано выше, все недочеты и исправления нумерации отмечаются в листе-заверителе дела.

Адаптация в новом коллективе

Первой ступенью вовлечения нового сотрудника в трудовой процесс является введение в должность, которое представляет собой совокупность процедур, имеющих цель ускорить освоение новичком работы, сократить период адаптации в коллективе...

Документы по личному составу. Справочно-информационные документы. Должностная инструкция

Какие документы включает личное дело? Резюме, состав реквизитов и порядок оформления...

Личный листок по учету кадров или анкета; _ копия документа, удостоверяющего личность; _ автобиография; _ копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний...

Личное дело: особенности оформления и ведения

Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму, предусмотренную Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Обычно такая опись входит в дело...

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела...

Общие правила формирования и оформления дел в учреждении

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.)...

Общие правила формирования и оформления дел в учреждении

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела...

Организационная структура управления фирмой ОАО "Агротекс-ЖБИ"

Начисление заработной платы происходит на основании табеля за фактически отработанное время в соответствии с должностью и разрядом. Расчет зарплаты на примере Тарифная ставка 55 руб./ч. Отработанное время согласно табелю 184 ч...

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов

В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел...

Оформление кадровой документации

1.2 Личное дело Личное дело - это совокупность документов содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия...

Оформление организационно-распорядительных документов

Задание № 7. Перечислить документы, входящие в состав личного дела. Оформить аттестационную характеристику на служащего (руководителя или специалиста) по специальности “Маркетинг”...

Личное дело ГОСТ Р51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». -- это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности...

Правила ведения и хранения личных дел

При заведении личного дела на его обложку выносятся: - наименование вышестоящей организации -- указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет...

Применение систем автоматизации - путь к повышению сохранности Архивного фонда

Изучение истории архивного дела позволяет проследить процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств; понять причины перемещений и утрат материалов, т.е. формирование "архивного наследия", его состав...

Разработка методики комплексной оценки изделий специального назначения в процессе инновационной деятельности

На основе проведённого анализа результатов испытаний образцов изделий, представленных различными предприятиями, была отработана иерархическая схема критериев оценки изделий. Такая схема представлена на рис.1...

Делопроизводство и документооборот – достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

• стандартными
• нестандартными
• длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

• наименование документа;
• дату составления описи;
• заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
• перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
• фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Опись документов

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

• нумеруются именно листы, а не страницы;
• опись нумерации не подлежит;
• при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
• номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
• нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
• если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
• если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

• листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
• лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
• если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
• если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
• склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

На обложке проставляются данные:

• Название организации.
• Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
• Индекс дела.
• Заголовок дела.
• Срок хранения.
• Номер тома.
• Количество листов в подшивке.
• Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

• С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
• С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
• С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
• С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

• 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
• 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
• 15 лет – для научной документации.
• 5 лет – для кинодокументов.
• 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

• Дата составления описи.
• Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
• Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

• Контроль группировки документов в деле.
• Подшивка.
• Нумерация листов.
• Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
• Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

Как прошить документы для налоговой

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

• Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
• Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
• Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
• На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
• Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

• Количество листов в деле (цифрами и прописью).
• Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
• Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

• название данного документа;
• дата составления описи;
• аннотация;
• непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
• в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

Как правильно сшивать документы

1. Удалить скрепки, скобы из документа.
2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

• Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
• Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
• Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
• Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
• Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
• Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
• Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
• Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
• Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу

Теоретические положения Общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

• методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198 ;
• п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
• п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» , которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;
• п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» , утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г .).
• ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Прошивка документов - это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении . Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:

• Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
• При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
• Обязательна надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов», где вместо прочерка ставят количество листов.

Прошивка документов

Если предполагается, что документы будут храниться от 20 лет и выше, то формируемые на их основе пачки должны дополняться обложкой, выполненной из твердого картона. В противном случае можно использовать папки, при производстве которых используется бескислотный картон.

Подготовка бумаг, имеющих юридическую силу, – это ответственный процесс, осуществление которого не допускает вероятность каких-либо ошибок. Здесь важна правильность выполнения процедуры прошивки. Отсутствие качественного скрепления бумаг может обернуться против вас: возникает возможность изъятия или замены некоторых листов со стороны заинтересованных в этом лиц.

Как правильно сшить документы

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо видео

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см. На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Как нумеровать листы при сшивании

1. Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
2. Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
3. Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
4. Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
5. Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
6. Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

1. Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
2. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
3. Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.