Как отправить сведения в пфр. Как заполнить и сдать новую ежемесячную отчетность в пфр Заполнение сведений о застрахованных лицах

С 1 апреля 2016 года вступают в силу поправки, внесенные Федеральным законом № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г. (ст. 2, ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.). С указанной даты для работодателей вводится новая форма ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд РФ - форма СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах", утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 1 февраля 2016 г. Установлены сроки и порядок ее представления, а также ответственность страхователей за непредставление либо представление неполных (недостоверных) сведений.

Мы предлагаем ознакомиться с ответами на часто задаваемые вопросы в связи со сдачей новой отчетности.

С какой целью введена новая форма отчетности?

С февраля 2016 года расчет страховой пенсии у работающих (в т. ч. по гражданско-правовым договорам) пенсионеров производится без учета плановых индексаций стоимости пенсионного балла и фиксированной выплаты к страховой пенсии (ст. 26.1 Федерального закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 г.). Так, с 1 февраля 2016 года пенсия проиндексирована на 4 процента только неработающим пенсионерам (ч. 1 ст. 6, ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.).

Для того, чтобы ежемесячно отслеживать факт работы пенсионера, и введена новая форма (Информация Пенсионного фонда РФ от 24 марта 2016 г.).

Форма СЗВ-М обязывает организации (индивидуальных предпринимателей) ежемесячно сообщать сведения по каждому застрахованному физическому лицу (независимо от его возраста и наличия у него права на пенсию) (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.). Это касается:

• работников организации (по трудовому договору), в том числе тех, кто в отчетном периоде отработал не все дни (в течение месяца был уволен или, наоборот, принят) или фактически не работал ни одного дня (например, в периоде приостановления деятельности) и (или) не получал вознаграждения (например, из-за болезни, нахождения в административном отпуске, отпуске по уходу за ребенком), а также единственных учредителей - руководителей, которые работают на основании заключенных трудовых договоров.

В отношении единственных учредителей, которые работают без трудового договора и (или) выплат, официальных разъяснений нет. Однако в силу положений трудового законодательства даже при отсутствии трудового договора единственный собственник имущества, который возложил на себя функции единоличного органа управления, считается состоящим с организацией в трудовых отношениях и, соответственно, относится к застрахованным лицам по всем видам обязательно страхования (письмо Минтруда России № 17-3/ООГ-330 от 5 мая 2014 г., п. 2 Разъяснения, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 428н от 8 июня 2010 г.). Поэтому даже на единственного учредителя - руководителя (без трудового договора) сведения по форме СЗВ-М лучше представить. Аналогичное мнение выражено на ряде сайтов территориальных отделений Пенсионного фонда РФ;

• лиц, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера , если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (вне зависимости от факта наличия или отсутствия выплат в отчетном периоде).

Однако законодательство о страховых взносах, в частности Федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., не содержит положений о том, нужно ли подавать сведения по форме СЗВ-М, если у организации (ИП) нет работников (в т. ч. по гражданско-правовому договору) или все работники (исполнители) не являются застрахованными лицами (например, иностранные граждане - временно пребывающие в России высококвалифицированные специалисты или иностранные граждане, выполняющие работу дистанционно за границей).

Исходя из формулировок, содержащихся в п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г., обязанность подавать сведения по форме СЗВ-М возникает у организации (индивидуального предпринимателя) лишь тогда, когда такие сведения у нее есть, а это возможно только в случае, если у нее вообще есть застрахованные лица - работники (в т. ч. граждане, трудящиеся по гражданско-правовым договорам).

Вместе с тем возможна иная точка зрения. Официальных разъяснений по данному вопросу пока нет. Дополнительно отметим, что, например, расчет по форме РСВ-1 ПФР нужно подавать в любом случае, то есть даже если застрахованных работников у страхователя нет.

Оптимальный вариант

Страхователь может обратиться в Пенсионный фонд РФ или Минтруд России за разъяснениями законодательства, а именно: установлена ли обязанность организаций (индивидуальных предпринимателей) подавать "нулевые" (пустые) сведения по форме СЗВ-М при отсутствии застрахованных лиц - работников (в т. ч. трудящихся по гражданско-правовым договорам). Сделать это нужно письменно, подробно изложив имеющуюся проблему.

Запрос в контролирующие ведомства можно сформировать с помощью сервиса "Моё дело. Бюро" - "Электронная отчетность"/"Написать письмо в гос. орган".

Когда нужно сдать СЗВ-М впервые?

Сдать нужно начиная с отчета за апрель 2016 года.

Сведения по форме СЗВ-М нужно сдавать не позднее 10-го числа месяца, следующего за вновь введенным с 1 апреля 2016 года отчетным периодом - месяцем (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.). Таким образом, первый раз нужно отчитаться не позднее 10 мая текущего года за апрель (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 385-ФЗ от 29 декабря 2015 г.).

Какими способами можно сдавать ежемесячные сведения и куда?

Представлять отчет нужно в общем порядке, действующем в том числе при сдаче персонифицированных сведений в составе расчета РСВ-1 ПФР. То есть сведения необходимо представить в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по месту регистрации страхователя (п. 1 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Индивидуальным предпринимателям по общему правилу представлять сведения персонифицированного учета, в том числе по форме СЗВ-М, на самих себя не нужно (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Если сведения подаются менее чем на 25 человек, их можно представить на бумажном носителе через представителя страхователя (законного или уполномоченного). В противном случае отчет представляется в электронном виде (в т. ч. через оператора электронного документооборота).
Подтверждение: абз. 3 п. 2 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

Формат сведений утвержден Распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ № 70р от 25 февраля 2016 г.

Что собой представляет форма СЗВ-М?

Сведения по каждому работнику в форме СЗВ-М указываются отдельно за каждый месяц и включают:

• фамилию, имя и отчество (при его наличии) полностью;
• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Подтверждение: п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

По сути эти же данные (за исключением ИНН) содержатся в подразделе 6.1 раздела 6 расчета РСВ-1. Поэтому заполнение новой отчетности - формы СЗВ-М не должно вызвать затруднений.
Что же касается указания ИНН, то данный показатель не является обязательным реквизитом и при отсутствии информации о нем соответствующие графы остаются пустыми.

Также в форме отчетности предусмотрено проставление кода типа формы:

• "исхд" - исходная форма, содержащая впервые подаваемые сведения за данный отчетный период;
• "доп" - дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых отделением Пенсионного фонда РФ сведений за отчетный период. То есть дополняющую форму нужно оформить в случае необходимости уточнить (скорректировать) информацию, отраженную в сданной форме СЗВ-М, или если сведения в отношении работника (исполнителя) вовсе не были вовремя представлены (например, из-за несвоевременного оформления СНИЛС);
• "отмн" - отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений за отчетный период.

Код "отмн" ставится при полной отмене ранее поданной информации о застрахованном лице за указанный месяц. Так, например, если в поданных сведениях о работнике (исполнителе) обнаружена ошибка, то следует заполнить две формы СЗВ-М: с типом "отмн" - отменяющую и "доп" - дополняющую с верными данными работника.

Форму СЗВ-М подписывает руководитель организации, индивидуальный предприниматель либо уполномоченный представитель (с указанием данных доверенности). Оттиск печати проставляется только при ее наличии.

Нужно ли представлять в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-М, если был сдан расчет РСВ-1 ПФР в отношении тех же застрахованных лиц?

Представлять нужно. Несмотря на то, что фамилия, имя, отчество и СНИЛС работников отражаются подразделе 6.1 раздела 6 расчета РСВ-1 ПФР, эти сведения потребуется сообщать дополнительно (ежемесячно) (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.).

Какая ответственность грозит страхователю за опоздание со сдачей сведений по форме СЗВ-М?

Штраф за непредставление отчета по форме СЗВ-М в установленный срок составляет 500 руб. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, о котором сведения не сообщались. Такая же сумма штрафа предусмотрена в случае представления неполных и (или) недостоверных сведений в отношении каждого работника.
Подтверждение: п. 4 ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 г.

Образец заполнения формы СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах" см. ниже.

Все наниматели обязаны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд отчет о застрахованных лицах. Но некоторые организации имеют лишь единственного сотрудника – директора, с которым нет договора, либо приостановили своё функционирование или вообще не имеют штата. Подают ли в подобных ситуациях СЗВ-М, если нет работников в 2018 году? Разбираемся с этим вопросом.

Что такое СЗВ-М без работников

Отчёт СЗВ-М – это форма персонифицированного учета. Она предназначена для отражения данных о застрахованных сотрудниках организации или ИП. Примерно, это обозначение расшифровывается так: Сведения о Застрахованных Входящие за Месяц – СЗВ-М.

Оформлением этого отчёта занимается ответственное лицо, назначенное руководителем.

По общему правилу, если на предприятии отсутствуют работники и при этом не подписано трудовое соглашение между руководителем и самой организацией, то речь идёт необходимости сдачи СЗВ-М, если нет сотрудников. Ещё бухгалтеры называют её нулевым отчётом.

Когда и кто сдает

Представлять в ПФР рассматриваемый отчёт обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовой или гражданско-правовой договор с физическими лицами. Отсюда делаем вывод: сдавать СЗВ-М, если нет работников де-юре, нет необходимости.

При этом важно соблюдать 2 критерия:

1. Срок действия договора/контракта не истек.
2. Есть обязанность по страховым взносам (даже если начислять взносы не на что, и/или сотрудники гуляют за свой счёт).

СЗВ-М сдают ежемесячно в территориальный ПФР по месту регистрации предприятия как страхователя.

Есть ли смысл сдавать СЗВ-М без сотрудников в 2018 году

Отчёт СЗВ-М при отсутствии работников будет практически пустым. Взять и сдать его в Пенсионный фонд не имеет смысла. Хотя не всё так однозначно.

На законодательном уровне прямо не урегулирована ситуация, если нет работников: нужно ли сдавать СЗВ-М.

Если ознакомиться с содержанием этой формы, среди обязательных реквизитов можно увидеть:

• регистрационный номер в Пенсионном фонде;
• название организации/ИП;
• идентификационный налоговый номер;
• период, за который сдан отчет;
• тип формы.

Разумеется, первые 3 раздела невозможно оставить пустыми:

В 4-м разделе формы СЗВ-М приводят список застрахованных физических лиц, с которыми заключен и действует трудовой либо гражданско-правовой договор. А также – персональную информацию по каждому: СНИЛС и ИНН. Пример показан далее:

Логично полагать, что фактически организация не может существовать без работников. Поэтому должна отражать информацию минимум о своём генеральном директоре. Однако такой подход всё равно не даёт однозначного ответа на вопрос, надо сдавать СЗВ-М, если нет работников, или всё же нет.

Позиция ПФР о том, как сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников

Так, нужно ли сдавать СЗВ-М без работников в 2018 году? Вопрос интересный и до сих пор спорный.

С другой стороны, можно наткнуться на технические сложности, как заполнить СЗВ-М, если нет сотрудников. Так, электронный формат отчёта предусматривает заполнение хотя бы одной строки списка застрахованных лиц. Отправить отчет вообще без блока «Сведения о застрахованных лицах» – нельзя. Поэтому совсем пустой бланк сдать не получится.

Из действующего законодательства не ясно, надо сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников в 2018 году, или нет. Сдача нулевой формы – вопрос пока спорный. Выше представлена позиция лишь одного территориального подразделения ПФР. А чёткая позиция по данному вопросу центрального аппарата фонда отсутствует.

Форма СЗВ-М и ИП без сотрудников

Отдельный вопрос, сдаёт СЗВ-М ИП без работников в 2018 году или нет. Так вот: бизнесмены подают рассматриваемый отчёт в Пенсионный фонд только тогда, когда выступают страхователями. Такое требование вытекает из п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ <О персучёте в системе ОПС˃. А это возможно только при использовании наемного труда. Поэтому не сдает ИП СЗВ-М, если нет работников.

На самих себя сдают ли ИП СЗВ-М без работников? Такой обязанности нет.

Когда все сотрудники ИП уволены либо вообще отсутствуют в текущем месяце, и предприниматель самостоятельно ведет свою деятельность, рассматриваемый отчёт не подают. В этом случае заполнение нулевого СЗВ-М не имеет смысла.

Приостановление деятельности и отдых за свой счёт

Хороший вопрос, сдается ли СЗВ-М, если нет сотрудников по причине приостановки предприятием деятельности, роспуска всего персонала за свой счёт. Оказывается, сдавать отчёт нужно по общим правилам.

Суть в том, что:

• персонал де-юре есть;
• трудовых функций он не выполняет;
• бухгалтерия не начисляет страховые взносы;
• обязанности страхователя по взносам остаются прежними.

Что на практике

Многие ООО СЗВ-М без работников всё же сдают, чтобы тем самым подстраховать себя от претензий Пенсионного фонда и штрафов от него. Либо отражают информацию только о генеральном директоре.

На основании последних разъяснений страхователи освобождены от сдачи именно «нулевок». Это следует из письма ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856.

Письма Минтруда и ПФР пока не дают однозначных ответов на спорные вопросы про отчётность по форме СЗВ-М. Поэтому рекомендуем страхователям при их возникновении обращаться за письменными ответами в подразделения Пенсионного фонда. Так вы минимизируете риск привлечения к ответственности за правонарушение.

Организация имеет обособленное подразделение, без отдельного расчетного счета.Зарплата начисляется и выплачивается с головного предприятия.Перечисляли только с зп обособленного подразделения НДФЛ по месту нахождения обособки и туда же сдавали отчет НДФЛ.Сегодня прочитала в налоговом курьере от 25.01.2017 "СЗВ-М за январь 2017 года", чтоВ какое отделение ПФР сдавать СЗВ-М за январь:Сведения по форме СЗВ-М следует подать в территориальный орган ПФР по месту регистрации.По сотрудникам из обособленных подразделений отчитайтесь в отделение ПФР по месту учета «обособки».Это новшество 2017 года? или всегда надо было так отчитываться? или это касается обособленных подразделений с расчетным счетом?

До 01.01.2017 обособленные подразделения сдавали отчет СЗВ-М по месту своего учета при одновременном соблюдении трех условий:

Подразделение имеет отдельный баланс;

Отдельный расчетный (лицевой) счет;

Самостоятельно начисляет выплаты работникам и исполнителям.

В противном случае отчет нужно было сдавать сведения о работниках и исполнителях обособленного подразделения входили в отчет по головной компании.

С 01.01.2017 правила подачи СЗВ-М немного изменились. Сейчас если у подразделения есть отдельный расчетный или лицевой счет и оно начисляет вознаграждения сотрудникам, то такое подразделение сдает СЗВ-М в территориальное отделение ПФР по своему местонахождению.

Если же у обособленного подразделения нет своего счета или же зарплату начисляют в головном офисе, то данные о сотрудниках такого подразделения надо включить в общий отчет по «голове».

Т.о. в приведенной Вами выдержке говорится об обособленных подразделениях, которые имеют расчетный счет и самостоятельно начисляют зарплату своим работникам.

Как составить и сдать отчет по форме СЗВ-М

Куда сдавать

Форму СЗВ-М сдавайте в территориальные отделения Пенсионного фонда РФ по месту учета страхователя, то есть организации или предпринимателя. Если у вашей организации есть обособленные подразделения, то учтите ряд особенностей .

Если у подразделения отдельный расчетный или лицевой счет и вознаграждения сотрудникам вы начисляете обособленно, сдавайте СЗВ-М в территориальное отделение ПФР по своему местонахождению. В отчете надо указывать КПП обособленного подразделения.

Если же у обособленного подразделения нет своего счета или же зарплату начисляют в головном офисе, то данные о сотрудниках такого подразделения надо включить в общий отчет по «голове». По такому же принципу составляйте отчеты по обособленным подразделениям, расположенным за пределами России. Такие выводы можно сделать из положений пунктов и статьи 431 Налогового кодекса РФ, Закона от 15 декабря 2001 № 167-ФЗ.

Четыре вопроса про форму СЗВ-М

Сдают ли СЗВ-М обособленные подразделения

Обособленные подразделения самостоятельно сдают СЗВ-М на застрахованных лиц при соблюдении трех условий:

• - подразделение имеет отдельный баланс;
• - отдельный расчетный (лицевой) счет;
• - самостоятельно начисляет выплаты работникам и исполнителям.

Баланс, счет, зарплата. Ваше подразделение отвечает всем трем условиям. Сдайте СЗВ-М в управление ПФР по месту своего учета. Укажите КПП обособленного подразделения (ч. 11 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Нет баланса, счета и начисления зарплаты. Сведения о работниках и исполнителях войдут в СЗВ-М по головной компании.

• Скачайте формы

Сразу отметим: пока нет конкретной информации, стоит ли вообще сдавать нулевой отчет. Некоторые региональные управления Пенсионного фонда этого не требуют. Мы рекомендуем уточнить эту информацию в Пенсионном фонде вашего региона.

Как выглядит СЗВ-М?

Рассмотрим образец отчета СЗВ-М в Контур.Бухгалтерии.

Форма СЗВ-М содержит:

• реквизиты страхователя;
• тип формы (отменяющая, исходная, дополняющая);
• отчетный период (за какой месяц);
• ФИО, СНИЛС и ИНН сотрудников.

Как заполнить СЗВ-М в сервисе?

Начать заполнение отчета можно двумя способами:

1. В разделе «Отчетность» создать новый отчет СЗВ-М;
2. Через задачи на главной в период с 1 по 10 число каждого месяца;

Когда вы нажимаете «создать», данные в отчет подтягиваются автоматически.

Проверка СЗВ-М

Данные, которые попадают в отчет, проверяются сервисом на этапе заполнения. Контур.Бухгалтерия проверяет, к примеру, СНИЛС по формату заполнения или корректность заведения имени и фамилии — без цифр и лишних пробелов. Система оповестит, если во введенной информации обнаружится ошибка.

В этом месяце, к слову, ошибки были со стороны Пенсионного фонда, который иногда не принимал отчеты из-за внутренних технических проблем.

Формат файла СЗВ-М

В Пенсионный фонд необходимо представить файл отчета в формате xml. В распоряжении Правления ПФ РФ от 25.02.2016 № 70 р «Об утверждении формата данных сведений о застрахованных лицах» прописано, как правильно заполнять описание в этом файле, какое должно быть имя файла, какие указывать данные и т. п.

Нужен бланк СЗВ-М? Скачайте его онлайн .

Когда сдается отчет СЗВ-М?

Напоминаем: отчет нужно сдавать каждый месяц в следующем за отчетным месяце до 10 числа. В случае если 10 число — это выходной день, сдача переносится на ближайший рабочий день. Отчет за май нужно сдать до 10 июня 2016 года.

Подробно ежемесячную отчетность в ПФР и особенности заполнения отчета мы разбирали на недавно прошедшем вебинаре . Очень рекомендуем вам посмотреть его запись. Эксперты ответили онлайн на актуальные вопросы пользователей по отчетности в ПФР, некоторые из этих вопросов могли возникать и у вас.

Если вам не хватит полученной на вебинаре информации, оставьте свой вопрос в комментариях к новости. Мы вам обязательно ответим!

Начиная с прошлого года хозяйствующие субъекты, имеющие трудовые контракты с наемными работниками, должны направлять в органы ПФР специализированный отчет форма сзв-м. Данные из этого бланка ПФР использует для отслеживания пенсионеров, вступающих в трудовые отношения, чтобы при определенных условиях приостанавливать им индексацию пенсии.

Многие субъекты бизнеса до сих пор задают вопрос – СЗВ-М что это такое.

Форма сзв-м представляет бланк, составляемый работодателями на своих работников за месяц, содержащий информацию с их личными данными. Получая данный отчет, пенсионный фонд определяет – кто является работающим пенсионером.

Это ему необходимо в соответствии с законодательством, чтобы указанной категории граждан правильно приостанавливать и при необходимости возобновлять индексацию пенсии.

Если организация или предприниматель включают человека в текущем месяце в отчет, то он считается работающим.

Соответственно, при расторжении с сотрудником контракта, компания в следующем месяце не должна подавать на него сведения. Это позволяет осуществлять индексацию сумм пенсии автоматически, как только пенсионеры прекращают работать, облегчая для них данную процедуру.

Внимание! Форма сзв-м составляется не только на людей пенсионного возраста, а также на всех сотрудников компании. Подавая ее, работодатель имеет возможность проверить правильность указания сведений по данным людям, сверить их регистрационные данные.

Отчет должен составлять и подавать в ПФР после того как текущий месяц подойдет к концу.

Кто должен сдавать отчетность по форме СЗВ-М

СЗВ-М должна направляться в отделения ПФР, если в предыдущем месяце у субъекта были заключены трудовые соглашения с сотрудниками.

Причем данное правило действует и в отношении оформленных физлиц по договорам подряда и оказанию услуг. То есть отчет должны сдавать компании и предприниматели - работодатели.

Если ИП работает самостоятельно без привлечения труда наемных сотрудников, то данный отчет он не составляет. То есть ИП не должен быть зарегистрирован в ПФР и органах соцстраха как работодатель.

Бывают ситуации, когда у организации отсутствует хозяйственная деятельность, вознаграждения работникам не начисляются - при открытии или закрытии, приостановлении бизнеса.

Внимание! Законодательство требует, пока у нее действует хотя бы один трудовой договор с наемным сотрудником, отчет СЗВ-М она должна сдавать в обязательном порядке. Например, когда у нее числиться только один директор.

Однако, когда он выступает единственным учредителем и вместе с этим не оформлял с собой трудового контракта, отчетность по форме СЗВ-М не должна подаваться в органы ПФР.

Нужно ли предоставлять форму при увольнении

Действующие положения нормативных актов требуют, чтобы форма СЗВ-М выдавалась сотруднику на руки при расторжении с ним контракта.

Она подтверждает факт наличия у него трудового стажа в текущем месяце, а также расчета на него страховых отчислений. На вопрос СЗВ-М при увольнении сотрудника за какой период должна оформляться, нужно ответить, что за все месяцы в текущем году, пока действовало с ним соглашение.

Так как компании и ИП сдают эту форму на всех своих сотрудников, то по увольняющемуся человеку нужно сделать выписки из сданных отчетов, в которых будет присутствовать сведения только по нему.

Если ему на руки передать отчет в полном объеме, это приведет к разглашению личных данных других работников, что является нарушением соответствующего законодательства и может привести к штрафным санкциям.

Специалисты по кадрам в компании должны помнить, что форма выдается на руки увольняющемуся человеку, даже если трудовое соглашение с ним продлилось один день.

Важно! Для избежания спорных ситуаций, необходимо брать с работника расписки в том, что ему на руки выданы формы СЗВ-М при увольнении за все рабочие месяцы в этом году.

Куда предоставляется отчетность

Предприниматели и компании должны передавать заполненный отчет в тот орган ПФ, который произвел их регистрацию в качестве работодателя. Таким образом, фирма должна отчитываться по месту своего нахождения, а ИП - по своей прописке.

Также по правилам, если у организации есть подразделения либо филиалы, то они обязаны составлять форму и отправлять ее отдельно от головных компаний. При этом при заполнении документа они проставляют ИНН головной организации, а код КПП – уже присвоенный непосредственно им.

Способы подачи

Составленный документ можно передать одним из двух способов - на бумажном носителе либо электронно.

Однако сам хозяйствующий субъект не вправе выбирать, как именно это делать - все зависит от количества застрахованных лиц:

• Более 25 человек - только в электронном виде. Отчет должен быть подготовлен на компьютере, подписан электронной подписью и передан в ПФ. Если субъект решит отчитаться на бумаге, хотя должен подавать бланк электронно, ему будет выписан штраф.
• До 24 человек включительно - на бумаге либо электронно.

Срок сдачи формы СЗВ-М в 2018 году

Правила установлен строгий срок сдачи СЗВ-М - до 15 дня месяца, который следует за месяцем отчета.

При этом на этот день распространяется правило, по которому если он приходится на выходной либо праздник, то крайний срок должен быть перенесен вперед на ближайший рабочий день.

Закон не ограничивает начало периода отправки. Это значит, что можно подать отчет еще до фактического окончания месяца, за который он составляется. Однако необходимо учитывать, что за оставшиеся дни в компании не должно быть заключено ни одного нового трудового соглашения.

Если же такой факт случится - то ответственное лицо должно будет подготовить и отправить дополняющую форму. Если же эту необходимость проигнорировать - на субъект бизнеса будет наложен штраф за подачу неполных данных.

По этой причине, оформление и сдачу отчета лучше всего производить уже после фактического окончания месяца.

СЗВ-М сроки сдачи в 2018 году выпадают на следующие дни:

Скачать актуальный бланк

Скачать в формате Word.

Образец заполнения СЗВ-М

Для заполнения отчета можно применять интернет-сервисы либо специальные программы. Бухгалтерские программы позволяют формировать бланк автоматически.

Раздел 1

В этот раздел записывается информация о субъекте бизнеса, который отправляет отчет в ПФ. Здесь указываются учетный номер ИП либо организации в ПФ, полное название либо Ф.И.О., коды ИНН и КПП (при их наличии).

Раздел 2

В этом разделе необходимо указать номер месяца и года, за которые сдается отчет. Номер месяца содержит два знака, номер года - четыре. В нижней части бланка приводится подсказка по соответствию названия месяца его номеру.

Раздел 3

В данный раздел включена одна графа, по отметке в которой определяется тип отправляемого отчета.

Здесь может записываться одно из трех значений:

• ИСХД - форма отправляется в ПФ впервые;
• ДОП - сведения в этом отчете дополняют ранее поданный бланк. Этот код необходимо использовать в ситуации, когда у какого-либо сотрудника, включенного в оригинальный отчет, нужно исправить данные. Еще один случай - добавление к ранее сданному отчету нового работника, которого ранее там не было. В последнем случае дополняющий отчет должен содержать информацию только по нему одному.
• ОТМН - отменяющий отчет. Подается в том случае, если из оригинального отчета нужно исключить сведения о каком-либо одном, или группе сотрудников. Новый отчет должен содержать данные только по ним.

Раздел 4

В этот раздел включена таблица из четырех столбцов. Порядок ее заполнения следующий: в первый записывается номер строки по порядку, во второй - Ф.И.О. сотрудника, в третий и четвертый - ИНН и СНИЛС.

По правилам внесения данных, если какой-либо из этих кодов неизвестен, то столбец можно оставить пустым. Прочерки ставить не нужно.

В таблице нужно перечислить всех работников, с кем в текущем месяце были действующие соглашения, в том числе принятых на работу, уволенных, находившихся в отпусках, на больничных, в командировках и т. д.

Также в таблицу заносятся граждане, привлеченные по договору подряда, если на их вознаграждение субъект бизнеса выплачивал взносы в соцфонды.

Полностью оформленный отчет подписывает лично предприниматель либо руководитель. Также должен быть поставлен оттиск печати (при ее использовании).

Поскольку на бланке нет графы для указания сведений об уполномоченном лице, отчет может сдаваться только непосредственно руководителем.

Нужно ли сдавать нулевой отчет

У работников, которые отвечают за составление зарплатной отчетности, иногда возникает вопрос - должна ли новая форма СЗВ-М подаваться в нулевом виде. Но отчет на него кроется в самом определении данного отчета.

Установлено, что в отчет должны включаться все лица, с которыми у организации либо предпринимателя есть оформленные трудовые либо гражданские договора.

При этом особое внимание нужно уделить слову «оформленные», поскольку даже если фирма временно не ведет деятельность и, соответственно, не платит зарплату работникам, договора у них сохраняются, и они не перестают все это время быть застрахованными лицами.

Но если у ИП вообще нет наемных работников (он ведет деятельность в одиночку), а у компании даже не заключен договор с директором, то подавать форму им вообще не нужно.

Внимание! Из этого следует, что нулевая форма сзв-м не существует. Либо у организации или предпринимателя есть заключенные договора, и эти люди включаются в отчет, либо договоров нет и бланк вообще не составляется.

Часто задаваемые вопросы

Сдается ли отчетность, если у ИП нет работников?

Правила устанавливают, что в данный отчет необходимо включать людей, с которыми у предпринимателя есть заключенные трудовые соглашения, либо тех, кого он привлек для выполнения работ или услуг по гражданскому договору подряда. При этом обязательно, чтобы на выплачиваемое вознаграждение начислялись соцвзносы.

Если же ИП осуществляет деятельность самостоятельно, и никого для работы не привлекает, то и подавать отчет ему не нужно, даже с нулевыми данными. Это нет необходимости делать и в том случае, если в предыдущем месяце у него были действующие трудовые договора, но они тогда же были расторгнуты.

В следующем месяце, поскольку эти люди уже уволились, включать их в отчет не нужно. Но рекомендуется отправить в ПФ объяснительное письмо, в котором пояснить эти факты. Лично на себя ИП этот отчет не подает.

Сдавать ли отчет если идет процесс ликвидации компании

Процесс ликвидации организации - это трудоемкий процесс, растянутый во времени. До тех пор, пока в компании работает хотя бы один сотрудник, форма сзв-м должна подаваться в установленный срок.

После этого необходимость будет определяться тем, кто назначен ликвидатором, и была ли сформирована ликвидационная комиссия.

По закону, владельцы компании имеют для выполнения процесса ликвидации фирмы нанять сторонних специалистов. С ними заключаются гражданские договора подряда.

Поскольку на вознаграждение, выплачиваемое им, будут в полной мере начисляться взносы в соцфонды, сдавать отчет нужно до самого закрытия фирмы (пока в реестр не будет внесена соответствующая запись).

В подаваемый отчет должны включаться данные на ликвидатора, председателя комиссии, а также каждого ее члена.

Кроме этого, владельцы бизнеса могут заниматься ликвидацией самостоятельно, без найма специалистов. Если за эту работу они не выплачивают себе вознаграждение, которое должно облагаться взносами, то и сдавать форму не требуется.

Сдавать ли новым организациям, если счета в банке и директора нет

ПФ в данном вопросе занимает однозначную позицию. В случае, когда к организации нет открытого расчетного счета в банковском учреждении, с директором не подписан трудовой контракт и следовательно, никакая деятельность ей не осуществляется, форма сзв-м подаваться не должна.

Внимание! Однако если же контракт с директором подписан, то даже при отсутствии ведения бизнеса, отправить отчет придется только с ним одним.

Штраф за не сданную отчетность

У этого отчета есть строго закрепленные сроки, до завершения которых его нужно отправить в Пенсионный фонд. Если же субъект передаст его уже после данной даты, на него будет наложен штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М.

В данный момент его размер составляет по 500 рублей за каждого внесенного в документ работника. В связи с тем, что реальный размер наказания рассчитывается по факту, исходя из количества трудоустроенных человек в данном месяце, у крупных компаний штраф может достигать существенных значений.

Такая же сумма наказания предусматривается и для тех субъектов бизнеса, которые отчет отправили, но он не является полным, либо в указанных сведениях есть ошибки. В такой ситуации сумма штрафа будет устанавливаться исходя из числа работников, информация по которых не была включена в документ, либо подана искаженной.

Внимание! Еще один штраф за СЗВ-М предназначен для тех, кто сдаст отчет неверным для них способом. Если у субъекта бизнеса нанято более 25 человек, то по закону он обязан подавать документ только электронно. Если же он будет сдан на бумажном носителе, то за это будет наложен штраф в 1000 рублей.