Как правильно сменить фамилию в трудовой книжке. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку (85823)

Достаточно часто работники кадровых подразделений сталкиваются с необходимостью изменить какие-либо данные работника. Например, заменить фамилию человека на новую. При смене фамилии работника в трудовой книжке сотрудник кадрового подразделения должен соблюдать определенные правила. Замена персональных данных независимо от ее причины, производится только на основании подтверждающих этот факт бумаг, выданных официальными органами.

Причины замены фамилии

Самая распространенная причина для смены записи о фамилии — заключение либо расторжение брачных отношений.

Однако в законодательстве предусмотрена и возможность изменения фамилии, имени или отчества по желанию человека. С 14 лет для этого необходимо согласие родителей, опекунов или других законных представителей, после совершеннолетия достаточно простого желания человека, который меняет какие-либо персональные данные.

Человек может захотеть изменить неблагозвучную фамилию или написанную в его основных документах с ошибкой.

Например, фамилия матери и ребенка одна — Пировы. Но при оформлении документов, удостоверяющих личность, была допущена ошибка, и мать записали как Перову. Позднее были оформлены и другие документы на фамилию с ошибкой. При оформлении визы для выезда за границу ошибка стала причиной для отказа в выезде ребенка, так как фамилия у родителя получается другая.

Пришлось пойти на замену фамилии матери и, соответственно, замену документов или записей о старой фамилии.

Замену фамилии, имени или отчества производят органы ЗАГС по заявлению гражданина или его законных представителей.

Там же человек получает и документ, который помимо паспорта, будет обосновывать необходимость внесения новых сведений в остальные бумаги, регламентирующие трудовую деятельность сотрудника, например, в .

Порядок изменения записи в трудовой книжке

После изменения Ф.И.О. необходимо поменять запись о персональных данных в трудовой книжке. Для этого нужно предпринять ряд действий, так как книжка является документом строгой отчетности и одного желания сотрудника или нового паспорта для исправления записи на актуальную недостаточно.

В законодательстве не установлены сроки, в которые необходимо известить нанимателя об изменении персональных данных, но лучше сделать это как можно быстрее, так как в дальнейшем могут возникнуть проблемы, например, с получением социальных пособий или оформлением пенсии.

Порядок внесения изменений и дополнений в этот документ регламентируется двумя постановлениями — Правительства РФ от 16.04.03 No225 и Минтруда РФ от 10.10.2003 No69.

Изменить запись о персональных данных может руководитель фирмы или уполномоченное им лицо, которое ведет учет и вносит записи в документ.

Для этого необходимо уведомить нанимателя об изменении данных и предоставить документы, которые подтверждают факт изменения.

Законодательство не предусматривает, в каком виде сотрудник подает просьбу об изменении персональных данных в книжке. Он может сделать это в устной или письменной форме.

Форма заявления может быть любой. Если просьба о замене фамилии оформляется в письменном виде, то в обращении к нанимателю указывают:

Смена фамилии в трудовой книжке производится на основании паспорта с новыми данными и документа, выданного органами ЗАГС, которые подтверждают изменение.

К заявлению прилагают копии этих документов, заверенные работником кадрового подразделения или иным лицом, которое отвечает за кадровый учет в организации.

На основании заявления сотрудника, руководитель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в трудовую. Такую замену необходимо произвести в кратчайшие сроки, после издания приказа. Так как руководитель компании и сотрудники кадровых служб, которым делегированы полномочия на ведение кадрового учета, несут ответственность за правильность и актуальность его ведения.

Несвоевременная замена устаревших сведений может стать основанием для применения мер дисциплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности для должностного лица.

Запись в трудовой книжке о смене фамилии

Изменение вносят в два этапа. Во-первых, на титульном листе зачеркивают одной горизонтальной чертой старую запись и рядом пишут новую фамилию.

Старые данные должны быть читабельными, нельзя их заштриховывать или замазывать корректирующей жидкостью и писать поверх предыдущей надписи новую.

Во-вторых, в трудовую книжку заносят данные о документе, который служит основанием для исправления записи. Как правило, это свидетельство, выданное органом ЗАГС.

Сведения о документе-основании изменения данных нужно записывать полностью, без сокращений.

В трудовую книжку вносят:

• название документа;
• его серию и номер;
• орган, который его выдал;
• дату выдачи.

При смене фамилии, запись в трудовую книжку можно сделать по следующему образцу:

Фамилия с «Кравилина» изменена на «Сердолицкую» на основании свидетельства о расторжении брака № I-СПБ 456780, выданного Мирненским районным отделом ЗАГС, 12.08.2018 года.

Эту запись проставляют на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Если места не хватает, например, владелица документа меняет персональные данные не первый раз, то запись можно делать на задней стороне обложки трудовой книжки.

Сведения о документе, который послужил основанием для внесения изменений, заверяет своей подписью лицо, вносившее исправление. Указывается должность и Ф. И. О. кадровика, внесшего новую запись, а также ставится и дата изменения. После этого запись о документе-основании дополнительно заверяется печатью организации или кадрового подразделения.

Исправление ошибочной записи о фамилии

При первоначальном оформлении трудовой книжки или внесении данных о новой фамилии и других персональных данных, по невнимательности работника кадрового подразделения, который ее заполняет, может появиться описка.

Например, часто путают буквы «о» и «а», «и» и «е». Или неверно указывают имя человека, если оно предполагает двоякое написание — «Наталья», вместо указанного в удостоверении личности «Наталия».

В таком случае, алгоритм действий зависит от того, когда была замечена ошибка. При оформлении трудовых отношений в первый раз, работник проверяет правильность персональных данных на титульном листе документа и ставит свою подпись. Если ошибка была замечена в этот момент, то можно просто заменить трудовую книжку на новую, а предыдущую утилизировать с оформлением соответствующего акта.

Когда ошибку не заметили сразу, и в книжку внесены записи о трудовой деятельности человека, то действуют по тому же алгоритму, как и при смене персональных данных на новые. Основанием для внесения изменений в таком случае может выступать паспорт или другой документ удостоверяющий личность.

Никаких подчисток, подрисовывания одной буквы вместо другой, использования корректирующей жидкости на титульном листе быть не должно. Такие исправления делают документ недействительным.

Смена фамилии при переходе к другому нанимателю

В законодательстве нет четкого определения ситуаций, когда изменения в трудовую книжку сотрудника должен вносить предыдущий или новый наниматель.

В случае, когда эти изменения произошли во время работы на прежнем рабочем месте, обратиться можно и к предыдущему нанимателю. Исключением становится ситуация, когда организация, в которой работал человек, ликвидирована, и соответственно, вносить новые персональные данные некому.

Если смена фамилии произошла после увольнения работника, то сведения меняют уже при трудоустройстве на новое место работы.

Пример 1: в период увольнения с прежнего места работы, женщина одновременно расторгла брак и решила вернуться к девичьей фамилии. Чтобы не усложнять процесс увольнения, она не уведомила об этом предыдущего работодателя. При приеме на новую работу она поставила в известность о факте изменения персональных данных нового работодателя.

В такой ситуации, можно внести изменения при приеме сотрудника в штат организации.

Для этого работник пишет заявление на прием, а также на изменение персональных данных. При этом можно оформить трудовые отношения и внесение изменений одним приказом.

Пример 2: сотрудник, при увольнении обратил внимание, что фамилия на титульном листе трудовой указана с ошибкой. В такой ситуации он может потребовать внести исправление на старом месте работы, а может попросить изменить написание фамилии уже у нового работодателя.

Пример 3: после увольнения женщина оформляет брачные отношения и, соответственно, меняет свою фамилию на фамилию мужа. В таком случае запись о новых данных на титульном листе трудовой делают работники кадрового подразделения при устройстве на новую работу.

Другие документы, куда вносят изменения

Кроме изменений титульного листа трудовой книжки необходимо заменить устаревшие сведения и в остальных бумагах, которыми регламентируется трудовая деятельность сотрудника.

В первую очередь, это личная карточка сотрудника. Для этого работник кадрового подразделения зачеркивает запись о старой фамилии, а также вносит данные о документе, основании для смены персональных данных. Делается это по аналогии с записью о таком документе в трудовой книжке.

Кроме того, можно оформить личную карточку повторно, с указанием причины замены. В личное дело сотрудника также вносят запись о смене фамилии, и указывают основание для такого изменения.

Помимо этого, необходимо заменить персональные данные:

Вносят изменения и в должностные инструкции работника. Оно может быть оформлено дополнением или такой документ можно подписать заново, с указанием новой фамилии.

Также переоформляют используемые работником ключи ЭЦП, доверенности, выданные нанимателем для выполнения трудовых обязанностей и другие бумаги.

Дополнительно уведомляют ПФР для внесения актуальных сведений в пенсионный учет и выдачи нового СНИЛС.

Замена данных в трудовом и иных видах договоров

Перечень данных, которые должны указываться в трудовом договоре, указан в ст. 57 ТК РФ. При этом законодательство позволяет дополнить этот документ недостающими сведениями, без его перезаключения.

Наша сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Как правильно сделать запись в трудовую книжку о смене фамилии?

Светлана Колесова, г. Рязань

Ответ эксперта

Все изменения трудовой книжке, касающиеся фамилии, имени, отчества, даты рождения, образования, профессии и специальности, вносит работник кадровой службы, ответственный за ведение трудовых книжек, по последнему месту работы. Каждое изменение должно быть подтверждено документально со ссылкой на дату и номер этих документов.

Например, документом, подтверждающим смену фамилии, имени или отчества могут являться паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака.

Чтобы внести изменения, касающиеся фамилии, на титульном листе, одной чертой зачеркните прежнюю фамилию и запишите новую. Ссылку на подтверждающий документ дайте на внутренней стороне обложки. Заверить эту запись нужно подписью работника, который ответственен за ведение трудовых книжек, и печатью фирмы или ее отдела кадров.

Вот образец оформления изменения фамилии в трудовой книжке:

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

Если у Вас есть вопрос - задайте его

Читайте также по теме:

По ряду причин у человека может поменяться фамилия. Данное обстоятельство требует внесения изменений в документы, в том числе и в трудовую книжку. Своевременное изменение фамилии в трудовой книжке позволит избежать ряда проблем, связанных с начислением стажа и т.п.

Когда меняется

Самыми распространенными случаями, когда происходит смена фамилии, считается замужество или расторжение брака. Внести изменение фамилии в трудовую книжку можно следующим образом:

1. Если соответствующие перемены произошли, то все изменения вносит тот работодатель, у которого непосредственно работает сотрудник.
2. Если по каким-то причинам на старом месте работы изменения не были внесены, то это должен сделать новый работодатель.

В любом случае все изменения должны быть основаны на документальных доказательствах. А это в данном случае - документы из органов ЗАГС.

Оформление

Чтобы изменение фамилии в трудовой книжке было законным, уполномоченный сотрудник должен собрать с сотрудника все необходимые документы.

Если фамилия поменялась после замужества, то это свидетельство о браке и копия нового паспорта. Если причиной стал развод - то прилагается свидетельство о расторжении брака.

Правила и этапы

Сам процесс об изменении фамилии происходит в несколько этапов:

1. Сначала вносится исправление в специальной графе, где прописывают фамилию на первом листе документа: прежняя информация зачеркивается одной чертой, а новая записывается сверху.
2. Основная информация берется из документа-основания. Знающие кадровые работники советует экономно вписывать данные из документа-основания, так как в дальнейшем могут появиться еще какие-либо изменения.
3. Далее указываются данные уполномоченного лица, вносящего изменения, и печать организации.

Запись необходимо вносить без исправлений, опечаток и подчисток.

Основание

Основанием для того, чтобы произвести изменение фамилии в трудовой книжке, является приказ директора.

Работник обязан поставить в известность уполномоченного сотрудника о том событии, которое привело к смене фамилии. Кадровый работник, в свою очередь, поднимает личное дело и оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору. После внесения всех необходимых изменений фамилия меняется в трудовой книжке, о чем уполномоченное лицо и оповещает работника под подпись.

Чтобы документация в личном деле сотрудника была действительной, любые изменения должны быть подтверждены его письменным заявлением. При этом обязательно прилагаются удостоверяющие бумаги.

Согласно п.2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, смена информации об имени, фамилии, отчестве или дате рождения должна осуществляться после предъявления самим работником перечня определенных документов:

• паспорта;
• свидетельства о рождении;
• свидетельства о бракосочетании или расторжении брака;
• иных документов, выданных государственными органами РФ.

В трудовой книжке на развороте в обязательном порядке необходимо указать номер документа-основания.

Помимо тех документов, которые предъявляются сотрудником, есть и те, которые оформляются непосредственно в организации. Это:

• заявление работника с указанием просьбы внести изменение;
• приказ от руководителя произвести соответствующие изменения в трудовой.

Форма заявления в данном случае ничем не отличается от стандартных просьб к руководителю. Указываются реквизиты компании, данные сотрудника, сама просьба о смене фамилии, а также список всех прикладываемых копий и оригиналов. В заявлении необходимо указать дату написания и поставить подпись. Далее рассмотрим, как вносится в трудовую книжку изменение фамилии (образец документа):

Куда еще вносятся изменения?

Как уже говорилось ранее, внесенные изменения касаются не только трудовых книжек. Помимо этого обновить данные нужно:

• в личном деле;
• в документах по лицевым счетам;
• в других кадровых и бухгалтерских документах, где есть персональные данные работника.

Как внести изменения в личную карточку сотрудника? На внутренней стороне обложки прописывается наименование, номер, серия и дата документа-основания. Далее проставляется текущая дата и подпись уполномоченного работника. Замена фамилии в личной карточке делается так же, как изменение фамилии в трудовой книжке: старые данные зачеркивают, а новые пишут сверху либо рядом.

Некоторые кадровики распечатывают новый бланк для страницы из личного дела с обновленными данными. А на старом делают пометку об изменениях.

Что касается трудового договора, то сам документ остается неизменным. Но чтобы зафиксировать новые изменения к договору составляется допсоглашение.

Нюансы

Помимо того, что кадровый работник вносит все изменения в служебные документы, ему необходимо получить от работника и новый образец подписи.

Если сотрудница развелась и вернула свою старую фамилию, этот факт также необходимо отразить. Здесь указывается, что фамилия, полученная в браке, заменяется на добрачную на основании соответствующего документа.

А если сотрудница вышла замуж повторно? Как в данном случае происходит изменение фамилии? Запись в трудовой книжке (образец представлен в статье) делается аналогично случаю с первым браком.

В случае, когда данные внесены неверно, существует несколько вариантов исправления. Если книжка заводится впервые и ошибка сделана в фамилии, то документ подлежит уничтожению, а для сотрудника заводится новая трудовая книжка. Если документ содержит записи, то исправлять неверные сведения следует с пометкой «исправленному верить» или «взамен ошибочной» под подпись и печать ответственного лица.

Всегда нужно помнить, что все исправления должны вноситься аккуратно, без нарушений законодательных норм. Прежде всего руководитель организации несет ответственность за ведение и хранение трудовых книжек, так как именно он назначает сотрудников кадровой службы. А назначенные им ответственные лица, в свою очередь, подвергаются дисциплинарным взысканиям и иным мерам наказания (в соответствии с законом), если нарушают правила учета и хранения документов.

При изменении фамилии сотрудником кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе, в трудовую книжку работника. Смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо произвести в такой ситуации. Приведем образец на 2019 год.

Начинаем с заявления и приказа

Процедуру внесение записей в трудовую книжку предваряет заявление сотрудника и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей. Такими документами выступают паспорт и свидетельство о заключении брака. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).

Делаем запись в трудовой книжке правильно

После оформления заявления и выпуска приказа об изменении фамилии сотрудницы во всех документах можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2019 года поможет сделать это без ошибок.

Старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем, на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом ссылка на документы, послужившие основанием для исправления, обязательна (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225)
Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный работник кадровой службы заверяет свое подписью и печатью компании (при ее наличии).

При изменении фамилии необходимо внесение изменений во все личные документы: паспорт, водительское удостоверение, банковский счет, трудовую книжку и т. п. Исправления в большинстве документов (например, в паспорте) не разрешено, поэтому в этом случае нужно обменивать документ. Другое дело – трудовая книжка, она не подлежит замене. Здесь допускается корректировка. Рассмотрим, как при изменении фамилии корректируется запись в трудовой книжке.

Документы, необходимые для исправления

Для того чтобы сотрудник отдела кадров смог исправить фамилию в трудовой, работник должен представить документ, в котором указана причина смены фамилии, и гражданский паспорт с новыми данными.

Перечень исходных документов:

• свидетельство о заключении брака;
• св-во о расторжении брака;
• иные документы, выданные государственными органами РФ.

Сведения об исходнике должны быть занесены в трудовую книжку.

Процедура корректировки личных данных

Дополнительная информация

Изменение данных производится на основании заявления работника. Форма заявления стандартная, с просьбой о внесении изменений. Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.

Внести изменения в трудовую должен тот работодатель, во время работы у которого произошла перемена фамилии сотрудника. Если же по каким-либо причинам это не было сделано, то исправления вносятся следующим работодателем данного гражданина.

Работник должен уведомить о смене фамилии отдел кадров или, если компания небольшая, непосредственно работодателя. Сотрудник должен письменно или устно известить руководство о смене фамилии, представить все необходимые документы и их ксерокопии. Подача письменного заявления не является обязательной, но может быть регламентирована внутренними актами организации. После этого выпускается приказ, на основании которого в трудовую вносится корректировка (Постановление правительства №225 от 16.04.2003 года).

Делается это следующим образом:

• недействительная фамилия вычеркивается одной чертой, а рядом (в этой же строке или над ней) пишется новая;
• на первом развороте слева, на внутренней части обложки трудовой книжки, вписываются реквизиты документа-основания (номер, серия, дата выдачи). Заверяется данная информация подписью (с расшифровкой) сотрудника, вносившего изменения, и печатью организации.

Для наглядности можно посмотреть образец корректировки:

Копии документов, представленных для исправления фамилии, заверяются начальником отдела кадров (или руководителем организации) и вкладываются в личное дело работника.

Смена фамилии в прочих рабочих документах

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии – это лишь часть необходимых действий, корректировке подлежат и другие индивидуальные рабочие формуляры сотрудника.
Это следующие документы:

• личное дело,
• карточка формы Т-2,
• счет сотрудника формы Т-54,
• табель рабочего времени,
• график выхода сотрудников в отпуск,
• платежные ведомости и прочие бухгалтерские документы.

Подробно о том, как внести изменения в трудовую книжку

Последствия отсутствия корректировки фамилии в трудовых документах

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества или вследствие других причин – обязанность отдела кадров, но инициировать это должен сам сотрудник путем устного или письменного заявления об этом. Если работник не предоставит информацию для изменения своей фамилии в трудовой книжке, то это может иметь негативные последствия. Дело в том, что документы с неактуальными персональными данными перестают быть действительными.

Случается, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В этом случае необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.

Простой пример: гражданка Иванова после замужества не сочла нужным подать заявление на корректировку фамилии в трудовой книжке. Спустя год она вышла на пенсию. Сотрудники Пенсионного фонда не смогли своевременно оформить ей пенсионное пособие ввиду несоответствия фамилий, указанных в ее гражданском паспорте и трудовой книжке. Ситуация разрешилась лишь спустя несколько месяцев, после долгого разбирательства и приведения документов в порядок.

Если у вас есть вопросы, пишите в комментариях