Если в программе 1С Зарплата и Управление персоналом работают и кадровики, и расчетчики, то наверняка специалисты отдела кадров используют документы кадрового контура: это «Отпуска организаций», «Неявки и болезни организаций», «Командировки». Эти документы не имеют отношения к расчету заработной платы, их роль — фиксировать в программе случаи отклонений от нормы рабочего времени сотрудников и отслеживать неявки.

Наличие в программе кадровых документов позволит специалистам по расчету заработной платы ускорить ввод документов для начисления отклонений. Для этого в программе предусмотрен очень удобный сервис «Анализ неявок».

Порядок работы с обработкой «Анализ неявок».

Открыть обработку «Анализ неявок» можно, щелкнув по гиперссылке на закладке «Расчет зарплаты» на рабочем столе пользователя: Другой способ — из главного меню программы, пункт «Расчет зарплаты по организациям» — «Анализ неявок»:

Откроется форма обработки:

Рассмотрим подробно порядок работы с этим сервисом, а также его возможности.

Обработка предназначена для автоматического формирования расчетных документов отклонений на основе кадровых.

Формировать документы можно в целом по организации или по одному из ее подразделений (для этого необходимо выбрать подразделение в соответствующем реквизите):

Формирование документов можно осуществлять в целом за период (для этого переключатель должен быть установлен в положении «за период» и заполнены дата начала и окончания периода, за который должны быть сформированы документы), либо по виду документа (для этого необходимо установить переключатель в положение «по документу»).

Также возможно формирование расчетного документа на основании конкретного кадрового документа. Для этого необходимо указать конкретный документ в реквизите справа от типа документа:

Переключатель при этом должен быть установлен в положение «по документу».

После выбора документа в таблице «Неявки» автоматически появляется строка с данными выбранного документа: сотрудником, датами начала и окончания отпуска, видом неявки и ссылкой на документы — кадровый и расчетный. В нашем случае расчетного документа еще нет, и графа «расчетный документ» пуста.

Если мы формируем расчетные документы на основании нескольких введенных кадровых, то для заполнения таблицы неявок необходимо воспользоваться кнопкой «Заполнить», и программа автоматически заполнит таблицу в соответствии с заданными в шапке обработки условиями.

Например, если мы установили переключатель в положение «За период», то в таблицу попадут документы «Отпуска организаций», «Командировки организаций» и «Неявки и болезни организаций» за указанный период:

В нижней части формы обработки указывается месяц, в котором будут произведены начисления по кадровым документам.

Создать расчетные документы на основании кадровых можно при помощи кнопки «Создать документы». При помощи кнопок «Рассчитать» и «Провести» можно выполнить соответствующие действия с указанными документами.

Если нет необходимости обрабатывать какие-то документы, то можно вручную снять флажки в соответствующих строках. Кнопки «Установить флаги», «Снять флаги» и «Инвертировать флаги» служат для удобства отметки обрабатываемых документов.

При помощи кнопок «Открыть кадровый» и «Открыть расчетный» можно открыть документы в строке, на которую установлен курсор.

Таким образом при помощи сервиса «Анализ неявок» в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 редакция 2.5 можно автоматически формировать расчетные документы на основании кадровых.

Но сейчас многие организации начинают работать с третьей редакцией 1С ЗУП, и поэтому мне задают много вопросов о том, как воспроизвести ту или иную ситуацию в ЗУП 8.3. И сегодняшняя моя статья — на ту же тему, но на примере новой редакции 1С Зарплаты.

Почасовой невыход в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (редакция 3.0).

1. Первоначальная настройка.

а. Настройка состава начислений и удержаний.

Если в организации практикуются почасовые внутрисменные невыходы, то перед началом ведения учета в 1С Зарплата и Управление Персоналом необходимо выполнить настройку соответствующей неявки.

Для этого необходимо в разделе «Настройка» перейти по ссылке «Расчет зарплаты», и в открывшейся форме настройки щелкнуть по ссылке «Настройки состава начислений и удержаний»:

Откроется форма соответствующей настройки, где необходимо открыть вкладку «Учет отсутствий» и взвести флажок «В том числе внутрисменные» в строке «Прогулы и неявки» (флажок «Прогулы и неявки» также должен быть взведен).

Для записи настроек нажимаем на кнопку «Применить и закрыть».

б. Проверка основных начислений сотрудников.

Важно!!! Для корректного расчета внутрисменных невыходов у работников с месячным окладом необходимо, чтобы при приеме на работу сотруднику было назначено начисление «Оплата по окладу (по часам)».

2. Настройка начисления.

После этого настраиваем начисление «Отсутствие по невыясненной причине (внутрисменное)». В разделе «Настройка» выбираем пункт «Начисления» и в открывшемся списке начислений кнопкой «Создать» вводим новое начисление.

Вводим наименование и код начисления (код — если это необходимо).

На закладке «Описание» выбираем назначение начисления — «Неявка по невыясненным причинам».

Так как такая неявка не оплачивается, вторая закладка — «Расчет базы» — недоступна.

На закладке «Учет времени» устанавливаем переключатель «Вид времени» в положение «Неполные смены» и выбираем вид времени из классификатора использования рабочего времени. Для выбора открывается справочник «Виды использования рабочего времени», в котором выбираем предопределенный элемент «Неявки по невыясненным причинам».

Буквенный код, которым будет обозначен данный невыход в форме «Т-13″ соответствует указанному в колонке «Буквенный код» для этого вида времени.

На закладке «Приоритет» добавляем виды начислений, приоритет которых выше нашего невыхода, т.е. они будут вытеснять его:

Записываем и закрываем наше начисление.

3. Ввод невыхода.

Следующий этап — ввод невыхода. Ввести его можно как , так и отдельным документом.

Рассмотрю второй способ ввода невыхода. Для этого в программе предназначен документ «Прогул, неявка». Для ввода нового документа выберем раздел «Учет времени», пункт «Все отсутствия». Откроется журнал неявок. Нажмем на кнопку «Создать» и из открывшегося меню выберем вид документа «Прогул, неявка»:

Откроется форма нового документа.

Здесь необходимо выбрать месяц начисления, организацию (если в базе ведется учет по нескольким организациям), сотрудника, которому вводим невыход.

При установленном флажке доступен реквизит «Часы отсутствия». Вводим дату и время отсутствия сотрудника.

После ввода всех данных документ проводится и закрывается кнопкой «Провести и закрыть».

4. Расчет зарплаты.

Проверим, как работает наш вид начисления.

Рассчитаем зарплату за май. Для этого в разделе «Зарплата» выберем пункт «Все начисления» и создадим новый документ «Начисление зарплаты». Установим период «Май 2014″. Кнопкой «Заполнить» заполним документ списком всех сотрудников, а затем воспользуемся поиском в документе и отберем записи по Базину А.В.:

Как видим, что при окладе 65000 руб. за май рассчиталась неполная сумма — 63708,61. Чтобы посмотреть, как это получилось, воспользуемся кнопкой «Показать подробности расчета». Форма табличной части документа изменится:

Теперь видно, что при норме времени в мае 151 час сотруднику Базину оплачено 148 часов, т.е. введенный нами невыход вытеснил оплату по окладу.

Таким образом настраиваются и вводятся почасовые невыходы в 1С Зарплата и Управление Персоналом редакция 3.0.

В 1С для кадров 3.0 нужно зафиксировать, что сотрудник отсутствует, для того чтобы посчитать ему зарплату. Допустим, что сотрудник с 29 января заболел. При этом работник известил что заболел, но по факту причина неявки будет выяснена после того, как он предоставит листок временной нетрудоспособности.

Открываем меню «Кадры» - раздел «Все отсутствия сотрудников» - «Создать» - «Прогул, неявка». В документе необходимо указать:

• месяц,
• ФИО сотрудника,
• вид отсутствия – «По невыясненным причинам».
• Необходимо отразить период – число, месяц, год начала и окончания неявки. В нашем примере сотрудник заболел с 29.01.2016, а дата окончания неявки не известна. Так как необходимо рассчитать зарплату за январь, поэтому неявку устанавливаем до 31.01.2016, для того чтобы произвести расчет зарплаты за январь.
• В документе «Прогул, неявка» необходимо установить флажок «Расчет утвердил» для того, чтобы указанные сведения учлись в расчете зарплаты:

Как отразить неявку сотрудника в табеле в 1С ЗУП 3.0 (8.3)

Любые отклонения от установленного графика работы в виде неявки указываются в табеле учета рабочего времени, табель по умолчанию в 1С ЗУП 3.0 – это отчет.

Табель, который размещается в разделе «Учет времени» вносится, если необходимо скорректировать время помимо неявок. Используется в организациях, которые ведут учет рабочего времени методом сплошной регистрации. В нашем примере данный табель не используется:

В нашем примере достаточно табеля из раздела Зарплата - «Отчеты по зарплате» - отчет «Табель учета рабочего времени»:

В табеле учета рабочего времени Т-13 отразилась неявка по невыясненным причинам:

Более детально как отражается регистрация отсутствия по невыясненной причине в 1С ЗУП 3.0 рассмотрено на .