7.2. Состав и классификация расходов организации

Классификация затрат предприятия

7.3. Прибыль предприятия

Контрольные вопросы к разделу 1

Раздел 2. Менеджмент

1. Концептуальные основы менеджмента и эволюция экономической мысли

1.1 Основные понятия и концепции менеджмента

1.2. Концептуальные положения менеджмента

1.3. Эволюция управленческой мысли

1.4. Этап научного развития менеджмента

2. Основы управления социально-экономическими системами

2.1. Понятие, виды и этапы управления социально-экономическими системами

2.2. Основные принципы и методы управленческой деятельности

2.3. Понятие и содержание функций управления

2.4. Понятие миссии, цели и стратегии организации

3. Организационные отношения в системе менеджмента

3.1. Понятие и основные признаки организации

3.2. Понятие и принципы формирования организационных структур

3.3. Виды организационных структур управления

4. Планирование и контроль в организации

4.1. Сущность и этапы планирования

4.2. Сущность и виды контроля

5. Мотивация

Контрольные вопросы к разделу 2

Раздел 3. Основы бухгалтерского учета

1. Сущность и нормативное регулирование бухгалтерского учета

1.1. Понятие, цель, предмет и объекты бухгалтерского учета

1.2. Метод бухгалтерского учета

1.3. Нормативное регулирование бухгалтерского учета в Российской Федерации

2. Балансовое обобщение

2.1. Экономический смысл балансового обобщения и структура бухгалтерского баланса

2.2. Изменения в бухгалтерском балансе под влиянием хозяйственных операций

3. Счета и двойная запись

3.1. Счета бухгалтерского учета и их структура

Раздел I. Внеоборотные активы (01-09).

3.2. Двойная запись

3.3. Синтетические и аналитические счета

3.4. Классификация счетов по назначению и структуре

3.5. Обобщение данных бухгалтерского учета. Связь между счетами и бухгалтерским балансом

Крнтрольные вопросы к разделу 3

Раздел 4. Статистика

1. Статистика как наука

1.1. Понятие статистики и краткие сведения из ее истории

1.2. Предмет статистики

1.3. Методы статистики

1.4. Основные категории статистики

2. Статистическое наблюдение

2.1. Понятие о статистическом наблюдении

2.2. Программно-методологические вопросы статистического наблюдения

2.3. Формы, виды и способы наблюдения

3. Сводка и группировка материалов статического наблюдения

3.1. Сводка статистических данных

3.2. Задачи и виды группировок

3.3. Выполнение группировки по количественному признаку

4. Средние величины и показатели вариации

4.1. Понятие о средних величинах

4.2. Показатели вариации

4.3. Правило сложения дисперсий

Контрольные вопросы по разделу 4

Раздел 5. Налоги

1. Понятие и сущность налогов

2. Элементы налога и их характеристика

3. Налоговая ставка представляет собой сумму налога, приходящуюся на единицу измерения налоговой базы.

4. Налоговый период – это срок, в течение которого завершается процесс формирования налоговой базы и по окончании которого определяется сумма налога, подлежащая уплате.

5. Порядок исчисления налога определяется законом конкретно по каждому налогу, т.Е. Налог может быть исчислен: налогоплательщиком самостоятельно, налоговым агентом или налоговым органом.

3. Методы налогообложения

4. Способы уплаты налогов

5. Налоговая система российской федерации

6. Классификация налогов

7. Права и обязанности налогоплательщиков. Ответственность за совершение налоговых правонарушений

7.1. Ответственность налогоплательщика за налоговые правонарушения

8. Налоговые органы, их права, обязанности и ответственность

8.1. Состав и структура налоговых органов рф

8.2. Права, обязанности и ответственность налоговых органов

8.3. Формы налогового контроля. Виды налоговых проверок, их цели и методы

Контрольные вопросы по разделу5

Раздел 6. Финансы

1. Сущность и функции финансов. Финансовая система

1.1. Денежные отношения и их характеристика

2. Характеристика финансовых ресурсов. Финансовый рынок

3. Управление финансами

4. Государственные финансы. Государственный бюджет

5. Бюджетное устройство и межбюджетные отношения в рф

6. Внебюджетные фонды. Основы их формирования и использования

7. Государственный кредит. Государственный долг, его классификация. Управление государственным долгом

8. Финансы субъектов хозяйствования. Общая характеристика финансов коммерческих организаций

9. Финансы профессиональных участников финансового рынка

10. Финансы некоммерческих организаций

Контрольные вопросы к разделу 6

Раздел 7. Экономический анализ

1. Теоретические основы экономического анализа

1.1. Виды, принципы и приемы экономического анализа

2. Методические основы экономического анализа

2.1. Методы анализа финансового состояния предприятия

2.2. Анализ ликвидности и финансовой устойчивости предприятия

2.3. Анализ деловой активности и рентабельности предприятия

2.4. Методика факторного анализа

Контрольные вопросы по разделу 7

Раздел 8. Инвестиции и их эффективность

1. Инвестиции и их эффективность

1.1. Основные термины

1.2. Оценка эффективности инвестиций

1.3. Экономическая оценка инвестиций в инновации

1.4. Инновационные риски

Контрольные вопросы по разделу 8

Раздел 9. Ценообразование

1. Экономическая сущность и виды рыночных цен

1.1. Экономические школы, разрабатывавшие теорию цены

1.2. Трактовка понятия рыночной цены. Особенности и условия рыночного ценообразования

1.3. Основные цели и этапы ценообразования

1.4. Функции цены

1.5. Состав и структура цены

1.6. Классификация цен

2. Рыночные закономерности и факторы ценообразования

2.1. Рыночная (равновесная) цена

2.2. Факторы ценообразования

2.3. Формирование ценовых стратегий

2.4. Стратегии формирования начального уровня цены

2.5. Стратегии относительного уровня цен с учетом цен конкурентов

2.6. Стратегии относительного уровня цен с учетом товарной или покупательской дифференциации

2.7. Стратегии относительного уровня цен с учетом изменения цены во времени

2.8. Стратегии относительного уровня цен с учетом соответствия цены товара его качеству

2.9. Стратегии относительного уровня цен с учетом восприятия потребителя

3. Тактические приемы ценообразования

3.1. Корректировка цен с учетом экономических зависимостей

3.2. Корректировка цен в соответствии с потребительским восприятием соотношения «цена-качество»

3.3. Корректировка цен в соответствии с уровнем психологической привлекательности цены

4. Принципы и методы ценообразования

4.1. Важнейшие принципы ценообразования

4.2. Затратные методы ценообразования

Контрольные вопросы к разделу 9

Раздел 10. Рынок ценных бумаг

1. Общие понятия о рцб

Словарь терминов

Контрольные вопросы к разделу 10

Раздел 11. Делопроизводство

1. Документ и система документации

1.1. Документационное обеспечение предприятия

Гост р 6.30-2003

2. Требования к оформлению документов

2.1. Формат бумажных носителей и формат документа

3. Оформление распорядительных документов

3.1. Виды организационно-распорядительных документов

3.2. Оформление приказа по основной деятельности предприятия и распоряжения

П р и к а з

4. Оформление информационно-справочной документации

4.1. Составление и оформление информационно-справочных документов

4.2. Служебные письма

5. Оформление документации по личному составу

П р и к а з

Контрольные вопросы по разделу 11

Библиографический список

Оглавление

Раздел 2. Менеджмент 31

Раздел 3. Основы бухгалтерского учета 70

Раздел 4. Статистика 104

Раздел 5. Налоги 146

Раздел 6. Финансы 171

Раздел 7. Экономический анализ 207

Раздел 8. Инвестиции и их эффективность 234

Раздел 9. Ценообразование 256

Раздел 10. Рынок ценных бумаг 288

Раздел 11. Делопроизводство 307

5. Оформление документации по личному составу

Документы по личному составу предприятия – это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятся: личное заявление, приказ о назначении на должность, листок по учету кадров, автобиография, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетные картотек.

Приказ по личному составу предприятия

Главные реквизиты кадрового прика­за – слово ПРИКАЗ, номер приказа, место и дата его издания. Но приказ по личному составу имеет ряд особенностей в оформлении реквизитов. Поскольку кадровые приказы регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, то два разных при­каза могут иметь одинаковые номера. Во избежание путаницы к но­меру кадрового приказа добавляются буквенные обозначения: № 42-к- движение кадров (прием, увольнение, перевод и т.п.), № 43-км-командировка, № 44-о – отпуск и т.д.

Приказ по личному составу предприятия не имеет констатирую­щей части и слова ПРИКАЗЫВАЮ, а начинается прямо с распоряди­тельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

Распорядительные пункты начинаются глаголом в повелительном наклонении: Назначить на должность..., Уволить по собственному желанию..., Перевести в должность... и т.д.

Под каждым распорядительным пунктом проставляется слово Основание: (с двоеточием), за которым следует наименование соот­ветствующего документа (личное заявление, контракт, докладная за­писка и т.п.). Ниже пишется фраза: «С приказом ознакомлен». Здесь работник расписывается и ставит дату ознакомления.

Таким образом, если Приказ по основной деятельности доводится до сведения исполнителей руководителями подразделений в удобной для них форме, то с Приказом по личному составу работник знако­мится лично под расписку.

БЛАНК ПРЕДПРИЯТИЯ

П р и к а з

28.02.2008 г. № 123-к

г. Челябинск

НАЗНАЧИТЬ:

ЧЕРКАСОВА Сергея Федоровича с 16.02.2008. главным художником-дизайнером выставки «Отель-2006» с месячным окладом 15000 руб.

Основание: Докладная записка зам. директора от 27.01.06 г.

С приказом ознакомлен: подпись, дата

Генеральный директор Н.М. Сергеев

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ

Дата введения 2003-07-01

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательст­ва Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках докумен­тов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) поме­щают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об ор­ганизации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди­ческого лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми на­ логовыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста­новки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, вы­ даваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классифи­катору управленческой документации (ОКУД).

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсут­ствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государ­ственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Россий­ской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наимено­вания на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное на­именование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располага­ют ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый ад­рес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного органи­зацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12.Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номе­ра, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и бо­лее организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организа­ции» и «Справочные данные об организации». Место составления или изда­ния указывают с учетом принятого административно-территориального де­ления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные под­ разделения, должностные или физические лица. При адресовании документадолжностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Если документ отправляют в несколько однородных организаций илив несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отно­шению к самой длинной строке. Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правила­ми оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, за­тем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию иинициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа долж­ностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТ­ВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их под­писи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, про­токолом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего доку­мента в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2007. № 14

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18.Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль".

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федера­ции в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характе­ризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множе­ственного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкдолжны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чемна одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на сле­дующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части ука­зывают причины, основания, цели составления документа, во второй (за­ключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбубез пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: на­именование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («прика­зываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественно­го числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слу­шали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащихописание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму из­ложения текста от третьего лица единственного или множественного числа(«отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направ­ляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформ­ляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложе­ние, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложением» » с указанием наиме­нования распорядительного документа, его даты и регистрационного номе­ра, например:

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными бук­вами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, напри­мер:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2007 №251

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности ли­ца, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланкедокумента, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личнаяподпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

Региональных предприятий А.А. Борисов

Или на бланке:

Вице-президент А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должно­сти лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. На­пример:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность это­го лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их под­писи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института М.В. Ларин

Главный бухгалтер З.В. Маринина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответ­ствии с распределением, например:

Председатель комиссии В.Д. Иванов

Члены комиссии А.С. Красавин О.И. Рысков

А.Н. Сокова

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фами­лии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согла­сования оформляют следующим образом:

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего до­кумент, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С.Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим обра­зом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к до­кументу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы про­ставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого доку­мента.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование доку­мента и его приложения.

25.Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные сфинансовыми средствами, а также на иных документах, предусматриваю­щих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26.При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже рек­визита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициа­лы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор службы кадровТ.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмот­рению организации.

27.Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию ис­полнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе распо­лагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в ле­вом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включа­ет в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетель­ствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткиесведения об исполнении; слова «В дело"; номер дела, в котором будет хра­ниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписыва­ется и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29.Отметка о поступлении документа в организацию содержит очеред­ной порядковый номери дату поступления документа (при необходимости –часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию простав­лять в виде штампа.

30.Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы доку­мента и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. К документам по личному составу относятся:

· трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

· приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

· трудовые книжки;

· личные дела;

· лицевые счета по заработной плате.

Трудовой договор фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулируют их. Он должен заключаться в письменной форме и указывать:

Место работы;

Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности;

Дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор;

Размер оплаты труда;

Обязанности организации по обеспечению охраны труда.

Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязанности сторон. В нем могут устанавливаться по согласованию сторон и такие условия, как:

Основание увольнения работника;

Дисциплинарные взыскания;

Введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных Трудовым Кодексом Республики Беларусь.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется оттиском печати и хранится у сторон.

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с». Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части указываются причины его издания. Распорядительная часть начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке, указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения - статью ТК РБ, а при приеме на работу - должностной оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку и хранятся 75 лет.

В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и срок хранения которых не превышает 3 лет, они имеют индекс (№ 1-к, № 2-к, …) и формируются в самостоятельные разделы.

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору-подряда трудовая книжка не предъявляется. На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.

В трудовую книжку вносят сведения:

О работнике (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, профессия, специальность);

Работе (прием, перемещение, увольнение);

Награждениях и поощрениях;

Об открытиях, изобретениях, рационализаторских предложениях;

О назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записывают. Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании соответствующих документов. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования, и производят их не позднее недельного срока, а об увольнении - в день увольнения. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить его владельца.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации. Они могут заводиться на всех работников, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

Заявление о приеме на работу;

Анкета или личный листок по учету кадров;

Автобиография;

Копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых степеней и званий;

Копии документов об утверждении в должности;

Трудовой контракт (договор);

Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

Дополнение к личному листку по учету кадров;

Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Все эти и другие документы подшиваются в папки в хронологическом порядке их поступления. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Личная карточка формы Т-2 является основным документом по учету персонала организации и заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу. Все записи в ней делают на основании подлинных документов, предоставленных работниками.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах делаются на основании приказов организации. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка. В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т. п. Личную карточку заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Достаточно краткое определение документов по личному составу включает в себя значительный комплекс определенных видов и разновидностей документов, фиксирующих в том числе и отношения, выходящие за рамки понятия трудовых.

Термин «документы по личному составу» является весьма обобщенным названием обширного массива документов, которые образуются в процессе документирования взаимоотношений государства и отдельных граждан.

В архивоведении не существует нормативно регламентированной классификации данной категории документов на группы, комплексы.

С небольшими дополнениями схема классификации выглядит следующим образом:

• 1. Документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, контракты.
• 2. Документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности человека: штатные (штатно-списочный состав) расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы индивидуального (персонифицированного) учета), ведомости на получение заработной платы, единовременные трудовые соглашения, документы (ведомости, справочники, сетки) по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок.
• 3. Документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения, протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.
• 4. Документы, фиксирующие образование, повышение квалификации: списки работников с высшим и специальным образованием и карточки их учета, подлинные личные документы, удостоверяющие образование, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, протоколы заседаний и постановления аттестационных и квалификационных комиссий.
• 5. Документы, фиксирующие должностные и иные заслуги человека: списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, документы (характеристики, автобиографии, выписки решений и др.) о представлении к государственным и ведомственным наградам, присвоению ученых степеней, званий, присуждению премий, протоколы заседаний специализированных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней.
• 6. Учетные документы, фиксирующие факт совершившегося события, создания документов или их выдачи: книги регистрации актов гражданского состояния, книги прописки (домовые книги), документы сплошных, выборочных, единовременных переписей, документы и книги учета нотариальных действий, карточки, журналы учета награжденных лиц, книги регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, книги регистрации несчастных случаев, учета аварий, выдачи трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств и т.д.
• 7. Особую группу документов по личному составу составляют личные дела граждан, которые в свою очередь можно разделить на подгруппы:
  • - личные работников;
  • - личные (наградные) дела;
  • - личные дела по аттестации (аттестационные дела);
  • - личные дела учащихся, студентов, аспирантов;
  • - личные дела по усыновлению детей;
  • - регистрационные дела безработных, получавших пособие по безработице;

личные (учетные) дела пострадавших;

личные дела пенсионеров (пенсионные дела);

персональные дела членов партии;

выездные дела;

судебно-следственные дела;

истории болезней.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

прием, перевод и увольнение работников;

предоставление отпусков;

командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно-биографических данных, условий и оплаты труда.

Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу имеют свои особенности. Они оформляются отдельно от приказов по основной деятельности в соответствии с новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 30.10.87 № 7141.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

прием на работу;

перемещение по работе;

увольнение с работы;

установление должностных окладов;

командировки;

изменение фамилии;

поощрения;

взыскания и т.д.

Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции):

Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.

Заглавие - "По личному составу".

Констатирующей части в приказе может не быть.

Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.

Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).

В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.

Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента их подписания.

Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник отдела кадров должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.

Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.

Приказы оформляются на бланках формата А4.

Состав реквизитов приказа по личному составу:

название организации;

наименование вида документа;

место составления;

дата, номер;

заголовок;

подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

отметка о направлении в дело.

Выписка из приказа по личному составу.

Реквизиты выписки из приказа:

наименование министерства или ведомства;

наименование организации;

выписка из приказа;

дата и номер подлинного документа;

место составления;

заголовок;

констатирующая часть текста;

распорядительная часть (необходимый пункт);

заверительная надпись.

Элементы заверительной надписи:

слово "Верно";

наименование должности сотрудника, заверившего выписку;

дата заверительной надписи

Следующим видом документа по личному составу является заявление.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

Пишется от руки в произвольной форме.

На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

название вида документа;

от кого направлено;

Документ "заявление" бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

адресат (кому направлено);

от кого (Ф.И.О., адрес);

наименование вида документа;

дата составления;

Особенность заявления о переводе на другую должность - в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте - причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Основные условия договора включают соглашения:

о работе по одной или нескольким специальностям;

квалификации;

месте работы;

сроке действия;

виде трудового договора;

об условиях оплаты труда.

Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально - бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

место работы;

конкретная работа по профессии, должности;

дата начала работы и ее окончания;

оплата труда;

обязанности предприятия по охране труда.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

В трудовые книжки вносятся следующие данные:

сведения о работнике;

сведения о работе;

сведения о награждениях и поощрениях;

сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;

взыскания в трудовую книжку не вносятся.

Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.

Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

внутренняя опись документов дела;

дополнения к анкете;

заявление о приеме на работу;

анкета с фотокарточкой;

трудовой договор;

приказ о приеме на работу (копия);

документы об образовании (копии);

Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

формирование хранение документ личный состав

Ключевые вопросы:

Как Федеральный закон изменил сроки хранения документов по личному составу?

Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

Как теперь следует применять утвержденные Минкультуры России сроки хранения документов?

Президент России В.В. Путин 02.03.2016 подписал Федеральный закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (далее - Федеральный закон № 43-ФЗ). Закон вступил в силу 13.03.2016.

Два важных изменения

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу .

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу» , где определен новый срок хранения документов по личному составу - 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

• созданные до 2003 г.

Срок хранения - 75 лет; не изменился ;

• созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился ;

• образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился .

Наша справка

Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу , созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г. , хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

• в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
• в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
• в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему

военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);

правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);

федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.

Из истории вопроса

В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (далее - Концепция). Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».

У архивистов как ведомственных, так и государственных (муниципальных) архивов эта информация вызвала недоумение и опасение. Возник ряд закономерных вопросов: почему так радикально снижаются сроки хранения? Для каких именно документов по личному составу будет сокращен срок хранения? Не вызовет ли такое сокращение негативные последствия в социальной сфере?

Можно предположить, что в Концепции ставилась задача уменьшить количество документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы, при ликвидации, реорганизации, прекращении финансово-хозяйственной деятельности, банкротстве организаций, ведомств, управлений. С середины 90-х годов прошлого века процесс ликвидации организаций принял катастрофический характер. Архивы не справлялись с тем объемом документов по личному составу, который должен быть поступить к ним на хранение. Встал вопрос об оптимизации и сокращении физических объемов документов, находящихся на ведомственном хранении в архивах организаций. Предполагалось, что сокращение объемов хранящихся в архиве организации документов позволит уменьшить объем документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы. Проблему архивной полки еще никто не отменял, ведь архивы не резиновые, многие не имеют свободных площадей.

Следует отметить, что примерно в это же время начали увеличиваться сроки хранения документов по личному составу.

Ранее, в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988; далее - Перечень 1988), срок хранения на основные категории документов составлял 75 лет ЭПК минус возраст. В указаниях по применению Перечня 1988 можно найти такую информацию: «Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - «В», где «В» - возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать. Например, в 2000 г. можно было уничтожать документы, работников 1925 г. рождения, в 2000 г. им исполнилось 75 лет. Предполагалось, что к этому возрасту человек уже оформил себе пенсию, ему не требуется подтверждение стажа работы, заработной платы и т.п.

В 2000 г. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден новый Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), и срок хранения документов по личному составу изменился. Новый срок - 75 лет с момента закрытия дела (создания документа).

Увеличение сроков хранения документов по личному составу в новом Перечне аргументировалось тем, что надо сохранять историю страны на примере истории жизни отдельных граждан, а также сохранить историю семьи отдельного человека.

В 2010 г. новый Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов (например, трудовых книжек). Несомненно, данная инициатива носила бы положительный характер, если бы опиралась на реальную материально-техническую базу. Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.

Проблему хранения, на наш взгляд, необходимо было решать путем оптимизации состава документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. На данный момент есть предпосылки для оптимизации состава документов по личному составу. В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, ее сведения пополняются в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой деятельности.

Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Информационная база индивидуального персонифицированного учета, заработала в полном объеме в 2003 г. По мнению Правительства РФ, сокращение сроков временного хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности. Кроме того, в данных архивах появятся дополнительные площади для приема документов постоянного срока хранения.

При обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» в первых чтениях для документов, созданных после 2003 г., предлагалось установить срок хранения 20 лет. Однако к третьему чтению законопроект увеличил этот срок до 50 лет. Полагаем, это можно рассматривать как победу здравого смысла над сиюминутным желанием сэкономить деньги на социальных расходах.

Итак, с момента вступления в силу Федерального закона № ФЗ-43 архивисты при формировании дел и передаче их в архив организации должны указывать на делах новый срок хранения. При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения.

Кроме того, по-видимому, следует ждать изменения в Перечень.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

И.В. Журавлева,

научный редактор журнала «Кадровые решения»

Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения документов теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания». В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока.

Те номенклатуры дел, которые были утверждены за период 2003-2015 гг. переделывать, разумеется, не нужно, а вот номенклатуру дел на 2016 г., как нам представляется, нужно подкорректировать и переутвердить.

Напомним, что срок хранения трудовых книжек в 2010 г., напротив, был увеличен с 50 до 75 лет (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Причем трудовые книжки не относятся к документам по личному составу, создаваемым работодателями, так как являются «подлинными личными документами» работников (см. Перечень). Следовательно, срок их хранения остается 75-летним.

В таблице перечислены основные виды документов по личному составу, а также документы по их учету (журналы, регистрационные книги и т. п.) в соответствии с Перечнем и указаны сроки их хранения после вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ.

Поскольку изменения в Перечень пока не внесены, старые сроки хранения документов по личному составу укажем в столбцах 3, 4, 5 таблицы, а в столбцах 6, 7, 8 - новые (измененные).

Обратите внимание

Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г. и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.

С.В. Тиханович,

Начальник отдела государственного архива

Купить этот номер в электронном виде

Узнать больше:

• Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

• Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций

Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также в тексте указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон). Текст может состоять из разделов:

цель резюме – место, на которое претендует составитель;

образование;

трудовая деятельность;

специальные знания;

семейное положение.

Трудовые договоры. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их является трудовой договор. В соответствии со ст.67 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме.

место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой договор;

оплату труда;

обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Договорная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников:

на постоянных работников;

на временных работников;

работающих на основном месте работы;

работающих по совместительству.

В Трудовом договоре определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Согласно ТК РФ (ст.58) Трудовой договор может заключаться на неопределен-ный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы (срочный трудовой договор).

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника.

Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу по унифицированным формам. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется в унифицированной форме первичной учетной документации. Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить , который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении).

Приказ о приеме на работу оформляется на бланке типовой межотраслевой формы №Т-1. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т-8.

В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.

Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ).

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.

Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.

Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца, проставляется заверительная запись, оттиск печати. Работа с трудовыми книжками должна выполняться с учетом требований «Правил ведения и хранения трудовых книжек,

изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст.62 ТК РФ). Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.

Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы № Т-2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.

Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.

Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике представляет собой личное дело (досье). Чаще всего оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником ответственным за персонал предприятия.

Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.

Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.

Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).

Трудовой договор. Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.

Дополнение к личному листку по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).

Справки и другие документы , относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации.