Оформление претензии на некачественный товар поставщику образец. Как правильно составить претензию поставщику товаров и услуг

В претензии к поставщику покупатель излагает свое недовольство касательно качества товара, условий организации поставки, а также иных условий. Претензия является мирным способом урегулирования конфликта.

Во время подписания договора по любой сделке, участники оговаривают нюансы, которые могут возникнуть во время поставки товара. Поставщик, несмотря на условия договора, может позволить себе не выполнить обязательства либо выполнит их не в полном объеме. Чтобы защитить свои права покупатель вы, являясь покупателем, можете составить претензию.

В договор, который вы подписываете с поставщиком, обязательно внесите пункт, который затрагивает решение споров с помощью претензии. Для чего это нужно? Претензионный порядок решения споров и разногласий будет вам намного выгоднее, чем в случае обращения в арбитражный суд. Для участия в судебном процессе требуется много времени, а также материальные затраты.

Обязательная форма составления претензии – письменная. Каких-либо специфических правил для составления этого документа в законодательстве не установлено.

При написании претензии следуйте таким правилам:

• сформулируйте свои мысли конкретно;
• укажите сумму, в которую вы оцениваете претензию, это, как правило, пени или штраф;
• ссылайтесь на нормативно-правовые акты, в частности, сертификаты качества и другие документы;
• к претензии приложите документы, которые подтвердят обоснованность ваших требований;
• укажите срок, в течение которого претензия должна быть рассмотрена поставщиком и он должен отреагировать на обращение.

В течение установленного срока вы должны получить ответ от поставщика, иначе обращайтесь в арбитражный суд с иском.

Какие необходимы документы для подачи претензии по поводу товара ненадлежащего качества?

У каждой партии товара, которая поставляется имеются сопроводительные документы: счет-фактура, товарная накладная ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная. Для правильного составления претензии с требованиями возврата необходимо не забывать про вышеуказанные документы.

Акт о расхождении (ТОРГ-2), составляемый если обнаружены какие-либо несоответствия или расхождения поставляемой продукции, является основанием для составления претензии на возврат товара поставщику.

Что делать, если поставщик не отвечает на поданную претензию?

Редко встречается, что поставщик не дает ответ на направленную ему претензию. Претензия составляется и направляется поставщику на стадии досудебного решения спора.

В случае, если поставщик игнорирует вашу претензию, вам необходимо подать исковое заявление в арбитражный суд.

В исковом заявлении укажите обстоятельства произошедшего, причины по которым вы составили претензию, а также отметьте спорные вопросы и заявите свои требования к поставщику. Иск должен быть оформлен в соответствии с законодательством. Приложите к иску необходимые документы, в том числе второй экземпляр претензии и договор поставки.

Спорные моменты, которые возникли между потребителем и поставщиком могут быть решены при помощи претензии.

Указанный документ должен включать в себя: подробную информацию о нарушениях, допущенных поставщиком, в частности, несоблюдение сроков поставки, либо поставка товара несоответствующего качества. Претензия должна быть оформлена в соответствии с законодательством, а также в ней должны быть содержаться четко сформулированные требования.

Претензия поставщику представляет собой документ, содержащий информацию в виде претензии от покупателя поставщику по поводу несоответствия качества и количества товара, ненадлежащих условий поставки и прочих несоответствий, связанных с выполнением условий договора.

Претензия необходима для урегулирования разногласий до судебного разбирательства.

Заключая договор поставки, стороны оговаривают различные ситуации, которые могут возникнуть при осуществлении договора. Несмотря на все условия, на практике часто возникают ситуации, когда поставщик не выполняет свои обязательства, либо выполняет их, но не в полном объеме. При возникновении такого рода ситуаций покупатель имеет право подать претензию поставщику для защиты своих интересов.

Разрешение спорных ситуаций с помощью предъявления претензии должно быть оговорено в договоре в отдельном пункте. Это упростит взаимопонимание сторон, сэкономит их время и деньги, нежели решение таких ситуаций в судебном порядке.

Как написать претензию поставщику?

Претензия оформляется в письменной форме. Устная форма не допускается. Определенного порядка составления претензии законодательством не предусмотрено, вследствие чего претензия составляется в произвольной форме.

Что указывать в претензии?

Претензия поставщику должна содержать следующую информацию:

1. Сам факт разногласий, т.е. формулировка претензии.
2. Претензия должна быть выставлена в определенной сумме (штраф или пени).
3. Основание претензии со ссылкой на подтверждающие документы (несоответствие качества товара сертификатам, несоответствие количества товара (услуги) в накладной (ТТН, акте выполненных работ и т.п.) и прочие документы, подтверждающие несоответствия условиям договора).
4. Перечень документов, подтверждающих целесообразность оформления претензии.
5. В претензии должен быть указан срок, в течение которого поставщик обязан разобраться в данной ситуации и принять необходимые к устранению нарушений меры.

Поставщик в указанные покупателем сроки должен вынести свое решение на предоставленную претензию. При нарушении сроков покупатель имеет право подать иск в Арбитражный суд.

При правильной организации деятельности компании все претензии учитываются в журнале, где содержится информация о предъявленных претензиях поставщику, исковых заявлениях и фактах разногласий.

Как отразить в бухгалтерским учете расчеты по претензиям?

Бухгалтерский учет расчетов по претензиям поставщику ведется на бухгалтерском счете 76 субсчет 2 «Расчеты по претензиям».

Компания имеет право выставить претензию поставщику:

При несоблюдении условий договора поставщиком;
- при недостаче ТМЦ;
- при обнаружении арифметических ошибок в полученных от поставщика документах на товары (услуги, работы).

1. При несоблюдении условий договора к поставщику обычно применяются санкции: штрафы, пени, неустойки. На основании п.3 ст. 250 НК такие доходы (от получения пеней, штрафов, неустоек) признаются внереализационными и отражаются следующей проводкой:

Д-т 76-2 К-т 91-1 - начисление пеней, штрафов, неустоек, признанных поставщиком или присужденных в судебном порядке.

2. При приемке товара может быть обнаружена недостача или порча ценностей. Тогда в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи.

Д-т 94 К-т 60 - учет недостачи (порчи ТМЦ) в пределах величин по условиям договора

Д-т 76-2 К-т 60 - учет недостачи (порчи ТМЦ) сверх величин по условиям договора

3. Если суд отказал покупателю в удовлетворении иска, списание производится следующим образом.

Д-т 94 К-т 76-2 - списание недостачи сверх величин по условиям договора

4. Если суд счел претензию обоснованной и вынес решение взыскать недостачу с поставщика, то реализация ТМЦ сторнируется

Д-т 62 К-т 90-1 сторно – списана реализация недостающих ТМЦ;

Д-т 90-2 К-т 41 (43) сторно - списана себестоимость недостающих ТМЦ;

Д-т 90-3 К-т 68 сторно – НДС по реализованным недостающим ТМЦ сторнирован;

Д-т 62 К-т 76-2 - учтена сумма претензии

Д-т 76-2 К-т 51 (50, 52) – сумма претензии погашена

Д-т 94 К-т 41 (43) - списание недостающих ТМЦ.

Пример и проводки по претензиям поставщику.

ООО «Василек» (покупатель) заключило с ООО «Гвоздика» (продавец) договор о поставке 1200 штук роз 72 000 рублей, в том числе НДС – 10983,05 рублей. При разгрузке товара оказалось, что фактически получено лишь 1100 штук стоимостью 66 000 рублей, в том числе НДС – 10 067,80 рублей.

Себестоимость 1 розы у ООО «Гвоздика» равна 45 рублям. НДС начисляется «по отгрузке».

Записи в бухгалтерском учете ООО «Гвоздика»:

Д-т 51 К-т 62 = 72 000 рубля – получение аванса за розы

Д-т 62 К-т 90-1 = 72 000 руб. – отразили реализацию роз (основание – накладная)

Д-т 90-2 К-т 41 = 54 000 рублей (45 рублей х 1 200 штук) – списана себестоимость роз;

Д-т 90-3 К-т 68 = 10983,05 руб. – начислен НДС с реализации.

Записи в бухгалтерском учете ООО «Василек»:

Д-т 60 К-т 51 = 72 000 руб. – поставщику перечислен аванс за розы

Д-т 10 К-т 60 = 55 932,20 рублей – приобретены розы по факту

Д-т 19 К-т 60 = 10067, 80 рублей – входящий НДС по приобретенным розам

ООО «Василек» составил акт о недостаче и выставил ООО «Гвоздика» претензию на сумму 6 000 рублей. ООО «Гвоздика» принял претензию и признал свою вину, вернув деньги покупателю.

Бухгалтерские записи у ООО «Василек»:

Д-т 76-2 К-т 60 = 6 000 рублей – в учете отражена недостача роз (основание – накладная)

Д-т 51 К-т 76-2 = 6 000 – возвращена сумма по претензии;

Бухгалтерские записи у ООО «Гвоздика»:

Д-т 62 К-т 90-1 = 6 000 рублей – реализация роз на сумму недостачи сторнирована;

Д-т 90-2 К-т 41 = 4 500 (45 руб. х 100 шт.) – себестоимость недостающих роз сторнирована;

Д-т 90-3 К-т 68 = 915,25 рублей – НДС по недостающим розам сторнирован;

Д-т 62 К-т 76-2 = 6 000 рублей – учтена претензия от ООО «Василек».

Д-т 76-2 К-т 51 = 6 000 рублей – с расчетного счета перечислены деньги на основании претензии;

Д-т 94 К-т 41 = 4 500 рублей – списание себестоимость по недостающим розам.

В ООО «Гвоздика» было проведено расследование и выявлено, что розы были похищены водителем Кривенко для собственных нужд. Компания обязала водителя вернуть деньги за похищенные розы.

Д-т 73-2 К-т 94 = 6 000 – отражена сумма ущерба за счет Кривенко.

Д-т 70 К-т 73-2 = 6 000 рублей – недостача удержана из заработка Кривенко.

Поскольку работник согласен выплачивать сумму ущерба самостоятельно, его удержания в месяц не могут превышать 70% от заработка.

Если виновник не найден или суд отказал вам в иске, недостача списывается на убытки.

Д-т 91-2 К-т 94

Если обнаружена арифметическая ошибка в счете, записи в учете следующие:

Д-т 76-2 К-т 60 - учтена сумма претензии.

При обнаружении арифметической ошибки после оприходования ТМЦ запись такая

Д-т 76-2 К-т 10 (41…) - учтена сумма претензии.

Образец претензии поставщику смотрите

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Нередко случаются ситуации, когда организация, получая товар от поставщика, обнаруживает различного рода нарушения. Перед организацией встает вопрос, как написать претензию на товар поставщику правильно. В статье вы найдете некоторые рекомендации по этому поводу, сможете скачать образец претензии на товар.

Организация, получая товар от поставщика, должна проверить соответствие полученных ценностей с документами, сопровождаемыми поставку (товарная накладная, товарно-транспортная накладная, счет-фактура, ). Если в процессе сверки и пересчета товара обнаружилась недостача, излишки, брак, нарушение упаковки и, вообще, товар ненадлежащего качества, то организация-получатель может вернуть полученный товар либо потребовать его замену.

Выразить свое требование можно в таком документе, как претензия на товар (на возврат товара) поставщику. Данный документ прикладывается к акту о расхождении по количеству и качеству, составленному при выявлении каких-либо несоответствий и нарушений. Образец акта можно найти в статье: .

Здесь же рассмотрим подробнее претензию.

Претензия вместе с актом расхождения направляется поставщику, который уже принимает свое решения. Подробнее о возврате товара можно прочитать .

Образец претензии на возврат товара поставщику

Для этого документа нет унифицированной формы, поэтому организация-покупатель сама разрабатывает текст для претензии, пишется она в произвольной форме.

Обратите внимание на то, что в данной статье рассматривается формат претензии, которая направлена на урегулирование спорных ситуаций с поставщиком, а не формальная претензия, которая составляется заказчиком в случае дальнейших судебных разбирательств, когда заказчик больше не имеет желания сотрудничать с контрагентом. Также стоит отметить, что ведение претензионной переписки с другой стороной это естественный процесс закупки товара и работы с поставщиками, по этой причине в данном процессе должны принимать участие не только юристы компании, но и специалисты, работающие в отделе по закупкам.

Так, зачастую у компаний, приобретающих какие-либо товары, возникают разногласия с поставщиками относительно качества или технических составляющих продукции. При возникновении подобных ситуаций заказчик имеет полное право на составление претензии поставщику относительно пунктов соглашения, которые не были им соблюдены.

В претензии отправитель может выразить недовольство качеством поставленного товара, несоответствие партии изделий с условиями договора и прочее. Как правило, данный документ помогает решить все разногласия между сторонами и, как следствие, избежать судебных разбирательств.

Законом установлено отсутствие определенных требований к данному документу. Это значит, что претензия составляется в произвольной форме.

Однако для того, чтобы документ имел определенную юридическую силу и был составлен грамотно, необходимо включить туда следующие моменты:

• Причину составления претензии, важную информацию и детали относительно проблемы, а также требования, которые должна выполнить другая сторона;
• Оценку претензии (в цену входят все убытки, пени, неустойки, которые понес заказчик в результате неисполнения поставщиком своих обязательств);
• Обоснование составления документа (ссылки на нормативно-правовые документы, пункты закона, свидетельства качества и любую другую документацию);
• Список бумаг, которые прикладываются к претензии и подтверждают обоснованность составления претензии;
• Сроки рассмотрения документов и дату, относительно которой заказчик ждет ответной реакции от поставщика или урегулирования всех перечисленных требований.

Адресат претензии в свою очередь обязан в установленные сроки дать ответ заявителю или решить указанную в претензии проблему. В противном случае заказчик может продолжить отстаивать свои права в вышестоящих инстанциях, как правило, это происходит в арбитражном суде.

Что может стать основанием для подачи жалобы поставщику?

Даже в случаях, когда дела с поставщиком протекают как нельзя лучше и между обеими сторонами установились теплые и доверительные отношения, юристы рекомендуют придерживаться заключения договора. Так как в случае нарушения устных договоренностей отстоять свои права одной из сторон будет крайне тяжело, а порой даже невозможно. В то же время юридически грамотный договор поможет в случае возникновения споров и разногласий между поставщиком и заказчиком быстро найти виновных и разрешить проблему с отсутствием финансовых затрат.

В ситуациях, когда поставщик уклоняется от исполнения своих обязательств или же выполняет работу крайне некачественно, заказчик имеет право составить претензию на его имя.

На практике сложились определенные причины, являющиеся обоснованием для составления претензии одной из сторон:

• Несоблюдение или нарушение пунктов соглашения;
• Непоставка товара или не предоставление услуг после внесения заказчиком предоплаты;
• Действия поставщика повлекли за собой нарушение проводки финансовых активов;
• Поставленные партии товара оказались низкокачественными или поврежденными.

Все вышеуказанные причины являются веским основанием для составления и подачи искового заявления. Однако суд может отказать в принятии иска в случаях, когда между сторонами не предпринимались попытки урегулировать проблему мирным путем. А доказательством того, что заказчик предпринимал попытки разрешить спор в досудебном порядке, и будет выступать претензия, составленная на имя поставщика.

Также при возникновении каких-либо трудностей большую роль в разрешении вопросов играют акт прима товара или акт, свидетельствующий выполнение работы. В данных документах, как правило, пострадавшая сторона прописывает несоответствие результата услуги или поставленного товара, относительно подписанного ранее межу сторонами соглашения.

На практике большинство поставщиков стремятся найти компромисс в решении проблемы, чтобы избежать судебных разбирательств. Именно поэтому после изучения соответствующего акта они предлагают способы урегулирования конфликта. Зачастую поставщики предлагают частично или в полном объеме заменить товар или вовсе забрать все партии поставленных изделий и вернуть полную стоимость заказчику. Безусловно данные варианты решения способствуют урегулированию споров, однако помимо всех вышеперечисленных опций поставщик обязуется возместить заказчику моральный вред.

Что делать если поставщик не отвечает на претензию?

Данные случаи встречаются крайне редко, однако все же имеют место быть. Недобросовестные поставщики могут не только отказаться от выполнения своих обязательств по договору, но и попросту игнорировать заказчика. Так, если поставщик не отвечает на претензию, Вы имеете право подать исковое заявление в суд.

В претензии обязательно подробно опишите все обстоятельства дела, причины составления претензии, а также реакцию поставщика на выдвигаемые требования.

Очень важно проверить то, чтобы все пункты заявления соответствовали действующему законодательству, а также в составе прилагаемого пакета документов есть все необходимые бумаги.

Итак, из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что все разногласия между сторонами помогает решить претензия, составляемая одной из сторон на адрес другой. В данном документе в обязательном порядке должна быть отражена вся информация касательно спорных моментов, возникших ввиду нарушения договора. Также важным моментом является правильное формулирование требований к виновной стороне, которое непременно должно основываться на нормах действующего закона.

Все деловые отношения должны быть официально задокументированы, это делается для общего блага всех сторон договора. Уже канули в лету те времена, когда сделки оформлялись на доверии – даже если вы полностью доверяете своему деловому партнеру, вы обязательно должны составлять соответствующие договоры о сотрудничестве. И один из наиболее распространенных договоров – договор о поставке товара, который составляется напрямую с поставщиком.

Благодаря подобным документам вы всегда можете подать претензию (или письмо рекламацию, как ее еще называют), которая поможет отстоять свои права и интересы. Подача претензии может понадобиться во многих случаях:

• Если поставщик не выполняет оговоренные обязательства;
• Если поставщик получил предоплату, но не отправил товар;
• Если полученный от поставщика товар оказался бракованным, поврежденным при перевозке, или была обнаружена недостача.

И тому подобные ситуации, которые сплошь и рядом происходят в торговле и на производстве. Обычно такие проблемы решаются в судебном порядке, но прежде чем обратиться в суд, понадобится устроить досудебное разбирательство. Только после этого суд рассмотрит вашу проблему. Образцом подобных досудебных разбирательств является претензия поставщику. Возможность решения конфликтов при помощи подобных рекламаций всегда подробно описывается в договоре о поставке.

Акт о расхождении по количеству и качеству

Итак, как написать претензию поставщику? Когда вы получаете очередную поставку товара, вы должны тщательно все проверить на наличие недостач и повреждений. При этом всегда происходит оформление акта о расхождении по количеству и качеству, в котором фиксируются все отклонения от нормы. Данный акт очень важен, и будет играть ключевую роль в дальнейшем разбирательстве.

Очень часто деловые партнеры обходятся без официальных жалоб, и решают все мирным путем. Поставщик приезжает на место получения товара, убеждается в правдивости всех обвинений и выполняет требования покупателя:

• Проводят полную или частичную замену товара;
• Забирают товар и возвращают деньги;
• Забирают товар, возвращают деньги и выплачивают компенсацию за причиненные неудобства.

Обычно обе стороны ценят свои деловые отношения, и не устраивают разбирательства в случае возникновения небольших неприятностей. Но если вам попался несговорчивый поставщик, придется действовать в рамках закона.

Правила составления

Чтобы написать претензию, вам не понадобится заполнять стандартную форму или искать стандартные бланки. Вам понадобится только лист бумаги и образец оформления, который вы можете скачать на нашем портале. Если вам удастся правильно написать и подать вашу жалобу, нарушителю не останется ничего, кроме как принять ее. А дальше может быть только два сценария развития событий – либо нарушитель выполняет все требования, либо дело переходит в суд, что грозит нарушителю еще большими проблемами и расходами.

Составлять письмо нужно по определенному образцу:

1. Написать номер и текущую дату исходящего документа.
2. Написать ФИО заявителя или название организации, подающей жалобу.
3. Вписать название документа (в данном случае надо написать «Претензия»)
4. Затем впишите номер договора, на основании которого вы собираетесь выдвигать свои требования, напишите все данные из квитанций, по которым пришла поставка.
5. Опишите полученный (или неполученный по вине поставщика) товар.
6. Изложите суть проблемы – что не хватает, что повреждено и т.д.
7. Изложите свои требования. Учтите, что требования должны соответствовать законодательству и составленному договору между покупателем и поставщиком.
8. Поставьте дату и подпись.

Данный документ должен быть прикреплен к акту о расхождении по количеству и качеству, который вы составляли ранее. Также понадобится приложить все имеющиеся доказательства – накладные, чеки, квитанции и т.д. Вам должны ответить приблизительно в течение 30 суток. Если вам не ответили либо отказались выполнять ваши требования, следующим вашим шагом должно быть обращение в суд.

Наиболее удобный способ подачи претензии – отправка заказным письмом. Заказное письмо – это гарантия того, что вам придет уведомление о получении, а значит у вас будет документальное подтверждение передачи.