Приказ об утверждении штатного расписания. Образец приказа по штатному расписанию и советы по его составлению

Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Утверждение штатного расписания

Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

Правки вносятся в следующих случаях:

• при введении новой должности или нового структурного подразделения;
• при изменении их наименования;
• при изменении оклада или тарифной ставки;
• при ликвидации вакантных позиций и отделов;
• при сокращении штата или численности.

Введение новых штатных единиц

Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

Изменение названия должности или подразделения

Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

Коррекция размера окладов или тарифных ставок

Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей и подразделений

Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

Сокращение штата

Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

Приказ об утверждении штатного расписания является нормативным локальным актом, который необходим любому предприятию, поскольку именно в нем описывается структура и численность штатного состава, а также размер заработных выплат и дополнительных начислений.

Как написать приказ об утверждении штатного расписания?

Классическим шаблоном для составления документа об утверждении расписания является форма Т-3, хотя она и не обязательна - предприятие может составить свою. Однако некоторые нюансы должны соблюдаться - например, в нем описываются сначала подразделения, а потом сотрудники, которые относятся к этим подразделениям и расположены по должностям в порядке убывания значимости.

Так или иначе, после составления бланка нужно издать приказ, утверждающий расписание. Как правило, этот процесс происходит в начале календарного года и действует на всем его протяжении. В написании текста главная роль отводится экономистам, однако часто этим занимаются бухгалтеры. После документ проверяется и заверяется директором или его уполномоченным заместителем.

Срок хранения приказа об утверждении штатного расписания

Законодательство устанавливает постоянный срок хранения приказа об утверждении штатного расписания. Иными словами - у него нет срока действия, его нужно сохранять на протяжении всего периода существования организации. Более подробно ознакомиться с положениями законодательства можно с помощью .

Приказ об утверждении штатного расписания с приложением

Когда руководством организации принимается решение об изменении штатного расписания для регулирования заработной платы сотрудника или отдела, внедрения новых сотрудников или должностей, а также прочих изменений, не затрагивающих всю фирму полностью, вместе с приказом об утверждении издается приложение к нему. Все изданные приложения сохраняются, являясь своеобразными дополнениями к основному документу.

Приказ об утверждении нового штатного расписания при сокращении штата

Изменение штатного расписания является одним из способов сократить либо количество работающих на предприятии сотрудников, либо число самих должностей. Именно это и должно быть в первую очередь определено руководством еще до издания приказа.

Непосредственно перед процедурой сокращения собирается комиссия, состоящая из руководящих должностей на предприятии, которая рассматривает кандидатуру каждого сотрудника и решает, нет ли законодательных преград для его увольнения. К числу причин, препятствующих увольнению, относится:

• Наличие двух и более нетрудоспособных членов в семье работника;
• Отсутствие других трудоустроенных членов семьи сотрудника;
• Получение производственной тяжелой травмы или болезни;
• Работник является инвалидом или ветераном боевых действий.

Также стоит добавить, что под сокращение не попадают сотрудники в отпуске или на больничном. Ознакомиться подробнее с перечисленными пунктами можно в статье .

Однако существует еще и статья которая тоже приводит список ограничений при выборе кандидатов на сокращение:

• Для беременных женщин или женщин с детьми до трех лет;
• Для матерей-одиночек с ребенком до 14 лет (до 18, если ребенок - инвалид);
• Для других лиц, которые занимаются содержанием и воспитанием детей в отсутствии матери.

Весь этот перечень необходимо учитывать при составлении списков на увольнение. Когда список невостребованных более сотрудников или должностей составлен, руководством издается приказ, который и приводит в действие механизмы увольнения и составления нового документа о штате.

Следует добавить, что сами сотрудники, подпадающие под сокращение, должны быть извещены об этом за два месяца до вступления нового документа в силу и подтвердить росписью, что они ознакомлены с постановлением. Если работник отказывается ставить подпись, происходит принудительное ознакомление в присутствии нескольких свидетелей, которые позже удостоверяют, что извещение было предоставлено вовремя.

Утверждение штатного расписания в связи с увеличением МРОТ

С 2016-го года МРОТ был повышен до 7500 рублей (может быть меньше для лиц, работающих неполный день). В связи с этим все организации, руководствуясь статьей , должны были пересчитать заработную плату штатных сотрудников и, как следствие, составить новый документ о штате и внести изменения в трудовой договор.

Сам же приказ составляется в произвольной форме, поскольку законодательством не предложено единого образца. А если сотрудники, которым необходимо повысить заработную плану из-за изменения МРОТ, в штате отсутствуют, никаких изменений в документы не вносится.

Приказ об утверждении штатного расписания бюджетного учреждения

В бюджетном учреждении, как и в любом другом, существует штатное расписание, регламентирующее структуру и комплектацию штата, уровень заработной платы и прием новых сотрудников на работу.

Для его составления и утверждения необходимы следующие документы:

• Устав предприятия;
• Общие положения о структуре и количестве штатных сотрудников;
• Перечень должностей;
• Описание заработной платы для каждого сотрудника.

Условия оформления и проведения приказа для утверждения расписания ничем не отличается от стандартных.

Если в организации есть сотрудники, то независимо от численности штата, необходимо составить и утвердить штатное расписание, которое закрепляет численность работников, их должности, размеры окладов и надбавок.

Обычно штатное расписание утверждают на год до его начала, например в декабре 2018 года на 2018 год. Чтобы применять штатное расписание и вносить в него корректировку, необходимо издать соответствующий приказ. Именно приказ об утверждении штатного расписания (образец смотрите ниже) является нормативным актом, относящимся к основной деятельности организации. Расписание вступает в силу только после того, как руководитель утверждает документ.

Запрета на изменение штатного расписания нигде не установлено, поэтому изменять, дополнять или сокращать перечень должностей можно и в течение года. Все корректировки вносят опять же на основании приказа. Скачать бланк и образец приказа на штатное расписание можно по ссылке ниже.

Приказ об утверждении штатного расписания на2018 год: как составить

Если для штатного расписания Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму Т-3, то для приказа типового бланка нет. Поэтому составить его можно в свободной форме, но обязательно на бланке организации и включить в него:

• наименование компании;
• номер ИНН, КПП, ОКПО;
• номер распорядительного акта;
• город нахождения головного офиса;
• дата создания;
• содержание;
• приложение;
• Ф.И.О., должность и подпись директора;
• Ф.И.О., должности работников, ознакомленных с актом, их подписи.

Приказ об утверждении штатного расписания (бланк)

Ниже приведем образец приказа об утверждении штатного расписания.

Приказ на утверждение штатного расписания образец 2017

Чтобы упростить процесс подготовки приказа, можно взять стандартный бланк и изменить его в соответствии с действующим штатом. В шапке приказа следует указать название организации и организационно-правовую форму, номера ИНН, КПП и ОКПО. Номер приказа — в соответствии с учетом документации в организации, город нахождения головного офиса и дату составления документа.

Готовый приказ о вводе штатного расписания подписывает руководитель (директор), главбух, помощник бухгалтера, секретарь.

Образец приказа о штатном расписании образец2018 (скачать)

Отметим, штатное расписание — плановый документ. И чаще всего его составляют на один год. Однако в нем невозможно предусмотреть все изменения организационной структуры, окладов, надбавок, которые могут произойти за календарный год. Поэтому достаточно часто штатное расписание приходится корректировать. Для этого можно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, если они незначительны, или, если в организации происходят значительные перемены, издать приказ об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата, переименовании должностей, изменении размера должностного оклада приказ по планируемым коррективам в штатное расписание нужно утвердить не менее чем за два месяца (ст. 74 и 180 ТК РФ).

Если в компании проводится сокращение штата или численности работников, то новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после уведомления сотрудников о предстоящем увольнении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). До этого момента нельзя исключить из штатного расписания должности, занимаемые сокращаемыми сотрудниками.

Приказ об утверждении штатного расписания обособленного подразделения

Расписание составляют на всю компанию. Для филиалов, представительств или других обособленных подразделений отдельное расписание утверждают, только если это прямо прописано во внутренних документах и у руководителя подразделения есть на это полномочия. Например, право утверждать расписание подразделения прописано в доверенности.

В документе помимо наименования структурных подразделений, должностей и окладов нужно указать реквизиты приказа об утверждении штатного расписания. Кроме того — дату, с которой вводится в действие расписание.

Оклады по одинаковым должностям в расписании должны быть равными. Иначе инспекторы могут счесть это нарушением трудовых прав работника. Поэтому если надо, чтобы оклады отличались, то безопаснее установить и разные должности, например не просто бухгалтер у обеих сотрудниц, а бухгалтер по зарплате, бухгалтер по расчету НДС и т. д.

Также рискованно устанавливать так называемую вилку окладов, к примеру, от 20 тыс. до 30 тыс. рублей. Инспекторы считают, что это нарушение трудовых прав работника, поэтому возможен штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Судьи иногда соглашаются, что главное — зафиксировать конкретный оклад в трудовом договоре (определение Ленинградского областного суда от 24.11.2010 № 33-5569/2010). Но все же проще установить в штатном расписании твердый оклад. А если потом надо будет его увеличить, то сделать это можно через повышение сотрудника в должности.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

– необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

ФАЙЛЫ

В документе четко прописываются:

• структурные подразделения,
• названия должностей,
• количество сотрудников,
• условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например . При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

• номер и дату составления,
• наименование организации,
• ссылку на основание,
• суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
• номер и дату этого расписания,
• дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре , который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Штатное расписание - документ, помогающий наладить, отрегулировать и оптимизировать деятельность предприятия. В нем отражаются такие показатели, как численность штата и структура организации, перечень профессий (должностей) и их суммарное количество, размеры назначенных сотрудникам окладов, доплат и иных надбавок.

Для того, чтобы документ вступил в силу, руководителем предприятия подписывается приказ на штатное расписание, которого можно найти и скачать в интернете.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Порядок действий

Штатное расписание следует оформлять по , которая была утверждена Госкомстатом в 2004 году.

В соответствии с данным актом, в форме обязательно указываются данные о численности, структуре, составе компании, наличии подразделений, количестве штатных единиц и прочие.

Образец бланка штатного расписания можете скачать .

Каждое предприятие (ЗАО, ООО или ИП), осуществляющее деятельность на территории Российской Федерации, обязано составлять штатное расписание - об этом говорится в Письме Федеральной службы по труду и занятости под номером 2016-6-6, датируемым 8.07.2010г.

А Роструд поясняет, что организации должны составлять данный документ в соответствии со статьей под номером 57 ТК РФ, поскольку его отсутствие затрудняет проведение мероприятий, связанных с изменениями в составе, численности, структуре и других параметрах.

Документация считается вступившей в силу только после того, как подписан приказ на штатное расписание, который издает руководитель предприятия.

Общий порядок составления, процедура оформления и утверждения документации таковы:

1. Издается о составлении штатного расписания.
2. Приказ регистрируется в Журнале распоряжений по основной деятельности.
3. С Приказом знакомятся ответственные лица, ставят под ним свои подписи.
4. Составляется и согласовывается штатное расписание.
5. Издается Приказ об утверждении составленного документа. При этом в самом расписании в графе «Утверждено» следует проставить дату издания Приказа и его порядковый номер.
6. Изданный Приказ регистрируется в Журнале документов.

Примерную форму приказа скачивайте бесплатно.

Даты составления штатного расписания, приказа о вступлении его в силу и начала действия могут значительно отличаться. Если требуется оформить распорядительный акт на следующий год , то в приказе указывается конкретная дата, когда штатное расписание начнет действовать.

Распорядительный акт подписывается руководителем предприятия или лицом, на которое возложены данные полномочия.

Штатное расписание составляется каждый год или нет?

Срок, на который будет действителен документ, определяется непосредственно руководящим лицом - документация может действовать как всего полугодие, так и на протяжении нескольких лет.

Но, если на предприятии происходили , например - было сокращение штата, вносить изменения в документацию требуется сразу же.

Кем утверждается документ?

Руководство компании может самостоятельно вносить изменения в штатное расписание и, соответственно, согласовывать его без уведомления и получения согласия учредителей, если в Уставе компании данный момент не отмечен как обязательный.

Данное положение регулируется статьей ТК под номером 22 , где говорится, что работодатель имеет право принимать самостоятельно, без дополнительного согласования с учредителем, локальные акты.

На самом штатном табеле в обязательном порядке должны присутствовать подписи главного бухгалтера и непосредственного начальника кадровой службы.

Подпись генерального директора заменяется оттиском печати, которая ставится на графу «Утверждено» поверх даты вступления утверждающего приказа в силу.

Если штатное расписание занимает более чем один лист , подписи могут ставиться как на каждой странице, так и только на последней - четкого руководства по данной процедуре нет.

Кто издает приказ?

Обычно составлением штатного расписания занимается экономист по труду , но если такая должность не предусмотрена в компании, то ее руководитель назначает ответственным за разработку штатного расписания другого сотрудника компании.

Т.к. сотрудник может не иметь в своих должностных инструкциях и данной обязанности, то ответственность за создание штатного расписания должна быть прописана в распорядительном акте, которым является приказ руководителя.

В приказе об утверждении обязательно указываются следующие реквизиты :

• полное название предприятия;
• местонахождение организации;
• порядковый номер;
• дата выхода распорядительного акта;
• занимаемая должность и подпись руководителя с расшифровкой;
• подписи с расшифровками и наименования должностей лиц, которые ознакомлены с Приказом.

Основная часть приказа состоит из:

• «шапки», располагающейся посередине листа, здесь может быть написано «Приказ»;
• далее печатается «об утверждении штатного расписания»;
• далее указывается необходимая информация и пояснения, если они имеются.

Кроме того, в основную часть распорядительного акта могут входить такие сведения, как:

1. общее количество единиц в штате;
2. совокупный месячный зарплатный фонд;
3. дата начала действия нового расписания, его порядковый номер и дата, когда он утвержден;
4. ФИО несущего ответственность за исполнение данного Приказа;
5. количество листов, которое занимает согласованное расписание.

Пример приказа об утверждении и введении в действие штатного расписания:

ПРИКАЗ

12.03.2001 №3/241

В связи с необходимостью совершенствования системы управления и организационно-штатной структуры

Приказываю:

1. Утвердить штатное расписание согласно Приложению 1.
2. Ввести в действие штатное расписание с 21.03.2001.
3. Главному бухгалтеру Ивановой А.И. сформировать фонд оплаты труда.
4. Контроль настоящего приказа оставляю за собой.

Подпись, печать, дата.

Штатное расписание, утвержденное приказом руководства о вступлении его в силу, должно быть на каждом предприятии. Отсутствие данной документации может быть расценено трудовой инспекцией и иными проверяющими органами как нарушение, за что статьей КоАП под номером 5.27 предусмотрена ответственность для руководителя.

Своевременное оформление документации и грамотное внесение в нее изменений позволит избежать проблем и обеспечит оптимально эффективную деятельность организации.

Все о штатном расписании узнайте в ролике: