Система государственного делопроизводства начала складываться на Руси в период формирования централизованного государства – с середины XV в.

По мере того, как Московское княжество превращалось в великорусское государство и усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся по приказу князя в ведении того или иного лица, превращались в постоянные присутственные места – "избы" или "приказы". Деятельность приказов (Большой казны, разрядного, посольского, тайных дел, разбойного, холопьего, сибирского и др.) объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской думой. Эти учреждения выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом.

Часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не установлено; в XVII в., по мнению исследователей, функционировало от 40 до 70 приказов.

Во главе приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его подчинении находились 1–3 дьяка; к концу XVII в. в крупных приказах их было 6–10. На службе состояли также подьячие, в зависимости от знаний, стажа и опыта, разделявшиеся на "старых" (старших), "средней руки" (средних) и "молодых" (младших). В больших приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, – структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу.

В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям. Дьяки и подьячие занимались организацией и ведением делопроизводства, через них в приказ поступали челобитные, доклады, доношения, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим и подьячим "средней руки" доверяли сложную работу, связанную с подготовкой решений по делам, хранением документов, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием: многие царские указы XVII в. сообщают о необходимости строго контролировать работу молодых подьячих. За ошибки, допущенные в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

В конце XVI – начале XVIII в. управление отдельными уездами на Руси осуществляли воеводы, имевшие свою "канцелярию" – приказную избу и помощников в лице "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась госз"дарственная городская печать, денежные суммы, велось делопроизводство. Подразделениями приказной избы были столы. Известно, что Нижегородская съезжая изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного (хранение казны и приходно-расходных книг), судного (делопроизводство по судебным делам), сыскного и поместного (хранение царских грамот о поместных делах) и ямского (почтового).

Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках (ларях) в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. – местная, отечественная. Бумагу изготавливали из тряпья, а чернила делали из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, и он почти не выцветал. Документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

В качестве инструментов письма до второй половины XIX в. использовали гусиные перья, позднее – металлические. С возникновением так называемой скорописи, характеризуемой начертанием округлых букв и использованием большого количества графических сокращений, чтение текстов стало затруднительным, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжали использовать столбцовую форму документов. Важные государственные акты имели большие размеры, например, Жалованная грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 метров.

Текст в столбцах писали только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились в свитках или рулонах, иногда для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях или сундуках. Пользоваться такими документами было сложно: много времени уходило на развертывание и свертывание столбца, сама склейка не была достаточно прочной. Все это быстро приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства была отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документов в приказах начали применять тетрадную. Тетрадь – лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно более 300 разновидностей книг: ужинные, умолотные, денежные и др.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям. Отписки – документы, поступавшие в приказы от воевод. Царю приказы представляли отписки или доклады, воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы, приказы между собой сносились памятями, обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных. Внутри каждого вида документов существовало множество разновидностей.

Одним из признаков официального документа является формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности. Известно, что в документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста: обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., включая содержание документа, представляли собой сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа.

Исторический экскурс

Царские указные грамоты, например, начинались обозначением автора и адресата (от кого – кому), после чего излагалось существо вопроса:

"От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводе князю Якову Куденетовичу Черкасскому..." или: "...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...".

Челобитные и отписки начинались с обращения:

"Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой..."

или: "Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...".

В заключительной части указной грамоты проставлялась дата и место составления:

"Писана в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день".

Челобитная заканчивалась заверительной надписью дьяка:

"К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил", а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления.

Можно также фиксировать некоторые стабильные элементы текста для каждой разновидности документа в приказном делопроизводстве. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой – "...вели государь мне дать...", а заканчивалось – "...царь-государь смилуйся пожалуй...".

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие этапы: поступление документа, передача его на рассмотрение, подготовка дела к "докладу", рассмотрение и решение дела, оформление документа, содержащего решение.

При поступлении документа на нем проставлялась дата, и дьяк делал помету "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Дела в приказе рассматривались по инициативе царя по жалобе, извету (доносу), челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными сведениями, "отпуск" (решение) готовилось сразу, если же нет – начинался сбор необходимых материалов. В случае, когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

Подготовкой дел к докладу занимались столы, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа. Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, решение вопроса – думным дьякам. Решение принималось после его обсуждения. Если думные дьяки вносили свои коррективы в подготовленный проект, после вынесения решения дьяк "чернил" документ, т.е. исправлял его, а младший подьячий переписывал набело. Подьячий "справлял", т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью – "справой", которая означала соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получал после "приписи" (подписи) дьяка. Руководители приказов – судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

Это интересно!

Подпись дьяка была своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, так чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые наметилось обособление оконченных дел от текущих. Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, в Поместном) появились шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например, снабжение сундуков замками.

В Уложении 1649 г. и ряде указов, принятых позже, были введены нормы письменного оформления различных договоров, благодаря чему установилось внешнее единообразие в деятельности приказов.

Таким образом, в приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, нс вводило общих административных правил и, следовательно, систематического порядка в организации учреждений и их делопроизводстве. Только с середины XVII в. были предприняты некоторые общие меры для наведения порядка в делопроизводстве, появились отдельные законодательные акты, установившие порядок документирования и составления частных актов.

Система коллежского делопроизводства. В результате административных реформ Петра I были созданы учреждения бюрократического типа, сложилась новая система государственных учреждений. Центральными государственными учреждениями стали Сенат, Синод, Кабинет и коллегии. Административная власть на местах принадлежала губернаторам (главам губерний), воеводам (главам провинций), земским комиссарам (главам дистриктов). Всего за 1718–1720 гг. вместо упраздненных приказов было создано 12 коллегий, управляемых президентами: Коллегия чужестранных (иностранных) дел, Воинская, Адмиралтейств-коллегия, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур- коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Для новых учреждений были разработаны регламенты, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и порядок делопроизводства.

Это интересно!

В начале своего правления, в 1699 г., Петр I ввел в обращение гербовую бумагу, затем, в 1700 г., издал указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Тетради обычно состояли из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, и не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой деятельности учреждений стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской", поскольку доминирующее значение в новых учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием в составе: президент, вице- президент, 2–3 советника и асессоры. Петр I уделял особое внимание этой форме принятия решений, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает" (Генеральный регламент. Гл. 2. "О преимуществе коллегий").

В Генеральном регламенте окончательно были разделены обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая была закреплена за канцелярией. Генеральный регламент устанавливал последовательность рассмотрения дел: в первую очередь – государственные дела, затем – частные. На решение государственных дел полагалась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались, однако позже, при накоплении большого количества нерешенных дел, сенатское и коллежское делопроизводство стало чрезвычайно медлительным. Известно, что некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

Делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. На нем лежала ответственность за подготовку дел к слушанию, доклад дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Канцелярская работа распределялась между служащими, обязанности которых были определены регламентом. В состав канцелярии входили: нотариус, актуариус, регистратор, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр, выполнявший функции охраны.

Нотариус вел протоколы по делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним решение. По окончании месяца листы переписывались набело и переплетались. Нотариус вел реестр нерешенных дел, по которому секретарь отмечал, у кого оно находится в производстве. Реестр постоянно находился на столе присутствия, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.

Актуариус вел общий журнал всем входящим бумагам, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал канцелярскими принадлежностями.

В ведении регистратора находились журнал и 4 регистрационные книги. В журнал в течение года кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии; записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело. Он же вел регистрационные книги ("регистратуры"): Л, В, С и D. Книги Л и В служили для регистрации исходящих документов, С и D – для регистрации входящих.

Обратите внимание!

Особенностью регистрации документов в коллежской системе делопроизводства было то, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после – и в архиве.

Служащим документы передавались под расписку, вносившуюся в так называемую квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, а в книге отмечалось время возвращения дела.

Генеральный регламент устанавливал порядок использования печатей. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей.

В старых приказах па поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, в коллегиях наряду с датой появился регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов – реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В – для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Эти документы по завершении года переплетали, придавая форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром к ним переплетались.

Таким образом, тщательно разработанные в Генеральном регламенте вопросы регистрации документов обеспечивали их сохранность, поиск, контроль за их движением и исполнением. Новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе, а также членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы, затем, в 1716 г., был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат. И лишь после этого норма была введена в Генеральный регламент.

Процедуру рассмотрения и решения вопроса, установленная Генеральным регламентом, включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, затем – архивное хранение дел.

Все пакеты, адресованные коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги – старшим членом присутствия. Вслед за этим все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах, при этом на входящем документе проставлялся регистрационный помер, а в регистрационной книге помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по делу (для этого в другие учреждения направлялись канцелярские запросы), а также выписку о всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (экстракт) – изложение существа вопроса, всех обстоятельств дела и законов, по которым должно было решаться дело. Рассмотрение и решение дела велось всеми членами коллегии, докладывалось дело секретарем. Решение принималось большинством голосов, при равенстве голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения и принятое решение записывалось нотариусом в протокол ("повседневную записку", или журнал). Если какой-либо член коллегии имел особое мнение, оно заносилось в протокол. Протоколы подписывали все члены коллегии в день принятия решения. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал систематическую запись всего хода обсуждения дел.

После заседания и подписания протокола канцелярия готовила так называемые "исполнительные бумаги", отсылавшиеся на места для исполнения. Генеральный регламент обращает особое внимание на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии.

Коллегии между собой обменивались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые, по Генеральному регламенту, получили европейское название – архивы, и должны были стать особыми от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Заведовал архивом архивариус. По регламенту учреждалось 2 архива – общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел, и финансовый – под наблюдением Ревизион-коллегии. Был определен и срок сдачи дел в архив – через 3 года по завершении их производства в канцелярии. Дела следовало сдавать в архив по описи и под расписку. Всем делам в архиве велась опись по алфавиту ("алфавит дел").

Обеспечению тайны государственных дел служило введение присяги для канцелярских чинов, запрета на хранение служебных документов на дому. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.

Это интересно!

В коллежском делопроизводстве возникли новые виды документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, заимствованные в западном делопроизводстве: мемория, промемория, рапорт, протокол, регламент, журнал, инструкция и др.

Существенные изменения претерпела и форма документов, для многих из которых разрабатывались образцы – "генеральные формуляры". В частности, указом 1723 г. "О форме суда" содержание челобитной предписывалось излагать по пунктам, что облегчало восприятие текста.

Отдельным элементом формуляра являлось наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкало обозначение краткого содержания текста: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) как норма окончательно оформилось только в министерском делопроизводстве в XIX в. Самостоятельным элементом документа стала также его дата. Она писалась под текстом с левой стороны листа: "Октября 17 дня 1723 года".

Помимо этих выделившихся из текста реквизитов, появился ряд других, отражавших различные стадии работы над документом: подписи, отметки о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

В целом, изменения в организации делопроизводства коллегий привели к значительному увеличению письменной работы. Даже расширенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел, что вызывало медлительность делопроизводства и волокиту. Следует отметить, что реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях.

Административное реформирование продолжила Екатерина II, издав "Учреждения для управления губерний Всероссийской империи" 7 ноября 1775 г. Губернская реформа внесла единообразие в устройство губерний, разграничив административные, судебные и финансовые учреждения. Реформа затронула и центральные учреждения, оставив всего лишь три коллегии – иностранных дел, военную и морскую.

Особое значение для организации делопроизводства имела "иерархия властей и мест", установленная этим важным документом и определившая порядок взаимосвязей высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, последний представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (губернскому правлению, палатам гражданского и уголовного суда, приказу общественного призрения и др.) губернатор давал предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места обменивались сообщениями. Губернское правление от Сената получало указы, подчиненным учреждениям и должностным лицам также давало указы.

Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся до 1917 г., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

По "Учреждениям" порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, затем рассматривалось па заседании присутствия, после чего готовились "исполнительные" бумаги.

В штат канцелярий входили: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи, архивариус и некоторые другие. Количественный состав служащих зависел от количества дел, но и при большом штате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела к рассмотрению, отчего проистекала медлительность и волокита.

Значительное время отнимала подготовка дела к докладу – наведение справок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и т.д., завершавшаяся составлением докладной записки, или выписки. Передача дела в вышестоящую инстанцию требовала, кроме того, изложения всего предшествующего делопроизводства в виде пространной записки по делу.

Сложной процедурой было и документирование деятельности самого присутственного места. "Учреждение" вводило для этих целей протокол, или журнал заседания.

Система регистрации усложнилась еще более. Каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах.

Итак, развитие делопроизводства в XVIII в. связано с усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярий и учреждений в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, – бюрократического.

Развитие делопроизводства:приказное, коллежское, исполнительное и их краткая хар-ка.

Приказное делопроизводство

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины 15 в. по мере превращения Московского княжества в великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами - центральными исполнительными органами.В период действия делопроизводства, получившего название приказного, царь издавал указы, акты, жалованные грамоты. На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» - приказную избу. В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство.Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо вопросу.В приказном делопроизводстве длительное время использовалась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в формировании российского делопроизводства.

Коллежское делопроизводство

Новый этап становления российского делопроизводства связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Уже в начале своего правления Петр I отменяет столбцовую форму документов, происходит всеобщий переход к листовой, бумажной форме. В результате реформ в области управления была создана новая система государственных учреждений. Каждая из 12 коллегий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Система делопроизводства в связи с преобразованиями государственногоаппарата управления получила название коллежской - по названию центральных учреждений нового тип.Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, регистратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчики вахмистр. Наиболее важные документы готовились секретарем, остальные - канцеляристами. Контроль за исполнением документов возлагался на прокурора коллегии. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов.

Исполнительное делопроизводство

В начале 19в. вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. С введением министерств коллегиальная процедура принятия решений была заменена на единоличную. Система делопроизводства этого периода получила название исполнительное. Принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей. Аппарат управления министерства согласно царскому Манифесту состоял из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. В каждом департаменте действовал совещательный орган, включавший директора и начальников отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте - канцелярия департамента.

Развитие российской государственной системы делопроизводства

Российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:

1. Делопроизводство в дореволюционной России:

От появления первых документов до приказного делопроизводства включительно.

Коллежское делопроизводство.

Исполнительное делопроизводство.

2. Делопроизводство в СССР:

От разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной ситемы делопроизводства

От традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.

3. Современное российское делопроизводство

Документ и информация, их свойства и функции.

Свойства:

1)атрибутивность документа, т.е наличие неоьемленных слагаемых, без которых он существовать не может

2)функциональность документа, т.е его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени

3)структурность документа, т.е тесная взаимосвязь его элементов и подсистем

Функции:

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, соци­альная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Развитие документационных технологий

Сначала люди писали документы рукописным способом. Это было очень сложно и долго. Они подкладывали под документ копировальную бумагу,для того,чтобы было немного проще.Затем,использовали печатающие машины и электроно пишущие машинки. И теперь люди составляют документы при помощи компьютера.

Роль документационного обеспечения управления в современной организации.

Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации. Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии. Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ. С точки зрения документирования можно выделить три основные функции современной организации:
1.документационное обеспечение, т. е. документирование процедур управления;
2.коммуникации, или технологии документационного обеспечения;
3.организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.
Исходя из этого можно сделать вывод, что реализация функций управления невозможна без хорошо поставленной службы документационного обеспечения управления.

Классификация управленческих документов

Основные группы документов:

1)организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2)Распорядительные документы предприятия (акт,приказы по основной деятельности, распоряжения, решения,указания,постановления);

3)Документы по личному составу предприятия (приказы,заявления,автобиографи,личный листок по учёту кадров,личная карточка формы Т-2);

4) Информационно-справочные документы предприятия (письма, справки, докладные записки, объяснительные записки протоколы и др.)

Общероссийские системы документации

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Наименование организации

Этот реквизит характеризует автора документа. Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном рек­визите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учре­дительных этих организаций, и все­гда приводятся в именительном падеже.Наименование организации на иностранном языке воспроизводит­ся в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.

Дата

Явля­ется датой подписания, датой заседа­ния. Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерациии и субъектов Российской Федерации о государственных языках.Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать воз­можность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не со­держать эмоциональной окраски.Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании.

Подпись

Наименование должности печатается от границы левого поля; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка дается без кавычек и ско­бок, Должностные лица подписывают документы в пределах их компетен­ции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зави­симости от вида документа, содержания, способов принятия

Оформление текстов документа

Первая строка текста пишется с красной строки, остальные строки пишутся с начала документа. Можно пользоваться допустимыми сокращениями (такие как год, век) и т.д.

Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:

Разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;

Нумеровать их следует арабскими цифрами;

Номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой;

После номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;

Разделы и подразделы должны иметь заголовки;

Заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая;

Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;

Переносы слов в заголовках не допускаются;

Нумерация страниц текстовых документов:

Страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами

Титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;

Номер страницы на титульном листе не проставляют;

Номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.

Перенос даты отдельно переносить нельзя. Если не хватает место для написания, то дата ставится с начало строки.

Требования к бланкам документа

1) Оформляются на листах А4 и А5

2) левое поле:25-35мм

Правое:10 мм

Нижние и верхнее:20мм

3) могут изготавливаться типографским или рукописным способом

4) два вида расположения реквизитов угловой и продольный

5)для организации устанавливается: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида

6)два способа расположения реквизитов:центрированный и флаговый

16)Порядок составления организационно-правовых документов
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения и с точки зрения срока действия относятся к бессрочным, и действуют до их отмены или до утверждения новых. Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения с привлечением квалифицированных специалистов.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правовых документов является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки правовых документов в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Виды и назначения бланков

Общий бланк используют для подготовки любых видов докумен­тов, кроме письма.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма.Который служит средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Бланк структурного подразделения организации или должност­ного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи.

Формуляр-образец ОРД

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое;20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов

24)Правила оформления реквизитов документа с 01-10.

Выписка из приказа

в ней отр. значимые распоряжения относительно действий ответственных лиц.

Текст должен сод(название орг,налоговй номер,юрид адрес местонахождения,номер регистрации и дату,названия документа,текст,должность,подпись,фио). Подписывается директором,секретарём.

33)Хар-ка,порядок составления и оформления Коммерческого и Трудового контракта

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Трудовой договор должен быть составлен в письменной форме.

В трудовом договоре обязательно должен быть четко оговорен срок его действия (при заключении срочного договора) или указано, что соглашение заключается на неопределенный срок (при заключении бессрочного договора).

Коммерческий контракт - документ, представляющий собой договор поставки товаров илипредоставления услуг. Устанавливает определенные права и обязанности сторон.

Различают несколько видов коммерческих договоров.

1.Реализационные. Такие договоры регулируют отношения, связанные с поставкой товаров потребителю

2. Посреднические. Это двухсторонний договор, одна сторона которого действует в интересах третьей, выступая в роли посредника

3. Организационные. Целью этого вида коммерческого договора является непосредственная организация торгового процесса

34) Хар-ка,порядок составления и оформления заявлений Автобиографии и Резюме

Автобиография - это документ,который автор составляет самостоятельно, пишет разборчиво и аккуратно. Не имеет типового формуляра. Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчётом чтобы можно было составить представления о человеке. В 1 экз. Подшивается в личное дело сотрудника.

Резюме – это документ, оформляющий при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Основной акцент делается на деловые качества и образовательный уровень кондидата. В личное дело не подшивается. Может быть оформлен по почте или по факсу. Оно должно выглядить привлекательно.

35) Хар-ка,порядок составления и оформления Личной карточки форм Т-2 и Личного листка по учёту кадров.

Личная карточка формы Т-2 - это документ по учёту персонала предприятия,оформ на всех работниках преприятия,принемаемых на постоянную или на временную работу. Заполняется в 1 экз рукописным или машинописным способом без ошибок и исправлений. Она имеет униф форму. Заполняется на основании документов:трудовая книжка,паспорт,документ об образовании

Все записи оформ без сокращений. Хранится в отдельной картотеке по алфавиту. Хранится 75 лет.

Личный листок по учёту кадров – этот документ представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начало трудовой деятельности,о семейном положении. Заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. На все вопросы даются полные ответы,не допуская сокращений,изменений или помарок.Указывается адрес регистрации а фактический адрес проживания. Хранится в личном деле сотрудника и фотография наклеивается на правом верхнем углу.

36) Состав документов личного дела:

Заявление о приёме на работу

Трудовое соглашение,дополнительные соглашения

Личный листок по учёту кадров и дополнения к нему

Документы об образовании

Докумеенты об утверждении в должности

Должностные регламенты

Заявления и приказы о переводе на другую работу

Документы об награждении

Сведения о доходе

Невостребованные документы

Заявления и приказы об увольнении

Иные документы в случае необходимости

37)Правила оформления трудовых книжек

Записи производятся только при помощи шариковой,гелевой,перьевойручки,чёрного,синего,фиолетовогоцвеа.

Все записи производятся без сокращений и имею свой номер в пределах раздела

Использование римских цифр непременимо,все даты арабскими цифрами

Фио по паспорту(не сокр)

Дата рождения. Месяц прописью,число и год цифрой..

Образование(высшее проф,среднеепроф)

В и.п. специальность

Дата заполнения

Подпись и расшифровка,а так же подпись и расшифровка собственника тк

Печать компании

38) Приказ - это распорядительный документ, издаваемый руководителем учреждения Приказы по личному составу регламентирующих прием на работу, увольнение, перемещение работников, командировки, отпуска, различные заохоч чение В заголовке такого приказа отмечают:: Относительно личного состава Приказ должен обладать обозначение непосредственного исполнителя (фамилия и инициалы, должность, номер телефона), а также визы должностных лиц, с которыми согласован проект приказа

при подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

Каждый пункт приказа начинается с глагола в приказной форме

Назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформ­ ленный в установленном порядке.

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы.

Виды номенклатуры дел

Номенклатуры дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные.

Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголов­ки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и мо­жет быть применена в этих организациях без внесения в нее каких- либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наиме­нования организации и структурных подразделений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, напри­мер муниципальных управлений социальной защиты. При ее примене­нии можно исключить дела, которые не образуются в деятельности кон­кретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хране­ния, структуру построения номенклатуры дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для со­ставления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.

49)Основные требования к составлению номенклатур дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел

Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи

Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение год

51) Основные требования к формированию дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

Подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97

Включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

Группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;

Документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

Дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

Запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности.

а, если нужно сделать отметки

Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.

Оформление дел

Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации или другими структурными подразделениями.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, составляется внутренняя опись– документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме.. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. 16

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Составление описей дел

Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).

60)Хранение дел в текущем делопроизводстве.

Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов.

Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах.

Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях – могут нести ответственность в уголовном порядке.

Основные понятия об архивном хранении

Государственные органы, органы местного самоуправления, орга­низации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архив­ные документы, подлежащие приему на хранение в государствен­ные и муниципальные архивы,.

При хранении в течение установленных сроков должны обеспечи­ваться сохранность, учет, отбор и подготовка документов для передачи их на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответ­ствии с нормативно-методическими документами Федерального архив­ного агентства. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования,оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой делоорганизации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

63) Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение. Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Виды бланков,иххар-ка

Общий бланк .На общем бланке могут быть нанесены следу01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак;

04- Код организации;

08 - Наименование организации;

14 - Место составления или издания документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа.

В виде уголков различают места расположения следующих рекви зитов:

15 - Адресат

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

ющие постоянные реквизиты:

Бланк письма .В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Место составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке. В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания документа». Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам.

Адресат

Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности. Адрес в международной переписке следует оформлять по междуна­родным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), почтовый индекс страна.Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» вклю­чает в себя: наименование организации; наименование структурного подразделения; должность, инициалы и фамилию; почтовый адрес. Наименование организации или структурного подразделения указы­вают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном.

Дата документа

Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 11, явля­ется датой подписания, датой заседа­ния, датой события. Существуют также: дата ут­верждения, даты согласования в реквизите 23 «Гриф согласования документа» и в реквизите 24 «Визы согласования документа». Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно- цифровой.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том слу­чае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитом 09 или 10 в зависимости от вида блан­ка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последователь­ности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабс­кими цифрами, например: 01.09.2000.

Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применя­ется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сен­тября 2000 г.

Гриф утверждения документа

В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». В случае, если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), напечатанное прописными бук­ вами;

Резолюция

Резолюция наносится на документ рукописным способом должнос­тным лицом или должностными лицами. Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Если такого свободного места на пер­вом листе нет или документ предварительно рассматривается уполно­моченными лицами,то резолюция может быть оформлена на отдельном листе формата А6, Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Первый исполнитель отвечает за организацию и качество исполнения, остальные привлекаются как соисполнители и выполняют поручен­ные им виды р

Как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.

Образование Русского государства потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь . Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума , представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов — дьяков . Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской). Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе.

Особенности приказного делопроизводства

Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах , поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие , подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.

Ответственность за всю работу с , т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.

Система видов документов

В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов , в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память ». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки ». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.

Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги — писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, распросных, пыточных речах.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой» . Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли «сстав».

Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Удостоверение документа было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться . В этот период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид:

«Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...»

Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг », включавших образцы некоторых видов документов.

В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в которых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представлявшие собой комплекы документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Таким образом, при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства ».

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства . Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов . Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством , а основывалась на традициях, обычаях , передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права — Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

Особенности приказного делопроизводства

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки. В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы.

Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие -- переписывали документ набело. Приказное делопризводство. // http://www.grandars.ru

Система видов документов

В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в тот период документы можно сгруппировать по следующим основным видам: указные грамоты (царские указы), приговоры, наказы, доклады, челобитные.

Грамоты -- царские указы, посылаемые из приказов на места -- боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады. Воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы. Обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр -- совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфичной для каждого вида документа. Формуляр -- результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские грамоты начинались с указания автора и адресата (от кого -- кому): «От царя и великого князя Михаила Федоровича, боярину нашему и воеводам князю Якову Черкасскому…» Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…»

В заключительной части указной грамоты обозначались дата ее составления и место, где она была написана: «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета такого-то года, месяца в такой-то день». Челобитная заканчивалась заверительной надписью указывались также имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги -- писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой». Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов.

Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Удостоверение документа было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати -- большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа.

Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг», включавших образцы некоторых видов документов.

В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в которых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (речи использованные при расспросе, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представлявшие собой комплекты документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Таким образом, при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права -- Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

Как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.

Образование Русского государства потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь . Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума , представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов — дьяков . Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли ϲʙᴏю деятельность в избах (губной, приказной, земской) Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, кᴏᴛᴏᴩые вели делопроизводство в избе.

Особенности приказного делопроизводства

В наибольшей степени четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах , по϶ᴛᴏму делопроизводство ϶ᴛᴏго периода называют приказным.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью кᴏᴛᴏᴩых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько) В подчинении у дьяков находились подьячие , подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших) Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.

Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.

Система видов документов

В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов , в кᴏᴛᴏᴩых фиксируются и передаются решения по управлению государством.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Стоит сказать, для переписки между приказами применялся такой документ, как «память ». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки ». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. Учитывая зависимость от назначения документ имел разновидности. К примеру, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.

Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в кᴏᴛᴏᴩых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. К примеру, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги — писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, распросных, пыточных речах.

Отметим, что текст документов повествовался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. В случае если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), кᴏᴛᴏᴩая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». По϶ᴛᴏму и система делопроизводства ϶ᴛᴏго периода называется «столбцовой» . В случае если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял ϲʙᴏю подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, ɥᴛᴏбы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли «сстав».

Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Стоит заметить, что он был узаконен Судебником 1550 г.

Удостоверение документа было весьма ϲʙᴏеобразным. Ни царь, ни бояре ϲʙᴏи подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться печатью. В ϶ᴛᴏт период применялись две государственные печати — большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Материал опубликован на http://сайт
Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид:

«Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...»

Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг », включавших образцы некᴏᴛᴏᴩых видов документов.

В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в кᴏᴛᴏᴩых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Нужно помнить, такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за кᴏᴛᴏᴩым следовалитрадиционно в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.) При всем этом сохранились столбцы, представлявшие собой комплекы документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства ».

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах берёт своё начало и применялась книжная форма делопроизводства . К примеру, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов . Побудет описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в ϲʙᴏей основе не регулировалась законодательством , а основывалась на традициях, обычаях , передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. При этом в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права — Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некᴏᴛᴏᴩых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.