Срок хранения учетных дел. Срок хранения актов выполненных работ в организации

Завалились бумагами? Ищете, где их хранить? Может, пора уже пересмотреть их и безбоязненно уничтожить те, которые можно? А какие можно?

Из статьи вы узнаете:

Сроки хранения

Все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок сохранности которых не превышает десяти лет. Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет (например, 75 лет). Соответственно, бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (а после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).

Сроки хранения документов в организации мы обнаружим в нормативных актах, например, в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а сроки хранения архивных документов – в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Причем, сроки устанавливаются для всех видов документов: они не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значимостью имеющейся в них информации. Для документации, отобранной для временного сохранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов, которая проводится в соответствии с Методическими рекомендациями.

Так, для документов по личному составу, которые созданы до 2003 года, предусмотрены следующие сроки хранения в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ:

в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы - 75 лет со дня создания;

в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;

в иных организациях - 75 лет со дня создания (не менее).

Для созданных после 2003 года установлен срок хранения в 50 лет.

Порядок сдачи в архив

Документы длительного срока хранения теоретически можно хранить и на предприятии. Сроки хранения архивных документов в организации точно такие же, как и при хранении в специализированных архивах.

Что касается, например, документов по личному составу (кадровых), то здесь работодатель обязан обеспечить хранение документов. Поэтому следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.). Понятно, что для удобства и порядка необходимо сгруппировать документы по видам, по срокам их изготовления или по иным удобным организации критериям. Нормативно здесь правила группирования не установлены.

Порядок сохранности бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета. Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны сохраняться на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок сохранности документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела. Подробности

Ликвидируемые организации обязаны передать на сохранность в специализированный архив документацию, которая подлежит длительному или постоянному хранению. Для этого заключается договор, регулирующийся нормами ГК РФ об оказании услуг.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О нюансах применения приказа № 558 читайте в статье .

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале .

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье .

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Ключевые вопросы:

Как Федеральный закон изменил сроки хранения документов по личному составу?

Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

Как теперь следует применять утвержденные Минкультуры России сроки хранения документов?

Президент России В.В. Путин 02.03.2016 подписал Федеральный закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (далее - Федеральный закон № 43-ФЗ). Закон вступил в силу 13.03.2016.

Два важных изменения

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу .

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу» , где определен новый срок хранения документов по личному составу - 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

• созданные до 2003 г.

Срок хранения - 75 лет; не изменился ;

• созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился ;

• образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился .

Наша справка

Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу , созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г. , хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

• в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
• в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
• в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему

военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);

правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);

федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.

Из истории вопроса

В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (далее - Концепция). Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».

У архивистов как ведомственных, так и государственных (муниципальных) архивов эта информация вызвала недоумение и опасение. Возник ряд закономерных вопросов: почему так радикально снижаются сроки хранения? Для каких именно документов по личному составу будет сокращен срок хранения? Не вызовет ли такое сокращение негативные последствия в социальной сфере?

Можно предположить, что в Концепции ставилась задача уменьшить количество документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы, при ликвидации, реорганизации, прекращении финансово-хозяйственной деятельности, банкротстве организаций, ведомств, управлений. С середины 90-х годов прошлого века процесс ликвидации организаций принял катастрофический характер. Архивы не справлялись с тем объемом документов по личному составу, который должен быть поступить к ним на хранение. Встал вопрос об оптимизации и сокращении физических объемов документов, находящихся на ведомственном хранении в архивах организаций. Предполагалось, что сокращение объемов хранящихся в архиве организации документов позволит уменьшить объем документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы. Проблему архивной полки еще никто не отменял, ведь архивы не резиновые, многие не имеют свободных площадей.

Следует отметить, что примерно в это же время начали увеличиваться сроки хранения документов по личному составу.

Ранее, в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988; далее - Перечень 1988), срок хранения на основные категории документов составлял 75 лет ЭПК минус возраст. В указаниях по применению Перечня 1988 можно найти такую информацию: «Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - «В», где «В» - возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать. Например, в 2000 г. можно было уничтожать документы, работников 1925 г. рождения, в 2000 г. им исполнилось 75 лет. Предполагалось, что к этому возрасту человек уже оформил себе пенсию, ему не требуется подтверждение стажа работы, заработной платы и т.п.

В 2000 г. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден новый Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), и срок хранения документов по личному составу изменился. Новый срок - 75 лет с момента закрытия дела (создания документа).

Увеличение сроков хранения документов по личному составу в новом Перечне аргументировалось тем, что надо сохранять историю страны на примере истории жизни отдельных граждан, а также сохранить историю семьи отдельного человека.

В 2010 г. новый Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов (например, трудовых книжек). Несомненно, данная инициатива носила бы положительный характер, если бы опиралась на реальную материально-техническую базу. Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.

Проблему хранения, на наш взгляд, необходимо было решать путем оптимизации состава документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. На данный момент есть предпосылки для оптимизации состава документов по личному составу. В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, ее сведения пополняются в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой деятельности.

Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Информационная база индивидуального персонифицированного учета, заработала в полном объеме в 2003 г. По мнению Правительства РФ, сокращение сроков временного хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности. Кроме того, в данных архивах появятся дополнительные площади для приема документов постоянного срока хранения.

При обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» в первых чтениях для документов, созданных после 2003 г., предлагалось установить срок хранения 20 лет. Однако к третьему чтению законопроект увеличил этот срок до 50 лет. Полагаем, это можно рассматривать как победу здравого смысла над сиюминутным желанием сэкономить деньги на социальных расходах.

Итак, с момента вступления в силу Федерального закона № ФЗ-43 архивисты при формировании дел и передаче их в архив организации должны указывать на делах новый срок хранения. При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения.

Кроме того, по-видимому, следует ждать изменения в Перечень.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

И.В. Журавлева,

научный редактор журнала «Кадровые решения»

Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения документов теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания». В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока.

Те номенклатуры дел, которые были утверждены за период 2003-2015 гг. переделывать, разумеется, не нужно, а вот номенклатуру дел на 2016 г., как нам представляется, нужно подкорректировать и переутвердить.

Напомним, что срок хранения трудовых книжек в 2010 г., напротив, был увеличен с 50 до 75 лет (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Причем трудовые книжки не относятся к документам по личному составу, создаваемым работодателями, так как являются «подлинными личными документами» работников (см. Перечень). Следовательно, срок их хранения остается 75-летним.

В таблице перечислены основные виды документов по личному составу, а также документы по их учету (журналы, регистрационные книги и т. п.) в соответствии с Перечнем и указаны сроки их хранения после вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ.

Поскольку изменения в Перечень пока не внесены, старые сроки хранения документов по личному составу укажем в столбцах 3, 4, 5 таблицы, а в столбцах 6, 7, 8 - новые (измененные).

Обратите внимание

Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г. и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.

С.В. Тиханович,

Начальник отдела государственного архива

Узнать больше:

• Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

• Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций

Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности - стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

В детском дошкольном образовательном учреждении в 2018 году в разных месяцах работало от 23 до 27 человек, в 2019 году – 27 человек (из них одна работница находится в декрете). В каком порядке учреждение должно представлять в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка и других пособий, связанных с материнством: в электронной форме либо на бумажном носителе (учреждение расположено в субъекте РФ, участвующем в пилотном проекте)? Покупатель – плательщик НДС вправе воспользоваться вычетом предъявленного ему налога по товарам, работам, услугам, имущественным правам в случае, если соблюдены прописанные в ст. 171 и 172 НК РФ условия: покупка предназначена для облагаемой НДС операции и поставлена на учет, у покупателя имеется оформленный соответствующим образом счет-фактура. Правда, если этот документ получен с опозданием, у налогоплательщика могут возникнуть дополнительные вопросы. За какой период заявлять вычет? Как его перенести на последующие налоговые периоды и не просчитаться со сроком, отведенным законодателем на данное мероприятие? Можно ли отсрочить лишь часть вычета? Четыре судебные инстанции, включая ВС РФ, отказали гражданке Ж. в праве зарегистрировать новое ООО «Д». Формальным основанием для данного отказа явилось непредставление заявителем определенных Федеральным законом № 129‑ФЗ необходимых для государственной регистрации документов, а именно то, что заявление по форме Р11001 не содержит сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, об адресе постоянно действующего исполнительного органа юридического лица в пределах его место нахождения, а также имеются признаки отсутствия у учредителей – юридических лиц ООО «П», ООО «Б» и их руководителей возможности осуществлять управление в создаваемом юридическом лице.

Изменение ставки по НДС само по себе вроде бы не должно вызывать сложности для учетных работников. Действительно, начисляете большие суммы к уплате в бюджет и все… Однако трудности могут возникнуть в период перехода от меньшей ставки к большей. В данной статье мы представим обзор последних разъяснений чиновников на эту тему, связанных с выполнением работ и оказанием услуг. В апреле 2019 года была выявлена ошибка: по объектам библиотечного фонда, принятым к учету и введенным в эксплуатацию в августе 2018 года, амортизация не начислялась. Какие исправительные записи необходимо сделать в бюджетном учете?