Система регистрации и учета договоров. Формирование цепочек сопроводительных документов к договору. Регистрация расходных договоров

Учёт договор является одной из основных составляющих хозяйственной деятельности предприятия. Многие фирмы ведут учёт в офисных программах MS Word и MS Excel, но их использование занимает много времени. Для облегчения работы и осуществления контроля исполнения договорных обязательств, разработчиками программы 1С внедрён блок по ведению и учёту договоров. Наименование договоров используется в бухгалтерских и налоговых операциях, в качестве субконто. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, как правильно осуществляется учёт договоров 1С.

Как попасть в справочник «Договор»?

Чтобы заполнить карточку необходимо открыть главное меню программы и выбрать раздел «Справочники», в нём найти блок «Покупки и продажи». Затем нажимаем на справочник, который называется или:

• Контрагенты;
• Договоры.

Если мы нажимает на справочник «Контрагенты», то сначала мы попадаем в карточку контрагента, а затем в ней, в верхней позиции, выбираем «Договор».

Если мы сразу открываем справочник «Договор», то попадаем в журнал, по учёту всех договоров, заведённых в программе 1С ранее.

Заполнение карточки — «Договор»

В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:

• Главное;
• Документы;
• Присоединённые файлы;

На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:

• «Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
• «Организация», в которой вы работаете;
• «Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
• «Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;

Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.

• «Дата договора»;
• «Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
• «Срок действия, до…»;
• «Вид расчётов».

В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:

• «Расчёты»;
• «НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
• «Подписи»;
• «Дополнительная информация.

При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).

В журнале предусмотрены такие столбцы:

• Дата,
• Номер;
• Тип документа;
• Сумма;
• Валюта;
• Вид операции.

В журнале удобно создавать новые документы на основании сформированных в базе.

На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:

• Договор;
• Товарная накладная;
• Акт выполненных работ;
• Счёт-фактура;
• Другие документы.

Прикреплять желательно договора и другие документы, относящиеся к нему, подписанные с двух сторон и на которых поставлены печати. Чтобы видеть окончательный вариант, а не доработанный несколько раз документ.

Подготовка договоров

Подготовкой договора (контракта, соглашения) занимается куратор. В крупной фирме, куратором может быть или:

• Сотрудник юридической службы;
• Сотрудник другой службы, который непосредственно связан в своей работе с «Поставщиком» («Покупателем»).

Куратор, в основном, занимается подготовкой договора (контракта, соглашения), с приложением всех необходимых документов (учредительных, правоустанавливающих и других документов). А также с организацией подписания с двух сторон договорных обязательств.

В фирме могут быть разработаны стандарты (шаблоны) договоров, которые в дальнейшем использоваться в работе. В программе 1С есть блог по составлению стандартов договоров, который можно найти в главном меню раздела «Справочники», в подразделе «Покупки и продажи». Шаблон, можно использовать, тот, который есть в программе, а можно его доработать, с учётом требований сотрудников разных служб организации.

Блок «Шаблоны договоров» очень удобен в работе, так как в шаблон, нужно внести только необходимые данные, согласованные с контрагентом.

После внесения в шаблон, необходимых реквизитов можно распечатать на принтере.

Ведение журнала договоров

Журнал, в котором созданы все договора, в программе 1С находится, в главном меню раздела «Справочники», блока «Покупки и продажи».

В шапке журнала необходимо заполнить такие позиции:

• Контрагент;
• Вид договора;
• Действует на…;
• Организация.

В табличной части журнала предусмотрены такие столбцы:

• Наименование;
• Контрагент;
• Вид договора;
• Срок действия;
• Валюта;
• Организация.

В журнале можно осуществить поиск договора, в зависимости от известных вам данных.

Для этого нужно нажать на правую кнопку мыши, после чего выйдет список значений, в нём мы находим позицию «Расширенный поиск». В нём выбираем в каком столбе искать и что искать.

Советую пользоваться данной функцией для нахождения необходимого договора, так как это значительно уменьшит количество затраченного времени на поиск.

С данного журнала можно произвести печать договора, а также распечатать конверт нужного формата, с логотипом организации и адресом контрагента.

Если в организации (фирме) нет отдельного сотрудника, который бы занимался формированием корреспонденции, то данную функцию можно возложить на любого сотрудника занимающего договорной работой в программе 1C. Это не займёт много времени, а формирование конверта и распечатка договора будет осуществлено оперативно.

Хранение договоров

Хранение договоров можно осуществить двумя способами:

• В сканированном виде;
• Подписанный на бумажном носителе (бумаге).

Сканированный договор можно, как было написано раньше, прикрепить в программе 1С непосредственно в блоке «Договор» на закладке «Прикреплённые файлы», это очень удобно и наглядно для работы.

Необходимо осуществить хранение подписанного на бумажном носителе договора, с проставленными с двух сторон печатями. Этим занимается в основном юридическая служба фирмы. Если организация небольшая, то функцию по осуществлению хранению можно возложить или на куратора договора, или на другого сотрудника, уполномоченного на это руководителем.

Существуют сроки хранения договоров, которые нужно соблюдать при правильной организации договорной работы.

Одна из часто используемых в работе предприятий функций системы документооборота является согласование и учет договоров. Данная функция может быть хорошо автоматизирована, что позволяет точно отслеживать срок и качество подготовки договоров для различных контрагентов компании.

Число договоров в компаниях, как крупного, так и небольшого размера может составлять не одну тысячу. В случае увеличения их количества у организаций обязательно возникает необходимость выполнять:

• Контроль обоснованности выбора сторон договора, а также целесообразности его заключения
• Управления списком лиц, которые согласуют договоры, в целях сокращения времени согласования и уменьшения вероятности ошибок при заключении договоров, а также контроля за их полномочиями
• Разработка определенной последовательности действий, позволяющей согласовывать договоры в максимально короткие сроки
• Создание специального досье договоров, контрагентов с целью минимизировать риски, связанные с заключением договоров
• Организация оперативного доступа к указанным выше досье всех заинтересованных лиц компании, даже если имеет место ее территориальное разделение
• Контроль над исполнением договоров в целом и финансовых обязательств по ним в частности

Внедрение автоматизированной системы управления и учета договоров поможет в решении всех этих задач. А также сделает невозможным заключение договоров без согласования, позволит держать под контролем сроки платежей и задолженность дебиторов и в результате позволит избежать штрафных санкций.

Но для начала следует разработать положение, регулирующее договорную деятельность организации, а уже затем выбирать подходящий вариант информационной системы по управлению и учету договоров.

По общему правилу, основными разделами в положении должны быть:

1. Порядок и сроки, в которые должно проходить согласование и оформление договоров

2. Лица, ответственные за соблюдение указанных выше сроков и порядка

3. Хранение договоров и их учет

4. Контроль соблюдения предусмотренных положением процедур

Когда указанное положение будет разработано, необходимо определить, те требования, которым должна соответствовать информационная система. Следует иметь в виду, что качество и полнота информации об обязательствах организации, и ее предстоящих платежах, напрямую зависит от функциональности программного обеспечения, которое вы планируете использовать. Именно поэтому самым популярным решением для учета договоров является платформа «1С:Предприятие 8» . С ее помощью все этапы подготовки, согласования и исполнения договоров автоматизированы.

Подготовка договора

Подготовка договора – это первый этап в договорной работе. На этой стадии автоматизированная система управления и учета договоров позволит на основе имеющейся информации о контрагенте и пакета типовых бланков подготовить проект договора.

Как правило, составление типовой формы контракта в информационной системе начинается с карточки договора, где нужно будет указать:

• Вид и тип договора
• Стадия, на которой находится договор (подготовка, согласование, подписание)
• Сроки договора, сумма платежей по нему
• Лица, которые ответственны за исполнение условий договора, причем от каждой из сторон и др.

На основании карточки договора и типовых бланков, составить новый договор можно будет в максимально короткие сроки. Также каждому договору будет присвоен свой уникальный номер, созданный информационной системой автоматически, согласно существующему правилу. С помощью этого номера можно будет получать достоверную информацию о ходе исполнения обязательства по договору.

Еще на этапе подготовки договора информационная система начнет сохранять всю «историю» договора. Это поможет отследить все изменения, включенные в договор кем-либо, а также время внесения этих изменений. После того, как договор будет подписан, создание новых версии, а также ведение «истории» договора прекращается.

Согласование договора

Порядок согласования договора , реализованный затем автоматизированной системой, должен определяться положением о договорной деятельности организации. В нем должен быть указан перечень должностных лиц, которые полномочны подписать договор, последовательность, в которой осуществляется его визирование, а также время для согласования договора.

С помощью автоматизированной системы управления и учета договоров происходит маршрутизация договоров, при этом сама же система следит за выполнением сроков согласования договора. Подготовленный договор может быть сразу направлен сотруднику, стоящему в списке согласований за лицом, инициирующим договор. Однако у составителя есть право самостоятельного выбора лица, которому договор будет передан на согласование.

Все договоры перед подписанием должны быть согласованы с финансовой службой организации. Это необходимо для того, чтобы определить их соответствие бюджету компании, всем статьям доходов и расходов.

Подписание договора

Договор должен пройти процедуру полного согласования во всех структурных подразделениях организации. И только после этого он направляется должностному лицу (руководителю) на подпись. Если используется система электронного документооборота, то после подписания договора она будет отражать фамилию, имя, отчество и должность лица, которое подписало данный договор.

Контроль за выполнением обязательств по договору

Сведения о сроке действия договора , стадиях его исполнения, актах, сопровождающих работы, после окончательного согласования и подписания, фиксируются в специальной карточке, которая создаётся на каждый документ. При необходимости проведения мониторинга договоров, которые были заключены, он может быть осуществлён на основании таких данных.

Таким образом, использование системы электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.

Система также позволяет формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетов включает в себя список событий, перечень сделок, календарь. В календарь включены сведения обо всех контрактах, договорах, других документах, а также о стадиях согласования, на которых они находятся. Что касается перечня сделок, он больше подойдёт финансовому директору, поскольку в нём отражены сведения о товаре, который ещё не отгружен, о наличии задолженностей и их размерах, осуществлении предоплаты и другое.

Список событий включает в себя данные о работах, которые выполняются по каждому конкретному контракту, памятки о платежах, поставках, которые предстоят.

Зачастую, в системе документооборота предусмотрен расширенный комплект отчётов. Формируя такую отчётность, руководители имеют возможность осуществлять контроль над всей деятельностью организации по заключению и исполнению договоров.

Составление отчётов на аналитическом уровне даёт возможность следить за передвижением денежных средств. Планово-фактический разбор финансовых потоков, позволяет службе финансов оценивать конкретную ситуацию и при необходимости совершать корректировку показателей на будущее. Сведения об отчётах прошлых лет, которые хранятся в системе, позволяют проводить их сравнение с состоянием дел на данный момент. Данный анализ позволяет решить такие задачи, как:

Оценка развития организации

Определение периодов, в которых происходит изменения в поступлении и использовании финансов. Осуществление прогнозирования и планирования финансовых ресурсов на будущее.

В современных условиях, также существует необходимость осуществлять контроль сроков, в течение которых действует контракт или договор. На практике очень много договоров по умолчанию автоматически продляют свой срок действия. При изменении конкретных условий рынка, такое продление может быть выгодным либо невыгодным для деятельности организации. Поэтому возможность продлевать срок действия контрактов, договоров, является важным фактором при выборе электронной информационной системы.

Интеграция с другими информационными системами

В целях оптимизации использования потоков денежных средств, информационная система управления договорной деятельностью, может быть синхронизирована с другими электронными системами и программами. Например, с программой, которая осуществляет бухгалтерский учёт. Для этого лучше всего интегрировать прикладное решение для автоматизации документооборота в имеющуюся на предприятии платформу.

Такая синхронизация позволит сэкономить время на перенос сведений по каждому контракту, который исполнен, поскольку ТТН, платёжные поручения, а также статьи бюджета организации будут сведены в единую систему вместе с договорами, которые заключены.

Ещё одним преимуществом синхронизации электронных информационных систем является осуществление контроля за платежами в автоматическом режиме. Система оценивает выполнение условий платежа или предоплаты, и если условия не выполнены (Например, предоплата не предусмотрена содержанием договора), то осуществить данную операцию будет не возможно. При интеграции информационной системы с программой составления бюджета, не возможно превышение доходов или расходов по статьям бюджета без санкции уполномоченного лица.

Разграничение доступа к договорам

При использовании электронной системы управления договорной деятельностью большое значение приобретает порядок хранения заключённых договоров, а также разграничение доступа к данным о них. Информационная система позволяет конкретно сформулировать возможности каждого пользователя по просмотру, внесению изменений в действующие контракты, а также по созданию новых документов. Данная функция направлена на предотвращение утечки конфиденциальной информации.

Итоги

Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:

• Автоматизации процесса создания и утверждения договоров
• Сокращения временных затрат на согласование
• Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
• Повышения эффективности контрольной деятельности
• Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно разрабатывать решение с нуля.

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

• 1С:Корпоративный документооборот
• 1С:Документооборот Корп
• Аналитика: Документооборот

Возможности некоторых из них подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие 8.2» на реальных примерах его использования..

Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, консультанатам, специалистам и всем интересующимся новыми технологиями.

В данной статье пойдёт речь о возможностях системы документооборота ESCOM.BPM для автоматизации учёта и регистрации договоров. Статья довольно объёмная и читать её всю нужно только в том случае, если Вы хотите получить глубокое представление о возможностях данного решения. Есть так же презентация данного решения. В начале статьи я кратко расскажу об основных выгодах от его внедрения. Затем идёт подробное описание функции, и в конце статьи я расскажу как купить и внедрить данное решение. Но сначала несколько строк об истории создания этого модуля.

История создания модуля учёта договоров

Сначала был разработан модуль "Согласования договоров". Этот модуль был написан по заказу одной крупной энергетической компании в период реформы энергетики. Задача была в том чтобы существенно сократить сроки согласования договоров на технологическое присоединение к электрическим сетям. Проблем у них было очень много. Сроки согласования договоров зашкаливали и доходили до полугода! Сами договора с приложениями огромные по объёму: 500 листов и даже больше. Приходилось их копировать в несколько экземпляров. Огромные затраты на бумагу и расходники к оргтехнике. Внесение правок в документы создавало огромную проблему. Крайне сложно было отследить у какого сотрудника находится договор на согласовании. Документы часто терялись или согласовывались устаревшие версии. Зачастую приходилось делать одну и ту же работу по нескольку раз. Например, принесут специалисту договор, а он говорит, что он этот договор уже рассматривал и написал замечания. Но найти версию с его замечаниями не всегда удавалось. Из-за всего этого возникали конфликты в коллективе. Из-за срыва сроков компания несла убытки финансовые, страдала репутация. Возможно, что Вам знакомая такая ситуация? Может быть не в таких масштабах, но проблемы-то типичные. От нас требовалось простое решение, способное обеспечить доступ к согласуемому договору сразу нескольким подразделениям. Модуль написан и внедрен. За счёт применения в нём системы управления версиями документов и параллельного согласования сократились сроки согласования договора. После того как модуль стал эксплуатироваться было принято решение о его расширении, так чтобы обеспечить совместную работу с договором на всех этапах его жизненного цикла. Был обеспечен контроль за движением договора. Модуль многократно внедрялся в других компаниях, что приводило к его постоянному развитию. Сейчас это готовое комплексное решение для автоматизации работы с договорами.

Выгоды от внедрения системы автоматизации работы с договорами

Приобретая наше решение для автоматизации работы с договорами Вы получаете:

• Сокращение сроков подготовки и стандартизация. Использование шаблонов для формирования текстов договоров. Хранение реквизитов в базе данных. Автоматическая подстановка реквизитов в текст договора. Ограничение возможности на изменение шаблонов. Штрихкодирование сформированных в системе договоров
• Сокращение сроков согласования договоров. Можно применять любые схемы согласования, сохранять их в виде шаблонов и использовать повторно. Система автоматически контролирует сроки согласования и рассылает уведомления и напоминания. Автоматически ведётся журнал контроля согласования документов.
• Надёжность хранения документов. Документы не теряются. Карточка договора объединяет все связанные с договором документы: приложения, дополнительные соглашения, первичные документы и т.д. Ведётся учёт мест хранения документов и их движения. Имеется быстрый поиск документов в базе данных. Хранятся как итоговые сканы подписанных документов, так и рабочие версии. По каждому договору можно проконтролировать наличие первичных документов (акты, накладные) и наличие их оригиналов.
• Снижение затрат на бумагу и расходные материалы. Не нужно создавать многочисленные бумажные копии. Обеспечивается одновременный доступ к договору, ведётся учёт версий.
• Важные замечания не будут забыты. Ведётся контроль выданных замечаний. На листе согласования автоматически распечатываются не снятые замечания. Так же можно посмотреть все замечания и все версии договора.
• Будет обеспечена конфиденциальность. Договор не попадёт "случайно" тому, кто не должен его видеть. Доступ к просмотру договора ограничен. Разграничиваются права на редактирование вплоть до каждого поля карточки.
• Важные даты не будут забыты. Договор вовремя будет пролонгирован. Оплаты вовремя будут сделаны. Ведётся автоматизированный контроль сроков действия договора, как в целом, так и по этапам. Ведётся автоматический контроль платежей.
• Изменение в порядке работы с договором не приведёт к необходимости замены программы. Программа поставляется с открытым кодом. Можно изменять маршрут процесса, настраивать роли, прав доступа, экранные формы и отчёты

Вот далеко не полный перечень выгод, которые Вы получите, внедрив у себя нашу программу.

Назначение и состав системы учёта договоров

Для начала немного терминов, используемых в данной статье.

• Договор – соглашение организации и иного лица (нескольких лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
• Контрагент - сторона(ы) по договору.
• Подразделение-инициатор – филиалы организации, департаменты, службы и отделы Исполнительного аппарата организации, по чьей инициативе готовятся и заключаются договоры с Контрагентом.
• Расходный договор – это договор, заключаемый в интересах и за счет организации, в соответствии со статьями расходов организации, являющейся заказчиком в договорных отношениях.
• Доходный договор – это договор, заключаемый в интересах и за счет Контрагента. Организация является исполнителем в договорных отношениях.
• Действующий договор – это договор, подписанный всеми сторонами, скрепленный печатями сторон, срок действия, которого не истек по условиям договора.

Как, правило, после того как в СЭД проведено согласование договора, и была внесена отметка о подписании и регистрации договор, то его карточка автоматически перегружается в систему учёта, например в «1С: Предприятие». Где и продолжается работа с договором.

Регистрация договоров

Регистрация расходных договоров

Принято, что номер расходному договору присваивает контрагент. В большинстве случаев договор поступает как проект, для согласования с клиентом. А присваивает контрагент номер договору после того, как договор согласован и подписан клиентом. Однако бывают и исключения, когда договор поступает от контрагента клиенту уже с номером. Рассмотрим оба варианта регистрации договора в автоматизированной системе учёта договоров на базе ESCOM.BPM.

Если договор поступил в организацию от контрагента (например, поставщика) уже в зарегистрированном виде, то при вводе его в систему учёта в его карточке сразу указывается номер, присвоенный контрагентом. Кроме этого, система документооборота позволяет вести внутреннюю регистрацию поступивших договоров. В таком случае, в карточку договора вносится внутренний регистрационный номер. Причём этот номер формируется системой автоматически, по порядку. В итоге, карточка договора содержит два номера. Это может быть составной номер, в таком случае номера разделяются специальным символом. Или это два независимых номера. Оба варианта возможны.

Если документ поступил без номера, как проект, то регистрация договора будет выполнена после того, как он будет подписан сторонами. Регистрационный номер будет внесён в электронную карточку договора Регистратором после того, как он получит на руки подписанный с двух сторон оригинал договора. Причём возможности регистрации такие же, как и указано в предыдущем абзаце – то есть, можно, не только указать номер, присвоенный контрагентом, но и ещё сформировать внутренний регистрационный номер. Напомню, что речь шла о расходных договорах.

Регистрация доходных договоров

Поскольку работа с доходными договорами для многих организаций, является крайне важной, то учёт и регистрация, как правило, уже автоматизирована. Как я уже упомянул выше, для регистрации и учёта договоров используются разные учётные системы, например, такие как «1С: Предприятие». Но как и в случае с расходными договорами в некоторых организациях, жизненный цикл договора начинается намного раньше. От момента запроса от клиента на заключение договора до момента его регистрации в системе учёта проходит иногда много времени и кроме того, выполняются разные процедуры, например, согласование параметров договора как внутри организации, так и с клиентом. Хочу сказать, что я не стремлюсь углубиться в аспекты применения CRM системы, а постараюсь остаться на уровне задач регистрации и учёта договоров. Зачастую CRM система либо отсутствует, либо не выполняет функции электронного согласования. Система документооборота же может существенно помочь нам в этом. И не только в проведении электронного согласования. Например, в карточке договора можно указать дату отправки документа клиенту и дату контроля получения ответа. СЭД позволит проконтролировать получение ответа, и если его нет, то напомнит об этом. Ну а если мы создали в СЭД карточку договора, провели его согласование, то почему бы нам его тут и не зарегистрировать? Зачем нагружать бухгалтеров повторно создавать у себя в системе карточку договора, вносить реквизиты контрагента, когда это уже всё сделано в СЭД? Логичнее сделать интеграцию между системами и как только договор будет зарегистрирован в системе, то перегружать его в учётную систему, например, в ту же «1С».

Есть ещё одно существенное преимущество регистрации договора в СЭД. Дело в том, что нам, менеджерам – исполнителям работ по договору, для работы с клиентом одной карточки договора недостаточно. Кроме самого договора с ним зачастую идёт множество других документов, и всё это где-то должно храниться. Лучшее место для хранения всех связанных с договором файлов является карточка договора в системе документооборота. Где же ещё хранить файлы, как не в СЭД?

Формирование регистрационных номеров договоров

Несколько слов о порядке формирования регистрационных номеров договоров. Это, конечно, относиться к процедуре автоматического формирования, которая может использоваться при регистрации доходных договоров или в качестве внутренней регистрации расходных договоров. При автоматической генерации номера возможны любые форматы. Номер может добавляться незначащими нулями. В номер могут вставляться различные разделители и префиксы. Следует отметить, что если в системе документооборота ведётся учёт документов по нескольким компаниям, то при регистрации будет вестись раздельная нумерация документов. Так же возможна раздельная нумерация в разрезе видов договоров. По умолчанию, все используемые в системе ESCOM.BPM готовые нумераторы формируют номера в рамках одного года и автоматически начинают нумерацию с единицы с нового года.

В начале этой статьи я указал, что зарегистрировать договор может специальная роль Регистратор. Однако в некоторых случаях требуется автоматическая регистрация документа, без участия человека. Это возможно. Для этого в маршрут процесса нужно включить автоматизированную процедуру, которая и будет присваивать договору регистрационный номер.

Все эти правила и настройки могут быть изменены. Делается это, как правило, при внедрении системы, специалистами поставщика программного продукта, но может также выполняться и Администратором системы. А помочь ему в этом всегда готова служба технической поддержки.

Учёт договоров

Минимум для чего нужно автоматизировать учёт договоров, так это для того чтобы договора не терялись и их можно было бы быстро найти. Однако этого ещё не всё. Для управленческого учёта требуется ведение учёта договоров в различных разрезах. При большом количестве экземпляров договоров без автоматизированной системы учёта сделать это практически не возможно.

Учёт договоров заключается в формировании в системе документооборота структурированной базы данных, состоящей из регистрационных карточек договоров. К карточкам прикрепляются файлы, относящиеся к договору. Это могут быть предварительные версии и итоговые версии договора, сканы подписанных документов, приложения, доверенности и другие сопутствующие документы. Сами карточки содержат различные атрибуты (поля). Например, «сумма», «заголовок», «Инициатор» и т.д. А так же атрибуты, позволяющие вести учёт договоров в различных разрезах, например, «Контрагент», «Вид договора». В системе учёта договоров ESCOM.BPM предусмотрена возможность ведения учёта договоров в следующих разрезах:

Автоматизированный учёт договоров по организациям

В системе документооборота ESCOM.BPM предусмотрена возможность ведения раздельного учёта документов по нескольким организациям. Все организации, по которым нужно вести учёт вносятся в специальный справочник «Компании». В карточке договора имеется поле «Организация», которое заполняется из этого справочника. Наличие такой связи позволяет отбирать договора по каждой из организаций, а при регистрации договора, формировать регистрационный номер по порядку номеров для данной организации.

Это справочник может быть синхронизирован с системой «1С: Предприятие».

Автоматизированный учёт договоров по видам

В карточке договора имеется специальное поле «Вид договора», которое заполняется из классификатора видов договоров. Справочник содержит группы договоров, каждая из которых содержит одну или несколько записей видов договоров. Например: группа «Договора аренды» может содержать такие виды, как «Аренда офиса», «Аренда склада» и т.д.

Данный справочник может быть синхронизирован с аналогичным справочником системы «1С: Предприятие 8.хх».

Учёт договоров по подразделениям

Для учёта договоров в разрезе подразделений инициаторов необходимо в карточке договора заполнить поле «Подразделение». Поле заполняется из справочника орг.штатной структуры организации. Следует сказать, что данное поле заполняется автоматически при создании Инициатором карточки договора. В поле подставляется подразделение, в котором числиться Инициатор. Однако, после создания карточки, это поле можно изменить, указав в нём другое подразделение. Наличие в базе данных ссылочной связи между карточками договоров и подразделениями позволяет отобрать договора, связанные с конкретным подразделением.

Автоматизированный учёт договоров по контрагентам

В системе ESCOM.BPM имеется справочник «Контрагенты», который содержит карточки всех организаций, с которыми ведётся какое-либо взаимодействие: например, переписка, или заключение договоров. Карточка контрагента содержит подробную информацию о реквизитах и контактах данного контрагента.

В карточке договора имеется поле «Контрагент», которое заполняется из этого справочника. При этом в базе данных автоматически создаётся ссылочная связь между контрагентом и договором. Наличие такой связи позволяет отобразить в карточке контрагента все связанные с ним договора.

Справочник «Контрагенты» может быть синхронизирован с аналогичным справочником системы «1С: Предприятие» или другой учётной системы (Парус, Галактика, Axapta и т.д.).

Однако, в СЭД, в карточке контрагента может быть намного больше информационных полей, необходимых менеджерам для учёта различной информации о контрагенте. При синхронизации справочников эти поля не будут затронуты, в отличии от синхронизируемых полей, таких как «Наименование», «Группа», «ИНН», «КПП», «ОГРН» , «Адрес» и др.

Учёт договоров в разрезе статей бюджета движения денежных средств

Поскольку статьи движения денежных средств бывают доходные и расходные, то для возможности такого разделения в системе ESCOM.BPM справочник «Статьи БДДС» содержит два раздела: «Доходные статьи» и «Расходные статьи». Каждый из разделов содержит группы статей.

В карточке договора можно указать статью БДДС: доходную или расходную, в зависимости от типа договора. Это позволяет отнести договор к одной из статей БДДС.

Учёт договоров в разрезе центров финансовой ответственности

Для учёта договоров в разрезе центров финансовой ответственности в системе документооборота ESCOM.BPM имеется специальный справочник «ЦФУ». Справочник имеет иерархическую структуру. ЦФУ объединяются в группы. Данные справочника, как правило, синхронизируются с системой «1С:Предприятие», но также имеется возможность его независимого ведения.

В карточке договора можно указать несколько ЦФУ, что позволяет отнести договор сразу к нескольким центрам финансовой ответственности. Наличие в базе данных такой связи позволят отобразить в карточке ЦФУ все связанные с ним договора.

ЦФУ можно использовать как объекты учёта. В справочнике можно создать группу, например, "Объекты учёта" и указать в ней элементы, которые будут характеризовать некоторые объекты, по которым требуется ведение учёта. В карточке договора можно указать несколько таких объектов, что позволяет вести учёт договоров по объектам учёта .

Журналы регистрации договоров и динамические отчёты

Для работы с договорами в системе ESCOM.BPM предусмотрены универсальные настраиваемые журналы. Особенностью журналов является возможность их предварительной настройки на отбор карточек договоров по различным критериям. Критерии отбора могут быть самые различные (даты, статусы, роли, любые поля карточки и так далее). Другими словами сформированный журнал будет представлять собой отчёт, позволяющий просматривать договора в различных срезах. Например, отобрать договора за текущий квартал (период дат), все агентские (вид договора) и действующие (статус) и т.п.

Журналы договоров можно объединять в группы. В журналах есть возможность настройки внешнего вида: сортировка записей, группировка, настройка ширины колонок, настройка состава колонок журнала, настройка порядка следования колонок, фильтрация записей (как фильтр в excel), поиск, подсветка записей, имеющих определённые значения (например, сумма договора больше миллиона и т.п.). Если в журнале применяется группировка, то можно вычислить и вывести различные групповые показатели, такие как сумма, количество, среднее значение, максимум и минимум значения. Итоговые значения выводятся в подвале отчёта и подвалах групп. Настроенный таким образом отчёт (журнал) можно вывести на печать или сохранить в виде файла, например в формате PDF.

Помимо использования журналов система ESCOM.BPM предоставляет пользователям универсальные средства поиска договоров, которые при большом количестве документов, зачастую становятся более удобными, чем журналы. Атрибутный (поиск по карточке) и полнотекстовый поиск (поиск внутри файлов вложений) договоров позволяет пользователям быстро находить в базе данных нужную информацию.

Учёт мест хранения договоров

Подписанные и зарегистрированные договора в бумажном виде передаются на хранение в подразделения. Для того чтобы вести автоматизированный учёт мест хранения договоров в системе документооборота в электронных карточках договоров на странице «Регистрация» имеется специальный раздел «Учёт мест хранения». В этот раздел можно вносить отметки о приёме и передачи бумажных документов. Делать это можно вручную. Если использовать технологию штрих кодирования, то отметки о перемещении документа будут вноситься в карточку договора автоматически при сканировании штрих кода сканером. Запись в разделе «Учёт мест хранения» содержит следующую информацию: от кого и кому поступил документ, дату приёма-передачи, дату записи, автора записи, а так же место хранения и примечание.

Контроль исполнения договоров

После того, как договор подписан обеими сторонами, то в системе документооборота Регистратором делается отметка о присвоении договору статуса «Действующий». Договора с такими статусами могут использоваться в качестве основания в процессах «Заявка на оплату».

Если имеется интеграция с учётной системой, то в этот момент происходит перегрузка информации из СЭД в базу данных учётной системы. Кроме данных самого договора могут быть перегружены реквизиты контрагента и его карточка.

Для контроля наступления срока окончания договора в его карточке указывается срок действия договора. При приближении этого срока система автоматически напомнит закреплённому за договором Менеджеру.

В ходе исполнения договора к его карточке Менеджер может прикреплять различные документы, например, сканы актов, накладных, счетов – фактур и т.д.

Менеджер может создавать для себя напоминания о важных событиях, относящихся к данному договору. Все события отображаются в СЭД в персональном органайзере менеджера. В карточке события присутствует гиперссылка, связывающая событие и договор. Для вывода напоминания можно указать срок, когда напоминание должно отобразиться.

Если необходимо проинформировать других сотрудников, то Менеджер может непосредственно из карточки договора можно отправить сообщение одному или нескольким пользователям системы ESCOM.BPM. Такое сообщение будет содержать текст, введённый Менеджером и гиперссылку, нажав на которую получатели сообщения, смогут открыть карточку договора.

Несомненно, важной функцией контроля исполнения договоров является отслеживание платежей. Это касается как расходных, так и доходных договоров. Для отслеживания платежей по расходным договорам в системе документооборота ESCOM.BPM имеется процесс «Заявка на оплату». Как правило, данный процесс используется для согласования оплаты счетов. Все заявки, относящиеся к договору, отображаются в его карточке в специальном разделе. По каждой заявке отображается её сумма и статус.

В случае применения интеграции с системой «1С: Предприятие» возможна автоматическая загрузка в карточку договора из базы данных «1С» информации о платежах.

Формирование цепочек сопроводительных документов к договору

В системе учёта и регистрации с договором может быть связано значительное количество документов:

• приложения
• доп. соглашения
• протоколы переговоров
• протоколы разногласий
• подрядные договоры
• накладные
• переписка по договору
• и т.п.

ESCOM.BPM позволяет отобразить в карточке договора всю структуру связей. Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору. Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т.п.

Архивное хранение договоров

Как и любой другой документ в системе ESCOM.BPM договор после присвоения ему статуса «Завершён» или «Исполнен», автоматически помещается в . В карточке договора может быть указано дело из номенклатуры дел организации. Тогда срок хранения документа в электронном архиве будет равен сроку, указанному в карточке дела.

Доступ к карточкам договоров в архиве ограничен. Роль Архивариус имеет возможность добавить сотрудника в роль Читатели документа для предоставления ему возможности просмотра карточки договора. Изменение карточек в архиве запрещено.

Удаление из архива происходит с помощью регламентной автоматизированной процедуры. При удалении карточки автоматически удаляются все прикреплённые к ней файлы документов.

Как купить модуль регистрации и учёта договоров

Внедрение системы регистрации и учёта договоров

Внедрение системы автоматизированного учёта договоров требует организации комплексного проекта, поскольку данная задача затрагивает интересы практически всех подразделений организации. Это и отдел продаж и бухгалтерия и финансово-экономический департамент и юридическая служба, и исполнители (менеджеры), руководители подразделений (подробнее о том как избежать ошибок при внедрении я написал в статье " " ). Потребуется достаточно усилий, чтобы выработать общую концепцию учёта и регистрации договоров, разработать и согласовать со всеми участниками техническое задание на настройку системы. Реализация проекта должна осуществляться в соответствии с утверждённым планом-графиком работ, в котором как за исполнителем, так и за заказчиком закреплены конкретные работы и сроки.

Кроме этого требуется провести работы по интеграции имеющихся в организации программ с системой электронного документооборота, а так же выполнить начальную перегрузку информации в справочники НСИ. Немаловажной и объёмной является задача по обучению персонала работе с программой.

Итогом внедрения системы регистрации и учёта договоров является упорядочение работы с документами, повышает ответственность руководителей и сотрудников, участвующих в договорной работе. Кроме этого достигается сокращение сроков поиска, сокращаются факты утери документов.

На каждом предприятии заключаются договоры (трудовые, на поставку, приобретение товара). Как правило, они хранятся в архивах. Для удобства пользования этими документами, а также устранения причины их утери ведется их учет. Заводится специальный журнал, в котором фиксируются реквизиты договоров, дополнительных соглашений к ним, а также устанавливается хронология их движения.

Вам понадобится

Журнал по учету договоров в бумажном виде;
- программный продукт для учета договоров;
- документы компании.

Спонсор размещения P&G Статьи по теме "Как вести учет договоров" Как вести учет документов Как написать заявление на выписку из квартиры Как составить письмо для расторжения договора

Инструкция

Унифицированной формы для документа по учету договоров не существует. Но вы можете разработать его самостоятельно или купить специальный программный продукт, предназначенный для хранения информации о договорах. Но первый вариант бесплатен, остановитесь на нем, если вам не нужны лишние затраты. На титульном листе журнала по учету договоров напишите наименование документа. Укажите название вашей компании. Если фирма достаточно крупная, для каждого структурного подразделения желательно завести отдельный журнал. В этом случае напишите наименование отдела. Впишите дату, когда заведен документ, персональные данные, должность ответственного за ведение журнала. Как правило, таким является кадровый служащий, который оформляет договора с персоналом, сотрудник юридического отдела, занимающийся хранением договоров с контрагентами. На титульном листе журнала по учету договоров напишите наименование документа. Укажите название вашей компании. Если фирма достаточно крупная, для каждого структурного подразделения желательно завести отдельный журнал. В этом случае напишите наименование отдела. Впишите дату, когда заведен документ, персональные данные, должность ответственного за ведение журнала. Как правило, таким является кадровый служащий, который оформляет договора с персоналом, сотрудник юридического отдела, занимающийся хранением договоров с контрагентами. Сделайте восемь граф с помощью электронной таблицы. Распечатайте на бумажный носитель. В первой графе журнала впишите порядковый номер договора, во второй – номер документа, присвоенный ему при заключении. В третьей и четвертой графе журнала учета договоров напишите дату начала, окончания срока действия документа. В пятой графе укажите предмет договора. К примеру, на поставку комплектующих изделий. В шестой графе впишите наименование контрагента (поставщика, покупателя), сотрудника (при учете трудовых договоров с персоналом). В седьмой графе журнала напишите, в какой папке находится договор (как правило, в архивах папкам присваиваются номер), укажите место расположения папки. В восьмой графе проставляйте подпись ответственного лица за хранение документов (с указание его фамилии, инициалов). При смене работника составляйте акт передачи договоров, журнала по их учету. Если вручную вам неудобно вести учет договоров, закажите разработку программного продукта или купите уже готовую программу. Пусть на это потратятся некоторые средства, но в электронном виде у такого журнала имеются некоторые преимущества. К примеру, при фиксировании договора можно указывать путь к документу на компьютере. Как просто

Другие новости по теме:

В процессе хозяйственной деятельности руководители компаний заключают много различных договоров с поставщиками, покупателями. Для того чтобы была возможность отслеживать сроки действия этих нормативно-правовых документов, некоторые организации используют так называемые реестры договоров. Вообще,

Условия хранения договоров, заключенных предприятием, не регламентировано отраслевыми стандартами и нормами, поэтому часто возникает вопрос о том, как избежать их потерю и организовать правильно хранение и учет. Самым разумным решением этого вопроса будет издание корпоративного акта конкретного

Учет трудовых договоров с работниками должна вести каждая организация. Это внутренний документ, однако инспекция по труду в любой момент может проверить его наличие и ведение, и при выявлении ею нарушений работодателя ждут проблемы. Впрочем, вести этот учет не так сложно, главное - делать это

В каждой фирме, где осуществляются финансовые операции, заполняется журнал кассира-операциониста. Форма этого документа является унифицированной, утверждена постановлением Госкомстата РФ № 132. Журнал ведется кассиром. В документе ежедневно указываются суммы денег на начало, конец дня (смены),

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает факт работы в той или иной фирме. Бланки новых трудовых книжек выдаются работодателем. В кадровой службе ведется их учет в соответствующей книге. Документ о движении бланков, вкладышей книжек утвержден Приказом МинФина РФ №69. Вам

В каждой фирме, где трудятся специалисты, ведется журнал трудовых договоров, которые хранятся в архивах предприятия. Ведение учета этих документов необходимо для удобства пользования, упорядочения, устранения причины утери договоров, дополнительных соглашений. Данный журнал может быть как в