При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

1. Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
2. Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
3. Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
5. Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
6. Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте .

Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 - приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Для любой хозяйственной операции организацией должен быть оформлен оправдательный документ. Он относится к первичному учетному документу, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Данный документ подтвержден Федеральным законом «О бухучете».
Товарная накладная применяется для непосредственного отпуска товаров со склада при продаже товаров сторонним организациям.

Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся в организации, продающей товары, и является основанием для их списания. Второй экземпляр направляется организации-покупателю и является основанием для оприходования им полученных ценностей.

Унифицированная форма № ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть ТОРГ-12 образец заполнения 2016: стр.1 стр.2

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить накладную ТОРГ-12

Данный документ в обязательном порядке составляется в 2-х экземплярах, первый из которых остается в организации, отпускающей товарно-материальные ценности. Второй экземпляр предназначен для сторонней организации, и на его основании эти ТМЦ приходуются или списываются. Обязанности по оформлению этого документа возложены на уполномоченное лицо. Следует помнить, что такие документы составляются в момент совершения или сразу после операции. Дата составления ТОРГ-12 должна совпадать с датой произведения отгрузки товара.

В этом документе предусмотрены для заполнения следующие реквизиты:

Наименование с адресом и телефоном, факсом и банковскими реквизитами банка поставщика, плательщика и грузополучателя;
. номер и дата транспортной накладной;
. должность и подпись лица, разрешившего отпуск груза и осуществившего эту отгрузку.

Кроме подписи на документе в обязательном порядке должны быть приведены расшифровки подписей всех лиц, указанных в товарной накладной. Все данные, которые будут указаны в сводной таблице ТОРГ-12, должны быть введены точно в соответствии с данными счета-фактуры.

Необходимо обратить внимание на некоторые нюансы, которые очень важно соблюсти в момент получения груза.
В случае если грузополучателем является уполномоченное лицо с наличием печати организации, то в накладной обязательно должна быть отражена его должность, подпись и ее расшифровка, печать. Если при получении товаров или грузов отсутствует печать, то заполнение накладной должно предусмотреть этот момент и указать должность лица с подписью и расшифровкой, а также должна быть выдана доверенность с датой и номером на получателя от организации.

Крайне важно соблюсти все требования при заполнении этой формы документа, так как на все нюансы налоговики обращают пристальное внимание, а по поводу оформления накладной существует целая арбитражная практика.
Зачастую налоговики очень часто придираются и находят для этого разные причины и основания, ведь такой документ можно принять на учет только в случае правильного и достоверного оформления. В случае если заполнение ТОРГ-12 было проведено не надлежащим образом, к организации будут применены штрафные санкции, и она понесет непредвиденные расходы.

Товарная накладная ТОРГ-12 - это документ, которым сопровождается поставка товарно-материальных ценностей. Форма не является обязательной для применения.

Что такое форма ТОРГ-12

Товарная накладная ТОРГ 12 довольно часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации может не использовать данную форму (см. ФЗ-402 «О бухучете»). Товарная накладная (скачать ее можно будет ниже) имеет ряд преимуществ, о которых расскажем в этой статье.

Скачать ТОРГ 12 можно в конце статьи.

Форма товарной накладной ТОРГ 12 входит в альбом унифицированных форм (ОКУД 0330212). Однако с вступлением в силу закона 402-ФЗ первичные документы не обязательно должны быть унифицированной формы. Достаточно того, чтобы документ содержал весь перечень обязательных реквизитов, поименованных в законе.

Однако унифицированная форма ТОРГ 12 (скачать бланк можно ниже) настолько удобна, что многие предприниматели не отказались от использования этой товарной накладной по нескольким причинам:

1. Она привычна и понятна.
2. Отвечает требованиям нормативных актов.
3. В случае необходимости товарная накладная послужит основанием при решении спорных ситуаций, например, претензий к качеству приобретенного товара (Закон № 2300-1).
4. Подтверждает факт получения или отгрузки товара (ст. 458 ГК РФ ).
5. Является обоснованием принятия НДС.
6. Служит подтверждением истечения гарантийного срока (Закон № 2300-1) и т. д.

Основание для оформления товарной накладной ТОРГ-12

Если предусмотрена продажа товара, то основанием оформления товарной накладной является договор.

Как правило, цена и количество передаваемой продукции указываются в договоре или в приложениях (спецификациях). Возможен вариант, когда по условиям договора цена товара определяется действующим прейскурантом компании, а количество — в заявке от покупателя.

Альтернативой формой является универсальный передаточный документ (Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/).

Товарная накладная ТОРГ-12, правила заполнения

Товарную накладную ТОРГ 12 составляет продавец. Форма содержит информацию о продавце, покупателе, наименовании товара, его количестве и стоимости, сведения о материально-ответственных лицах, которые товар отгрузили и получили.

Сроки хранения документа

Срок хранения накладной бухгалтер должен начать отсчитывать после окончания отчетного года. Для определения срока обратимся к ст. 17 402-ФЗ: для всех первичных документов этот срок составляет пять лет. Необходимо придерживаться его и для накладной ТОРГ 12, но только в том случае, если данным документом организация не подтверждает размер убытка, переносимого на будущее. Если же это происходит, то, в соответствии со ст. 283 НК РФ , документ может храниться дольше.

Ответственность за составление и учет

Сотрудники организаций должны обращать внимание на детали заполнения документа. Зачастую это помогает минимизировать правовые и налоговые риски компаний.

Обратите внимание на печать! Так, например, печать не является обязательным реквизитом (не поименована в списке обязательных реквизитов в 402-ФЗ). Но в товарной накладной ТОРГ 12 печать должна стоять, т. к. она предусмотрена формой. По данному вопросу могут возникнуть разногласия при зачете НДС с налоговой инспекцией. С другой стороны, если грузополучатель получил товар по доверенности, заверенной печатью организации, то в накладной ее ставить не обязательно. В этом случае достаточно прикрепить к накладной доверенность и обеспечить хранение этих двух документов вместе.

Лица, которые подписали накладную со стороны продавца и грузополучателя, несут, в том числе, и уголовную ответственность в случае, например, хищений или краж товара. Поэтому бухгалтерам необходимо обращать особое внимание на наличие всех необходимых подписей в документе при принятии его к учету.

ТОРГ 12 также заполняется покупателем в случае возврата товара поставщику. В данном случае происходит «обратная» реализация. Правила заполнения документа в этом случае остаются неизменными.

ТОРГ-12, образец заполнения 2019

Форма ТОРГ-12. Указания по заполнению товарной накладной.

Товарная накладная применяется для оформления реализации товарно-материальных ценностей сторонним организациям. Документ составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, реализующей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания с баланса. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Рассмотрим порядок заполнения основных полей товарной накладной:

• в поле «организация-грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование, место нахождения, банковские реквизиты и прочая контактная информация грузоотправителя;
• в поле «структурное подразделение» указывается подразделение организации грузоотправителя, отгружающее товарно-материальные ценности;
• в поле «Грузополучатель» указывается полное или сокращенное наименование, место нахождения, банковские реквизиты и прочая контактная информация получателя груза;
• в поле «Поставщик» товарной накладной указывается полное или сокращенное наименование, место нахождения, банковские реквизиты и прочая контактная информация поставщика. Грузоотправитель и поставщик могут быть одной организацией;
• в поле «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование, место нахождения, банковские реквизиты и прочая контактная информация плательщика. Грузополучатель и плательщик могут быть одной организацией;
• в поле «Основание» товарной накладной указывается договор, доп. соглашение или прочий документ, являющийся основанием для отгрузки товаров. В полях «Номер» и «Дата» указываются соответственно номер и дата документа основания;
• если доставка товара сопровождается товарно-транспортной накладной, ее номер и дата указываются в соответствующих полях «Номер» и «Дата» поля «Транспортная накладная» товарной накладной;
• в табличной части товарной накладной указывается перечень номенклатуры отгружаемых товарно-материальных ценностей с указание единицы измерения, количества, массы, цены за единицу, суммы реализации с НДС и без НДС, суммы НДС.

Процесс отпуска товарно-материальных ценностей и учета данных операций осуществляется с использованием товарной накладной. Это первичный учетный документ, алгоритм использования которого прописан в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Этот правовой акт, а также ФЗ № 63 «Об Электронной подписи» позволяют варьировать формат товарной накладной: она может оформляться и храниться как в бумажном варианте, так и в электронном виде.

В нашем сегодняшнем материале мы разберемся, как оформлять этот документ. А в нижней части страницы читатель может бесплатно скачать товарную накладную ТОРГ-12 и образец ее заполнения.

Необходимые данные и особенности оформления

Унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 утверждена в декабре 1998-го Госкомстатом РФ. Она и рекомендована к использованию при отпуске МТЦ сторонним организациям. В ней содержатся строки и столбцы, куда необходимо внести такие данные как реквизиты сторон (поставщика и плательщика; грузоотправителя и грузополучателя, если это разные организации с поставщиком и плательщиком); печати организаций и подписи лиц, уполномоченных производить отпуск и прием товара; параметры товара: цена, наименование, количество, общая сумма стоимости, размер НДС.

Составляется документ в двух экземплярах — для обоих контрагентов. Они его в дальнейшем используют для оприходования и списания товара. Бесплатно скачав образец товарной накладной 2018 года, обратите внимание на важный нюанс: дата составления документа должна совпадать с днем получения товара. При необходимости в бланк можно вносить новые строки и столбцы, законом это разрешено для случаев, когда процесс продажи-покупки МТЦ сопряжен с некими особыми условиями, согласованными сторонами сделки.

Строка «Основание» остается и в этом случае обязательной, сюда вносятся номер и дата договора с покупателем, а в случае использования организации-перевозчика, также и номер с датой транспортной накладной, которую необходимо дополнительно выписать для грузоперевозчика.

Как оформляется товарная накладная 2018 года

В бумажном формате

Являясь первичным бухгалтерским документом, товарная накладная ТОРГ-12 должна подписываться руководителем компании и главным бухгалтером, либо уполномоченными ими лицами. Перечень последних должен быть согласован с главбухом и завизирован руководителем. Право подписи этого документа глава фирмы может передать доверенному лицу, но обязательно оформляет его приказом либо доверенностью.

ТОРГ-12 может содержать до 5 подписей:

Со стороны продавца их может быть от одной до трех. В последнем случае это подписи руководителя, бухгалтера и ответственного за отгрузку. Либо эту функцию выполняет один человек, аккумулирующий информацию со склада и из бухгалтерии. Назначая такого «оператора», эти обязанности руководитель фиксирует в доверенности или в приказе, как вариант — в должностных инструкциях уполномоченного лица.

Со стороны покупателя требуется лишь одна подпись — в строку «Груз получил грузополучатель». Это может сделать сам руководитель организации-покупателя (грузополучателя) или лицо, уполномоченное на проведение данных операций. Право подписи этому лицу, ответственному за прием товаров, дается на основании доверенности или по Уставу организации.

После того как бесплатно скачан образец товарной накладной 2018 года, возможно (не обязательно) внесение подписи в графу «Груз принял». Ее ставит лицо, уполномоченное фактически принимать товар и обладающее функциями материальной ответственности. Тут же нужно будет параллельно внести и данные по доверенности за перевозку ценностей. Сделать это может кто-то из представителей организации-покупателя либо перевозчик, сотрудник сторонней транспортной компании.

Но руководитель предприятия вправе принять товар и без доверенности, расписавшись в строке «Груз принял» (тогда строки с указанием реквизитов доверенности заполнять не потребуется).

Есть и вариант приемки ТМЦ, когда одно и то же лицо расписывается в строках «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». Но это должен быть человек, имеющий как право подписи первичных документов, так и доверенность на ТМЦ. В данном случае подпись может вноситься лишь в строку «Груз получил», она по регулирующим документам является приоритетной.

В электронном виде

Электронный формат, как мы уже упомянули, разрешен законодательно. Рекомендуемый вариант XML-файла ТОРГ-12 был утвержден 21.03.2012 приказом ФНС России № ММВ-7-6 /172@, налогоплательщики имеют право отправлять его по Интернету и контрагентам, и в налоговую.

Если вы решите скачать бланк товарной накладной ТОРГ-12 в Excel, то сразу убедитесь: по форме он ничем не отличается от бумажной версии. Да и заполняется аналогично. Есть лишь одно различие. Документ составляется в данном случае в одном экземпляре, состоящем из двух файлов. Один формируется представителем продавца, который его пересылает покупателю, ответственное лицо которого оформляет второй файл.

Заверяются такие накладные с использованием электронной подписи. В данном случае законодательно определена необходимость всего двух подписей: по одной со стороны каждого из участников сделки. Это положение зафиксировано в приказе ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6 /172@), а также подтверждено материалами ряда судебных разбирательств.

ФИО и должности соответствующих лиц указываются в разделах «Отпуск разрешил», «Отпуск груза произвел», «Главный (старший) бухгалтер», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». В поле «По доверенности № " вносится информация о параметрах доверенности уполномоченного лица.

Транспортировка и товарная накладная ТОРГ-12

Бумажная версия

Бесплатно скачав бланк товарной накладной 2018 года, ответственный за ее заполнение оформляет документ и, проконтролировав отгрузку, передает накладную водителю вместе с иными требуемыми в данном случае документами. Водитель (экспедитор), доставив груз, передает накладную грузополучателю.

Практика грузоперевозок выработала и другие варианты. Водитель не обязан в пути иметь при себе данный документ, поскольку он подтверждает факт доставки и передачи груза заказчику транспортно-товарной накладной (ТТН), где перечислены в общей форме позиции перевозимого товара. Поэтому в ряде официальных правовых актов это положение (о необязательности наличия у водителя ТН) закреплено. Например, в:

• Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
• Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» и ряде других документов.

Электронный документ

Документ можно напрямую направить потребителю в электронной форме, через Сеть. Это удобно, когда перевозку товара осуществляет сам поставщик. В случае, когда это делается через посредника-перевозчика, закон предусматривает обязательность заполнения строк «По доверенности № " и «Груз принял», где указываются данные об экспедиторе (ФИО, должность) и информация о доверенности на перевозку груза.

Бесплатно скачав бланк товарной накладной 2018 года, в данном случае можно в соответствующих графах указать номер и дату ТТН. Ведь в самой ТТН вся эта необходимая информация уже внесена. Второй вариант: покупатель сам заполняет строки «По доверенности № " и «Груз принял» при получении электронной накладной формата ТОРГ-12 и, после приемки груза, визирует накладную своей электронной подписью.

Прием товара и товарная накладная 2018 года

Бумажная

Здесь все просто: принимая товар, уполномоченное лицо сверяет его с тем, что зафиксировано в документах, переданных ему водителем либо экспедитором. Принимающая сторона подписывает документы, которые затем передаются в бухгалтерию предприятия.

Электронная

Процедуру принятия и подписания электронной накладной мы уже описали выше. Главным условием четкой работы при таком алгоритме является наличие у ответственного лица возможности получать оперативно обрабатывать такие документы. То есть, рабочее место должно быть обеспечено соответствующей оргтехникой для приема, подписывания, распечатки и пересылки файлов, соответственно, нужен и постоянный выход в Интернет.

Возврат товара: как внести исправления в документ

В бумажный вариант

Что предписывает законодательство на случай обнаружения ошибок? Для исправления товарной накладной в обоих экземплярах вычеркиваются ошибочные записи, вносятся верные данные и дата появления изменений. Они, согласно п. 5 ст. 10 закона о бухгалтерском учете, должны быть заверены подписями с обеих сторон сделки. Не следует задним числом формировать новый документ взамен этого. Правилами бухгалтерского учета такой вариант исправлений для бумажной версии не предусмотрен.

В электронную версию

Если отправитель груза воспользовался электронным образцом заполнения товарной накладной ТОРГ-12 и допустил некую оплошность, неточность, то тут строгих правил исправления не существует. В пункте 8 ПБУ 1/98 по этому поводу сказано: «если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету».

На практике чаще всего попросту составляется другой документ, с точными данными. Если иной порядок не внесен в уставные и иные официальные документы организации. Но надо не забывать при этом указать в исправленном варианте, что он является частью первоначального документа. В договоре с контрагентом необходимо предусмотреть подобные накладки, оговорить данный механизм исправления ошибок.

Другой вариант корректировки — составление акта об установленном расхождении, где указываются все основные реквизиты накладной. Его также согласовывают с другой стороной сделки. Такой документ будет служить основанием для официального предъявления претензии поставщику, если спорные вопросы не удастся решить мирно, по договоренности сторон.

Хранение и учет товарных накладных ТОРГ-12

Бумажных

Каким образом данные бумаги должны храниться, законодатель не предписывает. Каждая организация вправе самостоятельно утверждать механизм хранения и передачи документов этого назначения. Как правило, на складе составляется товарный отчет, отражающий данные о реализации товаров и их себестоимости, к нему и прилагаются товарные накладные, для удобства контроля, в хронологическом порядке.

ИП и те организации, что применяют УСН, на основании таких первичных документов ведут журналы учета расходов и доходов. Если они ведутся в электронном виде, их необходимо распечатать по окончании налогового периода. Хранят бумажные документы обычно в архивных помещениях.

В электронном формате

Товарный отчет и накладную, оформленные в электронном виде, хранят на локальном компьютере или на сервере организации. Системы ЭДО: операторов электронного документооборота — имеют возможность передавать ТОРГ-12 и в свободной форме, и в формате, рекомендованном ФНС.

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257