Актуально на 3 квартал 2016 года

Универсальный передаточный документ

1.12.37 Что такое универсальный передаточный документ. При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). Начиная с 1 января 2013 года без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

Рекомендуемая форма универсального передаточного документа отвечает требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в . Это письмо размещено на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами». Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию ().

1.12.38 Что заменяет собой универсальный передаточный документ. УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

Товарной накладной;

Товарного раздела товарно-транспортной накладной;

Накладной на отпуск материалов на сторону;

Акта о приеме-передаче объекта основных средств.

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы , и , и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.

По своему статусу УПД приравнивается к первичному учетному документу. Это относится и к упрощенщикам. Такие выводы чиновники сделали в . Данное письмо размещено на сайте nalog.ru и является обязательным для инспекторов.

1.12.39 Назначение УПД. Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, - 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.

Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.

Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.

1.12.40 Кто может использовать УПД. Форму УПД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по Налогового кодекса РФ. Они могут применять УПД в качестве первичного учетного документа. При этом им не нужно заполнять:

Графу 7 «Налоговая ставка»;

Графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

1.12.41 Для каких операций можно применять УПД. С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняют:

На отгрузку одной партии продукции можно оформить товарную накладную, а на другую в рамках того же договора - УПД. И это не помешает заявлять вычет НДС и учитывать стоимость товаров в расходах. К такому позитивному выводу пришли сотрудники ФНС России в .

Форма УПД - рекомендательная. Поэтому можно выдавать и его, и накладные, в том числе в рамках одного договора. Более того, этот УПД приравнивается одновременно и к первичке, и к счету-фактуре. А значит, дает право учитывать расходы при определении базы по налогу на прибыль и заявлять вычет по НДС. Конечно, при условии, что все обязательные реквизиты верно заполнены и в статусе УПД стоит 1.

Но чтобы исключить хаос в документообороте, закрепите такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договоре с контрагентом. Это также заранее исключит вопрос налоговиков: почему по одному договору у вас разные формы первички? Но даже если у вас не будет оговорки о смешанном способе оформления отгрузок, инспекторы не вправе снять вычеты и расходы.

1.12.42 Заполнение УПД. Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов () и для счета-фактуры ().

Если же компания использует форму УПД только как первичный документ, то есть ставит в нем статус 2, заполнять все реквизиты необязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в том числе комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) - «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

С 7 апреля 2015 года ООО и АО получили право работать без круглой печати (). Нужно проверить, предусмотрена ли в уставе формулировка об использовании печати. Ведь в законе сказано, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе компании ( , ).

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, нужно заполнять по правилам, установленным для оформления этих документов.

1.12.43 Дата составления УПД. В форме УПД могут быть зафиксированы три даты:

1.12.45 Регистрация УПД у покупателя. УПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, покупатель (заказчик) должен в хронологическом порядке регистрировать в книге покупок.

УПД, в которых не заполнены обязательные реквизиты счета-фактуры, в книге покупок регистрировать нельзя.

В книге покупок УПД регистрируют в том квартале, в котором у организации появилось право на вычет НДС. В графе 2 «Дата и номер счета-фактуры продавца» книги покупок указывают дату, приведенную в «Счет-фактура». А в графе 4 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав» отражают дату, приведенную в «Дата получения (приемки)». Об этом сказано в к .

1.12.46 Подтверждение доходов продавца. Статус УПД (1 или 2) не влияет на налоговый учет доходов и расходов, то есть его нужно вести в общем порядке. Если право собственности на груз переходит в момент его передачи покупателю или перевозчику, то выручку признают на дату оформления отпуска груза. То есть либо на дату, указанную в «Счет-фактура», либо на более позднюю дату, указанную в «Дата отгрузки, передачи (сдачи)».

Если право собственности на груз переходит в момент его вручения покупателю, то выручку признают на дату оформления получения груза. То есть на дату, указанную в строке 16 «Дата получения (приемки)».

При реализации результатов работ, услуг или имущественных прав датой признания выручки считается дата оформления обеими сторонами факта приемки-передачи. То есть наиболее поздняя из дат, указанных в строках «Счет-фактура», «Дата отгрузки, передачи (сдачи)» или «Дата получения (приемки)».

Если помимо УПД при реализации товаров (работ, услуг) стороны составляли другие документы (например, акты, товарные чеки, отчеты и т. п.), то признать выручку нужно на дату того документа, который оформили раньше. Такие разъяснения содержатся в к .

1.12.47 Подтверждение расходов покупателя. Ресурсы, полученные по УПД, нужно отразить в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ. В зависимости от того, каким критериям они соответствуют.

Расходы, связанные с приобретением этих ресурсов, учитывают по общим правилам. Дата признания расходов, подтвержденных УПД, не может быть раньше той, что значится в «Дата получения (приемки)». Об этом сказано в к .

1.12.48 Как компании на упрощенке регистрировать УПД в книге учета доходов и расходов. Поставщик вместо накладной и счета-фактуры вправе выставить компании на упрощенке универсальный передаточный документ (УПД). ФНС России подтвердила, что затраты, оформленные УПД, можно учесть при формировании налоговой базы (). Естественно, если компания платит налог с разницы между доходами и расходами. При этом предусмотрен отдельный учет материальных затрат (), стоимости покупных товаров, предназначенных для реализации (), и сумм НДС (). В связи с этим в графе 5

Комментарий к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры"

При отгрузке товаров продавец передает покупателю , в состав которого помимо счета-фактуры входит накладная на отгруженные материальные ценности (ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и т.д.). Информация о товаре в счете-фактуре дублирует сведения, включенные в отгрузочные документы. При этом организации не могут отказаться от применения этих документов, поскольку они имеют различные цели.
Накладная относится к первичным учетным документам, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Первичные учетные документы служат основанием для ведения бухгалтерского учета и учета для целей налогообложения прибыли (ст. 313 НК РФ, п. 1 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Счет-фактура служит для принятия покупателем к вычету НДС, предъявленного продавцом товаров (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Специалисты ФНС России считают, что налогоплательщики могут объединить накладную и счет-фактуру в единый документ, который будет соответствовать как требованиям Закона о бухгалтерском учете, так и нормам НК РФ - гл. 25 "Налог на прибыль организаций" и 21 "Налог на добавленную стоимость".
Дело в том, что с 1 января 2013 г. формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и др.), перестали быть обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012), и у организаций появилась возможность разрабатывать собственные формы первичных учетных документов. Для применения таковых экономическому субъекту достаточно утвердить их приказом руководителя (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Свою позицию по этому вопросу налоговики высказали в комментируемом Письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры".

Примечание. Нельзя не заметить, что "новорожденный" первичный документ возник не случайно. Первый шаг на пути его появления был сделан год назад, когда был обнародован проект дорожной карты "Совершенствование налогового администрирования" (СНА).
В перечне целей этого документа были указаны усовершенствование принципов документооборота, устранение устаревших форм документов, отказ от ведения налогового и иных форм регламентированного учета параллельно бухгалтерскому учету. В качестве одной из мер по реализации этих целей указывалось сокращение избыточного документооборота. В итоге это должно привести к снижению трудозатрат на подготовку отчетных бухгалтерских документов.
А сама дорожная карта СНА была создана в качестве реализации мер по выполнению поручений, данных Правительству РФ в Указе Президента РФ от 07.05.2012 N 596 "О долгосрочной государственной экономической политике". В целях повышения темпов и обеспечения устойчивости экономического роста страны Кабинету министров поручалось в области налоговой политики реализовать до 1 ноября 2012 г. мероприятия по упрощению бухгалтерской (финансовой) отчетности для отдельных категорий субъектов экономической деятельности. А для улучшения условий ведения предпринимательской деятельности - до 2015 г. обеспечить меры налогового стимулирования и налогового администрирования, в том числе при реализации дорожных карт по совершенствованию делового климата, разработанных в рамках национальной предпринимательской инициативы по улучшению инвестиционного климата в РФ. Позже меры по реализации этих поручений нашли свое отражение в Основных направлениях деятельности Правительства РФ на период до 2018 года (утв. Председателем Правительства РФ 31.01.2013).
Мероприятия, предусмотренные дорожной картой СНА, отмечены и в Основных направлениях налоговой политики РФ на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов (одобрены Правительством РФ 30.05.2013, комментарий к документу опубликован в "720 часов" N N 7, 8 и 9 за 2013 г.).

Как объединить счет-фактуру и накладную в один документ

Основой для создания является форма счета-фактуры, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. В форму счета-фактуры можно вносить дополнительные реквизиты, поскольку это не запрещено ни гл. 21 НК РФ, ни Постановлением Правительства РФ N 1137 (Письма Минфина России от 30.10.2012 N 03-07-09/146, от 09.02.2012 N 03-07-15/17 (направлено нижестоящим налоговым инспекциям Письмом ФНС России от 12.03.2012 N ЕД-4-3/4061@), ФНС России от 18.07.2012 N ЕД-4-3/11915@).
Следовательно, организация вправе дополнить счет-фактуру теми реквизитами, которые являются обязательными с точки зрения бухгалтерского учета (п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). После утверждения формы УПД организация может использовать ее при отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг .
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Следовательно, УПД необходимо составлять в день отгрузки товаров, передачи выполненных работ или оказанных услуг.
В комментируемом Письме N ММВ-20-3/96@ налоговики приводят форму такого универсального передаточного документа - УПД (Приложение N 1). Если организации будут оформлять операции по отгрузке товаров (передаче выполненных работ, оказанных услуг) этим документом, то его можно использовать и в бухгалтерском учете, и при расчете налога на прибыль, и при вычете предъявленной суммы НДС. При этом никаких налоговых рисков в этом случае у организации не возникает.
Разработанная налоговиками форма УПД носит рекомендательный характер . Следовательно, организациям не обязательно переходить на его применение, отказавшись от традиционной формы счета-фактуры и унифицированных форм накладных.

Операции, в которых может быть использована форма УПД

В Приложении N 2 к Письму N ММВ-20-3/96@ налоговики перечислили операции, для оформления которых может быть использована форма УПД. Рассмотрим этот Перечень подробнее.

Продажа товаров

Прежде всего, УПД можно использовать при отгрузке товаров. Напомним, что товаром для целей НК РФ признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации (п. 3 ст. 38 НК РФ).
Следовательно, УПД может применяться при отгрузке любого имущества (кроме объектов недвижимости):

• без транспортировки с передачей товара покупателю;
• с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) или иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров.

Передача имущественных прав

Еще одна группа операций, при осуществлении которых может использоваться УПД, - это передача имущественных прав. В этом случае универсальный передаточный документ передается при:

• заключении договора об отчуждении исключительного права - правообладателем, передающим исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализации, приобретателю этих прав (ст. 1234 ГК РФ);
• заключении лицензионного договора - лицензиаром лицензиату (ст. 1235 ГК РФ);
• заключении договора коммерческой концессии - правообладателем пользователю по договору коммерческой концессии (ст. 1027 ГК РФ);
• передаче права требования другому лицу - кредитором, передающим права (требования) на возмездной основе, лицу, к которому переходит право (требования) (ст. 382 ГК РФ).

Выполнение работ и оказание услуг

По новой форме может оформляться передача результатов выполненных работ, а также оказания услуг. В этом случае УПД составляется при заключении договора:

• подряда - подрядчиком (субподрядчиком) их заказчику (генподрядчику) (ст. 702 ГК РФ);
• о выполнении научно-исследовательских работ - исполнителем НИР их заказчику (ст. 769 ГК РФ);
• возмездного оказания услуг - исполнителем услуг их заказчику (ст. 779 ГК РФ);
• транспортной экспедиции - экспедитором клиенту при составлении документа на вознаграждение экспедитора (ст. 801 ГК РФ);
• финансирования под уступку денежного требования - финансовым агентом клиенту (ст. 824 ГК РФ);
• хранения - хранителем поклажедателю (ст. 886 ГК РФ);
• договора доверительного управления - доверительным управляющим доверителю управления (ст. 1012 ГК РФ).

Посреднические договоры

При заключении посреднических договоров, в которых посредник действует от своего имени, УПД оформляется и передается:

• при покупке товаров (работ, услуг) для комитента (принципала):

а) продавцом товаров (работ, услуг) комиссионеру (агенту);

б) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу);

• при продаже товаров (работ, услуг), принадлежащих комитенту (принципалу), - комиссионером (агентом) покупателю товаров (работ, услуг).

Обратите внимание : при передаче товаров комиссионеру (агенту) комитент (принципал) составляет только накладную на передаваемые материальные ценности. Счет-фактуру он выставляет комиссионеру (агенту) только после реализации им товаров покупателям.
Кроме того, УПД может использоваться в качестве документа, отражающего начисление комиссионного, агентского вознаграждения или вознаграждения поверенному. В этом случае УПД оформляется и передается при заключении договора:

• поручения - поверенным доверителю (ст. 971 ГК РФ);
• комиссии - комиссионером комитенту (ст. 990 ГК РФ);
• агентского - агентом принципалу (ст. 1005 ГК РФ).

Порядок заполнения УПД

Статус документа

Его необходимо указать в левом верхнем углу УПД.
Если УПД используется одновременно в качестве счета-фактуры и передаточного документа (накладной, акта и т.д.), то в этом поле проставляется код 1 . При этом отдельный счет-фактуру составлять не следует.
Форма УПД может быть использована только в качестве первичного документа для оформления фактов хозяйственной жизни. В этом случае в поле "Статус" проставляется код 2 , а показатели, установленные в качестве обязательных для счетов-фактур, не заполняются . В частности, необходимо оставить незаполненными строки (графы) или поставить прочерки:

• в строке 5 "К платежно-расчетному документу";
• в графе 6 "В том числе сумма акциза";
• в графе 7 "Налоговая ставка";
• в графе 10 "Цифровой код страны происхождения товара";
• в графе 10а "Краткое наименование страны происхождения товара";
• в графе 11 "Номер таможенной декларации".

В качестве первичного учетного документа УПД могут использовать организации и индивидуальные предприниматели (ИП), которые не являются плательщиками НДС. При этом они не заполняют графы 7 "Налоговая ставка" и 8 "Сумма налога, предъявляемая покупателю". Несмотря на то что в названии УПД указаны слова "Счет-фактура", оформление УПД с кодом 2 (первичного документа) не приведет к необходимости перечислять в бюджет НДС.
Помимо этого, форму УПД можно использовать и при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД будет выступать в качестве первичного документа на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них. При заполнении УПД комитент (принципал, доверитель) в строке 8 "Основания передачи (сдачи)/получения (приемки)" указывает договор на оказание посреднических услуг, а строки 2 "Продавец", 2а "Адрес", 2б "ИНН/КПП продавца" и 6 "Покупатель", 6а "Адрес", 6б "ИНН/КПП покупателя" не заполняет.

Обратите внимание : статус документа, указанный организацией в верхнем левом углу УПД, носит информационный характер. Фактический статус документа определяется наличием или отсутствием в нем всех обязательных реквизитов, установленных Законом N 402-ФЗ в отношении первичных учетных документов, или обязательных реквизитов, определенных п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ в отношении счетов-фактур.

Реквизиты и показатели счета-фактуры

При составлении УПД со статусом "1" необходимо заполнить строки 1 - 7, в которых приводятся реквизиты, обязательные для счетов-фактур, а также графы 1 - 11. Заполнять эти строки и графы следует в соответствии с Приложением N 1 к Постановлению Правительства РФ N 1137.

Внимание, неясность: в комментируемом Письме ничего не говорится о порядке присвоения номеров УПД в случае, когда организация выставляет покупателям и счета-фактуры, и УПД. По нашему мнению, в этом случае целесообразно вести сквозную нумерацию указанных документов, чтобы номера счетов-фактур и УПД не повторялись.

По мнению ФНС России, строку 3 "Грузоотправитель и его адрес" можно дополнить информацией об ИНН и КПП грузополучателя, а строку 4 "Грузополучатель и его адрес" - информацией об ИНН и КПП грузоотправителя.
Если счет-фактура подписывается иным лицом, уполномоченным на то приказом или иным распорядительным документом по организации или доверенностью от имени организации, в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или должность лица, подписавшего счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 N 03-07-09/39).

Реквизиты и показатели первичного документа

Чтобы УПД можно было использовать в качестве первичного учетного документа в бухгалтерском учете, необходимо заполнить строки 1, 1а, 2 "Продавец", 6 "Покупатель", 7 "Валюта: наименование, код" и графы 1 "Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права", 2 "Единица измерения", 3 "Количество (объем)" и 9 "Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом - всего". Кроме того, можно заполнить и другие строки, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, а именно строки 2а, 2б, 3, 4, 5, 6, 6а, 6б, графы 4, 5, 6 и др.

Графы А и Б

Для удобства поиска и визуального выделения позиций в форму УПД включена графа А, в которой отражается порядковый номер в таблице.
В графе Б "Код товара/работ, услуг" в отношении товаров следует указать артикул, а в отношении работ и услуг - вид деятельности, в рамках которого они выполнялись, в соответствии с ОКВЭД или ОКУН. Подобная информация может использоваться для обозначения применения специальных налоговых режимов, налоговых льгот (освобождений от уплаты налога), пониженных тарифов страховых взносов и пр.
Обратите внимание: заполнять графы А и Б не обязательно, поскольку законодательно этот реквизит в качестве обязательного не установлен.

Строка 8 "Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)"

По этой строке отражаются сведения о договоре (соглашении, поручении и т.д.), на основании которых осуществляется операция.

Строка 9 "Данные о транспортировке и грузе"

Эта строка уточняет содержание факта хозяйственной жизни при осуществлении транспортировки грузов своим транспортом или силами сторонних организаций , при приемке товаров по количеству мест, по весу и т.д. Здесь отражаются реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и другая уточняющая информация о перевозке. В частности, по этой строке может быть указана масса груза нетто (брутто) и т.д.
Кроме того, в этой строке можно указать базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена товара (выборка, отгрузка, доставка и прочее с возможным использованием Международных правил толкования торговых терминов "Инкотермс 2010" (публикация МТП N 715)) или наименование организации, которая несет транспортные расходы, и др.

Строка 10 "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал"

По этой строке может быть указана должность лица, совершившего отгрузку товара, или ответственного за передачу результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации, а также его подпись и расшифровка подписи.

Строка 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)"

По этой строке отражается дата совершения факта хозяйственной жизни - дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав.

Обратите внимание : эта дата может не совпадать с датой составления документа.

Пример 1 . УПД оформлен 11 ноября 2013 г. (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка состоялась только на следующий день.
В строке 11 в этом случае следует указать дату "12.11.2013".

Если дата в строке 11 не указана, это будет основанием полагать, что дата совершения отгрузки товаров совпадает с датой составления документа (строка 1).

Строка 12 "Иные сведения об отгрузке, передаче"

Здесь отражается иная существенная информация об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшая в форму УПД. Это могут быть данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

Строка 13 "Ответственный за правильное оформление акта хозяйственной жизни"

По этой строке следует указывать должность, Ф.И.О. лица, которое отвечает за правильное оформление сделки. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (13а, 13б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. этих лиц. Строка содержит подпись указанных лиц.
Если таковым является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в этой строке можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Если этим лицом является лицо, поставившее подпись в строке 10 "Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал", то в строке 13 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Строка 14 "Наименование экономического субъекта - составителя документа, в т.ч. комиссионера (агента)"

Здесь могут быть указаны наименование и реквизиты организации или ИП, составившего документ со стороны продавца. Речь в данном случае идет об организации (ИП), ведущей бухгалтерский учет организации-продавца на основании договора.
Кроме того, УПД может быть составлен комиссионером (агентом) в случае передачи комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг), приобретенных у продавца от своего имени. В этом случае в строке 8 следует указать реквизиты посреднического договора, а по строке 14 - сведения об организации-посреднике.
В случае когда субъект, составивший документ, проставляет на УПД печать со своим полным наименованием, строку 14 он может не заполнять .

Строка 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял"

В этой строке может быть указана должность лица, получившего товар, или уполномоченного на принятие результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации, а также его подпись и Ф.И.О.

Строка 16 "Дата получения (приемки)"

Здесь отражается дата совершения факта хозяйственной жизни - дата получения товара, оказания услуги, принятия результатов выполненных работ, передачи имущественных прав.

Обратите внимание : дата, указанная в строке 16, не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты отгрузки товара (строка 11). При этом дата по строке 16 может не совпадать с датой составления документа (строка 1) и с датой отгрузки товаров (строка 11).

Пример 2 . УПД оформлен 11 ноября 2013 г. (строка 1), но фактически отгрузка состоялась 12 ноября. Покупатель получил товар 15 ноября.
В строке 16 УПД в этом случае следует указать дату "15.11.2013".

Если дата в строке 16 не указана, это будет основанием полагать, что дата принятия товаров совпадает с датой передачи товаров (строка 11), а в случае, когда в строке 11 дата не проставлена, - с датой составления документа (строка 1).

Строка 17 "Иные сведения о получении, приемке"

Эта строка предназначена для отражения иной существенной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД. Например, в ней мог быть отражены:

• сведения о наличии или отсутствии претензий;
• данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Строка 18 "Ответственный за правильное оформление факта хозяйственной жизни"

Здесь указывают должность, Ф.И.О. лица, которое отвечает за правильное оформление сделки со стороны покупателя. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (18а, 18б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. этих лиц.
Если таковым является лицо, поставившее подпись в строке 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял", то в строке 18 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Строка 19 "Наименование экономического субъекта - составителя документа"

Здесь могут быть указаны наименование и реквизиты организации или ИП, составившего документ со стороны покупателя.
Речь в данном случае идет об организации (ИП), которая ведет бухгалтерский учет организации-покупателя на основании договора.
В случае когда субъект, принимавший участие в составлении документа, проставляет на УПД печать со своим полным наименованием, строка 19 может не заполняться.

Регистрация УПД со статусом "1" в книге продаж и в книге покупок

Примечание. В Приложении N 5 к Письму N ММВ-20-3/96@ приведен описываемый далее автором порядок отражения показателей УПД со статусом "1" в книге покупок и продаж, а также в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур. Этот порядок нацелен на налогоплательщиков, которые реализуют товары (работы, услуги, имущественные права), облагаемые по налоговым ставкам в размере 10 и 18% либо освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 149 НК РФ. Рекомендации по отражению показателей даны в разрезе двух ситуаций для продавца : в день совершения факта хозяйственной жизни (ситуация 1), а также при составлении УПД как перед, так и непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни (ситуация 2).
Для покупателя в этом Приложении приведены особенности составления и использования УПД со статусом "1", позволяющие определить дату получения этого документа.

Учет у продавца

Счета-фактуры регистрируются в ч. 1 журнала учета полученных и выданных счетов-фактур по дате их выставления (п. 3 разд. II Приложения 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137). При регистрации показатель из строки 1 УПД переносится в журнал в графу 6 "Дата составления счета-фактуры".
Продавец обязан регистрировать счета-фактуры в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п. 2 разд. II Приложения 5 к Постановлению Правительства РФ N 1137). Моментом определения налогового обязательства является день отгрузки товаров, работ, услуг, имущества (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).
При реализации товаров (работ, услуг) счет-фактура выставляется не позднее 5 календарных дней считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).
На практике возможны две ситуации.

Ситуация 1: УПД составлен продавцом непосредственно в день совершения факта хозяйственной жизни , то есть:

• в день передачи товара (груза) покупателю или в день доставки товара (груза) покупателю;
• в день передачи имущественного права;
• в день оказания услуг, а при длящихся услугах - в последний день налогового периода (Письмо Минфина России от 25.06.2008 N 07-05-06/142);
• в день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).

В этой ситуации даты составления и выставления счета-фактуры покупателю будут совпадать. Поэтому никаких проблем при регистрации УПД в ч. 1 журнала учета счетов-фактур и книге продаж у продавца не возникнет.
УПД регистрируется в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур и книге продаж в том налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. При этом дата выставления УПД (строка 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)") совпадает с датой составления УПД (строка 1). Исключением являются случаи сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка 16). При передаче результатов работ в графу 2 "Дата выставления" счета-фактуры ч. 1 журнала переносится показатель из строки 16 УПД.

Пример 3 . Организация 26 ноября 2013 г. заключила договор подряда с обществом на выполнение ремонтных работ. Вместо акта выполненных работ и счета-фактуры продавцом (производителем работ) 30 ноября 2013 г. был составлен УПД.
Фактически работы были закончены 30 ноября (строка 11 УПД), а приняты заказчиком 4 декабря (строка 16 УПД).

• в графе 2 "Дата выставления" была указана дата "04.12.2013" (из строки 16 УПД);
• в графе 6 "Дата составления счета-фактуры" была указана дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Ситуация 2: УПД составлен продавцом перед или непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни .
В этой ситуации датой выставления счета-фактуры является дата отгрузки товаров (передачи выполненных работ, оказанных услуг), указанная в строке 11 УПД. Следовательно, регистрировать в журнале учета и книге продаж такой УПД необходимо в том налоговом периоде, к которому относится дата, указанная в строке 11 УПД, за исключением случаев передачи результатов работ, когда дата выставления счета-фактуры определяется по дате, указанной в строке 16.

Пример 4 . Организация А 25 ноября 2013 г. заключила договор купли-продажи с обществом В. Вместо накладной по форме ТОРГ-12 и счета-фактуры 30 ноября 2013 г. в адрес покупателя был оформлен УПД. Фактически товар был отгружен 1 декабря 2013 г., получен покупателем 2 декабря.
Продавец зарегистрировал УПД в ч. 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур за IV квартал 2013 г. следующим образом:

• в графе 2 "Дата выставления" была указана дата "01.12.2013" (из строки 11 УПД);
• в графе 6 "Дата составления" указана дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Помимо этого, продавец зарегистрировал УПД в книге продаж за IV квартал 2013 г., в графе 1 "Дата и номер счета-фактуры продавца" он указал дату "30.11.2013" (строка 1 УПД).

Учет у покупателя

Покупатель должен регистрировать полученные счета-фактуры в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур в хронологическом порядке по дате получения (п. 10 разд. II Приложения 3 к Постановлению Правительства РФ N 1137). Эта дата определяется на основании показателя по строке 16 "Дата получения (приемки)" УПД. Показатель из строки 16 УПД переносится в графу 2 "Дата получения" ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а показатель из строки 1 - в графу 6 "Дата составления счета-фактуры" ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
По мере возникновения права на налоговые вычеты счета-фактуры регистрируются в книге покупок (п. 2 разд. II Приложения 4 к Постановлению Правительства РФ N 1137). При использовании УПД дата получения счета-фактуры и дата принятия к учету приобретенных товаров (работ, услуг) совпадают (строка 16). Показатель из строки 16 УПД переносится в графу 4 "Дата принятия на учет товаров (работ услуг), имущественных прав" книги покупок, а показатель из строки 1 УПД - в графу 2 "Дата и номер счета-фактуры продавца" книги покупок.

Пример 5 . Используем условия примера 3.

• в графе 2 "Дата получения" была указана дата "04.12.2013" (из строки 16 УПД);

Покупатель зарегистрировал УПД в книге покупок за IV квартал 2013 г.:

• в графе 4 "Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав" указал дату "04.12.2013" (из строки 16 УПД).

А теперь проиллюстрируем примером порядок регистрации у покупателя в ситуации, когда УПД составлен продавцом непосредственно после окончания совершения факта хозяйственной жизни.

Пример 6 . Используем условия примера 4.
Покупатель зарегистрировал УПД в ч. 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур за IV квартал 2013 г. следующим образом:

• в графе 2 "Дата получения" была указана дата "02.12.2013" (из строки 11 УПД);
• в графе 6 "Дата составления счета-фактуры" - дата "30.11.2013" (из строки 1 УПД).

Покупатель зарегистрировал УПД в книге покупок за IV квартал 2013 г. следующим образом:

• в графе 2 "Дата и номер счета-фактуры продавца" он указал дату "30.11.2013" (из строки 1 УПД);
• в графе 4 "Дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав" указал дату "02.12.2013" (из строки 11 УПД).

Отражение показателей УПД со статусом "1" в налоговом учете

Примечание. Порядку отражения показателей УПД со статусом "1" в налоговом учете в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ посвящено Приложение N 6 Письма N ММВ-20-3/96@. Оно содержит рекомендации как для продавца, так и для покупателя. При этом в сноске к Приложению указано, что при использовании УПД только в качестве учетного документа (статус "2") учет оформленной таким образом операции для целей налогообложения осуществляется в общем порядке, что не требует пояснений применительно к специфике использования УПД.

Учет у продавца

Доходы от реализации товаров отражаются в налоговом учете на основании УПД в зависимости от условий договора.
Если право собственности на товар переходит к покупателю в момент передачи продавцом покупателю или перевозчику товаров, то доходы продавец признает на дату оформления отпуска груза, указанную по строке 11 "Дата отгрузки, передачи (сдачи)".
Если право собственности на товар переходит в момент вручения вещи покупателю, то доходы продавец признает на дату получения груза, указанную по строке 16 "Дата получения (приемки)".

Пример 7 . Используем условия примера 4, дополнив их числовыми показателями. Организация А по договору купли-продажи реализовала обществу В пять металлических дверей по цене 23 600 руб. за штуку, в том числе НДС 3600 руб.
По условиям договора право собственности на товар переходит к покупателю на дату получения груза. Выручку от реализации товара организация А отражает в бухгалтерском и налоговом учете 2 декабря 2013 г. (по дате, указанной в строке 16 УПД). При этом в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 62 Кредит 90-1

• 118 000 руб. (23 600 руб. x 5 шт.) - отражена выручка от реализации металлических дверей;

Дебет 90-3 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС",

• 18 000 руб. (20 000 руб. x 5 шт. x 18%) - начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет.

Доходы от реализации выполненных работ или оказанных услуг продавец признает по наиболее позднему показателю из указанных по строкам 1, 11 или 16.

Учет у покупателя

На основании УПД покупатель может учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение материалов, товаров, основных средств, имущественных прав, на получение результатов работ и на потребление услуг. При этом дата признания соответствующего расхода не может быть ранее даты, указанной по строке 16 "Дата получения (приемки)".

Пример 8 . Вновь используем условия примера 4.
По условиям договора право собственности на товар переходит к покупателю на дату получения груза. Поступление металлических дверей общество В отразит в бухгалтерском и налоговом учете 2 декабря 2013 г. (по дате, указанной в строке 16 УПД). При этом в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 41 Кредит 60

• 100 000 руб. (118 000 - 18 000) - приняты на учет металлические двери;

Дебет 19 Кредит 60

• 18 000 руб. - выделена сумма НДС, указанная продавцом в УПД;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19

• 18 000 руб. - сумма НДС предъявлена к налоговому вычету.

Такой вопрос может возникнуть из-за появления разъяснений налоговиков о применении универсального передаточного документа, исходя из анализа которых следует, что он может заменить если не весь, то существенную часть документооборота. А именно - то что связано с реализацией товаров (работ, услуг). Хотя УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных документов на материальные ценности, налоговики считают уместным применять его в отношении нематериального результата деятельности, то есть оказания услуг. Так ли это? Давайте вместе разберемся.

Что наводит на размышления?

В действующем правовом поле в отсутствие обязательной унифицированной «первички» немногочисленные разъяснения уполномоченных органов по применению тех или иных документов становятся без преувеличения на вес золота. Хотя и документов-то не так много, одним из них является универсальный передаточный документ (УПД). Само название говорит о широких возможностях его практического применения, что подтверждает и .

Налоговики напомнили, что уже более трех лет любая организация, не нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1) с данными счетов-фактур, выписываемых в целях соблюдения налогового законодательства. Причем сам Налоговый кодекс предъявляет требование только к налоговому документу - счету-фактуре. В числе таких требований нет обязанности налогоплательщика по составлению отдельного счета-фактуры на каждый вид продукции (товаров) или услуг. В одном налоговом документе по самостоятельным позициям можно одновременно указать всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя, если соблюдаются установленные сроки выставления счетов-фактур. Ведь налоговым законодательством это не запрещено.

Однако совмещение в УПД реализации товаров и услуг не простая операция, как может сначала показаться. Универсальный документ объединяет в себе первичный учетный документ об отгрузке, являющийся основанием для составления счета-фактуры, оформленный таким образом, что исполняются установленные требования к счетам-фактурам. То есть при составлении УПД бухгалтер оформляет одновременно:

• отгрузку товара (работы, услуги);
• счет-фактуру по факту этой конкретной отгрузки.

Проще говоря, приходится совмещать требования Закона о бухгалтерском учете и Налогового кодекса, что несложно, если учесть их аналогичность. Но здесь есть небольшой нюанс, связанный со временем составления документов. Согласно вышеназванному закону первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, налоговое же законодательство дает пятидневную отсрочку. Помимо указанного различия есть еще одна временнáя особенность. В силу ст. 38 НК РФ услуга реализуется и потребляется в процессе ее оказания, а товары продаются по факту передачи, и может случиться так, что к моменту передачи товаров услуга будет уже оказана и потреблена заказчиком.

Все сказанное говорит о том, что реализация товаров и услуг может не совпасть по времени, но налоговиков это не смущает. Собственную разработку они считают универсальной, указывая на то, что отражение в УПД одновременной отгрузки товаров и приемки-передачи услуг не будет нарушать требований действующего законодательства (даже если названные хозяйственные операции не совпадают по времени). Для того чтобы такой УПД считался легитимным, он должен быть подписан представителями сторон, как уполномоченными на подписание счетов-фактур и уполномоченными на оформление факта хозяйственной жизни, который выражен в передаче товаров с предварительным оказанием сопутствующей услуги (услуг).

На практике может быть и наоборот: сначала организация продает товар (например, средство связи), а затем оказывает услуги (в частности, услуги связи). В таком случае проблематично будет объединить в УПД реализацию товаров и услуг, отгрузка которых может существенно различаться по времени (допустим, интервал - месяц). Это один из нюансов, который следует учесть оператору связи прежде, чем принять решение о применении УПД. Главная мысль в разъяснении налоговиков заключается в том, что универсальный документ применяется не только для оформления отгрузки товаров, но и для подтверждения реализации (оказания) услуг. Отсюда вытекает следующий вопрос.

Вправе ли оператор связи использовать УПД?

Почему бы нет. Ведь в законодательстве нет запрета на использование операторами связи универсального документа, разработанного налоговиками и применяющегося для оформления как отгрузки товаров, так и передачи результатов оказанных услуг. Но минуточку - есть обязательные требования отраслевых актов, и если они обязывают составлять определенный документ, то оператор связи не вправе это игнорировать. А оформлять к нему дополнительно УПД только усложнит документооборот предприятия.

К сведению

УПД не применяется для оформления фактов хозяйственной жизни, для которых законодательством Российской Федерации или международными нормами предусмотрены специальные правила (Письмо ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702).

О чем же идет речь? Как догадался читатель, есть один отраслевой документ, который упоминается в качестве обязательного в подзаконных актах. Это счет за оказанные услуги телефонной связи. Согласно Правилам оказания услуг телефонной связи, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 09.12.2014 № 1342, оператор связи обязан обеспечить предоставление абоненту счета на оплату услуг телефонной связи в течение 10 дней со дня выставления данного счета. Сделаем небольшое отступление.

Если в качестве абонентов выступают физические лица, не являющиеся плательщиками НДС, то для них достаточно счета на оплату и никакой счет-фактура или его универсальный аналог не нужны. Если же у оператора связи договорные отношения с юридическими лицами (плательщиками НДС), то они потребуют для вычета счет-фактуру или УПД. В этом случае вполне можно выдать универсальный документ вместо счета на оплату услуг связи и счета-фактуры. Получается, что для «физиков» - один исходящий документооборот, а для «юриков» - другой, но не спешите делать выводы.

Обратим внимание на то, что по согласованию с абонентом в качестве адреса предоставления абоненту счета допускается использовать адрес электронной почты либо электронный адрес системы самообслуживания оператора связи, через которую абонент осуществляет доступ к сведениям об оказываемых ему услугах телефонной связи, расчетах с оператором связи и иной информации (личный кабинет). Исходя из данной нормы п. 42 Правил оказания услуг телефонной связи оператор может «упразднить» счет на оплату услуг телефонной связи в традиционном его виде.

Один из вариантов заключается в отправке абоненту оповещений (через электронную почту и через сервисы мобильных операторов), в то время как полная информация по оказанным ему услугам связи и произведенным расчетам может быть предоставлена в электронном виде на сайте оператора в личном кабинете абонента. Для организаций и предпринимателей такая рационализация не подойдет, поскольку им в любом случае понадобятся подтверждающие расходы на связь документы. Нужно ли в их состав включать обязательно счет на оплату услуг связи?

Положительный ответ можно дать, если формально трактовать вышеупомянутое требование о выписке счета абоненту (под ним понимается любой пользователь услуг связи, в том числе юридическое лицо, с которым оформлены договорные отношения). Счет, выставляемый абоненту за услуги связи, является документом, отражающим сведения о денежных обязательствах абонента, и должен содержать следующие сведения:

• реквизиты оператора связи и абонента;
• расчетный период, за который выставляется счет, и номер лицевого счета абонента;
• данные о суммарной продолжительности соединений за расчетный период (при повременном учете);
• сумма, предъявляемая к оплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;
• виды оказанных услуг телефонной связи;
• сумма остатка на лицевом счете (при авансовом платеже);
• дата выставления и срок оплаты счета (при отложенном платеже).

Казалось бы, императивные требования укрепляют незыблемый приоритет счета на оплату услуг связи перед всеми другими документами, составляемыми оператором связи. Однако все меняется, включая отраслевое законодательство, которое подстраивается регулятором под действующие условия ведения бизнеса в сфере связи. Один из примеров мы упомянули выше, обратив внимание на использование личного кабинета для получения информации об услугах связи, оказанных абоненту (физическому лицу).

Другим новшеством следует считать нововведения в Правила оказания услуг телефонной связи, внесенные Постановлением Правительства РФ от 03.02.2016 № 57. В договоре с абонентом - юридическим лицом стороны вправе самостоятельно определить требования к сведениям, которые должны быть отражены в счете. Таким образом, сторонам договора отданы на откуп форма и содержание счета на оплату услуг связи. Все перечисленные выше сведения являются обязательными для счета, выставляемого физическому лицу, который может и не выставляться в традиционном бумажном виде.

Почему бы в договоре оператора с заказчиком - юридическим лицом не предусмотреть счет, который по своим реквизитам приближен к универсальному передаточному документу? Кстати, его можно назвать универсальным счетом на оплату услуг связи, используемым в правовом поле отраслевого законодательства, а также для целей бухгалтерского и налогового учета (по НДС и налогу на прибыль). Согласитесь, такая рационализация была бы удобна бухгалтеру предприятия связи, который вместо трех документов (счет, счет-фактура, акт об оказанных услугах) составил бы один.

Как применить УПД (УСО)?

УПД сам по себе не предназначен для использования как аналог счета по оплате услуг связи. Предложенную нами рационализацию следует продумать и доработать для практического применения. А для этого нужно знать, что нормы гл. 21 НК РФ и Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС» не содержат ограничений на введение в бланки счетов-фактур дополнительных реквизитов.

Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре с дополнительными реквизитами, удовлетворяющими требованиям к бухгалтерской «первичке», позволяет использовать документ как счет-фактуру и как учетный документ о передаче товара (оказании услуги). Иными словами, в Письме ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702 авторы «дают добро» на модификацию УПД.

Вернемся к услугам связи. В частности, универсальный счет на оплату указанных услуг (УСО) целесообразно дополнить информацией, характеризующей оказание услуг, а не передачу товаров. В частности, нелишним будет привести данные о продолжительности соединений, их стоимости в разрезе каждого вида предоставляемых услуг, остатке на лицевом счете абонента. При этом не советуем сокращать базовый вариант - УПД, разработанный налоговиками. Он включает все необходимые реквизиты, предусмотренные разными видами законодательства и исключение любого из обязательных данных может вывести документ из сферы применения того или иного законодательства (бухгалтерского, налогового «прибыльного» или косвенного).

Покажем на схеме место УСО по сравнению с другими документами на отгрузку.

Как видим, УСО - нечто среднее между обычным счетом на оплату услуг связи и универсальным передаточным документом, имеющим признаки общей «первички».

Отметим, что в части отраслевого права операторам предоставлена свобода в выборе данных, вносимых в счет на оплату услуг связи или в ином документе, его фактически заменяющем. То есть, если оператор не укажет упомянутые выше сведения, характеризующие оказание услуг, это будет в рамках законодательства. Но не следует забывать о возможных претензиях. В отсутствие необходимой информации для урегулирования споров с абонентами придется формировать иной документ, характеризующий оказание услуг связи в стоимостном и натуральном выражении.

Цель применения УПД или, вернее, его модификации (УСО) - в сокращении документооборота, а не разработке еще одного документа для снижения рисков, связанных с подтверждением соблюдения требований того или иного законодательства.

Почему нужно обратить внимание на подписи?

Потому что они идентифицируют лиц, ответственных за оформление документов и за совершение хозяйственных операций. Значит, с них и можно спрашивать по документообороту, а не искать виноватых среди неопределенной группы персонала.

На подписях уполномоченных лиц налоговики делают акцент в Письме от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910. К компетентным на подписание счетов-фактур и на оформление «первички» сотрудникам они добавляют лиц, в компетенцию которых входит подписание юридически значимых документов о приемке-передаче оказанных (потребленных) услуг. Если все названные лица - это разные сотрудники, то получается, что в УПД нужно предусмотреть место для подписей трех уполномоченных лиц. На самом деле в указанном документе предостаточно места для подписей уполномоченных лиц. Помимо трех мест, «позаимствованных» из счета-фактуры, - двух для «автографов» представителей организации (руководителя и главного бухгалтера) и одного для индивидуального предпринимателя, - в УПД есть отдельные места для подписей:

• ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни, причем для обеих сторон договора;
• принявшего товары (услуги), результаты работ лица.

Последнее поле как раз может подписать сотрудник, о котором упомянули налоговики и в компетенцию которого входит подписание юридически значимых документов о приемке-передаче оказанных (потребленных) услуг. В итоге если все посчитать, то в УПД, выписанном на отгрузку товаров и оказание услуг, должно быть не менее шести подписей:

• руководителя и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц;
• ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни с обеих сторон (как от продавца (исполнителя), так и от покупателя (заказчика));
• передавшего товары (услуги) лица и лица, их принявшего.

Причем не обязательно привлекать столько сотрудников для подписания документов. Соответствующие полномочия с обеих сторон могут иметь и разные лица, и лица, наделенные комплексом полномочий, на что тоже обращает внимание ФНС в названном выше письме. В свою очередь добавим, что целесообразно предоставить право расписываться в УПД двум лицам, одно из которых является работником бухгалтерии и совмещает полномочия по подписанию УПД от имени руководителя, главного бухгалтера и лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни, а другой выполняет функцию фактического приемщика-сдатчика и подтверждает принятие (сдачу) товаров, услуг.

Такой упрощенный вариант оптимален для небольших организаций, которые при малом штате могут предоставить подписание УПД одному только бухгалтеру, что логично с точки зрения рациональности, но в то же время повышает риски касательно правильности составления и объективности информации в документе, заверенном одним уполномоченным лицом. У операторов связи при высоком уровне организации системы внутреннего контроля УПД могут подписывать двое или трое уполномоченных лиц. Это бухгалтер и лицо, принявшее (передавшее) товары (услуги), а также внутренний контролер - лицо, ответственное за подписание юридически значимых документов.

Что еще нужно знать об УПД?

Оператор связи выступает и в роли исполнителя услуг, и в роли заказчика (покупателя товаров). УПД он может получить от поставщика, у которого приобретены товары (работы, услуги). В документе может быть выделен НДС, который вправе принять к вычету оператор, выступающий в роли покупателя. Объединение бухгалтерского и налогового документа не может лишить компанию ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на вычет по НДС (Письмо ФНС РФ от 04.04.2016 № ЕД-4-15/5702).

Универсальный документ одновременно может заменить несколько отгрузочных документов на передачу товаров, выполнение работ и оказание услуг. Если все перечисленные объекты гражданских прав реализуются в рамках одного договора, то в определенных ситуациях бухгалтер вправе оформить несколько операций одним УПД.

Может показаться, что это не согласуется с одним из основополагающих требований Закона о бухгалтерском учете, а именно: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Здесь идет речь не о том, что на каждую операцию должен иметься только один «самостоятельный» документ. Законодатель имеет в виду, что хозяйственная операция должна быть документально подтверждена, а как - отдельным или общим документом - это выбор правоприменителя. Он может составить один документ на несколько операций. Главное, чтобы такие «комплексные» документы были легитимны, то есть отражали достоверную информацию о реальной хозяйственной операции (кроме мнимых и притворных сделок).

Помимо того, что УПД может включать информацию о нескольких хозяйственных операциях (фактах хозяйственной жизни), его можно использовать для подтверждения сразу нескольких бухгалтерских записей, вытекающих из одной операции-основания, тянущей за собой другие операции-следствия. В частности, при реализации товаров (работ, услуг) у продавца отражается возникновение задолженности покупателя (Дебет 62 Кредит 90 ), начисление НДС (Дебет 90 Кредит 68 ) и списание себестоимости товаров (работ, услуг) (Дебет 90 Кредит 41, 20, 26 ). У покупателя при приобретении товаров (работ, услуг) отражается их оприходование (Дебет 41, 20, 26 Кредит 60 ) и выделение НДС, который предъявляется к вычету (Дебет 19 Кредит 60, Дебет 68 Кредит 19 ). Все перечисленные записи могут быть отражены на основании одного УПД или его аналога УСО, который могут использовать в таком же качестве операторы связи. Напоминаем: рационализация должна происходить в рамках действующего законодательства, что обязывает внимательно отнестись к разработке и применению универсального документа.

В итоге можно констатировать, что операторы связи могут упростить свой документооборот с помощью универсального передаточного документа. Правда, для этого нужно совершить ряд действий, чтобы полноправно заменить обязательный отраслевой документ (счет на оплату услуг связи) аналогом - универсальным счетом на оплату услуг связи и передачу товаров (средств связи), который можно использовать также как бухгалтерскую «первичку» и как подтверждающие налоговые документы.

Использование новых универсальных документов последнее время стремительно растет. Но еще не все хозяйствующие субъекты на них перешли. Хотя УПД был разработан не так уж недавно, но с его заполнением все еще много вопросов.

При составлении документа нужно учитывать всегда конкретные цели для чего он заполняется и специфику каждой ситуации. Реквизитов в документе довольно много и в разных ситуациях, они заполняется по-разному. Но сама форма документа довольно проста и действительно универсальна.

Разберем подробно, типовые варианты, правила заполнения и поговорим о важных тонкостях.

Общее понятие УПД

Универсальный документ - это унифицированная форма, она может заместить комплект первички, при перемещении и передаче другому экономическому субъекту различных материальных ценностей. Этот документ не является пока обязательным к повсеместному применению, но все больше хозяйствующих субъектов его используют.

Форма документа по внешнему виду похожа на стандартную типовую счет-фактуру и часто используется взамен нее. Также она может использоваться вместо стандартных форм первички: ОС-1, ТОРГ-12, М-15, ТТНк, передаточного акта. В документе содержатся все нужные реквизиты для перечисленных стандартных форм и поэтому, например вместо двух бумаг, например, накладной и счет-фактуры, можно выписать один УПД.

Назначение универсального документа

Приведем хозяйственные операции для документирования, которых можно использовать УПД:

• отгрузка товаров;
• передача активов (кроме недвижимого имущества);
• передача прав;
• оформление выполненных работ или услуг (т.е. УПД здесь заменяет акт выполненных работ).

Использование универсального документа официально разрешено ФНС для следующих целей:

• Документирование хозяйственных операций экономического субъекта для целей бухучета;
• Подтверждение произведенных экономическим субъектом затрат для расчета базы налогообложения и определения размера уплачиваемых в данном периоде налогов;
• Подтверждение права на вычет за текущий период по НДС.

Заполнение УПД

Рассмотрим, как заполнить форму УПД построчно:

• «Статус» документа - здесь возможно два значения «1» или «2». Статус бумаги определяют исходя из назначения документа, если данный УПД выписывается взамен счет-фактуры и акта передачи - ставим статус «1». Если данный УПД выписывается в качестве одного акта, как первичный документ - ставим статус «2».
• Для документа со статусом «1» реквизиты организаций (строки 1-7) должны быть полностью заполнены. Здесь указывается полная информация о продавце материальных ценностей или активов и покупателе, отправителе и получателе груза. Если хоз.субъекты в некоторых строках совпадают, то можно указать «он же». Также нужно полностью заполнить графы табличной части документа (столбцы 1-11), указав в них данные о передаваемых активах или материальных ценностях.
• Для документа со статусом «2» нужно обязательно заполнить реквизиты о продавце и покупателе (стр. 1, 2, 6, 7), а также данные о передаваемых активах (графы 1, 2, 2а, 3, 9).
• Затем заполнить и другие строки и графы документа, нумерацию и числовые коды активов и работ (графы А и Б). В качестве кода товаров обычно указываются артикулы производителя или продавца. Если идет речь о сдаче заказчику выполненных работ или услуг, в качестве кодов вписываются статистические коды ОКВЭД/ОКУН.
• В качестве основания передачи активов и сдачи работ (стр.8) обычно указывается договор, заключенный между сторонами, который и является основанием данной хозяйственной операции. При указании документа-основания хоз.операции необходимо указать его полные реквизиты - вид документа, его дата, номер (например, соглашение или договор купли-продажи, концессии, поручение).
• Затем указать данные о доставке и перевозимом грузе (стр.9) - здесь обычно прописывают реквизиты транспортных бумаг (тов.-трансп. накладная, путевой лист и др., их номера и даты), иногда и вес груза.
• Далее документ делится на две половины, где надо прописать данные о том кто передает материальные ценности, активы, работы, услуги, права (стр. 10), четко указав ответственных лиц и их подписи с полной расшифровкой.
• Необходимо поставить фактическую дату передачи, сдачи активов, работ, услуг, прав (стр.11).
• Заметим, что можно указать и дополнительные сведения о передаваемом имуществе, работах, правах (стр. 12), например реквизиты лицензии, сертификатов, паспортов.
• Отдельной строкой можно прописать информацию о лицах, отвечающих за данную сделку, операцию и ее оформление (стр. 13).

При указании ответственных лиц за хозяйственную операцию, если один человек является приемщиком и ответственным за хозяйственную операцию или передающим и ответственным, его подпись второй раз уже не требуется, просто указать должность с ФИО (стр. 13). Если лицо было уполномочено на подписание счет-фактур, или уполномоченным ставить подпись за главбуха или руководителя, то также достаточно будет одной подписи, но ФИО надо указывать дважды для ясности. Если ответственных за хоз. операцию несколько, то для них делают дополнительную строку (13а).

• При необходимости нужно указывать реквизиты субъекта, составляющего этот документ (стр.14), это касается участвующих в хозяйственной операции посредников со стороны продавца, исполнителя (агентов, комиссионеров, комитентов, принципалов и др.), организаций ведущих бухучет за одну из сторон.
• Далее необходимо прописать данные кто принимает материальные ценности,активы, работы, услуги, права (стр. 15), с указанием ответственного и его подписи с расшифровкой.
• Необходимо поставить фактическую дату приемки активов, работ, услуг, прав (стр.16).
• Заметим, что можно указать и дополнительные сведения о передаваемом имуществе, работах, правах (стр. 17), например наличие претензий к продавцу - исполнителю или их отсутствие. Если есть претензии, то надо указать реквизиты документа-приложения с описанием причин (например, составленный при приемке акт о дефектах).
• Отдельной строкой можно прописать лица, которые отвечают за данную хозоперацию и ее правильное оформление (стр. 18).

При указании лиц, отвечающих за хоз. операцию, если это одно лицо, является приемщиком и ответственным за оформление или передающим и ответственным, то вторую подпись можно уже не ставить, просто указать должность с ФИО (стр. 18). Если лицо является уполномочено на подписание счет-фактур, или уполномоченным ставить подпись за главбуха или руководителя, то также достаточно будет одной подписи, но ФИО надо указывать дважды для ясности. Если ответственных за хозоперацию несколько, то для них делают дополнительную строку (18а).

• При необходимости нужно указывать реквизиты субъекта, составляющего этот документ (стр.19), это касается участвующих в хозяйственной операции посредников со стороны покупателя, заказчика (агентов, комиссионеров, комитентов, принципалов и др.), организаций ведущих бухучет за одну из сторон.

Внизу документа ставятся печати сторон хозяйственной операции.

Строки, указывающие составителя документа допускается не заполнять, если проставляются печати организаций, где четко видны все ее необходимые реквизиты. И напротив, если заполнены все реквизиты сторон полностью, то отсутствие печати является допустимым фактом.

Применение УПД

Универсальный документ можно использовать вмести двух документов (статус 1) и только как один первичный документ (статус 2), например, вместо накладной ТОРГ-12 и др.

При использовании в качестве первичного документа, строки «для счет-фактуры» можно не прописывать:

• Реквизиты платежного документа (строка 7);
• Акцизы (графа 6);
• Налоговые ставки (графа 7);
• Наименование и код страны производителя (графа 10, 10а);
• Реквизиты таможенной декларации (графа 11).

Если вы составили УПД статус 1, то оформлять отдельную бумагу как счет-фактуру уже больше не требуется.

После заполнения первичных документов они рано или поздно попадают на проверку к налоговикам, рассмотрим, на что сотрудники чаще всего обращают внимание при проверке таких документов:

• Для УПД, которые оформляются взамен счет-фактуры, проверяются все реквизиты, данные об НДС. Также налоговиков интересуют подписи ответственных лиц. Для ИП обязательно нужно указать полные данные его свидетельства о госрегистрации рядом с подписью. В противном случае, если реквизиты не в порядке, не позволяют однозначно идентифицировать стороны и предмет хоз.операции - документ и сделанные налоговые расчеты забракуют, вычет по НДС не дадут.
• Для УПД при проверке налогообложения с полученной прибыли, тоже проверятются все реквизиты, а также сверят все даты.

Поэтому будьте внимательны при заполнении этих документов, данные в форме довольно просты, но требуют аккуратности и внимания при заполнении.

Примеры заполнения УПД для различных случаев

Чтобы не было путаницы с заполнением УПД, рассмотрим наглядно типовые примеры заполнения этого документа. Ведь его популярность все больше, и чтобы избежать массовых ошибок, нужно четко во всем разобраться, как должен заполняться документ в различных случаях. Итак, рассмотрим:

• УПД вместо двух бумаг - накладной и счет-фактуры

В данном случае наша бумага будет иметь статус 1 и в ней заполняем все строчки и табличные графы полностью, указываем реквизиты как для ТНК и счет-фактуры (налоговые ставки, суммовые выражения и др.)

• УПД вместо двух бумаг - акта и счет-фактуры

Такой документ подойдет для передачи товаров, но и сдачи выполненной работы или услуг. Этот универсальный документ будет со статусом 1 и в нем заполняются почти все строки и графы полностью, указываем реквизиты для акта и для счет-фактуры (налоговые ставки, суммовые выражения и др.)

Но здесь нужно особенно отметить заполнение некоторых строк. В случае работ и услуг, в строках указания отправителя и получателя груза надо ставить прочерки. В графах указания количества и объема (гр. 3,4), данные есть не всегда, поэтому, если данные есть заполняем, если нет - прочерки. А также в графах единицы измерения (гр.2, 2а), данные есть не каждый раз, значит, если стандартные единицы есть - заполняем, если нет - прочерки. Но бывает, что единицы измерения отличаются от стандартных, тогда надо обратиться к классификатору ОК 015-94, если там указаны нужные данные, то их необходимо здесь указать, если нет - прочерки.

Если вы выписываете один универсальный документ вместо комплекта первички, то есть вместо накладной, акта и счет-фактуры, то ваш универсальный документ должен быть в соответствии со всеми требованиями налоговиков для расчетов по НДС и для признания налоговиками расходов с целью расчета налогов с полученной прибыли. Такой документ всегда имеет статус «1» и передавать его онлайн по электронке нельзя. Это замечание относится к рассматриваемым примерам 1 и 2.

• УПД взамен накладной

В этом случае статус документа - 2, данные за счет-фактуру не заполняем (то есть ставки и сумму НДС отдельно не прописываем, акцизы, страну происхождения не указываем).

• УПД взамен акта

В этом случае статус документа - 2, данные за счет-фактуру не заполняем (то есть ставки и сумму НДС отдельно не прописываем, акцизы, страну происхождения не указываем). В строках реквизитов продавца указываем исполнителя работ, услуг, вместо покупателя - данные заказчика.

Здесь тоже нужно особенно отметить заполнение некоторых строк. В строках указания грузоотправителя и грузополучателя - прочерки. В графах указания количества и объема (гр. 3,4), данные есть не всегда, поэтому, если данные есть заполняем, если нет - прочерки. А также в графах единицы измерения (гр.2, 2а), данные есть не каждый раз, если данные есть - заполняем, если нет - прочерки. Если единицы измерения работ, услуг отличаются от стандартных, тогда надо обратиться к классификатору ОК 015-94, если там указаны нужные данные, то их необходимо здесь указать, если нет - прочерки.

Если вы составляете универсальный документ вместо накладной, акта - бумага должна отвечать требованиям налоговиков для признания понесенных экономическим субъектом расходов в данном налоговом периоде, для расчетов по налогообложению полученной за период прибыли. Здесь всегда помимо реквизитов важны еще и указанные даты. Такие документы имеют статус «2» и их можно передать онлайн по электронке. Это замечание актуально для наших примеров 3 и 4.

Эти универсальные документы в зависимости от своего статуса затем регистрируются в книге продаж и покупок, а также журнале учета счет-фактур.

Заключение

Мы рассмотрели подробно назначение и использование УПД, правила его заполнения, а также важные тонкости и нюансы. Как вы могли убедиться, сама форма документа довольно проста и очень универсальна. Она действительно может заменить несколько наиболее часто используемых форм.

Но при заполнении формы нужно быть внимательным и точно указать все данные по реквизитам сторон, предмету хоз.операции, данные и подписи ответственных лиц. Особо отметим, документы, заполняемые ИП, рядом с его подписью, должны обязательно быть указаны реквизиты его регистрационного свидетельства. Если налоговики обнаружат, что какие то данные не точные, то могут забраковать документ, не дать положенный налоговый вычет, пересчитать налоговую базу, потребовать доначислить и уплатить налоги сверх ваших расчетных сумм. Заполнить универсальную форму просто, но нужно знать важные аспекты, мы постарались основные из них сегодня осветить и разъяснить.

Если использовать один этот документ вместо комплекта из двух документов, то в большинстве случаев документооборот сократится сразу вдвое, сильно снизит время на оформление и затраты различных ресурсов. Заметим, что эти документы можно еще и передавать контрагента онлайн по электронке, что значительно удобнее и сокращает время документооборота. Поэтому, переходите на эту универсальную форму - скорее ее осваивайте, и ваш документооборот значительно сократится.

Федеральная налоговая служба письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Федеральная налоговая служба направляет для сведения и использования при проведении мероприятий налогового контроля рекомендации по вопросу оценки налоговыми органами документов, которые одновременно содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учетных документов.
Обеспечить исполнение данных рекомендаций в практической работе налоговых органов и довести до сведения налогоплательщиков.

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
При этом глава 21 НК РФ и постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – постановление Правительства РФ № 1137) не содержат ограничений на введение в формы счетов-фактур дополнительных реквизитов. Указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете сумм налога на добавленную стоимость (далее – НДС), предъявленных покупателю продавцом.
Согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон №402-ФЗ) предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов.
Таким образом, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Используя приведенные здесь принципы и основания, ФНС России предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее - УПД) на основе формы счета-фактуры.
Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.
Предложение ФНС России формы универсального передаточного документа не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной непосредственно постановлением Правительства РФ № 1137.
Согласовано с Минфином России (заместитель Министра финансов Российской Федерации С. Д. Шаталов) письмом от 07.10.2013 №03-07-15/41644. Источник 1.