Универсальный передаточный документ нового образца. Если это СЧФ

Форма универсального передаточного документа менялась в 2017 году дважды: с 1 июля появился новый обязательный реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а с 1 октября 2017 образец УПД поменялся снова: появилась графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, изменились названия строки 8 и графы 11. В 2019 году в документе опять изменения.

Бланк, правила и пример заполнения УПД - на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

С 1 января 2019 года в УПД надо указывать ставку НДС 20%. Ее нужно вписывать в графу 7 «Налоговая ставка» в табличной части документа.

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:

Изменения в УПД с 1 июля 2017 года

Образец УПД с 1 июля 2017 изменился вслед за счетом-фактурой. Теперь в этих документах должна быть строка для указания сведений о госконтракте - ее номер 8. Если вы не знаете, что в ней писать, то скорее всего вам заполнять ее и не придется. Но сама строка «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» в УПД должна быть в любом случае.

Подробнее о заполнении строки 8

Изменения в УПД вступили в силу 1 июля 2017 года. То есть все документы, датированные этим или более поздним числом, должны содержать новый реквизит.

Изменения в форме УПД с 1 октября 2017 года

Внимание!

С 1 октября 2017 действуют формы счета-фактуры и УПД, утвержденные постановлением Правительства от 19.08.17 №981. Вот список изменений, которые нужно внести в форму:

Скачать новый образец УПД с 01.10.2017

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 гг, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Правила заполнения УПД по новому образцу

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:

• 1 - если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
• 2 - если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

УПД со статусом 1

Подраздел со счетом-фактурой

Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры - пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).

Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.

Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.

Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).

Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) - в строке ставится прочерк.

Табличная часть

А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров - артикул, для работ - код по ОКВЭД, для услуг - код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС - в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).

Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить - ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.

Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

УПД со статусом 2

Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД - они заполняются только для операций, облагаемых НДС).

Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.

Остальные поля заполняются как описано выше.

При оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

Где взять код товара в УПД?

Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Кто подписывает УПД?

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны продавца:

• В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
• В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны покупателя:

• В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.

Какие документы заменяет УПД?

УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.

Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?

Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.

Можно ли выписывать УПД на услуги?

Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.

УПД на услуги: нужен ли акт?

Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.

Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно?

Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД - вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур - 5 календарных дней с момента отгрузки).

О выставлении одного счета-фактуры на всю отгрузку см. письмо ФНС №ЕД-4-15/17910 от 23.09.2016.

Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?

Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.

С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?

Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.

Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.

Федеральная налоговая служба письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Федеральная налоговая служба направляет для сведения и использования при проведении мероприятий налогового контроля рекомендации по вопросу оценки налоговыми органами документов, которые одновременно содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учетных документов.
Обеспечить исполнение данных рекомендаций в практической работе налоговых органов и довести до сведения налогоплательщиков.

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
При этом глава 21 НК РФ и постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – постановление Правительства РФ № 1137) не содержат ограничений на введение в формы счетов-фактур дополнительных реквизитов. Указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете сумм налога на добавленную стоимость (далее – НДС), предъявленных покупателю продавцом.
Согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон №402-ФЗ) предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов.
Таким образом, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Используя приведенные здесь принципы и основания, ФНС России предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее - УПД) на основе формы счета-фактуры.
Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.
Предложение ФНС России формы универсального передаточного документа не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной непосредственно постановлением Правительства РФ № 1137.
Согласовано с Минфином России (заместитель Министра финансов Российской Федерации С. Д. Шаталов) письмом от 07.10.2013 №03-07-15/41644. Источник 1.

Разработанный и предложенный ФНС универсальный передаточный документ (УПД) представляет собой своеобразный симбиоз счета-фактуры с учетной первичной формой. По предположениям налоговиков его применение должно существенно сократить документооборот предприятия в части оформления сделок по поставкам ТМЦ, оказанию различных услуг и другим операциям. Это осуществимо, поскольку документ сочетает в себе все элементы, присущие формам налогового и бухгалтерского учета, а, значит, способен заменять сразу два документа, которыми обычно оформляется любая хозяйственная операция, производимая фирмой. Узнаем, заменяет ли УПД акт выполненных работ и как это можно осуществить на практике.

Особенности УПД и его применения

Сразу скажем, что созданный налоговиками документ, соединяя все необходимые признаки первичного и расчетного документа, подходит для замены собой, как одного акта выполненных работ (АВР) в отдельности, так и акта вместе с соответствующим счетом-фактурой (СФ). Просто следует принять во внимание некоторые существенные моменты, о которых поговорим далее.

Форма УПД, подготовленная и утвержденная в ФНС 21.10.2013 письмом №ММВ-20-3/96@ – это документ рекомендованный, но не обязывающий организации к тотальному применению. Фирмы и бизнесмены могут по-прежнему составлять АВР и СФ, но могут и перейти на оформление единого документа, призванного уменьшить существующий сегодня весьма громоздкий документооборот.

Принятие решения в части применения УПД в компании следует отразить соответствующим распоряжением руководителя. Необходимо также закрепить этот факт в учетной политике , поскольку документ отвечает требованиям, предъявляемым к первичной документации.

Компаниям разрешено изменять форму документа, дополняя необходимыми элементами в силу специфических особенностей деятельности или же упразднять ненужные строки, однако часть, отведенная под счет-фактуру, не должна подвергаться изменениям. Надо помнить и о перечне реквизитов первичной формы, которые делают ее действительной, т. е. убирать строки, несущие подобную информацию, из документа нельзя.

УПД вместо акта выполненных работ

Использование УПД фирме придется согласовать с партнерами. Зачастую в соглашениях оговариваются формы, которые будут составляться в качестве подтверждения приемки ТМЦ/услуг и расчетов с поставщиками и заказчиками. Если договором предусмотрены счета-фактуры и акты, то, для того, чтобы применить универсальный передаточный документ вместо акта выполненных работ, необходимо будет оформить допсоглашение, закрепляющее изменения.

Предприятие может оформить УПД вместо акта выполненных работ в 2-х случаях:

1. Вместо АВР и СФ;
2. Исключительно, как замена АВР.

В первой вариации достаточно заполнить единый передаточный документ, одновременно заменяющий акт и счет-фактуру. Важно заполнить его, руководствуясь рекомендациями, продиктованными в том же письме ФНС, которым утверждена форма.

Используемый в таком качестве УПД имеет статус «1», который обязательно проставляется в имеющемся поле. Поскольку в этом случае УПД совмещает АВР и СФ, заполняются все строки и графы, требующиеся для признания документа и первичным, и расчетным. К тому же, грамотно составленный передаточный документ впоследствии может быть применен для получения вычета по НДС.

Во второй вариации универсальный передаточный документ заменяет акт выполненных работ, но СФ выписывается отдельно. УПД, используемый в качестве первичного документа, имеет информационный статус «2», который также указывается.

Для признания такого документа первичным необходимо, чтобы в нем были заполнены все обязательные для первичных форм реквизиты, в т. ч. и отдельные строки части документа, отведенной под СФ. Полностью заполнять этот сегмент документа нет необходимости, поскольку к УПД будет прилагаться составленная отдельно счет-фактура.

Отметим, что использование этого варианта чаще встречается при переходе компании к применению УПД как единого документа, и длится этот период недолго, поскольку эффективность составления и использования одного документа вместо двух очевидна.

УПД – универсальный передаточный документ – рекомендованная «первичка», которая сокращает документооборот. Но оформлять этот документ можно не всегда. Рассмотрим особые случаи.

Читайте в статье:

УПД: что это такое

Универсальный передаточный документ уникален тем, что подтверждает и отгрузку для получения вычетов по НДС, и расходы для целей бухучета и налогообложения. Такая возможность обусловлена тем, что этот бланк объединяет в себе счет-фактуру и передаточный документ.

Универсальный передаточный документ

Форма УПД не обязательна для фирм и предпринимателей, они могут оформлять одновременно разные бланки.

1. Традиционный счет-фактуру – в подтверждение отгрузки для целей НДС;
2. Передаточную «первичку» – в подтверждение отгрузки продукции, товаров, передачи имущественных прав, результатов работ или услуг.

Если же организация или ИП захотят сократить документооборот, то УПД позволит им:

• подтвердить обоснованность вычета НДС;
• обосновать отражение операции в бухучете;
• подтвердить факт несения расходов для целей налогообложения, в том числе по налогу на прибыль, УСН и ЕСХН.

Какие документы заменяет УПД

УПД – это своего рода универсальный передаточный акт. Он заменяет одновременно счет-фактуру и передаточную «первичку», а именно:

• акт передачи основных средств, в том числе унифицированный - по форме № ОС-1;
• накладную на товары, в том числе типовую – по форме № ТОРГ-12;
• товарный раздел ТТН, в том числе унифицированной – по форме № 1-Т;
• накладную на отпуск материалов на сторону, в том числе типовую – по форме № М-15.

Использовать универсальный передаточный документ можно:

• или как комплексный бланк по НДС и расходам – со статусом 1;
• или как передаточную «первичку» - со статусом 2.

В зависимости от способа применения УПД заполняют по-разному.

Счет фактура или УПД

Ответ на вопрос «УПД или счет фактура» подтверждает преимущества любого решения фирмы или предпринимателя. Ведь применение УПД не препятствует организации или ИП составлять счета-фактуры. Подробнее об этом читайте в таблице.

Таблица. УПД или счет фактура

Заменив счета-фактуры и передаточную «первичку» на УПД, фирма или предприниматель получают сразу несколько преимуществ.

1. Уменьшается число бумаг по сделкам с контрагентами.
2. Сокращается количество документов, интересующих налоговиков.
3. Снижаются финансовые и трудовые затраты на ведение документооборота, включая оформление, хранение, учет и уничтожение бумаг.
4. Отсутствуют проблемы с подтверждением расходов и НДС-вычета.

Универсальный передаточный документ: когда можно применять

Чтобы перейти на УПД, фирме или предпринимателю придется выполнить четыре основных действия.

Шаг 1. Оформить применение УПД в рамках учетной политики, закрепив в ней:

• решение применять УПД с отказом от использования счетов-фактур;
• утвержденный руководителем бланк УПД;
• ситуации и случаи, когда составляется УПД.

Шаг 2. Изменить шаблоны договоров с контрагентами.

В тексте договора желательно согласовать, как стороны используют УПД – как передаточную «первичку» или как комплексный бланк, сочетающий в себе «первичку» и счет-фактуру. Текст соглашения может быть таким:

«Исполнитель выставляет Заказчику универсальный передаточный документ по форме из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 – как первичный документ в подтверждение отгрузки и как счет-фактуру для подтверждения права на вычет НДС».

• Скачать пример оформления допсоглашения о применении УПД .

Шаг 3. Контролировать актуальность универсального передаточного документа.

Бланк УПД приходится менять по мере корректировки бланка стандартного счета-фактуры. Так как УПД разрешено дополнять любыми реквизитами, в случае внесения изменений в бланк счета-фактуры передаточный документ нужно привести в соответствие с новшествами.

Шаг 4. Не применять УПД при авансах для:

• вычета НДС при уплате аванса;
• начисления НДС при получении аванса;
• вычета НДС, начисленного при получении аванса;
• восстановления НДС, заявленного к вычету при уплате аванса.

УПД статус 1

Указав статус «1», можно использовать универсальный передаточный документ как комплексный бланк, заменяющий одновременно:

• счет-фактуру в обоснование вычета НДС;
• передаточную «первичку» в обоснование бухгалтерских и налоговых расходов.

В этом случае придется заполнить все поля бланка УПД.

УПД статус 2 образец

Указав статус «2», использовать универсальный передаточный документ можно только как передаточную «первичку». В нем не нужно заполнять поля для счета-фактуры – строку 7 и графы 6, 7, 10, 10а и 11.

Такой бланк подойдет:

• неплательщикам НДС, в том числе фирмам и предпринимателям, работающим на спецрежимах;
• плательщикам НДС при отгрузках и реализации вне территории России.

Вложенные файлы

• Бланк УПД.xls
• Пример заполнения УПД со статусом 1.doc
• Пример заполнения УПД со статусом 2.doc
• Пример заполнения УПД, выставленного обособленному подразделению.doc
• Пример заполнения УПД, полученного от обособленного подразделения.doc
• Бланк дополнительного соглашения о применении УПД.doc
• Пример оформления дополнительного соглашения о применении УПД.doc