Условия выплаты материальной помощи работнику. Материальная помощь работнику: выплаты, виды, оформление и учет

Порой в жизни каждого человека случаются моменты (счастливые и не очень), которые невозможно предугадать на будущее. Эти моменты частенько вызывают некоторые финансовые трудности, особенно когда жизнь уже отлажена под определенный ритм и ничего менять не хочется.

Любой здравомыслящий человек начинает задумываться откуда взять денег. На подработку нет времени, в долги лезть не хочется, кредит брать тоже не вариант. Как же быть? Если вы имеете внушительный трудовой стаж и зарекомендовали себя, как добросовестного сотрудника, то ответ совсем рядом.

Для начала, необходимо понять, к какому уровню относятся эти жизненные трудности. Так как материальная поддержка может выплачиваться как на государственном уровне, так и на уровне предприятия, где работает человек.

Существует мнение, что помощь от государства получить невозможно, но это совсем не так. Государственная материальная помощь в нашей стране полагается гражданам, которые испытывают финансовую нужду в определенных жизненных ситуациях.

Кто же относится к данной категории граждан:

1. Малообеспеченные семьи.
2. Семьи, в которых воспитывается ребенок - инвалид.
3. Многодетные семьи, в которых дети являются учащимися школ.

Материальная помощь малообеспеченным семьям

В нашей стране малообеспеченными семьями называют семьи, где работают оба родителя, но средний доход на каждого члена семьи ниже прожиточного минимума, величина которого устанавливается для каждого региона отдельно.

Если вы подходите под данную категорию, то за материальной помощью нужно обратиться в органы социальной защиты населения, написать заявление и собрать пакет документов, подтверждающих необходимость получения помощи.

Сюда входит справка о составе семьи и справка о доходах обоих родителей.

Семья, в которой воспитывается ребенок - инвалид, так же может обратиться в органы социального обеспечения граждан с просьбой оказать материальную помощь. В заявлении нужно указать причину обращения, например на приобретение инвалидной коляски, оплаты курса реабилитации и тому подобное.

Государственные программы по оказанию материальной помощи многодетным семьям включают в себя единовременную выплату для подготовки детей к началу учебного года. Для получения данной помощи, нужно написать заявление и предоставить справку о составе семьи.

Совсем другой уровень оказания материальной помощи - это выплаты сотрудникам в организации, где работает человек.

Система оплаты труда в РФ предусматривает случаи, при которых сотрудник может получить материальную помощь от работодателя.

Российское законодательство дает определение понятия «материальная помощь», как некую услугу, которая может быть предоставлена в виде денежных средств, продуктов питания первой необходимости, средств по уходу за детьми, необходимой одежды и обуви, а также топлива и специальных средств реабилитации нуждающихся и инвалидов.

В «социальный пакет» предлагаемый организациями при устройстве на работу, практически всегда входит и оказание материальной помощи. Либо заключаются отдельные коллективные договора, где прописывается данная статья.

Так какие же виды материальной помощи существуют

Существует множество причин по которым сотрудник имеет право обратиться к руководителю с просьбой оказать помощь. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся причины:

• Когда у человека происходит важное событие, требующее определенных затрат (при рождении первого и последующего ребенка, бракосочетание и другие);
• Когда умирает один из родственников;
• Когда сотрудник организации, серьезно болен;
• Когда у сотрудника затруднительное финансовое положение в семье;
• Во время непредвиденных чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий (пожар, ограбление, наводнение);
• Материальная помощь заслуженному сотруднику к отпуску;
• Молодому сотруднику организации, учащегося на заочной форме;
• Сотруднику, получившему травму во время трудовой деятельности.

Большинство организаций не отказываются от выдачи материальной помощи своим служащим, работникам на заслуженной пенсии, а иногда и членам их семей. В основном это бюджетные предприятия и организации, а так же крупные компании, имеющие достаточную прибыль.

Мелкие частные общества и индивидуальные предприниматели могут не прописать этого в договоре и отказать в оказании помощи.

Чтобы получить финансовую помощь необходимо правильно собрать и оформить необходимые документы. Набор документов будет зависеть от случая, по которому помощь предоставляется. Теперь рассмотрим каждый случай отдельно.

Появление нового члена семьи или бракосочетание

Рождение детей для каждой семьи является всегда радостным, но затратным делом. Новоиспеченный член семьи требует не только много времени и внимания, но и значительную часть средства из семейного бюджета. А порой этих средств немного не хватает, особенно если семья многодетная.

Для получения материальной помощи при появлении ребенка нужно собрать определенные документы:

• Паспорта обоих родителей;
• Свидетельство, подтверждающее появление на свет ребенка;

При себе иметь оригиналы документов и копии, которые потом нужно будет сдать.

• Справка о неполучении материальной помощи другого родителя;
• Заявление для получения данной помощи на имя руководителя.

Заявление может выглядеть так:

Обратиться с таким заявлением лучше пока ребенку не исполнился годик, потому что от НДФЛ работник освобождается, если возраст ребёнка меньше одного года.

Свадьба

Бракосочетание - такое волшебное событие в жизни каждого человека. Многие мужчины и женщины готовятся к нему заранее, продумывая каждую мелочь и подсчитывая необходимую сумму. Но бывает и так, что свадьба организовывается спонтанно, без всякой долгосрочной подготовки. Что же делать тогда? Можно обратиться за помощью к руководству.

Новобрачному необходимо собрать следующие документы:

1. Копию свидетельства, подтверждающего бракосочетание.
2. Написать просьбу или заявление руководителю организации.

В трудовом кодексе ничего про материальную помощь данного типа не прописано, поэтому помощь будет оказана на усмотрение руководителя. И если вы являетесь ценным сотрудником и имеете хороший стаж работы, то решение вашего вопроса скорее всего будет положительным.

Смерть близкого родственника.

Свадьба и рождение детей это, конечно, радостные события, но случаются в нашей жизни и довольно печальные моменты. Такие, как болезнь или еще хуже смерть родственников.

Понятие «материальная помощь», выплачиваемая, когда у сотрудника умирает близкий родственник, имеет некоторые особенности.

Для начала разберемся кто входит в понятие «близкий родственник». По семейному законодательству, это родственники, по прямой семейной линии. То есть дедушки и бабушки, родители, братья и сестры, а также сыновья и внуки.

Для получения такой материальной помощи надо собрать и принести в отдел кадров следующие документы:

1. Документ, подтверждающий смерть одного из родственников;
2. Подтверждение близкого родства с покойным;
3. Заявление.

Когда сотрудник серьезно болен

Когда служащий или его родные серьезно заболели и требуется дорогостоящее лечение или операция (исключение ВИЧ - заболевания (кроме СПИДа), аборты и не жизненно важные операции), тогда можно обратиться к руководителю за материальной помощью.

Помните, что НДФЛ не взимается только на суммы меньшие четырех тысяч рублей, если помощь будет составлять большую сумму, то придется заплатить налог.

Сотруднику необходимо предоставить:

1. Выписку из больничной карты;
2. Направление от лечащего врача на проведение операции (если она необходима);

Заявление, пример ниже:

Затруднительное финансовое положение сотрудника

У многих из нас возникали моменты, когда не хватает денег на какую-нибудь покупку или на поездку, но на самом деле это все мелочи. Есть семьи, которым не хватает даже на хлеб и молоко. И таких по стране не мало. Большинство членов этих семей стесняются своего бедственного положения, а зря. Если финансовое положение совсем затруднительное можно обратиться за помощью к своему работодателю.

В случаях, когда сотрудник проживает один или одна; имеет инвалидность; в одиночку воспитывает детей и не имеет других доходов, кроме зарплаты; второй супруг временно не работает или сотрудник имеет многодетную семью, нужно просто написать заявление.

В нем нужно указать причину затруднительного финансового положения и приложить документ, подтверждающий это. Например, так:

Непредвиденные чрезвычайные ситуации и стихийные бедствия

Порой в жизни встречаются непредсказуемые природные явления и стихийные бедствия. В основном эти явления происходят от деятельности сил природы и человек на них никак не может повлиять. Это землетрясения, массовые пожары, наводнения, оползни и так далее. Эти стихийные бедствия приводят к гибели людей, уничтожении жилья и имущества населения.

В таких ситуациях государство оказывает поддержку гражданам на федеральном уровне, но еще можно обратиться за помощью к работодателю.

Если написать заявление и принести справку из соответствующего органа (МЧС или пожарной службы, местного Отдела Внутренних Дел), где будет указан масштаб бедствия, то можно получить помощь и от организации.

Еще одним случаем, при котором можно обратиться за помощью к руководству, является чрезвычайная ситуация, произошедшая в результате деятельности человека. Сюда можно отнести кражи и поджоги.

Документом, подтверждающим произошедшее, будет справка из местного Отдела Внутренних Дел и пожарной службы. Его нужно будет приложить к заявлению.

В заявлениях суммы не указываются, так как данные выплаты происходят по усмотрению руководителя.

Выплата к отпуску

Во многих крупных организациях предусмотрены различные поощрения сотрудников, которые имеют внушительный трудовой стаж на данном предприятии или особо отличившиеся своими успехами сотрудники. Одним из видов такого поощрения является единовременная выплата к отдыху или отпуску.

Если отпуск предусмотрен по внутреннему графику, то заявление писать не обязательно. Выплата будет произведена вместе с отпускными, потому что этот пункт предусмотрен в договоре и определен руководством.

Заявление необходимо написать, если отпуск планируется в другое время по каким- либо причинам:

Данный вид материальной помощи так же имеет характер дополнительной выплаты. Поэтому предоставляется на усмотрение руководителя.

Молодому сотруднику организации

Последнее время крупные компании принимают в свой штат студентов, которые учатся заочно, но уже имеют опыт работы. Успешные организации стараются поддерживать своих молодых сотрудников ради будущего компании.

Жизнь студента, как всем известно, бывает совсем не легкой и помощь в трудных жизненных ситуациях для них совсем не лишняя.

Материальная помощь для студентов выдаются, конечно же, на усмотрение работодателя. Необходимо написать заявление и приложить копию студенческого билета. Заявление должно выглядеть так:

Сотруднику, получившему травму во время трудовой деятельности

Законодательство РФ обязывает работодателя перечислять в ФСС РФ страховые взносы на обязательное страхование сотрудника от несчастных случаев на рабочем месте. Это гарантирует выплату определенных средств работнику, если он подорвал свое здоровье на работе. Но здесь речь идет о несчастных случаях, которые влекут за собой увечья, лишающие полностью или частично трудоспособности, в том числе и смерть на производстве. А более мелкие травмы из фонда социального страхования не оплачивается.

Для получения компенсаций в таких случаях необходимо написать заявление на имя руководителя и предоставить справку из травм пункта или от лечащего врача, а так же подтверждение свидетелей ситуации, в которой была получена травма.

Важно помнить об одной особенности. Закон РФ не обязывает руководителей выплачивать материальную помощь, сумма и размер нигде не прописывается, она зависит от конкретной ситуации, в которой оказался человек. Поэтому все перечисленные выше виды материальной помощи выплачиваются на усмотрение руководства.

Если вы в непредвиденных жизненных ситуациях рассчитываете получить материальную помощь, то при устройстве на работу и подписании трудового договора нужно обратить особое внимание на пункты, в которых говориться об этом. У добросовестного работодателя, который заботится о своих сотрудниках, данный пункт присутствует при устройстве каждой единицы штата, начиная от работника по уборке помещений до заместителя руководителя. Однако мелкие организации и частные предприниматели вряд ли будут прописывать пункт об оказании материальной помощи.

Вместо символической суммы, не превышающей 3 тысяч рублей, которую пострадавшие или россияне могут запросить один раз в полгода, теперь есть возможность получить более существенный капитал. Правда, за это придется потрудиться.

Порядок получения материальной помощи, за которой могут обратиться граждане, попавшие в непростую жизненную ситуацию или находящиеся за чертой бедности, изменен с 2013 года. Обязательства разовой помощи государством полностью перешло к регионам. Теперь принимать решения, в каких объемах и кому выделять бюджетные деньги будут местные власти.

Раньше средства выдавались без каких-либо конкретных условий и в зависимости от ситуации и региона, сумма варьировалась в пределах 500 - 3000 рублей. Получателю необходимо было лишь сделать подтверждение, что он на самом деле в них остро нуждается. Причем общие объемы трат из и количество человек ежегодно получающих помощь не уточнялась, а статистика давалась отдельно по областям проживания. Стоит отметить, что в отведенные дни выдачи матпомощи в отделениях соцзащиты всегда скапливаются довольно большие очереди. К тому же за дотацией приходят в основном одни и те же лица, так как это можно делать один раз в полугодие.

В Министерстве труда эту систему решили усовершенствовать: вместо так называемой «рыбки», страждущим будут вручать «удочку». Порядок выделения средств изменился кардинальным образом: прежде чем стать обладателем дотации, заявителю теперь надо будет заключить специальный социальный контракт , по которому человек должен использовать деньги с перспективой повышения уровня благосостояния в ближайшем будущем.

Новая система была обкатана в 17 регионах России в течение двух лет. Причем условия контракта достаточно разнообразны и охватывают практически все известные ситуации. Если человек является безработным, он обязуется пойти в службу занятости, пройти какое-либо обучение и устроиться на работу. С пенсионеров или сельских жителей могут взять обещание завести подсобное хозяйство, например, купить живность и стараться прокормить себя собственными силами. Если же деньги просятся на газификацию или ремонт, то потребуется обязательное подтверждение использования средств на запрашиваемые цели.

Но самой главной деталью стало увеличение размера целевых выплат. К примеру, во время проводимого эксперимента в Ростовской области сумма «подъемных» составляла от 125 до 31 тысячи рублей, Свердловской – 30 тысяч, Тюменской – 48 тысяч, Ярославской – 31 тысяча. Всего за два года помощью воспользовались более пяти с половиной тысяч семей, а большинство «ячеек общество» смогли увеличить доход.

Материальная помощь сотрудникам — одна из социальных гарантий в сложных жизненных ситуациях

У любого человека наступают такие обстоятельства, когда становится необходимой финансовая поддержка. Так, это обычно связывают с неблагоприятными жизненными ситуациями, а также радостными событиями, которые становятся не менее затратными.

Помощь, выплачиваемая учреждением сотрудникам в таких случаях, — одна из социальных гарантий, применяемая руководством организации во взаимоотношениях с работником. Так как поддержка в виде материальной помощи представляет собой передачу денежных средств, особое внимание нужно обратить на грамотное и юридически верное оформление документов, а также систему их налогообложения.

Подробнее об основаниях выплаты материальной помощи работникам и об оформлении соответствующих документов поговорим далее.

Рассматриваемый вид поддержки, которую оказывают , имеет специальную направленность – финансово поддержать сотрудника, который находится в тяжелом материальном положении.

Так как основная цель помощи – обеспечение необходимых материальных условий для решения имеющихся у сотрудника денежных проблем, такая выплата никак не зависит от собственных достижений работника, получить ее может любой сотрудник, попавший в затруднительное положение.

Материальная помощь имеет социальный и исключительно индивидуальный характер, поэтому начисляется только по заявлению работника, к которому он прикладывает документы, подтверждающие наступление обстоятельств, повлекших необходимость данной выплаты.

Обращаем внимание, что материальная поддержка не учитывается при подсчете среднего заработка работника, что имеет значение при предоставлении ему отпускных или декретных пособий.

Перечень оснований для произведения выплаты работнику

Основания оказания материальной помощи работникам

Действующее трудовое и гражданское не регламентирует порядок и причины, по которым производится начисление материальной помощи работодателем, поэтому обстоятельства, при наступлении которых выплачивается данный вид финансовой поддержки, определяются только самой организацией в локальных нормативных актах, разработанных работодателем.

Так, основания для получения материальной помощи могут быть перечислены в соответствующем Положении или коллективном договоре. Также некоторые организации прописывают такие основания непосредственно в трудовом договоре или же в Положении о премировании.

Вместе с тем, это не совсем правильный подход, так как рассматриваемый вид выплаты не зависит от трудовых достижений работника и является социальной мерой поддержки.

Наиболее часто материальная поддержка оказывается по следующим основаниям:

1. Необходимость в дорогостоящем лечении. При этом, такое лечение должно быть действительно необходимым, то есть его нельзя заменить более недорогим вариантом.
2. Значительный денежный ущерб. К такому ущербу относят, как правило, последствия пережитых работником чрезвычайных происшествий, природных катастроф, аварии, кражи, ограбления. Характер материальной поддержки в перечисленных ситуациях может иметь не только денежный, но и вещественный характер – допускается обеспечение необходимыми вещами или продуктами пострадавшего сотрудника.
3. Семейные обстоятельства (свадьба, рождение ребенка, похороны).
4. Выход на пенсию или уход сотрудника в отпуск. В данных ситуациях выплата предоставляется единовременно каждому сотруднику.
5. Иные тяжелые жизненные ситуации. К таким обстоятельствам можно отнести воспитание детей — инвалидов; временно не работающего супруга или супругу; воспитание детей матерью или отцом – одиночкой и другие подобные ситуации, которые работник может подтвердить документально.

Стоит отметить, что при смерти сотрудника организации правом на материальную помощь обладают его ближайшие родственники (при наличии свидетельства о смерти и документов, которыми можно подтвердить родство).

Размер и виды оказываемой помощи

Размер и виды материальной помощи работникам

Такой вид финансовой поддержки, как материальная помощь, можно разделить на следующие виды:

• (разовая) и периодическая (зависит, соответственно, от периодов начисления);
• денежная (рубли) либо материальная (товары, продукты питания и т. д.);
• целевая (связана с определенными обстоятельствами, возникшими у сотрудника) и нецелевая (не требует определенной цели, подтвержденной документами, в силу чего ограничивается лимитированной суммой).

Величина материальной помощи может быть установлена только непосредственно самим руководителем организации и определена исходя из конкретного случая и финансовых возможностей организации.

Материальная финансовая поддержка может быть выплачена из средств, являющихся прибылью, полученной при осуществлении компанией своей деятельности. Решение о необходимости начисления денежного пособия в организации принимается непосредственно руководством.

Вместе с тем, нужно обратить внимание, что данный вид социальной поддержки не обязательно может быть оформлен в денежной форме. Согласно локальным нормативным актам организации, которые регулируют данный вопрос, материальная помощь может быть выдана необходимыми вещами или товарами. Также, на усмотрение руководства, материальная помощь может быть выполнена путем безвозмездного оказания каких-либо услуг или оплате счетов за данные услуги.

Документы, которые необходимо представить работнику

Как уже отмечалось выше, порядок выплаты такого денежного , как материальная помощь, закрепляется во внутренних нормативных документах организации.

Для получения финансовой поддержки работнику в обязательном порядке следует подать заявление на имя руководителя предприятия, в котором необходимо отразить причины для получения данного вида выплаты, а также приложить соответствующие документы.

Рассмотрим подробнее, какие документы будут вам необходимы для представления руководителю в каждой из вышеперечисленных ситуаций.

Необходимость в дорогостоящем лечении:

• справка от врача;
• договор на оказание платных услуг с поликлиникой;
• документы, подтверждающие оплату лекарств;
• рецепты, заверенные подписью и печатью лечащего врача;
• документы о необходимости дорогостоящего лечения.

Значительный денежный ущерб:

1. Документы, которые подтверждают факт произошедшей ситуации и выданы уполномоченной на это организацией.
2. Копия справки о нанесенном материальном ущербе, заверенная соответствующим органом.

Свадьба, рождение ребенка:

• свидетельство о бракосочетании (копия);
• свидетельство о рождении (копия).

Смерть близких родственников:

1. Свидетельство о смерти (копия).
2. Документ, которым можно подтвердить родство с умершим.

Иные тяжелые жизненные ситуации:

• удостоверение матери — одиночки;
• документ о наличии инвалидности;
• документы , подтверждающие иную тяжелую ситуацию сотрудника.

Порядок рассмотрения заявления

Заявление работника на оказание материальной помощи

В процессе рассмотрения личного сотрудника с просьбой выплатить материальную помощь руководитель организации визирует документ с указанием дальнейших действий – удовлетворить данное заявление или же отказать в социальной выплате.

После одобрения заявления работника готовится приказ о перечислении сотруднику денежной или иной выплаты. В приказе руководителя должно быть указаны, в том числе, основание, размер и сроки выплаты оказываемой поддержки, источник данной выплаты.

Приказ, в силу отсутствия требования закона об оформлении данного документа, издается в свободной форме, разработанной и применяемой конкретной организацией, а также регистрируется в журнале внутреннего документооборота.

Особенности оформления Положения о материальной помощи

Возможность осуществления выплат работникам финансовой помощи от работодателя предусматривается, как уже говорилось выше, локальными нормативными актами конкретной организации.

Действующее законодательство не регламентирует порядок утверждения данного документа, поэтому о материальной помощи (далее – Положение) составляется в свободной форме с соблюдением требований ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации. Вместе с тем, при наличии в организации профсоюзного органа, согласование с ним утверждения Положения является обязательным.

Порядок оформления и утверждения Положения можно представить следующим образом:

1. Руководитель организации должен издать приказ о создании на предприятии проекта Положения с назначением ответственных за это лиц и указанием сроков исполнения работы.
2. Подготовка проекта Положения ответственными сотрудниками.
3. Согласование проекта Положения с профсоюзным органом предприятия.
4. Утверждение приказом руководителя и вступление в силу Положения.
5. Знакомство сотрудников под личную роспись с утвержденным Положением.

Утвержденное Положение должно содержать следующие основные моменты:

• перечень оснований для осуществления выплаты;
• суммы, которые подлежат выплате по каждому из оснований;
• порядок обращения за материальной поддержкой;
• перечень необходимых документов, подлежащих представлению сотрудником;
• сроки рассмотрения заявления работника;
• последовательность назначения и перечисления материальной помощи;
• права и обязанности сотрудников и руководителя организации по вопросу начисления материальной поддержки.

Также руководитель может указать в Положении, что принятие решения по одобрению заявления сотрудника о предоставлении выплаты или отказе в его удовлетворении принимается в зависимости от конкретной ситуации и финансового положения компании.

Налогообложение

Налогообложение материальной помощи работнику

Вопрос налогообложения материальной поддержки, которая выплачивается работнику, интересует практически всех работодателей. На законодательном уровне особенности и налогообложения материальной помощи регулируются Налоговым кодексом Российской Федерации в статьях 270 и 217.

По общему правилу, финансовая поддержка для работников, сумма которой не превышает 4000 рублей за календарный год, не подлежит налогообложению (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Специальные основания начисления НДФЛ устанавливаются для выплат, произведенных по обстоятельствам, которые перечислены в ст. 217 НК РФ. Остановимся более подробно на самых распространенных из них:

1. Рождение, а также усыновление или удочерение ребенка.
2. Смерть близких родственников сотрудника, оказание помощи семье умершего работника (в том числе бывшего и вышедшего на пенсию).
3. Значительный финансовый ущерб (чрезвычайная ситуация, стихийное бедствие).

На основании изложенного, материальная поддержка может быть оказана любому сотруднику организации, попавшему в тяжелое материальное положение, по различным причинам и в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом предприятия.

Так как на уровне действующего законодательства данный вопрос урегулирован достаточно формально, весомое значение отводится разработке и утверждению внутренних нормативных актов, в которых работодателю необходимо подробно урегулировать все нюансы начисления материальных выплат сотрудникам, в том числе с учетом особенностей конкретной организации.

Как оформить материальную помощь работникам, узнаете из следующего видео:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Материальная помощь — оформление документов производится по алгоритму, который описан в статье. Читатель узнает о том, какие документы для получения материальной помощи могут потребоваться, какими актами устанавливается перечень необходимых бумаг, и можно ли получить матпомощь без документов?

Как определить, какие документы для оформления материальной помощи должны быть переданы работодателю?

Не урегулирован действующим законодательством – ни Трудовым кодексом РФ, ни другими нормативными актами, в которых содержатся нормы трудового права. Не перечисляется в законах и перечень документов, которые необходимы для получения сотрудниками матпомощи. Чтобы определить, какие документы требуются, следует пойти иным путем, прописанным в предоставленном ниже алгоритме:

1. Выделить основание, по которому планируется получение материальной помощи. Это может быть , болезнь, и т.д.
2. Изучить внутренние документы, принятые в организации, обратившись в отдел кадров, или к лицу, ответственному за хранение внутренних документов фирмы. В компаниях могут быть утверждены о порядке выплаты сумм матпомощи, в которых прописана интересующая сотрудника процедура.
3. Если таковые найдены, требуется изучить их содержание и ознакомиться с перечнем оснований для перечисления средств работникам.
4. Если основание, по которому сотрудник желает получить матпомощь прописано в документе, или в нем указывается на то, что матпомощь выплачивается по любым основаниям, — необходимо изучить порядок предоставления выплаты.
5. В случае, если порядок содержит перечень требуемых документов, их необходимо подготовить и представить работодателю.
6. Если перечень документов не указан во внутренней документации, значит он является произвольным, и определяется на усмотрение сотрудника. Например, доказательством заключения брака (если матпомощь выдается по данному основанию) является свидетельство о заключении брака.

Что делать, если в организации не принято внутренних актов, регулирующих порядок выплаты матпомощи?

В этом случае процедура является не урегулированной, матпомощь может быть выплачена на основании заявления работника. Подтверждающие документы на мат. помощь можно не прикладывать, либо приложить те, которые по мнению сотрудника подтверждают факт наступления основания для выплаты.

В любом случае, обязательным документом является письменное заявление. Это документ, который не только доводит до сведения работодателя просьбу сотрудника о предоставлении матпомощи, но и позволяет указать требуемую ему сумму.

Если в организации нет локальных актов, либо коллективных договоров, которые обязывают работодателя выдавать матпомощь сотрудникам, он вправе, но не обязан производить выплаты.

Заявление составляется в произвольной форме, в 2 экземплярах. Оно подписывается работником и передается работодателю, либо уполномоченному лицу, ответственному за прием документации. На одной из копий документа, лицо, которому заявление передается, должно поставить дату его принятия и роспись. Копия заявления остается у сотрудника.

Заявление может быть написано по следующему образцу:

Директору ООО «Заковед»

Кирилленко Г.В.

Менеджера

Филиппова С.И.

Заявление

о предоставлении материальной помощи

Прошу предоставить мне материальную помощь в размере 20 000 рублей в связи с моим уходом в очередной оплачиваемый отпуск. Деньги прошу перечислить вместе с отпускными выплатами.

Приложение: приказ о предоставлении отпуска от 12.01.2018 № 11-П.

Дата: 17.03.2018 Филиппов С.И. /Филиппов/

Какие документы нужны для оформления материальной помощи по различным основаниям?

Достаточность представленных работником документов определяет работодатель. Он обязан руководствоваться внутренними документами предприятия, а если они отсутствуют – собственным мнением.

В качестве примера, приведем список документов, которые могут быть приложены к заявлению сотрудника о предоставлении ему материальной помощи.

Законом не ограничен перечень ситуаций, при возникновении которых может предоставляться матпомощь (он может быть ограничен внутренними документами, действующими в организации). В таблице отражены лишь основания, по которым материальная помощь выдается наиболее часто.

Можно ли получить выплату, если документы для получения мат. помощи отсутствуют?

Совсем без документов получить матпомощь нельзя – потребуется как минимум заявление, ввиду заявительного характера выплаты. В редких случаях внутренние документы организации не предъявляют требований к перечню документов. Это скорее исключение, чем правило, поскольку работодателю требуется подтверждение того, что в жизни сотрудника произошел случай, предполагающий необходимость выплаты. Иначе сотрудники могут злоупотреблять своим правом, получая выплаты путем обмана.

Если порядок начисления сумм матпомощи не установлен, — это не значит, что документы не потребуются. Чем больше доказательств сотрудник предоставит, тем больше шанс получить выплату.

Таким образом, порядок оформления документов на материальную помощь зависит от того, приняты ли в организации локальные акты или коллективные договоры, регулирующие его, а также от основания для выплаты.

Материальная помощь относится к отчислениям непроизводственного характера. Она не касается результатов деятельности предприятия. Оказание материальной помощи предусмотрено как служащим в компании, так и уже уволившимся. Также начисления могут осуществляться в пользу сторонних лиц по разным основаниям, предусмотренным в законодательстве. Далее рассмотрим подробнее, кому положена материальная помощь, каков порядок ее получения.

Основания для выплат

Причинами, по которым может осуществляться выплата материальной помощи, являются:

• Уход в отпуск.
• Возмещение ущерба, возникшего вследствие какого-либо ЧП.
• Праздники.
• Гибель родственника служащего и так далее.

По одним основаниям отчисления осуществляются в пользу большинства или всех служащих. Например, это касается отпускного пособия. Оно выступает как единовременная материальная помощь. В других случаях пособие предоставляется в особых условиях. Например, трудящийся или иное лицо может подать заявление на материальную помощь (образец его будет приведен далее) при возникновении необходимости приобрести медикаменты, осуществить погребение родственника или для удовлетворения иных нужд. Такие отчисления носят социальный характер.

Величина

Размер материальной помощи устанавливает начальник компании. Величина может определяться в абсолютном выражении или быть представлена суммой, которая кратна должностному окладу с учетом конкретного случая и финансовых возможностей предприятия. Порядок, в соответствии с которым осуществляется отчисление, может предусматриваться в трудовом либо коллективном соглашении. В качестве источника для выплаты материальной помощи выступают доходы, полученные при текущей деятельности компании. Решение о необходимости распределении денежного пособия на предприятии принимает его руководитель.

Налогообложение материальной помощи

Вследствие многообразия причин, по которым может осуществляться такого рода выплата, у бухгалтеров предприятий часто возникают вопросы, касающиеся порядка отражения этих сумм в учете. Показывается материальная помощь в отчетности в зависимости от того, установлена она в трудовом договоре либо нет. Так, она будет признана внереализационным расходом и учтена на сч. 91.2 "Иные расходы", если не указана в соглашении. Если же материальная помощь прописана в договоре, то она является затратами на з/п.

Пособия бывшим служащим

Согласно ПБУ 10/99 (пунктам 4 и 12), такие отчисления включаются во внереализационные расходы. Поэтому они отражаются на счете 91 - "Иные расходы и доходы", субсчет "Прочие расходы". Поскольку эти затраты не учитывают при налогообложении прибыли , вследствие появления постоянной разницы в бухучете предприятия должно отражаться налоговое (постоянное) обязательство. Оно фиксируется по Дт сч. 99 "Прибыли и убытки" в корреспонденции с Кт сч. 68, на котором показываются расчеты по обязательным отчислениям в бюджет. Материальная помощь сотруднику не считается вознаграждением за его труд и не относится к компенсационным и стимулирующим выплатам. Поэтому к ней не применяют процентные надбавки и районные коэффициенты, которые установлены для лиц, осуществляющих свою профессиональную деятельность на предприятиях, находящихся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним.

Удержания

В практике достаточно часто возникают ситуации, когда материальная помощь сотруднику положена в соответствии с каким-либо основанием, но с его доходов следует взыскать алименты. Виды тех поступлений, с которых осуществляется такое удержание, установлены в соответствующем перечне. Так, например, если гражданину начисляется материальная помощь в связи со стихийным бедствием, хищением имущества, пожаром, смертью, увечьем у него либо у его родственников, алименты с нее не взыскиваются. Не осуществляется удержание с пособия, полагающегося при заключении брака. Алименты не вычитаются, если назначена материальная помощь при рождении ребенка.

Документальное оформление

Так как отсутствует унифицированная форма, возникают некоторые трудности. В соответствии со ст. 9, п. 2, ФЗ, регулирующем бухгалтерский учет, документы, для которых не предусматриваются специальные бланки, могут приниматься при наличии необходимых реквизитов. Поэтому материальная помощь работнику может начисляться при поступлении соответствующего распоряжения, в котором присутствуют:

1. Наименование акта.
2. Дата составления.
3. Название предприятия.
4. Содержание операции.
5. Показатели в денежном и натуральном выражении.
6. Должности служащих, ответственных за совершение операции и правильность оформления, а также их личные подписи.

Основания невключения в расходы на оплату труда

Прежде чем привести законные доводы, следует разъяснить само понятие зарплаты. Оно определено в ст. 129 ТК. Оплатой труда признается система отношений, которые связаны с установлением и реализацией выплат сотрудникам за их профессиональную деятельность по закону, иным нормативным актам, коллективным или трудовым контрактам, соглашениям, локальным документам. Зарплата зависит от квалификации, качества, количества и сложности деятельности. Материальная помощь не относится к данной категории, так как она:

• Не касается исполнения служащим его профессиональных обязанностей.
• Не относится к деятельности предприятия в целом, направленной на приобретение выгоды. Это значит, что она не снижает налоговую базу.

В НК установлено, что такая помощь формируется без учета расходов на любые виды вознаграждений, кроме тех, которые указаны в трудовом договоре. Согласно кодексу, не принимаются во внимание и суммы материальной помощи при начислении налоговой базы.

Взносы в ПФР

Они также не вычитаются из начисленной материальной помощи. Поскольку она имеет социальную направленность и не рассматривается как часть зарплаты, освобождение от удержания взноса согласуется с принципами, в соответствии с которыми осуществляется пенсионное страхование. В частности, трудовая пенсия должна формироваться в первую очередь за счет сумм, величина которых устанавливается с учетом квалификации служащего, качества, сложности и условий осуществления им профессиональной деятельности.

Взносы в ФСС

Эти сборы не уплачиваются с таких выплат, как:

1. Материальная помощь при рождении ребенка в течение первого года его жизни (не более 50 тысяч на каждого).
2. Пособие гражданину, пострадавшему в теракте на территории России.
3. Материальная помощь работнику в случае смерти его родственника.
4. Пособие вследствие стихийного бедствия или иного ЧП, причинившего гражданину материальный ущерб или вред здоровью.

Из этого можно сделать вывод, что с сумм, предоставляемых физлицам на иных основаниях, должен удерживаться страховой взнос. Сотрудники ФСС считают, что удержания с материальной помощи должны осуществляться. Однако на этот счет существует и иная точка зрения. Она основывается на следующих доводах:

1. В качестве базы для начисления страхового взноса выступает оплата труда (доход).
2. Материальная помощь не относится к таким доходам, поскольку она не предусматривается при начислении з/п. При предоставлении пособий не учитываются результаты конкретной деятельности служащих.
3. Расходы на выплату материальной помощи не принимаются во внимание при установлении налоговой базы. Это обусловлено тем, что они производятся не из фонда по оплате труда, а за счет чистого дохода.

Из этого следует, что в каждой конкретной ситуации руководству предприятия придется самостоятельно принимать решение о том, нужно ли удерживать страховые взносы с пособий или нет в случаях, которые не предусматривает законодательство. При принятии положительного решения вполне вероятно, что начальнику придется отстаивать свое распоряжение в судебном порядке.

НДФЛ

В ст. 217 НК установлен перечень доходов, получаемых работниками, не подлежащих обложению налогом. К ним, в частности, кроме приведенных выше выплат, относят суммы, не превышающие четырех тысяч рублей в год.

Это, например, могут быть выплаты к отпуску, денежная помощь при сложном материальном положении, бывшим служащим, вышедшим на пенсию, и так далее. НДФЛ будет удерживаться с сумм, превышающих 4 тысячи рублей в год.

Ставка

Материальная помощь признается доходом, подлежащим налогообложению по тарифу 13%, если превышен необлагаемый предел. Стандартные вычеты предоставляются организацией, которая выступает в качестве источника дохода, по выбору плательщика в соответствии с его письменным обращением и документами, которые подтверждают право на данные вычеты. Если денежная помощь передается бывшим сотрудникам - пенсионерам, то они могут получить эти отчисления при условии, что подадут заявление до окончания года. Если пособие отчисляется в счет трудящегося каждый месяц на протяжении календарного года, вычеты предоставляются с начала соответствующего периода. Вместе с этим общая величина материальной помощи уменьшается на 4 тысячи рублей (необлагаемую сумму). В бухучете НДФЛ, который удержан с суммы, превышающей 4 тысячи рублей, должен отражаться следующей записью: Дт 70 (76) Кт 68, субсч. "Расчеты по НДФЛ".

Малоимущие и незащищенные категории

Лицам, входящим в эти категории, предоставляется единовременная материальная помощь. Она может предоставляться как в денежном виде, так и в натуральной форме. Единовременное пособие выплачивается из местного, федерального и регионального бюджетов, внебюджетных фондов по программам, утвержденным уполномоченными органами госвласти ежегодно. Такие суммы также освобождаются от НДФЛ.

Предоставление отчетности

Налоговые агенты - предприятия, выступающие в качестве источника выплаты доходов, приведенных в ст. 217, п. 8, обязаны вести учет предоставляемых сумм вне зависимости от их величины. Сведения о данных начислениях предоставляются в соответствующий орган по форме №2-НДФЛ. В ходе заполнения отчетности предприятия указывают полную сумму этих доходов по каждому основанию за период и налоговый вычет, не превышающий 4 тысяч рублей. Если помощь начисляется бывшим служащим в величине меньше 4 тысяч рублей, сведения об этом предприятие в обязательном порядке предоставляет в налоговый орган по форме №-2 НДФЛ.

Отчисления по прибыли

По ст. 270, п. 23 и 21 НК материальная помощь служащим предприятия вне зависимости от ее оснований не включается и не учитывается при налогообложении прибыли. Данное положение действует вне зависимости от того, предусмотрено ли пособие в трудовом либо коллективном договоре или нет. Во избежание расхождений между налоговым и бухгалтерским учетом включать материальную помощь в документацию, регламентирующую систему оплаты трудовой деятельности служащих, нецелесообразно. Расходы, которые касаются предоставления пособий бывшим работникам организации, также не уменьшают величину учетной прибыли. Это обусловлено тем, что по пункту 16 ст. 270 НК в ходе определения налоговой базы не учитываются расходы в форме стоимости имущества, переданного безвозмездно. К этой категории относят работы, услуги, вещные права, а также ценные бумаги и денежные средства.

Пакет документов

Служащий, которому необходимы дополнительные денежные средства, должен написать заявление на материальную помощь. К этой бумаге должны быть приложены следующие документы:

1. При смерти члена семьи - копия свидетельства о смерти, при необходимости - экземпляры актов, подтверждающих родство (свидетельство о рождении, браке).
2. Решения органов госвласти, справки из СЭС, ДЭЗ и других инстанций, подтверждающие факт чрезвычайной ситуации.
3. Бумаги, удостоверяющие возникновение теракта на территории России (например, справка МВД).
4. Свидетельство о рождении ребенка при необходимости получить деньги на его содержание.

Заявление на материальную помощь: образец

В документе должна присутствовать информация о том, кому адресуется просьба и от кого поступает. Вверху справа указывается Ф.И.О. начальника предприятия, должность, название компании, а также Ф.И.О. и должность служащего. Ниже по центру следует написать слово "заявление". Далее высказывается просьба о предоставлении материальной помощи, указываются основания для этого. В качестве доказательства причин в приложении приводится перечень документов, подтверждающий обстоятельства, которые были указаны в содержании. Копии бумаг должны прилагаться к заявлению. В самом низу ставятся подпись и дата составления. В тексте заявитель может также указать сумму, на которую он рассчитывает.

Дополнительно

Следует отметить, что денежное пособие не является долгом руководителя, а факт написания заявления, указание суммы ожидаемой помощи, а также сами обстоятельства, послужившие причиной для обращения, не порождают обязательств руководителя удовлетворить просьбу. Величина пособия, указанная в заявлении, может служить только в качестве ориентира для нанимателя. Конечную сумму устанавливает начальник, исходя из финансовой ситуации на предприятии и сложности обстоятельств заявителя. Если руководитель решает удовлетворить просьбу, составляется соответствующий приказ. На основании него заявитель получит денежную сумму в кассе предприятия.

В заключение

В НК нет четкого определения относительно того, кого следует признавать в качестве членов семьи сотрудника. В соответствии со ст. 2 Семейного кодекса к ним относят детей, родителей (усыновленных, усыновителей), супругов. При этом не имеет значения факт совместного проживания. В п. 1 статьи 11 НК предусматривается, что термины, понятия и институты семейного, гражданского и прочих отраслей права используются в том значении, в котором они применяются в них непосредственно, если другое не оговаривается законодательством. Это, в свою очередь, означает, что материальная помощь, выплачиваемая членам семьи служащего, также освобождается от НДФЛ. Для подтверждения этого права необходимо представить соответствующе доказательства.