Заполнение протокола об административном правонарушении — советы для водителя. Процессуальные вопросы апн Протокол сотрудника гибдд образец

1. Изменения в протокол внесены без ведома водителя

• Должностные лица не вправе самостоятельно, в одностороннем порядке исправлять процессуальные документы (протоколы, акты и прочие). В п. 4 постановления Пленума ВС РФ «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении КоАП РФ" от 24 марта 2005 года сказано, что если протокол об административном правонарушении составлен или другие материалы оформлены неправильно, судья должен вынести определение о возвращении этих документов в орган или должностному лицу, которыми они составлены (п. 4 ч. 1 ст. 29.4 КоАП). Данные протокола не позволяли сделать вывод о конкретном месте совершения правонарушения. В ДПС уточнили адрес, подписав на документах "исправленному верить". Водитель при этом не присутствовал, и в известность его также не поставили - что нарушает требования КоАП РФ (ч. 4, 4.1, 6 ст. 28.2) (дело ВС РФ № 82-АД16-3). Возле приписок стоят печати подразделения ГИБДД и "исправленному верить", а подписей предполагаемого нарушителя - нет. Инспектор ГИБДД самостоятельно "переквалифицировал" нарушение водителя. Тем самым лицо, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении, оказалось лишенным предоставленных законом гарантий защиты его прав, поскольку не могло квалифицированно возражать и давать объяснения по существу внесенных изменений в процессуальные акты.
• Копия протокола о правонарушении отличается от документа, представленного ДПС: уже в отсутствие водителя инспектор ДПС вписал в протокол слово "повторно", исправив, соответственно, запись о нарушении - с ч. 1 на ч. 4 ст. 12.8 КоАП. При этом, никаких свидетельств того, что водителю пытались вручить исправленный протокол, нет. Что подтвердилось показаниями сотрудника ДПС.
• Содержание имеющегося в деле протокола об административном правонарушении не соответствует копии этого же протокола, врученной ему сотрудником ДПС, протокол о направлении на медицинское освидетельствование и определение мирового судьи о принятии дела к производству и назначении судебного заседания не подписаны.
• Протокол потерян, а дубликат протокола в присутствии водителя не составляли, в надлежащем порядке известили его о документе, что нарушает нормы КоАП РФ (ч. 4, 4.1, 6 ст. 28.2). Оснований полагать, что дубликат протокола составлен с соблюдением требований кодекса, нет, а значит, имеющаяся в деле копия протокола не может рассматриваться, как доказательство вины водителя (дело № 44-АД16-17).

2. Протокол составлен без понятых

• В ч. 2 ст. 25.7 КоАП сказано, что освидетельствование на состояние алкогольного опьянения и направление на аналогичное обследование в медицинское учреждение сотрудники ГИБДД должны осуществлять в присутствии 2 понятых (которые удостоверяют совершение процессуальных действий своими подписями в протоколе) или с применением видеозаписи (о чем также делается запись в протоколе). Если понятые отсутствовали, к материалам дела должно быть приложено видео, снятое автоинспектором. Когда в материалах дела нет такой записи или сведений о понятых, судья обязан вернуть их должностному лицу, составившему протокол (п. 4 ч. 1 ст. 29.4 КоАП);
• Понятой пояснил суду, что сотрудники ДПС не показали ему водителя, который отказался продуть алкотестер, и что он не помнит, говорили ли при нем о том, что данный гражданин отказывается ехать на медицинское освидетельствование в больницу. Второго понятого в суд не вызывали. При этом, в протоколе содержится запись, внесенная инспектором ДПС, "от прохождения медосвидетельствования отказался", не заверенная подписью водителя, и нет пометки "от подписи отказался". Полученные при таких обстоятельствах протоколы об отстранении от управления транспортным средством и о направлении на медосвидетельствование признаны недопустимыми доказательствами по делу как полученными с нарушением требований КоАП РФ.

3. В протоколе нет обязательных сведений

• Инспектор не указал, на каком основании направил водителя на медицинское освидетельствование. Это можно сделать при отказе от прохождения освидетельствования на месте, несогласии с его результатами, наличии признаков опьянения при отрицательных показаниях алкотестера.
• Согласия или несогласия водителя с результатами освидетельствования в акте не оказалось, не было там и ни одной подписи водителя - во всех графах, где ее наличие необходимо, стояла отметка "отказался". Протокол, которым водитель направлялся на обследование в наркодиспансер, не одержал согласие водителя на прохождение этой процедуры, отсутствуют подписи водителя и понятых. При этом по времени протокол составлен раньше, чем акт освидетельствования на состояние алкогольного опьянения, в нарушение порядка, установленного п. 1.1 ст. 27.12 КоАП РФ. Приведенные обстоятельства не позволяют сделать вывод о соблюдении должностным лицом ГИБДД предусмотренного законом порядка установления факта нахождения лица, которое управляет транспортным средством, в состоянии опьянения, и свидетельствуют о наличии неустранимых сомнений в виновности Э. А. в совершении вмененного ему административного правонарушения.

Протокол

На законодательном уровнеупоминается статьей 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ, которая раскрывает основную суть и единые правила составления указанного документа.Протокол об административном правонарушениитребует выяснения и внесения в него следующих сведений.

• День, месяц, год и населенный пункт составления.
• Название должности, фамилия, инициалы уполномоченного служащего, составившего документ.
• Данные о человеке или организации, которые являются нарушителями закона (фамилия, инициалы, данные паспорта, адрес проживания и прописки человека; юридический адрес, данные на директора в отношении организации).
• Информация о потерпевших и свидетелях по делу, если таковые есть (фамилии, инициалы, паспортные данные, адреса проживания).
• Данные о совершенном правонарушении (дата, место совершения, суть произошедшего).
• Ссылка на статью закона, который был нарушен.
• Пояснения человека или представителя организации по делу.
• Иные сведения, призванные помочь всесторонне рассмотреть дело.

Написание протокола об административных правонарушениях предполагает дачу разъяснений физическому лицу или представителю организации о правах и обязанностях нарушителя, установленных административным законодательством. О полученных разъяснениях делается запись в составляемом документе.

Лица, в отношении которых составляется протокол (гражданин или доверенное лицо организации), должны быть с ним ознакомлены. При желании эти люди могут оставить запись о своем несогласии с протоколом или разъяснения по сути текста, которые приобщаются к протоколу. Заверяется указанный документ путем проставления подписей уполномоченным работником, составившим протокол, и нарушителем (гражданином или доверенным сотрудником организации), в отношении которого протокол составлен. Если нарушители отказываются протокол подписывать, об этом отдельно записывается в документе.

2-й экземпляр протокола об административном правонарушении выдается лицу, о котором составлен протокол. Фигурант расписывается в получении копии. Также экземпляр получает потерпевший по делу, если таковой имеется. Если лицо, в отношении которого составляется протокол, при этом событии не присутствует, ему высылается экземпляр протокола по почте. Законом отведено на это 3 дня.

Срок составления протокола об административном правонарушении

Срокисоставленияпротокола об административном правонарушенииможно разбить на 3 группы, в зависимости от ситуации.Протокол об административном правонарушенииможет быть составлен:

• незамедлительно;
• в течение 2 дней;
• после проведения административного расследования.

Сразу же, то есть в момент обнаружения нарушения закона, протокол пишется тогда, когда все нужные сведения для заполнения бланка протокола и прояснения обстоятельств случившегося установлены. Если нужно выяснить еще какую-то информацию, закон предусматривает возможность составить протокол в течение 2 дней с момента установленного нарушения. Если же в силу совершенного нарушения закона необходимо проведение расследования, то протокол составляется после расследования.

Не знаете свои права?

Административное расследование проводится, когда информацию можно получить только путем проведения экспертиз или других процессуальных действий, занимающих значительное время. Административное расследование в большинстве случаев не должно длиться дольше 1 месяца. Однако в некоторых ситуациях, возможность которых оговорена в п. 5 ст. 28.7 КоАП РФ, этот срок разрешается продлить. Если совершенное нарушение требует осуществления более длительного административного расследования, разрешенный срок оформления протокола об административном правонарушении может увеличиться до 6 месяцев.

Образец составления протокола об административном правонарушении

Единой формы протокола об административных правонарушениях, утвержденной законодательно, нет. Каждый госорган своими внутренними документами утверждает форму протокола, используемую в работе. Однако по содержанию и внешнему виду эти бланки мало чем отличаются.

Вверху по центру страницы стоит название документа — «Протокол об административном правонарушении» и знак «№», предполагающий проставление при заполнении протокола порядкового номера. Ниже слева необходимо написать число, месяц, год заполнения протокола, а справа — место составления, то есть наименование того населенного пункта, где выявлено нарушение закона и оформляется протокол.

Далее записываются сведения о сотруднике, составляющем протокол (должность, фамилия и инициалы), а также информация о фигуранте. Причем если записываются сведения о гражданине, то указывают не только фамилию, инициалы и паспортные данные, но и адрес — как регистрации, так и фактического проживания, телефон, данные о работе. В отношении организации указываются название, юридический и почтовый адреса, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), а также должность, фамилия, инициалы, реквизиты документа о назначении представителя юридического лица. Как правило, в этой роли выступает директор, а документом является приказ о назначении.

Основное место протокола об административном правонарушении отведено под описание события совершенного правонарушения. Ниже идут пустые графы, позволяющие записать сведения о свидетелях и потерпевших. Заканчивается протокол подписью нарушителя и подписью с расшифровкой сотрудника, оформившего протокол. Лицо, в отношении которого протокол составлен, своими подписями также подтверждает, что его права и обязанности были озвучены, что с протоколом он ознакомился и что копия документа им получена. Информация о получении экземпляра протокола удостоверяется не только подписью, но и проставлением даты вручения.

Ошибки в протоколе об административном правонарушении

Ошибки, допущенные впротоколе об административном правонарушениипри оформлении, по своей значимости можно разделить на существенные и несущественные. В соответствии с Постановлением Пленума Верховного суда РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях», существенным недочетом документа является отсутствие в протоколе информации, упомянутой в ст. 28.2 ч. 2 КоАП (п. 4 Постановления). Это значит, что впротоколе об административном правонарушениидолжны быть заполнены все графы и записана вся информация, о которой упоминалось выше.

Если протокол оформлялся при нарушителе, то должны присутствовать подписи, подтверждающие озвучивание прав и обязанностей, ознакомление с протоколом после оформления. Если же документ был составлен без нарушителя и нет достаточных фактов о сообщении ему о дате и месте оформления протокола, то это будет значительным нарушением процессуальных прав и может привести к отмене протокола и прекращению производства по делу. Вообще, любая ошибка в протоколе, являющаяся, по мнению Пленума Верховного суда РФ, существенной, может повлечь за собой отмену протокола и прекращение производства по делу.

ВАЖНО! Любые исправления в протоколе, особенно в сведениях, перечисленных в ст. 28.2 ч. 2 КоАП, должны быть заверены подписью должностного лица, составляющего протокол, и подписью нарушителя, удостоверяющей, что он с этими исправлениями ознакомлен и согласен.

К несущественным ошибкам в протоколе пленум относит все те недостатки информации, которые могут быть компенсированы в процессе рассмотрения дела по существу. К несущественным недостаткам, и об этом специально упомянуто в постановлении, относится также заполнение протокола в отсутствии нарушителя, если ему должным образом было сообщено о дате и месте составления протокола, но он без повода или по неуважительной причине не появился в назначенном месте в указанное время. Не являются существенными и не несут последствий орфографические ошибки в тексте протокола, если, конечно, это не ошибки в фамилиях.

Назначение наказания без составления протокола об административном правонарушении

В некоторых ситуациях оформление протокола об административном правонарушении может и не случиться. Если зафиксировано нарушение, которое не несет большой общественной опасности и за которое предусмотрено наказание в виде предупреждения или штрафа, то протокол не нужен.

В соответствии со ст. 28.6 КоАП составление протокола не требуется, если сразу на месте назначается штраф или предупреждение. Эта ситуация требует вынесения постановления по делу об административном правонарушении, экземпляр которого получает и нарушитель — лично либо по почте, если он отказывается от личного получения.

Но если нарушитель не согласен с вынесенным постановлением (с самим совершением нарушения закона или с примененным к нему взысканием), протокол об административном правонарушении все-таки оформляется и прилагается к постановлению.

Здраствуйте 25.06.16 был составлен протокол за управление в не трезвом виде я все подписал и дал обяснение что выпивал но в протоколе не указана фамилия сотрудника дпс можно ли его обжаловать

Удачи на дорогах!

здравствуйте.подскажите пожалуйста 04.06.2016 был составлен протокол по ст 12.8.ч2 а слушание по делу назначили только на 01.11.2016 ведь срок давности уже прошел возможно ли постановление о лишении прав

Срок давности по этой статье - один год.

владимир-200

Подскажите у меня статья 12.26 ч 1. было 2 суда, на суде при допросе сотрудников дпс был задан вопрос от судьи. Дышал ли я в трубку на месте? они отвечали что да дышал но плохо. Вопрос вот в чём у меня в протоколе в пункте К ПРОТОКОЛУ ПРИЛаГАЕТСЯ нет акта освидетельствования на месте и его нет вообще оно не заводилось, нет номера акта медосвидетельствования хотя этот акт в деле есть но там где должен быть номер в акте написано БЕЗ НОМЕРА. и в той же графе номер протокола о задержании транспортного средства, но протокол об административном правонарушении составлен в 21-45мин а протокол о задержании транспортного средства составлен в 22-20мин. И ещё в пунктах свидетели и потерпевшие НЕТ понятых. Подскажите какую выгоду можно извлечь из этих недостатков или они незначительные?

Удачи на дорогах!

Здравствуйте - если с протоколом не согласен - надо потом идти на разбор или в суд? А если протокол, с которым не согласен, составлен далеко от дома? Не будешь же потом специально ехать за сотни километров?

Алексей-240

Пишетется Ходатайство о рассмотрении дела об административном правонарушении по месту жительств на отдельном листе.

В случае заявления ходатайства о направлении дела для рассмотрения его по месту жительства при составлении протокола, такое ходатайство заносится в протокол.

а на имя кого писать ходатайство - если не знаешь кто судья как его зовут и так далее? И если направят даже по месту жительства - гаишник должен будет приезжать уже ко мне на разбор?

Игорь , попробуйте позвонить в указанный суд и узнать, на чье имя писать ходатайство.

Вероятность того, что сотрудник ГИБДД будет приезжать по месту Вашего жительства, довольно мала. Именно поэтому дела обычно переносят по месту жительства, т.к. выиграть получается проще.

Удачи на дорогах!

Здраствуйте!помогите рашить проблему. После составления протокола то вождение в нетрезвом виде употребив 250 граммов водки, сотрудники ДПС не арестовали машину а посоветовали посидеть ада часа и продолжить движение. Это нарушение

Роман , здравствуйте.

По какой причине полицейские отказались эвакуировать автомобиль? При указанном нарушении автомобиль должны отправить на спецстоянку.

У Вас возникли какие-то трудности из-за того, что машину не забрали?

Инспектор дпс при составлении протокола не спросил работаю ли я, и сам указал, что я не работаю. Является ли это основанием, признать протокол не правильно составленным.

здравствуйте.была остановлена ДПС За временный знак обгон запрещен с выездом на встречную полосу (была пунктиром разделена).вышла из машины отдала документы и через минуту мне их обратно отдали со словами "До свидание".Вопрос:1.не могут ли они потом заочно составить,написать понятых и типа "от подписи отказалась"?2.если б протокол все таки составили,должны ли были в отделе ГИБДД мне сказать об этом?была в ГИБДД дали только справку что штрафов нет и прав не лишена,по поводу этого нарушения ничего не сказали.

Роман , вероятность оспорить штраф по указанной Вами причине крайне маленькая.

Удачи на дорогах!

Александр-601

Здравствуйте вопрос такой я отказался от медосвидетельствования. была назначена дата суда..но не дождавшись суда поймали пьяного в итоге два нарушения и два протокола.поскажите какое наказание меня ждет?

Александр , здравствуйте.

Будет 2 независимых наказания: по части 1 статьи 12.26 и по части 1 статьи 12.8. В сумме 60 000 рублей штрафа и от 3 до 4 лет лишения прав.

Удачи на дорогах!

Станислав-38

Ситуация такая: я отказался от освидетельствования. В последующем я заснул на видео как сотрудник ГИБДД заполняет чистый протокол в котором уже стоят подписи понятым, которые на тот момент уже уехали. В последующем с оригиналом данного протокола меня не ознакомили. Согласно копии я в протоколе от всего отказался. Может это стать поводом для отмены данного протокола и возврата мне прав.

Станислав-38

Выше в тексте ЗАСНЯЛ

Удачи на дорогах!

Добрый день! Начала обгон на прерывистой линии, выехала на полосу встречного движения через прерывистую, а заканчивать маневр пришлось уже через сплошную. Так утверждает сотрудник ГИБДД, сама точно не помню, знаю только что начинала маневр именно на прерывистой. Сотрудник показывал мне запись регистратора с машины ГИБДД (мне там ничего не понятно). Сотрудник также составил схему, которую я подписать отказалась, т. к. не уверена в ее точности. Сотрудник ДПС сразу не представился, документы не предъявил. Остановил понятых, засвидетельствовал что я отказалась подписать схему. Составил протокол, где я в объяснениях указала что линия была прерывистая, и был сильный туман. Сказал что будет суд и вопрос о лишении прав от 4 до 6 месяцев. Недовольный тем что я не подписала схему громко при моих свидетелях говорил, что адекватных людей, которые признают нарушение, он отправляет к дежурному части, который имеет право выписать только штраф, а раз я неадекватная - не признаю нарушение, то меня отправит ходить пешком. Я говорила что с нарушением согласна если это действительно подтверждается на видео, но в схеме не уверена, раз у них есть видео, то пусть суд опирается на видео. Протокол составил, в протоколе НЕ указал номер регистратора и дату поверки регистратора. Но в разделе "к протоколу прилагается" написано что прилагается схема и видео. В разделе "место и время рассмотрения правонарушения" написано: МОИ.... района, деревня... , ... батальон ДПС, дата, время. Что делать, чего ждать, в какой форме будет вызов в суд, или я должна ехать в этот батальон ДПС в указанное время?? На сайте ГИБДД никаких штрафов по номеру моей машины/прав не нахожу - как скоро там должна появиться какая-либо информация??? Заранее спасибо за любые советы и консультацию. Нарушаю редко, чего ждать - не знаю.

Данные и сведения, используемые в качестве доказательств по делу, могут быть установлены на основании протокола об административном правонарушении (п. 2 ст. 26.2 КоАП РФ).

Протокол об административном правонарушении должен содержать следующую информацию (п. 2 ст. 28.2 КоАП РФ):

• дата и место оформления документа;
• наименование должности и имя компетентного лица, оформившего протокол;
• реквизиты лица, применительно к действиям которого оформляется протокол об административном правонарушении;
• при наличии свидетелей и потерпевших — адреса их места проживания;
• дата, время и место, где было совершено правонарушение;
• факт установления события правонарушения;
• норма права (КоАП РФ или закон субъекта РФ), регламентирующая ответственность за правонарушения;
• показания гражданина, в отношении которого открыто дело, или представителя организации, уполномоченного законом;
• иные факты и сведения, полезные для полного и всестороннего изучения дела.

Заполненный образец можно скачать по этой ссылке: Образец протокола об административном правонарушении .

Составление протокола об административном правонарушении

Протокол по факту совершения правонарушения оформляется практически всегда. Законом № 195-ФЗ закреплены исключения из этого правила (п. 1 ст. 28.2).

Протокол об административном правонарушении не подлежит оформлению в следующих случаях:

• При совершении некоторых разновидностей административных правонарушений, начало изучения материалов по которым инициируется прокурором (ст. 28.4 закона КоАП РФ).
• В ситуации избрания административного наказания в форме штрафа или вынесения предупреждения непосредственно на месте совершения правонарушения. При этом постановление по делу оформляется компетентным сотрудником органа, уполномоченным на такие действия законом. Документ передается лицу, в отношении которого вынесено постановление. Факт передачи подтверждается распиской (п. 1 ст. 28.6 КоАП РФ).
• При выявлении нарушений норм права в области безопасности движения на дорогах, предусмотренных главой 12 КоАП РФ, зафиксированных с использованием работающей в автоматическом режиме спецтехники или техсредств, имеющих функцию фото-, кино- или видеосъемки (п. 3 ст. 28.6 КоАП РФ).

Перечень лиц, наделенных полномочиями по оформлению протокола об административном правонарушении, зафиксирован в главе 23 КоАП РФ (п. 1 ст. 28.3). В границах компетенции соответствующего органа к ним относятся:

• судьи;
• сотрудники полиции;
• сотрудники налоговых органов;
• сотрудники таможенных органов;
• сотрудники органов исполнительной власти субъектов РФ и др.

В п. 2 ст. 28.3 КоАП РФ даются дополнительные комментарии относительно перечня правонарушений, что расширяет сферу компетенции указанных органов и должностных лиц по оформлению протокола об административном правонарушении.

Порядок составления протокола об административном правонарушении (правила, срок, в течение которого составляется документ, уведомление о составлении)

В процессе оформления протокола об административном нарушении фиксируется вся необходимая информация, указанная в п. 2 ст. 28.2 закона № 195-ФЗ. При этом следует учитывать:

• что, помимо ФИО физлица, в отношении которого инициируется рассмотрение материалов о правонарушении, нужно зафиксировать его дату рождения, т. к. ответственность по КоАП РФ наступает с 16-летного возраста (п. 1 ст. 2.3 закона № 195-ФЗ);
• наличие свидетелей и потерпевших — не обязательное условие составления протокола об административном правонарушении, т. к. они бывают не всегда;
• максимально подробное и полное описание любых сведений и обстоятельств должно послужить вынесению компетентным органом объективного и справедливого решения.

Протокол об административном правонарушении по общему правилу составляется незамедлительно после обнаружения факта совершения правонарушения (п. 1 ст. 28.5 КоАП РФ). Если нужны дополнительные сведения, то протокол об административном правонарушении может быть оформлен в течение 2 дней (п. 2 ст. 28.5 КоАП РФ).

Лицам, вина которых рассматривается, и потерпевшему передаются копии протокола об административном правонарушении (п. 6 ст. 28.2 КоАП РФ). Факт передачи подтверждается распиской получателя.

В ситуации неявки указанных лиц или их представителей по закону (при условии их надлежащего извещения) протокол об административном правонарушении оформляется без их присутствия. Копия такого документа должна быть отправлена перечисленным лицам в течение 3 дней с момента составления (п. 4.1 ст. 28.2 КоАП РФ).

С 31.07.2018 к протоколу о правонарушении, за совершения которого предусмотрен штраф прикладывается в обязательном порядке информация с реквизитами для заполнения платежного документа на уплату штрафа (ст. 1 закона «О внесении изменений…» от 29.07.2017 № 264-ФЗ).

Протокол об административном правонарушении ГИБДД

Глава 12 закона № 195-ФЗ содержит нормы административного права, касающиеся правил безопасности дорожного движения. Протокол об административном правонарушении при несоблюдении упомянутых норм не составляется, т. к. постановление о нарушении правил безопасности дорожного движения выносится должностным лицом на месте. Если оно было оформлено в отсутствие лица, нарушившего правила дорожного движения, копия такого документа с приложением фото- и видеоматериалов направляется этому лицу по почте заказным письмом (п. 3 ст. 28.6 КоАП РФ).

Таким образом, протокол об административном правонарушении по общему правилу оформляется сразу после выявления факта нарушения. КоАП РФ предусматривает случаи, в которых постановление по делу формируется компетентным сотрудником без составления протокола об административном нарушении.

Состав сведений, указываемых в протоколе об административном правонарушении, регламентирован п. 2 ст. 28.2 КоАП РФ.

Обратите внимание! Правительство России обнародовало

Д анная статья - наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

• заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
• разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности , коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа .

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят ) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора - Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям - способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные .

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос - принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания . Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование организации или предприятия;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

• наименование структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• отметка о наличии приложений;
• место (помещение, офис) и время проведения заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
• дата подписания протокола;
• способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме , который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия , в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Свернуть Показать

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

• протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
• протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Свернуть Показать

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов - центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5 Цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

04.05.2011 - 05.05.2011

Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов - в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9

Свернуть Показать

г. Коломна Московской обл.

Пример 11

Свернуть Показать

с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ - чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12 Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Пример 13 Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14

Свернуть Показать

Председатель - Марков С.В.
Секретарь - Петрова А.И.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Пример 15

Свернуть Показать

Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М., Фомин П.П.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

Пример 16

Свернуть Показать

Присутствовали: 20 человек (список прилагается)

Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.

Пример 17

Свернуть Показать

Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад - (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пример 18

Свернуть Показать

Повестка дня:

1. Об утверждении Учетной политики на 2011 г.
   Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А.И.
2. О подготовке кредитной заявки в московское отделение Северо-Западного банка (ОАО).
   Доклад начальника правового управления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ - кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:

Пример 19

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Пример 20

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ - кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 21

Свернуть Показать

Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?

Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая - номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать - в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

1. кому - что сделать - к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

О кумулятивном голосовании читайте в статье Сергея Россола "

Оформляющая часть протокола

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24

Свернуть Показать

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется .

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Пример 25 Отметка о заверении копии протокола

Свернуть Показать

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Особенностям оформления протокола общего собрания участников в ООО и протокола акционеров в АО посвящена статья Сергея Россола "Протокол общего собрания акционеров и участников " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 4" 2011 на стр. 33

О том, как провести общее собрание акционеров / участников в АО и в ООО, читайте статью Сергея Россола "Годовое собрание в хозяйственных обществах " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 3" 2011 на стр. 62