Учет расходов связанных основной деятельностью. Личные расходы директора: можно ли жить за счет фирмы

Статья расходов является одной из самых важных позиций в учете. Этот элемент характеризует затраты организации, прямые и косвенные, связанные с производством, реализацией, продажей товаров и услуг и оказывает прямое влияние на ее конечную прибыль. Рассмотрим на примерах, что такое признание расходов в бухгалтерском учете в нашей статье.

Расходы и характеристики

Согласно действующим законодательным нормам в сегменте РСБУ расходы в бухгалтерском учете соответствуют и оцениваются по величине сокращения выгод предприятия с экономической точки зрения и классифицируются как результат снижения активов и роста долговых обязательств. Это явление влечет сокращение капитала фирмы, но в то же время служит фундаментом для развития предприятия, если подходить к вложениям взвешенно и разумно.

Синтетический и аналитический учет расходов предполагает их отражение на счетах учета по правилам формирования базы данных посредством использования регламентированного плана счетов и согласно первичной документации компании. В рамках ведения деятельности встречаются статьи, которые не могут быть признаны расходными элементами и сократить прибыль предприятия. К ним в обязательном порядке относятся:

• покупка учредителями активов вне оборота
• осуществление предварительной оплаты МП3 и других ценностей
• прямые расходы в бухгалтерском учете на капиталы других фирм
• приобретение ценных бумаг, валют и прочих аналогичных ценностей
• затраты в счет погашения кредитных обязательств и займов
• косвенные расходы в бухгалтерском учете сверх норм
• осуществление перечислений по комиссионным договорным отношениям

Есть еще и совершенно отдельная группа, так называемые, возмещаемые расходы. Правильно построенный бухгалтерский учет предполагает, что это затраты на дебиторскую задолженность и некоторые разновидности инвестиционных вкладов.

Основные виды расходных операций компании

Исходя из характера и природы затратной части, в рамках определенных коммерческих направлений выделяют следующие укрупненные виды расходов в бухгалтерском учете, а именно:

• затраты по обычной (или основной) коммерческой деятельности – она определяется ОКВЭД с учетом фактических объемов реализации по тому или иному направлению работы
• прочие расходные статьи, которые есть у всех без исключения юридических лиц – затраты на содержание административного аппарата и хозяйственного блока, расходы на обучение и профпереподготовку и т.п.

Может осуществляться группировка этих объектов по элементам и статьям, исходя из специфики бизнеса. Главное, чтобы необходимую для управления и отчетности информацию можно было получить быстро, она была достоверна и имела необходимый уровень аналитики. Расходы в бухучете – сложная категория, предполагающая обширную классификацию, пренебрегать которой не стоит.

Тонкости признания расходов ведения уставной деятельности

Признание произведенных трат расходами, используемыми для уменьшения выручки, осуществляется по определенным правилам. Они закреплены, в частности, в ПБУ 10/99. Документ утвержден 06.05.99 г. приказом №33н Минфина. Применяются нормы в той части, которая не входит в противоречие с правилами отражения расходов, закрепленными законом о бухучете от 06.12.11 №402-ФЗ. При этом неважно, собирается организация получить доход, выручку или прибыль (не путать с нормами налогового права, где периоды получения доходов и расходов по определенным операциям должны совпадать). Важно соблюсти определенные условия. К ним относятся:

• учет расходов основного производства или других групп должен осуществляться в рамках конкретных договорных обязательств
• проводки на счетах учета должны строго соответствовать информации в первичных формах и действующим нормативам
• должна присутствовать уверенность, что в ходе операции будет наблюдаться сокращение экономических выгод организации

На первый план выходит профессиональное суждение главного бухгалтера. Именно этот сотрудник обязан соблюдать все нормы РСБУ и отражать расходы в строгом соответствии с имеющимися первичными документами.

Пример

Компания перечислила аванс за материалы по ранее заключенному договору поставки, но это не будет признано расходом компании. Проводка в учете будет такая:

Дебет счета 60 Кредит счета 51 − перечисление аванса поставщику МПЗ (на счетах учета расходов операция отражаться не будет)

Данная трактовка связана с тем, что предварительная оплата за МПЗ не относится к категории расходных для фирмы по законодательным нормам. Также нельзя отнести эту часть к расходам и в связи с тем, что в ходе проведения мероприятия, выгоды фирмы с экономической точки зрения не потерпят уменьшения. Произойдет лишь изменение формы актива компании, из денег на банковском счете сформируется дебиторский долг.

Разновидности учета проводимых операций

Отражение расходов ведется следующим способами:

1. Первый вид учета – синтетический. Он осуществляется по обыкновенным и другим видам деятельности в рамках синтетических счетов на основании действующего плана счетов фирмы.
2. Аналитический учет должен создать их детальную картину в рамках каждого типа затрат по подразделениям фирмы и детальным статьям, а также по ассортиментному перечню.

Так осуществляется учет расходов будущих периодов, проводки составляются по синтетическим и аналитическим счетам.

Особенности расчета по расходам будущих периодов

Это отдельная группа расходов, представленная затратами за отчетный период, но они относятся к следующим временным интервалам и промежуткам. Например, это списание расходов будущих отчетных периодов для осуществления сертификации продукции, для покупки лицензионного ПО или для выделения бюджета на строительные работы. К ним относятся и полисы страхования на год вперед. В бухгалтерском учету расходов будущих периодов проводки осуществляются на основании счета 97 . Например, возможны следующие записи в учете:

• расходы для приобретения ПО: дебет счета 97 − кредит счета 60
• списание материалов на строительство: дебет счета 97 – кредит счета 10

Списание расходов: пример еще нескольких операций, которые предполагают учет расходов. Проводки будут следующие:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 97 – ежемесячное поэтапное списание затрат, накопленных на счете 97 в расходы текущего отчетного периода

В отечественной практике понятие «расходы» изложено в ПБУ 10/99 «Расходы организации» и в Налоговом кодексе РФ.

Расходами организации согласно ПБУ 10/99 признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов и возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала организации, за исключением уменьшения вкладов по решению собственников имущества.

Не признается расходами организации выбытие следующих активов:

* в связи с приобретением и созданием внеоборотных активов;

* вклады в уставные (складочные) капиталы других организаций, приобретение акций АО и иных ценных бумаг не с целью перепродажи (продажи);

* по договорам комиссий, агентским и иным аналогичным договорам в пользу комитента, принципала и т.п.

* в порядке предварительной оплаты материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг;

* в виде авансов, задатков в счет оплаты материально-производственных запасов и иных ценностей, работ, услуг;

* в погашение кредита, займа, полученных организацией.

Приведенный перечень выбытия активов, не признаваемых расходами, показывает, что понятие «расходы» предусматривает ограничение по цели использования ресурсов. Например, затраты на приобретение основных средств в отчетном периоде не будут признаны расходами. К расходам будут отнесены лишь амортизационные отчисления по приобретенным основным средствам. Кроме того, ПБУ 10/99 предусматривает ряд условий для признания расходов в бухгалтерском учете и в отчете о прибылях и убытках (см. п. 1.3).

Расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направления деятельности организации подразделяются:

* на расходы по обычным видам деятельности;

* прочие расходы.

Расходы по обычным видам деятельности -- это расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, выполнением работ и оказанием услуг, а также приобретением и продажей товаров. Учитываются они на счетах учета затрат на производство (20, 23, 25 и др.) и расходов на продажу (44).

Прочие расходы не учитываются на счетах учета затрат на производство. В конечном итоге их отражают на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Налоговым кодексом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиками (ст. 252).

Обоснованными считаются экономически оправданные затраты. С этой целью по некоторым затратам для целей налогообложения устанавливаются лимиты (нормы расхода), в пределах которых они подлежат признанию, -- по оплате суточных при нахождении работников в командировке, полевого довольствия, компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и некоторым другим расходам. В бухгалтерском учете подобные расходы признаются по фактическим затратам.

Документально подтвержденными считаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в установленном законодательством порядке. Следует отметить, что данное условие признания расходов в налогообложении не отличается от признания расходов в бухгалтерском учете, поскольку в бухгалтерском учете все записи в учетных регистрах осуществляются только на основе правильно оформленных бухгалтерских документов.

Состав расходов, признаваемых в налогообложении, несколько отличается от состава расходов, признаваемых в бухгалтерском учете.

Существенно отличаются классификации расходов для целей бухгалтерского учета и налогообложения. В налоговом учете расходы подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией продукции, и на внереализационные расходы.

Понятие «издержки» используется в основном в экономической теории в качестве понятия «затраты» применительно к производству продукции (работ, услуг). Понятия «затраты на производство» и «издержки производства» можно рассматривать как идентичные.

В качестве идентичных можно рассматривать также понятия «затраты на производство и продажу продукции», «издержки производства и обращения» и «расходы по обычным видам деятельности». Понятие «издержки производства и обращения» в настоящее время применяется в основном организациями торговли и общественного питания.

Любые расходы руководителя могут быть оплачены из бюджета компании - за счет прибыли, остающейся после выплаты всех налогов. Впрочем, некоторые расходы можно «повесить» на затраты, уменьшив налог на прибыль и фактически увеличив свой собственный доход.

Какие затраты руководителя БЕЗУСЛОВНО можно отнести на расходы?
Необходимо отметить, что законодательство РФ о налогах не содержит норм, связывающих отнесение затрат фирмы на уменьшение полученных фирмой доходов с тем, какое лицо производит эти расходы: руководитель или не руководитель.
Закон (ст. 252 НК РФ) в целях исчисления налога на прибыль устанавливает только следующие критерии:
1) расходы должны быть обоснованы, то есть экономически оправданы для деятельности конкретной фирмы,
2) расходы должны быть документально подтверждены, то есть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими эти расходы (например: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии со служебным заданием).
Такой же принцип и для принятия к вычету расходов в части НДС, но у покупателя обязательно должен быть счет-фактура, оформленный в соответствии со ст. 169 НК РФ.
Поэтому в случае налоговой проверки налоговый орган будет выяснять не только и не столько, кто произвел расходы денег фирмы (хотя это тоже немаловажный факт), а для какой цели эти расходы сделаны и какими документами они подтверждены. Аналогично будет выясняться вопрос расходов и обращения в суд, если спор об обоснованности расходов дойдет до суда.
Если руководитель одновременно входит в число владельцев фирмы, то вопрос об источнике денег для его расходов иногда решается не через прямое финансирование расходов за счет денег фирмы, а через регулярную (но, в соответствии с учредительными документами фирмы!) выплату дивидендов. В данный момент к налоговой базе по доходам, полученным в виде дивидендов от российских организаций российскими гражданами, являющимися налоговыми резидентами РФ, применяется налоговая ставка 9 процентов. Оставшиеся после налогообложения дивиденды руководитель может тратить по своему усмотрению. Бывает, что такой путь целесообразнее, чем обосновывать, для какой цели руководитель потратил деньги фирмы на «ужин в ресторане» или «номер в отеле».
Если же расходы обоснованы и подтверждены надлежащими документами, то в целях исчисления налога на прибыль не запрещено списывать расходы, обычно производимые руководителями при командировках или деловых встречах, например: на питание, аренду автомобиля, гостиничного номера или зала для переговоров, мобильную связь, Интернет и пр.
Бухгалтерам фирм, применяющих УСН или ЕСХН, нужно быть особенно внимательными и проверять каждый вид расхода на соответствие правилам НК РФ для УСН или ЕСХН, так как для этих спецрежимов не все расходы могут приниматься к уменьшению доходов, даже если расход обоснован с точки зрения производственной целесообразности самой фирмы. К документам, составленным на иностранном языке, необходимо прилагать перевод на русский язык.

Какие расходы руководителя оплачивать за счет фирмы можно с осторожностью?
Если бухгалтер имеет сомнения в том, что расход надлежаще обоснован и при этом сумма расхода не является для фирмы существенной, правильнее такой расход отнести за счет прибыли и не тратить потом время на споры об обоснованности такого расхода.
Если же такое решение не находит понимания, то руководителю желательно учитывать, что любые расходы, не подтвержденные надлежащими документами и/или выходящие за рамки разумных пределов по стоимости и/или по содержанию, могут быть предметом спора с налоговым органом. Например, расходы на вино, водку, пиво, сигареты, шоу-группы и т.п. при проведении деловых переговоров. Отсутствие отчета о командировке и/или бизнес-встрече очень нежелательно, т.к. налоговый орган может посчитать расходы на эти мероприятия необоснованными.

Какие «экзотические» виды расходов вам приходилось встречать у ваших клиентов?
Сейчас уже не «начало 90-х», и бизнес становится более образованным. Но бывают случаи, когда с корпоративных пластиковых карт, выдаваемых для использования в командировках, руководители фирм, особенно если они еще и владельцы бизнеса, производят расходы на личные нужды и нужды своей семьи. Например, приобретают парфюмерию, одежду, предметы интерьера, оплачивают развлекательные центры и т.п. Отнесение таких расходов «на себестоимость» фирмы законом не предусмотрено.

Что вы можете посоветовать руководителю, чтобы сократить риски начисления штрафов за неверно оформленные расходы (риски ошибок «штатной бухгалтерии»)?
«Штатная бухгалтерия» бывает разная по квалификации. Если руководитель имеет основания считать, что бухгалтер квалифицирован в вопросе оформления расходов, необходимо, чтобы бухгалтер провел с работниками инструктаж по оформлению расходов и составил им письменную памятку (как должны быть оформлены расходы, что можно принять на расходы, а что нельзя). Если же вышеуказанное решение не подходит, желательно пригласить стороннего специалиста для проведения данной работы, особенно если расходы руководящего звена регулярны и существенны по размеру. Кроме того, желательно примерно раз в полгода-год проводить проверку правильности оформления расходов силами внешних консультантов, которые имеют опыт участия в налоговых проверках и в судебных спорах. Это будет определенной подстраховкой для «штатной бухгалтерии» и уменьшит риски ошибок.

Ведущий эксперт ЗАО БК «ПАГ» юридической группы «Прайвэт Атторнейз Гроуп», управляющий партнер московского офиса.
www.pag-group.ru

Расходы директора должны быть обоснованы и документально подтверждены

	Максим СОКОЛОВСКИЙ

Затраты руководителя- как и любого сотрудника фирмы - регулируются главой 25 Налогового кодекса РФ. В соответствии со статьей 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

БЕНЗИН. Расходы руководителя на бензин могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но только при надлежащем оформлении путевых листов, в пределах нормативов расхода ГСМ и при условии служебного характера поездок.
МОБИЛЬНАЯ СВЯЗЬ. Затраты на телефонные переговоры также могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих доходы (пп.25, п.1, ст. 264 НК РФ). При этом такие телефонные переговоры должны носить служебный характер. Представители проверяющих органов настаивают на экономической обоснованности и производственной направленности расходов на мобильную связь. Для этого необходимо иметь детализированные счета операторов мобильной связи с указанием в них всех номеров телефонов абонентов, кодов городов (стран), дат и времени, продолжительности и стоимости разговора.

УЖИН В РЕСТОРАНЕ. Что касается таких затрат, как, например, ужин в ресторане с деловыми партнерами, то их можно отнести к представительским расходам. Однако здесь надо быть очень внимательным при оформлении данных расходов. Необходимо иметь оправдательно-распорядительную документацию: приказ руководителя о представительских расходах, отчет о проведенных переговорах с перечнем присутствовавших представителей других организаций, авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и т.д.

ТРЕТЬЯКОВКА В КАБИНЕТЕ. В нашей практике был случай, когда директор одной крупной компании приобрел картины известных художников и разместил их в своем кабинете. Обоснованием для приобретения таких дорогих картин было создание соответствующего имиджа компании.
В любом случае при принятии к учету каких-либо расходов необходимо быть готовым к обоснованию экономической целесообразности их осуществления, в том числе и в судебных инстанциях, а также иметь предусмотренную законодательством документацию, подтверждающую данные расходы.

Финансовый директор «Аудит Альянс»