Акт передаче документов новому директору образец. Акт приёма-передачи документов: образец

Все участники хозяйственного оборота обязаны вести бухгалтерский учёт - так установлено законом. Юридическая ответственность за его правильность и своевременность возложена на собственника или уполномоченного им руководителя предприятия, а также на главного бухгалтера.

Лица с правом подписи

Руководитель предприятия и главный бухгалтер, как правило, подписывают все бухгалтерские документы предприятия. Такое право закрепляется за ними законодательно или внутренними документами предприятия.

Полномочия руководителя обычно фиксируются в учредительных документах и контракте; полномочия главного бухгалтера могут закрепляться в его должностной инструкции, в приказе руководителя или в трудовом контракте.

Что делать, если меняются должностные лица

Смена директора или главного бухгалтера - дело довольно хлопотное и требует продуманного подхода. В этом случае предприятию нужно не только уведомить контролирующие органы и обслуживающий банк, но и правильно провести приём-передачу первичных бухгалтерских документов новому работнику.

Законодательно такой порядок предусмотрен только для бюджетных организаций; хозрасчётные предприятия определяют его самостоятельно, например, отдельным приказом или положением. В любом случае оформляется акт приёма-передачи документов, пример которого приведён ниже.

Исходя из сложившейся деловой практики, при смене лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учёта, на предприятии создаётся приказом специальная комиссия, которая проводит внутреннюю проверку и принимает документы у руководителя или главного бухгалтера.

Аудиторская проверка не является обязательной, однако предприятие может самостоятельно привлечь аудиторов, которые дадут заключение о состоянии бухгалтерского и налогового учёта. Такой документ может помочь предприятию избежать в будущем финансовых санкций проверяющих органов.

Если сменяющиеся должностные лица были материально ответственными, то проводится обязательная инвентаризация имущества и документов в установленном порядке.

Как правильно передать документы при смене директора или главного бухгалтера

За нарушение порядка ведения бухгалтерского учёта на предприятии для должностных лиц предусмотрена ответственность вплоть до уголовной, поэтому так важно правильно оформить приём-передачу документов при их смене.

Дела передаются вновь назначенному директору или главному бухгалтеру, а при отсутствии кандидатов – комиссии, или назначенному приказом работнику. Комиссия или ответственный работник впоследствии передают принятые документы вновь назначенному директору или главбуху. Если меняется главный бухгалтер, то принять документы может непосредственно руководитель предприятия.

Акт оформляется в трёх экземплярах: один – для сменяемого работника, второй – для назначенного, третий - для бухгалтерии. Акт приёма-передачи документов при смене директора подписывают члены комиссии или ответственный работник, главный бухгалтер и новый руководитель. А в случае смены главбуха это делают члены комиссии, руководитель предприятия и новый бухгалтер.

Акт приёма-передачи документов: образец

Акт приёма-передачи первичных бухгалтерских документов ООО "Ранг".

Дата, место составления.

Нами, директором ООО "Ранг" Павловым Иваном Трофимовичем, действующим на основании Устава, членами комиссии по приёму-передаче документов экономистом Лепта О.В., бухгалтером Кудь Н.П., архивариусом Руденко Т.Л., действующими на основании приказа, с одной стороны, и главным бухгалтером Алферовой В.А., действующей на основании приказа о приёме на работу и должностной инструкции, с другой стороны, составлен настоящий акт в том, что Алферова В.А. передаёт, а ООО "Ранг" в лице директора и комиссии принимает следующие документы ООО "Ранг" за период с апреля 2010 года по апрель 2015 года (подробный перечень):

• накладные на отпуск товара и налоговые накладные, акты на отпуск ТМЦ и товаров, договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, акты сверок;
• налоговую и финансовую отчетность;
• расшифровку сумм задолженности, активов и обязательств;
• документацию по зарплате;
• акты приёма-передачи документов в архив;
• акты проверок контролирующих органов (при наличии).

Директором и комиссией установлена недостача 1 налоговой накладной от 01.04.2014 года по договору поставки №3 от 01.01.2014 года. По данному факту от Алферовой В.А. получена объяснительная записка, и у контрагента письменно запрошен дубликат недостающего документа.

В остальном замечаний по ведению бухгалтерской документации не имеется.

Аудиторская проверка и инвентаризация не проводились в связи с отсутствием оснований.

Акт составлен в трёх аутентичных экземплярах: один - для Алферовой В. А., второй для бухгалтерии ООО "Ранг", третий для директора ООО "Ранг", и подписан тремя сторонами.

Совет юриста: для удобства перечень документации можно оформить в виде обязательного приложения к акту приёма-передачи.

Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

В 10-дневный срок со дня изменений предприятие должно уведомить налоговые органы о смене ответственного лица. Оформляется такое уведомление путём подачи утверждённой регистрационной формы.

Также нужно оформить для обслуживающего банка новую карточку с образцами подписей, заверенную нотариально.

Если на предприятии имеется электронная цифровая подпись, то следует обратиться в сертификационный центр для аннулирования старой и оформления новой цифровой подписи, необходимой для сдачи электронной отчётности.

В случае смены директора также нужно внести изменения в государственный реестр предприятий: для этого предусмотрен специальный бланк.

Ответственность и санкции

Если внутренней проверкой при передаче дел выявлены нарушения, комиссия должна истребовать от директора или главбуха письменные объяснения. Если документ пропал или уничтожен, необходимо письменно уведомить об этом правоохранительные органы и включить их представителя в комиссию.

Законом установлено, что ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учёта несут подписанты, однако это не освобождает предприятие от возможных санкций при проверках. Новый директор или бухгалтер не будут нести ответственность за ошибки предыдущего, а на предприятие, как субъекта хозяйствования, могут быть наложены финансовые санкции. Именно поэтому так важно правильно оформить процесс приёма-передачи документов при смене должностных лиц.

Акт передачи дел главного бухгалтера

Это сложная процедура, которая состоит из нескольких этапов. Одним из этапов этой процедуры является передача дел новому руководству организации.

Требование о передаче дел от прежнего руководителя новому на федеральном уровне содержится только в Законе «О банках и банковской деятельности» № 395-1 от 02.12.1990 г. В данном законе сказано: «При освобождении от должности единоличный исполнительный орган кредитной организации обязан передать имущество и документы кредитной организации лицу из числа ее руководителей».

Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. содержат требование о передаче дел при смене руководителя архива (п. 10.5 Основных правил). Законы, регулирующие деятельность основных видов коммерческих организаций (ОАО, ООО) такие требования не содержат.

Тем не менее, это не освобождает руководителя от документального оформления передачи дел при освобождении занимаемой должности.

Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н устанавливают обязательность проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц (п. 22 Методических указаний). Руководитель организации является материально ответственным лицом. Поэтому передачу дел целесообразно проводить по результатам .

Процедура передачи дел при смене руководителя законодательно не определена. Поэтому передача дел осуществляется в произвольной, но письменной форме. В настоящее время установилась практика оформления актов приемки – передачи. Содержание акта приемки – передачи определяется структурой и характером передаваемых дел, видом деятельности, масштабом организации. В любом случае акт должен быть предельно детализованным. В частности, по акту будут передаваться документы, которые хранятся непосредственно у руководителя:

• оригиналы учредительных документов;
• оригиналы банковских документов;
• оригиналы документов, подтверждающих права организации на имущество (свидетельства о праве собственности, договоры);
• оригиналы лицензий;
• печать организации, штампы, факсимиле, бланки;
• ключи, в том числе от сейфов, банковских ячеек, кабинетов;
• техника, ценные вещи, находящиеся в пользовании руководителя;
• контакты деловых партнеров и пр.

В акте может быть описано состояние конкретных дел/проектов, которые находились в непосредственном исполнении руководителя, на момент оставления должности; условия хранения документов, ценных вещей.

Акт приемки передачи является двусторонним документом. На нем проставляются подписи руководителя, оставляющего должность и руководителя, вступающего в должность. Акт приемки – передачи составляется в двух подлинных экземплярах.

Для оформления такого акта может формироваться комиссия из уполномоченных работников организации, что обусловлено важностью процедуры. Все остальные действия зависят от усмотрения сторон. Акт может дополняться и протоколами осмотра, документами фото съемки и пр.

Вам понадобится

• - материальные ценности;
• - документы нового и прежнего директоров;
• - ручка;
• - печать организации.

Инструкция

Уволить настоящего директора и принять на его должность другого имеет право учредительное собрание. Совет учредителей компании принимает решение и составляет протокол, который подписывает председатель учредителей и заверяет печатью организации. Содержание протокола гласит об действующего директора и приеме нового физического лица, который будет являться руководителем фирмы.

С прежним расторгается трудовой договор, а с новым - заключается. В нем прописываются права и сторон, право подписи имеет назначенный на должность руководитель с той и другой стороны, то есть как работодатель и принятый сотрудник.

После процедуры увольнения директора , принятия на должность нового и внесения в их трудовые книжки соответствующих записей руководители составляют акт приема-передачи материальных ценностей и документов организации в произвольной форме.

Основанием составления акта являются: решение совета учредителей об увольнении прежнего директора и протокол учредительного собрания о назначении нового директора . В нем прописываются номера и даты протоколов, фамилии, имена, отчества нового и бывшего директоров.

В содержании акта , в которой указан перечень документов, передаваемых на ответственное хранение вновь принятого руководителя предприятия. К данным материальным ценностям относятся учредительные документы фирмы, печать и т.д. В данном документе необходимо прописать наличие или отсутствие принимаемых дел, количество листов, оригиналов, копий, зафиксировать результаты инвентаризации по ним, выявить ошибки, если таковые имеются.

Акт приема-передачи подписывают новый и старый директора с указанием своих фамилий и инициалов, заверяют печатью организации. Ему присваивается номер и дата составления.

На руководителе компании лежит ответственность и в его ведомстве находится вся документация фирмы. В случае увольнения единоличного исполнительного органа организации по собственному желанию или снятия его с должности директора учредителями предприятия необходимо осуществить прием-передачу дел другому физическому лицу.

Вам понадобится

• - документы назначенного и снятого с должности директоров;
• - документы предприятия;
• - печать организации;
• - бланки соответствующих документов;
• - Трудовой Кодекс РФ.

Инструкция

Если генеральный директор предприятия решил уволиться по собственному желанию, ему нужно написать письмо, адресованное учредителям (единственному участнику) фирмы. Его следует направить на юридический адрес компании за месяц до предполагаемой даты увольнения. В течение указанного срока участники должны вынести данный факт на повестку дня учредительного собрания. Свое решение о снятии с должности старого директора и назначении другого физического лица совет учредителей должен зафиксировать в виде протокола, подписанного председателем и секретарем учредительного собрания.

Когда учредители решают расторгнуть с директором трудовой договор досрочно, им необходимо составить протокол о снятии его с должности и предупредить его об этом за месяц до предполагаемой даты. Им нужно также назначить другое физическое лицо единоличным исполнительным органом.

После прохождения процедуры снятия с должности старого директора и назначения на его место другого руководителя необходимо осуществить прием-передачу дел. Зафиксировать данный факт следует в виде акта. В нем следует указать персональные данные обоих директоров (нового и старого). В акте приема-передачи дел прописывается перечень учредительных документов, бухгалтерской и налоговой документации, фиксируется факт передачи печати фирмы. К нему должны быть приложены реестр всех документов, реестр замечаний к бухгалтерской отчетности, реестр недостающих документов (в случае проведения на предприятии аудиторской проверки). Необходимо заверить настоящий акт подписями снятого с должности и назначенного на нее директоров, печатью компании.

На директоре лежат полномочия действия от имени предприятия без доверенности. После составления акта обоим директорам необходимо заполнить заявление по форме р14001. Снятый с должности указывает нужные данные на листе З бланка и ставит галочку в пункте снятия полномочий, назначенный руководитель – в графе возложения таковых.

Источники:

• Увольняем директора
• как передать фирму

При смене специалиста, на котором лежит материальная ответственность, желательно осуществить передачу дел. Это оформляется соответствующим актом, а также инвентаризацией, проведенной в компании. Далее рассматривается порядок приема-передачи документации для главного бухгалтера, позиция которого является основной для фирмы.

Вам понадобится

• - бланк акта приема-передачи дел;
• - бланк уведомления;
• - бланк акта инвентаризации;
• - акты взаиморасчетов с контрагентами;
• - приказа о назначении главного бухгалтера;
• - документы предприятия.

Инструкция

На главном бухгалтере лежит ответственность за бухгалтерскую, налоговую, статистическую отчетность. При смене должностного лица обязательно составьте акт приема-передачи дел. Хотя нормами законодательства такой порядок не предусмотрен, не является обязанностью фирмы, желательно оформить этот документ, чтобы в дальнейшем у вновь принятого специалиста не возникло проблем с налоговыми органами, фондами РФ и контрагентами.

Не должна сказаться на деятельности , и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей. Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре. Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.

Что такое акт приема-передачи дел при смене директора

Являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.

Нормативное регулирование

И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:

• 402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
• 395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
• Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.

Кроме того процедура передачи дел может быть закреплена на корпоративном уровне:

• Положением о смене руководителя.

Кем и для чего составляется

Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:

• Лицо, передающее документы.
• Лицо, их принимающее.
• Глава комиссии.

Виды и особенности

Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:

• Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
• Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по . Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.

Как правильно составить

Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:

• Информационный блок с указанием , даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
• Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
• Опись документов и другого передаваемого имущества.
• Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.

Необходимые сведения

В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:

• Банковских документов.
• Документов, подтверждающих имущественные права компании.
• Договоров и контактов с партнерами.
• , штампов, бланков.
• Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:

• При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
• Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
• Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
• Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
• Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или , после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.

Наверное, каждому из нас хотелось бы, чтобы новое дело начиналось позитивно. Увы, везет не всем. Например, довольно часто вновь избранному руководителю компании, вместо приятного волнения и составления «свежих» планов развития, приходится пытаться получить от прежнего руководителя документы, необходимые для работы компании. Данная процедура неминуемо сопровождается направлениями множества писем с требованием о передаче бумаг, добрая половина из которых так и остается без внимания.

Ответ бывших директоров, как правило, один и тот же - документами не владею, мне их никто не передавал, а что касается хранения некоторых, прямо не поименованных законами или уставом (т.е. не названных в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 40-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»), то такой обязанности у меня нет. А некоторые экс-руководители настаивают на том, что у них вообще отсутствует необходимость сохранять бумаги. Для того, чтобы разобраться, имеют ли вышеперечисленные оправдательные аргументы право на существование, рассмотрим, что говорит об этой обязанности закон.

Согласно пункту 1 статьи 50 Закона об ООО, фирма должна хранить следующие документы: договор об учреждении общества, решение об его учреждении, устав со всеми изменениями, протоколы собрания учредителей (заседаний совета директоров, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии), свидетельство о госрегистрации компании, документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на балансе предприятия, внутренние документы общества, положения о его филиалах и представительствах; списки аффилированных лиц компании, различные заключения аудиторов, ревизионной комиссии, а также госорганов финансового контроля.

Компания, применяющая УСН, также как и фирма, находящаяся на ОСН, обязана хранить учредительные документы, бухгалтерскую отчетность и иную документацию, касающуюся деятельности компании. Исключение составляют лишь бухгалтерские балансы.

Кроме того, компания обязана сохранять документы, связанные с эмиссией облигаций и иных ценных бумаг общества, а также прочие документы, предусмотренные законодательством, уставом, внутренними распоряжениями общества, или решениями его участников или совета директоров. Все вышеперечисленные бумаги должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Далее, по общему правилу, пунктов 1 и 3 статьи 40 Закона об ООО, действия и обязанности общества приравниваются к действиям и обязанности его «единоличного исполнительного органа», т.е. директора.

Следует отметить, что в приведенной выше статье говорится о тех бумагах, которые регулируют скорее бизнес-процедуры и внутреннюю «жизнь» предприятия. Но чуть ли не половину документов компании, которые тоже нужно сохранить, составляют бухгалтерские бумаги: «первичка», регистры, балансы, отчеты. Согласно закону, их обязан хранить сам «экономический субъект» (п. 3 ст. 29 Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон о бухучете). А при смене руководителя документы бухучета обязательно должны быть переданы по установленным на фирме правилам (п. 4 ст. 29 Закона о бухучете). Кроме того, существует требование, согласно которому первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105).

Исходя из законодательных формулировок, обеспечить сохранность «фирменных» документов (в т.ч. и назначать сотрудников, ответственных за хранение) должны главбух и директор компании. И, по логике, они же должны следить и за тем, чтобы при «смене власти» все бумаги были переданы вновь избранному начальнику, так как организация правильной передачи документов – также неотъемлемая часть обеспечения их сохранности. Но, что греха таить, несмотря на то, что закон устанавливает требования по обеспечению сохранности документов, способов их возврата, которые бы реально и эффективно действовали на практике, на данный момент не существует. Можно назвать всего один. Речь идет об обращении в суд с требованием получить назад необходимые для нормальной деятельности компании бумаги.

В списке не значатся

Для примера приведу следующий спор. В одной фирме произошла смена руководства, и экс-руководителю предстояло передать новому начальнику учредительные документы, корреспонденцию и журналы ее учета, а также перечень имущества и правоустанавливающие документы, списки кредиторов и дебиторов, сведения о наличии акций, ценных бумаг и долей участия в других обществах. Кроме того, вновь избранный руководитель должен был получить приказы и распоряжения генерального директора и другие документы. Но, когда передача состоялась, то оказалось, что бывший руководитель располагает далеко не всеми бумагами. И у нее на это есть оправдание: во-первых, по мнению последней, нигде в законодательстве не указано, что за хранение бумаг должна была отвечать именно она. А во-вторых, нет никаких доказательств, что ей вообще передавали какие-либо бумаги на хранение.

Как бы то ни было, но требования о передаче действующему руководителю документации исполнены не были, и фирма решила истребовать все необходимое через суд.

Из своего опыта могу посоветовать оформить передачу бумаг Актом, где будут перечислены все переданные и полученные бумаги, а также уточнено – передавались ли оригиналы или копии...

Арбитрам ответчица пояснила, что, по ее мнению, обязанность директора вести учет и передавать информацию следующего характера: перечень кредиторов и дебиторов; сведения о крупных сделках с заинтересованностью, заключенных с одобрения общего собрания участников, сведения о сделках фирмы, материалы по судебным делам, стороной в которых является компания, в том числе судебные акты и исполнительные листы; список лиц, на которых оформлялись доверенности на представление интересов в государственных и иных органах, юридических лицах и др., с указанием срока действия доверенностей, не предусмотрена ни законодательством, ни уставом организации.

Однако арбитры первой, а вслед за ними и апелляционной инстанций не разделили такой точки зрения. По их мнению, обязанность руководителя хранить все документы, имеющие отношение к деятельности его компании, следует из содержания статьи 50 Закона об ООО. И если у ответчицы нет доказательств, свидетельствующих о том, что она уже передала все эти бумаги вновь избранному директору, то требование об их передаче – вполне правомерно и подлежит удовлетворению (решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области от 23.07.2014 г. по делу № А56-29561/ 2014, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.11.2014 г. по делу № А56-29561/ 2014).

Аргументы и документы

Итак, только что рассмотренное решение судьи «выстроили» на двух основных позициях. Во-первых, они имели твердую убежденность в том, что обязанность директора хранить документы фирмы напрямую следует из содержания пунктов 1 и 2 статьи 50 Закона об ООО1. А во-вторых, они основывались на необходимости доказательств передачи бумаг «старым» директором «новому» (соответствен но, отсутствие таких свидетельств говорит о том, что документы не передавались). Здесь хотелось бы отметить, что в рассмотренном споре судьи не обратили внимание на довод ответчицы, что истец не подтвердил факта о передаче нужных ему документов. Однако, как показывает практика, судьи сходятся во мнении, что данный вопрос – весьма принципиален. Ведь если им не удается выяснить, действительно ли новый руководитель получал искомые бумаги, то последний будет освобожден от требования их передачи (постановления ФАС Московского округа от 06.11.2013 г. по делу № А40- 131993/ 12-104-883, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2009 г. по делу № А36-499/ 2009, ФАС Московского округа от 11.07.2011 г. № КГ-А40/6623-11, ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.09.2014 г. по делу № А33-3318/ 2013).

«На организацию процесса передачи документов при смене руководителя компании следует обращать серьезное внимание, – отмечает Ника Алпатова, руководитель кадровой службы подмосковного производственного предприятия. – Из своего опыта могу посоветовать оформить передачу бумаг Актом, где будут перечислены все переданные и полученные бумаги, а также уточнено – передавались ли оригиналы или копии. Здесь же можно уточнить, сколько листов имелось в каждом документе».

Анна Мишина , для журнала «Расчет»

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев.