Акт в работе кадровой службы: особенности составления. Акты

Закон предусматривает порядок применения к работнику дисциплинарного взыскания.

В любом случае, нарушение работником своих обязанностей необходимо документально зафиксировать.

Среди документов, подтверждающих факт нарушения, могут выступать: докладная записка, акт о нарушении, а также решение специально создаваемой комиссии.

Основным документом в этом перечне является акт о нарушении.

Особенности акта

Акт о нарушении - специфический вид документа, в котором указывается факт совершения какого-либо нарушения работником, а также связанные с этим обстоятельства.

Среди нарушений, на основании которых может быть составлен акт, являются:

1. невыполнение трудовых обязанностей;
2. нахождение работника в рабочее время за пределами своего рабочего места (прогул);
3. нахождение на рабочем месте в пьяном виде;
4. другие.

Форма, порядок составления и содержание акта

Обычно данный акт составляется либо непосредственным начальником, либо работником отдела кадров.

Специальной формы для акта о нарушении не предусмотрено. Он может составляться как на специально отведённом для этого бланке, так и в свободной форме.

Обязательно следует указать следующую информацию:

1. Данные о работнике;
2. Время и место нарушения;
3. Лицо, составившее акт;
4. Информация о нарушении, с указанием на норму законодательства, которая была нарушена;
5. Объяснения нарушителя.
6. Подписи присутствовавших.

По правилам работник также обязан подписаться в акте. Однако если он это делать отказывается, то необходимо внести в акт отметку с указанием об отказе в подписи. При этом составитель удостоверяет факт отказа своей подписью.

Если работник явился в пьяном виде, то, прежде всего, следует подтвердить факт опьянения медицинским заключением, при возможности - найти свидетелей, которые в будущем могли бы подтвердить данное обстоятельство.

Акт регистрируется в организации, в которой трудится работник. Срок его хранения - 3 года.

Цели составления акта

Акт необходим в первую очередь для того, чтобы в случае обжалования работником наложения дисциплинарного взыскания работодатель смог использовать этот документ в качестве основного доказательства факта нарушения.

Отсутствие такого акта может повлечь для работодателя ответственность, в том числе и административную. Она наступит в том случае, если работник докажет применение работодателем дисциплинарного взыскания без наличия на то оснований. Таким образом, без наличия акта работодателю будет сложно доказать факт нарушения.

Ниже расположен типовой бланк и образец акта о нарушении вариант которого можно скачать бесплатно.

Акт – это документальное подтверждение какого-либо факта или события, подтверждение того, что это событие имело место в корпоративной – в нашем случае – жизни. Перечислить все виды актов не представляется возможным. Одни подтверждают прием или передачу каких-либо работ, документов или прочих ценностей. Другие являются подтверждением невыполнения сотрудником своих должностных обязанностей. Существуют и прочие акты. Какие они бывают, для чего служат, из чего состоят, как их правильно составить – об этом и многом другом и пойдет речь в данной статье.

Разновидности актов

Очень сложно предоставить весь перечень существующих актов, если это вообще возможно. Ориентироваться в основных видах этого документа должен каждый, кто в силу своей работы сталкивается с таким понятием.

Итак, самыми распространенными в использовании видами актов являются:

• акт приема-передачи;
• акт инвентаризации;
• акт осмотра;
• акт ;
• акт нарушения, в том числе, трудовой дисциплины, например, ;
• акт выделения к уничтожению и другие.

С какой бы ситуацией вы не столкнулись в работе, если вам необходимо зафиксировать, документально подтвердить что-либо, смело составляйте акт и фиксируйте всю необходимую информацию. Это будет полноценный документ, имеющий юридическую силу, разумеется, при его правильном оформлении.

Кто имеет право на составление акта и как это правильно сделать

Если актирующих организаций две или несколько, в свободной или в утвержденной законом форме фиксируется событие, затем акт подписывается каждым из руководителей или уполномоченным им лицом. Подписи заверяет печать каждой из сторон. Для примера можно вспомнить все тот же акт приема-передачи, скажем, выполненных работ: одна компания – исполнитель – расписывается по факту выполненных работ, а другая компания – заказчик – своей подписью подтверждает, что работа выполнена качественно и никаких претензий к исполнителю нет.

Немного сложнее состоит дело с внутренними актами. Здесь обязательным является наличие свидетелей, как правило, это три-четыре сотрудника.

Кроме этого, акт может создаваться в результате деятельности заранее созданной комиссии. Ярким тому примером является комиссия по инвентаризации (акт инвентаризации).

Из чего состоит акт

Каждый акт состоит из нескольких частей. Вводная часть содержит:

• название организации
• название самого документа (АКТ), после чего указываем причину составления акта:

выполненных работ

списания материальных ценностей

• и место составления акта
• гриф утверждения акта руководителем (главой) компании – только при необходимости.

• текст
• перечень приложений (не всегда, только если они есть)
• количество экземпляров
• подписи тех, кто принимал участие в составлении акта
• подписи присутствующих при его составлении
• подпись работника, относительно которого данный акт составляется; бывают случаи, когда сотрудник отказывается ставить подпись, подтверждая, что он ознакомлен с актом. В этом случае в обязательном порядке делается соответствующая отметка.

Текст акта

Текст документа пишется от лица того, кто его составляет: указывается ФИО, занимаемая должность, список присутствующих при составлении и описание самого события. При этом описываем все максимально точно, объективно, никаких домыслов или догадок. Если есть факты – указываем, как и всевозможные измеримые показатели.

Мною, старшим менеджером отдела продаж компании «Вымпелтелеком» Сурпаевой Маргаритой Сергеевной, в присутствии менеджера по связи с общественностью Суркова Виктора Иосифовича и заместителя начальника отдела продаж Викторовой Ларисы Петровны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

Работник компании, Закарян Георг Гагикович, занимающий должность оператора компьютерного набора, находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Г.Г. Закарян вел себя несдержанно, агрессивно, использовал нецензурные выражения. Объяснительную записку составлять отказался.

Настоящий акт составлен в одном экземпляре.

Образец акта

Закрытое акционерное общество

«Развлекательный центр Лайм Плюс»

(ЗАО «РЦ Лайм Плюс»)

списания материальных ценностей

Мною, старшим администратор развлекательного комплекса «Лайм Плюс» Сидоровой Светланой Андреевной, в присутствии заведующего хозяйственной частью Иванцова Петра Романовича, начальника смены Федотова Игоря Ивановича и маркера смены Психеевой Ирины Владимировны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

В связи с механическим повреждением и невозможностью ремонта кия, последний был списан с баланса бильярдного зала №2.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Старший администратор Сидорова С.А. Сидорова

Заведующий хоз.частью Иванцов П.Р. Иванцов

Начальник смены Федотов И.И. Федотов

Маркер смены Психеева И.В. Психеева

Ч тобы применить к работнику дисциплинарное взыскание любого вида, нужно подтвердить его вину документально (п. 38 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Подтверждающим документом, в большинстве случаев, как раз является акт. И неважно, какой из трех видов дисциплинарной ответственности будет выбран в итоге работодателем для наказания работника: в любом случае все начинается с акта, в котором фиксируется проступок. Рассмотрим акт с точки зрения делопроизводства: что это за документ и какие реквизиты оформляются при его составлении, приведем примеры.

Акт как документ

Согласно теории делопроизводства, акт является информационно-справочным документом, цель которого - документально подтвердить произошедшее событие.

В канцелярии и других отделах акты могут оформляться по самым разным случаям. Вряд ли представляется возможным перечислить их все, а значит, и виды актов. Так, например, только в архивном деле и только утвержденных официально форм актов набирается с десяток . Кроме правил архивов, есть множество других документов, регулирующих самые разные производственные и бизнес-процессы, которые содержат собственные формы актов.

Отдел кадров прибегает к составлению актов в основном, когда нужно подтвердить факт совершения дисциплинарного поступка работником.

Приведем фрагмент документа «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению», утвержденного Росархивом (далее - Методические рекомендации).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия;

2-й экземпляр - коммерческий отдел;

3-й экземпляр - покупатель.

Это общие правила составления актов, к которым следует прибегать в случае, если для составляемого документа нет утвержденной формы (как, например, форма акта о несчастном случае на производстве, которая утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 24.10.2002 № 73).

Комиссия

Собирать комиссию немедленно для актирования и расследования дисциплинарных проступков не совсем верно. Комиссия является совещательным коллегиальным органом при руководстве и создается специальным приказом.

К сведению

Свернуть Показать

Если постоянно действующей комиссии в компании нет, то ее придется создать стихийно. Нарушения в этом не будет. Но создавать комиссию под конкретный дисциплинарный проступок часто просто нет времени. Пока вы создаете комиссию, опаздывающий работник придет, и его опоздание не будет зафиксировано. Исключение - комиссия по расследованию несчастного случая или если нарушение массовое, например, когда провинилась целая группа работников. Но и тогда комиссия, получается, создается постфактум: сначала они провинились (что надо заактировать сразу, иначе потом не доказать их проступок) и только потом создается комиссия по расследованию. Иногда слово «комиссия» используется для обозначения людей, которые составляют акт, но на самом деле совещательным органом не являются.

Имейте в виду, что случайные свидетели того, как работник явился на работу пьяным, - это не комиссия. Акт составляется теми сотрудниками организации, которые присутствовали при нарушении, а так как нарушение редко происходит «в моменте», то время на то, чтобы собрать для составления акта нужных коллег, обычно есть. Таким образом, для составления акта о дисциплинарном проступке целесообразно пригласить:

• начальника отдела кадров, который проследит за тем, чтобы документ был составлен правильно;
• непосредственного начальника «виновника торжества», который обязан следить за тем, чтобы его подчиненные соблюдали трудовую дисциплину;
• кого-то из работников - непосредственных свидетелей происшествия.

В этом случае акт начинается с речевого клише «Мы, нижеподписавшиеся (перечисляются с указанием должностей, профессий), составили настоящий акт о том, что…».

Если все-таки акт составляется специально созданной комиссией, действующей на основании приказа , то данный акт начинается со слов «Комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…». Если комиссия выполняет приказ руководства, то фраза расширяется: «Во исполнение приказа от… №… комиссией в составе… составлен настоящий акт о том, что…».

Реквизиты акта

То, что акт составляется в отделе кадров, не означает, что можно пренебрегать правильным оформлением его реквизитов. Именно они, в конечном счете, придают документу юридическую силу.

В условиях офиса акт оформляется на общем бланке компании для документов. На нем расположены реквизиты:

• наименование организации: полное, как в уставе, и сокращенное, если оно внесено в устав;
• дата документа (дата составления акта в нашем случае), а при необходимости - и время (см. Пример 3);
• регистрационный номер документа;
• место составления документа (допускается не указывать, если наименование населенного пункта входит в наименование организации).

К сведению

Свернуть Показать

Требований об указании в акте точного адреса события в методических документах не содержится. Обычно точное место указывают, если это имеет принципиальное значение или актируемое событие происходит вне офиса. Даже при фиксации отсутствия на рабочем месте указывать точный адрес имеет смысл, если есть документ, где закреплен точный адрес рабочего места работника вплоть до кабинета. А если рабочее место работника - ООО «АБВ», отдел продаж, то и в акте достаточно указать место составления документа по ГОСТу. Однако если вы укажете полный адрес - ошибкой это не будет (см. Примеры 3 и 4, где указан полный адрес, и Пример 5, где указан лишь город).

В «полевых» условиях, когда акты пишутся, часто в буквальном смысле, «на коленке», все перечисленные реквизиты общего бланка придется воспроизвести на бумаге вручную или запастись несколькими чистыми бланками заранее.

Кроме указанных, оформляются следующие реквизиты:

• наименование вида документа: АКТ;
• заголовок к тексту документа: это информация, о чем составляется акт: о дисциплинарном проступке, о появлении на работе в состоянии опьянения, об опоздании на работу (см. Примеры 3 и 5, где заголовок к тексту акта указан по-разному, оба варианта допустимы);
• текст документа. Текст акта должен последовательно изложить событие. Никаких оценочных суждений в акте быть не должно, исключительно факты. Так, коллеги не могут судить, насколько «сильным» было алкогольное опьянение работника, такие оценки дает только врач и только после проведения соответствующих анализов. Второй негативный пример: в отсутствие работника на рабочем месте писать фразу «без уважительной причины». Если человек не позвонил начальнику с сообщением, что задержится, это не означает, что он злостно и цинично нарушает трудовую дисциплину. Поэтому осторожно с прилагательными, указывайте только факты. Текст пишется от третьего лица («работник появился», «время не установлено»), официально-деловым стилем речи, то есть четко, коротко и внятно;
• подписи членов комиссии с указанием должностей (профессий), расшифровок подписей и даты подписания.

Наконец, если к акту прилагаются какие-либо подтверждающие документы, может быть оформлен и реквизит «Приложение», как в Примере 4. Тогда в тексте после наименования прилагаемого документа в скобках пишется слово «прилагается», а ниже текста после слова «Приложение» (или «Приложения») указываются количество экземпляров приложенных документов и количество листов в каждом из них.

Акт и работник

Работника, в отношении которого составлен акт, нужно обязательно ознакомить с документом, «героем» которого он стал. При условии, конечно, что работник присутствует при его составлении и в состоянии прочесть и написать несколько слов.

Ознакомление производится с уже готовым актом, который подписали все составители.

Отметку об ознакомлении с актом проштрафившийся работник пишет собственноручно (см. также Примеры 3-5).

Пример 1

Свернуть Показать

Если работник отказывается знакомиться с актом, то соответствующую отметку ставят составители акта или члены комиссии (см. также Пример 4).

Сотрудничество Заказчика и Исполнителя нацелено на получение определенного результата в виде выполненных работ или оказанных услуг. Для приемы этого результата сотрудничества необходим акт выполненных работ или оказанных услуг.

Что такое акт выполненных работ

Акт выполненных работ — это двухсторонний бухгалтерский документ, который необходим для подтверждения факта выполнения работ (оказания услуг) Исполнителем и принятия этих работ (услуг) Заказчиком в рамках какого-то договора между ними. Правильно оформленный акт выполненных работ, который подписан обеими сторонами и заверен печатями организаций, доказывает то, что все работы (или услуги) выполнены в необходимом объеме и Заказчик не имеет претензий к качеству этих работ (услуг).

Акт выполненных работ составляется Исполнителем в 2-х экземплярах, по одному для каждой из Сторон договора. В нем отражаются все виды выполненных работ (оказанных услуг) со сроками и их общей стоимостью.

Выполненные работы или оказанные услуги

В соответствии с определениями в Налоговом Кодексе, работа отличается от услуги тем, что имеет некое материальное выражение, которое может быть реализовано для удовлетворения физических лиц или потребностей организации. Иными словами, Исполнителю работ есть показать и представить, а Заказчику этих работ есть что принять. В результате выполнения работ составляется Акт приёма-сдачи работ или Акт выполнения работ. В случае с оказанием услуг результат нематериален т.к. услуга потребляется в процессе ее оказания, соответственно, Исполнителю нечего показать и представить Заказчику и в таком случае составляется Акт оказания услуг, который подтверждает то, что услуга фактически была оказана. Довольно часто различия между услугами и работами вызывают много споров и оказываются очень условными.

На данный момент нет утвержденной унифицированной формы бланка акта выполненных работ или указанных услуг. Существует два вида официальных форм, которые, максимально приближены к акту выполненных работ и оказанных услуг:

• Форма КС-2, которая отображает факт выполнения работы
• Форма КС-3, которая отображает общую сумму денежных средств, затраченных на выполнение работ

Ввиду того, что все организации могут самостоятельно разрабатывать и использовать форму документа о выполненных работах или оказанных услугах данные формы не нашли массового применения. Скажу честно, я знаю про их существование, но никогда не использовал в работе.

Форма акта приемки выполненных работ

Типовой акт выполненных работ или оказанных услуг должен содержать следующую информацию:

1. Номер документа для его регистрации в бухгалтерии
2. Дату составления документа
3. Полное наименование организации Исполнителя
4. Полное наименование организации Заказчика
5. Номер договора, согласно которому составляется акт выполненных работ
6. Номер счета, который предоставляется Заказчику для оплаты
7. Название и объем произведенных работ или оказанных услуг
8. Сроки выполнения работ или оказания услуг
9. Общая стоимость выполненных работ (оказанных услуг) с учетом НДС
10. Подпись и печать уполномоченного представителя Исполнителя
11. Подпись и печать уполномоченного представителя Заказчика

Образец акта выполненных работ

Форму акта выполненных работ можно сказать по этой ссылке –

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

• Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
• В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
• Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.