Как аннулировать пробитый кассовый чек. Как аннулировать кассовый чек

ИП, УСН, кассир допустил ошибку и пробил чек на сумму не 7 200,00 а 720 000,00. После этого сразу заметил ошибку сразу же оформи" Акт по неиспользованным кассовым чекам (в то числе ошибочно пробитым)". В акте указали эту сумму, как ошибочно пробитую. В книгу журнал кассира-операциониста занесли эту сумму в 15 графу. Достаточно ли вышеуказанных документов или есть еще что-то, что мы не учли? Существуют ли штрафные санкции за подобную ошибку и каковы они?

сообщаем следующее : если в кассовом чеке была указана сумма большая, чем стоимость покупки, и ошибка была обнаружена сразу же, ошибочный чек нужно погасить. В конце смены на всю сумму платежа по ошибочному чеку составляется акт по . Погашенный чек наклеивается на лист бумаги и прикладывается к акту. Кроме того, ошибочная сумма указывается в графе 15 . При этом покупателю следует выдать новый чек с правильной суммой платежа.

Если предприниматель сделает все по правилам, штрафных санкций за допущенную, но исправленную ошибку, не последует.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и «Системы Главбух» vip-версии.

1. Ситуация: Что делать, если кассир-операционист пробил кассовый чек с ошибкой в сумме платежа

Ответ на этот вопрос зависит от двух факторов:

• какая сумма пробита в чеке: больше, чем стоимость покупки, или меньше;
• может ли кассир-операционист заменить ошибочный чек правильным или нет.

Если в кассовом чеке указана сумма большая, чем стоимость покупки, возможны два варианта.

Если ошибка обнаружена сразу же (например, если покупатель еще не отошел от операционной кассы), покупателю следует выдать новый чек с правильной суммой платежа. Ошибочный чек нужно погасить. В конце смены на всю сумму платежа по ошибочному чеку составьте акт по . Погашенный чек наклейте на лист бумаги и приложите к акту. Кроме того, ошибочную сумму укажите в графе 15 .*

Порядок действий при обнаружении ошибки в конце смены (когда заменить выданный чек невозможно) законодательно не урегулирован. Тем не менее на практике можно поступать так же, как и в первом случае. Составьте акт по и укажите в нем разницу между правильной и ошибочно пробитой суммой платежа. Эту же разницу отразите в графе 15 .

Приложить к акту неправильный чек в этом случае не удастся. Поэтому при проверке налоговая инспекция может обвинить организацию в неоприходовании наличной выручки. Ответственность за такое нарушение предусмотрена Кодекса РФ об административных правонарушениях. Решать спор придется в арбитраже. Некоторые судьи считают, что исправление подобных ошибок в отсутствие кассовых чеков правомерно (см., например, постановления ФАС , Северо-Западного округа ,).

Если в кассовом чеке указана сумма меньшая, чем стоимость покупки, кассиру-операционисту достаточно пробить дополнительный чек на разницу. Сделать это можно сразу после того, как был обнаружен излишек денежных средств в кассе. В противном случае при проверке налоговая инспекция может привлечь организацию к ответственности за совершение административного правонарушения. По Кодекса РФ об административных правонарушениях, к неприменению ККТ приравнивается, в частности, пробитие чека с указанием суммы, меньшей, чем та, которую уплатил покупатель ( , постановления ФАС , ).

2. Статья: Кассир выбил кассовый чек с ошибкой

Что предпринять? Попросите кассира составить акт «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» по . Заберите неверный чек вместе c актом в бухгалтерию. Проследите, чтобы ваш кассир правильно заполнил журнал кассира-операциониста (), в котором ему нужно указать сумму по ошибочному чеку в .*

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

От ошибок, в том числе при обращении с ККТ, никто не застрахован. Вам нужно ознакомиться с данной статьей, чтобы знать, как обезопасить себя от последствий в случае, если подобная ситуация случится у вас.

Ошибочно пробитый чек означает, что деньги по нему в кассу фактически не поступили. Проверяющие могут посчитать подобные средства неоприходованной выручкой, поскольку сумма отражена в фискальной памяти вашей ККМ. За неоприходование кассовой выручки юридическое лицо могут оштрафовать на 40 000-50 000 руб., а руководителя организации на 4000-5000 руб. по КоАП РФ. Соответственно задача бухгалтера - проследить за тем, чтобы кассир правильно оформил документы к ошибочному чеку, чтобы не дать повода кому-либо считать неполученную выручку сокрытой.

Правила оформления документов в отношении неверно выбитых чеков прописаны в Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином России 30.08.93 № 104 (далее - Правила № 104). Итак, рассмотрим по порядку, что же нужно сделать.

Действие № 1

Кассир должен оформить акт

В конце смены попросите кассира в одном экземпляре составить акт по , утвержденной (далее - ). В указывают номер ошибочного чека и его сумму в графах 4 и 5 соответственно. Подписывают документ кассир-операционист, старший кассир, заведующий отделом (секцией), а также руководитель предприятия. Лучше, если также свою подпись поставит и главный бухгалтер. Поскольку именно он является ответственным за ведение кассовой книги и соответственно за полноту оприходования выручки в кассу организации ( Положения о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П).*

На заметку

Чеки печатаются на термобумаге, которая со временем полностью обесцвечивается. Чтобы документ смог сохраниться как минимум пять лет, сделайте ксерокопию чека и приложите ее к к акту КМ-3 вместе с оригиналом.

Поскольку деньги по ошибочному чеку не были получены, возвращать их кому-либо не нужно. как раз подтверждает разницу между показаниями фискальной памяти ККМ и фактической выручкой.

Дополнительно вы можете попросить кассира написать объяснительную записку в произвольной форме, в которой он укажет причину допущенной ошибки. Эту записку также приложите к . И хотя налоговики не имеют права требовать обязательного наличия такого документа, поскольку Правил № 104 не содержит подобных указаний, на практике они иногда это требование предъявляют. Поэтому, чтобы избежать споров с инспекторами, вы можете подготовиться заранее.

Действие № 2

Снимите копию с чека и подклейте его

Получив от кассира чек, погасите его, то есть поставьте штамп «Погашено». А затем, чтобы не потерять, наклейте на лист бумаги, приложите к и храните вместе с другими кассовыми документами за эту дату не менее пяти лет ( постановления Правительства РФ от 30.07.93 № 745). Также желательно снять копию с кассового чека и приложить ее к вместе с оригиналом. Дело в том, что чеки печатают на термобумаге, которая со временем полностью обесцвечивается, поэтому, чтобы избежать претензий налоговиков, лучше подстраховаться.*

Подсказки от сайта e.сайт

Где взять бланк акта о возврате денежных сумм по форме КМ-3

Подписчики электронного журнала могут скачать бланк с сайта журнала «Упрощенка». Для этого зайдите на . Находясь на главной странице, вверху в меню выберите раздел «Формы». В поисковой строке наберите название бланка «КМ-3», и система предложит вам образец, который можно как скачать себе на компьютер, так и распечатать.

Действие № 3

Кассир оформляет журнал кассира-операциониста

После того как ваш кассир снимет Z-отчет, проследите, чтобы он правильно заполнил все графы в журнале кассира-операциониста (). А именно: в «Сумма выручки за рабочий день (смену)» необходимо, чтобы он записал всю выручку за день так, как отражено у вас в Z-отчете. В «Сдано наличными» кассир впишет сумму уже за минусом данных по ошибочному чеку. А в «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» кассир впишет как раз сумму по чеку с ошибкой.*

На заметку

Кассовые и банковские операции нужно оформлять на унифицированных бланках

С 1 января 2013 года действует правило, согласно которому каждая организация и предприниматель сами решают, при помощи каких документов оформлять хозяйственные операции (). Можно пользоваться как унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом, так и теми, что разработаны самостоятельно. Главное - отразить соответствующее решение в учетной политике по бухучету. На практике удобнее продолжать пользоваться унифицированными бланками, меняя при необходимости их под свои запросы.

Однако есть и те документы, которые нужно продолжать оформлять лишь на унифицированных бланках, не внося каких-либо изменений. Речь идет о кассовых и банковских документах. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость, а еще платежные поручения, аккредитивы, инкассовые поручения и т. д. В такие документы вносить какие-либо изменения нельзя - это следует из и .

О том, что акт «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» нужно оформлять только на унифицированном бланке по , в упомянутых документах не сказано. Однако мы рекомендуем пользоваться именно унифицированной формой акта, потому как операция затрагивает отражение кассовых операций в учете.

Действие № 4

В учете отразите фактически полученную выручку

Когда вы будете оформлять приходный кассовый ордер на сумму дневной выручки, из суммы по Z-отчету вычтите данные по ошибочно пробитым чекам. Тогда вы оприходуете в кассу компании именно ту сумму денег, которая фактически получена. Расходный кассовый ордер на неверную сумму оформлять не нужно.*

В бухгалтерском учете будут проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

Поступили средства от покупателей;

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90

Отражена выручка от продажи товаров.

Пример. Заполнение акта о возврате денежных сумм (форма КМ-3) на примере ООО «Салют»

В ООО «Салют» кассир-операционист А.К. Маслова 12 марта 2014 года, работая на кассовом аппарате АМС-100К, случайно выбила чек на сумму 7000 руб. вместо чека на сумму 700 руб. Ошибочный чек она оставила у себя и поставила на него штам «Погашено». А покупателю выбила новый на верную сумму.

Кассир заполнила акт КМ-3, в котором, помимо нее, подписи поставили генеральный директор, заведующая отделом, старший кассир, а также главный бухгалтер. Заполненный образец акта КМ-3 ставлен далее.

В конце смены кассир-операционист сняла Z-отчет, наличная выручка по отчету с гашением составила 123 000 руб. Затем А.К. Маслова заполнила журнал по форме КМ-4, в котором:

В графу 10 - записала сумму 123 000 руб.;

В графу 11 - 116 000 руб. (123 000 руб. – 7000 руб.);

В графу 15 - 7000 руб.

3. Статья: Как аннулировать чек с ошибкой и скорректировать внутренний учет

Даже самый опытный кассир может отвлечься и выбить покупателю неверный чек. По закону такая невнимательность считается нарушением кассового порядка. Поэтому важно как можно скорее аннулировать ошибочный документ. Как это сделать, чтобы у проверяющих не было вопросов, рассказывает старший бухгалтер «Пальмира ТЦО» Святослава Пучкова.

СОВЕТ № 1

Заберите у покупателя ошибочный чек и выдайте новый

Бывает, что кассир по ошибке выдает чек на сумму большую, чем нужно. Это случается, когда пробит лишний товар или одну и ту же позицию почему-то провели два раза. Если покупатель все еще перед вами, сразу же следует пробить ему новый чек на верную сумму. А ошибочный забрать. На нем нужно поставить штамп «Погашено» и попросить расписаться руководителя магазина.

Когда смена закончится, составьте акт о возврате денежных сумм. У него есть утвержденная . Акт понадобится в одном экземпляре. В нем нужно отметить номер чека и сумму, на которую он выбит. На эту сумму уменьшится выручка кассы. Сам чек удобнее наклеить на бумагу и приложить к акту. Последнее действие – сдать эти документы в бухгалтерию.

Если чек пробит на меньшую сумму, нужно пробить второй чек, который «доберет» недостаток на первом. Оба чека кассир передает покупателю. Если этого не сделать, налоговики выпишут штраф. Формально это неприменение кассового аппарата.*

СОВЕТ № 2

Если чек вернуть невозможно, напишите объяснительную

Если оплошность с чеком обнаружили уже после закрытия смены, после снятия Z-отчета в журнала кассира-операциониста нужно вписать сумму с учетом неверного чека. В указывается выручка, которую реально сдали. Ну, а сумму, на которую выбит ошибочный чек, следует вписать в .

От кассира потребуется написать объяснительную о причинах ошибки. А затем найти в контрольной ленте ошибочный чек.

Если аппарат не выдает ленту, придется вызывать помощь из техподдержки вашей ККМ. Специалист извлечет из ЭКЛЗ неверно пробитый чек. Когда точная цифра ошибки будет известна, кассир заполняет журнал по упомянутым позициям: выручка по кассе, реальная выручка, разница в виде суммы неправильного чека.

К объяснительной лучше приложить чек и акт о возврате по . Пакет документов передайте в бухгалтерию.*