Как составить возвратную накладную на товар образец. Особенности возвратной накладной

Возвратная накладная сопровождает операции по передаче товара поставщику. Случаи, когда организация или предприниматель может вернуть закупку, устанавливаются не только договором купли-продажи (поставки), но и законодательством. В частности, покупатель (ООО или ИП) может вернуть товар по возвратной накладной, если:

• продавец в установленные сроки не передал документы или принадлежности, относящиеся к товару;
• поставка не соответствует количеству или ассортименту, установленным в договоре;
• выявлены существенные нарушения качества или товар поставлен в ненадлежащей упаковке (то есть обнаружены неустранимые недостатки или недостатки, на исправление которых потребуются значительные расходы или время);
• продавец в разумный срок не выполнил требования о доукомплектовании товара, в то время как договором предусмотрена поставка товаров в комплекте;
• продавец не предоставил необходимую и достоверную информацию о товаре.

Возвратная накладная всегда составляется в двух экземплярах: один передаётся продавцу, другой остаётся у покупателя и является основанием для отражения в учёте операции по возврату. На основании возвратной накладной товар ненадлежащего качества возвращается поставщику. При этом поставщику может быть предъявлена претензия, в сумму которой включается покупная стоимость товара и все расходы, понесённые в связи с продажей (например, транспортные расходы).

Унифицированной формы возвратной накладной нет, в различных ситуациях она составляется в свободной форме или за основу берётся типовой бланк. Например, форма № ТОРГ-12, № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3.

Если товары к моменту решения о возврате приняты на учёт, тогда роль возвратной накладной выполняет накладная по форме № ТОРГ-12. Это унифицированная форма товарной накладной (утверждена постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 г.), которая применяется для оформления отпуска или продажи товарно-материальных ценностей. Если документ составляется для передачи некачественного товара, то в заполненном бланке это нужно отметить, а также поставить ссылку на реквизиты акта о признании товара некачественным по форме № ТОРГ-2 (для российского товара) или № ТОРГ-3 (для импортного товара). На основании актов составляется претензия поставщику. В розничной торговле возвратная накладная не оформляется: достаточно заявления покупателя, гарантийного талона и кассового чека, выданного при продаже.

Вернуть товар можно непосредственно во время приёмки поставки, если нарушение условий договора (например, некомплектность или брак) обнаружено именно в этот момент. В этой ситуации возвратная накладная не составляется. Достаточно оформить акт об установленном расхождении по количеству и качеству (№ ТОРГ-2, № ТОРГ-3) и сделать соответствующую отметку в накладной, выставленной поставщиком. Если нарушение обнаружено позднее (например, при предпродажной проверке), то возврат, его сроки и составление возвратных документов нужно согласовать с поставщиком (условия могут указываться в договоре купли-продажи).

Когда товар соответствует качеству, бывает, случаются ситуации, когда необходимо вернуть часть партии или всю партию поставщику. Для осуществления этой процедуры требуется составление определенных документов, например, возвратная накладная. До настоящего времени унифицированная форма данного документа не разработана, но имеются особые бланки: ТОРГ-12, ТОРГ-2 и ТОРГ-3.

Обратите внимание, что при розничной торговле оформление таких документов не требуется. Для возврата хватит того, что при вас будет товарный чек, талон гарантийного обслуживания или заявление самого потребителя. Только чтобы возвращать крупные партии и вести учет больших поставок понадобиться составлять возвратную накладную

ГК РФ предполагает, что у потребителя есть право возвратить поставщику товар только в случае несоответствия положениям договора, заключенного между поставщиком и покупателем.

Давайте рассмотрим причины, при которых можно вернуть приобретенный товар поставщику (продавцу):

Во-первых, товар не соответствует по комплектности, количеству или качеству договоренностям, указанным в договоре.

Во-вторых, продавец не представил сопроводительные документы на продукцию в установленные договором сроки.

В-третьих, продавец обнаружил несоответствие по качеству, и оно не может быть исправлено, или требует существенных затрат времени на исправление.

В-четвертых, поставщик не предоставил или предоставил недостоверную информацию о товаре.

В-пятых, не выполнены в срок требования об устранении недостатков продукции.

Что собой представляет возвратная накладная?

Возвратная накладная, является документом, заполнив который возможно вернуть товар. А вот основаниями могут быть вышеуказанные причины, как в отношении одного товара, так и в отношении всей партии. Помимо указанных причин нужно отметить и такие причины возврата, как повреждение упаковки. В этом случае составляются 2 экземпляра документа, один для продавца, другой для покупателя.

Ранее были рассмотрены основные причины для возврата товара, а вот далее предлагается перечень дополнительных оснований для возврата:

1. В случае, когда товар не доставлен вовремя из-за длительной доставки или задержки на таможне.
2. Товар был поврежден во время транспортировки, и не может быть реализован.
3. Запланированная задержка денежных средств за товар.
4. Заявленные характеристики товара не соответствуют фактическим, как отдельных единиц, так и в целом.
5. Ассортимент полностью обновлен или появилась новая продукция у производителя-аналога.
6. Срок лицензии на качество продукции истек.

Формы накладных ТОРГ-2, ТОРГ-3 и ТОРГ-12

Как говорилось ранее, унифицированный формы возвратной накладной не предусмотрено, но в случае выявления ненадлежащего качества товара, можно применить формы ТОРГ-2, ТОРГ-3 или ТОРГ-12. Форма ТОРГ-2 заполняется на отечественную продукцию, а вот ТОРГ-3 на зарубежную.

ТОРГ-12 заполняется в том, случае, если продукция уже была принята, и впоследствии был обнаружен брак, после детального обследования документации или самого товара.

Следовательно, в случае обнаружения брака или несоответствия при приемке товара, данный бланк заполняться не будет, ведь его наличие не предусматривает данная процедура. Данный факт будет оформлен актом о выявленном и установленном расхождении по ненадлежащему количеству и качеству, и соответственно все нарушения будут указываться в нем. Давайте уточним, что в случае определения брака при приемке, составляется не только акт о выявленном и установленном расхождении по ненадлежащему качеству, но и ТОРГ-2 (ТОРГ-3).

А вот уже в зависимости от поставщика мы будем выбирать и форму, ведь как уже говорилось форма ТОРГ-2 для отечественных производителей, а вот форма ТОРГ-3 для зарубежных. Не забывайте, что приемщик обязан выполнить отметки в накладной, которую выставил сам поставщик.

При заполнении актов и необходимо четко расписать количество недостачи, в случае видимых повреждений или брака, можно дополнить акт фотографиями, которые фиксируют брак и повреждения.

В течение какого времени необходимо оформить рассматриваемый документ при осуществлении возврата купленного товара?

Во время приемки товара, покупатель обязан проверить количество, качество и комплектацию, и если все соответствует, то приемщик подписывает документы и получает товар. А вот если обнаружены недочеты и товар еще не оприходован, то достаточно составить акт о расхождениях по уже известной нам форме ТОРГ-2.

Но помните, что возврат продукции не соответствующей по качеству можно только в законом предусмотренные сроки.

Гражданский кодекс, а именно ст. 477 устанавливает подобные сроки:

• в случае отсутствия гарантии на товар – срок составляет 24 месяца;
• в случае установленного срока годности – то в пределах этого срока;
• в случае установленного гарантийного срока, то в течение данного срока.

А вот исчисляться срок начинает с момента продажи в розницу товара, который указывается на документе, поэтому если документы подтверждающие покупку в розницу, необходимо сохранять до момента окончания данного срока.

Чтобы вернуть продукцию поставщику, необходимо собрать пакет документ, в который входят следующее:

• акт приема-передачи товара с номером регистрации;
• письмо-претензию, которое составляется в свободной форме;
• накладную о возврате продукции.

А вот следующим шагом после подготовки пакета документов, будет сбор комиссии, в состав которой входит представитель поставщика товара и проводится учет.

Как оформить накладную для проведения процедуры возврата?

Накладная о возврате товара – это документ, не имеющий унифицированной формы, но составляемый на бланке формы ТОРГ-12, содержащем обязательные реквизиты, а также в соответствии с регламентом, который установлен законодательством.

Обратите внимание, что все накладные составляются в двух экземплярах и должны храниться как у приемщика, так и у поставщика, ведь в любой момент их может затребовать ФНС, проводя специальную проверку.

Возвратная накладная составляется только в том случае, если обнаружен брак или несоответствие стандартам качества у товара. Она подтверждает, что товар был отгружен со склада поставщика и получен другой организацией

С помощью товарной накладной ведется учет товаров и остатков на складе, а вот итоги заносятся в отчетность бухгалтера.

Давайте распишем подробно, каким образом, нужно заполнять ТОРГ-12 для возврата товара:

1. В верхней части листа указывается наименование документа, в нашем случае это «Накладная». Далее указывается номер и дата составления данного документа;
2. Ниже вносятся данные поставщика (наименование поставщика, ИНН/КПП, адрес юридического лица, банковские реквизиты);
3. В графе «Грузоотправитель» заполняются данные по аналогии с графой «Поставщик», т.е. все необходимые данные;
4. В графе «Плательщик» указываются сведения покупателя товара (наименование юридического лица, ИНН/КПП, юридический адрес, банковские реквизиты);
5. После следует графа «Грузополучатель», в которую вносятся сведения об организации. Нередко Плательщик и Грузополучатель совпадают, в этом случае допускается не переписывать все данные, а просто внести «он же»;
6. Основание для возврата, с номером и датой.
7. Описание возвращаемого товара (наименование товара, количество, цену) и полная стоимость товара, исходя из всего заказанного количества;
8. Подписи руководящего состава компаний, указанных в накладной. Осталось только поставить печати организаций и дату составления документа.

Важно! Накладная на возврат товара составляется в 2-х экземплярах – один для покупателя, а другой соответственно для продавца. С помощью программ 1С, СБИС, БАРС и др., заполнение данных форм автоматизировано. Но можно и воспользоваться более простым способом и заполнить вручную, только обратите внимание это бухгалтерский документ и никаких поправок или опечаток не допускается. Поэтому лучше все-таки воспользоваться специальными программами для составления накладной на возврат продукции.

Необходимость вернуть полученные товары может возникнуть по разным причинам. Наиболее значимый документ в таких ситуациях – накладная на возврат товара поставщику, образец которой не утвержден, так как у этого документа отсутствует унифицированная форма. Прежде чем проводить возврат, необходимо знать, как, когда и в каких случаях это осуществляется.

Гражданский кодекс, так же как и ФЗ «О защите прав потребителей», дает возможность вернуть полученную продукцию поставщику при определенных условиях. Статьей 484 ГК РФ предусматривается требование о замене полученных товаров или же полный отказ покупателя от выполнения обязательств по договору поставки.

Те же законодательные нормы оговаривают конкретные ситуации, когда продукция поставщика может быть возвращена или заменена:

1. Поврежденная упаковка, ее отсутствие или несоответствие достигнутым в договоре договоренностям.
2. Передана неполная комплектация, отсутствуют какие-то детали или составляющие, которые должны быть.
3. Качество полученной продукции не соответствует ГОСТам, законодательным или производственным нормативам, а также договоренностям, предусмотренным по договору поставки.
4. Если ассортимент товара не соответствует положениям статьи 486 ГК РФ.
5. Когда количество доставленного груза не соответствует письменным договоренностям.

Когда речь идет о возврате потребительских товаров, приобретаемых в магазине или розничных точках продажи, для предъявления требований к продавцу достаточно заполнения заявления и приложения покупателем копии чека. Если необходимость возврата возникла у оптового покупателя, чьи права в части соблюдения договора поставки были нарушены, возникает необходимость заполнить бланк специального документа: возвратной накладной.

Возвратная накладная

Если по договору поставки не были соблюдены условия в части сроков, качества, количества или ассортимента, покупателю требуется составить свою возвратную накладную. Единая форма накладной на возврат товара поставщику отсутствует. Под названием «Бланк» сегодня скрываются образцы двух разных накладных, именуемых: «Торг-2», «Торг-3» и «Торг-12». Каждый из этих бланков заполняется в определенных случаях.

Общепринятый шаблон каждого из этих видов накладных сегодня можно скачать бесплатно на онлайн-сервисах. Они носят общий характер, но в то же время соответствуют требованиям законодательства и делопроизводства.

Заполнить форму возвратной накладной необходимо в 2-х экземплярах. Один остается на руках у покупателя, а второй передается поставщику вместе с продукцией, которая возвращается.

Когда составляются формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, описание

В ситуациях с передачей продукции и товаров российского поставщика применяются только накладные «Торг-2» и «Торг-12», форма «Торг-3» необходима исключительно для иностранных поставщиков.

Формы накладной:

• Торг-2. Заполняется, когда обнаружена разница в количестве или качестве поставленной продукции при сравнении с перечнем по договору, но товар еще не принят покупателем на свой баланс.
• Торг-12. Заполняется, когда доставленная продукция уже принята на баланс и учет покупателя, но в процессе реализации были обнаружены дефекты, не соответствующие договору поставки.

Каждую из этих форм необходимо заполнять очень внимательно и грамотно, потому, что на их основании уже будет составляться претензия поставщику и осуществляться возврат денежных средств, выплаченных покупателем.

Обе накладные должны содержать полное наименование предприятий: кто возвращает и кому возвращает. Подробную информацию о передаваемом товаре: наименование, количество, стоимость с НДС и без него, а также общая стоимость за все передаваемое количество продукции.

Для бухгалтерии разница между этими формами существенная. Форма «Торг-12» необходима, чтобы поставленный на учет товар сначала списать с баланса покупателя, а потом передать поставщику. По форме «Торг-2» просто передается продукция, которую покупатель еще не принял.

Инструкция по заполнению возвратной накладной поставщику

Поскольку стандартной формы по заполнению этого документа нет, в интернете зачастую представлены образцы, составленные конкретным покупателем в определенной ситуации. Ваша ситуация может быть иной, поэтому не стоит ориентироваться на примеры заполнения этих накладных, выложенных в сети. Необходимо понимать, какие факторы и как изложить, чтобы в одном документе была максимально собрана информация, необходимая бухгалтерии и поставщику. Касаемо «Торг-12» следует учитывать некоторые важные аспекты:

1. У накладной должен быть свой индивидуальный номер и указана дата ее составления.
2. Должны быть указаны основные реквизиты как грузоотправителя (в нашем случае это будет покупатель, так как он загружает возвратный товар), так и грузополучателя (поставщика, которому возвращают продукцию).
3. В накладной указывается адрес доставки (местонахождение продавца, которому возвращается товар по накладной).
4. Плательщиком в нашем случае будет получатель продукции, то есть ее первоначальный поставщик. Не стоит забывать, что это возвратная накладная, а, значит, при ее заполнении стороны первоначального договора поставки поменяются местами.
5. Указывается основание, то есть причина, по которой продукция не была принята покупателем по первичным договоренностям.
6. В основной части таблицы потребуется указать основные параметры передаваемого груза: название, количество, вес, цена.

Товарная и возвратная накладные должны выглядеть как таблицы, заполнять которые лучше на компьютере. Для внесения записей от руки в бланке мало места, и реквизиты компании могут не поместиться.

Сроки оформления возврата

По общим правилам гражданского законодательства возврат продукции может быть осуществлен в ограниченные сроки.

Сроки возврата товара напрямую зависят от гарантийного срока продукции и факта, когда было выявлено его несоответствие.

Если договором поставки не предусмотрено иное, то время возврата продукции составит 2 года по общим правилам Гражданского законодательства. Если речь идет о продуктах питания или ассортименте, у которого есть гарантийный срок, вернуть его поставщику можно только в пределах этого периода. В случае когда рассматривается бытовая техника, ее гарантийный срок начинает отсчитываться со дня поступления в эксплуатацию.

Организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся торговлей, осуществляют взаиморасчеты на протяжении всей своей деятельности. При получении некачественного товара у лица, сделавшего приобретение, есть возможность отказаться от него, чтобы вернуть аванс или произвести замену.

В таких случаях оформляется возвратная накладная, которая может иметь ту или иную форму. Для розничной торговли подобный документ не предусмотрен. Физическим лицам достаточно составить заявление и предъявить гарантийный талон и кассовый чек.

Причины составления накладной на возврат товара

Товарно-денежные отношения в предпринимательской среде регулируются Гражданским кодексом РФ. В нем предусмотрены особые условия, при которых допустим возврат товаров между субъектами хозяйственной деятельности на территории России.

Это можно сделать в следующих случаях:

• продукция не соответствует условиям, отраженным непосредственно в договоре с контрагентом;
• при поставке нарушены установленные сроки;
• не соблюдены требования, предъявляемые к упаковке;
• выявлены нарушения относительно качества товара, которые невозможно устранить (или на это потребуются дополнительные расходы);
• имеются другие расхождения с подписанными соглашениями.

Внимание: для грузоотправителей может быть интересна , которая необходима для учета движения продукции при ее перемещении с использованием транспортных средств.

Какую форму возвратной накладной использовать?

Чтобы вернуть контрагенту поставленный товар, необходимо все зафиксировать официально. В такой ситуации заполняется возвратная накладная и осуществляется ряд специальных мероприятий. Поставщику может предъявляться претензия, в которой отражаются сумма покупной стоимости и дополнительные расходы, если они имеются.

Часто за основу берется один из перечисленных ниже бланков:

• Форма ТОРГ-12 используется в том случае, если поставленные товары на момент возврата уже приняты на учет.
• Форма ТОРГ-2 требуется для оформления российской продукции непосредственно до взятия ее на учет.
• Форма ТОРГ-3 нужна для аналогичных операций, что и в предыдущем случае, но для импортных изделий.

Важно: при взаимодействии с другими участниками предпринимательской деятельности в сфере торговли в обязательном порядке заполняется при совершении покупки.

Правила оформления возвратной накладной

Составляется возвратная накладная сразу в двух экземплярах. Первый из них должен оставаться у покупателя для подтверждения бухгалтерской операции. Второй экземпляр документа передается продавцу.

При оформлении следует придерживаться следующих правил:

• в графе «Организация-грузоотправитель» обязательно отражаются адрес, банковские реквизиты и контактные телефоны покупателя;
• поле «Плательщик» заполняется только в тех случаях, когда необходимо получить денежные средства за возвращенную продукцию;
• в строке «Грузополучатель» указываются реквизиты контрагента, который занимался поставкой товара;
• в пункте «Основание» прописываются документы, являющиеся основанием для возвратной операции;
• обязательно приводятся данные в соответствии с товарной накладной;
• заполненный документ подписывается главным бухгалтером и участником приемки и отгрузки товара.

Дополнение: чтобы избежать ошибок в отчетности, рекомендуется периодически составлять между контрагентами.

Возвратная накладная - бланк (скачать бесплатно)

Торг-2

Данный акт выступает в качестве юридического основания для возможного предъявления претензий контрагенту. С его помощью оформляются качественные и количественные расхождения с данными, представленными в сопроводительных документах. Данная форма была утверждена 25.12.98 г.

Торг-3

Основное отличие данного документа от предыдущего аналога заключается в том, что он заполняется на импортные товары. Если при приемке продукции из-за границы были найдены какие-либо несоответствия, то их можно оформить при помощи данной формы, чтобы была возможность потребовать денежную компенсацию.

Торг-12

Данный бланк заполняется в тех ситуациях, когда товар, который был принят на учет, требуется вернуть продавцу. Он ничем не отличается от стандартной формы накладной. При оформлении меняются данные о получателе и отправителе.

Примечание: для правильного расчета рекомендуется брать за основу рыночную стоимость товаров и услуг, за которые планируется платить.

Возвратная накладная - образец заполнения (скачать)

Чтобы без ошибок заполнить бланк документа, рекомендуется скачать готовый образец. Опираясь на него, можно вписать в поля все необходимые данные, касающиеся конкретного расхождения.

Подводим итоги

Становится понятно, что возвратная накладная является документом, который используется преимущественно в торговой деятельности для отзыва поступившего товара от контрагента, если тот не соответствует основным требованиям или был реализован с нарушением договоренностей.

Юридические лица и предприниматели, в деятельности которых присутствуют регулярные поставки той или иной продукции, должны быть знакомы с основными формами документа.