Можно ли трудовую книжку отправить по почте. Правила отправки трудовой книжки по почте при увольнении

На практике у работодателей могут возникать определенные проблемы во время ведения каких-либо документов. Трудовые книжки являются одними из особо важных бланков документации, следить за которыми должны определенные ответственные лица, и в данной статье будут рассмотрены нюансы, с коими могут столкнуться сотрудники фирм во время получения и выдачи трудовых книжек.

Из данной статьи вы узнаете:

• можно ли отправить трудовую книжку по почте;
• по какой методике можно высылать трудовую книжку по почте;
• нужны ли какие-нибудь документы при отправлении трудовой книжки по почте;
• что, помимо трудовой книжки, должен отправить кадровый сотрудник по почте.

Мало кто из работников кадровых служб знает, что трудовые книжки можно отправлять по почте в любую точку нашей страны в том случае, если бывший сотрудник организации является вне зоны досягаемости и не может лично приехать на фирму за документом. Конечно, нередко случаются ситуации, когда работник попросту не хочется лишний раз напрягаться, приезжая в офис, но обязанность выдавать трудовые бланки на руки всем работникам является прямой обязанностью любого начальника.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Отправка трудовой книги почтой - достаточно рискованный шаг, ведь никто не знает, проживает ли человек по предыдущему адресу, и сможет ли получить на руки свой документ. Но Трудовым Кодексом РФ четко определены правила, что трудовая книжка после расчета с предприятием должна обязательно выдаваться на руки бывшему сотруднику, даже в том случае, если она ему уже фактически и не требуется. В пунктах ниже будут рассмотрены варианты, как можно соблюсти все правила Законодательства и передать документ человеку, сняв с себя ответственность за его хранение.

Можно ли отправить трудовую книжку по почте?

Законом не запрещается отправка трудовых книжек по почте на тот адрес, который работник указывал при поступлении на работу. К тому же, подтвержденное место жительства должно проверяться, но ответственность за хранение трудовой книги работодатель снимает с себя в тот момент, когда оформляет процесс отправки на дом бывшему сотруднику.

Подробнее об отправке трудовой книжки по почте читайте здесь:

Данное правило действует по отношению к работникам, которые не выходят на связь и не могут лично направить в организацию письменную просьбу пересылки документа с указанием адреса для отправки.

Высылаем трудовую книжку по почте

Нужны ли какие-нибудь документы при отправлении трудовой книжки по почте?

Отправка трудовой по почте возможна как по инициативе работодателя, так и по просьбе самого работника, который мог попросту забыть забрать документ и уже сменил место жительства. Для оформления отправки необходимо получить от бывшего работника заявление, где он указывает свою просьбу и контактные данные для срочной связи.

Что, помимо трудовой книжки, должен отправить кадровый сотрудник по почте?

Помимо самой трудовой книги, ответственным лицом-работником кадровой службы должна быть составлена опись вложения и специальное уведомление, выдаваемое сотрудниками почтовой связи. Данные документы гарантируют полное соответствие процедуры отправки трудовой книжки работнику, что убережет работодателя от возможных проблем в суде.

Вложенные файлы

• Трудовая книжка.xls
• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата при утере оригинала.doc

Доступно только подписчикам

• Трудовая книжка (образец). Оформление дубликата при утере оригинала.doc

Допускает высылку трудовой книжки почтой только с письменного согласия ее владельца. Обычно вопрос о пересылке данного документа встает в двух ситуациях:

1. Работник сам попросил выслать ему трудовую книжку, написав нанимателю заявление.
2. Кадровый отдел не отдал ее работнику в последний день увольнения по причине отсутствия последнего.

Сообразно нормам ТК РФ в первом случае наниматель просто обязан по требованию выслать документ. А во втором он сможет организовать отправку только после получения письменного согласия работника. Воспрещается сдавать трудовую вкупе с личным делом уволенного сразу на хранение.

Процесс отправки документа почтой производится установленным законом порядком. За не соблюдение предписанных требований нанимателя привлекают к административной ответственности. Наказание определяют:

1. КоАП, ч. 1 ст. 5.27 по ст. 234 ТК РФ (за не выдачу документа в установленный срок).
2. КоАП РФ, ч. 1 ст. 5.27 по ст. 84.1 ТК РФ (за отправку персонального документа почтой без письменного согласия уволенного).

К сведению, с устного разрешения работника наниматель не вправе производить отправку трудовой книжки по почте.

Последовательность действий ответственного лица при отправке уволенному работнику трудовой по почте

За процесс своевременной передачи трудовой книжки отвечает целиком и полностью отдел кадров. Если работник не получил ее в день увольнения по причине отсутствия на работе либо отказался забрать, встает вопрос о пересылке ее почтой.

Трудовая книжка остается на сохранении у нанимателя в следующих ситуациях:

1. Уволенный не забрал ее самостоятельно и не дал согласия на пересылку.
2. Документ после уведомления не отправлен либо возвращен.

У нанимателя она может храниться вкупе с остальными документами работника до востребования на протяжении 2 лет. Далее ее передают архиву.

Ошибочные действия нанимателя при пересылке трудовой книжки уволенному

Пояснения по вопросу отправления трудовой книжки по почте за рубеж

Роструд по части пересылки документов за пределы РФ сообщает следующее. Запрещается вывозить, пересылать почтой за рубеж не только трудовые книжки, но и военный билет, а также удостоверение личности. Причем ссылка делается на нормы Закона СССР № 2261-1 от 24.06.1991 . На сегодня в РФ данный правовой документ применяется в части, не вступающей в противоречие с наличествующей нормативно-правовой базой российского законодательства.

Примечательно, указанная норма закреплена и в п. 3 Приказа Таможенного комитета СССР № 117 от 30.09.1991. На это обращает внимание ГТК РФ (письмо № 01-06/50275 от 18.12.2002).

Следуя предписаниям закона СССР, россиянин при выезде на постоянное место жительство в иную страну должен сдать перечисленные документы соответствующим организациям. Владельцу документов с учетом имеющихся в них данных выдаются справки определенного образца. Так, на основании трудовой книжки оформляется выписка с необходимыми сведениями о стаже.

Как считает Роструд, данная норма не противоречит действующему законодательству, посему может применяться в РФ. Из этого следует, что наниматель не обязан пересылать трудовую работника по его просьбе за пределы России. Фактически сделать это будет невозможно, т. к. в почтовом отделении вправе отказать в пересылке, ссылаясь на запрет.

Таким образом, фактически у нанимателя остается по-прежнему один выход. Следует отправить уволенному работнику уведомление с предписанием явиться за трудовой либо дать согласие на ее отсылку по российскому почтовому адресу.

К сведению, истребование документов об образовании, стаже и иных обозначенных законом документов осуществляется по письменному обращению россиян (иностранцев, лиц без гражданства) сообразно ФЗ № 154-ФЗ от 05.07.2010 “Консульский устав РФ” (ред. от 29.12.2017).

Но чаще всего выдача имеет место в день разрыва трудовых отношений. То есть гражданин получает документ тогда, когда происходит оформление сотрудника в качестве уволенного кадра. Не раньше и не позже. Такие правила установлены в России на данный момент. Выдача трудовой книжки в день увольнения — это процесс, который обязательно должен состояться. После того как человек получает данный документ на руки, ему дополнительно вручают расчетную справку. И с подобным перечнем бумаг требуется отправиться в бухгалтерию предприятия, чтобы получить расчет. Только после этого можно будет считать процесс увольнения и выдачи «трудовой» правильно реализованным.

Отправление трудовой книжки через почтовое отделение

Наниматель обязан сначала выслать уволенному уведомление с требованием забрать документ лично или дать разрешение в письменном виде на его пересылку. Выслав такое извещение, наниматель снимает себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. И только заручившись согласием уволенного гражданина, наниматель вправе отослать ее через почтовое отделение.

Тогда его действия будут признаны законными. Еще одна распространенная ошибка - когда наниматель после получения письменного согласия на отправку, отсылает трудовую по почте спустя несколько дней. Многие считают, что если уведомление было выслано и имеется разрешение на высылку трудовой почтовым отправлением, можно не торопиться. Но законодательство обязывает нанимателя выслать документ за 3 рабочих дня.

Как забрать трудовую книжку по почте (образец заявления)?

Также вернуть трудовую книжку уволившийся работник может в судебном порядке. Кроме компенсации утраченного заработка, он имеет право и на моральный ущерб. Законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель не несет ответственность за непередачу трудовой книжки, а именно:

• конечная дата действия трудового соглашения с женщиной был продлен до окончания беременности или отпуска в связи с беременностью и родами;
• причиной увольнения стал прогул, а именно отсутствие работника не менее 4 часов подряд без уважительной причины;
• работнику было вынесено наказание в виде тюремного заключения.

Специалист рассказывает о выдаче трудовой книжки при увольнении Отказ сотрудника от получения трудовой книжки При расторжении трудового соглашения по инициативе работодателя возможен отказ от получения трудовой книжки.

Порядок и процедура выдачи трудовой книжки при увольнении по тк рф

Выдача документов, связанных с работой, и их копий По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Части вторая - третья утратили силу.

Правила отправки трудовой книжки по почте при увольнении

Стандартными причинами здесь являются:

• отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
• отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).

Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение. Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот.
Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. - все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде. Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя.

Выдача трудовой книжки при увольнении работника

В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки. Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.
Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа. В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.

Как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении

Если работодатель по статье отстраняет от работы, то начальник составляет акт об этом.

• Ознакомление начальства с желанием сотрудника и одобрение.
• Отработка в 2 недели.
• Фиксирование работодателем рабочего периода в «трудовой» с указанием причины отстранения от выполнения должностных обязанностей.
• Получение трудовой книжки и расчета в бухгалтерии.
• Проставление подписи о выдаче изучаемого сегодня документа работодателем в журнале учета «трудовых».
Ничего трудного в соблюдении данного алгоритма действий нет. Поэтому выдача трудовой книжки при увольнении обычно не вызывает никаких проблем. Добросовестный работодатель четко знает, как действовать в той или иной ситуации.
Главное, чтобы все отказы сотрудника о получении были документально подтверждены. Только тогда можно назвать увольнение правильно проведенным. Вот и все.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника

Как заполнить трудовую книжку?»); формат учетной книги движения трудовых и вкладышей к ним; формат приходно-расходной книги Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге.

Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ). Не являются препятствием для выдачи следующие причины:

• отсутствует или не подписан обходной лист;
• не произведен расчет с сотрудником.

За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки.

Как отправить трудовую книжку по почте

Добровольскому была отправлена трудовая книжка ценным письмом с описью вложения. Пересылка произведена правомерно и с соблюдением сроков. Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение Н.

Внимание

И. Петрова была уволена по соглашению сторон 15.10.2016. С приказом увольняемую кадровый отдел ознакомил. В последний рабочий день сотрудница за трудовой книжкой не явилась, хотя на работе присутствовала. Кадровиками был оформлен отказ в присутствии свидетелей.

Инфо

Наниматель сразу инициировал отправку через почтовое отделение, чем снял с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой. Кадровики выслали уволенной сотруднице уведомление с призывом лично забрать документ или согласиться на его высылку. Вскоре на адрес организации от Н. И, Петровой поступило письменное согласие на отправку.

Работодателю необходимо:

• составить акт о том, что трудовая книжка сотруднику не выдана (указать причину);
• направить сотруднику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее почтой.

Трудовая книжка – почтой Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

• заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
• в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам? Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью.

Трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. При этом, вопреки устоявшемуся бытовому мнению, не важно – рассчитался ли он с бухгалтерий и отметил ли весь «обходной лист».

Однако бывают ситуации, когда у работодателя не по его вине не получается передать документ. Это случается, например, тогда, когда увольняющегося человека в последний день нет на работе, или если он по какой-то причине отказывается ее забрать. Тогда на помощь руководителю и кадровику приходят правила абзаца 6 статьи 84.1. ТК. Согласно данной норме, если в день прекращения рабочего договора выдать трудовую книжку сотруднику невозможно, работодатель обязан инициировать процедуру отправки документа по почте.

Не смотря на то, что основной алгоритм действий при пересылке вышеуказанного документа законодательно установлен, на практике такая процедура все равно порождает массу вопросов. Поэтому в данной статье я постараюсь указать некоторые «подводные камни», которые могут встретиться на «пути» работодателя при «заочной» передаче трудовой книжки.

Разговор с «несогласным»

Если сотрудник в свой последний рабочий день присутствует в компании, но отказывается получить трудовую книжку, его отказ следует тут же зафиксировать. Для этого можно составить акт, где будет четко указано место, дата и точное время, когда увольняющемуся было предложено забрать документ. Там же следует записать, чем бывший работник мотивировал свой отказ. Далее, нужно указать, в присутствии каких именно сотрудников это произошло, и попросить свидетелей инцидента поставить в акте свои подписи. Завизировать документ должен и увольняющийся. Если же он откажется подписывать акт, об этом также следует поставить отметку.

Обратите внимание

Период взыскания среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки определяется, начиная со даты прекращения трудового договора и оканчивая днем направления уволившемуся работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку.

После того, как бывший работник навсегда покинет компанию, кадровику нужно в этот же день направить ему по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. При этом работодатель для собственного же блага должен соблюсти два правила. Во-первых, уведомление должно быть в письменной форме. Поэтому следует избегать таких неоднозначных способов извещения, как телеграммы, или, тем более, устные пояснения. Во-вторых, извещение должно быть направлено таким способом, чтобы при необходимости вы могли подтвердить, что отослали именно уведомление и именно в день отказа сотрудника от лично получения трудовой книжки. Для этого нужно зарегистрировать извещение в журнале исходящей корреспонденции и там же хранить его копию, а отправить его надежнее всего письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Кроме того, позаботьтесь, чтобы отправка была по всем известным вам адресам бывшего работника. При возникновении каких-либо вопросов это будет дополнительным доказательством вашей добросовестности и осмотрительности.

Обратите внимание, компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки именно со дня направления уведомления (ч. 6 ст. 84.1. ТК РФ).

«Бывают случаи, что письмо с «призывом о получении» возвращается обратно из-за истечения срока хранения на почте или отсутствия адресата, - предупреждает московский адвокат Сергей Воронин. – Однако это не должно вас волновать. Ведь именно факт вашей отправки (а не факт получения вашим бывшим сотрудником конверта!), является обстоятельством, освобождающим от материальной ответственности». Это подтверждает и судебная практика. Определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 25 июля 2012г. № 33-6464, апелляционные определения СК по гражданским делам Белгородского областного суда от 18 сентября 2012 г. № 33-2937 и СК по гражданским делам Иркутского областного суда от 19 июля 2012 г.

После отправки уведомления фирме остается только ждать. В течение всего времени ожидания трудовая книжка должна храниться в компании, ведь выслать документ хозяину без его ясно выраженного согласия предприятие не имеет права (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных ПП РФ от 16.04.2003г. № 225.)

«Оставляя трудовую книжку «до востребования» в вашей организации, обязательно сохраняйте и акт ее «хозяина» об отказе забрать документ, и квитанцию об отправке ему уведомления, и опись этого письма, и само уведомление, если оно к вам вернулось», - рекомендует Светлана Виканова, менеджер по персоналу одного из подмосковных складских комплексов, - Потому что если при проверке на предприятии обнаружатся трудовые книжки людей, которые там уже не работают, и фирма не сможет предъявить законных оснований для их хранения, работодателя могут оштрафовать ()».

При увольнении - отсутствовал

Теперь рассмотрим ситуацию, когда владелец трудовой книжки действительно не имеет возможности самостоятельно ее забрать в последний день работы по причине отсутствия. Здесь возможны следующие варианты. Во-первых, работник мог заранее оформить свое согласие на пересылку ему трудовой книжке. Тогда компания без всяких затруднений вправе выслать ему документ по адресу, указанному в этом в согласии. Обратите внимание, после получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение трех рабочих дней.

Если же в день увольнения в организации нет ни самого сотрудника, ни его письменного согласия на пересылку трудового документа, то работодателю следует действовать, также как и в случае с личным отказом. Тут же составляется и направляется уведомление о необходимости явиться за книжкой или выслать согласие на ее пересылку, и т.д. Здесь тоже существует несколько вариантов развития событий. Вариант первый - бывший работник ответит на ваше письмо и согласиться получить трудовую книжку по почте. Тогда отправлять ее лучше, опять же, письмом с описью вложения. При этом в личной карточке уволившегося и напротив его данных в книге учета движения трудовых книжек сотрудник кадровой службы предприятия должен указать дату отправления ценного письма. А после «прихода» уведомления о вручении – дату получения книжки адресатом.

«Совершая пересылку столь серьезного документа, - рассказывает Светлана Виканова, - я на всякий случай снимаю копию со всех его страниц. Ведь теоретически при пересылке может произойти что угодно вплоть до утери. И в экстренных случаях подобная предусмотрительность будет очень кстати».

Вариант второй – человек может предложить выдать книжку его доверенному лицу. В этом случае последний должен иметь нотариально оформленную доверенность от «хозяина» документа. В ней следует зафиксировать право доверенного лица на получение книжки доверителя, а также на выполнение иных действий, связанных с этим поручением (например, поставить свою подпись в книге учета движения трудовых книжек).

И вариант третий – письмо с уведомлением не получает ответа. В этом случае трудовая книжка должна остаться на хранение в организации.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи.

Если работник после увольнения прислал письменное заявление с просьбой отправить его трудовую книжку по почте, в течение какого срока мы должны это сделать?

Для начала вспомним нормы трудового законодательства, которые регулируют данный вопрос.

Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Так как работник прислал свое заявление с просьбой выслать ему трудовую книжку по почте, то, полагаем, днем обращения работника с данной просьбой будет являться день получения работодателем этого заявления. День получения работодателем письма и в данном случае день обращения работника с просьбой можно определить следующим образом:

• при получении заказных или ценных писем с уведомлением о вручении дата получения письма проставляется работодателем (полномочным сотрудником работодателя) на уведомлении о вручении, которое было прикреплено к письму и которое потом возвращается на адрес отправителя (в данном случае работнику),
• при получении заказных или ценных писем без уведомления о вручении дату получения работодателем письма можно узнать из уведомления, которое почтовые работники приносят получателю. Именно в нем проставляется дата получения заказного письма, когда письмо выдается на почте,
• при получении обычного письма дату его получения работодателем можно узнать, если работодатель зарегистрирует у себя это письмо как входящую корреспонденцию. Как правило, входящая корреспонденция у работодателя регистрируется в соответствующем журнале, например, в журнале входящей корреспонденции. Если же такая регистрация у работодателя не предусмотрена, то дату получения простого письма с требованием выслать трудовую книжку по почте работник никак не узнает (неизвестно же, когда работодатель вынимает корреспонденцию из почтового ящика). Заметим, что ТК РФ не обязывает работодателя регистрировать входящую корреспонденцию, но на локальном уровне он может завести у себя такой порядок.

От даты получения работодателем заявления работника с просьбой выслать ему трудовую книжку по почте и следует исчислять срок, установленный в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ. Повторимся, что работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (в данном случае отправить ее в этот срок по почте) .

Дата последней редакции: 04.09.2018

Это настольная книга для каждого работодателя. В ней подробно рассматривается множество вопросов заполнения трудовых книжек, исправления записей, учета трудовых книжек, приводятся образцы записей на самые разные случаи. Если Вы когда-либо встречали более полную книгу по этой теме, сообщите нам, пожалуйста. Мы не встречали...

Материалы книги бесплатно доступны подписчикам