Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации, в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах», должны применяться всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

Постановлением от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» Госкомстат России утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Данные формы первичной учетной документации распространяются на организации всех форм собственности, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации. Исключение составляют кредитные и бюджетные учреждения.

Итак, в настоящее время действуют следующие формы по учету основных средств:

Номер формы	Наименование формы
	Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
	Акт о приеме-передаче здания (сооружения)
	Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
	Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
	Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
	Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
	Акт о списании автотранспортных средств
	Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)
	Инвентарная карточка учета объекта основных средств
	Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств
	Инвентарная книга учета объектов основных средств
	Акт о приеме (поступлении) оборудования
	Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж
	Акт о выявленных дефектах оборудования

Следует обратить внимание , что на практике может возникнуть ситуация, когда ни одна из вышеперечисленных унифицированных форм не подходит. В качестве примера можно привести ситуацию, когда к организации-лизингополучателю по договору лизинга поступает основное средство, учет которого ведется на балансе лизингодателя. Поступление такого основного средства нельзя оформить ни одной из унифицированных форм по учету основных средств. Не подходит для этих целей и Акт приемки-передачи по форме №ОС-1, поскольку, выписав такой акт, организация должна принять к учету основное средство по счету 01 «Основные средства» и поставить его на баланс, но, по условиям примера, учет основного средства осуществляется лизингодателем. В данном случае, приемку основного средства, полученного по договору лизинга, следует осуществить на основании документа, составленного в произвольной форме с указанием в нем всех необходимых реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

· Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);

· Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма №ОС-1а);

· Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

Акт состоит из двух разделов. В первом указываются сведения о состоянии объекта основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию, во втором разделе указываются сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств.

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств. Если ремонт выполнялся сторонней организацией, то акт должен быть подписан представителем этой организации, если же ремонт был произведен структурным подразделением организации, то свою подпись должен поставить в акте представитель структурного подразделения, проводившего ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом акт сдается в бухгалтерию.

Следует отметить, что если ремонт, реконструкция и модернизация проводится силами сторонней организации, акт составляется в двух экземплярах, первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма №ОС-6).

В соответствии с пунктом 68 Методических указаний №91н, в целях организации контроля за своевременным получением основных средств из ремонта, инвентарные карточки по этим объектам в картотеке рекомендуется переставлять в группу «Основные средства в ремонте». При поступлении объекта основных средств из ремонта производится соответствующее перемещение инвентарной карточки.

Списание пришедших в негодность объектов основных средств также оформляется документально. Для этих целей применяются следующие документы:

· Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4);

· Акт о списании автотранспортных средств (форма №ОС-4а);

· Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма №ОС-4б).

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию, вместе с актом, также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации.

Учет оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств, оформляется Актом о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, уполномоченной на прием основных средств, и утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В том случае, если при поступлении на склад невозможно провести качественную приемку оборудования, акт составляется по наружному осмотру и является предварительным.

Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется Актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15). Если монтажные работы проводятся подрядным способом, в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае, отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма №ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется по формам №ОС-1 или №ОС-1б.

Учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой с использованием следующих документов:

· Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма №ОС-6);

· Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а);

· Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).

Данные документы ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый инвентарный объект, записи в них при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы №ОС-1, №ОС-1а, №ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и других документов). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке в соответствии с классификацией основных средств, включаемых в , утвержденной Постановлением №1, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).

Организация, насчитывающая небольшое количество объектов основных средств, учет объектов может осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средствах, по их видам и местам нахождения.

В инвентарной карточке (инвентарной книге) должны быть приведены:

· основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования;

· способ начисления амортизации;

· отметка о неначислении амортизации, если она имеет место;

· сведения об индивидуальных особенностях объекта.

Если в организации насчитывается большое количество объектов основных средств по месту их нахождения в структурных подразделениях, их учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе. В инвентарном списке должны содержаться сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта основных средств, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии либо перемещении объекта.

Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также на выбывшие объекты основных средств, в течение месяца могут находиться (до конца месяца) обособленно от инвентарных карточек остальных основных средств.

Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Учет объектов основных средств в инвентарных карточках ведется в рублях. Допускается ведение учета объектов основных средств в инвентарных карточках в тысячах рублей.

По объектам основных средств, стоимость которых при приобретении выражена в иностранной валюте, в инвентарных карточках указывается также контрактная стоимость в иностранной валюте.

В инвентарной карточке отражается также корректировка первоначальной стоимости объекта основных средств, если по результатам достройки, дооборудования, реконструкции и модернизации объекта принято решение об увеличении его первоначальной стоимости. В том случае, если отражение корректировок затруднено, взамен открывается новая инвентарная карточка, в которой отражаются новые показатели, характеризующие этот объект, однако, ранее присвоенный инвентарный номер сохраняется.

При применении унифицированных форм первичной учетной документации необходимо руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

В соответствии с этим порядком в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Однако, все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавления строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Если форма документа для отражения каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требования пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности первичный учетный документ бу дет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа . В наименовании заключается содержание хозяйственной операции, которая подлежит отражению в учете и бухгалтер организации не должен принимать к учету документы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы», представляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа. В самостоятельно разработанном документе может не содержаться реквизита «Код формы», однако, в случае обработки документа с помощью средств вычислительной техники, наличие данного реквизита необходимо и система кодировки разрабатывается организацией самостоятельно.

Дату составления документа . Этот реквизит позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе. Дата оформляется арабскими цифрами следующим образом: в начале указываются день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 июня 2005 года будет записана следующим образом: 04.06.2005.

Наименование организации , от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации.

Содержание хозяйственной операции , вытекающее из названия документа, например, накладной на внутреннее перемещение материалов оформляется только передача товарно-материальных ценностей из одного структурного подразделения организации в другое и данным документом нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию.

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении . Вообще в учете применяется натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей:

Устанавливается количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг;

Определяются такие показатели, как производительность труда, выполнение норм выработки;

Начисляется заработная плата.

Денежный измеритель является обобщающим, в нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации.

Наименование должностей лиц , ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указания должности лица, совершившего операцию, служит для контроля над правомерностью совершения операции.

Личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Обратите внимание , в расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С.Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Следует также обратить внимание , что в первичных учетных документах не допускается факсимильное воспроизведение подписи лиц , ответственных за правильность оформление документов и совершение хозяйственных операций.

Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции и другие.

Самостоятельно созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.

Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, при этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции. Если же составить документ сразу невозможно, его следует составить непосредственно после завершения хозяйственной операции.

Правила заполнения первичных документов содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 года №105. В пункте 2.8 указанного Положения содержатся требования о том, что записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичный учетный документ считается окончательно оформленным только в том случае, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.

Более подробно с вопросами бухгалтерского учета и налогообложения операций с основными средствами, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Основные средства».

Продолжаем серию статей о работе с основными средствами в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» и публикуем очередную статью о перемещении основных средств. Самая популярная операция по движению ОС внутри организации – это перемещение между материально-ответственными лицами. В таких ситуация основное средство до определенного момента числится в подотчете у одного материально-ответственного лица, а затем необходимо отразить в учете операцию по изменению МОЛ.

В программе 1С: БГУ 8 ред. 2.0 для отражения внутреннего перемещения предназначены два документа:

1. «Ведомость на выдачу ОС на нужды учреждения» - предназначен для перемещения внутри организации основных средств стоимостью до 3000 рублей.
2. «Внутреннее перемещение объектов ОС» - предназначен для перемещения внутри организации основных средств стоимостью выше 3000 рублей (как на балансовых, так и на забалансовых счетах).
В данной статье рассмотрим внутреннее перемещение нашего основного средства – «Шкаф», которое мы благополучно купили, приняли к учету и ввели в эксплуатацию в прошлых статьях (Покупка основных средств в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 и Принятие к учету основных средств в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 редакции 2.0). Так как стоимость данного ОС выше 3000 рублей, воспользуемся документом:

В форме списка документов создадим новый:

В шапке документа имеется поле «Вид операции», для которого предусмотрен перечень возможных вариантов:

Виды операций подразделяются на операции с основными средствами, которые числятся на балансовых и забалансовых счетах. В нашем случае выберем первый вид операции.
Также в шапке документа необходимо заполнить остальные поля:

Поля «Основание», «Дата» и «Номер» относятся к данным о первичных документах, которые являются основанием для отражения в учете факта перемещения.
Ниже в шапке нужно заполнить материально-ответственных лиц, которые выступают отправителем и получателем. Обратите внимание, что помимо МОЛ можно указать и подразделение. Данное поле заполняется, если при принятии к учету основного средства также было указано подразделение. В нашем примере подразделение не указывалось.

В табличную часть подбираем основное средство, которое должно быть перемещено. Все данные заполняются автоматически, если информация в шапке была введена верно:

Также хотелось бы отдельно рассказать про удобную возможность подбора основных средств в таблицу, если их больше одного. Для этого воспользуемся специальной кнопкой:

Открывается отдельная форма:

Причем в этой форме будут отражаться только те основные средства, которые соответствуют заданным параметрам отбора: это вид операции (если выбран вид операции по балансовым счетам – то основные средства, которые числятся на балансовых счетах, если по забалансовым – то соответственно, на забалансовых) и материально-ответственное лицо, которое выступает отправителем (только основные средства, числящиеся за ним). На мой взгляд, очень удобный механизм, максимально сокращающий вероятность ошибки.
После того, как таблица заполнена необходимыми основными средствами, переходим на вкладку «Бухгалтерская операция»:

В списке типовых операций осуществляется отбор по виду выбранной операции:

В нашем случае есть единственно возможный вариант. При использовании бухгалтерской операции «Внутреннее перемещение» дополнительных реквизитов для заполнения нет. Поясню почему: при внутреннем перемещении бухгалтерские учетные данные основного средства не изменяются, изменяется только материально-ответственное лицо.

После проведения документ формирует следующие движения по счетам (вся аналитика, кроме МОЛа, остается неизменной):

Также хотелось бы отметить важную вещь: помимо учета в журнале операций по бухгалтерским счетам, в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0» учет по разделу «Основные средства» ведется также в специальных регистрах (регистры – это некие сборщики сводной информации). На данный момент по основным средствам их порядка 8. В этих регистрах хранится информация о месте хранения, стоимости основного средства, сумме начисленной амортизации, история перемещений и много другой важной информации. Проще говоря: вся история по каждому объекту ОС.
Эта информация используется в отчетах (например, отчет «Ведомость остатков ОС, НМА, НПА») и многих печатных формах (например, инвентарная карточка основного средства). Поэтому важно иметь корректную информацию не только в проводках и ОСВ, но и в различных регистрах. В связи с этим фактом, рекомендую отражать операции с основными средствами в программе только с помощью специализированных документов (как можно реже использовать бухгалтерские справки).
Мы уже рассмотрели проводки, которые сформировал созданный нами документ. Давайте также посмотрим, какие движения по регистрам были отражены этим документом. Найти их можно:

Открывается форма отчета с информацией о регистрах, по которым документ осуществил изменения (регистры представлены поименно):

Раскрыв группировки, можно проанализировать и проверить данные:

В заключении хотелось бы отметить важный нюанс: если какие-либо отчеты или печатные формы по основным средствам формируются неправильно или имеют незаполненные поля (при этом в оборотно-сальдовой ведомости информация верная) – проблему нужно искать именно в специальных регистрах.

Для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации (между подразделениями) применяют накладную форма ОС-2. При перемещении объекта ОС со склада заполнение накладной ОС-2 необходимо при условии, что имущество вводится в использование позже постановки на учет.

Накладная на внутреннее перемещение форма ОС-2 составляется в случае сдачи основного средства в ремонт внутри предприятия и при передаче имущества от одного материально-ответственного лица к другому при их смене.

Накладная формы ОС-2 была утверждена и применяется с 2003 года.

В качестве примера предлагаем также скачать заполненный образец ОС-2 по ссылке внизу статьи.

Заполнять данный бланк обязан сотрудник организации, на котором лежит ответственность за передачу имущества. Заполняется накладная о внутреннем перемещении в трех экземплярах. Передающая сторона составляет три накладные ОС-2. На первой расписывается лицо, которое имущество принимает, остается она у сдающей стороны. Работник, который получает основное средство, оставляет у себя вторую накладную с подписью сдатчика. Третий вариант накладной с подписями как передающей, так и получающей сторон необходимо представить в бухгалтерию организации для отражения перемещения ОС в учете.

Бухгалтером делается запись в (или ), содержащая номер накладной ОС2, содержание операции, Ф.И.О. лица, принявшего объект ОС, структурное подразделение.

Образец заполнения накладной на внутреннее перемещение основных средств форма ОС-2

Форма ОС-2 имеет утвержденный код 0306032. В накладной обязательно следует указать полное наименование и реквизиты организации, в распоряжении которой находится объект основных средств, код ОКПО.

Далее, указывается дата и порядковый номер документа. Номера не должны повторяться в течение отчетного периода. Если в организации учет ведется с помощью компьютеров, нумерация накладных осуществляется автоматически. Если в организации множество подразделений, можно производить нумерацию по каждому подразделению и используя помимо цифр и буквы.

Накладная должна быть своевременно (во время совершения операции) и качественно оформлена, содержать достоверные сведения.

Табличная часть накладной ОС-2 содержит сведения о перемещаемом объекте основных средств, присвоенный ему номер и стоимость.

Постановлением Госкомстата России от 21.01.03 № 7 (далее - Постановление № 7) утверждены новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств.

Одновременно признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств (№ ОС-1, № ОС-3, № ОС-4, № ОС-4а, № ОС-6, № ОС-14, № ОС-15, № ОС-16), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71 а (далее - Постановление № 71 а).

Новые формы распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

В новые формы введены показатели, необходимые для организации учета основных средств в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету “Учет основных средств” ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.01 № 2бн.

В отличие от форм, утвержденных Постановлением № 71а, в новых формах отсутствуют графы для указания корреспонденции счетов бухгалтерского учета.

Рассмотрим порядок документального оформления операций по движению основных средств, предусмотренный Постановлением № 7.

Поступление и выбытие объектов основных средств

Для оформления в учете включения объектов в состав основных средств и их выбытия применяется Акт о приеме-передаче объекта основных средств. В отличие от Постановления 71а, предусматривающего оформление акта одной формы вне зависимости от вида объектов основных средств, Постановлением № 7 предусмотрено три вида данного акта:

• форма № ОС-1 - для объекта основных средств (кроме зданий и сооружений);
• форма № ОС-1a - для зданий и сооружений;
• форма № ОС-1б - для групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений).

Форма Акта о приеме-передаче объекта основных средств принципиально отличается от формы Акта (накладной) приемки-передачи основных средств. Новый акт состоит из трех разделов, первый их которых заполняется на основании данных передающей стороны, имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации (дата ввода в эксплуатацию, фактический срок эксплуатации, срок полезного использования, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость). В случае приобретения объекта основных средств через сеть розничной торговли этот раздел не заполняется. Второй раздел заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре. В нем отражается следующая информация: первоначальная стоимость объекта на дату принятия к учету, срок полезного использования, способ начисления амортизации, норма амортизационных отчислений. В третьем разделе дается краткая индивидуальная характеристика объекта.

В Акте предусмотрен раздел для отражения сведений об участниках долевой собственности с указанием их доли в праве общей собственности (для объектов, находящихся в собственности двух или нескольких организаций), а также сведений о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центробанка России на выбранную дату - для случая приобретения объекта основных средств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах).

Кроме того, в Акте присутствует реквизит для отражения информации о государственной регистрации прав на недвижимое имущество.

Перемещение основных средств внутри организации

Для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2). Ранее для этих целей использовался Акт (накладная) приемки-передачи основных средств, т.е. тот же документ, что и для оформления поступления и выбытия основных средств.

Накладная выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств, третий - передается получателю.

Наличие и движение объектов основных средств

Для учета наличия и движения объектов основных средств, а также учета движения его внутри организации применяются инвентарные карточки и инвентарные книги, которые заполняются на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

Инвентарные карточки (книги) ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре:

• на каждый объект - по форме № ОС-6 “Инвентарная карточка учета объекта основных средств”;
• на группу объектов - по форме № ОС-6а “Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств”;
• для объектов основных средств малых предприятий - по форме № ОС-6б “Инвентарная книга учета объектов основных средств”.

В инвентарной карточке на основании соответствующих документов отражаются: прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание.

Информация, отражаемая в Инвентарной карточке, группируется по разделам:

1. Сведения об объекте основных средств на дату передачи (дата выпуска, срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость).

2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету (первоначальная стоимость, срок полезного использования).

3. Переоценка (дата, коэффициент пересчета, восстановительная стоимость).

4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств.

5. Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств (реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация).

6. Затраты на ремонт.

7. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств.

Ремонт основных средств

Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации применяется Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3). Акт состоит из двух разделов:

1. Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию (инвентарный номер объекта, восстановительная (остаточная) стоимость, фактический срок эксплуатации).

2. Сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств (затраты на демонтаж, стоимость выполненного объема работ - по договору (заказу) и фактическая).

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Если ремонт, реконструкцию, модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй - передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Списание объектов основных средств

Для списания пришедших в негодность объектов основных средств применяются:

• Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) - по форме № ОС-4;
• Акт о списании автотранспортных средств - по форме № ОС-4а;
• Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) - по форме № ОС-4б.

Акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в ГИБДЦ МВД России (Госавтоинспекции).

Учет оборудования

Как и в Постановлении № 71а, в Постановлении № 7 предусмотрены три формы первичной учетной документации для оформления и учета оборудования:

• Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14) - для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования в качестве объекта основных средств;
• Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) - для оформления передачи оборудования в монтаж;
• Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) - составляется на дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля.

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам № ОС-1 или № ОС-16.

При применении унифицированных форм следует иметь в виду, что в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Согласно указанному Порядку форматы бланков, указанных в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и добавления строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

К.И. Ковалев

Журнал “Современный бухучет” № 9, 2003

Подписной индекс по каталогам:
Агентства “Роспечать” – 45915;
Объединенному – 29402

Объекты ОС в ходе эксплуатации могут перемещаться между подразделениями организации. Этот процесс может сопровождаться сменой материально-ответственных лиц.

Рассмотрим следующий пример:

27 января 2009 года Кондиционер (инвентарный номер 000000002) было решено переместить из подразделения организации Администрация в подразделение Производственный цех и назначить для него новое материально-ответственное лицо - Иванова Ивана Ивановича.

Для того чтобы выполнить эту операцию, создадим документ Перемещение ОС (ОС > Перемещение ОС ). На рис. 9.55 вы можете видеть заполненную форму документа.

Рис. 9.55. Документ Перемещение ОС

Рассмотрим особенности заполнения его полей.

В поле Организация вводится организация, основное средство которой нужно переместить.

В поле Событие вводится наименование события, происходящего с основным средством. Это событие нужно выбрать из справочника . Если, открыв справочник из окна документа, вы найдете его пустым, нужно создать новое событие, причем, в данном случае нужно, чтобы это событие имело вид Внутреннее перемещение (рис. 9.56). Наименование события особого значения не имеет.

Рис. 9.56. Заполнение справочника События с основными средствами

В группе параметров Данные для бухгалтерского учета мы должны указать подразделение (Производственный цех или Администрация ) и новое материально-ответственное лицо (Иванов Иван Иванович ).

В табличной части Основные средства нужно указать те объекты ОС, которые подлежат перемещению. Она заполняется на основе справочника Основные средства .

После проведения документа он не формирует записей по бухгалтерскому и налоговому учету, однако вносит изменения в некоторые регистры (рис. 9.57).

Рис. 9.57. Движения документа Перемещение ОС по регистрам

В регистре сведения Местонахождение ОС (бухгалтерский учет) была сделана о том, что Кондиционер был перемещен в подразделение Производственный цех под материальную ответственность Иванова Ивана Ивановича .

В регистре сведений События ОС организаций сделана запись о факте внутреннего перемещения объекта ОС.

Думаю, здесь вы могли заметить, что объект ОС был перемещен из подразделения, амортизация по ОС для которого начисляются на счет 26, в подразделение, расходы по которому учитываются на счете 20. Это значит, что наша работа по перемещению основного средства пока не закончена - нужно указать системе, каким образом следует по-новому относить амортизацию. Для этого нужно воспользоваться документом (ОС > Параметры амортизации > Изменение способа отражения расходов по амортизации ОС ), рис. 9.58.

Рис. 9.58. Документ Изменение способа отражения расходов по амортизации ОС

В поле Событие следует указать основание для изменения амортизации. Оно заполняется из уже известного вам справочника События с основными средствами (вид события - Прочее ).

Поле Способ следует заполнить, указав способ амортизации, который теперь должен применяться к объекту ОС.

В табличное поле Основные средства мы вносим список основных средств, у которых хотим изменить способ отражения расходов по амортизации.

После проведения документ формирует записи по следующим регистрам (рис. 9.59).

Рис. 9.59. Результата проведения документа Изменение способа отражения расходов по амортизации ОС

В регистре сведений Способы отражения расходов по амортизации ОС (бухгалтерский учет) делается запись о новом способе, применяемом для объекта ОС.

В регистре сведений Способы отражения расходов по амортизации ОС (налоговый учет) так же делается запись о новом способе отражения расходов.

В регистре сведений События ОС организаций делается запись о событии, приведшем к изменению способа отражения расходов по амортизации.

Обратите внимание на то, как выглядит регистр сведений Способ отражения расходов по амортизации ОС (бухгалтерский учет) (рис. 9.60).

Рис. 9.60. Движения документа Изменение способа отражения расходов по амортизации ОС по регистру Способы отражения расходов по амортизации ОС (бухгалтерский учет)

Обратите внимание на то, что по объекту ОС Кондиционер в регистре наблюдается две записи. Первая была сделана при принятии объекта к учету при вводе начальных остатков по ОС. Вторая была сделана с помощью вышерассмотренного документа. При начислении амортизации в конце мая 2009 года амортизация попадет на счет 26. А вот начиная с января 2009 она будет попадать на счет 20.