Образец докладной записки для оформления доверенности. Всё о том, как правильно написать докладную записку на имя директора по образцу, если начальник не прав

Знают все работодатели, но и у них бывают сложности при ее оформлении и вопросы, где взять образец.

Для чего составляется докладная записка

На практике при осуществлении трудовой деятельности могут быть разные обстоятельства. Бывает и такое, что приходится писать докладную записку, так как необходимо доложить руководству о тех или иных обстоятельствах, сложившихся на работе.

В докладной записке необходимо отразить четкую формулировку обозначенной проблемы, а также лаконично описать, что привело к этому и что может получиться в дальнейшем. Автору необходимо описать свои предложения для решения возникшей задачи.

Итак, докладная записка, написанная внутри предприятия или организации - это документ с отраженной в нем информацией о непосредственной связи с неприятными ситуациями, которые произошли на этом предприятии.

Подготавливается записка на листе 11 формата, на формализованном бланке, если он существует. А также необходимо принять во внимание, что следует указать четко адрес, куда направляется данная записка.

Все сведения, изложенные в ней, должны относиться к специфике производственной деятельности. Информация должна соответствовать поставленному вопросу, излагаться кратко и лаконично. При этом не нужно писать лишнее, так как содержание будет сложно восприниматься и суть из проблемы сложно будет увидеть.

1. Необходимо применять информационный стиль при изложении сведений. Не нужно описывать какие-либо чувства, а также на эмоциях объяснять, что произошло.
2. Все факты, которые излагаются, должны быть написаны по существу, а некоторые детали необходимо описывать довольно подробно.
3. К составлению документа должны быть применены определенные рекомендации. При обнаружении в бумаге какой-либо недостоверной информации или ошибок такой документ к рассмотрению руководством принят не будет.
4. Необходимо помнить, что грамотное изложение основных деталей и определяет изюминку информации документа, а также представляет некоторую ценность для руководителя.

Структура документа:

• необходимо подробно описать все факты, которые повлияли на события, такая часть называется констатирующей;
• описать, какие последствия возможны исходя из сложившейся ситуации, то есть аналитическая часть;
• предложить, какие советы или рекомендации могут последовать от написавшего докладную;
• перед тем как передать записку руководителю рекомендуется ее предварительно проверить.

Алгоритм составления

Сам текст записки состоит из следующих разделов:

1. Состояние самой излагаемой проблемы, явившейся поводом для составления документа. А также следует указать на результат проведенного анализа обнаруженной проблемы.
2. В основной части документа следует указать некоторые выводы и предложения по решению проблемы.
3. Завершить докладную следует выводом.

А также в бумаге указываются следующие данные:

• дата составления;
• подпись подготовившего записку лица;
• наименование адреса;
• инициалы и фамилия руководителя объекта;
• наименование документа или заголовок, касающийся текста;
• в тексте описываются факты, а также цифры и иные обозначения;
• человек, подготовивший документ, обязательно должен поставить подпись.

При обнаружении несоответствий или в подготовленном документе его могут признать недействительным, и вероятность этого события увеличивается. Если же, напротив, все написано грамотно, то можно рассчитывать на положительное решение руководства по рассмотрению документа.

Образец докладной

Чтобы понять, как правильно написать документ, особенно неопытному сотруднику, можно принять во внимание как пишется образец записки. К примеру, при нарушении регламента, при обнаружении факта опоздания или невыхода на работу предлагается оформить бумагу следующим образом.

В верхнем углу, справа следует указать адрес, а также отправителя. К примеру: «Директору ОАО ПМК Коновалову Н.Л. от организатора продаж Меньшикова Г.Д.»

После следует написать наименование документа, по центру пишется «Докладная», а после немного ниже, а также слева стоит обозначить дату, когда составлен документ.

В основной части следует описать проблему. К примеру: «Я, организатор продаж Меньшиков Г.Д., довожу до вас, что экономист по договорной работе Кочеткова Д.Т. не вышла на рабочее место 24.01.2015, то есть отсутствовала с 08.30 до 17.30. Данное нарушение считается прогулом на основании трудового законодательства. Причем от работницы не поступило никаких объяснений, и она отказалась писать объяснительную. Считаю уместным применение дисциплинарного наказания, а именно — увольнение с предприятия».

В конце докладной необходимо написать полностью должность, а также фамилию и инициалы, поставить подпись и число (подпись без даты недействительна).

В чем разница между докладными и служебными записками, смотрите в этом видео:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Если служебные или докладные записки необходимо составлять далеко не каждому сотруднику организации, то образец объяснительной записки может потребоваться рано или поздно почти любому работнику. Каждая из этих видов служебной документации имеет свое определенное назначение информационно-справочного характера. Рассмотрим, какие виды записок лучше всего подходят для того или иного случая.

Вид документа информационного или справочного назначения, адресованный уполномоченному лицу, например, начальнику отдела или руководителю предприятия, называют докладной. Законодательство не дает ей четкого определения, она предназначена для изложения выводов, предложений в целях побуждения руководителя к принятию какого-либо решения.

Составлена она может быть как по инициативе сотрудника, так и в соответствии с устным распоряжением руководителя . Чаще всего с ее помощью вносят предложения, связанные с улучшением технического оснащения на производстве, выражают несогласие с каким-либо решением руководства, излагают свою позицию при конфликтах с коллегами.

Oбъяснительная записка образец

В основном тексте этого документа предполагается формулировка своей позиции и четкое изложение доводов по существу вопроса.

Различают следующие виды докладных записок:

• Отчетные. Предполагают информирование об окончании каких-либо работ или этапов, исполнении распоряжений и т.д.;
• Информационные. Составляются для изложения результатов, деталей, хода и методов выполнения работ. Являются регулярными;
• Инициативные. Содержат инициативы, предложения, рекомендации и т.д.

Докладные могут быть внешними или внутренними в зависимости от того, кто является адресатом документа.

Внешние адресованы руководителю вышестоящего предприятия или организации. Чтобы составить этот документ используют общие бланки предприятия. Согласно примеру, докладная записка должна состоять из нижеследующих элементов:

• названия учреждения, предприятия;
• даты;
• индекса;
• адреса оформления;
• данных адресата;
• заголовка к теме докладной;
• изложенного текста;
• подписи руководящего лица;
• ФИО исполнителя, с указанием контактного телефона.

Внутренние докладные записки составляются на имя главы организации, для их оформления используются обычные листы. Такой документ содержит следующие элементы:

• обозначение отдела;
• наименование документа;
• дату и регистрационный номер;
• заголовок к теме;
• текст;
• ФИО адресата;
• подпись, фамилию и инициалы, а также должность составителя.

Одним из видов внутренних документов является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Она предназначена для информирования о невыполнении или ненадлежащем исполнении работником его непосредственных обязанностей, а также включает предложение о назначении этому сотруднику дисциплинарного взыскания.

Служебная записка - пример написания и журнал учета

К одной из разновидностей докладных записок относится служебная. Она является документом информационного характера и используется для взаимодействия различных горизонтальных (т.е. не подчиненных друг другу) объектов управленческой структуры в целях решения вопросов, касающихся их компетенции. Как пишется служебная записка?

В общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) не предусмотрен этот вид документации. При этом их используют в различных целях производственного назначения:

• для запроса информации;
• при выдаче инструкций;
• в качестве сопроводительного документа;
• как информационное письмо.

В тексте данного вида документа содержатся данные о том, что послужило причиной его оформления, т.е. просьба, заявка, предложение и т.д. В ней может содержаться информация о проведенных встречах, кадровых перемещениях сотрудников, каких-либо изменениях в работе организации и ее подразделений и т.д. Документ также может содержать информацию для службы охраны о сотрудниках, работающих в выходные дни с целью их допуска в помещение компании.

За трудовые успехи сотрудников могут , ценным подарком или званием, грамотой. Для этого оформляется служебная записка на премию, составленная начальником отдела, профсоюзом или коллективом.

В законодательстве отсутствуют строгие требования по оформлению служебной записки. Однако образец заполнения служебной записки схож по форме с докладной, он может быть разработан и составлен непосредственно в организации с учетом специфики предприятия.

В целях контроля документации следует завести специальный журнал. Согласно образцу журнала регистрации служебных записок, он может содержать данные о регистрационных номерах документов, их дате, наименовании или кратком содержании, данных о должностном лице, подписавшем документ и т.д.

Помимо журнальной регистрации, предусмотрен также карточный или автоматический учет документации.

Форма объяснительной записки

Для пояснения обстоятельств каких-либо событий и фактов предусмотрен такой вид документа, как объяснительная записка, составленная работником предприятия на имя вышестоящего должностного лица.

Подразумевается ее написание от руки в одном экземпляре на обычном бумажном листе на имя затребовавшего ее лица. В некоторых организациях предусмотрено оформление объяснительной записки на компьютере. Форма объяснительной записки на законодательном уровне не закреплена, тем не менее, в некоторых учреждениях существуют типовые формы ее оформления. В то же время объяснительная записка, составленная не по форме, является действительной.

Согласно ТК РФ (ст. 193), прежде, чем применять к сотруднику дисциплинарное взыскание, с него должна быть затребована объяснительная, где сотрудник может сообщить обстоятельства и причины совершенных действий.

Объяснительные могут быть составлены либо сотрудником, либо структурным подразделением в целом.

Докладная записка - это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.

Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий. Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Этим обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, и направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

• Внутренними - направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;
• Внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.

Как отмечалось, докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно.

Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4. Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на фирменном бланке организации.
Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй части - анализирующей - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. В третьей части - резюмирующей - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки.

В общем случае докладная записка состоит и следующих элементов:

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

• Адресат - ФИО должностного лица которому адресована записка;
• Дата составления и номер регистрации документа;
• Место составления (географический адрес или наименование структурного подразделения);
• Собственно наименование документа - Докладная записка;
• Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»);
• Непосредственно текст докладной записки;
• Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);
• Подпись автора - составителя.

– это документы, которые составляют в адрес руководителя, чтобы он решил какой-либо вопрос. Отправитель должен изложить свои выводы, а потом внести свои предложения в связи с рассматриваемой проблемой. Такие документы не обязательно связаны именно с проступками. Иногда они носят информационно-справочный характер, и могут затрагивать любые вопросы, связанные с производством.

Докладные записки относятся к разновидностям деловой документации. Они носят одновременно информационный характер и рекомендательный, и адресованы руководителям всего предприятия либо конкретного структурного подразделения. Документ имеет право составить любой сотрудник, если есть хотя бы одна из двух причин:

1. Личная инициатива.
2. Задание .

Главное – предоставить как можно более подробную информацию по интересующему вопросу. Можно сказать, что это просто мнение сотрудника, которое выражено в виде письменного сообщения. Часто бывает так, что самому руководителю необходимо ознакомиться с мнением подчиненных, чтобы принять правильное решение в сфере управления и производства. Тогда он и задает написать докладные. Работники приводят аргументированные ответы, и добавляют конкретные предложения, рекомендации.

Правильное оформление

Любая подобная записка имеет три основные части:

• Описание причин, событий и фактов, которые привели к необходимости оформить документ
• сложившейся ситуации, и варианты, с помощью которых проблема решается
• Выводы вместе с наиболее подходящими действиями для дальнейшего продвижения

Составление начинается с указания адресата, которому написано сообщение. Чуть ниже свои данные пишет тот, кто составил саму записку. Исходящий номер вместе с датой ставятся сверху слева. Это обязательный компонент для так называемых внешних записок. На внутренних данные указывают, если этого требуют особенности делопроизводства.

В некоторых видах документов отсутствует так называемая аналитическая часть. Совершение факта уже само по себе становится предметом разбирательства. Неважно, какие наступили последствия. Например, если описывается прогул – значит, записку в любом случае написали после нарушения. Нет необходимости собирать аргументы для подтверждения.

О докладных записках на сотрудников

В организациях чаще всего сталкиваются с записками по факту На основании данных документов к работникам можно применить какую-либо разновидность взысканий. Потому при составлении аналитической части рекомендуется строго придерживаться действующих законодательных норм, и ссылаться только на них.

К примеру, если человека не было несколько часов на месте, то автоматически прогул не ставится. Если проходит менее 4 часов, то факт называется отлучкой. Значит, и взыскание применяется более мягкое. Перед составлением записки лучше попросить работника объяснить ситуацию.

1. Причину отлучки.
2. Наказания, которые накладывались раньше.
3. Общую характеристику и важность работника.
4. Последствия, возникшие после отсутствия на месте.

Вся эта информация подробно излагается в сути записки. После этого делаются выводы о том, какие формы наказания подходят больше всего, и какие решения будут рациональными.

Докладчик не должен опираться на свои эмоции. Необходимо излагать только факты, и давать им объективную правовую оценку. Докладчик должен четко сказать о том, какой пункт или внутреннего распорядка был нарушен. Из объяснений виновного уже можно будет сделать вывод из причин.

Вероятно, что сам директор не усмотрит сильного проступка со стороны виновного, или подумает, что объяснения удовлетворительны. В законе отсутствуют такие понятия, как уважительные либо неуважительные причины. Потому остается при трактовке полагаться только на личное мнение руководителя, его понимание ситуации.

Другая ситуация складывается, когда отчитываться по своему нарушению отказываются. Тогда рекомендуется отдельно составить акт о том, что виновный отказался от дачи показаний. Этот документ можно использовать в качестве приложения к докладной записке. После чего оформляется приказ, в котором описывается взыскание в связи с дисциплинарным проступком. После прогула и алкогольного опьянения разрешается увольнять сотрудников без дополнительных объяснений. В других случаях сначала выносятся выговоры.

Я таких записок всегда должен быть у секретаря предприятия. Главное правило – ясное изложение сути происходящего. Руководитель должен сразу четко понимать, о чем говорит составитель. Лучше описывать факты, следуя хронологической последовательности. Тогда будет вырисовываться целая и ясная картина.

Если докладная нужна для использования внутри компании, то применяются обычные листы формата А4 и А5. Печать на фирменном бланке допускается при предоставлении информации в вышестоящие инстанции, другие предприятия. Подпись руководителя на документе становится обязательным требованием. Можно использовать дополнительные сведения, чтобы подтвердить свою информацию. Они представляются в то же время, что и основной документ.

Обычно докладные записки оформляются машинописным способом. От руки могут быть написаны документы, которые используются только для внутреннего оборота.

Если текст не помещается на одной странице, то последующие надо нумеровать. В верхней правой части страницы для этого ставятся арабские цифры. Если есть приложения, то их тоже нумеруют, в зависимости от общих правил делового оборота, принятых на том или ином предприятии.

Иногда составители допускают целый ряд ошибок, которые связаны с основным содержанием. Например, важно определить, какая именно структура отвечает за рассмотрение обращения. Но вне зависимости от содержания, наличие эмоций и домыслов недопустимо.

При внутренних расследованиях именно докладные записки часто служат отправными точками. Надо учитывать, что вину часто возлагают не только на самих сотрудников, но и на непосредственных начальников. Рекомендуется составлять документы сразу после обнаружения проступка. Иначе потом невозможно будет обнаружить ни одного следа. Сами по себе записки не могут служить доказательством наличия вины.

На каждом предприятии хранится стандартный образец, по которому заполняют записки. Это позволяет избегать при указании информации по составителю и адресату. Руководитель может составить ответ на записку, а может отклонить ее, если сочтет, что оснований для дальнейших действий не хватает. Любой подобный вопрос решается только внутренним руководством на предприятии. Получатель должен визировать документы, если планируется, что они выйдут за рамки той или иной организации. Подпись помогает подтвердить, что вторая сторона внимательно изучила записку вместе с ее содержанием.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Обсуждение: есть 1 комментарий

На мой взгляд, докладная записка — это немного устаревший инструмент организации работы с кадрами, иногда в ней существует необходимость, в частности при увольнении сотрудника. Но в целом, сейчас трудовые процессы более динамичны, ив преуспевающих фирмах у работников нет времени писать друг на друга должностные записки.

Ответить